Företagare ska leva precis som de lever hemma som privatpersoner. Hemma är inte allt nytt, utan man är rädd om det man har och försöker återvinna det man kan. CARIN LINDAHL
Projektkalkylen beräkna utgifter och inkomster Kloka inköp halva framgången Carin Lindahls nybildade företag hyrde först in sig i en liten lokal på 20 kvadratmeter i centrala Stockholm. Möbler hade hon inte råd att skaffa, utan hon fick i god miljöanda återanvända några stolar och ett gammalt bord som någon vänlig själ hade lagt i en container. Detta fick bli den första kontorsinredningen hos Stay In Place. I sanning ganska prestigelöst, men ändå helt och fräscht, vilket har kommit att förbli lite av ledord för entreprenör Lindahl ända fram till idag. Visst hade det kanske varit lättare om hon hade haft gott om pengar när hon drog igång sitt företag. Men Carin lärde sig väldigt mycket av den första tiden som tämligen utblottad företagare. Fördelen med att inte ha så mycket pengar att starta med är att du blir uppfinningsrik och lär dig att ta tillvara det som finns runt omkring dig, minns hon. Carin menar att det allra bästa rådet som hon kan ge till blivande entreprenörer är att de som företagare ska leva precis som de lever hemma som privatpersoner! Hemma är ju inte allting nytt, utan man är rädd om det man har och försöker återvinna det man kan. Både för ekonomins och miljöns skull. Blir möbler slitna kan man alltid klä eller måla om dem. Det gäller att snåla i både stort och smått. Det tror förresten Carin att just tjejer har en alldeles särskild begåvning för. Hennes egen lista över spartips som har tjänat in stora pengar åt företaget är lång och ständigt växande. Författarna och Studentlitteratur Projektkalkylen
Exempelvis har jag aldrig köpt några kartonger till våra egna leveranser. De skulle ha kostat runt 30 kronor styck. Istället hämtar jag varje morgon använda tomkartonger hos en stormarknad som vi samarbetar med och spar på det sättet hundratusentals kronor varje år. Samtidigt som jag hjälper stormarknaden till lägre kostnader för renhållning. Och så städar vi själva istället för att lägga pengar på en städfirma. Behöver jag köpa tjänster, till exempel av hantverkare, revisorer eller jurister, kommer jag alltid överens om ett fast pris från början. Annars är det lätt att kostnaderna rusar i höjden. Dyra restaurangbesök tycker Carin att det är lätt att undvika. Hon bjuder hem sina affärsbekanta istället. Eller lagar till något gott i företagets personalkök. Det blir ofta både godare och trevligare, och gör det lättare för bägge parter att lära känna varandra och samtidigt få prata ostört. När företaget anskaffar datorer, kopieringsmaskiner eller annan dyr utrustning är det dags att tänka på en annan viktig besparingsmöjlighet. Förutom förstås att få ett bra pris på själva utrustningen. Se alltid till att förhandla in ett serviceavtal i köpet. Maskiner går förr eller senare sönder och det kan bli hur dyrt som helst. Eftersom Stay In Place köper in sitt tyg från USA står även valutakursen mycket högt på listan över enkla sätt att spara stora pengar. Vi bevakar dollarkursens utveckling varendaste dag och försöker att bara köpa när den är låg. Företaget kan lätt förlora tiotusentals kronor om vi köper vid fel tillfälle, berättar Carin, som menar att kloka inköp är halva framgången för ett företag. Den andra halvan handlar förstås om att lyckas sälja de varor företaget har köpt in. Det är en helt annan och långt ifrån given historia. 6 Projektkalkylen Författarna och Studentlitteratur
TÄNK EFTER! A Gör en lista på egna spartips som du använder för att få pengarna att räcka i din vardag. B Försök att ge minst fem nya exempel på spartips som ett företag som Stay In Place kan ha nytta av för att köpa in så billigt som möjligt. C Ta reda på vad dollarkursen är just idag och fundera över vilket råd du vill ge till ett företag som står i begrepp att köpa in amerikanska varor. Vad kostar det? I förra kapitlet formulerade ni en affärsidé och en projektplan för att bl.a. få målet för ert projekt på pränt. Därmed är det lättare för er att informera om projektets syfte. Och ni ser själva tydligare vad som är viktigt att koncentrera sig på i det fortsatta arbetet. En sak som i varje projektarbete kräver stor uppmärksamhet är förstås ekonomin. Vad kostar det att genomföra era idéer? Resurserna för att genomföra ett givet projekt är oftast begränsade, samtidigt som behoven av resurser lätt kan bli hur stora som helst. Därför blir ekonomin alltid viktig. Det gäller att skaffa sig en god bild över både inkomster och utgifter. Så länge inkomsterna är större än utgifterna är det som regel lugnt. Men när inkomsterna inte längre räcker till för utgifterna går varje projekt mot sin egen undergång, hur god idén än är och hur hårt ni än arbetar för att få allt att fungera. Inkomsterna måste vara större än utgifterna Därför är det av helt avgörande betydelse att du och dina gruppkamrater tidigt skaffar er en tämligen exakt uppfattning om vad projektet kostar och vilka inkomster som ni kan räkna med. Det brukar kallas att göra en budget. Om det är ett företag eller en organisation som helt och hållet ska bekosta projektet kräver man säkert att få se era beräkningar innan några pengar betalas ut. Författarna och Studentlitteratur Projektkalkylen 7
Att sätta rätt pris Följande frågor ger en fingervisning om hur du ska hitta fram till det rätta priset: Vad är kunden villig att betala? Fråga tänkbara kunder. Vilket pris tar konkurrenterna? Gå ut och undersök i affärerna och hör hos konkurrenterna vad de tar betalt. Vilka kostnader har vi? Hjälp med att lista och beräkna utgifter får du i detta kapitel. Är det många t.ex. kunder, deltagare eller andra som ska bidra med inkomsterna till projektet, vill det till att ni sätter ett pris som dessa kan tänkas vara villiga att betala. Samtidigt gäller det att dessa finansiärer blir tillräckligt många så att ni får in de pengar som krävs för att projektet ska gå ihop ekonomiskt. För låga priser kan leda till att ni inte kan täcka utgifterna, medan för höga priser och avgifter kan innebära att ni inte får in tillräckligt många betalande. Ni gör klokt i att alltid börja med att försöka beräkna vilka utgifter som väntar: Behöver ni köpa in material? Behöver ni köpa in eller hyra utrustning? Behöver ni köpa tjänster? Behöver ni hyra lokal eller plats att vara på? Behöver ni göra resor? Behöver ni tala i telefon eller skicka brev? Behöver ni köpa annonser eller annan reklam för projektet? Jämför alltid olika leverantörers priser före inköp. Pruta kan vara ett sätt att spara pengar. Försök att i detalj tänka igenom precis allt som behövs och allt som måste hända och anskaffas för att projektet ska kunna genomföras. Skriv ned varenda post på en särskild inköpslista. För var och en av punkterna på listan försöker ni sedan att sätta en prislapp. Därmed har ni gjort en enkel självkostnadskalkyl för ert projekt. En del priser vet ni säkert direkt. Andra priser måste ni kanske ta reda på genom att exempelvis prata med den leverantör som säljer just de varor eller tjänster som ni behöver. Har ni flera inköpsalternativ är det dessutom smart att undersöka var ni köper in det ni behöver allra billigast. Om det handlar om lite större inköp kan ni be säljaren att komma med ett prisförslag (lämna offert) så att ni kan jämföra olika inköpsalternativ. Tänk på att varje krona som ni slipper att lägga ut på en sak ligger sparad för nästa inköp som ni behöver göra i projektet. Du hittar en mall för en inköpslista på bokens webbsida. 8 Projektkalkylen Författarna och Studentlitteratur
Följande är exempel på hur en inköpslista kan se ut i starten på ett projekt: På bokens webbsida hittar du alltid den allra senaste versionen av aktuella informationskällor. Telemarketing innebär att man via telefon marknadsför, säljer eller kartlägger kundernas intresse för t.ex. en tidningsprenumeration. Telefonförsäljning är helt koncentrerad på att sälja en viss produkt. Lista över utgifter under startfasen. Författarna och Studentlitteratur Projektkalkylen 9
Om ni inte kan få tag på exakta prisuppgifter för någon av projektets utgifter måste ni försöka gissa er till hur stor den utgiften kan bli. Tänk då på att det är bättre att vara försiktig och beräkna utgifterna lite högre än de sedan blir än att göra tvärtom och riskera att få en obehaglig överraskning när ni ser att det blev dyrare än ni hade tänkt er. Varifrån kommer pengarna? När ni väl har beräknat och lagt samman alla utgifter för projektet vet ni också vilka pengar som krävs. Då är det dags att se över inkomsterna. Bidrag, anslag, pengar från sponsorer? Avgifter? Kanske är det så att de nödvändiga pengarna kan sökas från ett och samma ställe, som ett bidrag eller ett anslag från en kommun, ett landsting eller en statlig myndighet. Kanske finns det en eller flera sponsorer i form av företag eller organisationer som är beredda att skjuta till vad som krävs för att genomföra projektet. Möjligen går det att hitta någon donationsfond där ni kan söka pengar. Det senare är i alla fall ingen omöjlighet när det gäller projekt som riktar sig till ungdomar. Många både välkända och mindre välkända personer har genom åren testamenterat pengar till utvecklingsprojekt för ungdomar. Oftast måste man skaffa inkomster genom att de som tar del av projektets verksamhet också får betala för det. Så är det ju i allmänhet när ett projekt drivs inom ett företag. Då betalar företaget alla utgifter som är kopplade till projektet och företagets kunder betalar till företaget. Ibland kan ett projekt finansieras genom en blandning av sponsorsbidrag, kommunala anslag och avgifter från dem som deltar. Oavsett varifrån finansieringen till projektet kommer är det förstås viktigt att ni förvissar er om att det kommer in tillräckligt med pengar. Särskilt viktigt blir detta om det är ett projekt som ska betalas av publik, användare eller kunder. Ju fler som ska vara med och betala, desto svårare blir det förstås att fastställa om pengarna kommer att räcka eller inte. Därför blir behovet av en säkerhetsmarginal i sådana sammanhang större. Ni bör se till att ni får in de nödvändiga pengarna redan vid ett ganska lågt antal deltagande. Om det sedan kommer fler betalande innebär det att projektet går med ett överskott, vil- 60 Projektkalkylen Författarna och Studentlitteratur
ket alltid är välkommet och ger förutsättningar för nya satsningar. För en entreprenör som startar företag är det ofta alldeles avgörande att företaget går med överskott redan inom en snar framtid. Det är lätt att dra på sig både många och stora utgifter i ett projekt och därför är det viktigt att inkomsterna kommer in i företaget så tidigt som möjligt. Ett enkelt och urgammalt sätt att ställa inkomsterna mot utgifterna är att först lista alla inkomster som plusposter och sedan dra ifrån alla utgifter som minusposter. Så länge som ni vet att alla poster finns med i beräkningen, och plusposterna sammantaget blir större än minusposterna, har ni projektekonomin under kontroll. De flesta projekt måste gå med plus Julgransleasing en strålande idé Ett i flera bemärkelser lysande skolprojekt genomfördes under namnet Såsen. Ett gäng gymnasister slog sig samman för att tillreda allt annat än såser. Egentligen hade de allra först tänkt importera chokladsås som stelnar på glass. Men sedan tullmyndigheterna hade lagt hinder i vägen för livsmedelsimport blev den nya affärsidén istället att hyra ut leasa kompletta julgranar till företag och privatpersoner som ville slippa besväret med att hugga, hämta, klä och bära ut sin julgran. Detta säsongsberoende projekt visade sig ha en stor marknad, vilket inte förvånade ungdomarna, som visste att många företag redan leasade sina gröna växter året runt från specialiserade blomsteruthyrare. Då var tanken på att företagen också skulle vilja hyra julgranar inte så långsökt, tyckte de. Dessutom hade ungdomarna förstått av flera kontakter att många, inte minst ute på företagen, nu var trötta på plastgranar och ville ha riktiga gamla traditioner tillbaka. Deras erbjudande skulle innebära ett enkelt och problemfritt sätt för företagen att kunna bjuda sina anställda och kunder på gamla hederliga grandofter. LYCKAT PROJEKT Det var förstås många praktiska problem som först skulle lösas. Granarna kunde de få köpa billigt av en lantbrukare som en av ungdomarna kände, men eftersom ingen hade körkort var de tvungna att övertala en av föräldrarna att ställa upp som granleverantör med egen bil och inhyrd släpkärra. En av grabbarna i projektet hade lärt sig konsten att gjuta i betong och kunde på det sättet tillverka stabila julgransfötter för de stora beställningarna. Viktigt att göra en kalkyl Såsen skrev leasingavtal med de kunder som ville få granen på plats, klädd, regelbundet vattnad och sedan bortforslad till tjugondedag Knut. Ungdomarnas inledande räkneproblem kom att handla om hur de skulle lösa transporterna av granarna till olika kunders adresser och vad detta skulle kosta. Liksom var och hur man skulle få tag på julgranspynt som kulor, glitter och belysning till lägsta pris och hur man skulle få tag på rätt julgransfot för den största granen, som var över sex meter hög. Och vad kostar en sådan julgransfot? Författarna och Studentlitteratur Projektkalkylen 61