Ofta frågade frågor om plagiatgranskning och Urkund Administrativa frågor 1. Varför har akademin skaffat Urkund? Universitetet är beroende av att omgivningen har förtroende för verksamheten. Ifall någon skulle ifrågasätta trovärdigheten måste akademin kunna visa att vi har ett genomtänkt system för att garantera verksamhetens kvalitet. Plagiatdetektion är en viktig del i kvalitetshanteringen. Med hjälp av programvaran underlättas lärarens granskning vilket medför en effektivare kontroll. Effektivare kontroll ger ökad trovärdighet. Vi kan visa att plagiat inte är ett problem hos oss. Att träna upp en korrekt referensteknik är en del av universitetsstudierna. Urkund fungerar även som ett slags pedagogiskt redskap som påminner läraren om att ta upp referenstekniken i utbildningen. I slutändan kontrollerar den att universitetets metoder för att lära ut referenstekniken är tillräckliga. I det elektroniska samhället har möjligheterna att plagiera blivit betydligt lättare. Inom vetenskapen är den här typen av fusk särskilt allvarlig. Nyhetsrapporteringen ger klara besked om att plagiering är ett växande problem. För att mota Olle i grind har akademin valt att skärpa sitt direktiv för plagiathantering och beslutat att ta i bruk Urkund. Urkund ska m.a.o. ha en preventiv verkan. 2. Hur fungerar Urkund? Studeranden skickar in sitt arbete per e-post till Urkund enligt lärarens anvisning. Urkund tar ut ordsträngar från det inlämnade arbetet och jämför dessa med källor på internet, med förlagens elektroniska versioner av böcker och andra publikationer samt med tidigare granskade arbeten (referensarkiv). Granskningen sammanställs till en rapport som skickas till läraren. Systemet har gjort en egen analys där graden av likhet bedöms från 0-100 %. Fullständig likhet behöver inte betyda plagiat utan kan t.ex. bero på att det ena citationstecknet saknas. Läraren bär alltså fortfarande ansvaret och måste analysera rapportens resultat. 3. Varför valde akademin Urkund? En arbetsgrupp analyserade flera alternativ. Av dem fick Urkund högsta betyg för användarvänlighet. Då Urkund inte var dyrare än övriga alternativ kändes valet naturligt. Att bolaget kan erbjuda fullständig service på svenska vägde också in. Akademin har ett licensavtal för ett år i gången. Vi följer med vilka val andra högskolor gör och produktutvecklingen på marknaden. 4. Vem har rätt att använda Urkund? Alla anställda vid Åbo Akademi får användarrättigheter nyanställda beställer användarrätt från urkund@abo.fi. 1
5. Måste jag använda Urkund? Åbo Akademis styrelse har beslutat att examensarbeten skall genomgå plagiatgranskning med Urkund. Vi rekommenderar givetvis att Urkund används i alla kurser där studerandena framställer skriftliga arbeten eftersom det underlättar lärarens obligatoriska granskningsarbete. Examensstadgan 41 a Handledaren avslutar sitt uppdrag med att med intyg bekräfta att plagiatgranskning av avhandlingen har gjorts och att arbetet kan genomgå språkgranskning... 41 b Avhandlingar för högre högskoleexamen bedöms enligt institutionens beslut på förslag av en eller flera sakgranskare... Granskningen utförs om läroprovet har klarat plagiatgranskningen... 6. Har studeranden rätt att välja om skrivarbetet granskas eller inte? Nej, genom att ta emot en studieplats vid akademin har studeranden förbundit sig till att följa de regler som gäller för universitetet. Tentamensinstruktionen 21 Skrivna arbeten och avhandlingar inlämnas till läraren... på det sätt som undervisningsplanen anger eller på annat överenskommet eller angivet sätt. Lärarens har rätt att bestämma hur bedömningen av en prestation genomförs. Metoden måste givetvis fylla allmänna krav på likabehandling och rimlighet. Användningen av Urkund är inte orimligt besvärlig eller betungande och medför inte heller nya kostnader för studeranden. Se även punkt 5. 7. Kan Urkund skapa en förtroendekris mellan läraren och studerandena? Läraren bör komma ihåg att föra en dialog med studerandena om varför Urkund används och visa hur det fungerar. I praktiken inför Urkund inget nytt till bedömningen av studerandenas arbeten, referenser ska alltid anges om läraren inte uttryckligen gett andra instruktioner. 8. Får studerandena använda t.ex. sitt kandidatarbete som del av sin pro gradu-avhandling? Här varierar praxis från ämne till ämne. I vissa ämnen behandlas kandidatarbetet som en vanlig källa i likhet med alla andra källor och bör refereras till på samma sätt, i andra ämnen kan man fortsätta bearbeta texten i kandidatarbetet till sin pro gradu. Detta har egentligen ingenting med Urkund och plagiatdetektion att göra, utan det är upp till lärarna att informera om vilka regler som gäller vid det egna ämnet och upp till studerandena att kontrollera att de känner till dem. 9. Jag tror att det finns en risk att en studerande använt samma uppsats i flera ämnen - om Urkund används inom både mitt ämne och det andra ämnet, betyder det i så fall att Urkund nu upptäcker om samma uppsats använts som slutarbete i flera kurser (vid Akademin)? Med den nuvarande inställningen går det inte att upptäcka om en studerande skickat in samma uppsats i samband med en tidigare kurs. Urkund jämför inte ett inskickat arbete med andra arbeten som skickats in från samma e-postadress. Det förs en diskussion om att ändra den här inställningen. En ändring medför dock problem vid de enheter där ett kandidatarbete kan utgöra en del av avhandlingen pro gradu utan citering. Här kommer Urkund att meddela likheter på varje ställe där kandidatarbetets text plockas in. 2
10. I en kurs i engelska ska vi översätta en vetenskaplig text till engelska. Jag tänkte översätta en del från kandidatuppsatsen jag håller på att skriva. Kursen i engelska skickar texterna till Urkund, kan det medföra att jag får problem då kandidatuppsatsen granskas? Urkund jämför den granskade texten mot redan existerande texter. Urkund känner inte igen översättningar som studeranden själv gjort. Vi rekommenderar ändå alltid att skribenten ska ange ursprungstexten i den här typen av övningsuppgifter. 11. Jag fungerar som sakkunniggranskare för arbeten som ska presenteras på ett seminarium som inte ordnas av Åbo Akademi. Kan jag använda Urkund för att granska dessa arbeten? Tyvärr är svaret nej. Åbo Akademis licens gäller endast arbeten inom universitetet. Ifall Prioinfo AB märker att vi bryter mot licensavtalet kan vi tvingas till ersättningar. Vem som betalar sådana ersättningar inom Åbo Akademi har vi inte utrett men troligtvis faller ansvaret helt eller delvis på den enhet du hör till. 12. Hur mycket arbetstid tar den här obligatoriska plagiatgranskningen av läraren? En del av bedömningen av studerandens arbete är att säkerställa att det inte förekommer fusk i det. Hur mycket arbetstid lärarna satt ner på den här delen av bedömningsarbetet är inte utrett. Ur den här synvinkeln är det vår uppfattning att Urkund ska spara tid för läraren. Utan tvekan är det dock så att Urkund skärper granskningen efter fusk vid Åbo Akademi. Ur den synvinkeln medför analysen av Urkund-rapporterna ett nytt steg i lärarens arbete. Åbo Akademis styrelse har ansett att steget, förbättrad vetenskaplig trovärdighet, är värt att ta. Upphovsrätt och rättskydd 13. När kan ett verk anses vara skyddat av lagen om upphovsrätt? I korthet måste ett verk uppfylla s.k. verkshöjd. Verkshöjd kräver att upphovspersonen kan visa att verket har en egenart som är skapad med hjälp av eget kreativt arbete. Om ett verk uppfyller kravet måste tolkas från fall till fall eftersom många omständigheter måste vägas in. Det lönar sig att alltid utgå ifrån att en annan persons alster är skyddat. 14. Kan man få tillgång till skrivarbeten via Urkunds arkiv? Varje lärare har ett eget arkivområde i Urkund från vilket man kommer åt inskickade arbeten inom de egna kurserna och Urkunds granskningsrapporter för dessa arbeten. Läraren har inte direkt tillgång till skrivarbeten som finns i en annan lärares arkiv eller i Urkunds arkiv. Det finns alltså ingen sökfunktion i arkivet. Ifall Urkund ger en träff, hittar likheter med ett textavsnitt, till ett arbete i referensarkivet kan läraren med de nuvarande inställningarna få fram referensen i sin helhet i det fall att den som har skrivit texten i referensarkivet har gett tillstånd till det. Det här är en förutsättning för att kunna granska om det är frågan om plagiat eller inte. Om studerandens möjlighet att begränsa tillgången till arbetet, se punkt 18. 15. En lärare kan nu få tillgång till alla akademistudenters skrivarbeten, är det ändamålsenligt? Läraren kan endast via referensträffar komma åt enskilda skrivarbeten, se punkt 14. Angående ändamålsenligheten så får läraren inte sprida eller använda studerandens material utan dennes lov. Läraren får inte heller på annat sätt redovisa för en enskild studerandes prestationer. En lärare anses dock ha rätt att fråga en annan lärare om råd i bedömningen av ett arbete. 3
16. Hur garanteras studerandenas rättsskydd i användningen av Urkund? Läraren ska i sitt arbete följa principen om likabehandling. Lärarens granskning påverkas dock av varierande koncentrationsförmåga, tillgänglig tid och bakgrundskunskaper. Urkund genomför en systematisk och likartad granskning mot ett omfattande referensmaterial. Rättsäkerheten för studeranden borde alltså bli bättre bara vissa grundförutsättningar uppfylls. Akademin har också gått ut med uppmaningen att då Urkund används i en kurs ska alla arbeten granskas, inte enbart arbeten där läraren vid en genomläsning fattat misstankar om plagiat. I likhet med all bedömning vid Åbo Akademi har studerandena möjlighet att kräva rättelse. Plagiatfall förutsätter alltid att läraren för ärendet vidare till en neutral utredning där studeranden har rätt att besvara anklagelserna. Även i fråga om oförsiktig användning förs det en diskussion mellan läraren och studeranden om problemavsnittet. Studeranden har rätt att kräva att problemavsnittet bedöms av en annan lärare. Se Åbo Akademis direktiv för plagiathantering (www.abo.fi/public/ordnregl). 17. Hur länge finns dokumenten i Urkunds databas? Ett undantaget dokument finns kvar i databasen tills abonnemanget på Urkund sägs upp, ett ickeundantaget dokument finns kvar i tre år efter att abonnemanget har sagts upp. 18. När noteras mitt dokument i Urkunds referensdatabas? Med Åbo Akademis nuvarande inställningar väljer studeranden om dokumentet ska noteras eller inte i referensdatabasen. Det förhandsinställda värdet (dvs. default) är att arbetet är undantaget från referensdatabasen. Väljer studeranden att arbetet inte ska noteras innebär det att nyinskickade arbeten inte jämförs mot detta. Vi rekommenderar att du väljer att göra ditt arbete tillgängligt i referensdatabasen. Det ger ditt arbete ett plagiatskydd och kräver att alla studerande utför sina egna arbeten. 19. Ifall läraren laddar upp dokumentet, noteras det då i Urkunds referensdatabas? Det förhandsinställda värdet (dvs. default) är att arbetet är undantaget och inte blir synligt. Läraren får ett mejl efter att dokumentet laddats upp och kan då göra dokumentet synligt ifall studenten så önskar och ger sitt medgivande. Läraren får inte göra dokumentet synligt utan studentens medgivande. 20. En del av min avhandling är hemligstämplad, vad skall jag göra? Den hemligstämplade delen av avhandlingen lämnas inte in för plagiatgranskning via Urkund, medan delarna som inte är hemligstämplade skall skickas in till Urkund (en tillräckligt stor del av arbetet måste kunna lämnas in). Tekniska frågor 21. Kan Urkund hantera kyrilliska bokstäver? Nej, i nuläget jämför Urkund endast text skrivet med latinska bokstäver. Avhandlingar enbart på ryska måste alltså granskas som tidigare. 22. Vad betyder källhänvisning i Urkunds analys till https://secure.urkund.com? Om en del av en inskickad text liknar en text i Urkunds källor markeras den med ett block. I Urkunds analys finns en källförteckning för att ange var Urkund hittade blocket. Det kan vara en extern källa på internet eller i Urkunds arkiv. Om blocket hittades i Internet så anger Urkund dess webbadress som källa och om det hittades i det egna arkivet anger Urkund adressen https://secure.urkund.com som källa. Om ett övningsarbete har undantagits som referensobjekt av den som skickat in arbetet kommer utomstående inte åt källan på https://secure.urkund.com 23. Varför kan Urkund inte tolka indragna citat som citat? 4
Urkund kontrollerar ordsträngar mot referensmaterial. Det innebär att systemet vid granskningen avlägsnar all layout och kan därför tyvärr inte tolka indragna citat som citat. 24. Jag har min pro gradu-avhandling uppdelad på flera dokument (titelblad, abstrakt, innehållsförteckning samt innehållet med källor och bilagor) Ska alla dokument skickas in till Urkund? För att undvika en diskussion om gränsdragningen förutsätter Åbo Akademi att alla dokument som hör till avhandlingen ska skickas för plagiatgranskning. Tolkningen kan anses strikt men det har förekommit fall i universitetsvärlden där innehållsförteckningen varit plagierad. Att avhandlingen är uppdelad i flera filer är inget problem. Du kan bifoga flera filer i samma e- postmeddelande. Storleken på bilagorna för ett meddelande är begränsad till 5 megabyte = 5000 kilobyte. Är din avhandling mer omfattande än 5 MB måste du dela upp den i flera meddelanden. 25. Vad händer om man i misstag skickar in sitt arbete två gånger? Det gör ingenting, Urkund jämför inte arbeten inskickade från samma e-postadress med varandra. Ifall läraren laddar upp studentens arbete två gånger jämförs de med varandra. Läraren ska dock inte ladda upp studentens arbete utan studentens medgivande. 26. Töms Skräp-mappen i webbinkorgen i Urkund? Det finns en Arkiv-mapp dit man kan flytta kursmappar man inte behöver. Dokument som läggs i Skräp-mappen tas inte bort från arkivet, de enbart göms. Skräpkorgen i sig kan inte tömmas. Ifall man permanent vill ta bort dokument bör man kontakta Urkunds kundtjänst. 27. Min fil är för stor för Urkund, vad skall jag göra? Vissa filer med mycket bilder kan bli för stora för plagiatgranskningsprogrammet. Det beror ofta på att dokumentet innehåller bilder eller grafer som gör att filstorleken överskrids. Då kan man kopiera endast texten till ett nytt dokument och skicka in det. Man kan också kontakta urkund@abo.fi (som når bl.a. DC:s kontaktperson för Urkund) för att se om filen lätt kan bantas till mindre. Man kan skicka in filen till urkund@abo.fi för nedbantning och om det inte går per vanlig e-post, så kan man använda FileSender. FileSender klarar av 50GB stora filer utan problem (alltså ca 10 000 gånger större filer än vanliga e-posten). FileSender hittas på webben via Anställda -portalen under Verktyg -> Flera Verktyg -> FileSender. (OBS! Man kan dock inte sända dokument direkt till Urkund med FileSender) 5