Riktlinjer Upphandling och inköp Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 1999-12-13
Datum: 2012-02-09 Dnr: Sida: 2 (12) Riktlinjer för upphandling och inköp Kommunfullmäktiges beslut 140/99 Allmänna principer - För all upphandling inom kommunen gäller Lagen om offentlig upphandling. - Upphandlingar och inköp ska ske på ett rationellt, ekonomiskt, miljöanpassat och legalt sätt. - Ramavtal ska vara användarvänliga och konkurrenskraftiga. - Miljökriterier ska alltid tillämpas in enlighet med bifogade dokument. - Vid upphandling ska kraven på kvalitet och prestanda inte ställas högre än vad som behövs vid varje tillfälle. - Direktupphandling kan tillämpas när det handlar om mindre värden och vid ej förutsedd brådska. - Rabattavtal slutna utan föregående regelrätt upphandling får ej förekomma. - De kommunägda bolagen omfattas inte av denna policy men rekommenderas att genom beslut i respektive bolagsstyrelse anta motsvarande regler. - Samverkan över kommungränserna ska eftersträvas där detta är fördelaktigt för samtliga parter. Definitioner I denna policy används ordet upphandling för den process som omfattar bland annat förplanering, anbud och avtal samt ordet inköp för den process som omfattar avrop, betalning och arkivering. Med byggentreprenad menas utförande (eller både projektering och utförande) av bygg- eller anläggningsarbete, vars resultat har en självständig funktion.
Sida: 3 (12) Andra entreprenader än byggentreprenader behandlas enligt reglerna för upphandling av tjänster. Upphandlingsorganisation Upphandlingsformer Upphandling sker genom: - Tecknande av avropsavtal för hela eller delar av kommunens verksamhet - Upphandling av driftentreprenader av enskild nämnd - Upphandling av byggentreprenader - Enstaka inköp av förvaltningarna Genomförande av upphandling Upphandling genom avropsavtal genomföres av upphandlingsfunktionen. Upphandling genom avropsavtal får inte genomföras av annan förvaltning. Upphandling av tjänster, som endast berör en förvaltning, genomföres av den nämnd som handhar den aktuella verksamheten med beaktande av de regler som gäller. Upphandlingsfunktionen ska kontaktas för rådgivning. Upphandling av byggentreprenader genomföres av tekniska nämnden. Upphandlingsfunktionen ska kontaktas för rådgivning. Inköpsråd Vid sidan av upphandlingsfunktionen ska finnas ett inköpsråd bestående av representanter från kommunens förvaltningar. Inköpsrådets uppgift är att: - Samla upp synpunkter och önskemål från nämnder och styrelser - Inom respektive område bevaka utvecklingen på marknaden och föreslå förändringar Ansvarig för inköpsrådet är upphandlingsfunktionen. Berörda förvaltningar ska aktivt medverka i rådet. Inköpsansvariga Administrativa enheten inom kommunledningskontoret har särskild befattningshavare avdelad för upphandlingsverksamhet.
Sida: 4 (12) Inom varje förvaltning utses en eller flera inköpsansvariga beroende på verksamhetens art. Uppgiftsfördelningen i organisationen Upphandlingsfunktionens uppgifter - Ärendeberedning och verkställighet av beslut för kommunstyrelsen - Tar initiativ till förbättring av formerna för upphandlingsarbetet - Tecknar avropsavtal för samtliga kategorier av varor och tjänster - Samlar användargrupper vid förberedelse för och utvärdering av avropsavtal - Samordnar informationen om samtliga kommunens nämnder och förvaltningar tecknade avtal - Biträder nämnder och förvaltningar vid upphandling av tjänster, byggentreprenader samt vid enstaka köp - Svarar för information och service till nämnder och styrelser - Sammanställa och utvärdera övergripande statistik över kommunens upphandlingar - Lämna rapport årsvis till kommunstyrelsen om tecknade avropsavtal Förvaltningarnas uppgifter Förvaltningarna svarar för följande uppgifter: - Gör avrop från tecknade avropsavtal - Gör enstaka inköp; upphandlingsfunktionen ska alltid kontaktas om varans värde överstiger ett basbelopp - Eller om tjänstens värde överstiger tre basbelopp - Upphandlar i förekommande fall tjänster och byggentreprenader - Deltar i användargrupper vid föreberedelse för och utvärdering av avropsavtal - Rapporterar alla genomförda upphandlingar till upphandlingsfunktionen på det som föreskrives Avropsavtal träffade efter upphandling i konkurrens är bindande för samtliga förvaltningar. Det innebär att förvaltningarna är skyldiga att avropa från ett sådant centralt ramavtal och är förhindrade att göra egna upphandlingar.
Sida: 5 (12) Upphandlingsbeslut Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fattar beslut i ärenden som åvilar upphandlingsfunktionen enligt denna policy. Kommunstyrelsen kan besluta om delegering av denna beslutanderätt. Nämnd Vid upphandling av tjänster fattas beslut i den nämnd som handhar den verksamhet som upphandlas. Vid upphandling av byggentreprenader fattas beslut av tekniska nämnden.
Sida: 6 (12) Bilaga 1 till Riktlinjer för upphandling och inköp Om Lag om offentlig upphandling (LOU) SFS 1992:1528 Allmänt Lagen om offentlig upphandling (LOU) gäller för all upphandling som görs inom kommunen och dess aktiebolag (eller motsvarande). I lagen fastställs att upphandling ska göras med nyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud ska behandlas utan ovidkommande hänsyn. Lagen avser med upphandling: - Köp - Leasing - Hyra eller hyrköp av varor - Entreprenader - Tjänster Vid upphandling vars totala kostnad eller kontraktsvärde överstiger tröskelvärdena ska anbudsförfrågan publiceras i tidningen Official Journal (OJ) samt i databasen TED (Tenders Economic Daily). Annonsering och efterannonsering sker via inköpsenheten. Tröskelvärden Varor och tjänster: Vatten/energi/transport: Byggentreprenader: 200.000 ecu (fn ca 1.7 msek) 400.000 ecu (fn ca 3.5 msek) 5.000.000 ecu (fn ca 43.2 msek) Observera att all offentlig upphandling regleras i LOU, även inköp under tröskelvärdena. Prövning av anbud De huvudkriterier på vilka antagande av anbud ska grundas är antingen:
Sida: 7 (12) - Det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till samtliga omständigheter såsom pris, leveranstid, driftskostnader, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service, tekniskt stöd, hushållning med råvaror och energi utifrån ett livscykelperspektiv, hälsofarlighet, miljöfarlighet med mera. Urvalskriterierna i förfrågningsunderlaget ska anges i prioriterad ordning såvida det inte är helt omöjligt. - Det lägsta anbudspriset. Det förstnämnda huvudkriteriet är att föredraga eftersom fråga då är om totalbedömning.
Sida: 8 (12) Bilaga 2 till Riktlinjer för upphandling och inköp Riktlinjer för tillämpning av upphandling under tröskelvärdena Enligt LOU finns två upphandlingsformer för upphandling under tröskelvärdet: Förenklad upphandling: Tillämpas i normalfallet varvid anbud ska infordras genom annons eller skrivelse. Skriftligt förfrågningsunderlag ska upprättas. Direktupphandling: Får användas undantagsvis om upphandlingsvärdet är lågt eller om det finns synnerliga skäl såsom stor brådska på grund av oförutsedda omständigheter som ej beror på den upphandlande enheten, såsom maskinhaveri, stöld och likande. Affärsmässighet, konkurrens och objektivitet gäller även denna upphandlingsform. Direktupphandling är således endast tillåtet i nedanstående fall (belopp angivna för nämnd). Lågt värde - Ett basbelopp för varor (enstaka tillfälle) - Tre basbelopp för tjänster (enstaka tillfälle) Synnerliga skäl - Synnerlig brådska orsakad av omständigheter som inte kunnat förutses av den upphandlande enheten. Det är inte tillåtet att använda direktupphandling om brådskan beror på den upphandlande enheten, till exempel bristande planering. Direktupphandling innebär inte att avsteg får göras från affärsmässigheten. Prisuppgifter ska inhämtas från andra håll och dessa ska dokumenteras. Observera att direktupphandling inte får göras när kommunen redan genomfört en upphandling och tecknat bindande ramavtal för aktuell vara/tjänst. Direktupphandling är en upphandlingsform som får väljas istället för andra mer komplicerade upphandlingsformer.
Sida: 9 (12) Överprövning/skadestånd En leverantör som anser att han lidit skada eller kommer lida skada på grund av att en upphandlande enhet åsidosatt bestämmelser i lagen, kan ansöka om åtgärder hos länsrätt eller tingsrätt. Prövning av länsrätt kan ske under pågående upphandlingsförfarande. Skadestånd kan yrkas hos tingsrätt av anbudsgivare som deltagit i en upphandling. En upphandlande enhet som inte följt bestämmelserna i lagen kan åläggas att ersätta därigenom uppkommen skada för leverantören. Talan som skadestånd ska väckas vid allmän domstol senast inom ett år från tidpunkt då beslut om leverantör fattas.
Sida: 10 (12) Bilaga 3 till Riktlinjer för upphandling och inköp Miljökriterier vid upphandling Allmänt Mariestads kommun tillämpar sedan flera år miljöhänsyn vid all upphandling. De produkter som kommer ifråga ska vid tillverkning, konsumtion/användning och som avfall ge upphov till så liten påverkan på miljön som möjligt. Produkterna ska inte vara skadliga för dem som använder dem. Produkterna får heller inte innehålla ämnen som är skadliga för miljön. Produkter ska både vid tillverkning och användande bygga på hushållning med råvaror och energi. Förpackningar för produkterna ska i största grad tåeranvändas/återvinnas och mängden ska minimeras. Leverantörer som miljöanpassar sina transporter kommer att gynnas i samband med upphandlingen. Lagar med mera Produkternas sammansättning, förpackningar och den skriftliga informationen ska överensstämma med i Sverige gällande lagar och förordningar såsom miljöbalken med följdförfattningar. Styrande för all upphandling ska vara de allmänna hänsynsreglerna i kapitel 2 i miljöbalken. Miljödeklaration Varje anbud ska åtföljas av en ifylld miljödeklaration i enlighet med vad inköpsenheten angivit i förfrågningsunderlaget. Miljökontoret ska vid behov vara inköpsenheten behjälplig i framtagandet at underlag för miljödeklaration samt vid utvärdering av angivna deklarationer. För produkter där hälso- och miljöfarliga ämnen kan misstänkas förekomma ska varuinformationsblad att infordras. Deklarationerna ska undertecknas/bestyrkas. Fullständig innehållsdeklaration ska vid anmodan kunna lämnas och kan då vara konfidentiell.
Sida: 11 (12) Miljöpolicy Anbudsgivaren ska redogöra för företagets miljöpolicy eller ge information om miljöarbetet inom företaget.
Sida: 12 (12) Bilaga 4 till Riktlinjer för upphandling och inköp Etiska regler för Mariestads kommun vid upphandling Kommunfullmäktiges beslut 73/01 Mariestads kommun önskar försäkra sig om att ingen, vars arbete bidrar till vår framgång, förnekas sina grundläggande mänskliga rättigheter eller lider fysisk eller psykisk skada. Detta är Mariestads kommuns ståndpunkt. Vi baserar vår ståndpunkt på FN:s konvention om Barnens Rättigheter, artikel 32. Vi definierar i detta sammanhang ordet barn, som en person yngre än 15 år, eller, som ett undantag, yngre än 14 år i länder som avses i artikel 2.4 i ILO:s konvention nummer 138. - Vi accepterar inte barnarbete och anser att varje barn ska ha rätt att skyddas från att bli ekonomiskt utnyttjad och från att utföra arbete, som kan vara farligt eller som kan påverka barnets utbildning. Arbete ska inte heller vara skadligt för barnets hälsa eller psykiska, mentala, andliga, moraliska eller sociala utveckling. - Ingen arbetare får diskrimineras på grund av ras, kön, religion eller etnisk bakgrund. - Alla arbetare ska åtnjuta fackföreningsfrihet och de ska ha rätt till kollektiva förhandlingar. - Vi accepterar inte att våra leverantörer eller deras underleverantörer använder kroppslig bestraffning eller andra former av mentala eller fysiska straffåtgärder eller utsättare arbetare för sexuella trakasserier. - Vi vill att våra leverantörer ska tillse att arbetarnas säkerhet alltid prioriteras. - Alla arbetare, som producerar varor som ska användas av Mariestads kommun, ska vara garanterade sina grundläggande rättigheter. - Våra leverantörer måste följa all relevant miljölagstiftning i de länder där de har produktion. Mariestadskommun förväntar sig att alla leverantörer ska respektera dessa etiska regler och aktivt göra sitt yttersta för att uppnå önskad standard.