Protokoll Föreningsutskottet 2013-10-22 Närvarande: Oliver Stenbom, Andreas Estmark, Henrik Almén, Ellinor Ugland, Oliver Jonstoij Berg. 1. Mötets öppnande. Ordförande Oliver Stenbom öppnade mötet. 2. Val av mötesordförande och mötessekreterare. Mötet valde Ellinor Ugland och Henrik Almén till mötesordförande och mötessekreterare. 3. Genomgång av föregående protokoll. En genomgång av föregående protokoll utfördes. 4. Godkännande av dagordningen Mötet beslutade att godkänna dagordningen. 5. Ledamotsrunda En ledamotsrunda utfördes. 6. Ärendebevakning a) Föreningstavlor Mötet beslutade att ge föreningarna fram tills 8/11 att fixa till sina föreningstavlor. b) Föreningsrumsnycklar c) Kontaktuppgifter d) Bidragsansökningar e) Årsmöten f) Stadgar g) Medlemsantal h) Utvecklingssamtal i) Föreningsmötesnärvarande j) Veckoschema k) Föreningsrummet 2.0 l) Hemsidan m) Föreningsutskottets workshops i) Hur startar man en förening (stadgar) ii) Hur gör man PR?
iii) Årsmötet iv) Snabba Cash? v) Hur man skapar en lyckad förening n) Samband med andra skolor och organisationer o) Föreningsfestival/vecka/mässa 2 p) The Guide q) Hej, jag vill starta en ny förening r) Veckorumföreningar 7. The Guide (skriftligt förslag) Mötet beslutade att godkänna det skriftliga förslaget med justeringar. 8. Vecksoschema (skriftligt förslag) Mötet beslutade att godkänna det skriftliga förslaget med justeringar. 9. Revidering av stadgar (skriftligt förslag) Mötet beslutade att godkänna det skriftliga förslaget med justeringar. 10. Fastställande av datum för Workshops (skriftligt förslag) Mötet beslutade att fastställa workshops datumen som följande: Starta förening v.47 Snabba Cash v.48 PR v.49-50 Bra förening v.3 Årsmöte v.10 11. Bidragsansökan (skriftligt förslag) Mötet beslutade att godkänna det skriftliga förslaget. 12. Bidragsansökan Mötet beslutade att godkänna MSUs bidragansökan. 13. Årsmötes Workshop (skriftligt förslag) Mötet beslutade att godkänna det skriftliga förslaget med ändringar. 14. Nästkommande mötestillfälle Mötet beslutade att hålla nästa möte den 5/11 kl. 14.20. 15. Mötets avslutande Ordförande Oliver Stenbom avslutade mötet.
Bilagor till Protokoll Föreningsutskottet 2013-10-22 The Guide. Bakgrund: It s started to feel like we have all this wonderful info for associations on the webpage, but no one is really reading it Therefore we decided to show this to new associations especially (but all other associations as well) in the form of a newspaper! Syfte: Provide info for association boards on tips when running an assocaiton and general info. Especially helpful for new associations and can be used for a long time in the future. Oliver Stenbom with Henrik Almén will create a magazine in InDesign containing (draft): Front cover Message from the team Contents Congratulations, you re an association (article) (2page) Gathering inspiration What do you want your association to be? How do you get there? Kick starting your association UBA Getting money Doing PR 5320 and rooms Your yearly meeting Back cover Budget: Total cost for 100 copies of a 16 page magazine: 2250kr Payed for by the student union: 2250kr Payed for by skolledningen: As much as possible. Reason for 100 magazines 10kr per member * 100 1. The Association committee has almost 0kr spending per year (only bidragsansökan) 2. It s a long term investment, once the magazine is made in digital format, it can be altered and remade in years to come and printed again
3. The magazine will also be released online allowing many more members than to read the magazine 4. The magazine will be given to each association but it doesn t mean that one person will read it. Vecka: 44 45 46 47 Creating Magazine (Oliver + Henrik) Place order (Oliver) Give em out (Asoc Committee) Publish Online (Oliver) Huvudansvarig: Oliver Stenbom och Henrik Almén
Veckoschema Bakgrund: Det kan vara svårt att hålla koll på allting som händer för föreningarna(framförallt eftersom det är så många föreningar som utnyttjar föreningstiden) och föreningsutskottet menar att det skulle hjälpa med ett offentligt schema för att organisera dessa aktiviteter. Syfte: Att ge föreningarna och Elvekårens medlemmar en bättre översikt av vad som sker, gällande föreningar och elevkåren, under veckorna. 1. Låta Matilda designa ett veckoschema, ev. designa tillsammans med Matilda. 2. Ta kontakt med föreningarna via UBA-gruppen på facebook eller med kontaktpersonerna direkt för att informera om att veckoschemat införs och att föreningarna har möjlighet att skicka in sina aktiviteter till Oliver JB varje vecka. 3. Synkronisera föreningarnas schema med elevkårens kalender för att kunna ha båda kalendrarna i samma schema. 4. Publicera ett schema, både fysiskt på elevkårens tavla i skolan och ett på monitorn i entrén. Vecka: 45 46 47 Designa ett schema (Oliver JB + Matilda) Ta kontakt med föreningarna (Oliver JB) Synkronisera med elevkårens schema (Oliver JB + Oliver S) Publicera schemat (Oliver JB + Oliver S) Huvudansvarig: Oliver Jonstoij Berg
Revidering av stadgar Bakgrund: Många föreningar har oklara eller otillräckliga stadgar som försvårar styrelsernas jobb eller gör att demokratin sätts på spel i samband med årsmöten. Därför behövs en genomgång av alla föreningars stadgar göras där konstiga formuleringar etc. uppmärksammas och åtgärdas på lämpligt sätt. Syfte: Se till att alla föreningars stadgar är funktionella och ej innehåller saker som försvårar deras arbete eller uppmärksamma föreningarna på förbättringar som går att göra för samma syfte. 1. Läser igenom alla föreningars stadgar och markerar eventuella konstigheter 2. Gör ett nytt standard stadgeförslag 3. Uppmärksammar föreningar på förbättringarna som går att göra Vecka: v.45 v.46 v.47 v.48 Läsa igenom alla stadgar Uppmärksamma föreningar på förbättringar som går att göra Skriv en ny förbättrad exempelstadga Kollar igenom i januari och säger till skriver exempel v45-46 Huvudansvarig: Henrik Almén
Årsmötes Workshop Bakgrund: Det finns många föreningar som är osäkra på hur de på bästa sätt ska genomföra sina årsmöten på demokratiskt och pappersmässigt bästa sätt. Syfte: Erbjuda en workshop som lär föreningar hur de kan genomföra bra årsmöten på sätt som leder till bra demokratiska beslut utan att lägga för stor börda på föreningarnas styrelser. 1. Ett koncept för en workshop tas fram och planeras. 2. Workshopen marknadsförs aktivt för att få så många deltagare som möjligt 3. Workshopen utförs 4. En utvärdering skickas till alla deltagare där bl.a. anonyma frågor kan ställas och kritig kan ges. Planera och förbered workshopen Marknadsför den Genomför den v.7 v.8 v.9 v.10 Utvärdering skickas ut Huvudansvarig: Henrik Almén och Oliver Jonstoij Berg