VALLENTUNA KOMMUN Kom m u nstyrelsens a rbetsutskott Sa m ma nträdesp rotokol I 2013-ot-L7 6 (12) 94 Webbsändning av kommunfullmäktiges sammanträden (KS 2013.006) Beslut Arbetsutskottet föreslår att: Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om attt två testsändningar av kommunfullmäktiges möten genomförs för att testa utredningens båda alternativ innan beslut om val av lösning fattas. Ärendet i korthet Kommunfullmäktige beslutade i mars 2011 att frågan om att webbsända kommunfullmäktiges möten skulle utredas i anslutning till den nya kommunfullmäktigesalen i det nya kulturhuset. En utredning har nu gjorts där Wå alternativ har tagits fram. Det första alternativet innebär att en portabel videokamera och en enhare webbtjänst används för att webbsända kommunfullmäktiges möten. Det andra alternativet innebär att tre fasta kameror köps in och installeras i lokalen och att en mer avancerad webbtjänst används. Båda lösningarna används idag av ett stort antal organisationer. Skillnaderna mellan de två alternativen gäller framför allt kostnader, kvalitén på webbsändningarna samt behovet av personella resurser för att hantera webbsändningarna. En pilot i form av en testsändning av ett av kommunfullmäktiges möten bör genomföras där de båda alternativen testas. Kostnaderna för att genomföra piloten bedöms som relativt små sett till totalkostnaden för de wå alternativen. Vidare bör rutiner tas fram som beskriver hur webbsändningarna ska ske och hanteras. Yrkanden Örjan Lid (M) yrkar att arbetsutskottet föreslår att Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om att två testsändningar av kommunfullmäktiges möten genomförs för att testa utredningens båda alternativ innan beslut om val av lösning fattas. Propositionsordn ng Ordföranden örjan Lid (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Handlingar r. Tjänsteskrivelse 2. Rapport: Webbsändning av kommunfullmäktiges möten Expedieras till Akten Justerandes sign.@ J ustera nd Utdragsbestyrka nde
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2013-01-04 DNR KS 2013.006 ANDREAS HEDLUND SID 1/2 E-UTVECKLARE 08-587 857 06 ANDREAS.HEDLUND@VALLENTUNA.SE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Webbsändning av kommunfullmäktiges möten Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att besluta om: 1. Att två testsändningar av kommunfullmäktiges möten genomförs för att testa utredningens båda alternativ innan beslut om val av lösning fattas. 2. Att ge kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram rutiner för hur webbsändningar ska ske och hanteras. Ärendet i korthet Kommunfullmäktige beslutade i mars 2011 att frågan om att webbsända kommunfullmäktiges möten skulle utredas i anslutning till den nya kommunfullmäktigesalen i det nya kulturhuset. En utredning har nu gjorts där två alternativ har tagits fram. Det första alternativet innebär att en portabel videokamera och en enklare webbtjänst används för att webbsända kommunfullmäktiges möten. Det andra alternativet innebär att tre fasta kameror köps in och installeras i lokalen och att en mer avancerad webbtjänst används. Båda lösningarna används idag av ett stort antal organisationer. Skillnaderna mellan de två alternativen gäller framför allt kostnader, kvalitén på webbsändningarna samt behovet av personella resurser för att hantera webbsändningarna. En pilot i form av en testsändning av ett av kommunfullmäktiges möten bör genomföras där de båda alternativen testas. Kostnaderna för att genomföra piloten bedöms som relativt små sett till totalkostnaden för de två alternativen. Vidare bör rutiner tas fram som beskriver hur webbsändningarna ska ske och hanteras. KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG 1 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 KOMMUN@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2013-01-04 DNR KS 2013.006 SID 2/2 Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade i mars 2011 att frågan om att webbsända kommunfullmäktiges möten skulle utredas i anslutning till den nya kommunfullmäktigesalen i det nya kulturhuset. Med anledning av detta har en utredning gjorts och två förslag för att kunna webbsända kommunfullmäktiges möten har tagits fram. Handlingar 1. Utredning webbsändning av kommunfullmäktiges möten 2. Webbsändning av kommunfullmäktiges möten, tjänsteskrivelse Inga-Lill Segnestam Tf kommundirektör Ska expedieras till: Akten
VERSION DIARIENUMMER 2013-01-03 RAPPORT KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2012 Webbsändning av kommunfullmäktiges möten Andreas Hedlund
Innehåll 1. Inledning...3 2. Bakgrund...3 3. Nuläge...3 4. Förslag på lösningar...4 4.1 Alternativ 1...4 4.2 Alternativ 2...4 4.3 Sammanställning av de olika alternativen...5 4.4 Skillnader mellan de olika alternativen...6 KOMMUNLEDNINGSKONTORET 18686 VALLENTUNA BESÖK: TUNA TORG 1 TFN: 08-587 850 00 KOMMUN@VALLENTUNA.SE HTTP://WWW.VALLENTUNA.SE
1. Inledning Antalet videosändningar över webben, så kallade webbsändningar, har ökat kraftigt både globalt och nationellt under de senaste åren. Det har inneburit att nya och billigare tjänster har utvecklats samtidigt som tekniken har blivit enklare att använda. Användandet av mobila enheter, t.ex. mobiltelefoner och surfplattor, används idag i allt högre utsträckning vilket driver på utvecklingen av digitala tjänster. Dagens och morgondagens tekniska infrastruktur gör det möjligt att både spela in/sända och titta på webbsändningar via mobila enheter på ett sätt som inte har varit möjligt tidigare. Idag ställs höga krav på att digitala tjänster, webbsändningar inkluderat, ska fungera bra även i mobila enheter. För att titta på en webbsändning krävs en enhet med internetuppkoppling, t.ex. en dator, surfplatta eller mobiltelefon, samt en modern webbläsare och/eller en app (program för mobiler/surfplattor). 2. Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade i mars 2011 att frågan om att webbsända kommunfullmäktiges möten skulle utredas i anslutning till den nya kommunfullmäktigesalen i det nya kulturhuset. Med anledning av detta har en utredning gjorts och två förslag för att kunna webbsända kommunfullmäktiges möten har tagits fram. 3. Nuläge I kulturhuset finns idag en befintlig ljudanläggning som bl.a. används vid kommunfullmäktiges sammanträden. Anläggningen hanteras av en ljudtekniker som förutom ljudet även hanterar ljuset i lokalen. Ljudanläggningen går att använda vid webbsändningar genom att anläggningen kopplas ihop med en videoutrustning. Nätverk och annan IT-infrastruktur finns tillgängligt i lokalen och kan användas för webbsändningar. För att genomföra en webbsändning krävs teknisk utrustning för att spela in ljud och bild samt en webbtjänst för att överföra och presentera webbsändningen för tittarna. Det som saknas idag för att kunna webbsända från salen i det nya kulturhuset är videoutrustning samt en webbtjänst som möjliggör direktsändning. 3
4. Förslag på lösningar En webbsändning kan sändas direkt men kan också göras tillgänglig på webben i efterhand. Görs en webbsändning tillgänglig på webben i efterhand så kan tittarna ta del av hela eller delar av webbsändningen vid en tidpunkt som passar den enskilde tittaren. Det är möjligt att hoppa direkt till utvalda delar av webbsändningen, t.ex. olika punkter på ärendelistan, vilket underlättar för tittarna att ta del av den eller de delar av webbsändningen som är intressanta för den enskilde. 4.1 Alternativ 1 En portabel videokamera införskaffas för att filma de arrangemang i kulturhuset som ska webbsändas. Då kameran är lätt att flytta så kan den även användas för att filma och webbsända arrangemang i andra lokaler och platser. Ljudutrustningen i lokalen hanteras av en ljudtekniker och kopplas ihop med videokameran för att på så vis erbjuda ett så bra ljud så möjligt. Ljudteknikern hanterar ljud och ljus under webbsändningen medan en annan person sköter videokameran och avgör vad som ska filmas. Direktsändning sker via tjänsten Bambuser till en kostnad av ca 10 000 kr/år. Bambuser är en svensk tjänst för webbsändningar som idag används av många organisationer och kommuner. Webbsändningen görs även tillgänglig i efterhand med länkar direkt till de olika punkterna i ärendelistan. Kostnaden för inköp av kamerautrustning, dator, mm, uppskattas till mellan 40 000 kr och 50 000 kr. Den årliga kostnaden uppskattas till ca 10 000 kr exkl. personalkostnader. 4.2 Alternativ 2 Tre fasta videokameror installeras som kan fjärrstyras för att på så vis kunna byta bild och erbjuda olika kameravinklar. Två videokameror riktas mot respektive talarstol och den tredje kameran riktas mot presidiet. Videokamerorna kan inte användas i andra lokaler då de är fast monterade. Befintlig ljudutrustning i lokalen används. Ljudet hanteras av en ljudtekniker och kopplas till kamerorna för att på så vis erbjuda ett så bra ljud så möjligt. Ljudteknikern hanterar ljud och ljus under webbsändningen medan en annan person sköter videokamerorna och avgör vilken kamera som ska användas och därmed vad som ska filmas. 4
Direktsändning sker via en upphandlad webbtjänst. Samma webbtjänst används även för att göra sändningen tillgänglig i efterhand med länkar direkt till de olika punkterna i ärendelistan. Kostnaden för inköp av kamerautrustning, utrustning för fjärrstyrning, dator/mjukvara, mm, uppskattas till mellan 100 000 kr och 130 000 kr. Den årliga kostnaden uppskattas till mellan 50 000 kr och 90 000 kr exkl. personalkostnader. Alternativ 2 innebär att en upphandling behöver göras vilket medför att de årliga kostnaderna kan bli något lägre eller högre beroende på inkommande anbud samt avtalsperiodens längd. 4.3 Sammanställning av de olika alternativen Alternativ 1 Alternativ 2 Webbtjänst Bambuser* Upphandlad tjänst Teknisk utrustning Personella resurser Övrigt Uppskattad kostnad 1 videokamera inkl stativ och kablage. 1 dator med internetuppkoppling 1 person som hanterar ljud/ljus (finns redan idag). 1 person som hanterar videokameran samt uppladdningen av webbsändningen (uppskattad arbetstid 3-5 timmar per sändningstillfälle). Ingen upphandling krävs. Inköp av utrustningen kan ske genom befintliga avtal. Kostnad för inköp av utrustning: 40 000 kr - 50 000 kr Årlig kostnad: 10 000 kr exkl. personalkostnader 3 st. videokameror för fast montering inkl kablage. Utrustning för fjärrstyrning av kameror (bild och ljud). 1 dator med internetuppkoppling. 1 person som hanterar ljud/ljus (finns redan idag). 1 person som hanterar videokamerorna samt bearbetning och uppladdning av webbsändningen till webben (arbetstiden som krävs skiljer sig åt mellan olika leverantörers lösningar och går inte att uppskatta innan en upphandling genomförs). Tjänsten behöver upphandlas vilket kan medföra att de uppskattade kostnaderna kan sjunka/öka något. Kostnad för inköp av utrustning: 100 000 kr -130 000 kr Årlig kostnad: 50 000 kr 90 000 kr exkl. personalkostnader 5
*) Bambuser är en svensk tjänst för webbsändningar. Några av de kommuner som använder Bambuser för att webbsända sina kommunfullmäktigemöten är bl.a. Alingsås kommun, Borås stad, Falu kommun, Halmstad kommun, Hässleholms kommun, Håbo kommun, Kristianstads kommun, Strömstads kommun, Säffle kommun, Umeå kommun och Vellinge kommun. 4.4 Skillnader mellan de olika alternativen Alternativ 1 Alternativ 2 Kostnaden för alternativ 1 är förhållandevis låg vilket beror på den något enklare utrustningen. Även webbtjänsten som används för att distribuera webbsändningen är enklare vilket bidrar till att hålla nere kostnaderna. Kvalitén på bild och ljud är något lägre än alternativ 2 då webbsändningen är anpassad för mobila enheter så som surfplattor, mobiltelefoner, mm. Det finns ingen möjlighet att lägga in text, t.ex. namn på talare, i webbsändningen. Det krävs minimalt med arbetstid från personen som sköter webbsändningen. Den mesta av tiden går åt till att sköta kameran under själva webbsändningen. Då enbart en kamera används så innebär det att personen som sköter kameran själv får rikta kameran mot det som ska filmas, hantera inzoomning, mm. Kostnaden för alternativ 2 är högre än alternativ 1 vilket beror på att både utrustningen och webbtjänsten är mer avancerad. Kvalitén på bild och ljud är något högre än alternativ 1. Möjlighet att lägga ut text i webbsändningen, t.ex. namn på talare. Alternativ 2 kräver betydligt mer arbetstid än alternativ 1 då utrustningen är mer avancerad och det finns fler funktioner och moment, både under och efter webbsändningen, som behöver hanteras. Då flera kameror med fjärrstyrning används så kan en person hantera kamerautrustningen och på ett enkelt sätt välja vad som ska filmas. Kamerorna är förinställda och riktade mot talarstolarna och mot presidiet vilket innebär att personen som sköter kamerorna inte behöver rikta kamerorna manuellt, hantera inzoomning, mm. 6