Protokoll fört vid sammanträde med SYLF:s styrelse 2014-03-31 till 2014-04-02 Deltagare: Emma Spak Pär Näverskog Jonas Ålebring Sara Lei Ann Abrahamsson ( 11-13) På telefon: David Svaninger Förhinder: Maja Weinryb Joanna Ahlkvist Vid protokollet: Kajsa Holmberg 1 Mötets öppnande och fastställande av föredragningslista Emma Spak förklarade sammanträdet öppnat. - Att fastställa föredragningslistan enligt nedan 2 Granskning och fastställande av protokoll från SYLF:s styrelsesammanträde 2013-12-17 - Att fastställa protokollet från SYLF:s styrelsemöte 2014-03-20 3 Protokollförande av per capsulum-beslut a) Nominering till ALG - Att nominera Maja Weinryb till ALG 4 SYLF:s kalendarium - Att lägga till EAR och LHC-partnermöten i SYLFs kalendarium - Att i kalendariet märka ut obligatoriska möten med färgkod 5 Praktikaliteter för styrelsen
a) Arvoden och förlorad arbetsförtjänst Styrelsen informerades om reglerna och diskuterade rutinerna kring arvoden och ersättning för förlorad arbetsförtjänst. b) Reseräkningsblanketten Styrelsen informerades om reglerna för resor å SYLF:s vägnar samt diskuterade rutinerna kring ifyllandet av reseräkningsblanketten. - Att på sommarinternatet åter diskutera frågan om betald medresa för partner till styrelseledamot med barn yngre än sex månader vid arbete på annan ort - Att, om styrelsen på sommarinternatet beslutar att lägga en proposition till FUM om betald medresa för partner till styrelseledamot med barn yngre än sex månader, diskutera frågan på repskapet c) Övernattningar Styrelsen informerades om i vilka fall ledamöterna själva antas boka sitt boende och i vilka fall boende bokas av kansliet. d) Betalkort Styrelsen informerades om möjligheten till samt regler och rutiner kring SYLF:s betalkort. e) Datorutrustning och internetuppkoppling Styrelsen informerades om reglerna kring användandet av datorutrustning som SYLF äger, samt diskuterade de nya ledamöternas behov av dator och internetuppkoppling. Styrelsen beslutade: - Att uppdra åt Emma Spak att undersöka nya styrelseledamöters behov av dator - Att undersöka Joakim Samuelssons intresse för att köpa sin lånedator av SYLF - Att köpa en adapter till Jonas Ålebrings lånedator f) Prenumerationer Styrelsen informerades om möjligheten till, av SYLF betalda, prenumerationer på vissa tidningar och tidskrifter. 6 Arbetsformer a) Mötesformer - Att införa beslutslogg för SYLFs styrelse - Att besluten som förs in i loggen ska vara mätbara, ha tydlig deadline, samt delas upp i korta (till nästa möte) och långsiktiga - Att utvärdera beslutsloggen på sommarinternatet b) Dokumentformat och mallar Styrelsen diskuterade SYLF:s dokumentformat och mallar. c) Digital kommunikation d) Google Drive - Att Pär Näverskog fortsatt är huvudansvarig för Facebooksidan - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att kontakta John Gambe angående lösenordet till SYLF:s kanslis twitterkonto e) Kontakter med media - Att Emma Spak är huvudansvarig för SYLFs mediekontakter - Att verksamhetsområdesansvariga eller medförfattare till artiklar i förekommande fall är mediekontakt tillsammans med Emma Spak
- Att Kajsa Holmberg är mediekontakt för tekniska frågor rörande SYLF:s enkäter och rapporter 7 Styrdokument a) Arbetsordning Styrelsen diskuterade och fördelade ansvar för SYLF:s styrdokument. - Att utse ansvarig styrelseledamot för samtliga styrdokument enligt arbetsordningens bilaga 1 - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att, i förekommande fall, uppdatera informationen i arbetsordningens bilaga 1 - Att uppdra åt presidiet att uppdatera SYLF:s arbetsordning, regler och anvisningar för SYLF:s styrelse, firmateckningsoch attesträtt, arvodes- samt resereglementet, alkoholpolicy och inkomma med förslag till sommarinternatet - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att uppdatera SYLF:s arkivplan och inkomma med förslag till sommarinternat b) Regler och anvisningar Styrelsen diskuterade regler och anvisningar för SYLF:s styrelse. c) Firmatecknings- och attesträtt Sverige Yngre Läkares Förenings (SYLF) styrelse beslutade att SYLF:s firma (organisationsnr 802002-1930) fr.o.m. 2014-04-01 tecknas av styrelsen i sin helhet eller enligt endera av följande alternativ: - av ordföranden Emma Spak (770608-6209) i förening med en övrig styrelseledamot i alla sammanhang - av ordföranden Emma Spak (770608-6209) i förening med utredningssekreteraren Kajsa Holmberg (851223-3985) i alla sammanhang Styrelsen beslutade att bemyndiga utredningssekreteraren Kajsa Holmberg (851223-3985) rätt att teckna föreningens firma vad gäller skattedeklaration, bank, post, plusgiro, bankgiro och bankfack. Besluten förklarades omedelbart justerade d) Arvodesreglementet Styrelsen informerades om SYLF:s arvodesreglemente e) Resereglementet Styrelsen informerades om SYLF:s resereglemente f) Förvaltningspolicy Styrelsen informerades om SYLF:s förvaltningspolicy 8 Ekonomi a) Budgetgenomgång Styrelsen diskuterade budgeten för 2014. - Att gå utanför budget för att bekosta korrekturläsning av Moderna Läkare - Att hålla budgetuppföljning för första kvartalet 2014 på styrelsesammanträdet 13/5 - Att hålla budgetuppföljning kvartalsvis under 2014 b) Kapitalförvaltning Ann Abrahamson informerade styrelsen om SYLF:s kapitalförvaltning.
c) Kapitalförvaltningspolicy - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att kontakta kapitalförvaltningskonsulten Coin för mer information om vilka tjänster Coin kan erbjuda som stöd i arbetet med ny förvaltningspolicy, samt pris på dessa. - Att, efter den initiala kontakten, uppdra åt Ann Abrahamsson, Emma Spak och Kajsa Holmberg att ha fortsatt kontakt med Coin kring SYLFs behov, ge konsulten ett första uppdrag, samt återkoppla till styrelsen vid sammanträdet 13/5 innan slutgiltigt beslut - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att kontakta Avanza för information om alternativ/kompletterande kapitalförvaltningsprodukt 9 Change day - Att uppdra åt Emma Spak att inhämta ytterligare information om hanteringen av insamlade personuppgifter samt värdet av infospridning kontra ekonomiskt stöd - Att återuppta ärendet i slutet av styrelsesammanträdet 10 Representanter i i styrelsen för SYLF:s pensionsstiftelse - Att välja Emma Spak (770608-6209) och Pär Näverskog (840205-1414) till arbetsgivarens representanter i SYLF:s pensionsstiftelse Beslutet förklarades omedelbart justerat 11 Remisser a) Kartläggning av Kunskapsunderlag Sommarinternat - Att uppdra åt Sara Lei att sammanställa ett första svar på remissen, skicka detta till Pär Näverskog för feedback senast 7/4, samt till övriga styrelsen senast 14/4 12 - Att förlägga årets sommarinternat till Stockholmsområdet - Att uppdra åt Ann Abrahamsson och Emma Spak att till styrelsens sammanträde 13/5 boka konferenslokal i enlighet med styrelsens önskemål 13 Verksamhetsplan 2014-2015 Styrelsen diskuterade och fördelade ansvar för SYLF:s verksamhetsområden och dess delmål enligt dokumentet Arbetsplan för SYLF:s styrelse. - Att varje styrelsemedlem till sommarinternatet ska författa en plan för hur målen inom de verksamhetsområden hen är ansvarig för ska nås, samt hur likarättsprojektet kan appliceras på verksamhetsområdena i fråga
- Att ovan nämnda planer ska skickas till presidiet och Kajsa Holmberg senast 11/8. Styrelsen diskuterade även möjligheten att uttolka de övergripande målen för SYLF:s verksamhet i en sjukvårdspolitisk plattform för SYLF (max 5 sidor). - Att uppdra åt Emma Spak att ta fram ett utkast på information till lokalavdelningarna om en övergripande politisk plattform för SYLF - Att uppdra åt Emma Spak och Kajsa Holmberg att, efter avstämning med styrelsen, omgående kontakta lokalavdelningarna för input på innehållet i en sjukvårdspolitisk plattform för SYLF - Att uppdra åt Emma Spak och Kajsa Holmberg att till sommarinternatet sammanställa lokalavdelningarnas input - Att under sommarinternatet ta fram ett förslag på sjukvårdspolitisk plattform för SYLF - Att diskutera styrelsens förslag på sjukvårdspolitisk plattform för SYLF på repskapet - Att fastställa dokumentet sjukvårdspolitisk plattform för SYLF på styrelsens decembersammanträde 2014 14 Policydokument Styrelsen diskuterade och fördelade ansvar för SYLF:s policydokument. - Att utse ansvarig styrelseledamot för samtliga styrdokument enligt arbetsordningens bilaga 1 15 Nomineringar a) Förhandlingsdelegationen - Att nominera Pär Näverskog till FD 16 Moderna Läkare a) ML 2 2014 Styrelsen diskuterade innehållet i ML2 2014. b) Styrelsen har ordet - Att uppdra åt David Svaninger att författa styrelseord för maj på temat jämförelse mellan sjukvården i Sverige och Indien 17 SYLF:s verksamhet och organisation Styrelsen diskuterade sitt arbetssätt och sina utvärderingsformer, samt beslutade: - Att avsätta en halv dag under sommarinternatet till att diskutera SYLF:s framtid, styrelsens roll och i vilken riktning vi vill att föreningen och styrelsens arbete ska utvecklas - Att testa check-in och check-out istället för traditionell mötesutvärdering på nästa styrelsesammanträde
- Att åter diskutera frågan om utvärderingsformer på sommarinternatet 18 Diarieförda rapporter Styrelsen diskuterade föreliggande mötesrapporter, varpå diarielistan lades till handlingarna. 19 Framtidens specialistläkare 2014 a) Monter b) Bemanning - Att SYLF:s monter ska ha temat softa med SYLF - Att, mot motprestation/aktivitet, dela ut glass i montern - Att uppdra åt Pär Näverskog och Jonas Ålebring att ta fram förslag på, gärna visuell, motprestation/aktivitet med likarättstema - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att hyra soffor till montern - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att undersöka möjligheten att hyra AV-utrustning till montern - Att David Svaninger, Emma Spak, Jonas Ålebring, Sara Lei, Pär Näverskog samt Kajsa Holmberg närvarar på FSL - Att uppdra åt Emma Spak att informera styrelsen om hur anmälan till FSL sker - Att minst Emma Spak och Kajsa Holmberg anländer till Skåne kvällen innan FSL för att bygga SYLF:s monter - c) SYLF:s programpunkter Styrelsen beslutade, rörande SYLF:s programpunkt med medarbetarperspektiv: d) Deltagande i andra punkter - Att ge programpunkten ett mer lösningsfokuserat namn - Att inte hålla någon privileged bingo i samband med programpunkten - Att uppdra åt Emma Spak att medverka i panelen - Att uppdra åt Jonas Ålebring att bjuda in DO till panelen (back-up medlem i JA-delegationen eller Lars Kry från proffice) - Att uppdra åt Pär Näverskog att bjuda in Petra Vogt till panelen - Att uppdra åt Sara Lei att tillfråga Thomas Lindén om exempel på en bra ung chef för deltagande i panelen - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att, per telefon, bjuda in Hans Karlsson till panelen Styrelsen beslutade vidare, rörande SYLF:s programpunkt med patientperspektiv: - Att uppdra åt Jonas Ålebring att moderera programpunkten - Att låta paneldeltagarna inleda med varsitt kort anförande - Att uppdra åt Jonas Ålebring att bjuda in Lena Hallengren och Filippa Reinfeldt (back-up Gilbert Tribo) till panelen - Att uppdra åt Sara Lei att moderera programpunkten "Patientens tillgång till sin journal på nätet"
- Att uppdra åt Emma Spak att sitta i panelen för FSLprogrampunkten "Vägen till specialist och det livslånga lärandet" - Att uppdra åt Jonas Ålebring att undersöka David Svaningers eller Maja Weinrybs möjlighet att moderera programpunkten "Hur introducerar vi tredjelandsläkare?" - Att uppdra åt Jonas Ålebring att moderera programpunkten "Läkarrollen i framtidens sjukvård" - att försöka få Emma Spak inbjuden till FSL-programpunkten "ST i vårdvalet" - Att uppdra åt Pär Näverskog att, med stöd från David Svaninger, ansvara för programpunkten "Är jag ST-läkare eller inte?" - Att uppdra åt Jonas Ålebring att sammanställa ett formulär med de olika FSL-programpunkterna SYLF deltar i, samt var frågetecken kvarstår e) Medlemsmail och marknadsföring - Att skicka ut ett medlemsmejl med information om FSL samt SYLF:s närvaro på kongressen när SYLF:s programpunkter spikats 20 Almedalen a) Praktiska frågor b) SYLF:s seminarium c) SYLF mingel Likarätt.nu - Att hela styrelsen närvarar i Almedalen medan kansliet stannar i Stockholm - Att Emma Spak närvarar under hela Almedalsveckan - Att Jonas Ålebring, Sara Lei och Maja Weinryb närvarar i Almedalen 29/6-2/7 - Att Pär Näverskog, David Svaninger och Joanna Ahlkvist närvarar i Almedalen 2/7-5/7 - Att inbjudningar till möten och programpunkter under Almedalsveckan delas och diskuteras med hela styrelsen - Att dela ut A5-flyern under Almedalen - Att uppdra åt Jonas Ålebring och Emma Spak att formulera ingress för SYLF:s seminarium - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att registrera SYLF:s seminarium i Almedalsguiden - Att uppdra åt Kajsa Holmberg att, per telefon, kontakta Hans Karlsson för medverka i SYLF:s seminarium - Att uppdra åt Jonas Ålebring att kontakta Ung Cancer för medverkan i SYLF:s seminarium - Att låta Jonas Ålebring moderera SYLF:s seminarium - Att trycka ett kort i visitkortsstorlek med information om SYLF:s seminarium - Att uppdra åt David Svaninger att kontakta SYLF Gotland för lån av deras bakgård för mingel torsdagen 3/7 21
a) Genomgång av projektets arbetsformer och planering Styrelsen diskuterade projektets utformning och arbetsformer. b) Projektets politik (a5-flyer) - Att fastställa a5-flyern c) Frågor lyfta från projektgruppen Styrelsen diskuterade frågan att lokalavdelningarna vill genomföra lokala enkäter med direkta frågor om diskrimineringsgrunder. - Att avråda lokalavdelningarna från sådana frågeformuleringar, med hänvisning till potentiella problem med anonymitet, datahantering och stora potentiella skadeverkningar. d) Skisser från Sara Granér Styrelsen diskuterade Sara Granérs skisser. e) Domän Inbjudningar a) EJD Debrecen 9-10/5 b) Swedish Medtech/Vitalis 8-9/4 c) Chefsföreningens FUM 24/4 d) AT-studierektorskonferens FSL e) Region Skåne möte på FSL 5/9 - Att uppdra åt Jonas Ålebring att återkoppla styrelsens tankar kring skisserna - Att uppdra åt Ann Abrahamsson att kontakta ägaren av likarätt.nu-domänen och undersöka möjligheten att köpa loss densamma 22 - Att låta Emma Spak och Maja Weinryb representera SYLF i aktiviteten - att låta Sara Lei, samt i mån av möjlighet, Lars Rocksén, representera SYLF i aktiviteten tillsammans med Emma Spak - Att undersöka möjligheten för någon ur styrelsen att delta i aktiviteten - Att, om någon ur styrelsen har möjlighet att delta, godkänna dennes deltagande i aktiviteten - Att slutgiltig avstämning om deltagande i aktiviteten sker med presidiet - Att låta Emma Spak representera SYLF i aktiviteten - Att låta de styrelsemedlemmar som närvarar vid FSL representera SYLF i aktiviteten f) Region Skåne stora likarättsdagen 23/10 Läkares administration - Inför Göran Stiernstedts besök Samtal med Göran Stiernstedt - Att låta Pär Näverskog och Kajsa Holmberg representera SYLF i aktiviteten 23 Styrelsen diskuterade frågor att ta upp med Göran Stiernstedt 24 Styrelsen samtalade med Göran Stiernstedt
25 Säkerhetsnålen Styrelsen diskuterade Säkerhetsnålen. - Att samarbeta med SKL kring Säkerhetsnålen, samt dela ut priset på SKL:s patientsäkerhetskonferens 23-24/9 - Att låta Emma Spak och Sara Lei representera SYLF i juryn - Att per mejl diskutera nominering av en ST-studierektor till juryn - Att uppdra åt Emma Spak att fortsätta förhandla med SKL om formerna för Säkerhetsnålen - Att uppdra åt Emma Spak och Ann Abrahamsson att praktiskt hantera nomineringsanmodan på SYLF:s hemsida 26 Change Day - Att stötta Change Day med informationsspridning men ej ekonomiska medel 27 Utvärdering av sammanträdet Sammanträdets avslut Styrelsen utvärderade sammanträdet. 28 Emma Spak förklarade sammanträdet avslutat. Justeras: Vid protokollet: Emma Spak, mötesordförande Kajsa Holmberg, utredningssekreterare