Bilaga till Dnr: KS.2014.0259 1 (8) 2014-11-18 Kommunledningskontoret Josef Chaib Utredning om Eslöv som Fairtrade City I denna utredning presenteras villkoren och förutsättningarna för Eslövs kommun att bli en Faitrade City (hädanefter: FTC). Utredningen har genomförts av Kommunledningskontoret i samarbete med andra förvaltningar och i samråd med företrädare för näringslivet och andra kommuner, framför allt Lund. Utredningen innehåller, i tur och ordning: 1) En sammanfattande bedömning av Eslövs kommuns förutsättningar att bli en FTC. 2) En beskrivning av Fairtrade och vad som krävs för att bli en FTC. 3) En specificering av kriterierna för att bli en FTC, samt en sammanfattande bedömning av var Eslövs kommuns står i relation till kriterierna. 4) En sammanställning över ett antal varor som bedöms centrala ur rättvisesynpunkt, samt en kalkyl på vad det skulle kosta att öka andelen rättvisemärkta alternativ. 5) En bedömning av vilka personella resurser som skulle krävas för Eslövs kommun att vara diplomerad FTC, samt därtill hörande kostnader och uppdragsbeskrivning. 1. Sammanfattande bedömning Att vara diplomerad som FTC innebär för Eslövs kommun ett tvådelat åtagande: å ena sidan att köpa en större andel rättvisemärkta produkter, å andra sidan att samordna och informera om FTC däribland samordna och leda en styrgrupp med representanter för icke-kommunala verksamheter i Eslövs kommun. Eslövs kommun bedöms ha goda förutsättningar för att bli en FTC, förutsatt att: politiker och ledning är engagerade i frågan och fattar nödvändiga formella beslut om att arbeta för FTC. ett antal icke-kommunala aktörer är engagerade och fattar formella beslut om att arbeta för FTC. Engagemanget kan vara i form av. att erbjuda rättvisemärkta produkter och deltagande i styrgrupp. det inrättas en samordningstjänst om 40-50%, placerad i kommunorganisationen, med uppdrag att leda och samordna FTC och styrgruppen, samt vara kontaktperson och ambassadör internt och externt. det avsätts en driftsbudget för samordning, informationsinsatser och aktiviteter relaterade till FTC. en ökad andel av kommunens inköp består av rättvisemärkta produkter.
2 (8) Den årliga kostnaden för att vara en FTC uppskattas till mellan 300.000 och 500.000 kr, inklusive kostnader för samordning och ökade kostnader för inköp (se sidan 8). 2. Fairtrade och kriterier för Fairtrade City Fairtrade är en organisation och en produktmärkning för rättvis handel, ämnad att skapa förutsättningar för odlare och anställda att förbättra sinaarbets- och levnadsvillkor. Fairtrade bidrar till hållbar utveckling genom bättre handels- och lönevillkor, men också genom att stödja lokal demokratisk utveckling och organisering, motverka diskriminering samt ökade miljöhänsyn i produktionen. Fairtrade City är ett koncept som lanserades av Fairtrade 2006. Det är en diplomering till kommuner som engagerar sig för rättvis handel och etisk konsumtion. Diplomeringen innebär att kommunen lever upp till kriterier som rör rättvis handel. Kriterierna är utformade som krav och innebär att kommunen motsvarar krav som finns vid genomförande av offentlig upphandling, tillämpar ett aktivt informationsarbete samt erbjuder ett utbud av Fairtrade-märkta produkter i butiker, på serveringsställen och på arbetsplatser. Ett krav är också att abetet ska ledas av en styrgrupp som ska representera hela lokalsamhället. (www.fairtrade.se/fairtradecity) För Eslövs kommun innebär en Fairtrade-diplomering att konsumtionen av Fairtrademärkta produkter blir ett aktivt ställningstagande och ett påtagligt bidrag till fattigdomsbekämpning och rättvisare villkor för producenter. Att vara en Fairtrade City innebär att detta ställningstagande tydliggörs och att det totala antalet aktörer som arbetar för Fairtrade blir fler. Det innebär således konkreta åtaganden för att påverka missgynnade människors levnadsvillkor i positiv riktning. Det är dessutom en aktiv uppmaning och inspiration till andra att också bidra till att göra livet bättre för fler människor Kriterier för att bli en FTC 1. Kommunen skall kunna erbjuda Fairtrade-märkta produkter eller motsvarande inom kommunens avtal och anta en målsättning och handlingsplan för den offentliga etiska konsumtionen. 2. En styrgrupp ska från kommunen sättas samman representerad av aktörer från hela närsamhället, t.ex. näringsliv, handeln, frivilligorganisationer och politiker. 3. Beroende på kommunens invånarantal, ska dagligvaruhandeln samt stadens caféer och restauranger kunna erbjuda ett visst sortiment av Fairtrade-märkta produkter. 4. Ett visst antal (se sidan 5) lokala arbetsplatser ska servera Fairtrade-märkta produkter. 5. Kommunen ska inrätta en styrgrupp vars främsta uppdrag är att arbeta aktivt med lokalt informationsarbete om rättvis handel, etisk konsumtion och upphandling.
3 (8) 3. Förtydligande av kriterierna och vad de innebär för Eslövs kommun Nedan beskrivs och förtydligas respektive kriterium, såsom det fastställs av Fairtrade Cityorganisationen, samt vad dessa skulle innebära för Eslövs kommun. En beskrivning och bedömning görs av vad som krävs för att uppnå kriterierna. Kommunen skall kunna erbjuda Fairtrade-märkta produkter eller motsvarande inom kommunens avtal och anta en målsättning och handlingsplan för den offentliga etiska konsumtionen. Finns inom befintliga upphandlingsavtal Görs i viss utsträckning. Målsättning saknas. Sådant beslut eller översyn saknas. En styrgrupp ska från kommunen sättas samman representerad av aktörer från hela närsamhället, t.ex. näringsliv, handeln, frivilligorganisationer och politiker. Rimligt.
4 (8) Beroende på kommunens invånarantal, ska dagligvaruhandeln samt stadens caféer och restauranger kunna erbjuda ett visst sortiment av Fairtrade-märkta produkter Bör kunna uppnås, exakt uppgift saknas. Uppnått (t.ex. Ica) Bör vara uppnått (Ica, Coop, Intersport, m.fl) Exakt uppgift saknas. Ett visst antal lokala arbetsplatser ska servera Fairtrade-märkta produkter Uppgifter saknas Styrgruppens främsta uppdrag är att arbeta aktivt med lokalt informationsarbete om rättvis handel, etisk konsumtion och upphandling Kan ev. bygga på befintlig grupp.
5 (8) Bedömning av huruvida Eslövs kommun kan uppnå kriterierna Sammantaget bedöms Eslövs kommun ha goda möjligheter att uppnå kriterierna för att bli en Fairtrade City. Åtaganden rör inköp, inriktningsbeslut på politisk nivå och ledningsnivå, styrgrupp och samordningstjänst.. Styrgruppen förutsätter dels beslut och engagemang från icke-kommunala aktörer samt en samordnande och styrande funktion från kommunens sida. Kommunens befintliga upphandlingsavtal erbjuder goda möjligheter till inköp av rättvisemärkta produkter. Vad gäller beslut om på politisk- och ledningsnivå, om etisk konsumtion och handlingsplan, så är de nödvändiga inte bara av formella skäl, utan också för att signalera betydelsen av satsningen på FTC. Målsättningar för FTC bör fattas på nämndnivå så att de blir relevanta för respektive verksamhet, samt kopplas till övriga verksamhetsmål. Sådana målformuleringar görs lämpligen i samråd med samordnaren för FTC. Att etablera en väl fungerande styrgrupp, där externa parter investerar såväl tid som intresse, är en central del i satsningen. Förutsättningarna för detta är svåra att överblicka, och sannolikt behöver den presumtiva samordnaren etablera kontakter, kartlägga vilket intresse som finns, samt inventera utbudet av rättvisemärkta produkter i kommunen idag. Ett sådant arbete bör utgå från befintliga kontakter med Eslövs näringsliv, föreningsliv, byalag m.fl. Med en samordnare på plats sänder Eslöv en viktig signal om Eslövs ställningstagande för Fairtrade. Inledande kontakter med Stadskärneföreningen har gett ett mycket positivt gensvar, och erfarenheter från bl.a. Lunds kommun visar att de finns vinster med detta som går utöver själva FTC-samarbetet, såsom ett större kontaktnät med det lokala näringslivet samt god publicitet för kommunen.
6 (8) 4. Inköp av Fairtrade-produkter Fairtradeprodukter inköpta i Eslövs kommun 2013 (Uppgifter från Serviceförvaltningen) Inköpsstatistik från jan-juni som dubblats i mängd (båda kolumner). Varav redan inköpt Fair Total mängd Pris/kg Trade-märkt Pris/kg Kostnad idag Allt som Fairtrade Bananer 14496 kg 19,58 128 kg 20,93 284 004 303 401 Kaffe, 0,5 kg 9980 kg 57,44 3360 kg 72,60 624 189 724 548 Kaffe Maskinbrygg end FT upph 1032 kg 75,50 960 kg 75,50 73 512 73 512 Kaffe, Automat end FT upph 120 kg 72,60 120 kg 72,60 8 712 8 712 Te end FT upph 63,4 kg mkt olika 37,2 kg mkt olika Vaniljsocker end FT upph 71,2 kg 83,41 46,2 kg 83,41 5 939 5 939 Kakao end FT upph 91,8 kg 117,96 33 kg 117,96 10 829 10 829 Socker port 1,8 kg 33,7 0 kg 37,23 61 67 Svartpeppar end FT upph 52,6 kg 107,81 29 kg 107,81 5 671 5 671 Vitpeppar end FT upph 38,8 kg 163,38 36 kg 163,38 6 339 6 339 Coca cola 6166 l 14,12 15,8 l 16,47 87 101 101 554 TOTALT: 1 106 356 1 240 572 Diff: 134 215 Sortiment kan ha ändrats under tiden, varför icke fairtrade-produkter är köpta. 7 produkter finns endast upphandlade som Fair trade varför annat alternativ ej är möjligt. 5. Personella resurser uppdrag och kostnadskalkyl Att vara diplomerad som FTC är inte en intern angelägenhet för kommunorganisationen. För att vara en FTC krävs att såväl den kommunala organisationen som privata aktörer uppfyller sin del av kriterierna. Eslövs kommuns roller är dels som inköpare av rättvisemärkta produkter, och dels som samordnare av andra aktörers verksamheter. Upphandling och inköp av rättvisemärkta produkter I fråga om inköp så krävs det att kommunen har såväl kunskapen som resurser för att välja rättvisemärkta produkter. I nuläget sker upphandlingen i samverkan med andra kommuner, däribland FTC-kommuner, vilket gör att rättvisemärkta produkter finns i beställningsutbudet. Att köpa en större andel sådana produkterkräver således inga nya resurser eller avtal. I ett scenario där Eslövs kommun skulle göra egna upphandlingar kan det komma att krävas kompetens som i nuläget saknas. Även för inköp av rättvisemärkta produkter inom befintligt sortiment kan det krävas utbildningsinsatser. Detta bör kunna ske inom ramen för ordinarie inköpsutbildningar. Kompletterande utbildning av personal i andra verksamheter kan bli aktuellt, t.ex. kommunens informatörer och skolpersonal. Fairtrade-organisationen kan sannolikt också bistå med utbildning.
7 (8) Samordning av Eslöv som Fairtrade City När det gäller de icke-kommunala aktörernas bidrag så bör Eslövs kommun ha en samordnande och stödjande funktion. Så sker idag i Lunds kommun, med lyckat resultat. Samordnarfunktionen bör utgöras av en person. Denna är kontaktperson för FTC både internt i kommunorganisationen, bland andra aktörer i kommunen samt externt utanför kommungränserna. Det är viktigt att samordningspersonen verkar i ett tydligt sammanhang, både för att undvika isolering och för att nå långsiktighet i arbetet. För varje FTC ska det finnas en styrgrupp som träffas minst 4 ggr/år. Samordnaren bör vara sammankallande för denna grupp, men bör inte vara ordförande. Styrgruppen bör ha inflytande över samordnarens uppgifter som rör styrgruppens verksamhet, i övrigt bör samordnaren vara en del av den ordinarie kommunala organisationen och därmed ha en chef med arbetsledaransvar. Styrgruppen bör bestå av representanter från olika delar av kommunens näringsliv, arbetsgivare och ideella sektor, samt i övrigt i enlighet med kriterierna. Baserat på främst Lunds kommuns erfarenheter så kan styrgruppens dagordning och aktiviteter lämpligen utgå från de målsättningar och informationsinsatser som den är ålagd att formulera och genomföra. Kostnaderna för sådana verksamheter och aktiviteter bör inte vara alltför stora (ingen konkret kalkyl finns, detta bör kunna uppskattas baserat på andra publika arrangemang). Vilka resurser som sammantaget krävs för samordningsfunktionen är svårt att uppskatta och den är sannolikt avhängig ambitionsnivån hos kommunen och andra aktörer. En uppskattning är dock en samordningstjänst på mellan 40 och 50 % av en heltid, samt en mindre driftsbudget för verksamheten (80.000 kr 100.000 kr). Inledningsvis bör arbetet bestå av att t.ex. kartlägga, samla in information, etablera kontakter och rutiner för styrgruppen, kompetensutveckling, studiebesök m.m. Efter hand bör sådana uppgifter minska något, till förmån för mer utåtriktade aktiviteter samt för att svara mot en, förhoppningsvis, större efterfrågan bland deltagande aktörer och allmänhet. Enligt Lunds kommun har samordningsfunktionen blivit mer omfattande och arbetskrävande över tid. Den har också medfört vinster som är svåra att mäta. Bland dessa märksnya nätverk bland externa företag, föreningar och arbetsgivare, samt positiv publicitet för kommunen.
8 (8) Kommunala verksamheter som bör tas i beaktande För att få ut det mesta av det arbete en FTC-diplomering innebär är det viktigt att det förankras i samtliga förvaltningar, samt att ett antal verksamheter direkt involveras i arbetet. Det kan röra sig om följande: Upphandlingsfunktionen hur ser pågående samverkan och avtal med andra kommuner ut, hur påverkas samordningen, stöd och inköpsutbildningar inom kommunen, m.m? Ekokommun hur påverkas Eslövs medverkan i Sveriges Ekokommuner, hur kan dessa nätverk stärka varandra, internt i kommunorganisationen och gentemot externa parter? Näringslivsfunktionen Hur kan FTC-diplomeringen stärka kontakterna och samarbetet med näringslivet? Kan det bli något att samlas kring, kan det attrahera nya branscher eller aktörer? Kan rättvisemärkningen av kommunen inspirera exempelvis livsmedelsindustrin eller lantbruket i samma riktning? Informationsavdelningen Hur kan FTC-diplomering integreras i, och stärka, kommunens kommunikationsaktiviteter? Hur kan FTC-diplomering stärka vårt varumärke? Hur kan vi aktivt använda vår FTC-diplomering i vår marknadsföring för att locka nya kommuninvånare? Kostnadskalkyl 30 % av heltid 40 % av heltid 50 % av heltid Lönekostnad* 160.000 210.000 260.000 Driftsbudget 80.000 80.000 100.000 Summa (min-max) 240.000 kr 290.000 kr 360.000 kr Ökade inköpskostnader** 150.000 150.000 150.000 Summa inkl. ökade 390.000 kr 440.000 kr 510.000 kr inköpskostnader * baserat på heltidslön 30.000 kr/mån, samt PO. ** se sidan 5, kostnadsfördelning för respektive nämnd ej beräknad