Dnr 2016/0166 VON Uppföljning av kontaktperson sammanfattning av enkätuppföljningar, april 2016 En kontaktperson är en medmänniska som ska göra det lättare för en person med funktionsnedsättning att leva ett självständigt liv i samhället. En viktig uppgift är att hjälpa till att bryta den enskildes isolering genom samvaro och stöd till fritidsverksamhet. Kontaktpersonen fungerar som en kamrat att hitta på roliga saker med, men kan även ge råd i vardagssituationer. Kontaktpersonen ersätter inte en god man eller en förvaltare. Biträde av kontaktperson ska utföras enligt överenskommelse med den enskilde. Den enskilde har rätt att påverka vem som ska anlitas som kontaktperson. Insatsen beviljas främst enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) men kan även beviljas enligt Socialtjänstlagen (SoL). Denna rapport är en sammanfattning av den uppföljning av verksamheterna inom vård- och omsorgsnämndens valfrihetssystem för kontaktperson som genomfördes vid månadsskiftet mars/april år 2016. Uppföljningen genomfördes som en webbenkätsundersökning. Enkätuppföljningen ska ses som en förstudie och ett underlag inför kommande uppföljningsmöten med utförarna. Det gäller både de svar som redovisas i denna rapport och de frågeområden som inte redovisas i rapporten. Svarsfrekvens Samtliga utförare, även de som för närvarande inte hade någon kund från Sollentuna kommun, ombads att besvara enkäten. Aktiv vård och utbildningscenter har inte svarat. Övriga fem utförare har svarat, vilket ger en svarsfrekvens på 83 procent. 1
Utförare i valfrihetssystemet Det finns sex godkända utförare som kunderna kan välja mellan. Utförare Antal kunder från Sollentuna 31/3 2016 Funkisgruppen 2 - Andra kommuner som utföraren har avtal med ROSSAB 3 Stockholm, Järfälla, Sundbyberg, Tyresö, Huddinge AB SOLOM 70-1:a aktiva valet 0 - KMK omsorg 3 - Aktiv vård och utbildningscenter Har inte besvarat uppföljningsenkäten. Avseende insatsen kontaktperson har utföraren inte rätt att sätta något kapacitetstak. Om en utförare under en sammanhängande period på tolv månader inte har haft någon kund från Sollentuna så upphör avtalet att gälla. 1:a aktiva valet har inte varit utan kund i tolv månader. Personal och kompetens Att vara kontaktperson är ett uppdrag och inte en anställning. Den enskilde har rätt att påverka vem som ska anlitas som kontaktperson. Utföraren bemannar därför inte en verksamhet utan rekryterar kontaktpersoner utifrån varje enskilt uppdrag. 2
Svaren visar att utförarna jobbar olika vad gäller anställning av kontaktpersoner. En utförare anställer kontaktpersoner med timanställning medan en annan utförare jobbar med intermittenta anställningar. SKL har tagit fram en mall för avtal mellan uppdragsgivare och kontaktperson. SKL ger även ut rekommendationer gällande omkostnadsersättning och arvodesersättning till kontakpersoner 1. Kontaktpersonens uppdrag är att vara en medmänniska och kamrat. Det ställs därmed inga krav på kontaktpersonens utbildning. Kvalitetsledningssystem Utföraren ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som uppfyller kraven i socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Ett ledningssystem är ett verktyg för att uppnå kvalitet. Det ska vara ett stöd för både ledning och medarbetare att systematiskt och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten. Funkisgruppen ROSSAB AB SOLOM 1:a aktiva valet KMK omsorg Rutiner för de viktigaste aktiviteterna i verksamheten Rutiner för synpunkts- och klagomålshantering Rutiner för rapportering, utredning och anmälan enl lex Sarah Avvikelser sammanställs och analyseras löpande Samtliga verksamhetschefer uppger att det finns dokumenterade, lokala rutiner för de viktigaste aktiviteterna i verksamheten. En utförare uppger att deras ledningssystem är certifierat enligt ISO 9001. Alla utom en anser att kvalitetsledningssystemet är känt av personalen och används i det dagliga arbetet. 1 http://brs.skl.se/brsbibl/cirk_documents/15039.pdf 3
Avvikelsehantering Avvikelser i verksamheten ska utredas och åtgärdas. Avvikelsehanteringen är en del i det systematiska kvalitetsarbetet och syftar till att upptäcka En avvikelse är en negativ händelse som medför eller hade kunnat medföra att kunden kommit till skada. Brister i bemötande, upplevda missförhållanden, brister i läkemedelshanteringen etc. är exempel på avvikelser. Avvikelser i verksamheten ska utredas och åtgärdas. Avvikelsehanteringen är en del i det systematiska kvalitetsarbetet och syftar till att upptäcka och förebygga kvalitetsbrister. Verksamheternas beskrivningar av avvikelsehanteringssystemet visar på olika arbetssätt. Samtliga verksamheter uppger att de löpande sammanställer och analyserar avvikelser i syfte att hitta mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Verksamheternas beskrivningar av hur detta går till visar på olika arbetssätt. I uppföljningen har inte efterfrågats hur många avvikelser som inträffat under år 2015. Om antalet rapporterade avvikelser är lågt finns det anledning att fundera över om avvikelsehanteringssystemet fungerar som det ska. Ur ett kvalitetsledningsperspektiv är det mer allvarligt att avvikelser inte rapporteras än att det inträffar avvikelser. När en avvikelse inträffar är det viktigt att så långt som möjligt klarlägga händelseförloppet och vilka faktorer som har påverkat det och att vidta åtgärder som kan hindra att liknande händelser inträffar igen. Synpunkter och klagomål Utföraren är skyldig att ta emot och utreda synpunkter och klagomål på verksamhetens kvalitet (SOSFS 2011:9). Synpunkts- och klagomålshantering är ett kvalitetsverktyg vars syfte är att snabbt rätta till fel och brister samt utveckla och förbättra kvalitet och service. Samtliga verksamheter uppger att det finns dokumenterade, lokala rutiner för synpunkts- och klagomålshantering i verksamheten. Verksamheternas beskrivningar av hur de säkerställer att kunderna och deras företrädare/närstående känner till vem de ska vända sig till för att lämna synpunkter och klagomål visar att information lämnas både skriftligen och muntligen i olika sammanhang, t.ex. vid uppstartmöten och uppföljningar. Uppföljningen visar att verksamheterna har tagit emot ett fåtal synpunkter och klagomål under år 2015. Handläggarnas kontakter med kunder och närstående indikerar dock att det finns ett visst mörkertal avseende antal synpunkter och klagomål som når utförarna. Genom att gruppera inkomna synpunkter och klagomål utifrån vad de handlar om kan en verksamhet lättare identifiera sina utvecklingsområden. I denna enkätuppföljning har inte efterfrågats vad de inkomna synpunkterna och klagomålen har avsett. Utförarna har dock fått möjlighet att ange vilka områden de använder i sin verksamhet för att gruppera synpunkter- och klagomål. Syftet var att få ökad kunskap för att vid nästa uppföljning eventuellt kunna förfina frågeställningen. Svaren visar att utförarna använder sig av olika kategorier men att de i grunden är förhållandevis lika. 4
Lex Sarah enligt 24 b-f LSS samt 14 kap 3-7 SoL Ett missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande är en avvikelse av allvarlig karaktär och ska utredas enligt lex Sarah. Om utredningen kommer fram till att avvikelsen faktiskt utgör ett allvarligt missförhållande, eller en påtaglig risk för missförhållande ska en lex Sarah-anmälan göras till IVO. Samtliga verksamheter uppger att det finns dokumenterade och kända rutiner för rapportering, utredning och anmälan enligt lex Sarah. Uppföljningen visar att det under år 2015 inte gjordes några utredningar eller anmälningar enligt lex Sarah. Dokumentation/genomförandeplan Utföraren ansvarar för att insatsen kontaktperson utförs i enlighet med beslutet och överenskommelsen med kunden. Utföraren ska följa upp med kontaktpersonen hur uppdraget fungerar. Enligt avtal ska engenomförandeplanen upprättas senast en månad efter att insatsen har verkställts. Planen ska beskriva hur insatsen rent praktiskt ska genomföras. Syftet är att skapa en tydlig struktur för genomförandet. Kontaktpersonen har inget ansvar att dokumentera eller upprätta en genomförandeplan, men utföraren/verksamhetschefen ska dokumentera hur insatsen ska genomföras och delge handläggaren detta. Dokumentationen är viktig för handläggarens uppföljning av insatsen. Uppgifter från handläggarna visar att de mycket sällan får in några genomförandeplaner. Krav på utföraren Ekonomisk och finansiell ställning Utföraren ska ha en stabil ekonomisk bas. Vård- och omsorgkontoret har kontrollerat samtliga godkända utförares ekonomiska och finansiella ställning via kreditupplysningsföretaget Creditsafe. Kontrollen visar att samtliga utförare utom en uppfyller kravet på lägsta accepterade rating. En utförare har för närvarande ingen aktuell rating och kontoret har i och med det inlett en fördjupad undersökning av utförarens ekonomiska och finansiella ställning. Skatter och sociala avgifter Utföraren ska betala skatter och sociala avgifter. Vård- och omsorgkontoret har kontrollerat samtliga godkända utförare genom att inhämta uppgifter från Skatteverket (SKV4820). Kontrollen visar att samtliga utförare uppfyller kravet. 5