Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 Planeringsprojektets underlag för beslut avseende Lag (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material, Dnr Mahr 16-2015/361 E- plikt Inledning och bakgrund Sedan 1600- talet har svenskt tryckt material bevarats för eftervärlden på Kungl. biblioteket (KB) samt på ett antal så kallade pliktbibliotek. 1 I och med att andelen elektroniskt publicerat material ökat har det under en längre tid utretts hur även detta ska kunna bevaras för eftervärlden, framför allt för forskningsändamål. Detta arbete utmynnade i Lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material (e- plikt) vilken ger föreskrifter om skyldighet att lämna exemplar av elektroniskt material som uppfyller vissa kriterier och som har gjorts tillgängligt för allmänheten här i landet genom överföring via nätverk. Initialt har det varit ett antal övergångsleverantörer som i samarbete med KB under ett par år (2013-2014) arbetat för att utveckla tekniska och administrativa lösningar för att leverera det elektroniska materialet. Från och med 1 januari 2015 är lagen generellt tillämplig på alla leveranspliktiga organisationer och myndigheter. För Malmö högskola innebär detta att leveranspliktiga publikationer som tillgängliggjorts från och med 1 januari 2015 inom tre månader ska levereras till KB. E- plikt i relation till annan lagstiftning Arkivlagen Arkivlag (1990:782) och lagen om e- plikt ska betraktas fristående från varandra. Det är därför inte nödvändigt att göra en gränsdragning kring vilket material som faller under respektive regelverk. I stället kommer, till viss del, samma material som faller under Arkivlagen också vara leveranspliktigt i enlighet med lagen om e- plikt. Syftet med e- plikt är att säkerställa tillgång till de egentliga myndighetspublikationerna för framtida forskningsändamål. Att publikationerna då även finns på KB är önskvärt eftersom material blir sökbart på ett, för ändamålet, bättre sätt via en bibliografisk katalog än vad detta anses vara via Riksarkivets arkivredovisning. 2 Upphovsrättsliga aspekter och integritetsskyddsaspekter I förarbeten uppmärksammas att det finns upphovsrättsliga aspekter och integritetsskyddsaspekter i samband med att material levereras till KB och då material, i framtiden, tillgängliggörs för forskning. Lagstiftaren menar dock att dessa aspekter får anstå. 3 Eftersom lagstiftaren har för avsikt att återkomma i dessa frågor behöver de inte heller utredas närmare här. Leveranspliktigt material Inledning Leveransplikt för myndigheter begränsas till det som i förarbeten betecknas som egentliga myndighetspublikationer. Förutom att det, enligt KB, är dessa publikationer som oftast efterfrågas för forskningsändamål bör denna begränsning också göras av kostnadsskäl. Genom att begränsa leveranspliktigt material till publikationer som myndigheterna, med hänsyn till offentlighets- och 1 Lag (1993:1392) om pliktexemplar av dokument 2 Prop. 2011/12:121, s 39f 3 Prop. 2011/12:121, s 11 1
Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 arkivlagstiftningen, ändå måste hantera på ett strukturerat sätt gör lagstiftaren bedömningen att resursåtgången för det allmänna begränsas. 4 För att en myndighetspublikation ska vara leveranspliktig ska följande kriterier vara uppfyllda: 1. Materialet ska av myndigheten ha tillgängliggjorts för allmänheten i Sverige 2. Materialet ska ha framställts av myndigheten eller av någon på uppdrag av myndigheten 3. Materialet ska bestå av en avgränsad enhet av en elektronisk upptagning av permanent och avslutad karaktär 4. Det ska vara en egentlig myndighetpublikation För allmänheten i Sverige Publikationen ska av myndigheten ha tillgängliggjorts för allmänhet här i Sverige. Detta innebär inte att allmänheten faktiskt har tagit del av materialet utan endast att möjligheten finns. För högskolans del innebär detta att publikationer som ligger på den öppna webben kan vara leveranspliktiga. Publikationer på ett eventuellt intranät som är tillgängligt för myndighetens personal, via lösenord eller annat autentiseringssätt, skulle dock inte vara leveranspliktigt eftersom allmänheten då saknar tillgång. 5 För visst material ska publikationens målgrupp också vara allmänheten. Promemorior, kunskapsöversikter, utbildnings- och informationsmaterial samt anvisningar är leveranspliktiga om dessa i huvudsak riktar sig till allmänheten. 6 Studentgruppen, som i andra sammanhang ofta betraktas som just allmänhet ska inte betraktas som allmänhet i relation till denna lagstiftning. 7 Inte heller de studentuppsatser som publiceras i MUEP kommer att betraktas som leveranspliktiga. 8 Materialets form Leveransplikten omfattar endast material som gjorts tillgängligt i form av en avgränsad enhet av en elektronisk upptagning, i praktiken en fil eller ett objekt. 9 Publikationer som omfattas av flera filer omfattas inte av leveransplikt såtillvida materialet inte av praktiska skäl, till exempel på grund av omfattningen på materialet, är uppdelad på ett fåtal filer så som till exempel huvudtext och bilagor. 10 Skulle samma material publiceras i flera olika format räcker det med att ett av dessa levereras, företrädesvis den som lämpar sig bäst för bevarande. 11 Materialet ska vara av permanent karaktär och inte fortlöpande uppdateras eller ändras. En tumregel är att material där avsikten vid publiceringstillfället inte är att ändra innehållet inom tre månader är leveranspliktigt. Det är då fråga om olika versioner av publikationen där varje version är leveranspliktig. Planeras ändringar ske oftare är det istället ett material av icke permanent och avslutad karaktär och därför inte leveranspliktigt. 12 Materialets karaktär För att leveransplikt ska föreligga krävs också att materialet är av en viss karaktär, det som i förarbeten kallats egentlig myndighetspublikation. Exempel på dessa är: 13 4 Prop. 2011/12:121, s 39 och 42 5 Prop. 2011/12:121, s 63 jmf s 51 6 Prop. 2011/12:121, s 63 7 Mailväxling med KB se diarienr. 8 Muntligt besked på informationsträffen för myndigheter på Kungl. biblioteket (KB) den 28 november, 2014 9 Prop. 2011/12:121, s 61 jmf s 49f 10 Prop. 2011/12:121, s 61 11 Muntligt besked på informationsträffen för myndigheter på Kungl. biblioteket (KB) den 28 november, 2014 12 Prop. 2011/12:121, s 51 13 Pliktleverans av elektroniskt material: myndigheter http://www.kb.se/dokument/pliktleverans/epliktfolder_myndigheter_141021.pdf 2
Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 promemorior rapporter utredningar vägledningar anvisningar utbildnings- och informationsmaterial (kan också vara filmer) kunskapsöversikter referatsamlingar av domar eller beslut tidskrifter författningar råd översättningar av myndighetspublikationer avhandlingar abstracts forskningsrapporter nyhetsbrev faktaserier vetenskapliga tidskrifter working papers Det vanliga är också att publikationen ska ha en viss omfattning och vara en något större sammanhängande publikation. Omfattningen är dock inte det enda kriteriet utan karaktären är det viktigaste. Publikationen ska åtminstone likna det som myndigheter brukade låta trycka eller annars ge ut på sådan fysisk informationsbärare som omfattas av pliktexemplarslagen innan det blev vanligt med elektronisk publicering. 14 En tydlig indikation på att ett material är leveranspliktigt är således att det också publicerats i en tryckt version eller om det hade varit publicerat i tryckt form omfattats av Lag (1993:1392) om pliktexemplar av dokument. 15 Icke leveranspliktigt material Eftersom leveransplikten från myndigheter ska begränsas till de egentliga myndighetspublikationerna anges här också en lista med exempel på publikationer som inte är leveranspliktiga: 16 handlingar som enskilda eller myndigheter lämnar in i förvaltningsärenden domar och beslut remissyttranden interna utredningar nyhetsnotiser och pressmeddelanden platsannonser nedladdningsbara blanketter PowerPoint- presentationer eller motsvarande artiklar som är mer komplexa i sin struktur, dvs. som kan bestå av flera filer, t.ex. olika filer för rubrik, artikeltext och bilder publikationer och statistik från andra myndigheter databaser och/eller elektroniskt material som innehåller programvara 14 Prop. 2011/12:121, s 63 15 Prop. 2011/12:121, s 64 16 Pliktleverans av elektroniskt material: myndigheter http://www.kb.se/dokument/pliktleverans/epliktfolder_myndigheter_141021.pdf 3
Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 överföringar via intranät filmer som mer utgör inslag i en webbpresentation eller som är direktströmmande Identifierat leveranspliktigt material Inledning Visst material har lokaliserats och bedömts som leveranspliktigt, både publikationer och filmer. Högskolans webbplats är dock omfattande och det går inte att förutse allt framtida leveranspliktigt material. Därutöver kan det finnas leveranspliktigt material publicerat på andra platser än mah- webben. För att hjälpa de som publicerar att avgöra vilket material som är leveranspliktigt bör en exempelkatalog utarbetas. 17 Detta kommer dock inte att räcka utan det kommer att behövas en supportfunktion som ger högskolans medarbetare stöd i dessa frågor. Här följer beskrivning av typer av publikationer, inklusive informationsfilmer, som identifierats som leveranspliktiga. MUEP Publikationerna i lärosätenas lokala arkiv (local repositories) är leveranspliktiga. 18 Flera av de egentliga myndighetspublikationer som exemplifierats är av sådan art att de bör registreras samt deponeras som fulltextfil i MUEP. MUEP kan därför användas som källa och leveransväg av dessa, oavsett om de även publiceras på andra platser av myndigheten och därvid görs tillgänglig för allmänheten. Att använda MUEP är resurseffektivt eftersom det därifrån är möjligt att göra leveranser via nätverk samt att de metadata som ska åtfölja varje publikation redan finns i databasen och kan bifogas automatiserat. De kategorier av material som bör kunna täckas in av detta är: kunskapsöversikter, avhandlingar, forskningsrapporter, working papers, tidskrifter och vetenskapliga tidskrifter. Tidskrifter Högskolan publicerar tidskrifter som inte i sin helhet registreras och deponeras i MUEP. Dessa är leveranspliktiga och ska levereras. 19 Hittills identifierade är: Idrottsforum.org (http://idrottsforum.org/) Glocal times (http://ojs.ub.gu.se/ojs/index.php/gt/index) Shipwrights (http://www.shipwrightsreview.com/) Scandinavian sport studies forum (http://sportstudies.org/) Dessa tidskrifter publiceras inte som ett sammanhängande nummer eller volym i en och samma fil utan varje artikel publiceras var för sig och ska också levereras en och en. Inte heller allt material i dessa tidskrifter är leveranspliktigt. Framför allt i Idrottsforum.org publiceras många notiser av karaktären lästips avseende artiklar publicerat i andra tidskrifter, meddelanden rörande kommande konferenser och andra kommande arrangemang och annat mer notisartat material vilka inte är leveranspliktiga. Tidskriften Pedagogisk forskning i Sverige, http://journals.lub.lu.se/index.php/pfs/index, publiceras i ett samarbete mellan Malmö högskola och Lunds universitet och det räcker med att ett lärosäte (en myndighet) levererar. Tidskriften publiceras i Lunds universitets Open journal system (OJS). Det är 17 Jmf Göteborgs universitets information om e- pliktigt material 18 Muntligt besked på informationsträffen för myndigheter på Kungl. biblioteket (KB) den 28 november, 2014 19 KB tillfrågades om leveransplikten för dessa via mail 150116 se diarienr 4
Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 därför lämpligare om Lund levererar eftersom de behöver lägga upp leveransrutiner för alla sina tidskrifter i detta system. Informationsfilmer Leveranspliktigt utbildnings- och informationsmaterial kan även utgöras av filmer. Här görs bedömningen att alla filmer under Malmö högskola Play, http://www.mah.se/nyheter/malmo- hogskola- Play/, är leveranspliktiga, inklusive det som finns på itunes U. Är samma material publicerat under flera av rubrikerna ska detta endast levereras en gång. Även andra filmer som vänder sig till i huvudsak allmänhet, inklusive potentiella studenter, är leveranspliktiga. Andra publikationer KB gör den bedömningen att inget material publicerat på Medarbetarwebben eller på studentsidorna på mah- webben är leveranspliktigt eftersom målgruppen inte är allmänheten. 20 Material under rubrikerna Vill studera, Samverkan och Om Malmö högskola vänder sig däremot till just personer utanför högskolan och kan därför omfatta publikationer som är leveranspliktiga. Rubriken Forskning omfattar en del material som vänder sig till blivande forskare/doktorander och kan vara leveranspliktigt. Samma uppdelning kan förmodligen göras på fakulteternas sidor på mah- webben. Leveranspliktigt material kan vara både html- filer och publikationer publicerade i andra format som till exempel pdf. Generellt sett är det html- publikationerna som är mest svårbedömda i fråga om materialet är leveranspliktigt eller inte och det är den grupp medarbetare som publicerar material inom denna kategori som kommer att vara i störst behov av support. Materialinsamling Visst material kan automatiserat samlas in för vidare leverans till KB. Annat material måste manuellt samlas in genom att det rapporteras och bifogas via ett leveransformulär. I dagsläget hanterar KB två automatiserade leveranssätt, RSS och FTP, och högskolan har valt att leverera via RSS- flöde. Leveranspliktigt material från MUEP kommer att samlas in på ett automatiserat sätt och levereras till KB via ett RSS- flöde. Annat material kommer att rapporteras in till en central funktion via ett leveransformulär för att sedan också levereras via ett RSS- flöde. 21 Leveransmetoderna beskrivs närmare i bilagorna 3-4 och flödena för publikationerna beskrivs i bilaga 1. Ansvar och organisation Övergripande ansvar Respektive verksamhetsansvarig chef ansvarar för att leveranspliktigt material publicerat i dennes verksamhet identifieras och insamlas för levereras till KB. BIT- chefen ansvarar för att tekniska förutsättningar för leverans föreligger samt för att insamlat material med jämna intervaller också levereras till KB. Leveranspliktigt material i system Systemägare ansvarar för att meddela ansvarig chef för verksamheten där aktuellt system ägs, om systemen kan omfatta leveranspliktigt material. Detta ska också beskrivas i systemets förvaltningsdokumentation och tas upp vid årliga risk- och säkerhetsanalyser. 20 Mailväxling med KB se diarienr 21 Jmf Göteborgs universitets formulär 5
Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 Ansvar för insamling och leverans BIT tillhandahåller och underhåller tekniska lösningar för insamling och leveranser och ombesörjer att det insamlade materialet kontinuerligt också når KB. MUEP BIT ombesörjer att leveranspliktigt material publicerat i MUEP samlas in och levereras till KB. 22 Tidskrifter För de av högskolans tidskrifter som publiceras elektroniskt men som inte registreras i MUEP ansvarar redaktör eller motsvarande för att publikationer samlas in för vidare leverans till KB. Informationsfilmer För de filmer som publiceras i en arbetsgång där Kommunikationsavdelningen ansvarar för själva publiceringen är det lämpligt att ansvaret för insamlandet också ligger hos Kommunikationsavdelningen. Mah- webben Idag är det Kommunikationsavdelningen som har störst insyn i vad som publiceras på mah- webben och som därför också har störst möjlighet att identifiera leveranspliktigt material. Det bör dock vara den som ombesörjer själva publiceringen som också ansvarar för att leveranspliktigt material samlas in. Detta innebär att lagstiftningen i stor utsträckning berör medarbetare på Kommunikationsavdelningen men också andra medarbetare på Gemensamt verksamhetsstöd. Därutöver berörs också medarbetare med placering på högskolans andra organisatoriska delar som publicerar på mah- webben. Detta bör dock i mindre utsträckning vara leveranspliktigt material som publiceras av dessa medarbetare. Publikationer utanför mah- webben Material som publiceras utanför mah- webben kan ingen annan än den som publicerar materialet ha kontroll över. Den medarbetare som väljer att publicera utanför mah- webben är därför ansvarig för att detta material samlas in för vidare leverans till KB. Supportfunktion Support För att stötta de av högskolans medarbetare som berörs av lagstiftningen, både de som själva publicerar men också de som i linjeorganisationen ansvarar för att lagstiftningen efterlevs, behövs en supportfunktion. Denna ska hålla sig á jour med eventuella förändringar i praxisen kring leveransplikt och kommunicera detta till berörda parter. I detta ingår bland annat att underhålla och uppdatera exempelkatalogen och annan information på mah- webben. Funktionen ska också, vid behov, kommunicera om e- plikten, bland annat till nyanställda. En stor initial uppgift, som bör bli mindre med tid, är att vara andra medarbetare behjälplig att bedöma om en publikation är leveranspliktig. Framför allt är det publikationer publicerade som html direkt i Episerver som är svårbedömda. 23 Funktionen bör genom detta arbete ha sådan inblick i behoven att den kan göra BIT uppmärksam på om det framkommer materialtyper eller ändrad praxis som kräver eller lämpar sig för ett annat tekniskt leveransflöde. Med en centraliserad administrativ organisation bör denna uppgift ligga hos en grupp av medarbetare som båda har nära anknytning till högskolans administrativa delar men också en nära 22 I de enstaka fall någon skriftserie eller enstaka publikation utgiven av högskolan publiceras elektroniskt men inte i MUEP ansvarar redaktör eller motsvarande för serien för att publikationen samlas in för vidare leverans till KB. 23 Här kommer supportorganisationen att få fortsätta det arbete som gjort i projektet genom att samarbeta med den supportfunktion som KB har i bedömningsfrågorna. 6
Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 anknytning till fakulteterna. Kommunikationsavdelningen med sin centrala placering och med kommunikatörer med lokal anknytning och kännedom skulle kunna fylla denna uppgift. Metadata Med leveranserna till KB ska medfölja metadata för varje publikation. Det är framför allt metadata avseende leverans, resurs och objekt men i mindre utsträckning bibliografisk metadata. Metadata för leveranser är också till viss del beroende av den tekniska lösning som väljs för leveransen. I de fall metadata kan utvinnas direkt ur leveranspliktig fil och insamling ska ske på ett automatiserat sätt ska den tekniska lösningen i så stor utsträckning som möjligt också automatiserat bifoga denna metadata. BIT ansvarar därför för att möjlighet att bifoga metadata finns samt står för eventuellt support i metadatafrågor. Det åligger den som rapporterar in materialet för insamling att se till att korrekt bibliografisk metadata medföljer. Kommunikation För att högskolan som myndighet ska kunna efterfölja den nya lagstiftningen kring e- plikten krävs naturligtvis att högskolans medarbetare informeras om detta. I projektet har därför en kommunikationsplan utarbetats, se bilaga 5. I kommunikationsplanen identifieras aktiviteter som vänder sig till högskolans olika medarbetargrupper. Planen identifierar också vilka grupper som behöver prioriteras, vilka grupper som är i behov av fördjupad kunskap och vilken aktivitet som riktar sig till respektive grupp. Kommunikationsplanen omfattar en exempelkatalog på material som är leveranspliktigt. Denna ska bidra till att vägleda medarbetarna kring vad som är leveranspliktigt. Framför allt är det konkretionsnivån för mah- webben som ska tydliggöras. Resurser Initiala resurser behövs för att skapa tekniska lösningar samt kommunikation kring regelverket och hur vi på högskolan ska arbeta med detta. Den initiala resursåtgången för teknisk utveckling finns beräknad i bilagorna för de föreslagna tekniska lösningarna. Omfattningen på satsning för utveckling av tekniska lösningar för leveranser är relativt stor. Detta bedöms strategiskt fördelaktigt eftersom det på lång sikt ska spara resurser genom att minimera den manuella hanteringen. För att de tekniska lösningarna ska kunna skapas behövs resurser i enlighet med beräkningarna tillföras. Även om kommunikationsplanen kan uppfattas som omfattande är det viktigt att alla berörda initialt får relevant information för att minimera behoven av framtida support. I nästa steg tar det löpande arbetet vid med att sköta leveranser, underhålla de tekniska lösningarna, kontinuerligt informera samt ge stöd och support i bedömningen av om publikationer är leveranspliktiga. Som tidigare nämnts kan det till att börja med behövas ett omfattande stöd i bedömningen av vad som är leveranspliktigt material och vad som inte är det. Resursbehovet för det löpande arbetet är mycket svårbedömt. Omfattningen av det leveranspliktiga materialet kan inte förutses utan att en mycket djup analys av mah- webben görs, vilket inte är motiverat av den nytta det skulle ge. Istället bör det göras en uppföljning av arbetet och resursåtgången när en lämplig tidsperiod löpt. 7
Malmö högskola, Bibliotek och IT E- pliktprojektet Projektledare Jenny Widmark 150608 Det löpande tekniska arbetet samt arbetet med att göra de faktiska leveranserna till KB kan skötas inom befintliga resurser men om ytterligare teknisk utveckling ska göras i ett senare skede kan det behöva skjutas till resurser för detta utvecklingsarbete. 8
Bilaga 1 Vetenskapliga publikationer Publikationer producerade av forskare Publiceras i MUEP Digital publikation Bedömning om leveransplikt på samlingsnivå Kandidat Mellanlagring RSS-flöde Ingen kandidat OA-policy Skriftserier MAH Publiceras i MUEP Mellanlagring Skriftserier med redaktör Digital publikation RSS-flöde Publiceras Tidskrifter inte i MUEP Tidskrifter med redaktör Leveransformulär Mellanlagring Digital publikation RSS-flöde Objekt från kommunikationsavdelningen HTML (leverans markeras i Episerver) MAH-webb Digital publikation Mellanlagring RSS-flöde Objekt från annan personal GV Filer Ex pdf Publiceras Leveransformulär Mellanlagring Objekt från fakultet Digital publikation RSS-flöde Publiceras Ex YouTube Filmer Regissör J Kommunikationsavd Leveransformulär Mellanlagring Digital publikation RSS-flöde Det okända Objekt från någon i myndighetens namn Publiceras Var? Leveransformulär Mellanlagring Digital publikation RSS-flöde 9
Bilaga 2 Förslag till lösning för e- plikt- leverans av enstaka filer till KB Mål Leverera relevanta filer som tex video- filer och andra filer med leveransplikt som produceras med Malmö högskola som avsändare och med allmänhet som mågrupp till KB. Typ av data Filer av typ mp4, avi och andra vanligt förekommande videoformat samt exempelvis pdf- filer avsedda för tryck som inte levereras på annat vis till KB. Lösningsförslag Vi förordar att välja RSS- leverans till KB. Det andra tekniskt möjliga alternativet som erbjuds är att via FTP ladda upp de e- pliktiga filerna. Då filerna kan vara stora kan inte alltid ett uppladdningsformulär användas pga tekniska begränsningar. Att leverera e- pliktmaterial till KB via RSS innebär att Malmö högskola sätter upp en specialanpassad RSS- tjänst som följer ett visst format (schema) vilket tillhandahålls av KB 24. KB ansvarar sedan för att hämta dataflödet. Hämtningen utgår från publiceringsdatum och tid när KB hämtar materialet utifrån RSS- flödet. Fördelar med RSS- lösning: Automatiserat alla filer som läggs upp görs automatiskt tillgängliga för KB. Det räcker att göra en länk till filen tillgänglig, den faktiska filen behöver då inte packas och skickas till KB. KB gör allt jobbet vid hämtning de använder vårt definierade RSS- flöde. Nackdelar med RSS- lösning: Mer tidskrävande att felsöka än FTP- leverans. Resonemang Det tänkta scenariot innebär att personen som lägger filen i aktuell katalog namnger filen med publikationens titel; resterande relevant information kan i de flesta fall utläsas automatiskt från filen. Detta gör att en automatiserad lösning är att föredra då det minskar risken för felaktig hantering. I vissa fall kan extra metadata behövas, detta hanteras via ett webbaserat gränssnitt. Arbetet kan delas upp i två delar: ett skapande av process för personal som hanterar pliktskyldiga filer inom organisationen samt teknisk implementation. Förslag process för personal: 1. Identifiera personal som ansvarar för originalfiler avsedda för tryck eller annan spridning/publicering som inte innefattas av befintliga e- pliktsleveranser från organisationen. 2. Informera dessa om att de hädanefter även ska lägga en kopia av filen i en mapp som är åtkomlig för dem. Filens namn ska återge publikationens titel. Förslag teknisk implementation: 24 http://www.kb.se/plikt/eplikt/metadataspecifikationer/ 10
Bilaga 2 1. Skapa en mapp som är tillgänglig för berörd personal via rättigheter i högskolans katalogtjänst. 2. Filens namn (utan filändelse) kan användas som titel, vilket i de flesta fall innebär att ingen annan metadata behöver tillhandahållas. 3. Skapa ett webbaserat gränssnitt för att redigera metadata på filer i mappen vid behov. 4. Testa att bygga ett RSS- flöde som exponerar filer i mappen. 5. Validera mot KB- valideringsfiler. 6. Implementera felhantering. 7. Testleverera till KB. Grov tidsuppskattning av arbetet 3-5 arbetsveckor i mantid. 11
Bilaga 3 Förslag till lösning för e- plikt- leverans av HTML- filer från www.mah.se till KB Mål Leverera relevanta delar av http://www.mah.se inklusive metadata till KB. Typ av data Text som är att betrakta som myndighetspublikation och där sidans uppbyggnad inte är att betrakta som av komplex natur (där bild, text och eventuellt andra komponenter utgör en helhet). Enbart själva html- koden skall levereras, inte kringliggande saker som länkar i navigering, dekorativa bilder eller annan text som är irrelevant för sidans huvudinformation. Lösningsförslag Vi förordar att välja RSS- leverans till KB. Att leverera e- pliktmaterial till KB via RSS innebär att Malmö högskola sätter upp en specialanpassad RSS- tjänst som följer ett visst format (schema) vilket tillhandahålls av KB 25. KB ansvarar sedan för att hämta dataflödet. Hämtningen utgår från publiceringsdatum och tid när KB hämtar materialet utifrån RSS- flödet. Fördelar med RSS- lösning: Automatiserat alla relevanta HTML- dokument på mah.se kan göras tillgängliga per automatik med den formatering av innehållet som behövs. Det räcker att göra en länk till innehållet tillgänglig vilket gör att man slipper skapande av fysiska filer (allt innehåll ligger för närvarande i olika delar av en databas). KB gör allt jobb vid hämtning de använder vårt definierade RSS- flöde. Nackdelar med RSS- lösning: Större initial tidsåtgång för att sätta upp tjänsten. Resonemang Den största utmaningen i detta arbete är att identifiera vilka sidor som ska levereras. I vissa fall kan det också vara svårt att avgöra huruvida extrainformation (i nuläget i form av text till höger om huvudytan) också hör till leveransen. För Malmö högskolas webbplats, http://www.mah.se, bör i så stor utsträckning som möjligt inbyggda funktioner i webbplatsens CMS (i skrivande stund EpiServer) användas. Mycket grov uppskattning av arbetet: 8. Inventera vilka sidor och/eller sidtyper som ska levereras. 9. Testa att bygga ett RSS- flöde med dessa. 10. Validera mot KB- valideringsfiler. 11. Implementera felhantering. 12. Testleverera till KB. 25 http://www.kb.se/plikt/eplikt/metadataspecifikationer/ 12
Bilaga 3 Grov tidsuppskattning av arbetet 2-3 arbetsveckor i mantid. 13
Bilaga 4 Förslag till lösning för e- plikt- leverans av MUEP- filer till KB Mål Leverera alla MUEP:s e- pliktiga fulltextfiler samt deras metadata till KB. Typ av data Inga studentuppsatser kommer att skickas till KB. Det är enbart forskningsartiklar, bokkapitel, konferensbidrag och liknande material som kommer att ingå. Lösningsförslag Vi förordar att välja RSS- leverans till KB. Det andra alternativet som erbjuds är att via FTP ladda upp de e- pliktiga filerna. Att leverera e- pliktmaterial till KB via RSS innebär att Malmö högskola sätter upp en specialanpassad RSS- tjänst som följer ett visst format (schema) vilket tillhandahålls av KB 26. KB ansvarar sedan för att hämta dataflödet. Hämtningen utgår från publiceringsdatum och tid när KB hämtar materialet utifrån RSS- flödet. Fördelar med RSS- lösning: Automatiserat alla filer som finns i MUEP görs automatiskt tillgängliga för KB. Det räcker att göra en länk till filen tillgänglig, den faktiska filen behöver då inte packas och skickas till KB. KB gör allt jobbet vid hämtning de använder vårt definierade RSS- flöde. Nackdelar med RSS- lösning: Komplicerat att undanta eller lägga till enstaka filer i leveransen till KB. Resonemang Inventering av vilken metadata vi redan idag enkelt kan ta fram stämmer väl överens med den som KB önskar. Det som behöver göras är att skapa ett RSS- flöde genom att pussla ihop denna data i det format som specificerats av KB. Mycket grov uppskattning av arbetet: 13. Inventera vilka MUEP- dataelement som vi redan har tillgång till. 14. Testa att bygga ett RSS- flöde med dessa. 15. Validera mot KB- valideringsfiler. 16. Implementera felhantering. 17. Testleverera till KB. 18. Kontrollera om PubData ändras när man laddar upp en ny fulltextfil till en MUEP- post. Grov tidsuppskattning av arbetet 4-6 arbetsveckor i mantid. 26 http://www.kb.se/plikt/eplikt/metadataspecifikationer/ 14
Bilaga 5 Utkast till kommunikationsplan för e- pliktsprojektet Carolin Lind, Eva Tornbjer Vad ska vi kommunicera om? E- pliktslagen, som gäller alla myndigheter från och med årsskiftet 2014-2015. Vad är det som innefattas av leveransplikten? Vem berörs? Hur går man tillväga för att uppfylla lagen? Vem vänder man sig till om man är osäker? Varför ska vi kommunicera? Det påverkar i stort sett allas arbete och är därför viktigt. Vilka ska vi kommunicera med? Definiera målgrupperna. Administrativ personal, akademisk personal alla anställda på Malmö högskola som arbetar med webb eller andra elektroniska dokument. OBS! Målgrupperna ska delas upp något, Eva och Carolin ska diskutera detta vid möte 25 mars! Detta får också effekt på målen. Vad vill vi uppnå? Mål! Två målgrupper: 1. Samtliga anställda Vad ska målgruppen veta, kunna, göra Veta att det finns en lag om e- plikt som vi som myndighet måste följa. Känna till vilka typer av dokument som berörs eller veta vart man ska vända sig för att ta reda på det Veta vart man vänder sig med frågor 2. De som berörs mer direkt av leveransplikten exempelvis kommunikatörer, redaktörer, viss administrativ personal Vad ska målgruppen veta, kunna, göra Som ovan och dessutom Veta hur man uppfyller lagen och hur dokumenten ska levereras OBS! Målgrupperna måste delas in i ett par nivåer de som bara behöver ha kännedom om ovanstående baskunskaper och de som berörs mer direkt och behöver fördjupad kunskap. 15
Bilaga 5 Vilka kanaler ska vi använda? Webb Nyhetsbrev Mejl Möten En webbsida med all relevant information skapas. Staffmejl och nyhetsbrev pekar sedan dit. Innehåll på webbsidan: Varför gör man detta? Vad omfattas av pliktleveransen? Vem berör det? Hur gör man? Pedagogiskt steg för steg. Exempelsamling Vart vänder man sig när man är osäker? Frågor och svar Vi måste också identifiera personer som kan leda detta vidare, exempelvis administrativt ansvariga, kommunikatörer på respektive fakultet och, i förekommande fall, verksamhetsansvariga. Budskap Varför gör vi detta? Vem gör det? Vad innefattas av lagen? Hur gör man? Ordning 1. Kontakta gatekeepers (chefer). Mejl om vad som är på gång 2. Möten (APT) där frågan tas upp, om avdelningen berörs eller inte 3. Artikel i Nyhetsbrevet om vad som kommer. 4. Webbsidan, med all tillgänglig information, skapas. 5. Möten för dem som berörs, demonstration 6. Ännu en artikel i Nyhetsbrevet, som pekar på webbsidan. Kort text på medarbetarsidan som också pekar på webbsidan. 7. Staffmejl till samtliga anställda med kort text vad som ska hända och länk till webbsidan. Ansvar 1. Kontakta gatekeepers projektgruppen/jenny är avsändare 2. Nyhetsbrev Eva eller Carolin skriver. 3. Webbsidan skapas av projektgruppen som ska implementera beslutet. 4. Nyhetsbrev Eva eller Carolin skriver. 5. Möten(APT) ansvarig enhetschef. Information om att det finns och om enheten berörs 6. Möten (demonstration) för dem som berörs av lagen i praktiken 7. (Staffmejl skickas av någon ansvarig) 16
Bilaga 5 Hinder Det är förmodligen ingen populär åtgärd, men nödvändig eftersom det är en lag. Viktigt att nå så många som möjligt från olika håll. Kan vara svårt att följa upp. Uppföljning Återkoppla till chefer. Mäta klick. Kan man erbjuda utbildningsinsatser? Att exempelvis arkivarien undervisar några timmar om detta? Tid- och aktivitetsplan Datum Målgrupp Budskap Kanal Ansvarig Rektor, Rektors ledningsgrupp Uppdragsredovisning Möte Gunilla och/eller Susanne Administrativa chefsgruppen Vad kommer att hända och varför Möte Gunilla och/eller Susanne Gatekeepers, det vill säga prefekter och liknande Vad kommer att hända och varför. Viktigt att kunna hänvisa till någon som kan svara på frågor Mejl Ansvarig linjechef. Eva och/eller Carolin kan bistå med att formulera mejlet vid behov. Kommunikatörer, redaktörer Vad kommer att hända och varför. Viktigt att kunna hänvisa till någon som kan svara på frågor Viktigt att de är medvetna om vad de förväntas göra Mejl Möte med muntlig information och möjlighet att ställa frågor. Demonstration av hur man praktiskt går tillväga Supportgrupp, projektledare, arkivarie Samtliga anställda på Mah Vad kommer att hända och varför. Berätta om projektet, kommentar från Jenny. Artikeln vinklas på påverkan Nyhetsbrev Eva och Carolin 17
Bilaga 5 och vem som berörs. Samtliga anställda på Mah Kort bakgrund om varför vi gör detta. Vem berörs? Vad omfattas av pliktleveransen? Webb Se exempel från Göteborgs universitet Hur gör man? Steg för steg Vart vänder man sig med frågor? Exempelsamling Frågor och svar Samtliga anställda på Mah Nu är det skarpt läge, så här gör man, fråga om du behöver hjälp. Mer praktiskt innehåll än det förra nyhetsbrevet. Nyhetsbrev Länka till webbsidan ovan Kort text på medarbetarwebben, fakultetsbloggar med mera, med länk till webbsidan. Eva och Carolin Samtliga anställda på Mah Nu är det skarpt läge, så här gör man, fråga om du behöver hjälp Staffmejl Länka till webbsidan Någon i ledande position är avsändare. Anmärkning: Vissa saker är fortfarande oklara, exempelvis ansvaret. Frågor: Vem ska göra webbsidan? Vem ska vara avsändare i mejlen? Studentingången på webben nuvarande studenter undantas och presumtiva ska in i leveranssystemet? Hela EDU? Hur är det med forskare? Vänder de sig till allmänheten när de presenterar sig på web 18