Malmö stad Stadsområdesförvaltning Norr 1 (7) Datum 2014-11-13 Vår referens Marie-Louise Appelgren Utvecklingssekreterare marie-louise.appelgren@malmo.se Tjänsteskrivelse Riktlinjer för timavlönade SOFN-2014-444 Sammanfattning I Malmö stad ska antalet arbetade timmar av timavlönade minskas. Stadsområdesförvaltning Norr har upprättat en handlingsplan med mätbara delmål. En kartläggning över i vilken omfattning timavlönade arbetar samt vilka strukturer som hindrar för att nå målet har genomförts. I handlingsplanen framgår vilka åtgärder som planeras för åren 2014 till och med 2016. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna upprättad handlingsplan för att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare. Beslutsunderlag Riktlinje timavlönade G-Tjänsteskrivelse AGU 140826 G-Riktlinje timavlönade - Tjänsteskrivelse Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2014-11-19 Ärendet Syfte Stadsområdesnämnd Norr har uppmanats ta fram en handlingsplan för att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare. Detta till förmån för ökad kvalitet i verksamheten och tryggare anställningar, med mätbara delmål. Handlingsplanen ska, förutom delmål för arbetet för år 2014 och 2015, innefatta en kartläggning av omfattningen av timavlönade samt beskriva eventuella hindrande strukturer för att nå målet. I handlingsplanen ska framgå planerade åtgärder liksom uppföljnings- och analysarbetet, de senare utifrån perspektiven kvalitet i verksamheten, bemanning, organisering samt ekonomi. Bakgrund I Malmö stad budget 2014 framgår att målet är att halvera andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningar. Handlingsplanen för förvaltningen har tagits fram i samverkan mellan arbetsgivaren och berörd facklig organisation. SIGNERAD 2014-10-31
2 (7) Kartläggning Timavlönade anlitas främst inom avdelning vård och omsorg. Under 2013 arbetades drygt 200 000 timmar av timavlönade i förvaltningen varav mindre än 15 000 timmar var förlagda inom övriga verksamheter. Under perioden januari till och med augusti 2014 har ca 86 000 timmar arbetats av timavlönade, en summa som indikerar att antal timmar minskat. Samtidigt visar statistik för månadsanställda (visstid) att andelen arbetade timmar i denna kategori har ökat avsevärt under 2014. De första jämförande siffrorna för månadsanställda vikarier för juli och augusti 2013 respektive 2014 visar en ökning med 31,9 % i juli respektive 18, 3 % i augusti. Tabellen anger arbetad tid som utförs av timavlönade. Ökningen inom bistånd beror på att semestervikariats behoven var osäkra och ojämnt fördelade över sommaren. Observera att siffror anger procent av respektive avdelnings närvaro. Andel timmar i procent av samtlig närvaro 1307 1407 1308 1408 Bistånd vård och omsorg 0,7 % 24,9 % 0 % 22,6 % Individ- och familjeomsorg 3,9 % 9,3 % 4,3 % 8,8 % Områdesutveckling 15,9 % 8 % 4,9 % 2,9 % Vård och omsorg 32 % 11,6 % 21,5 % 11 % Ekonomiavdelning 0 % 0 % 5,7 % 0 % Totalt 27,1% 11,3% 17,9% 10,2% Tabell 1 Nedanstående tabell anger en övergripande bild för det senaste året som innebär att andelen arbetade timmar av timavlönade minskar. Andel timmar i procent av all närvaro 1307-1312 1401-1406 Bistånd vård och omsorg 0,8 % 2,4 % Individ- och familjeomsorg 2,8 % 2,4 % Områdesutveckling 6,4 % 5,8 % Vård och omsorg 17,2 % 12,1 % Ekonomiavdelning 1,9 % 0,7 % Totalt 14,2% 10,0% Tabell 2 Strukturella hinder för att minska antal arbetade timmar av timavlönade Idag arbetar drygt 940 medarbetare i förvaltningen som har en månadsanställning. Dessa kommer under året att vara borta från sitt arbete i viss omfattning vid sjukdom, vård av barn, semester, tjänstledighet, föräldraledighet, utbildning samt arbetsplatsträffar. Denna frånvaro måste ersättas, vilket är mycket svårt att beräkna innan den ägt rum och historiskt har anställandet av timavlönade varit den huvudsakliga lösningen. Detta är ingen tillfällighet för med en timavlönade medarbetare finns det många fördelar, t.ex. att personen har hög flexibilitet,
kräver små insatser för igångsättande och medför relativt låga kostnader. 3 (7) Under senare år har dock arbetsgivaransvaret förtydligats. Genom införandet av självservice i personalsystemet (HRutan) för de timavlönade följde ökad kostnad för sjukfrånvaro och en tydlighet för de timavlönade kring företrädesrätt och konvertering. På arbetsplatser förväntas medarbetare vara allt mer delaktiga och ansvarstagande. Dokumentation, kontaktmannaskap och delegering för hälso- och sjukvårdsuppgifter är bara några av de krav Malmö stad ställer på sina medarbetare. Arbetsmarknaden har även den förändrats och att finna rätt timavlönad har blivit allt svårare. De ökade kraven på formell kompetens och en minskning av sökande med utbildning gör urvalet mindre för varje år. Arbetet med att minska andelen arbetade timmar av timavlönade har därmed flera strukturella hinder. Nedan redogörs för de tydligaste strukturella hindren som framkommit i förvaltningen. Schemaläggning Schema och bemanningsplanering upplevs som komplicerat med allt för många parametrar och en bemanning som ska tillgodose flera intressenter. Det gäller brukare och anhörigas förväntningar och krav, budgetramarna samt medarbetarnas inflytande över arbetets planering. Kompetensen inom området kan öka liksom att dela de goda exemplen. Arbetstidsmodeller Den historiskt sett goda tillgången på timavlönade har delvis hindrat ett strategiskt arbete med att utveckla alternativa arbetstidsmodeller i verksamheterna. Processen är relativt resurskrävande och fordrar ett uttalat starkt engagemang hos såväl uppdragsgivare och ledning, medarbetare samt fackliga företrädare och förutsätter en gemensam vilja till förändring. Perspektivet på ledighet Den traditionella uppfattningen att medarbetare förlägger sin semester under sommarmånaderna behöver ändras. Idag sker semesteruttag kontinuerligt över året och under sommarmånaderna är ca 200 heltidsfrånvarande för semester. Semesterfrånvaron under årets övriga nio månader är i genomsnitt 40 heltidsfrånvarande varje månad. Hittills har ersättning vid denna frånvaro inte uppmärksammats centralt och har inte ersatts med månadsanställda, eftersom uttagen ofta är mindre än sammanhängande tre veckor. Principen tillgång och efterfrågan Med IT-baserade bokningssystem som Vikariebanken har förvaltningen kunnat skapa en god samordning kring timavlönade. Rekrytering, hantering och uppföljning av timavlönade är kvalitetssäkrat. Verktyget ger synergieffekter som att timavlönade kan arbeta på flera arbetsplatser, verksamheterna får tillgång till fler bokningsbara timavlönade och en god kontroll över bokningar, arbetad tid och eventuell frånvaro upprätthålls. Samtidigt ger verktyget tillgång till timavlönade vilket skapar efterfrågan. I bokningssystemet är det tydligt att större del av bokningarna sker långt i förväg och primärt ersätter planerad frånvaro. Därmed minskar tillgången på timavlönade vid akuta situationer vilket ger upphov till föreställningen att det inte finns några vikarier att tillgå. Över tid kan man se en tendens att när tillgängliga timavlönade saknas ökar den egna rekryteringen i verksamheterna, och när behoven minskar så lämnar timavlönade sin plats i
Vikariebanken och söker sig till andra arbetsgivare. 4 (7) Beräkning av korttidsfrånvaro Vid frånvaro behöver medarbetare ersättas, och att möta det behovet på ett adekvat sätt kan vara svårt. Att förutse frånvarons omfattning är närmast omöjligt och att identifiera kommande behov utifrån statistik är svårt. Det kan konstateras att hos medarbetarna finns en mångfald av perspektiv på arbetsliv och arbetstillvaro. Som arbetsgivare behöver kompetensen öka om denna komplexa utveckling. Det gäller att skapa såväl förståelse som hanterbarhet inför medarbetarnas behov och önskemål. Samtidigt ska en strategisk bemanning tillämpas i verksamheterna. Inte minst ur ekonomiskt perspektiv är detta viktigt, då verksamheternas budget påverkas negativt. Rekrytering Nuvarande behov av timavlönade förutsätter en kontinuerlig rekrytering. Ännu har ingen samsyn kring kravprofil på timavlönade formats, särskilt inte när en avsevärd del av rekryteringen sker direkt på arbetsplatsen. Under senare år har dessutom tillgången på utbildad omvårdnadspersonal minskat, vilket ökar tendensen att anställa outbildad timavlönad personal. Det är en allmänt känd process att flertalet rekryteringar av tillsvidareanställda medarbetare inom vård och omsorg sker via konvertering av timavlönade. Med att timanställa outbildad omvårdnadspersonal förbiser verksamheterna ofta påföljden som innebär en tillsvidareanställning av den timavlönade tre till fyra år senare. En fortsatt utveckling av ovarsamhet vid rekrytering, särskilt inför semesterperioden, kan ge allvarliga följder för kompetensförsörjningen inom vård och omsorg. Kostnader timavlönade Det råder vilseledande uppfattningar om kostnader för timavlönade, som i sig skapar förutsättningar för att undvika att visstidsanställa. Timavlönad medarbetare uppfattas som billigare, främst då denne kan arbeta upp till 165 timmar per månad till ordinarie timkostnad. Tillsvidareanställda renderar en högre timkostnad för arbete utöver ordinarie schema (övertid) och tillsvidare anställda på deltid får mertid för tid utöver schema upp till heltid. Mertid utgår även till visstidsanställd, vilket tenderar att hindra verksamheter att visstidsanställa vid mindre än heltidstjänstgöring. Det är även en utspridd uppfattning att timavlönade inte får, eller har rätt till, sjukpenning, vilket inte stämmer. Därtill finns vissa omständigheter som gör att kostnaderna för timavlönade blir lägre. Lönesättning för timavlönade ute i verksamheterna förankras inte via förvaltningens HRavdelning och hamnar undantagsvis under rådande avtal. Vi den årliga löneöversynen sker en generell lönesättning av timavlönades löner. Kostnaden för att introducera en timavlönad är relativt låg och den uppgår till ungefär samma summa oavsett hur mycket den timavlönade kommer att arbeta. Det är tydligt att omfattningen av nyrekrytering, genererar en hög kostnad totalt, inte minst i samband med semestervikariaten. Denna kostnad syns inte i verksamheternas budget och belastar verksamheterna ekonomiskt. Timavlönade Gruppen timavlönade är en mångfacetterad grupp med olika grad av lojalitet gentemot verksamheterna. Som timavlönad har man stor kontroll över sin arbetssituation och lägger upp tillgänglig tid efter eget önskemål. Bokningssystemet bygger på att personen endast kan bokas då denne är tillgänglig. Saknas det tillgängliga timavlönade vid en viss tidpunkt ringer bokare runt,
vilket urholkar systemet och förtroendet för densamma för alla parter. 5 (7) Det finns timavlönade som endast vill arbeta veckodagar och en del vill endast arbeta natt, några vill arbeta heltid och andra endast enstaka dagar. Som arbetsgivare kan inget garanteras och kraven på tillgänglighet begränsas. Hittills har förvaltningen inte fört något resonemang om hur den stora egenkontrollen påverkar tillgången på timavlönade. Samtidigt innebär denna syn på arbetet att det i framtiden kommer att finnas omvårdnadspersonal som inte önskar en tillsvidareanställning i traditionell betydelse. Hitintills har inte frågan ställts om Malmö stad även vill vara en attraktiv arbetsgivare till denna grupp på arbetsmarknaden. Åtgärder i den egna förvaltningen Förvaltningen har beslutat om följande åtgärder för åren 2014-2015. Inrättande av korttidsfunktion From 1 juli 2014 har förvaltningen inrättat en korttidsfunktion. Berörd sektionschef har under kommande år i uppdrag att verka för ett strategiskt och analytiskt utvecklingsarbete för hantering och minskandet av förvaltningens ca 160 timavlönade. Funktionen ska även verka för rekrytering av timavlönade utifrån adekvat kravprofil och att nyanställda timavlönade ges en god introduktion med såväl nödvändig utbildning som god orientering i medarbetarrollen. Uppdraget innefattar även att ge en närvarande och lättillgänglig kontakt för timavlönade medarbetare. Kartläggning av vikariatsbehov Korttidsfunktion ska ta fram nyckeltal och statistik för att i dialog med ledningsgrupper söka ändamålsenlig hantering av bemanning, personalplanering och vikarietillsättning. Utöver detta ska korttidsfunktionen delta i förvaltningens resursgrupp för gemensam hantering av företrädesrätt/konvertering för timavlönade. Uppföljning Korttidsfunktionen utför kontinuerlig uppföljning och återkoppling av processen att minska andelen arbetade timmar av timavlönade, till ledning och berörd facklig organisation. Utöka bemanningsteamet Bemanningsteamet startades som ett projekt 2012 i SDF Centrum och är idag en väl fungerande resurs för verksamheterna. Bemanningsteamet hade under projekttiden sex tillsvidareanställda undersköterskor. Bemanningsteamet bokas vid akut behov inom avdelningen VoO. Formerna för teamet har utvecklats och antalet undersköterskor har nu utökats till tolv medarbetare under 2014. Uppföljning och utvärdering av konceptet sker kontinuerligt. Utveckla arbetstidsmodeller Idag arbetar ca 20 tillsvidareanställda i förvaltningen med Tidbank om 5-50 %. HR-avdelningen, vård och omsorg och berörda fackliga företrädare kommer under 2015 att gemensamt arbeta i samverkansprocess kring arbetstidsmodeller för de av förvaltningens tillsvidareanställda som önskar högre tjänstgöringsgrad. Utbildning för chefer Då nyttjandet av timavlönade är en ledningsfråga kommer förvaltningen att verka för att chefer,
och främst då första linjens chefer, deltar i följande utbildningar: 6 (7) Egna, lokala visningar av statistikverktyget QlikView och de båda statistikverktygen Produktiv resurs samt Timrapport för kunskapsbreddning. Vård och Omsorg i Malmö stads centrala utbildningsinsatser under hösten 2014 och våren 2015 i Utbildning om tryggare anställningar och Dialog och information kring alternativa arbetstidsmodeller. Schemaläggning Se över bemanning och schemaläggning i verksamheterna samt skapa kompetens i schemaläggning hos chefer. Verka för en god arbetsfördelning och vid behov öka grundbemanningen alternativt tillse att s.k. pooler med extra resurser inrättas för flexibel bemanning. Utbilda bokare För ökad kunskap i processen för kottidshantering kommer samtliga bokare i verksamheterna att genomgå en intern utbildning i bokningssystemet Vikariebanken. Vilket innebär minskad administration för chefer och ökad egenkontroll i verksamheterna. Kompetenshöjande- och/eller utbildningsinsatser för att uppnå adekvat utbildningsnivå Primärt kommer rekrytering att ske via den nyinrättade korttidsfunktionen. Genom en upprättad adekvat kravprofil ska rekrytering av timavlönade säkerställas för att möta verksamheternas och brukarnas framtida behov av kompetent omvårdnadspersonal. Delmål 2014 Enligt Stadskontorets riktlinjer för timavlönade ska antalet timavlönade timmar minska med 20 % från föregående år (2013). Antal arbetade timmar av timavlönade i förvaltningen under andra halvåret 2013. År 1307 1308 1309 1310 1311 1312 Arbetade timmar av timavlönade 28509 19644 11388 11299 12690 13898 Tabell 3 Antal arbetade timmar av timavlönade i förvaltningen under första halvåret 2104. År 1401 1402 1403 1404 1405 1406 Arbetade timmar av timavlönade 12340 11658 11568 11354 11666 13204 Tabell 4 Förvaltningen har minskat antalet arbetade timmar av timavlönade med 28, 1 %. Antal arbetade timmar av timavlönade/månad ska minskas till under 10 000 timmar. Närvaro av timavlönade i relation till den totala närvaron ska minskas till under 11 %. Bemanningsteamet inom Vård och Omsorg ska utökas med 100 %, från sex till tolv tillsvidareanställda. Delmål 2015 Minst 40 tillsvidareanställda ska arbeta efter arbetstidsmodell för önskad tjänstgöringsgrad.
Antal arbetade timmar av timavlönade/månad ska minska till under 8 000 timmar. Närvaro av timavlönade i relation till den totala närvaron ska minskas till under 10 %. 7 (7) Delmål 2016 Med angivna åtgärder finns det en målsättning att identifiera och analysera korttidsbehoven inom förvaltningen. Målen för 2016 bör sättas utifrån den erfarenhet och kunskap som kommer att inhämtas inom korttidsfunktionen under kommande år. Ambitionen bör vara att sträva efter att utesluta användningen av timavlönade till förmån för adekvat bemanning i verksamheterna. Ett viktigt delmål är också att förtydliga och sprida kunskap om en god och välfungerande korttidshantering inom förvaltningen. Ansvariga Anders Henriksson Avdelningschef
Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum 2014-08-19 Vår referens Liselott Nilsson HR-direktör Tjänsteskrivelse liselott.nilsson@malmo.se Riktlinje timavlönade STK-2014-665 Sammanfattning För att stödja nämnderna i arbetet med att nå målet kring att minska andelen timavlönade timmar har förslag till riktlinjer kring timavlönade tagits fram. Stadsområdesnämnderna, sociala resursnämnden och förskolenämnden anmodas ta fram handlingsplaner med mätbara delmål Nämnderna bör fastställa sina handlingsplaner senast i november 2014. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsgivarutskott föreslås besluta att fastställa riktlinjer kring timavlönade att anmoda stadsområdesnämnderna, sociala resursnämnden och förskolenämnden att ta fram handlingsplaner med angivande av mätbara delmål för 2014 respektive 2015 för att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare till förmån för ökad kvalitet i verksamheten och tryggare anställningar. Nämndens handlingsplan bör fastställas i november 2014 att uppdra åt stadskontoret att utöka uppföljningen av målet till varje delårs- och årsbokslut att uppdra åt stadskontoret att analysera resultatet av nämndernas arbete för att identifiera eventuella behov av kommunövergripande åtgärder Beslutsplanering Arbetsgivarutskottet 2014-08-26 Ärendet För att kunna erbjuda Malmöborna en hållbar god service är det av avgörande betydelse att Malmö stad kan rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. Våra medarbetare ska erbjudas goda anställningsvillkor, möjlighet till arbete på heltid eller önskad tjänstgöringsgrad samt en god arbetsmiljö. Malmö stad har fortfarande en hög andel timavlönade medarbetare. Deras arbetade tid omräknad till heltid motsvarade ca 1 200 medarbetare per månad under 2013. Andelen arbetade timmar av timavlönade medarbetare i relation till antal arbetade timmar totalt varierade mellan yrkesgrupperna, högst var den bland vårdbiträden, 39 %, vårdare, 16 %, barnskötare, 13 % och undersköterskor, 8 %. SIGNERAD 2014-08-20
2 (2) De åtgärder som hittills genomförts, bl a utredning kring kommungemensam vikariepool, förslag till kommungemensam korttidsbemanningsenhet samt uppföljning av nämndernas arbete med att finna modeller för en effektiv och kvalitetssäkrad korttidsbemanning har hittills inte minskat beroendet av timavlönade medarbetare. Att organisera och bemanna verksamheten på ett hållbart sätt är ett chefsansvar. En hållbar resurs- och bemanningsplanering är en förutsättning för en god arbetsmiljö och för att rekrytera medarbetare med rätt kompetens. Arbetet med att öka grundbemanningen och finna bra modeller för korttidsbemanning behöver intensifieras för att kunna minska andelen timavlönade medarbetare. I Budget 2014 framhålls särskilt målsättningarna att minska andelen timavlönade timmar generellt mot bakgrund av mål kring kvalitet i verksamheten, arbetsmiljö och möjlighet till heltid/önskad tjänstgöringsgrad. I budgeten framgår att målet är att halvera andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningar. För att stödja nämnderna i arbetet med att nå målet har förslag till riktlinje kring timavlönade tagits fram, innehållande uppdraget att ta fram mål och särskild handlingsplan i de nämnder som har en stor andel timavlönade. Nämndernas bör fastställa sin handlingsplan senast i november 2014. Ansvariga Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Malmö stad Stadskontoret Riktlinjer timavlönade För att kunna erbjuda Malmöborna en hållbar god service är det av avgörande betydelse att Malmö stad kan rekrytera, utveckla och behålla engagerade medarbetare med rätt kompetens. Våra medarbetare ska erbjudas goda anställningsvillkor, möjlighet till arbete på heltid eller önskad tjänstgöringsgrad samt en god arbetsmiljö. Malmö stad ska vara ett föredöme som arbetsgivare och stärka bilden av Malmö stad som en attraktiv arbetsplats. I Budget 2014 framhålls särskilt målsättningen att minska andelen timavlönade timmar mot bakgrund av mål kring kvalitet i verksamheten, arbetsmiljön och möjlighet till heltid/önskad tjänstgöringsgrad. I budgeten framgår att målet är att halvera andelen timavlönade timmar till förmån för fastare anställningar. Malmö stad har en hög andel timavlönade medarbetare. Deras arbetade tid omräknad till heltid motsvarade ca 1 200 medarbetare per månad under 2013. Andelen arbetade timmar av timavlönade medarbetare i relation till antal arbetade timmar totalt varierade mellan yrkesgrupperna, högst var den bland vårdbiträden, 39 %, vårdare, 16 %, barnskötare, 13 % och undersköterskor, 8 %. En tidsbegränsad anställning som innebär att medarbetaren är timavlönad ska endast tillämpas i begränsad utsträckning. För att minska omfattningen både vad gäller andelen timavlönade timmar och antal timavlönade medarbetare ska anställningar som är planerade att pågå tre veckor eller längre och som omfattar minst 40 % av den för motsvarande heltid gällande arbetstiden, vara månadsavlönade (gäller HÖK). Handlingsplan och uppföljning Riktlinjen omfattar alla förvaltningar. Stadsområdesförvaltningarna, sociala resursförvaltningen samt förskoleförvaltningen ska under 2014 ta fram en särskild handlingsplan i syfte att minska andelen timavlönade timmar och antalet timavlönade medarbetare. Handlingsplanen bör behandlas i nämnden senast i november 2014. Handlingsplanen ska innehålla en kartläggning av omfattningen av timavlönade timmar samt beskrivning av eventuellt hindrande strukturer för att minska timavlönade timmar. Handlingsplanen ska utifrån målsättningen i Budget 2014 innehålla mätbara delmål för 2014 respektive 2015. För 2014 bör delmålet sättas till att antalet timavlönade timmar ska minska med minst 20 %. Vidare ska i handlingsplanen framgå behov av kompetenshöjande- och/eller utbildningsinsatser för att uppnå adekvat utbildningsnivå.
2 (2) Handlingsplanen ska också beskriva vilka åtgärder som planeras och hur uppföljningen ska genomföras. Uppföljning och analys ska göras utifrån olika perspektiv; kvalitet i verksamheten, bemanning, organisering och ekonomi. Arbetet med handlingsplanen ska ske i samverkan med berörda fackliga organisationer. För att underlätta uppföljning, analys och bemanningsplanering finns IT-stöd i form av Koll HR Produktiv resurs, åtkomligt via Komin. Arbete pågår med ytterligare ett ITstöd Koll HR Timrapporter, som beräknas finnas tillgängligt inför arbete med DR2. Produktiv resurs visar den faktiska närvaron omräknad till heltidsresurser baserat på månadsanställda (tillsvidare- och tidsbegränsat anställda), timavlönade samt eventuell extra närvaro. Även frånvaro kan följas upp fördelad på olika orsaker. Timrapporter visar ett antal olika nyckeltal, t ex andel timavlönade i förhållande till månadsanställda och också vikarier i relation till frånvaro. Stadskontoret följer upp förvaltningarnas mål vid varje delårs- och årsbokslut samt följer och analyserar resultatet av arbetet med handlingsplanerna för att identifiera eventuella behov av kommunövergripande åtgärder.