LYSEKILS KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen 2015-10-07 20 (28) 146 REVIDERAD INFORMATIONSPLAN VID EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER Dnr: LKS 2015-429 En informationsplan vid extraordinära händelser är framtagen och godkänd av kommunfullmäktige 2013-06-27 88. Under 2015 har organisationen för kriskommunikationsarbetet förändrats och informationsplanen har därför reviderats för att anpassas till den nya organisationen. Beslutsunderlag Kommunstyrelseförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-09-14. Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige godkänner reviderad informationsplan vid extraordinära händelser. Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Justerare: Utdragsbestyrkande:
Tjänsteskrivelse Sid 1/1 Datum 2015-09-14 Dnr: LKS 2015-429 Kommunstyrelseförvaltningen Anna-Karin Sagvall, 0523-61 31 17 anna-karin.sagvall@lysekil.se Reviderad informationsplan vid extraordinära händelser Sammanfattning Informationsplanen vid extraordinära händelser har reviderats för att anpassas till den nya kriskommunikationsorganisationen. Förslag till beslut Kommunfullmäktige godkänner reviderad informationsplan vid extraordinära händelser. Ärendet En informationsplan vid extraordinära händelser är framtagen och godkänd av kommunfullmäktige 2013-06-27 88. Under 2015 har organisationen för kriskommunikationsarbetet förändrats och informationsplanen har därför reviderats för att anpassas till den nya organisationen. Förvaltningens synpunkter Det är viktigt att kommunens styrdokument är uppdaterade och anpassade till organisationens verkliga förutsättningar varför en revidering har gjorts. Leif Schöndell Kommunchef Anna-Karin Sagvall Kommunikatör Bilaga Informationsplan vid extraordinära händelser Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
Informationsplan vid extraordinär händelse Reviderad 2015-10-29, xx Antagen av kommunfullmäktige 2013-06-27 88 1
Innehåll Allmänt... 3 Uppgifter... 3 Lokaler... 4 Organisation... 4 Kommentarer till organisationen... 5 Utrustning/hjälpmedel... 6 Lämpliga platser att anslå information... 6 Åtgärskalender... 7 Bilagor till informationsplanen... 7 2
Allmänt Syftet med planläggningen av kommunal information är att klarlägga behov av och säkerställa resurser samt fastställa samverkansformer för informationsverksamheten vid svåra olyckor, allvarliga samhällsstörningar och under extraordinära händelser. Kommunen ansvarar för att invånarna i Lysekils kommun hålls informerade vid en extraordinär händelse. Planen beskriver hur informationsarbetet ska gå till, hur organisationen ska vara uppbyggd och vilka resurser som krävs för en väl fungerande informationsverksamhet. Informationsverksamheten består av två delar, en kriskommunikationsgrupp och en upplysningscentral. Grupperna träder i funktion när övergång sker till krisledningsorganisation. Uppgifter Allmänheten, kommunens egen personal, massmedia och myndigheter kommer alla att ha stort informationsbehov vid en extraordinär händelse. Det är därför av stor vikt att ha en gemensam informationsverksamhet för hela den kommunala verksamheten, som snabbt kan ge, ta emot och vidarebefordra information. En viktig uppgift blir att ständigt anpassa informationsverksamheten till allmänhetens och övriga mottagares behov, vilket kan innebära att kriskommunikationsgruppen och upplysningscentralen ska fungera under hela dygnet. Verksamheten ska sträva efter att följa de ordinarie rutinerna så långt som möjligt vid alla former av meddelanden. Informationsverksamheten ska tillgodose behovet av: - information till och från allmänheten (även på enkel svenska och eventuellt annat språk) - intern information inom kommunens organisation - information och service till massmedia och till samverkande myndigheter - produktion och distribution av pressmeddelanden samt annan skriftlig och muntlig information - presskonferenser 3
Lokaler Växel och reception Telefon 0523-61 30 00, fax 0523-61 37 12. Kriskommunikationsgruppen disponerar Kornö i kommunhuset, våning tre. Upplysningscentralen disponerar Gäven i kommunhuset, våning två. Massmedia Lokal för presskonferens anpassas utifrån rådande situation. Presscentrum förläggs till Oscars. Organisation Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Informationsverksamhet Kriskommunikationsgrupp 1 st kriskommunikationsansvarig samt 1 st ställföreträdande 1 st ansvarig för webb och e-post samt 1 st ställföreträdande 1 st ansvarig för sociala medier samt 1 st ställföreträdande 1 st ansvarig för kontakt med växel, registratur och 113 13 samt 1 st ställföreträdande 1 st ansvarig för kontakter med media Upplysningscentral hanterar endast telefoni 1 st gruppledare samt 1 st ställföreträdande gruppledare 1 st medarbetare samt 2 st avlösande medarbetare Förteckning över nyckelpersoner framgår av särskild bilaga. 4
Kommentarer till organisationen Informationsverksamheten ska vara placerad som en stabsfunktion till ledningsgruppen, här kommenteras de olika rollerna inom kriskommunikationsgruppen samt upplysningscentralens uppdrag. Kriskommunikationsansvarig Ansvarar för att leda gruppens arbete. Ingår i krisledningsgruppen och formulerar i samråd med krisledningen det budskap som ska nå ut. (Producerar budskapet i text.) Denna roll ska kunna sköta alla kanaler vid behov kopplas övriga i gruppen in. Ansvarig för webb och e-post Ansvarar för uppdatering av kommunens hemsida, kommunens intranät och utskick via e-post internt till kommunens medarbetare. Ansvarig för sociala medier Ansvarar för att uppdatera sociala medier (Facebook) med information. Ansvarar också för att omvärldbevaka sociala medier och besvara frågor från allmänheten via sociala medier. Ansvarig för kontakt med växel, registratur och 113 13 Ansvarar för växelmeddelande (lavinmeddelande) och att ge växeln och registraturen information så att de i sin tur kan ge rätt information till invånarna via växeln och kommunens officiella e-post. Ansvarar också för kontakten med 113 13 som är ett komplement till 112 så att de lämnar samma information som kommunens växel och officiella e-post. Ansvarig för kontakter med media Ansvarar för att vara kontakperson mot media. Rollen innebär att omvärldsbevaka, meddela tider för presskonferenser och göra uttalanden till media i första skedet. Upplysningscentral Upplysningscentralen ansvarar för att avlasta växeln och ta emot och ge information om den aktuella händelsen per telefon. 5
Utrustning/hjälpmedel Till informationscentralens förfogande ska bl.a. finnas tillgång till: Kontaktvägar för att lämna Viktigt meddelande till allmänheten (VMA) via tjänsteman i beredskap (TIB), tillika räddningstjänsten. Information till allmänheten via radio, kontakt med trafikredaktionen P4 i Jönköping. Kommunens telefonväxel och fax. WIS, webbaserat informationssystem. Radio, TV med videoutrustning, persondatorer uppkopplade på Internet samt möjlighet att skicka och ta emot e-post. Det är också till fördel om det finns en förberedd krisdator som kan användas i kriskommunikationsgruppen om någon medlem saknar bärbar persondator. Även en förberedd kristelefon som kan användas för kontakter med media skulle vara bra att ha på plats. Utrustning för utskrift/tryckning och mångfaldigande av trycksaker och flygblad FAQ (Frequently Asked Question) sida på hemsidan samt krisnyhetsspalt. Lämpliga platser att anslå information Kommunens hemsida Kommunhuset i Lysekil Vid de serviceställen/butiker som har postfunktion Biblioteken Livsmedelsaffärer Landsbygdsgruppernas samlingslokaler, typ bygdegårdar Tv, radio, annonsering i media Sociala medier 6
Åtgärskalender Åtgärd: 1. Sammankalla och informera berörd personal Ansvarig: Informationsansvarig 2. Organisera jourtjänst, information Ansvarig: Informationsansvarig samt gruppledare för upplysningscentralen 3. Kontakta respektive förvaltningschef och samordna informationsverksamheten Ansvarig: Informationsansvarig och stf. Informationsansvarig 4. Informera berörda myndigheter om att informationscentralen inrättats Ansvarig: Informationsansvarig och stf. Informationsansvarig 5. Informera massmedia och allmänhet Ansvarig: Informationsansvarig med stöd av kriskommunikationsgruppens medieansvarige 6. Informera krisledningsnämnd om vidtagna åtgärder Ansvarig: Informationsansvarig 7. Rapportera fortlöpande till Länsstyrelsen Ansvarig: Administrativa gruppen med hjälp av WIS (Webbaserat informationssystem) Bilagor till informationsplanen Telefon- och adressförteckning, bemanningsplan samt roller i kriskommunikationsgruppen framgår av särskilda bilagor. 7
Informationsplan vid extraordinär händelse Informationsplan vid extraordinära händelser för Lysekils kommun. Antagen av kommunfullmäktige 2013-06-27, 88 Dnr: LKS 2013-184 1
Innehåll Allmänt... 3 Uppgifter... 3 Lokaler... 4 Organisation... 4 Kommentarer till organisationen... 5 Utrustning/hjälpmedel... 6 Lämpliga platser att anslå information... 6 Åtgärskalender... 7 Bilagor till informationsplanen... 7 2
Allmänt Syftet med planläggningen av kommunal information är att klarlägga behov av och säkerställa resurser samt fastställa samverkansformer för informationsverksamheten vid svåra olyckor, allvarliga samhällsstörningar och under extraordinära händelser. Kommunen ansvarar för att invånarna i Lysekils kommun hålls informerade vid en extraordinär händelse. Planen beskriver hur informationsarbetet ska gå till, hur organisationen ska vara uppbyggd och vilka resurser som krävs för en väl fungerande informationsverksamhet. Informationscentralen (IC) ska träda i funktion när övergång sker till krisledningsorganisation Uppgifter Allmänheten, kommunens egen personal, massmedia och myndigheter kommer alla att ha stort informationsbehov vid en extraordinär händelse. Det är därför av stor vikt att ha en gemensam informationscentral för hela den kommunala verksamheten, som snabbt kan ge, ta emot och vidarebefordra information. En viktig uppgift blir att ständigt anpassa informationsverksamheten till allmänhetens och övriga mottagares behov, vilket kan innebära att IC ska fungera under hela dygnet. Verksamheten ska sträva efter att följa de ordinarie rutinerna så långt som möjligt vid alla former av meddelanden. Informationsverksamheten ska tillgodose behovet av: - information till och från allmänheten (även på enkel svenska och eventuellt annat språk) - intern information inom kommunens organisation - information och service till massmedia och till samverkande myndigheter - produktion och distribution av pressmeddelanden samt annan skriftlig och muntlig information - presskonferenser 3
Lokaler Växel och reception Telefon 0523-61 30 00, fax 0523-61 37 12. Informationscentralen (IC) disponerar Gäven i kommunhuset, våning två. Massmedia Lokal för presskonferens situationsanpassas. Presscentrum förläggs till Oscars. Organisation Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Informationscentral (IC) 1 st informationsansvarig 1 st stf informationsansvarig 1 st informatör/samverkan med Munkedals kommun 1 st webbansvarig/samverkan med Munkedals kommun 6 st informatörer 2 st massmediavärdar Förteckning över nyckelpersoner framgår av särskild bilaga. 4
Kommentarer till organisationen Informationsverksamheten ska vara placerad som en stabsfunktion till ledningsgruppen. Informationsansvariga (på IC) Informationscentralen leds av en chef och en stf chef som också ansvarar för kontakt med massmedia. Informatörer (växel- och receptionspersonal), 6 st. Mycket information kommer att lämnas direkt av växelpersonalen. Om växeln ska bemannas dygnet runt krävs minst sex personer två personer per åttatimmarspass. Massmediavärdar, 2 st. För händelse som intresserar en stor mängd av medier ansvarar värdarna för att presscentrum ställs i ordning och att mat och övernattning ordnas. God service till massmedia är viktig för att underlätta deras arbete, och skapa förtroende för kommunen som informationskälla. Samverkan med Munkedal Vid behov kommer vi att kunna samverka med Munkedal och få hjälp med informatör och webbredaktör 5
Utrustning/hjälpmedel Till informationscentralens förfogande ska bl.a. finnas tillgång till: Signalen "Viktigt meddelande" (VMA) insatsledare, räddningstjänst kallas Kommunens telefonväxel och fax WIS, webbaserat informationssystem Fordon med kommunikationsutrustning Radio, TV med videoutrustning, persondatorer uppkopplade på Internet samt möjlighet att skicka och ta emot e-post Utrustning för utskrift/tryckning och mångfaldigande av trycksaker och flygblad Anordningar och utrustning för affischering FAQ (Frequently Asked Question) sida på hemsidan samt krisnyhetsspalt. Lämpliga platser att anslå information Kommunens hemsida Kommunhuset i Lysekil Vid de serviceställen/butiker som har postfunktion Biblioteken Livsmedelsaffärer Landsbygdsgruppernas samlingslokaler, typ bygdegårdar Tv, radio, annonsering i media Sociala medier 6
Åtgärskalender Åtgärd: 1. Sammankalla och informera berörd personal Ansvarig: Informationsansvarig 2. Organisera jourtjänst, information Ansvarig: Informationsansvarig 3. Kontakta respektive förvaltningschef och samordna informationsverksamheten Ansvarig: Informationsansvarig och stf. informationsansvarig 4. Informera berörda myndigheter om att informationscentralen inrättats Ansvarig: Informationsansvarig och stf. informationsansvarig 5. Informera massmedia och allmänhet Ansvarig: Informationsansvarig och stf. informationsansvarig 6. Informera krisledningsnämnd om vidtagna åtgärder Ansvarig: Informationsansvarig 7. Rapportera fortlöpande till Länsstyrelsen Ansvarig: Informationsansvarig och stf. Informationsansvarig Bilagor till informationsplanen Telefon- och adressförteckning, bemanningsplan, informationsställen etc. framgår av särskilda bilagor. 7