Offertförfrågan för ny webbplats svenskscenkonst.se samt socialt forum Inledning Vi ska utveckla en ny webbplats på www.svenskscenkonst.se. Vårt mål är att ha en ny webbplats färdig att användas fullt ut i mitten av juni 2012. Projektet innebär att vi byter webbpubliceringsverktyg, utvecklar befintlig design för att ta tillvara verktygets möjligheter utifrån behov och i viss mån utvecklar nya funktioner. Befintligt innehåll flyttas över till den nya webbplatsen. Som underlag för offerten finns Svensk Scenkonsts webbstrategi samt det som presenteras i detta underlag. Vi vill ha in förslag på lösningar samt kostnadsförslag på projektets olika delar. Den första delen, en förstudie, ska lämnas i fast offert. Förstudie En förstudie ska inleda samarbetet. Förstudien ska leda fram till en fast offert för resterande arbete fram till att ny webbplats publiceras. Tillgängligt material för förstudie: Statistik för trafik på befintlig webbplats (Google analytics) Webbstrategin Underlag från genomförd intern workshop avseende målgrupper och behov samt en swotanalys Information från tidigare medlemsundersökningar Förstudien ska kompletteras med en enklare analys av externa målgruppers beteende och behov då detta inte gjorts lika grundligt som hos medlemmarna. Det kan göras genom en webbfråga på nuvarande webbplats eller en enkätundersökning. Svensk Scenkonst har tillgång till enkätverktyg och adresser till respondenter. Förstudien kan omfatta möten eller workshops med kund. Förstudien ska leda fram till: En checklista vi enas kring som kravspecifikation för leverans. Utifrån den ska vi kunna avgöra om leveransen är korrekt och enligt tidplan. Samtidigt ska den vara flexibel nog att tillåta justeringar under projektets gång. En tydlig prisbild av resterande arbete. Webbplatsens struktur och funktioner Publiceringsverktyg för- och nackdelar, utbildning, support samt kostnader Vilka tekniska lösningar som ingår Hur samarbete med andra leverantörer för tekniska lösningar (motsv. Meltwater News, Apsis, My Newsdesk med flera) ska gå till. Det ska klargöras vem som ska ta kostnader som uppstår med anledning av detta. Vilka dessa partners är ska tydliggöras under förstudien. Koppling till andra webbplatser, såsom Facebook, socialt forum, blogg, Twitter m.m. ska klargöras. Det ska framgå vem som ska ta kostnader som uppstår med anledning av
kopplingarna. Vilka dessa webbplatser är ska tydliggöras under förstudien samt hur support ska ske, kostnader för detta. Det sociala forumet ska fastställas; omfattning, teknisk plattform, kostnader, tidplan. Det ska framgå om ytterligare särskilda tekniska verktyg behöver utvecklas för att lösa våra behov Leveransvillkor när, hur, i vilket skick Projektgrupp Arbetsprocess Hur fortsatt support av webbplatsen ska hanteras samt kostnader för det Lösning för webbhotell och kostnader Förutsättningar för löpandeteknisk support inkl. inom vilken tid support garanteras Kostnader för support efter att webbplatsen färdigställts, eventuella olika timarvoden och förslag på avtalsform för support Timpris för hjälp med publiceringar, bildredigeringar och liknande arbete (webbredaktörsarbete) Beskrivning av utbildning för webbredaktör och ytterligare 2 personer. När ska utbildning ske och hur? Vad ska den omfatta? Några ytterligare aspekter avseende underlag i förstudien (ej heltäckande): Svensk Scenkonst ansvarar för textproduktion. Vi ska inte låsa oss vid ett särskilt bildmanér eller skapa en design som innebär att vi måste köpa in bildrättigheter till mer än 5-10 bilder. Fotografering av medarbetare och styrelse kan bli aktuellt och sker i samråd med konsult. Rekommendation för statistikoptimering ska ingå Möjlighet att köpa kvartalsrapporter analys/statistik Rekommendation för lösning för mobil ska diskuteras RSS-stöd rekommendation Taggar rekommendation för upplägg Möjlighet att i framtiden skapa en app för delar av webbplatsen. Rekommendation integrerat bildarkiv/videospelare (flickr, vimeo, youtube, etc) el ska det byggas på webbplatsen som unik funktion. Enkel redigering går före flexibilitet Tekniska aspekter Vid val av publiceringsverktyg är det viktigt att vi väljer ett generellt open source-verktyg med bred användarbas som utvecklas samt är enkelt att administrera av en oerfaren webbredaktör. Vi söker en lösning som inte låser fast oss till en enskild konsult; all information vi publicerar, all design och alla funktioner som byggs för Svensk Scenkonst ska vi kunna använda oss fritt av. Vi ska ha rätt att vända oss till annan konsult för att vidareutveckla eller få support för webbplatsen. Vi vill ha ett verktyg som med sina generella funktioner täcker in så stor del av våra behov som är möjligt, så att vi i minsta möjliga mån behöver utveckla särskilt anpassade funktioner för Svensk Scenkonst. Publiceringsverktyget ska kunna kopplas ihop med andra moderna verktyg, t.ex., Apsis nyhetsbrev, Lime crm-system (Lundalogik), Meltwater news nyhetsbevakning, Mynewsdesk, Facebook, Twitter, någon bloggportal, Youtube, Flickr,.ning. Sidan ska tillgänglighetsanpassas. Avvikelser ska tas upp till diskussion. Sidan ska använda WAI-standard. Avvikelser ska tas upp till diskussion. Sidan ska valideras enligt w3 valideringsverktyg. Sidan ska kunna hantera andra tekniska lösningar som ska integreras och kopplas till webbplatsen. Vilka dessa är specificeras i förstudien (apsis, mynewsdesk etc.)
Webbplatsen ska ha en teknisk struktur som i det dagliga arbetet för en webbredaktör kan hanteras utan kunskap i html, css och java script eller andra specialkompetenser. Webbredaktören ska kunna arbeta med sidan oavsett uppkoppling eller webbläsare. Det ska finnas en plats där man kan arkivera filer, bilder med mera då de är tillgängliga på webbplatsen men även som ett bakomliggande arkiv för bilder och filer som används ibland. Storleken på arkivet och ev. kostnad ska framgå i förstudien. Hur information (texter), bilder och filer ska kunna flyttas från befintlig webbplats till ny webbplats ska framgå, vem som ska göra det och kostnader för detta Användarvänliga url önskvärt Kontaktuppgifter ska kunna hämtas från crm-system (Lime), inklusive medlemsförteckning Förhandsgranskning för alla sidor Övriga tekniska förutsättningar framgår i webbstrategin samt ska framkomma under förstudien. Krav på innehåll Struktur och innehåll definieras under förstudien och ska bygga på webbstrategin. Här beslutas om webbplatsen ska innehålla ett extranät eller inte och om koppling då ska finnas till vårt crmverktyg Lime (Lundalogik) för lösenord och verifiering. En viktig aspekt för innehållet är besökarens möjlighet att enkelt se var på webbplatsen den befinner sig och enkelt kunna navigera till annan plats. Design och interaktion I första hand ska webbstrategin ligga till underlag för design och interaktion. Vi vill bygga en webbplats som relaterar till nuvarande design avseende känsla och färger men utöver detta ta avstamp i målgruppernas behov och webbstrategin samt eventuella synpunkter som uppkommer under förstudien. Designen och funktion ska tillgänglighetsanpassas. I vilken omfattning ska diskuteras under förstudien, där olika parametrar vägs in, såsom gränsdragning mellan design och standard, kostnader och funktionsduglighet för andra grupper. Webbplatsen ska ha viss flexibilitet genom mallar för olika sidor med olika syften, där en webbredaktör ska kunna välja en mall för att skapa en ny sida. Det ska vara möjligt att ladda upp bilder, filmer m.m. i vissa mallar samt att relatera länkar, filer och sidor till all information som laddas upp. Detta ska kunna presenteras på ett överskådligt och pedagogiskt sätt. Information på sidor och i filer ska vara utskriftsbar på ett enkelt och tydligt sätt. Man ska kunna dela med sig av information i olika sociala medier och då ska möjlighet att välja en passande bild till finnas. Vi vill i förstudien diskutera om all information ska vara publik eller om viss information ska finnas i ett extranät. Det gäller framförallt information som rör det arbetsgivarpolitiska området (arbetsgivarservice), såsom blanketter, mallar för anställning med mera. Det finns då också ett önskemål att information som skickats ut till medlemmar och som inte publicerats på webbplatsen även finns tillgänglig här. Som lista på gamla mail (kan hämtas från crm-system) I ett extranät kan vi även publicera kontaktuppgifter till våra medlemmar. I framtiden till vi ha möjlighet att koppla extranät till webbplatsen som är direkt kopplat till vårt crm-verktyg, så att
medlemmar själva kan logga in och administrera sina kontaktuppgifter. Ett extranät får inte innebära ett hinder för en medlem att ta del av information som vi vill att den ska ta del av. Det innebär att logg-in måste fungera smidigt. Genomförande I förstudien ska en tydlig beskrivning av genomförandeprocessen finnas med som vi enas kring. Beskrivning av användartester och vem som ansvarar för dessa samt när de ska ske, tekniska tester (när, vem, hur), avstämningsmöten, beslutandefaser med mera ska framgå. En stor mängd information på nuvarande webbplats ska föras över till ny webbplats. Hur detta ska ske, när och vem som ska göra det ska tydligt framgå i beskrivning av genomförande. Det ska även framgå vem som ansvarar för att fylla den nya webbplatsen med nytt material utöver det som hämtas från befintlig webbplats. Det ska framgå hur fortsatt arbete när webbplatsen lanserats ska gå till. Det innefattar support, uppdateringar, utveckling och utbildning. Leveransvillkor En detaljerad beskrivning av leveransvillkor ska innefattas i förstudien. Webbplatsen ska vid leverans vara i sådant skick att den kan skötas av webbredaktör för löpande, dagliga uppdateringar. Webbplatsen ska efter leverans vara i sådant skick att annan konsult med kunskap i webbkodning kan utveckla webbplatsen. Webbplatsen ska finnas tillgänglig för annan konsult efter leverans. Webbplatsen ska tidigast när den finns på överenskommet webbhotell och har lanserats (inklusive en period med utökad support) anses levererad. Offertkrav Offerten för förstudien ska innefatta en detaljerad beskrivning av innehåll i förstudie samt tidplan för förstudien. Det ska tydligt framgå hur resultatet av förstudien kommer att presenteras och när. Förstudien ska kunna genomföras under februari till mitten av mars. Offerten ska även innefatta en beskrivning av hur det fortsatta arbetet efter förstudien uppfattas utifrån webbstrategin. Denna ska vara så detaljerad som möjligt och innefatta resonemang om teknik och publiceringsverktyg, process, tidplan, samt så många parametrar som möjligt utifrån denna förfrågan och webbstrategi. Detta är med reservation för förstudiens resultat. Detta resonemang är beslutsgrundande och en förutsättning för om vi kommer att anse det rimligt att genomföra förstudien. Beslut om fortsatt uppdrag med genomförandefas tas efter att förstudien genomförts och offert för fortsatt arbete presenterats. Betalningsvillkor Förstudien betalas efter genomförande. Betalningsplan för genomförandefasen bestäms i de villkor som tas fram i och med genomförd förstudie.
Tidplan v. 50 Svensk Scenkonst presenterar offertförfrågan Kompletteringar av uppgifter från Svensk Scenkonst på förfrågan v.51 samt v.2-3 v. 3 el 4 - möte och presentation av förslag till upplägg för samarbete med offert förstudie och kostnadsuppskattning därefter. v. 5 beslut Ambitionen är att den nya webbplatsen ska kunna ersätta den nuvarande senast 25 juni. Helena Faxgård 2011-12-14