personalärenden Allmänna anvisningar

Delegationsordning för beslutanderätt i personalärenden Allmänna anvisningar DOKUMENTNAMN Delegationsordning för beslutanderätt i personalärenden GILTIGHETSPERIOD DOKUMENTTYP Allmänna anvisningar BESLUTAT/ANTAGET DOKUMENTÄGARE Kommunstyrelsen VERSION 3.0 DOKUMENTANSVARIG Personal- och löneenheten REVIDERAT 2013-12-16 2011-11-21, 133 87 Dnr KS 2012.366 025

Allmänna anvisningar Med stöd av lagar och avtal/överenskommelser har arbetsledare/chefer generell rätt att fatta verkställighetsbeslut i ärenden som berör personal vilka de organisatoriskt har personalansvar för. Beslut därutöver, s.k. delegationsbeslut, förutsätter dock delegation från kommunstyrelsen som personalnämnd. Syftet med delegationen Avsikten med delegation av personalärenden är att avlasta kommunstyrelsen och personalutskottet från rutinärenden att åstadkomma en smidig och väl fungerande handläggning i det dagliga arbetet att beslut ska kunna fattas innan åtgärd vidtas, som t.ex. att beslut om anställning och lönesättning eller ledighet fattas innan tillträde sker eller ledighet påbörjas samt att främja den arbetsledande personalens intresse och möjligheter att påverka verksamhetens utveckling, personalpolitiken och tillvaratagandet av personalen som resurs. Påpekas bör att delegationsrätten endast innebär rätt att besluta inom ramen för bemyndiganden, uppställda villkor och givna budgetramar. Delegationen till respektive arbetsledare/chef framgår av särskild bilaga, som preciserar beslutanderätten, dels för samtliga ledare/chefer, dels särskilda tillkommande delegationer för förvaltningschefer, administrativa chefen och kommunchefen. Vidare preciseras vissa särskilda delegationer till centrala löne- och pensionshandläggare, liksom vanligen förekommande verkställighetsbeslut enligt lagar, avtal och lokala överenskommelser. Verkställighetsbeslut behöver inte anmälas till kommunstyrelsen eller personalutskottet. Däremot ska beslut därutöver, alltså delegationsbeslut, alltid anmälas till kommunstyrelsen via personalutskottet. Syftet med anmälan är dels att kommunstyrelsen och personalutskottet ska kunna följa hur delegationsrätten utövas, dels att delegationsbesluten ska bli protokollförda/anslagna och därmed möjliga att överklaga för laglighetsprövning och vinna laga haft. Därför ska delegationsbesluten redovisas senast under första veckan i närmast påföljande månad för 1

anmälan till kommunstyrelsen via utskottet på dess nästkommande sammanträde. Delegationsbeslut kan inte ändras i efterhand av kommunstyrelsen, personalutskottet eller överordnad chef. Ett delegationsbeslut tar delegaten i styrelsens namn Om styrelsen/utskottet är missnöjd med hur delegationsrätten utövas kan dock delegationsrätten dras in. Tjänstledigheter och semester Ansökan om kortare ledigheter skall inlämnas till arbetsgivaren minst tio dagar före avsedd ledighets påbörjande. I övrigt gäller tider enligt instruktioner nedan för olika ledigheter. I samband med semesterledighet skall arbetsgivaren betala ut semesterlön till arbetstagaren. Med anledning av detta skall huvudsemestern (juniaugusti) bestämmas i god tid så att den anställde inför kommande semesterperiod hinner rapportera in sin semester via självservice. Lag om rätt till ledighet för vård av barn En förälder har enligt lagen rätt till hel ledighet för vård av barn till dess barnet är 18 månader oavsett om föräldern har föräldrapenning eller inte. En förälder har därutöver rätt till hel ledighet medan föräldern får hel föräldrapenning. Föräldern kan även få ledighet i form av förkortning av normal arbetstid med tre fjärdedelar, hälften, en fjärdedel eller en åttondel medan föräldern har tre fjärdedels, halv, en fjärdedels respektive en åttondels föräldrapenning. Föräldern har även rätt till förkortning av normal arbetstid utan föräldrapenning med upp till en fjärdedel tills barnet fyllt åtta år eller som är äldre men ännu inte har avslutat sitt första skolår. Pajala kommun har förälder rätt till ledighet tills barnet blivit 24 månader. Ledighet därutöver förutsätter prövning av delegat och avser ledighet för vård av barn (heltid) tills barnet blivit 36 månader eller partiell ledighet utöver en fjärdedel tills barnet fyllt åtta år eller har avslutat sitt första skolår. Ansökan om ledighet skall inlämnas två månader innan ledighet är tänkt att påbörjas, eller om det inte kan ske, så snart som möjligt. 2

Tjänsteledighetsansökan skall innehålla uppgift om ledighetens omfattning och för vilken tid ledigheten begärs. Man bör observera att underrättelseskyldigheten föreligger inför varje ny ledighetsperiod. Det innebär att en arbetstagare måste underrätta arbetsgivaren två månader i förväg om denne vill förlänga en ledighetsperiod eller ändra ledighetsform t.ex. från hel ledighet till halv eller omvänt. Ledigheten får delas upp på högst tre perioder innebärande två avbrott under ett kalenderår. Om behov föreligger kan ytterligare avbrott tillåtas. Lag om ledighet för vård av närstående Lagen föreskriver att om arbetstagare vill utnyttja sin rätt till ledighet för vård av närstående ska arbetstagaren så snart som möjligt underrätta arbetsgivaren. En arbetstagare har rätt till ledighet från sitt arbete under tid då arbetstagaren uppbär hel ersättning enligt denna lag och till förkortning av arbetstiden till hälften eller tre fjärdedelar under tid då arbetstagaren uppbär halv eller fjärdedels ersättning. I samband med underrättelsen ska arbetstagaren ange hur länge arbetstagaren avser vara ledig, om det kan ske. Lag om rätt till ledighet av trängande familjeskäl För att rätt till ledighet ska föreligga krävs att det uppstått en akut situation i familjen som gör arbetstagarens närvaro nödvändig. Det ska vara fråga om oförutsedd händelse som har samband med trängande familjeskäl. Familjeskälen ska avse sjukdom eller olycksfall. Rätten till ledighet föreligger så länge arbetstagarens omedelbara närhet är nödvändig. Detta innebär akuta situationer där familjemedlemmens närvaro behövs omedelbart i syfte att vara närvarande i ett akut skede men inte för att under någon längre period vårda den sjuke. Ledighet för enskilda angelägenheter Enligt Allmänna bestämmelser (AB) har kommunanställda under ledighet för enskilda angelägenheter med synnerliga skäl möjlighet att få behålla lönen under sammanlagt högst tio arbetsdagar per kalenderår. Som synnerliga skäl anses nära anhörigs svårare sjukdom eller bortgång, begravning och gravsättning av urna samt bouppteckning efter sådan 3

anhörig. Med nära anhörig avses exempelvis make, maka, registrerad partner, sambo, barn, föräldrar, syskon, svärföräldrar, barnbarn samt mor- och farföräldrar. Lag om rätt till ledighet för att bedriva näringsverksamhet För att kunna få ledigt enligt lagen ska arbetstagaren ha varit anställd hos arbetsgivaren under de senaste sex månaderna, eller sammanlagt minst tolv månader under de senaste två åren. Lagen föreskriver rätt till maximalt sex månaders ledighet med möjlighet till en tjänstledighetsperiod per arbetstagare. Arbetsgivaren kan neka till A. deltidsledighet som medför olägenhet för arbetsgivaren B. ledighet om arbetstagaren bedriver näringsverksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet samt C. ledighet som kan medföra väsentlig olägenhet för arbetsgivaren. Lagen föreskriver att arbetstagaren ska anmäla önskemål om ledigheten minst tre månader i förväg. I Pajala kommun har anställd möjlighet att erhålla tjänstledighet för bedrivande av näringsverksamhet upp till 1 år. Berörd ledare har rätt att besluta om sådan ledighet. Tjänstledighet för enskilda angelägenheter utanför lag och avtal (annan ledighet) Pajala kommun har funnit att utöver lagstadgade och i avtal reglerade tjänstledigheter bör möjligheter finnas att via prövning från fall till fall bevilja tjänstledighet för egna angelägenheter samt prövande av annan anställning hos annan arbetsgivare. Tjänstledighet för enskilda angelägenheter kan av delegat beviljas i högst fyra veckor per år. För anställd som önskar ledighet i fall som inte regleras i avtal, lag eller annan författning, gäller regeln att eventuella semesterdagar från föregående år uttas innan tjänstledighet, helt eller partiellt, beviljas. 4

Partiell tjänstledighet samt uppehållande av annan anställning ingår under tjänstledighet för enskilda angelägenheter. Om behov föreligger har ledare inom Kultur- och utbildningsnämndens verksamhetsområde rätt att bevilja partiell tjänstledighet med hänvisning till den årliga tjänstefördelningen. Samma rätt att bevilja ledighet gäller tjänstefördelning gentemot gymnasiet. Partiell tjänstledighet får dock inte beviljas enbart på grund av att en permanent övertalighetssituation föreligger eller enbart på en önskan från den enskilde om lägre sysselsättningsgrad. Tjänstledighet i samband med familjehemsplaceringar ingår under tjänstledighet för enskilda angelägenheter och kan med beaktande av särskilda skäl medges med kort varsel och med hänvisning till att rekrytering av familjehem är svårt och utbudet av familjehem är mycket begränsat. Förlängning av tjänstledigheten för enskilda angelägenheter som överskrider fyra veckor per år kan beviljas med beaktande av särskilda skäl och/eller verksamhetens behov. Ett sådant beslut kan beviljas av Administrativa chefen som delegat. Tjänstledighet för prövande av annan anställning hos annan arbetsgivare begränsas till högst sex månader. Vid prövning av sådana ärenden skall respektive delegat göra en bedömning huruvida arbetets behöriga gång kommer att påverkas av ledigheten. I vissa förekommande fall kan tjänstledighet som överskrider tidsgränserna beviljas med hänvisning till särskilda skäl. Såsom särskilda skäl avses t.ex. projektperioder för mellankommunala samverkansprojekt. Beslutande i dessa ledighetsansökningar som sträcker sig förutom gränserna är Personalutskottet. Ansökan om ledighet upp till en månad inlämnas minst en månad innan ledigheten är tänkt att påbörjas. Ansökan om ledighet längre än en månad inlämnas minst två månader innan ledigheten är tänkt att påbörjas. Tjänstledigheter för studier Arbetstagaren är skyldig att lämna uppgifter om den totala studietidens längd, inriktning och studierna uppläggning. Ansökan ska inlämnas i god tid och helst innan sökanden blivit antagen till utbildningen. Tjänstledighetsansökan utformas i sådana fall så att den 5

gäller under förutsättning att vederbörande blir antagen till sökt utbildning. Utbildning i tjänsten Deltagandet i utbildningar, kurser och konferenser ska prioriteras enligt personligautvecklingsplaner. Deltagande i kurser/konferenser samt utbildning i tjänsten ska anmälas via lönesystemet och godkännas av närmast personalansvarig chef. Tillsvidareanställning och tidsbegränsade anställningar över sex månader Vid anställningar är det mycket viktigt att följa lagen om anställningsskydd (LAS) samt övriga bestämmelser i lagar och avtal om rekrytering. Vidare ska kommunens personalpolitiska riktlinjer och policy för utannonsering av tjänster följas. Arbetsgivarens delegat beslutar och ansvarar för beslutet efter samråd med rekryteringsgrupp. Rätt till bisyssla Arbetstagare som innehar bisyssla ska alltid anmäla detta till arbetsgivaren med angivande av arbetsuppgifter som arbetsgivaren anser behöva för en bedömning av bisysslan. Arbetsgivaren kan förbjuda bisysslan om den bedöms Inverka hindrande för arbetsuppgifterna Innebära verksamhet som konkurrerar med arbetsgivarens Vidare kan arbetsgivaren med stöd av Lag om offentlig anställning förbjuda bisyssla som är förtroendeskadlig. Med det menas en bisyssla som kan rubba förtroendet för arbetsgivarens verksamhet, skada arbetsgivarens anseende eller på annat sätt inverka negativt på arbetstagarnas möjlighet att utföra sina arbetsuppgifter. I Lagen om offentlig anställning kan även förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer utgöra förtroendeskadlig bisyssla. Detta gäller dock inte för anställda i kommuner och landsting då den typen av uppdrag skrivits in som undantag i Allmänna bestämmelser. 6

Förvaltningschefen för respektive programområde beslutar om bisyssla efter yttrande från berörd ledare. 7