Reflek$on / Studiebesök

Tak$skt inköp

Agenda SRM och Ständiga förbä=ringar 1. Leverantörsbasen 2. Leverantörsutveckling 3. Leverantörsutvärdering 4. Change Management 5. Modeller / Metoder 6. KommunikaBon 7. RepeBBon

Kraljic s matrix Standard Systems, working with reduction of administration and logistic costs (order, confirmations, invoice, controls and storage). Reducing the number of suppliers increase orders to fewer suppliers Seek standardisation, standardize cooperation Reduce transactional costs Use frame agreements Minimizing transactional costs

Kraljic s matrix Hävstång Portfolio management - create larger volumes and fewer variations/adjustments Coordinate purchasing with other units for maximal purchasing/negotiation power Reduce the number of suppliers, though at least two Seek a mix ox contracting and spot buying Total cost thinking (TCO, LCC) e.g through improved information and Supply Chain Management Follow price and index development Change volumes and suppliers to maximize competition Price focus

Kraljic s matrix Flaskhals Use safety storage and back-up planes Make shortage analyses and risk analyses of assortment but also make/buy analyses Seek substitutes If possible integrate vertically, buy suppliers, constructions or patent Try to make long term analyses concerning the coming marketand capacity development to avoid shortage Delivery precision

Kraljic s matrix Strateg Stable and long term relations Mutual trust and seek win-win Cooperation and shared product development Early involvement of supplier in product and market development, sharing risk, costs and competences Certify supplier, shared goals Shared projects and teams with frequent and open information exchange Top management commitment, stimulate benchmarking Consider make/buy, often single sourcing TCO- focus and cooperation

Kraljics matris Eget smink Kända designers Bijouterier Basplagg

Leverantörsbasra$onalisering Öka leverantörsnumerären Bibehåll leverantörsnumerären Öka numerären för a= sen minska Minska numerären för a= sen öka

DRIVKRAFTER BAKOM LEVERANTÖRSSAMARBETE Ø Konkurrensfördelar Ø Op$mala processer Ø Stabilitet i flödet Ø Långsik$ga rela$oner Ø Ständiga förbä=ringar

Praktisk Leverantörsutveckling Ø Processkartläggning Ø Reducera antalet Processteg Ø Samordna/ta bort Ø Flytta t/fr lev/köpare

World Class Supplier RelaBonship Management: Stra$fy suppliers based on importance and define rela$onship expecta$ons Establish the governance structure and process for internal and supplier interac$ons across the lifecycle of the supplier rela$onship Define formal processes for management involvement in the rela$onship Clarify internal roles and responsibili$es, and required skills Put in place processes to effec$vely manage performance and develop supplier capabili$es to con$nuously improve value

Leverantörssegmentering vid BASF Kommunikation genom ledande nyckelpersoner Strategiska partnerskap Prestationspartners Gemensam vision, köpa eller tillverka Gemensamma strategi, involvering i BASFs strategi utveckling Prioriterade leverantörer Gemensamma syften, BASFs breda omfattning Konkurrenskraftiga leverantörer Gemensamma affärer, som möter konkurrenskraftiga krav

SAP SRM Purchasing governance Sourcing Spend Analysis Category Management Compliance Management Central Sourcing hub RFx/AucBoning Bid evaluabon & Awarding Contract Management Legal Contract Repository Contract ExecuBon Contract Authoring Contract NegoBaBon Contract Monitoring CollaboraBve Procurement Self-Service Procurement Direct/Plan driven procurement Management Services Procurement Catalog Content Supplier CollaboraBon Web-based Supplier InteracBon Direct Document Exchange Supplier Network Supply Base Management Supplier IdenBficaBon & Onboarding Performance Management Supplier Development & Supplier PorYolio Management

Supplier Segmentation Suggested names for the most basic supplier category included.. n n n n n n Chosen suppliers Capable suppliers D level suppliers Tolerated suppliers Non-essential suppliers The Dark Side

Supplier Segmentation Early thinking suggested multiple supplier categories along a continuum Strategic Preferred Valued Basic

Leverantörsutveckling Ø För att lösa ett problem/utmaning Ø För att öka lönsamheten 1. Kostnadsläge 2. Kvalitetsnivå 3. Administration 4. Etc. 1. Hitta nya lösningar 2. Teknisk utveckling 3. Förenklingar 4. Etc.

Vad kostar det a[ byta leverantör? Källa: Kirst P, Supplier Switching Management, 2008

Leverantörsutveckling Ø Skapa ny konkurrans på marknaden 1. Befintliga leverantörer på nya teknikområden 2. Befintliga leverantörer på nya produktområden 3. Befintliga leverantörer på nya marknader

Utbildning - Processförbättringar - Kvalitetssystem - Produktionsfilosofier Certifiering - Standardisering av produkter, tjänster och arbetssätt Leverantörs utveckling Gemensam produktutveckling - Delat ansvar Fadderprogram - Personal hos lev. - Kontaktorgan Gemensam problemlösning - Gemensam kompetens - Gemensam finansiering

Scanias utvecklingsprogram Ø Workshops för a= eliminera störningar (inriktning kvalitet, leveranser eller ekonomi) Ø Utbildning i Scanias Produk$ons System (SPS) Ø Cer$fiering i SPS Ø Ingen konkurrenskra` utan konkurrenskra`iga leverantörer

BT s verktygslåda för att nå 4% real kostnadsreduktion varje år Ø Kostnadsreduceringsförslag från leverantör Ø Flerårsavtal (årlig prisreduktion förbestäms) Ø Volymtillväxt Ø Inköpssamordning Ø Leverantörsbyte Ø Värde analys Ø Pris/specifikationsjämförelse Ø Leverantörsstrukturering (aktivitetsanalys) Ø Inköpssamordning med underleverantörer Ø Prisförhandling 23

Aspekt Leverantörsbedömning Leverantörs Värdering Inriktning Framtidsorienterad Historiska data Urval Nya & befintliga leverantörer Befintliga leverantörer Typ Kvalitativ Kvantitativ Omfattning Bred, många aspekter Begränsad, få aspekter Arbetsinsats Tidsödande Rutinarbete Databehandling Manuellt & subjektivt Faktiska data, automatiserat

Metoder Ø Leverantörsbedömning genom egenbedömning Ø Kreditupplysningsföretag Ø Certifierande organisation Ø Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort Ø Auditering Ø Statistik från inköpssystemet Ø Ekonomisk leverantörsbedömning Ø DuPont-modellen Ø Leverantörskvalificeringsavtal

Åtgärder/aktiviteter Ø Optimering av ledtider Ø Optimering av lagerhållning Ø Förbättring av kvalitet Ø Optimering av rättidighet

Siemens Numerical Control Ltd. Nanjing Siemens Product Lifecycle Management So`ware (SPLM) Shanghai, to handle the implementa$on of the en$re TeamCenter Supplier Rela$onship Management (SRM)

Besparingsverktyg Leveranssäkerhet & kvalitet Konsolidering av leverantörer Reducering av komplexitet Konsolidering av volymer Verktyg för besparingar inom inköp Förhandla/ Omförhandla/ Konkurrensutsä= E-sourcing Riskmanagement Värdeanalys/ Value engineering Outsourcing Leverantörsutveckling Kapitalra$onalisering Verktyg för Tydliga Besparingar

SPET- Supplier Performance Evaluation Tool Ø Sätta värden inte tyckande Ø Modulärt uppbyggt Ø Förutbestämda gränsvärden Ø Användbart för utvärdering Ø Årlig rating

Supplier Performance Evaluation Tool Kategorier \ Ra$ng Kvalitetssystem Vår del av leverantörens omsä=ning System kompetens IT kompetens Service Support Global närvaro Finansiell posi$on 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Lev A Lev B Miljösystem Strategisk planering Referenser Teknisk kompetens nivå Teknologi- och produkt porlölj Produklilosofi

Kvalitetssystem Rank Kvalitetssystem 1 Inget kvalitetssystem används och inga data för process eller kvalitet finns tillgängliga 2 3 Inget kvalitetssystem men jobbar med ständiga förbättringar. Planer för att införa ISO eller liknande kvalitets system finns 4 5 Certifierad av oss eller av tredje part (ISO 9000 eller motsvarande) 6 7 Kvalitetssystemet förbättras ständigt och planer för förebyggande åtgärder har presenterats. Full förståelse för processer och kvalitet har uppvisats 8 9 Fokus på både produkt och process kvalitet. Riskidentifiering pågår ständigt och effektiva förbättringsprogram införs

IT Kompetens Rank IT kompetens 1 Mycket låg IS/IT kompetens i affärsstöd och IT används nästan inte i produkter 2 3 Lite IS/IT kompetens i affärsstöd men nästan ingen IT användning i produkter 4 5 Lite IS/IT kompetens i affärsstöd och lite IT användning i produkter 6 7 Bra IS/IT kompetens i affärsstöd och lite IT användning i produkter 8 9 Lite IS/IT kompetens i affärsstöd och mycket IT användning i produkter

Service Rank Service 1 Levererar reservdelar och/eller service tekniker, leveranstid > 1 vecka 2 Levererar reservdelar och/eller service tekniker, leveranstid < 1 vecka men > 24 timmar 3 Levererar reservdelar och/eller service tekniker, leveranstid < 24 timmar vardagar 4 Levererar reservdelar och/eller service tekniker, leveranstid < 1 vecka men > 24 timmar 7 dagar i veckan 5 Levererar reservdelar och/eller service tekniker, leveranstid < 24 timmar 7 dagar i veckan 6 Levererar reservdelar och/eller service tekniker på plats < 24 timmar vardagar 7 Levererar reservdelar och/eller service tekniker, leveranstid < 24 timmar 7 dagar i veckan 24 timmar om dygnet 8 Reservdelar och service tekniker på plats vardagar 9 Reservdelar och service tekniker på plats 7 dagar i veckan 24 timmar om dygnet

Support Rank Support 1 Utbildning när det gäller underhåll och användning av utrustning 2 3 Förutom det under punkt 1 finns även process utbildning 4 5 Förutom det under punkt 3 finns även process underhåll 6 7 Förutom det under punkt 5 finns även process utveckling 8 9 Förutom det under punkt 7 finns även process införande och testning

Global närvaro Rank Global närvaro 1 Ingen global närvaro 2 3 Bristfällig global närvaro men planer för anpassning finns 4 5 Tillräckligt för våra behov idag men tveksamt om framtiden 6 7 Tillräckligt för våra behov idag och utmärkta planer för framtiden 8 9 Mer än tillräckligt idag och i framtiden. Fyller alla behov vi kan se för framtiden

Leverantörs samarbete A Nära samarbete Kostnadsreduceringsprogram - win-win situation Smarta och kostnadseffektiva logistiklösningar Mer systemleveranser fler artiklar från A leverantörer B Utvärdera pris Omförhandla avtal Totalkostnadsanalyser Utveckla nya leverantörer C Minska antalet leverantörer Slå samman sortiment Automatisera inköp och leveranser Volymköp

Ar$kel strategier A Leta alternativ Kontrollera marknaden Omförhandla ständigt B Som A artiklar C Lite fokus Sök samordningseffekter Volymköp

Förbättringsarbete Mycket nära samarbete med A leverantörer Årlig rating från båda parter Frekventa möten på fler organisationsnivåer exempel på ämnen att diskutera: Ø Processoptimering Ø Dela förbättringsvinster Ø Integrerad logistik Ø Funktionsköp Ø Utvecklingsfrågor Ø Standardisering Ø Modularisering

Kenneth Lyson decide where to buy. Ø General consideration Ø Strategic/tactical consideration Ø Products factors Ø Supplier factors Ø Personal factors

A=ribute Model Example Attributes Attribute model enabled us to begin to group suppliers into desired categories based on general attributes Basic Valued Preferred Strategic Planning Horizon Current deal; singular operation Ongoing multiple exchanges; near term planning Specified endpoint; some joint strategic planning Unspec. endpoint: ongoing intent to co-create value Relationship Mode of Operation Competitive bid Performance incentives Continuous improvement Experimentation and learning, collaboration Management Cost / Level of Involvement Low staff members Intermediate leadership level management High executive leadership High Sr. executive leadership

Exempel på innehåll i SRM Ø Hur ser leverantörerna på oss? Ø Leverantörsbedömning - före kontrakt Ø Finansiell analys Ø Totalkostnadsanalys Ø Riskanalys Ø Leverantörsvärdering - efter kontrakt Ø Key Performance Indicator - (KPI) Ø Leverantörsutveckling Ø Olika typer av leverantörsrelationer Ø Avveckling av leverantör

Leverantörsbedömning

Handfield har beskrivit: Ø traditionalisterna som Ø reaktiva leverantörsutvecklare Och Ø modernisterna som Ø strategiska leverantörsutvecklare

Developing the Competency The Evolving Procurement Role TRADITIONAL PROCUREMENT è è è è è è THE NEW PROFESSIONAL Knowledgeable about procurement Disconnected from business strategy Less technology knowledge Transactional Negotiation/T&C skills One-dimensional supplier relationships Short term benefits Priorities driven by technical community Multi-dimensional knowledge manager Center of Expertise on business/markets Understands evolution of technology Acts as consultant Holistic relationship management Strong analytic/financial/cash management understanding Complex deals Influence/lead change Source: British Telecom Group

PICK - diagram

Leverantörsutveckling Konkurrens fördelar Op$mala processer Stabilitet i flödet Kon$nuerlig förändring Långsik$ga rela$oner

Leverantörsutveckling Faktor Urvalsprocess Strategisk leverantörsutveckling Porlöljanalys Pareto Marknadsdriven ReakBv leverantörsutveckling Leverantör blir utvald på grund av avvikelser Problemdrivet urval Tidsperspek$v Långsik$gt Kortsik$gt Pådrivande faktorer (exempel) Leverantörsintegra$on Op$mering av leveranskedjan Ständiga förbä=ringar Värdeökande förbä=ringar Köparens marknadsstrategi Kundmarknaden Konkurrensfördelar Missade leverans$der Kvalitetsavvikelser Nega$v återföring från slutkund Konkurrenshot Produk$onsstörningar Förändringar i köp/ $llverka-beslut

Varför förändring? Ø Omvärlden mindre stabilitet förutsägbarhet Ø Kunderna har makten Ø Ändrade värderingar Ø Lagar / regler Ø Ekonomiska förhållanden Ø Teknikutveckling Ø Interna händelser i verksamheten Ø Etc.

Charles Darwin

Change Agent

Change management The Kotter model

TOYOTA

PDCA cykeln

Material Mätning Management Problem Miljö Maskin Metod Människa

Orsaker till missnöjda kunder Dålig produktkvalitet Högt pris Dåligt Material Dålig design Inkompetenta anställda Fel svar Ineffektiv marknadsföring Materialkostnad Låg Kundtillfredsställelse Långa väntetider Dålig betalningsmodell Dålig support

Pick diagram Effekt Stor Orderläggning Genomför Konstruktion Serieproduktion Validering Prototyptillverkning Utmana Efterkontroll Godsmottagning Skeppning Möjligt Avstå Liten Konstruktionsgranskning Transport Liten Insats Stor

Grupparbete Iden$fiera e= antal problemområden i företaget Skapa e= fiskbensdiagram över e= problem Använd sedan PICK diagram för a= bestämma prioritetsordning för föreslagna lösningar

Redovisning

Fyrarummaren Nöjdhet Anpassning. Allt känns bra ingen önskan om förändring Inspiration / förnyelse Skapande förändring, Aha upplevelse, energi, radikala idéer, vilja att påverka C Censur / förnekande Ansträngd självbehärskning, inga klara känslor, irritation Förvirring / konflikt Missanpassning, något är eller känns fel, självupptagenhet Claes Janssen 70 talet

Hur? Strong Resistance force Weak Committee Discuss Decisions, Clarify and Supervise (Resistance) Collaborative Share Ideas and Facilitate decision making (Renewal) C Commander Provide specific instructions And Monitor (Restructuring) Cultural Turn over responsibility for decisions and implementation (Revitalization) Weak Strong

10 $ps hur kommunicera förändring 1. Gör en särskild kommunikationsplan 2. Kommunicera snabbt, ge fakta och var ärlig 3. Skapa enkla och tydliga budskap 4. Kommunicera regelbundet 5. Ge stöd till alla chefer 6. Agera i nära kontakt med massmedierna 7. Samverka med facket 8. Ord måste följas av handling 9. Följ upp 10. Lyssna av bland medarbetarna

Slut för idag