Styrelsen nr 8 /2010 Kallelse till sammanträde den 18 juni kl. 09.00. Paragraf Ärende 68 Sammankallande och beslutförhet. 69 Justering av protokoll. 70 Fastställande av föredragningslistan. 71 Fosterscreening. 72 Rättelse av skrivfel i styrelsebeslut. 73 Utlåtande gällande centralisering av skolhälsan. 74 Minskning av antalet platser på Långvårdsenheten. 75 Förlängd utredningstid, ROR-gruppen. 76 Budgetram för år 2011. 77 Revisionsrapport gällande ÅHS. 78 Styrelsens sammanträdesdagar hösten 2010. 79 Delgivningar. 80 Ändring av tjänstebenämning. Torbjörn Björkman Ordförande
Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 8 Datum fredagen den 18 juni 2010 Paragraf nr 68-80 Plats och tid Centralförvaltningens sammanträdes rum, Doktorsvägen, kl. 09.00 12.10 Beslutande Torbjörn Björkman ordförande Jan Salmén vice ordförande Roger Jansson ledamot Gun-Mari Lindholm ledamot Ulla-Britt Dahl ledamot Camilla Gunell ledamot Gun Carlson ledamot Föredragande Tom Axberg förvaltningschef Övriga närvarande Peter Rask chefläkare Marie Lövgren ekonomichef Tiina Robertsson personalchef Gurli Rådland TCÅ Thomas Erickson FOA-Åland Christian Bergman Akava-Åland Katrin Sjögren social- och miljöminister, närv. 68-76 Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Annika Kahnberg överläkare, närv. 71 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Torbjörn Björkman Tom Axberg Utdragets riktighet bestyrkes
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 68 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslag. JUSTERING AV PROTOKOLL 69 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslag. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 70 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslag. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1
Styrelsen den 19 mars och den 18 juni 2010 FOSTERSCREENING 41 Chefläkare Peter Rask redogör för ärendet. FÖRSLAG: Beslutsförslag ges vid sammanträdet. BESLUT: Ledningen får i uppdrag att tillsätta en utredning som belyser frågan om hur fosterdiagnostik med avseende på kromosomavvikelser skall erbjudas Ålands befolkning. Utredningen skall förutom medicinska och etiska aspekter även innefatta kostnadsberäkning av såväl investeringskostnader som driftkostnader inkluderande personalkostnader och kostnader för upprätthållande av kompetens samt möjligheter att samarbeta med den privata sektorn. Hur informationen till det blivande föräldraparet ges så att de kan göra ett aktivt val skall särskilt belysas. 71 Ärendet behandlas vid ledningsgruppens sammanträde 15.6.2010. Överläkare Annika Kahnberg är inbjuden till styrelsens möte. FÖRSLAG: Styrelsen diskuterar alternativen och återkommer till ärendet i samband med budgetförslag 2011. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
RÄTTELSE AV SKRIVFEL I STYRELSEBESLUT 72 Styrelsen beslöt på sitt sammanträde 11 mars 2010, 29 om tjänsteförändringar med anledning av stängningen av Långvårdsavdelningen Övergårds bl.a. om följande tjänst: Tjänst 0103 avdelningsskötare omvandlas till sjukskötare från och med 1.6.2010. Löneintervall 03HOI030 1.887,37 2.526,91, årskostnad 42 000 omvandlingens inbesparing på helårsnivå 6.000. På grund av ett misstag skrevs fel nummer på den tjänst som skall omvandlas. Det rätta tjänstenumret är 0156 avdelningsskötare som från och med den 1.6.2010 omvandlas till sjukskötare. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att korrigera beslutet i 29 så att tjänst 0103 avdelningsskötare utbyts mot tjänst 0156 avdelningsskötare. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
UTLÅTANDE GÄLLANDE CENTRALISERING AV SKOLHÄLSAN 73 Ålands landskapsregering anhåller i skrivelse 21.4.2010, 69U10 om ÅHS utlåtande med anledning av rapporten Organisering av studerandevården i landskapet skolor på gymnasiestadienivå och högskolan på Åland. Bilaga 1. Rapporten är uppgjord av Elisabeth Storfors, Birgitta Hermans och Eivor Nikander, vilka i april 2009 fick i uppgift att utreda de organisatoriska och ekonomiska konsekvenserna av att ÅHS ges i uppdrag att utgöra huvudman för den kommande studerandehälsan. FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna uppgjort förslag till utlåtande, bilaga 2. BESLUT: Styrelsen beslöt göra korrigeringar/tillägg inom fyra skilda områden i förslaget till utlåtande: 1. Verksamheten bör ledas av EN ansvarsperson. 2. ÅHS kan endast godkänna övertagande av huvudmannaskap under förutsättning att samtliga kostnader beaktas i resurstilldelningen till ÅHS. 3. Ett klarläggande om motivet för samordningen bör ännu erhållas av landskapsregeringen. 4. Huruvida högskolestuderande skall inberäknas i skolhälsan bör ännu klarläggas. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4
MINSKNING AV ANTALET PLATSER PÅ LÅNGVÅRDSENHETEN 74 Klinikchef Leea Söderström har inkommit med en skrivelse (bilaga 1) om att minska antalet patientplatser på Långvårdsenheten från 72 till 68 platser. Ändringen motiveras med att i samband med att Övergårds platsantal på grund av fuktproblematik minskade till 12 höjdes platsantalet med fyra platser på Öster- Norrgårds. I praktiken har det dock visat sig svårt att fylla dessa fyra platser som tillkom genom att fyra två personers rum blev tre personers rum. Utrymmena är helt enkelt för trånga vilket skapar ergonomiska problem för personalen och säkerhetsrisker för patienterna. Att minska antalet platser innebär generellt att inkomsterna minskar med 160.000 euro men då platserna i praktiken inte kan användas innebär det att inkomsterna för dessa fyra platser ändå uteblir oberoende av det officiella platsantalet. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att platsantalet på Långvårdsenheten minskas från 72 till 68 fr o m 1.7.2010. Landskapsregeringen bör slutligen fastställa platsantalet. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget under förutsättning att temporära överbeläggningar kan inträffa och registreras. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
FÖRLÄNGD UTREDNINGSTID, ROR-GRUPPEN 75 ROR-gruppen höll sitt 12:e sammanträde 7.6.2010 och fortsätter med att bearbeta förslaget till nytt reglemente för ÅHS. Parallellt med detta skall en justering av behövlig lagstiftning initieras och uppföljas. Arbetsgruppen har redan idag en rätt tydlig bild av var reglementsförändringarna kommer att föranleda diskussioner och säkerligen också korrigeringar. Diskussionstid behövs för att samtliga berörda grupper och tjänster kan höras inom utredningsprocessen förrän de slutliga förslagen läggs. ROR-gruppen beslöt vid sammanträde 1.6.2010 att av styrelsen anhålla om förlängd utredningstid till 30.9.2010. FÖRSLAG: Styrelsen besluter att ROR-gruppen erhåller förlängd arbetstid till 30.9.2010. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
BUDGETRAM FÖR ÅR 2011 76 Landskapsregeringen har i år rätt sent fastställt budgetdirektiven för landskapet. Bilaga 1. Budgetdirektivet bekräftar delvis tidigare information från landskapets finansavdelning och är i korthet följande: Budget 2010 Ram 2011 Intäkter 9 300 000 euro 9 600 000 euro Kostnader 72 000 000 euro 75 627 000 euro Investeringar 7 000 000 euro 7 000 000 euro Enligt bifogad rambilaga skulle den totala upphandlingskostnaden för helikopterservice i landskapet, i detta skede budgeterad till 1 350 000 euro, överflyttas och ingå i budgetramen för ÅHS. Kostnadsförändringar i förhållande till det beaktade beloppet för helikoptertjänsterna påverkar ramen i motsvarande grad. Denna förändring i budgetering skulle ekonomiskt innebära att den egentliga driftkostnaden, ramen för år 2011 egentligen är 74 277 000 euro som kan jämföras med driftkostnaden om 72 000 000 euro år 2010. Utgående från likaså preliminära uppskattningar om lönenivåer och lönebikostnader för år 2011 torde nuvarande verksamhet medföra en kostnad om ca 75 000 000 euro under år 2011 (= utan helikopterkostnader). Ovan nämnda beräkning och jämförelse skulle då medföra att besparingskravet uppgår till ca 0,7 miljoner euro. Parallellt med inbesparingskrav fortsätter givetvis kostnadsökningar att gälla inom vissa områden. FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att landskapsregeringens budgetdirektiv innebär att en synnerligen återhållsam budgetering även för år 2011 bör fortsätta. Emedan budgetramen i år kom rätt sent blev tjänstemannaledningen inom ÅHS tvungen till att inbegära basenheternas verksamhetsförslag med 3 % och 6% inbesparingsåtgärder redovisade för driften. Dessa beräkningar granskas för närvarande tillsammans med basenheterna. I detta skede finns det inget behov att ytterligare fastställa nya budgetdirektiv för år 2011 utan beredningen fortskrider och ett budgetförslag inom stipulerad budgetram kommer att kunna framläggas senare i augusti. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget med tillägget att ansvaret för helikoptertjänsterna borde senareläggas till år 2012. Beslöts meddela landskapsregeringen om styrelsens önskemål. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7
REVISIONSRAPPORT GÄLLANDE ÅHS 77 Ålands landskapsregering har utfört revision av ÅHS som en komplettering till effektivitetsutredningen som utfördes av Audiators Ab genom Håkan Fant under år 2009. Även denna granskning har utförts av Audiator Ab på beställning av landskapsregeringens ledande revisor Agneta Mannberg-Jansson. Revisionen har dels satt fokus på kirurgiska enhetens inköp, kontering, mervärdesskatt samt granskar-, godkännar- och betalningsrutinerna, dels upphandling av vård utom Åland och helikoptertransporter. Ledande revisorn vid landskapsregeringen ger i bilaga 1 i rapporten en bakgrund till den nu utförda revisionen samt en återkoppling till Håkan Fants utredning. I revisorernas sammanfattning i bilaga 2-4 framkommer bl a följande: 1. Leverantörsfakturor kan definitivbokas och betalas av samma person och rekommendationen är att organisera arbetet så att ingen anställd ensam kan göra utbetalningar. Det konstateras dock att utbetalningarna godkänns i efterhand av en annan person, i regel redovisningschefen. Åtgärder: Leverantörsfakturaflödet är idag uppdelad i två linjer, en för inhemska fakturor och en för utländska och i mån av möjlighet kan betalningsfilerna skapas och skickas av kollegorna. Det är dock inte möjligt att leva upp till detta fullt ut vid t ex semestrar eller annan frånvaro. Rutinerna kommer även att förändras drastiskt då elektronisk fakturahantering tas i bruk, samt vid övergången till sk SEPA-anpassade betalningar. Revisionens rekommendation ska då tas i beaktande i mån av möjlighet. 2. Mervärdesskattehanteringen konstaterades vara ändamålsenligt skött. Energiavdraget bör dock göras för momsfritt upphyrda verksamhetslokaler. Åtgärder: ÅHS kommer att kontakta de hyresvärdar, i praktiken några kommuner, där lokalhyran inte är momspliktig för att dels göra om hyresavtalen och klassa om lokalerna till mervärdesskattepliktiga, dels försöka få fram uppgifter från hyresvärdarna gällande energikostnader så att mervärdesskatt kan sökas ut retroaktivt. Det kan dock konstateras att merparten av verksamhetslokalerna som ÅHS hyr är skattepliktiga. 3. ÅHS bör tillämpa omvänd skattskyldighet. Åtgärder: ÅHS har systematiskt tillämpat omvänd skattskyldighet sedan år 2009. Före det användes det bara till viss del. I praktiken innebär det ett sk nollsummespel mellan staten och ÅHS i och med att ÅHS har avdragsrätt för hälso- och sjukvården. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
REVISIONSRAPPORT GÄLLANDE ÅHS forts 77 4. Vid inhyrandet av utländsk arbetskraft bör ÅHS kontrollera att skatten för den inhyrde betalas till Finland i enlighet med skattestyrelsens anvisningar för att inte riskera böter. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9 Åtgärder: ÅHS har ändrat sina rutiner från år 2010 och ansöker om sk nollskattekort för utländska företag som säljer tjänster till ÅHS på Åland. Egentligen är det säljarens uppgift att sköta administrationen kring detta, men i praktiken är det omöjligt då säljaren inte har kunskapen om den finländska skattelagstiftningen och när det gäller hälso- och sjukvårdstjänster så är det oftast säljarens marknad och inte köparens. Rutinen är tyvärr arbetskrävande och bör egentligen göras i samband med överenskommelse om att leverantören ska utföra ett uppdrag, inte efteråt vilket är fallet för närvarande. 5. Rekommenderas att ÅHS utarbetar interna direktiv för tjänsteupphandling eller kompletterar befintliga direktiv med sådana säregenskaper som hänför sig till tjänsteupphandling. Åtgärder: Utgående från revisionens synpunkter ska upphandlingsdirektiven ses över. I samband med den översynen bör särskilt diskuteras alternativa möjligheter gällande upphandling av vårdtjänster. 6. Nu gällande upphandlingsdirektiv för ÅHS innehåller två undantag för direktköp. Dessa undantag torde inte vara förenliga med upphandlingslagstiftningen. Åtgärder: Upphandlingslagstiftningen torde inte formellt gälla upphandlingar under tröskelvärdena och ÅHS har rätt att anta egna upphandlingsanvisningar, vilket man gjort. Avsikten med undantaget är att minska driftkostnaderna, minska arbetsinsatsen och framför allt trygga patientsäkerheten genom att ha samma märke av viss utrustning trots att den köps in vid olika tidpunkter. Vid översynen av upphandlingsdirektiven kommer dock revisionens synpunkter att tas med i behandlingen. 7. Revisorn listar principer som bör beaktas även vid mindre upphandlingar; A: Utnyttjande av marknaden. B: God förvaltning och effektivt beslutsfattande. C: EU-principerna om öppenhet, likabehandling, icke-diskriminering och relativitet gäller även vid små upphandlingar. D: Innovationsperspektivet där anbudsgivarna uppmuntras att utveckla sitt anbudsförfarande genom tilllämpningen av offentlig upphandling. Åtgärder: Vid översynen av upphandlingsdirektiven ska revisionens synpunkter beaktas.
REVISIONSRAPPORT GÄLLANDE ÅHS forts 77 8. Då värdet av intensivvårdstransporterna över en femårsperiod överstiger EU:s tröskelvärde borde dessa beaktas vid en upphandling. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10 Åtgärder: Upphandlingen av helikoptertransporter har hittills skett vid landskapsregeringen. Användningen av IVA-utrustat transportmedel sker då situationen så kräver utgående från patientens tillstånd, väderleksförhållanden och transportdestination. Den nu använda IVA-helikoptern från Uppsala är den närmast stationerade helikoptern med den utrustnings och bemanningsnivån. 9 I rapporten konstateras även att ÅHS bör förbättra dokumenteringen och hanteringen av avtal. I nuläget saknas ett övergripande register över ingångna avtal och deras villkor. Åtgärder: ÅHS bör på sikt åtgärda detta genom upphandling av ett systemstöd för avtalshantering. Revisionen påtalar även behovet av en servicestrategi som ska klargöra sättet tjänsterna ska produceras på och vilka som tillhandahåller dessa tjänster. I praktiken innebär det en strategi för vilka tjänster som ska produceras i egen regi och vilka ska upphandlas av andra aktörer. I rapporten konstateras även att det inte förekommer någon regelrätt upphandling av tjänster (vårdtjänster). Detta konstateras dock vara en följd av de verksamhetsprinciper som ÅHS följer då patientens preferenser tillåts styra (principerna för vård utom Åland). Revisionen ställer sig kritisk till nu gällande vård utom Åland principer som försvårar ett ekonomiskt tänkande, samt att de inte är helt förenliga med grundtanken i den offentliga upphandlingen. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar revisionsrapporten till kännedom och godkänner de åtgärder med anledning av rapporten som anges i ärendets föredragning. Styrelsen konstaterar även att principerna för vård utom Åland är under diskussion för närvarande utgående från ekonomiska aspekter och revisionens synpunkter i sammanhanget breddar den diskussionen ytterligare. BESLUT: Styrelsen antecknar revisionsrapporten till kännedom och godkänner de åtgärder med anledning av rapporten som anges i ärendets föredragning. Vad gäller övergripande organisationsfrågor konstateras att nämnda frågor handläggs för närvarande av ROR-gruppen. Styrelsen konstaterar samtidigt att behovet av en fastställd servicestrategi för ÅHS bör utredas eftersom den blir mer och mer nödvändig då den framtida verksamheten skall avgöras och formas. Likaså bör principerna för vårdupphandling utredas vidare.
STYRELSENS SAMMANTRÄDESDAGAR HÖSTEN 2010 78 Enligt gällande reglemente sammanträder styrelsen till ordinarie sammanträden enligt en på förhand uppgjord halvårsplan. Styrelsen sammanträder till extra sammanträde då så krävs med tanke på de ärenden som avses bli behandlade eller då fler än hälften av medlemmarna framställer detta till ordföranden eller vid förfall för denne till viceordföranden. FÖRSLAG: Styrelsen sammanträder under höstterminen 2010 följande fredagar: 3 september, 24 september, 29 oktober, 26 november och 17 december. Utöver dessa genomför styrelsen tillsammans med de ansvariga för de olika enheterna ett budgetseminarium fredagen den 20 augusti 2010 i ÅHS konferenscenter. Sammanträdena inleds kl. 09.00 och sker på plats som anges i föredragningslistan. Extra sammanträden kan vid behov tillkomma. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
DELGIVNINGAR 79 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande skrivelse, protokollsutdrag, budgetuppföljning och verksamhetsberättelse för kännedom: 1. Skrivelse från kommunstyrelsen i Brändö kommun inkommen 3.6.2010/120 gällande förfrågan av Brändö kommun att stå för kostnaderna för den indragna hälsoberedskapen i kommunen tiden 01.07-31.12.2010, 2. Ålands landskapsregering, protokollsutdrag nr 10, 04.06.2010, gällande ändring av behörighetskrav för tjänsten som förvaltningschef vid ÅHS, 3. Budgetuppföljning enligt budgetansvar per maj 2010 för Ålands hälso- och sjukvård, 4. Verksamhetsberättelse 2009 för Ålands hälso- och sjukvård. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12
ÄNDRING AV TJÄNSTEBENÄMNING 80 Överskötare Birgitta Hermans anhåller i bifogad skrivelse 11.6.2010 om ändring av tjänstebenämningen för tjänst 0070 sjukskötare, natt-tjänst, till att vara 0070 sjukskötare. Att ha speciella natt-tjänster är inte längre motiverat. FÖRSLAG: Styrelsen besluter godkänna att i tjänstebenämningen 0070 sjukskötare stryks tillägget natt-tjänst. BESLUT: Styrelsen beslöt godkänna beslutsförslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 13