KVALITETSHANDBOK Utgåva 2 00-06-19

KVALITETSHANDBOK Utgåva 2 00-06-19 000619, Kvalitetshandbok, J.W 1(16)

Innehållsförteckning Allmänna förutsättningar Sida Inledning 3 - affärsidé Kvalitetspolicy 4 - målstyrning Organisation 5 Kvalitetssystem 6 Dokumentstyrning 7 Avvikelsebehandling 8 Personal 9 Inköp 10 Processfunktioner: Marknad/ 11 Försäljning 12 Konstruktion 13 Produktion 14 Stödfunktioner: Administration/Data 15 Ekonomi 16 000619, Kvalitetshandbok, J.W 2(16)

Inledning Finnebäcks AB är ett familjeföretag med en lång industriell tradition, grundat 1917 av David Wästlund. Idag ägs- och drivs företaget av Johan och Carl Wästlund. Tillverkningen består av ett modulsystem för isolerade kyl- och frysrum med tillhörande dörrar, portar och andra kompletterande produkter. Det kan närmast beskrivas som ett avancerat byggsatssystem som levereras i paket för montage på olika byggarbetsplatser. Typiska användningsområden är kyl- och frysrum i butiker, storkök och livsmedelsindustri. Verksamheten omfattar konstruktion, utveckling, tillverkning och installation. Med utgångspunkt från fabriken i Edane exporteras produkterna till ett 10-tal länder i främst Skandinavien, centrala- och östra Europa. Företaget har f.n.(1998) ett 30-tal anställda och en omsättning på 30,4 milj. SEK. Affärsidé Att i egen regi projektera, försälja, tillverka och leverera byggbara kyl- och frysrum med en överenskommen grad måttanpassning. Att inrikta verksamheten på små och medelstora projekt eller typ av projekt där förmågan till måttanpassning har betydelse. Att genom en anpassad organisation och rationell orderhantering, uppnå en kort genomloppstid och därmed möjliggöra snabba leveranser utan lageruppbyggnad. Att tillhandahålla kyl- och frysrum med låg energiförbrukning och lång livslängd. Att rummen skall kunna demonteras och återuppbyggas. På så vis representerande ett andra- och tredjehandsvärde av betydelse. 000619, Kvalitetshandbok, J.W 3(16)

Kvalitetspolicy Att leverera kyl- och frysrum som med normal skötsel och underhåll ger brukaren en teknisk livslängd med fullgod funktion om minst 10 år. Att hålla vad vi lovar avser leveransens omfattning, tidpunkt och utförande. Det skall uppnås, bland annat, genom följande - att grundligt och systematiskt gå igenom beställarens önskemål före offert och order. - att orderdokumenten klart visar vad vi lovat. - att orderdokumenten gör det möjligt att följa leveransens verkliga utförande samt varje enskild händelse eller överenskommelse. - att påbörja rättelse av fel inom 48 timmar. - att genom tillverknings- och typritningar samt normer för godkännande minimera antalet felaktigt tillverkade produkter. - att med hjälp av egna normer, specifikationer och leveranskontroll säkerställa en god kvalitet på inkommande material. - att ha en ansvarig för inkommande material, tillverkning skum-line och packning/utlastning. - att varje kvartal hålla ett ledningens genomgång i ledningsgruppen inklusive delansvariga. Edane den 12/1 2000 Johan Wästlund Målstyrning Mål finns för att verksamheten inom bolaget skall kunna planeras, styras och utvärderas. Utvärdering sker av resultat från utfört arbete som används som underlag för korrigerande och förbättrande åtgärder. 000619, Kvalitetshandbok, J.W 4(16)

Verksamheten är målstyrd, dokumenterad och fastställd. De mål som gäller oss som helhet är nedbrutna till individnivå och upprättas mellan medarbetare och chef i samband med utvecklingssamtalen. Organisation Varje enskild medarbetare har ansvar för att kvalitetsmålen uppfylls. Varje enskild medarbetare levererar från sig produkter och tjänster som är felfria i jämförelse med de krav som ställs. Ledningen för Finnebäcks AB: 1. Etablera kraven till produkter och tjänster 2. Ställer till förfogande de resurser som behövs så att de anställda kan uppfylla kraven 3. Uppmuntrar och stöttar Ledningen har det yttersta ansvaret för kvalitetspolicyn. Alla funktioner finns beskrivna med ansvar och befogenheter i funktionsbeskrivningarna. Funktionsansvariga säkerställer att arbetet inom eget område genomförs efter de mål som är bestämda av ledningen. GE 060 GE 061 GE 062 GE 063 GE 064 GE 065 GE 066 GE 067 GE 068 GE 069 GE 070 Organisationsplan Funktionsbeskrivning Ledning/VD Funktionsbeskrivning Marknad Funktionsbeskrivning Försäljning Funktionsbeskrivning Konstruktion Funktionsbeskrivning Inköp Funktionsbeskrivning Produktion Funktionsbeskrivning Underhåll/Säkerhet Funktionsbeskrivning Montage Funktionsbeskrivning Administration Funktionsbeskrivning Ekonomi 000619, Kvalitetshandbok, J.W 5(16)

Kvalitetssystem Vårt interna system uppfyller riktlinjerna i ISO 9004:2000 och mot våra kunder tillfredsställer vi kraven i ISO 9001:2000. Systemet är nivåindelat och består av denna övergripande handbok vilken refererar till gemensamma- och funktionsspecifika rutiner och instruktioner. Kvalitets Nivå 1 Handbok Nivå 2 Allmänna Förutsättningar Marknad Försäljning Konstruktion Produktion Administration Ekonomi Nivå 3 Instruktioner och befintlig dokumentation Kvalitetshandboken är fastställd av VD. Ledningen går periodiskt igenom resultatet av genomförda interna revisioner och status på avvikelserapporteringen. GE 030 GE 040 GE 050 Intern systemrevision Kvalitetsplanering Ledningens genomgång 000619, Kvalitetshandbok, J.W 6(16)

Dokumentstyrning Alla dokument som påverkar kvaliteten eller resultatet är tillgängliga på rätt plats i rätt tid. Senaste revision är känd. Ändrade dokument inkluderas rutinmässigt i systemet. Ogiltiga dokument makuleras rutinmässigt. Varje funktion är ansvarig för behandlingen av dokument i systemet samt arkiveringen av dessa. GE 010 Dokumentstyrningsrutin 000619, Kvalitetshandbok, J.W 7(16)

Avvikelsebehandling och korrigerande/ förebyggande åtgärder Vår ambition är att så tidigt som möjligt finna och behandla avvikelser och avvikande produkter. (Produkt = resultat av aktiviteter eller processer, kan innefatta tjänst, hård- eller mjukvara eller en kombination av dessa.) Som en följd av detta genomföra korrigerande och förebyggande åtgärder för att eliminera orsakerna till avvikelserna samt reglera de ekonomiska konsekvenserna. Vår strategi är noll fel. I de fall där det anges toleransgränser för tillverkad produkt eller tjänsteegenskaper innebär noll fel att våra mätresultat väl ska ligga inom givna toleranser. Vår företagsledning tar vid regelbundna möten del av avvikelserapporter samt informerar sig om genomförda åtgärder i syfte att värdera effektiviteten av dessa och vid behov besluta om ytterligare åtgärder. GE 020 Avvikelsebehandling 000619, Kvalitetshandbok, J.W 8(16)

Personal För att varje enskild medarbetare ska kunna tillgodose våra kunder och de krav som ställs på produkter och tjänster, måste en kontinuerlig utbildning och kompetenshöjning ske efter individens egna förutsättningar. Nyanställda informeras om företaget och systemet för att snabbt komma in i sina arbetsuppgifter. Alla interna föreskrifter vad gäller ordning och reda för samtliga anställda inom Finnebäcks AB finns samlade i en Personalhandbok. GE 080 GE 081 GE 082 GE 083 Rekrytering av personal Introduktion av nyanställda Utbildningsbehov-kompetensplaner Personalhandbok 000619, Kvalitetshandbok, J.W 9(16)

Inköp De dokumenterade rutinerna för anskaffning har till uppgift att säkerställa att allt inköp görs på ett rationellt sätt under mottot: Rätt vara, till rätt pris vid rätt tid. Den ansvarige för inköpet ansvarar för att antalet leverantörer samt sortiment hålls på en effektiv nivå och att företaget uppträder på ett enhetligt och seriöst sätt gentemot våra leverantörer. Endast utpekad inköpsansvarig får göra inköp. Alla inköp görs skriftligt och bygger på endera ett grundavtal eller offert. Inköpshandlingen och erhållna offerter arkiveras. Det finns fyra grundtyper av inköp såsom material till en kundorder, förnödenheter till produktionen, övriga förnödenheter och investeringar. GE 090 GE 091 GE 092 GE 093 GE 094 Framtagning av inköpshandlingar Leverantörsbedömning Register över godkända leverantörer Mottagningskontroll & godsmottagning Förrådshantering 000619, Kvalitetshandbok, J.W 10(16)

Marknad Våra kunders krav och önskemål fastställs redan då vi får en förfrågan. Funktionen ansvarar: - för marknadsföringen av Finnebäcks AB samt redovisar fakturering, orderingång för respektive produkt. - för att priser och villkor är uppdaterade. MA 010 MA 020 MA 030 Marknadsinformation Säljmaterial Marknadsplan 000619, Kvalitetshandbok, J.W 11(16)

Försäljning Våra kunders krav och önskemål fastställs redan då vi får en förfrågan. Funktionen ansvarar: - för all offertbehandling och för att erforderligt underlag finns tillgängligt och motsvarar kraven i rutinerna för försäljning. - för att kontroll görs med Ekonomi gällande kunders betalningsförmåga. - för att kontrollera mot den kapacitet som finns tillgänglig och om vi kan tillverka mot förfrågan. FÖ 010 FÖ 020 FÖ 030 FÖ 040 FÖ 041 FÖ 042 FÖ 043 Kundregister Mottagande av kundförfrågan Offerering Orderbehandling, normalorder Orderbehandling, spärrorder Orderbehandling, komponentorder Orderbehandling, direktorder 000619, Kvalitetshandbok, J.W 12(16)

Konstruktion Har skall beskrivas kortfattat om utveckling/konstruktionsverksamheten inom Finnebäcks AB. KO 010 KO 020 KO 030 KO 040 KO 050 KO 060 KO 070 KO 080 KO 090 Utvecklingsprocessen inkl planering Konstruktionsresultat och produktspecifikation Konstruktionsgenomgång inklusive riskbedömning Typlösningar Ändring av konstruktionen Beställning av internt arbete Handhavande av ritningar och underlag Hantering av extern dokumentation Projektstyrningsmodell 000619, Kvalitetshandbok, J.W 13(16)

Produktion Produktionen ansvarar för att produkter finns tillgängliga i rätt tid i enlighet med de planer som fastlagts. Produktionen har ansvar för mottagning av råvaror, lagring av råvaror, produktion av färdiga produkter, emballering, lastning och transport. Alla produkter som produceras skall vara av rätt kvalitet i kundens mening, de skall vara tillgängliga i rätt tid och emballerade enligt kundens önskemål och krav. PR 010 PR 011 PR 020 PR 030 PR 040 PR 050 PR 060 PR 070 PR 080 PR 090 PR 100 Produktionsstyrning Instruktioner Körplan Produktidentifikation Kontroll och provningsstatus Kontrollplanering Mät- och provningsutrustning Hantering av dokument i produktion Hantering av material tillhandahållet av kund Packning av färdiga produkter Leverans av färdiga produkter Underhåll/säkerhet Montage av produkter 000619, Kvalitetshandbok, J.W 14(16)

Administration/Data Administration ansvarar inför ledningen för att de administrativa rutinerna följs. De administrativa arbetsuppgifterna består av att sköta extern och intern korrespondens, ta hand om växeln, ta emot fax och e-post samt se till att kopiering fungerar på ett korrekt sätt. Vidare skall skrivservice till ledningen utföras av administrationen. Dessutom arbetar administrationsfunktionen med inköp av kontorsmaterial, föra kundregister, säkerställa att säljmaterial är av senaste utgåva. Dataansvarig har till uppgift att tillsammans med ledningen föreslå datasystem och datorer som är anpassade till respektive verksamhet. Ansvaret innebär att skapa hög tillgänglighet och säkerhet i utrustning. Inom givna ramar fungera som problemlösare vad gäller maskin- som systemproblem. Vara behjälplig vid nya installationer av system och programvaror samt utbilda och informera personalen. AD 010 AD 020 AD 030 AD 040 AD 050 AD 060 AD 070 AD 080 AD 090 AD 100 Sekreterartjänst Telefonväxel Postrutin Mottagning och distribution av fax och E-mail Användarregister Driftstopp i datornätet Back-up och säkerhetshantering Register för hårdvara Register för mjukvara Virusskydd 000619, Kvalitetshandbok, J.W 15(16)

Ekonomi Ekonomifunktionen har ansvar för företagets ekonomiska rutiner såsom bokföring, momsrapportering, bokslutsunderlag och rutin som gäller attester. Ansvaret innebär att se till att med de resurser som finns tillgängliga säkerställa rätt utnyttjande. Ekonomifunktionen tar fram och lämnar löpande rapport om den ekonomiska statusen internt i företaget samt tillställer relevant underlag till myndigheter. EK 010 EK 020 EK 030 EK 040 EK 050 EK 060 Attestreglementet Kundreskontra - Fakturering Leverantörsreskontra Ekonomirapportering Budgetarbete Lönehantering 000619, Kvalitetshandbok, J.W 16(16)