VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 1 Sammanträdet inleddes med textläsning ur Hebréerbrevet. Sammanträdets laglighet och beslutsförhet 25 Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 10/15. Val av två protokolljusterare 26 Förslag: Till protokolljusterare väljs Marit Nilsson-Väre och Olle Victorzon. Till protokolljusterare valdes Johanna Ulrika Söderholm och Birger Enges. Godkännande av föredragningslistan 27 Föredragningslistan godkändes enligt följande ordning: 28,33,29 a och b, 30 a och b, 31-42. Protokoll från diakonidirektionen 28 Protokoll från diakonidirektionens sammanträde 1/2013, 11.2.2013 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. Protokoll från Sundom kapellråd 29a Protokoll från Sundom kapellråds sammanträde 6.2.2013 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom 29b Församlingsrådet utser ny suppleant i stället för Anders Borg Anders Borg önskar avgå som suppleant i kapellrådet. Kapellrådet beslöt att för församlingsrådet föreslå att Anders Borg befrias från sitt förtroendeuppdrag som suppleant i kapellrådet och att Marina Holmström utses som suppleant i kapellrådet. Församlingsrådet entledigade Anders Borg från suppleantuppdraget och utsåg Marina Holmström till suppleant i kapellrådet.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 2 Sundom kapellråds reglemente Kapellrådet ber församlingsrådet se till reglementena inom samfälligheten ses över så att kapellförsamlingen finns omnämnd, för att kapellförsamlingen i fortsättningen ska beaktas och höras i ärenden som berör Sundom. Församlingsrådet beslöt att ärendet remitteras till beredningsgruppen, som bereder ärendet till församlingsrådets nästa sammanträde. Protokoll från missionsdirektionen 30a Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 1/2013, 31.1.2013 läggs fram. Beslutsförslag: Antecknas för kännedom. Församlingsrådet: Antecknades för kännedom. 30b Deltagande i FMS årsmöte 7-9.6.2013 i Helsingfors Missionsdirektionen föreslår för församlingsrådet att Johanna Ulrika Söderholm och John Åsvik representerar Vasa svenska församling som delegater vid FMS årsfest och årsmöte i samband med missionsfesten 7-9.6.2013 i Helsingfors. Kostnaderna för kost, logi, resor och dagtraktamenten tas från missionens verksamhetsmedel 4381.226001 och från övrigt församlingsarbete 4381.227501. Församlingsrådet utsåg Johanna Ulrika Söderholm och John Åsvik till Vasa svenska församlings delegater vid FMS årsfest och årsmöte. Kostnaderna tas från missionens verksamhetsmedel 4381.226001 och från övrigt församlingsarbete 4381.227501. Val av ledamöter till direktionen för barnverksamheten 2013-2014 31 Nya medlemmar till direktionen för barnarbetet bör väljas för tiden 2013-2014. Församlingsrådet förrättade 19.1.2011 val av medlemmar i direktionen för åren 2011-2012. Enligt instruktionen för barnarbetet i Vasa svenska församling, godkänd av församlingsrådet 17.5.1999, väljer församlingsrådet till direktionen för en mandattid på två år en ordförande och sju medlemmar. Av dessa bör en vara präst eller lektor, som ansvarar för verksamheten. De övriga medlemmarna bör vara församlingsmedlemmar med erfarenhet av kristen fostran och arbete bland barn. En medlem bör företräda barnens föräldrar och åtminstone en bör vara dagklubbsledare och en söndagsskollärare. Ledaren för barnverksamheten, är självskriven medlem. Direktionen väljer inom sig en vice ordförande och en sekreterare. KL 7:3, 10:4, KO 7:2,2, 7:3, 2-3. Församlingsrådet utsåg följande ledamöter till direktionen för barnverksamheten för tiden 2011-2012: Heidi Mäkelä, ansvarig ungdomsteolog, ordförande Susanna Back, ledare för barnverksamheten, sekreterare Marita Borg, barnledare Gun-Britt Ahlsved, barnledare Camilla Rinne, suppleant för barnledarna Pia Sjöblom, föräldrarepresentant Benita Stenlund, föräldrarepresentant
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 3 Heidi Orori, söndagsskollärarrepresentant Rose-Marie Dahlgen-Sand, församlingsrådets representant Heidi Engman, suppleant för församlingsrådets representant Beslutsförslag: Församlingsrådet utser ledamöter till direktionen för barnverksamheten för tiden 2013 2014. Församlingsrådet utsåg följande ledamöter till direktionen för barnarbetet för tiden 2013-2014: Siv Jern, kaplan, ordförande Susanna Back, ledare för barnverksamheten, sekreterare Monika Lindvik, barnledarrepresentant Martina Skoglund, barnledarrepresentant Britt-Marie Kvist-Grönros, barnledarnas suppleant Benita Stenlund, föräldrarepresentant (Gerby) Anne Rajala, föräldrarepresentant (Sundom kapellförsamling) Rose-Marie Dahlgen-Sand, församlingsrådets representant Heidi Svartsjö, suppleant för församlingsrådets representant Hanna Klingenberg, söndagsskolsekreterare Val av medlemmar till direktionen för kristen fostran bland unga 32 Församlingsrådet fastställde vid sitt sammanträde 16.3.2011 67 instruktionen för direktionen för kristen fostran bland unga. Församlingsrådet väljer till direktionen, för en mandatperiod på två (2) år, en ordförande och minst sju (7) andra medlemmar samt (8) personliga suppleanter. Av dessa bör en medlem vara den teolog som ansvarar för verksamheten och en medlem ungdomssekreteraren. De övriga bör vara församlingsmedlemmar med erfarenhet av kristen fostran i åldrarna 7-29 år. En medlem bör företräda ungdomarna och en unga vuxna eller studerandena. Dessutom bör skolvärlden och samhälleligt ungdomsarbete vara representerade. Direktionen väljer inom sig en viceordförande. Ungdomssekretaren fungerar som sekreterare. Beslutsförslag: Församlingsrådet väljer medlemmarna till direktionen för kristen fostran bland unga. Församlingsrådet utsåg följande ledamöter till direktionen för kristen fostran bland unga för tiden 2013-2014: Daniel Djupsjöbacka, ordförande Tomas Holmström, suppleant för ordförande Janne Hänninen, skriftskolpräst Tia-Maria Nord, suppleant och präst med ansvar för studerande och unga vuxna Camilla Särs, ungdomssekreterare (till 31.7.2013) Anna-Karin Lärka, suppleant för Camilla Särs (till 31.7.2013) Sandra Broman, representant för ungdomarna Joni Ruuska, suppleant för representanten för ungdomarna Heidi Mäkelä, teolog, lärare Elisabeth Hästbacka, doktorand, suppleant Andreas Sjöberg, representant för skolvärlden Gunborg Sjöberg, suppleant för representanten för skolvärlden Yvonne Nyberg, Indigo/Folkhälsan representant för samhälleligt ungdomsarbete
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 4 Niclas Risku, resurscentret Föregångarna, suppleant Marit Nilsson-Väre,församlingsrådets representant Johanna Ulrika Söderholm, suppleant för FR-representant Val av diakonitjänsteinnehavare 33 Församlingsrådet beslöt vid sitt sammanträde 12.12.2012 att lediganslå tjänsten som diakonitjänsteinnehavare i och med att församlingsrådet beviljat Gerd Erickson avsked från sin tjänst per 30.9.2012. Tjänsten annonserades i Vasabladet 16.12.2012 och i Kyrkpressen 20.12.2012. Ansökningstiden har utgått 18.1.2013 kl. 16.00. Församlingsrådet har utsett följande personer i en arbetsgrupp som handhar ärendet: Lena Streng, sammankallare, Anders Kronlund, Gun-Britt Hammarström och Gunborg Sjöberg. Kompetenskravet för tjänsten som diakonitjänsteinnehavare är av biskopsmötet godkänd lämplig examen på institutnivå eller högskoleexamen i enlighet med kyrkans allmänna tjänste- och arbetskollektivavtal. Språkkrav: God förmåga att använda svenska och finska i tal och skrift. Lön till behörig utgår enligt kravgrupp 502. Tre (3) ansökningar till tjänsten har inom utsatt tid inkommit. Arbetsgruppens protokoll läggs fram. Beslutsförslag: 1. Ansökningarna och arbetsgruppens protokoll antecknas för kännedom. 2. Församlingsrådet besätter tjänsten som diakonitjänsteinnehavare fr. 1.4.2013. 3. Lönen för tjänsteinnehavaren bestäms till kravgrupp 502. 4. Den som väljs till tjänsten bör enligt bestämmelserna i tjänstestadgan uppvisa godtagbart läkarintyg över sitt hälsotillstånd samt straffregistersutdrag innan valet slutgiltigt fastställs. 5. För tjänsteinnehavaren tillämpas en fyra månaders prövotid. Församlingsrådets beslut: 1. Ansökningarna och arbetsgruppens protokoll, bilaga 6 antecknades för kännedom. 2. Församlingsrådet valde diakon Ann-Mari Korin till tjänsten som diakonitjänsteinnehavare i Vasa svenska församling fr. 1.4.2013. 3. Lönen för tjänsteinnehavaren bestämdes till kravgrupp 502. 4. Den som valdes till tjänsten bör enligt bestämmelserna i tjänstestadgan uppvisa godtagbart läkarintyg över sitt hälsotillstånd samt straffregistersutdrag innan valet slutgiltigt fastställs. 5. För tjänsteinnehavaren tillämpas en fyra månaders prövotid. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 5 Anhållan retroaktivt om deltagande i rådplägningsdagar 6 8.2.2013 34 Byråföreståndare Mona Engsbo och byråsekreterare Ann-Charlotte Niemistö anhåller om att få delta i rådplägningsdagar för kansli- och informationspersonal i Tammerfors 6 8.2.2013. De anhåller om att på tjänstetid få delta i dagarna samt följande kostnader betalda samt lagstadgade dagtraktamenten. Kostnader: Deltagaravgift 2 x 527e Resekostnader 2 x 65e Totalt 1.054,00 euro 130,00 euro 1.184,00 euro Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner retroaktivt anhållan och den totala kostnaden tas från medel för kansliet, 108 4383. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget. Anställning av Richard Mitts som vikarierande C-kantor 35 Föreslås att musiklärare Richard Mitts anställs som vikarierande C-kantor under tiden 1.6-31.7.2013 i Vasa svenska församling. Nedan finns uppgifter Richard gett om sin arbetserfarenhet och utbildning : Arbetserfarenhet: Vikarierande kantor 2005 i Solf, Kvevlax, Replot, Björkö, Korsholms svenska, Vasa svenska, Malax, Petalax, Bergö, Korsnäs och Övermark församlingar. Kördirigent hösten 2011 Vuxeninstitutet i Korsholm, Helsingbykören och Kvevlax Sångkör. Övningsskolans gymnasiums kör. Utbildning och examen. Yrkeshögskolan Novia 2010 -musikpedagog med huvudinstrument piano 2007-2008 Conservatorio G Pierluigi da Palestrina -Utbytesstudier 6 månader i Cagliari, Italien Studentexamen 2003 Som lön för Richard Mitts förslås enligt kravgrupp 502 minus 15 %. Detta motiveras med att Richard Mitts är musiklärare med en stark erfarenhet av församlingsarbete, bland dem Vasa svenska församling. Mikael Heikius har lärt känna Richard Mitts som en pålitlig, noggrann och skicklig musiker. Beslutsförslag: Musiklärare Richard Mitts anställs som vikarierande kantor för tiden 1.6 31.7.2013 i Vasa svenska församling. Lön utbetalas enligt kravgrupp 502 minus 15%. Församlingsrådet beslöt anställa musiklärare Richard Mitts som vikarierande C-kantor för tiden 1.6 31.7.2013 i Vasa svenska församling. Lön utbetalas enligt kravgrupp 502 minus 5%.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 6 Anhållan om understödsanslag 36 Gemensamma kyrkofullmäktige godkände 8.12.2005 36 kyrkofullmäktige Gustav Strömsholms klämförslag att principen för utdelningen av understöd till kyrkliga ändamål bör utredas. Enligt Strömsholm bör innovativa projekt prioriteras. Med anledning av den här klämmen framställs att understödsanslag i fortsättningen delas ut så att - gemensamma kyrkofullmäktige beslutar om understöd till Kyrkans officiella missionsorganisationer samt till Sjömanskyrkan och Kyrkans Utlandshjälp samt till sådana samprojekt som påbörjas av kyrkan eller Lappo stift eller Borgå stift, där Vasa kyrkliga samfällighet är medlem (Kyrkans mediastiftelse, specialvårdsdistrikt, stiftens studiecenter eller dyl.) - församlingsrådet beslutar om beviljande av understöd till övriga kyrkliga instanser, såsom missionsorganisationernas lokala och regionala avdelningar samt till övriga som stöder församlingens arbete och fundamentala uppgifter. Församlingens budgetmedel är 8.500 (4880.220102). Direktiven uppgjorda 21.10.2007 för utdelning av verksamhetsmedel följs. Beslutsförslag: Församlingsrådet annonserar om understöden i Vasabladet 17.2.2013 och understöden söks hos församlingsrådet senast 15.3.2013 kl. 16.00. Församlingsrådet utser en arbetsgrupp som bereder ärendet. Verksamhetsbidragen utdelas enligt direktiven uppgjorda 21.10.2007. Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget och utsåg följande personer till arbetsgruppen: Marti Nilsson-Väre, sammankallare, Johanna Ulrika Söderholm och Sven Lindholm. Vasa svenska församlings instruktion för arbete i sociala medier (SoMe) 37 Målet med arbetet i sociala medier (SoMe) i Vasa svenska församling är att i enlighet med församlingens strategi (Församlingsrådet 12.4.2010 77) vara en mötesplats för alla Vasabor, där evangeliet står i centrum och kärleken till Gud tar sig uttryck i medmänskligt ansvarstagande. När vi arbetar i sociala medier lutar vi oss mot den evangelisk-lutherska kyrkans riktlinjer för sociala medier (http://some.kirkonsuuntaviivat.fi/ 9.10.2012, bilaga 1 och bilaga 2, Vasa svenska församlings instruktion för Arbete i sociala medier (SoMe). Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner Vasa svenska församlings instruktion för arbete i sociala medier. Församlingsrådet godkände Vasa svenska församlings instruktion fr.o.m 13.2.2013 för arbete i sociala medier. Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Anders Kronlund, tfn 044-4808300.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 7 Anmälningsärenden 38 a) Kyrkoherdens beslutsförteckning 8-20/2013. Vice ordförande granskar kyrkoherdens beslutsförteckning. b) För kännedom: Kyrkoherdens semesterdagar, bilaga 3 c) Brev per 15.1.2013 från Frontveteranföreningen KAMRATERNA r.f., bilaga 4. d) Ordförande informerade att anmälan till Förtroendeforum lördagen den 18 maj 2013 i Vasa, stora församlingssalen Skolhusgatan 28, sker till pastorskansliet tfn 06-326 1309 senast 30.4.2013. Församlingsrådet tog del av anmälningsärendena. Övriga ärenden 39 Inget övrigt ärende. På mötet väckt ärende 40 Ledamot John Åsvik aktualiserade följande uppmaning: församlingen uppmanas arbeta för att fler ungdomar deltar i UK-dagarna samt stiftets höstdagar. UK-dagarna fostrar kommande ungdomar för församlingsmedvetenhet. Rättelseyrkande och besvärsanvisning 41 Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt bilaga 5 Blankett 2. Sammanträdets avslutning 42 Sammanträdet avslutades kl. 19.40 med nedkallande av Herrens välsignelse.
VASA SVENSKA FÖRSAMLING Protokoll 2/2013 8