PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN

PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN 1. UPPGIFTER OM SERVICEPRODUCENTEN Serviceproducent Privat serviceproducent Serviceproducentens namn Stiftelsen Silviahemmet rs. Serviceform och klientgrupp för vilken servicen produceras Resurserat serviceboende för äldre Kommun Kommunens namn Förläggningskommun Helsingfors Förläggningskommunens kontaktuppgifter Svensk socialservice i Helsingfors, Malmgatan 3 F, 00100 Helsingfors, tel växel 09-3101691 Serviceproducentens officiella namn Stiftelsen Silviahemmet rs. Verksamhetsenhetens namn Silviahemmet Verksamhetsenhetens postadress Steniusvägen 4 Postnummer 00320 Namnet på den som ansvarar för verksamheten Christel Harjanne Postadress Steniusvägen 4 Postnummer 00320 E-post förnam.efternamn@folkhalsan.fi Postort Helsingfors Postort Helsingfors Serviceproducentens FO-nummer 1598827-7 Telefon 09-3155750 Datum för beviljande av regionförvaltningsverkets/valviras tillstånd (privata enheter som bedriver verksamhet dygnet runt) 2.10.1979 Datum för kommunens beslut om mottagande av anmälan Uppgifter om verksamhetstillstånd (privat socialservice) Datum för beviljande av ändringstillstånd 15.12.2011 Anmälningspliktig verksamhet (privat socialservice) Datum för regionförvaltningsverkets registreringsbeslut Ansvarsförsäkringens giltighetstid (ska styrkas på begäran) 2. VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH VERKSAMHETSPRINCIPER Verksamhetsidé Silviahemmet har som mål att överträffa användarkundens förväntningar. Detta gör vi genom att erbjuda service och omsorg vilken utgår från människans friskresurser, livsstil och önskemål. Vår tankeram är en hälsofrämjande verksamhet där målsättningen är att erbjuda de äldre en möjlighet till en meningsfull tillvaro i en vardag som är hanterbar. Att beakta de anhöriga är en självklar, men uttalad, del av vårt förhållningssätt. Folkhälsan Syd:s äldreomsorg, Folkhälsans Förbund och Forskning är våra naturliga samarbetspartners för en hälsofrämjande äldreomsorg. Våra mätare för hur vi uppfyllt användarkundens förväntningar är RAI, TAK och responsuppföljning. avi21u1 1/18

För att svara mot kundens förväntningar uppfyller vår äldreomsorg de krav övervakningsmyndigheterna ställer. Hur vi uppnått dessa målsättningar mäter vi genom responsen från de årliga auditeringarna övervakningsmyndigheterna ålagt kommunerna. De centrala processerna beskrivs i handboken för äldreomsorg. Enheterna arbetar med sina egna processer under året med RAI som mätinstrument. För att uppnå förbättrade resultat används den senaste samlade kunskapen. För att nå målsättning med klara processer har äldreomsorgen riskhanteringsplan för de största riskerna, befattningsbeskrivningar för de olika yrkesgrupperna samt en beskrivning över informationsprocessen. Äldreomsorgens målsättning är att ha en personal som orkar, kan och vill arbeta mot målsättningen. Vi vill erbjuda en möjlighet att göra ett gott arbete genom att våra medarbetare känner att deras arbete är meningsfullt och genom att arbetsuppgifterna är hanterbara. För att nå detta arbetar ledarskapet salutogent, vilket innebär att vi ger medarbetarna möjlighet till delaktighet och belastningsbalans, samt en effektiv feed-back. Värderingar och verksamhetsprinciper Folkhälsans gemensamma värdegrund Komptens, Engagemang och Omsorg ligger till grund för äldreomsorgens verksamhetsprinciper. Silviahemmet erbjuder en äldreomsorg där människan lever i ett meningsfullt samanhang i enlighet med sin livsstil. Verksamheten konkretiseras i de individuella vårdplanerna där friskhetsfaktorerna är byggstenarna för att göra vardagen meningsfull även på ett grupphem. Vi följer upp hur vi lyckats hjälp av olika mätare (RAI, TAK, Respons). Vår målsättning är att ha medarbetare som kan (kompetens), vill (engagemang) och orkar (motivation) arbete i enlighet med äldreomsorgens vision och målsättningarna för enheten som årligen konkretiseras i verksamhetsplanerna. Kunderna erbjuds service, vård och omsorg som utgår från deras unika resurser, livsstil och behov. Varje pensionär har möjlighet att berätta och skriva ner sin livshistoria i form av livsberättelse vid ankomsten till enheten tillsammans med anhöriga, om så önskas, samt den egna vårdaren. RAI-benchmarkingen är vårt viktigaste instrument för enhetens verksamhetsutveckling. Utgående från resultatet av de 29 kvalitetsindikatorerna väljer vi utvecklingsområden som konkretiseras i verksamhetsplanerna i mål, mätetal och tidtabell. Servicen grundar sig på ett hälsofrämjande arbetssätt vilket innebär att vi all vår verksamhet utgår från de individuella resurserna och arbetar för att de äldre skall känna att de hanterar sin vardag, är delaktiga i sitt eget liv och upplever att livet är meningsfullt. Handboken för äldreomsorgen är vårt konkreta redskap för ett kvalitativt arbete. Uppdateringsplan Folkhälsan använder kvalitetsmodellen EFQM (European Foundation for Quality Management) som ramverk för ledarskap, verksamhetsutveckling och självutvärdering. De nio kriterierna i modellen fungerar som checklista för utvecklingsarbetet. Kriterierna tar fasta på: grunden för verksamheten, resurserna, arbetsprocesserna och resultaten. Folkhälsans egen variant av det internationella utvecklingsinstrumentet Balanced Scorecard har döpts till Karta och kompass för strategiarbete och långsiktig verksamhetsplanering. I praktiken betyder det att Folkhälsans verksamhetsenheter tillsammans med organisationens högsta ledning kommer överens om målen för verksamheten, uppföljningen och utvecklingen inom fyra perspektiv; kund, ekonomi, processer och personal. En av målsättningarna inom processperspektivet är att varje enhet har en plan för egenkontroll. Planen finns till allmänt påseende på enheten samt arkiveras i Folkhälsans elektroniska arkiveringsprogram.enhetsansvarig ansvarar för att leda och organisera arbetet för egen kontroll. Team-ansvariga rapporterar till enhetsansvariga och kan delegeras ansvar för att praktiskt förverkliga delar av egenkontrollen. Kvalitetsarbetet grundar sig på Folkhälsans Karta och Kompass vilket för verksamhetsenheternas del konkretiseras i årliga verksamhetsplaner. Verksamhetsplanerna innehåller målen för verksamheten, handlingsplaner för hur dessa mål skall uppnås samt mätetal för uppföljning av hur målen uppnåtts. avi21u1 2/18

Obligatoriska mätare för verksamhetens kvalitet är: 1.RAI-benchmarkingens 29 kvalitetsindikatorer. För det första en uppföljning två gånger per år hur många av enhetens indikatorer är bättre, lika med eller sämre en medeltalet för hela landets deltagare i RAI-benchmarking. För det andra en jämförelse av hur många indikatorer av 29 för enhetens del har uppnått det högre internationella gränsvärdet. Rapportering två gånger per år till bolagets ledning. 2.Antalet spontan skriftlig positiv och negativ respons samt antalet åtgärder i förhållande till negativ respons. Enheten förväntas åtgärda all negativ respons vilket innebär minst en personlig kontakt till givaren av responsen samt en analys av möjligheter till åtgärder. Rapportering månatligen till bolagets ledning. 3.Riktad respons. Enheterna utför årligen en enkät till kunder och anhöriga för att mäta kundtillfredsställelsen. Rapportering årligen till bolagets ledning. 4.Antal avvikelser. Uppföljning av avvikelser från god praxis. Månatlig rapportering till bolagets ledning. 5.Antalet läkemedelsavvikelser. Månatlig rapportering till bolagets ledning. Enhetsansvarig för enheten ansvarar för att planen för egenkontroll uppdateras enligt följande: 1. Då det sker en förändring i någon av de punkter eller bilagor som hör till denna plan 2. Under september månad årligen och sänder planen till ansvarig ledningsgruppsmedlem för äldreomsorg för godkännande. Tidigare versioner av plan för egenkontroll överförs i en mapp avsedd för ändamålet och förvaras i 10 år. 3. ORGANISERING OCH LEDNING AV SAMT ANSVARIGA PERSONER FÖR EGENKONTROLLEN Representant/er för ledningen som svarar för egenkontrollen samt dennes/deras uppgifter Äldreomsorgschef/Verskamhetsledare Kira Exell-Paakki - Godkänner planen Kontaktuppgifter till den ansvariga personen för egenkontrollen samt dennes uppgifter Enhetsansvarig Christel Harjanne Telefon: 09-3155750 E-post: förnamn.efternamn@folkhalsan.fi Ansvarar för att planen är uppdaterad och motsvarar myndighetskrav. Ansvarar för att verksamheten följer planen för egenkontroll. Enhetsansvarig ansvarar för att leda och organisera arbetet för egenkontroll. Team-ansvariga rapporterar till enhetsansvariga och kan delegeras ansvar för att praktiskt förverkliga delar av egen kontrollen. Kvalitetsarbetet grundar sig på Folkhälsans Karta och Kompass vilket för verksamhetsenheternas del konkretiseras i årliga verksamhetsplaner. Verksamhetsplanerna innehåller målen för verksamheten, handlingsplaner för hur dessa mål skall uppnås samt mätetal för uppföljning av hur målen uppnåtts. De medlemmar i gruppen för planering och verkställande av egenkontrollen som ingår i enheten (yrkesbeteckningar) Enhetsansvarig Christel Harjanne Sjukskötare Anki Lesch Närvårdare Johanna Elmikäinen Personalens medverkan i genomförandet av egenkontrollen: (kan ingå som del i verksamhetsenhetens inskolningsplan) Plan för inskolning och utbildning av personal och studerande i planering och genomförande av egenkontrollen 1. Genomgång av planen för egenkontroll ingår i enhetens introduktionsplan. Ingår i enhetens introduktionsplan under punkten introduktion av enhetens dokument. För introduktionen finns en skriftlig plan där den för introduktionen ansvariga personen bekräftar med datum och underskrift att introduktionen verkställts. 2. Genomgång av planen för egenkontroll 1 gång / år på personalmöte avi21u1 3/18

Bilaga 1: Introduktionsplan Se även beskrivning av introduktion: Folkhälsans Handbok för äldreomsorg. 4. DELAKTIGHET FÖR KLIENTER OCH ANHÖRIGA SAMT KLIENTRESPONS Beskrivning av insamlingen av klientrespons (i planen för egenkontroll införs förfaranden för insamling av respons från klienterna och deras anhöriga, behandling av klientresponsen och användning av responsen vid utvecklandet av verksamheten) Folkhälsan har formulerat en responspolicy som gäller alla verksamheter. Såväl spontan respons (kommentarer, kritik, förslag) som riktad respons (enkäter) förs vidare, besvaras och behandlas. Responsen utgör en viktig grund för utveckling av verksamheten. På Silviahemmet kan den spontana responsen bestå t.ex. av den respons klienten ger i de dagliga kontakterna med personalen, - den respons anhöriga ger vid besök, vid kontakt med personalen, vid anhörigträffar och vårdmöten, respons som ges på responsblanketter eller i en s.k. ris- och roslåda som vilket kan ske anonymt.silviahemmets postlåda för feedback finns i vindfånget vid ytterdörren på våning 1. Beskrivning av behandlingen av klientrespons i enheten/inom serviceverksamheten Responsen behandlas enligt Folkhälsans allmänna handlingsplan för respons: med berörda personer, på enheten i samband med personalmöten. Allvarlig negativ respons rapporteras omedelbart till ansvarig ledningsgruppsmedlem. Hela personalen är uppmärksam på respons och ansvarar för att den åtgärdas på lämpligt sätt. Speciellt egenvårdarens och förmannens ansvar betonas. Enhetsansvariga ansvarar för att en person som gett respons och gett sina kontaktuppgifter får muntligt eller skriftligt svar omgående men senast inom 3 dagar. Årliga enkäter (TAK) riktade till klienter, anhöriga och personal ingår i responssystemet. Resultatet av TAK enkäten presenteras för klienter och anhöriga. Beskrivning av användningen av klientresponsen vid utvecklandet av verksamheten Positiv respons framförs tillsammans med tack till berörda personer och används för att lyfta fram verksamhetens starka sidor. Negativ respons föranleder diskussioner med personerna ifråga och en plan för förbättring görs upp. Planen kan innehåll stödsamtal, utbildning. Negativ respons av mer allmän art behandlas på enhetens personalmöten och gemensamma riktlinjer för att förbättra verksamheten överenskommes. Plan för utvecklandet av klientresponssystemet - Årliga enhetsvisa TAK enkäter till klienter och anhöriga - Månatlig rapportering av positiv och negativ respons till ledningsgruppen - Fortsatt uppföljning av antal positiv och negtiv spontan respons samt åtgärdad negativ respons. 5. IDENTIFIERING AV RISKER OCH MISSFÖRHÅLLANDEN SAMT KORRIGERANDE ÅTGÄRDER För verksamhetsenhetens interna bruk ska dokument gällande olika delar i denna helhet utarbetas, där planer och tidtabeller avtalas för korrigerande åtgärder angående konstaterade brister och skadliga händelser. I planen för egenkontroll införs en beskrivning av förfarandet för förebyggande av skadliga händelser och en beskrivning av registreringen, hanteringen och informationen om skadliga händelser och tillbud. Beskrivning av förfarandet för föregripande identifiering av risker, kritiska arbetsmoment och farliga situationer Folkhälsan har utarbetat en riskhanteringspolicy. Äldreomsorgen har i enlighet med den kartlagt de kritiska riskerna inom sektorn och beskrivit följande riskområden enhetsvis: Risk för att klienter dör, Risk för klienter skadas, rymmer eller försvinner, Risk för att klienter utnyttjas sexuellt, Risk med felmedicinering, Matförgiftning, Våld mot personal, Olämplig personal (knarkare, pedofiler o. motsvarande), Processer är ineffektiva, Risker för att ITsäkerheten är för låg, Risk att egna IT-servrar skadas, Risk för brand, Risk för stöld, Risk att alarm inte fungerar. Utgående från kartläggningen har enheten gjort upp handlingsplaner för befintliga risker. Alla verksamhetsenheter har en uppdaterad säkerhetsplan vilken innehåller direktiv för brand, avi21u1 4/18

räddning, utrymning, rymningar, våld och olycksfall. Samtliga i personalen bekantar sig med planerna vilket verifieras genom namnteckning. Årliga skolningstillfällen ordnas i förfarande vid brand och utrymning samt I:a hjälp. För förebyggandet av fallolyckor har Folkhälsan utarbetat en handbok Bilaga 2. Arbetarskyddet utför riskkartläggning på samtliga enheter samtidigt med personalens hälsogranskningar minst vart tredje år. Beskrivning av förfarandet för behandling av tillbud och observerade missförhållanden Samtliga avvikelser dokumenteras på enheten på en för ändamålet avsedd blankett av den person/de personer som varit i arbetstur då avvikelsen inträffat. Tillbudet rapporteras till enhetsansvarig som ansvarar för att behövliga åtgärder vidtas för att undvika upprepning av avvikelsen. Enhetsansvarig arkiverar blanketten och rapporterar allvarliga avvikelser omedelbart till ledningsgruppsmedlemmen. Alla avvikelser rapporteras månatligen till ledningsgruppen. Antalet avvikelser är ett av mätetalen i processperspektivet i vårt styrkort. Beskrivning av förfarandet för åtgärdande av konstaterade missförhållanden Händelsen analyseras och enhetsansvariga ansvarar för att processer uppdateras och samtliga i personalen informeras om åtgärder som vidtagits. Då avvikelsen direkt berör en kund informeras anhöriga omgående om händelsen samt vilka åtgärder som vidtagits. Beskrivning av hur personal och vid behov samarbetsparter informeras om korrigerande åtgärder Personalen informeras vid skiftbyte och med skriftliga direktiv. Vid följande personalmöte behandlas de korrigerande åtgärderna. För information till samarbetspartners ansvarar alltid ansvarig ledningsgruppsmedlem. Mer information om detta i bland annat SHM:s publikation 2011:15: Riskhantering och säkerhetsplanering. Handbok för ledningen och säkerhetsexperterna inom social- och hälsovården: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1571326 (på finska) 6. PERSONAL Beskrivning av antalet anställda och av personalens dimensionering och struktur; yrkesutbildad och assisterande personal (bestämmelserna i dagvårds- och barnskyddslagen, lagen om behörighetsvillkoren för yrkesutbildad personal inom socialvården samt i tillsynsprogrammen) Vårdpersonaltätheten är 0,62 vilket innebär 15,5 personarbetsår Vårdpersonalen består av: 0,5 Enhetsansvarig i administrativa uppgifter 3 Sjukskötare 12 Närvårdare Övrig personal 1,5 Matservice Städtjänster från Folkhälsans städenhet Fastighetsservice från Folkhälsans fastighetsunderhåll Enhetsansvarig ansvarar för uppföljningen av personaltätheten genom att kontrollera att de planerade och förverkligade timantalet motsvarar personaltäthetens timram. avi21u1 5/18

Beskrivning av principerna för rekrytering av personal (transparens vid ansökningsförfarandet, säkerställande av behörigheten, kontroll av straffregistret inom barnskyddet, förfaranden för anskaffning av vikarier osv.) Silviahemmet prioriterar tillsvidareanställningar. Vid rekrytering av vårdpersonal förutsätts utbildning inom branschen. Enhetsansvariga ansvarar för kontroll av originalbetyg och för kontroll av att sjukskötare är upptagna i Valviras register. Alla anställningar föregås av personlig intervju. Har sökande en arbetshistoria ansvarar enhetsansvariga för att kontrollera referenser från tidigare arbetsgivare. Vid anställning beaktas personens specialkunnande i jämförelse med enhetens verksamhetsprofil och kompetensbehov samt lämplighet och intresse att arbeta i enlighet med Folkhälsans äldreomsorgs värdegrund och vision. Plan för vikarieanvändning Silviahemmet och Folkhälsan Syd har en gemensam personalpool. För detta ändamål finns en person anställd inom organisationen med huvudsaklig arbetsuppgift att rekrytera vikarier. Enheterna beställer vikarier via ett elektroniskt datasystem. För akuta situationer har alla enheter en förteckning över vikarier och den person som är i ansvarstur kallar in vikarier. Vid anställning av vikarier är strävan att personen i fråga har utbildning inom vårdbranschen alternativt är i slutskedet av sina studier d.v.s. två sista terminerna. Är vikarien studerande finns en handledare av samma yrkesgrupp tillgänglig för handledning. Vikarier anställs för kortare frånvaro så att personaltätheten uppfylls. Beskrivning av inskolningen av personalen: (det rekommenderas att en inskolningsplan utarbetas för personalen, se även punkt 3) Introduktion för ny personal och studerande på enheten beskrivs i Handboken för äldreomsorg enligt följande: Allmän introduktion om Folkhälsan och Silviahemmet som arbetsplats ges i personalguiden och av närmaste förmannen. I introduktionsplanen anges vad introduktionen omfattar, hur och av vem den ges (personligen, i form av skriftligt material etc), vem som ansvarar för den och för varje punkt tidtabell när introduktionen skall ges (genast, inom en vecka etc.). Introduktionen skall omfatta åtminstone följande: Äldreomsorgens handbok, enhetens verksamhetsplan, enhetens processer, mötesrutiner, vård- och serviceplaner, plan för egenkontroll, journaler och dokumentering, utvärderingsinstrument (t.ex. RAI, RAVA), arbetsfördelning, arbetskamrater, samarbete, teamarbete, specialområden, medicinhanteringen, användning av apparatur (vårdinstrument, datorer), förfarande vid olika akuta situationer och vid dödsfall, säkerhetsplan, riskhantering. Bilaga 1: Verksamhetsenhetens introduktionsplan Bilaga 3 :hur gå till väga vid dödsfall Beskrivning av upprätthållandet av personalens kompetens och arbetshälsa och av kompetensledningen (t.ex. förfaranden för planering och uppföljning av fortbildningen, uppföljning av frånvarodagar till följd av sjukdom, uppföljning av kompetensen, yrkesskickligheten och dess utveckling, utvecklingssamtal) (det rekommenderas att en fortbildningsplan utarbetas för personalen) Silvaihemmet är en hälsofrämjande arbetsplats. Att skapa en välmående arbetsplats kräver ett målinriktat samarbete. En hälsofrämjande arbetsplats ska ge medarbetarna trygghet, trivsel och arbetsglädje. Viktiga samarbetsparter i det hälsofrämjande arbetet är företagshälsovården och arbetarskyddet. Riktlinjerna för Folkhälsans personalpolitik beskrivs i Folkhälsans personalpolicy och ledarskapspolicy. Genom fortbildning, team- och utvecklingsarbete utvecklar Folkhälsan personalens kunnande och yrkesskicklighet.utbildningsplanen fastställs utgående från utbildningsbehoven vid enheten och vid individuella behov som evalueras årligen i samband med utvecklingssamtal. Varje medarbetare deltar i minst tre fortbildningsdagar årligen. Viktiga redskap för att kartlägga enhetens utbildningsbehov är klienternas funktionsförmåga (kognitiv, fysisk och social) mätt med RAI-instrumentet, RAI-kvalitetsindiktorerna, kundenkäten, personalenkäten och utvecklingssamtalen. Regelbundna dokumenterade utvecklingssamtal hålls årligen med alla anställda. Varje år görs också en arbetsvärdering, där medarbetarens kunnande och arbetsprestation bedöms enligt de bedömningsfaktorer som fastställts av Folkhälsans ledningsgrupp. Det rekommenderas att arbetsvärderingen görs i samband med utvecklingssamtalet. Blanketter för utvecklingssamtal och arbetsvärdering finns på intranätet. Ledningsgruppen följer upp antalet utvecklingssamtal med ett krav på 100% genomförda samtal. avi21u1 6/18

Antalet sjukledigheter analyseras per kvartal i ledningsgruppen. Analysen görs i hänseende till längden på sjukledigheterna men även till diagnosgrupp. Utvecklingsplan för personalfrågor Silviahemmets målsättning är att ha en personal som orkar, kan och vill arbeta mot våra målsättningar. Vi vill erbjuda en möjlighet att göra ett gott arbete genom att våra medarbetare känner att deras arbete är meningsfullt och genom arbetsuppgifterna är hanterbara. För att nå detta arbetar ledarskapet salutogent, vilket innebär att vi ger medarbetarna möjlighet till delaktighet och belastningsbalans, samt en effektiv feedback. Silviahemmets enhetsansvariga deltar årligen i organisationens egen förmansutbildning, dessutom erbjuds förmännen möjlighet att genomföra utbildningen Specialyrkesexamen i ledarskap. Folkhälsan gör kontinuerligt olika personalsatsningar via HR för att stöda en personalens välmående, samt via företagshälsovården för hantering, uppföljning och tidigts stödjande av arbetsförmågan. 7. LOKALER, PRODUKTER OCH UTRUSTNING I planen för egenkontroll ska finnas en beskrivning av de lokaler som används för verksamheten och av principerna för hur de används. I principerna för hur lokalerna används beskrivs bl.a. förfarandena för placering av klienter: bl.a. hur klienterna fördelas på olika rum, hur man sköter om att klienternas integritetsskydd förverkligas e.d. Beskrivning av lokalerna som är i klienternas personliga bruk (eget rum, rummets storlek, möbler osv.) Verksamhetsutrymmena består av 20 enpersoners rum, i medeltal 17 m², och 3 dubbelrum, i medeltal 32 m². 24 rum har handikappanpassade badrum och 20 rum har kombinerat WC och badrum. Rummen är möblerade med hydraulisk säng och nattduksbord. I rummen finns klädskåp. Klienterna möblerar rummet själv förövrigt. Beskrivning av lokalerna som är i klienternas gemensamma bruk (matsalens funktionalitet, hobby-, rehabiliterings- och aktivitetslokaler, hygienutrymmenas funktionalitet, tillgången till bastu osv.) Verksamhetsutrymmena är belägna i Södra Haga i ett trivsamt småhusområde. I första våningen finns gemensamma utrymmen för måltider och samvaro. På andra och tredjevånigen finns ett allmänt utrymme möblerat för samvaro med TV samt utrymme för måltider och pentrykök. I källarutrymmet finns bastu och utrymme för samvaro. Utevistelse befrämjas av inglasade balkonger och en ingärdad stor och lummig gård. Under sommarmånaderna vistas de äldre dagligen i trädgården. I trädgården finns sittgrupper i solen och i skuggan. I trädgården finns det två gungor och en bänk. Då vädret det tillåter får de som vill sitta ute i trädgården även äta sin lunch och avnjuta kaffe där. Trädgården är handikappanpassad om man kommer ut i såväl rullstol som med rollator. Beskrivning av hur klienternas gemenskap tillgodoses i enheten med avseende på lokalerna Enheten utgår från ett hälsofrämjande arbetssätt. Alla pensionärer beredes möjlighet till delaktighet i vården och i gemenskapen på enheten. Pensionärerna får fritt rör sig mellan de olika våningarna inom enheten. Olika sittgrupper finns placerade på våningarna så att pensionärerna kan sitta gemensamt och se på tv eller diskutera. Finns även i ändorna på korridorerna mindre sittgrupper för den som vill ha lugn och ro. I källaren finns ett hobbyrum som pensionärerna får använda fritt t.ex.tillsammans med sina anhöriga vid födelsedag Beskrivning av förfaranden i anslutning till städning, avfalls- och tvätthantering Städning: En städdimensionering över underhållsstädningen har gjorts på alla enheter och de uppdateras kontinuerligt. Varje enhet har dessutom en städplan, ur vilken framgår utrymmen, städfrekvenser och arbetsmoment.grundstädningar och fönstertvätt utförs en gång per år eller efter behov. Dessa utför antingen städenhetens egen personal eller ett städföretag. Städenhetens personal är utbildad och kunnig och består av lokalvårdare, anstaltsvårdare samt ledare inom städningsarbete. En städtekniker ansvarar för helheten. De flesta har lång erfarenhet från branschen. Städpersonalen som arbetar på vårdenheter har dessutom hygienpass och kunskaper i första hjälp. Tre av förmännen är utbildade Clean Card kvalitets-coacher. Städmetoder, redskap avi21u1 7/18

och medel som används är miljövänliga. Städmaskiner används regelbundet så att ytorna hålls fina och den fysiska belastningen för städpersonalen blir mindre. Städpersonalen deltar vid behov i enhetens tvätthanterings rutiner. Varje enhet och fastighet har direktiv för avfallshanteringen och städpersonalen följer dessa. Tvätthantering och klädvården sköts av enhetens personal. För detta ändamål finns 3 tvättmaskiner, 3 torktumlare, 2 torkskåp och en mangel till förfogande. Avfallshantering: se bilaga 4 Beskrivning av förfarandet för kvalitetssäkring av inomhusluften (förfaranden för konstaterande av fuktskador, mätning av inomhusluften, samarbete med fastighetsskötaren och hälsoskyddsmyndigheterna osv.) Folkhälsan Syd Ab:s fastighetsavdelning ansvarar för fastighetens skötsel och underhåll. Varje fastighet har en ansvarig fastighetsskötare. Silviahemmet har en egen elektronisk servicebok. Fastighetsskötaren utför månatliga granskningar av hela fastigheten samt dess utrustning även ventilationssystemet. Silviahemmet är försedd med fastighetsautomation som alarmerar om avbrott och avvikelser. Rengöring av ventilationskanaler sker kontinuerligt i enlighet med myndighetskrav. Luftmätningar samt luftflödesmätninngar görs vid behov. Silviahemmets personal meddelar felanmälningar till direkt till fastighetsskötaren eller fastighetsservicefirman. Felanmälningar kan göras 24 H/7 dagar i veckan. Fastighetsavdelningen samt verksamhetsansvariga är i kontakt med hälsomyndigheter samt utför lagsatdgade granskningar. Beskrivning av produkterna och utrustningen för hälso- och sjukvård i enheten Samtliga sängar på enheten är hydrauliska vårdsängar. På enheten finns 3 lyftanordningar. Till medicinsk apparatur på enheten kan räknas följande: Blodtrycks- och blodsockermätare samt febertermometer. Enhetsansvariga ansvarar för att dessa är funktionsdugliga. Kundernas personliga hjälpmedel ansvarar kommunernas hjälpmedelscentraler för dock så att enhetens personal ansvarar för att bristfälliga hjälpmedel repareras av kommunen eller ersätts med nya. Kontaktuppgifter till ansvarspersonen Enhetsansvarig Christel Harjanne Telefon 09-3155750 Med produkter för hälso- och sjukvård avses enligt 5 i lagen om produkter och utrustning för hälso- och sjukvård (629/2010) anordningar som används för vård och behandling, exempelvis sjukhussängar, lyftanordningar, blodsocker- och blodstryckmätare o.d. Om verksamhetsidkarens skyldigheter föreskrivs i 24 26 i lagen om produkter och utrustning för hälsooch sjukvården (629/2010) samt i Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovårdens bestämmelse 4/2010. Anmälan om risksituationer orsakade av produkter och utrustning görs till Tillstånds- och tillsynsverket för social- och hälsovården. I planen för egenkontroll ska utses en ansvarig person för de professionellt använda produkternas och utrustningarnas säkerhet. Denna person ska se till att anmälan om tillbud eller risksituationer görs och att andra bestämmelser som gäller utrustning iakttas. Länk till Valviras föreskrifter: http://www.valvira.fi/files/tiedostot/f/o/foreskrift_4_2010_anmalan_om_riskhandelse_anvandare.pdf Utvecklingsplan för lokaler, produkter och utrustning Då en säng, lyftanordning eller annan medicinsk utrustning anskaffas sker det i relation till klienternas funktionsförmåga och behov. Varje vårdare ansvarar för att kontrollera att lokaler, produkter och utrustning är funktionsdugliga. Brister rapporteras i Ryhti-programmet. Brister som hotar klientsäkerheten rapporteras omedelbart till förman och kolleger. Samtidigt vidtas åtgärder så att klientsäkerheten säkerställs och reparation beställs. 8. KLIENTSÄKERHET För att utveckla klientsäkerheten ska en verksamhetsplan utarbetas, där säkerhetsrelaterade risker i anslutning till direkt klientarbete behandlas Kontaktuppgifter till personen/personerna som ansvarar för enhetens säkerhetsplanering och säkerhetsverksamhet Enhetsansvarig Christel Harjanne Telefon: 09-3155750 e-post: förman.efternamn@folkhalsan.fi avi21u1 8/18

Beskrivning av hur klientsäkerheten säkerställs (särdragen hos service som ges hemma samt hos service inom barnskyddet och service till handikappade och åldringar ska beaktas) För klientsäkerheten på enheten ansvarar den enhetsansvariga. Miljön i Stiftelsen SIlviahemmet är planerad för att vara trygg och anpassad till verksamheten på enheten. Golvmaterialet är valt med tanke på att undvika fallolyckor och utrymmena är anpassade för att personer skall kunna röra sig med hjälpmedel. På enheten finns brandvarnare utplacerade enligt gällande rekommendationer och enheten har automatisk sprinkleranläggning. Ytterdörren och dörrarna från våningarna till trappuppgången har kodlås. Alla lås har samma kod. Utifrån har ytterdörren inget kodlås, utan det finns en ringklocka. Alla personer som släpps in kollas av personalen att de verkligen är besökare. Alla anhöriga vet kodlåset och kan avlägsna sig från huset på eget bevåg. Vid eventuelt brandalarma öppnar sig alla lås automatiskt. Enheten har en egen säkerhetsplan med direktiv för brand, utrymning, rymningar och olycksfall Säkerhetsplanen uppdateras årligen. Årligen ordnas även utbildningstillfällen i första hjälp, förfarande vid brand samt utrymning. En väsentlig del av kundsäkerheten utgör trygghetsalarmsystemet Pikosystem. Pensionären kan alarmera hjälp under dygnets alla timmar genom att trycka på alarmet. Alarmet går till en sökare som vårdarna bär med sig. Nattetid rondar ett externt väktarbolag enheten 2 gånger och vid behov oftare. Enheten har ett trygghetsavtal med Esperi om att få extra hjälp till personalen nattetid. Personalen har en egen trygghetsklocka i bruk nattetid, vars alarma går direkt till Esperi. Personalen kan även nattetid få talförbindelse till Esperi. Bilaga 2: Förebyggande av fallolyckor Bilaga 5: Trygghetsalarm Bilaga 6: Säkerhetsplan Beskrivning av enhetens övervakningsanordningar och av hur deras funktion säkerställs Bilaga 5: Trygghetsalarm Beskrivning av hur det säkerställs att säkerhetsanordningar och larmsystem som används av klienterna fungerar (enhetens larmsystem, säkerhetsarmband, övervakningsanordningar, säkerhetsanordningar hos klienter som bor hemma samt säkerställande att larmresponsen fungerar osv.) Bilaga 5 : Trygghetsalarm Utvecklingsplan för klientsäkerhet Ny personal introduceras i klientsäkerhetsfrågor i samband med introduktionen Årlig genomgång på personalmöte av förebyggande av fallolyckor, säkerhetsplanen Årlig utbildning i säkerhetsfrågor Årlig släcknings- och räddningsövning 9. KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER Beskrivning av handledningen och rådgivningen för klienten och av utvärderingen av klientens servicebehov, av utarbetandet av serviceavtal/förvaltningsbeslut och service-/klientplan (barnskydd/dagvård) och av uppdateringen av dessa samt av klientens deltagande i beslut Kommunens tjänsteman gör beslut om placering till enheten. Då kunden flyttar till enheten påbörjas på den tredje dagen en sju dagar lång utvärderings period varefter en RAI (Resident Assessment Instrument)-bedömning utförs av egna vårdaren. I bedömningen deltar kunden och de anhöriga efter förmåga och önskan. RAI-bedömningen tar fasta på bl.a. fysisk -, kognitiv- och social funktionsförmåga samt psykosocialt välbefinnande, avi21u1 9/18

hjälp- och omsorgsbehov, hälsotillstånd, vårdbehov utgående från totalt ca 400 frågor. När RAIbedömingen är utförd i sin helhet uppgörs en RAI-vårdplan utgående från de vårdbehov och individuella resurser (RAPS) bedömningen pekar på. Vårdplanen och bedömningen uppdateras var sjätte månad eller då funktionsförmågan väsentligt förändras. Dessutom dokumenteras varje persons livsberättelse, livsstil och önskemål som grund för den individuella vårdplanen. RAVA och MMSE mätningar utförs enligt beställarens direktiv och dokumenteras i vårdplanen. Vård- och serviceplanen görs upp tillsammans med kunden och de anhöriga. Daglig uppföljning dokumenteras i journalen. Privata klienter: Uppgörs avtal där innehållet i servicen samt avgifter för hyra, kost, service och vård definieras. Avtalet innehåller även uppgifter om upphörandet av avtalet. I övrigt enligt ovan. Beskrivning av hur klienten bereds möjlighet att bekanta sig med enheten på förhand Alltid då pensionären har möjlighet får de komma och besöka enheten före en inflytt. Om möjligt ordnas detta besök dagtid då enhetsansvariga är på plats, men om detta ej möjligt kan även vårdare visa runt på annan tidpunkt. Om pensionären själv inte kan komma på besök får anhöriga naturligtvis komma. I samband med besöket ges information om hemmet om möjligt får man även se sitt blivande rum. Beskrivning av hur klienten informeras om innehållet i avtalen (serviceavtal, hyresavtal o.d.), om kostnaderna för servicen och om avtalsändringar. Personer som vistas på enheten via stadens produktionsavtal med Stiftelsen Silviahemmet rs får information om avgifter av stadens tjänstemän. Privatbetalande kunder gör upp ett avtal med Stiftelsen Silviahemmet rs där innehållet i servicen och vården definieras samt avgiften för hyra, kost och service fastställs. Gällande debitering av tilläggstjänster avtalas alltid skilt med kunden eller kundens intressebevakare. Beskrivning av hur klientens självbestämmanderätt och rätt till deltagande förverkligas (privatlivet, integritetsskydd, personlig frihet, okränkbarhet; 7 och 10 i grundlagen, 8 10 i klientlagen) Självbestämmanderätten beaktas enligt de grundläggande principerna i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). Kundernas rätt att besluta själv betraktas i alla situationer. Självbestämmanderätten för personer med minnessjukdom eller nedsatt funktionsförmåga och vid behov konsulteras expertis, t.ex. sakkunniga inom demensvård. I fråga om klienter med minnessjukdom får dock hänsyn till självbestämmanderätten inte leda till att vården försummas. Eftersom frågorna om självbestämmanderätt i dessa fall kan vara mycket svåra och komplicerade fäster personalen speciell uppmärksamhet vid att bedöma var gränsen dras mellan klientens självbestämmanderätt och kraven på god vård. Ifall den äldre och de anhöriga har olika önskemål och åsikter om vården respekterasi första hand kundens önskemål. Beskrivning av förfarandet för skötsel av pengar, nycklar och andra saker i klientens besittning och information om den som ansvarar för denna egendom Personalen bevittnar inte juridiska eller ekonomiska handlingar, utan de anhöriga bör skaffa utomstående vittnen. Personalen befattar sig inte heller i övrigt med klienternas ekonomiska transaktioner. Vid behov tas initiativ för att utse en intressebevakare för klienten. Vissa kommuner har förutsatt att Folkhälsan administrerar den äldres smärre kontanter och då måste Folkhälsan åta sig uppdraget. Ansvaret ligger då helt hos Folkhälsan. Pengar finns inlåsta i kansliskåp och kvitteras ut av ansvarig vårdare i arbetstur i vittnes närvaro. Båda kvitterar med sitt namn och alla insättningar och uttag bokförs. Summa som förvaras per boende är högst 200. Bankkort med koder hanteras inte av vårdarna. Vid inflyttning skall smycken och andra värdesaker genomgås och dokumenteras. Värdesaker bör helst försäkras av kunden, eftersom Folkhälsan inte kan ansvara för den äldres personliga värdesaker. På grund av det beroendeförhållande som en klient lätt upplever i förhållande till en vårdare upplevs det allmänt som oetiskt att en vårdare tar emot större gåvor eller testamenten av en klient. Folkhälsan har därför förbjudit sin personal att ta emot gåvor och testamenten av klienter. Ifall klienten vill ge pengar skall detta avböjas vänligt men bestämt (även smärre belopp). Sedvanliga smärre gåvor, såsom en blombukett, en chokladask, annat godis eller tårta kan komma ifråga. avi21u1 10/18

Plan för hur behovet att vidta begränsande åtgärder och sanktioner avses att minimeras Med begränsande vårdåtgärder avses åtgärder som vidtas av säkerhetsskäl, som begränsar klientens rörelse- eller handlingsfrihet och som kan uppfattas som tvång. Användningen av dessa åtgärder minimeras genom en kultur där människan som en unik person alltid är i centrum. Frågor kring begränsande handlingar behandlas återkommande på personalmöten, utbildningar och vid diskussioner om värdegrunden för verksamheten. Genom att handlingarna bör grunda sig på en utvärdering, lov av läkare, information till klient och de anhöriga samt en plan för vilken handling vidtas, hur den utvärderas och vilken är tidsdimensionen strävas till att säkerställa att handlingen är genomtänkt och grundar sig på klientens behov. Beskrivning av kriterierna för vidtagande av begränsande åtgärder och sanktioner samt av beslut, förfaranden, registrering och uppföljning av konsekvenserna i anslutning till begränsande åtgärder (se bl.a. 11 kap i barnskyddslagen, lagen om utvecklingsstörda, tillsynsprogrammen) Det rekommenderas att anvisningar om förfaringssätt utarbetas I vissa situationer kan det med tanke på klientens hälsa, risk för olycksfall eller av andra motsvarande skäl vara nödvändigt att vidta dessa åtgärder. Inom Folkhälsans äldreomsorg vidtas dessa åtgärder endast efter allvarligt övervägande om det är absolut nödvändigt med tanke på vården och om alla andra alternativa möjligheter utretts. Ifall begränsande vårdhandlingar används sker det efter att läkare konsulterats och han givit tillstånd till detta. Om möjligt begärs äldres samtycke i annat fall vidtalas anhöriga eller intressebevakare. Begränsande vårdhandlingar är alltid tidsbundna varefter en ny bedömning bör ske. Blanketten vilken utarbetats för ändamålet bör fyllas i och arkiveras i kundens journalhandlingar. I Handbok för äldreomsorg definieras processen för begränsande vårdhandlingar och blankett för plan för begränsande handling. Bilaga 7: Blankett för statistik över begränsande handlingar Beskrivning av förfarandet om det konstateras att en klient har blivit utsatt för osakligt eller kränkande bemötande Varje vårdare är skyldig att ingripa vid misstanke om osakligt eller kränkande bemötande. Enhetsansvarig samtalar med personalen ifråga och kommer överens om hur garantera att liknande situationer inte uppkommer i fortsättningen. En varning uttfärdas om förutsättningarna för en sådan uppfylls. Är personalens beteende återkommande övervägs ifall arbetsförhållandet kan fortsätta. Enhetsansvarig ansvarar för att klienten får den hjälp och omhändertagande som han behöver för att bearbeta situationen. Beskrivning av beredningen och genomförandet av åtgärder då en klientrelation upphör (förflyttning av klienten från en vårdplats till en annan, beredning av eftervård inom barnskyddet, osv.) Klienterna vårdas huvudsakligen till livets slut på enheten. Föreligger det ett uppenbart behov av vård på en annan vårdplats kontaktas kommunens kontaktperson som avgör om och vart klienten flyttas. Vid en flyttning kontaktas mottagande enhet för överenskommelse om en smidig överflyttning där klientens välbefinnande ligger i fokus. En skriftlig blankett där behövliga uppgifter för kontinuiteten i vården finns, följer med klienten till den nya vårdplatsen. En klient som är missnöjd med sitt bemötande har rätt att framställa anmärkning till den som ansvarar för verksamhetsenheten eller till en ledande tjänsteinnehavare. När servicen baserar sig på ett avtal om köpta tjänster framställs anmärkningen till den myndighet som svarar för organiseringen av servicen (Valviras anvisning 8:2010). Namn och kontaktuppgifter för den person/instans, till vilken anmärkning riktas Svensk socialservice ledande soc.arbetare Pia-Maria Grönqvist 09-310 44801 Socialombudsmannens kontaktuppgifter Hfors stad tel 09-31043365 teltid: må 10-12 och 14-15, ti och to 10-12 avi21u1 11/18

Beskrivning av förfarandet för behandling av anmärkningar som gäller enhetens verksamhet Eventuella anmärkningar behandlas alltid av äldreomsorgschefen. En anmärkning föranleder alltid en omedelbar utredning. Om den som gjort anmärkningen har lämnat sina kontaktuppgifter kontaktas personen omedelbart och överenskommes om ett möte. Skriftligt svar på anmärkningar ges inom utsatt tid eller högst en vecka. Beskrivning av samarbetet mellan kommunen och serviceproducenten vid planeringen och uppföljningen av klientens vård och service Kommunens kontaktperson kontaktas vid eventuella frågeställningar gällande klientens vård och service. Beskrivning av information som gäller konsumentskydd I avtalet med privata klienter ingår information om att meningsskiljaktigheter avgörs som konsumenttvisteärende. Utvecklingsplan angående klientens ställning och rättigheter Enheten behandlar på personalmöte årligen frågor som berör klientens ställning och rättigheter. 10. SÄKRING AV KVALITETEN PÅ SERVICENS/ENHETENS KLIENTARBETE (VERKSAMHET) Kriterier och nivåer fastställs i de verksamhetsspecifika riksomfattande tillsynsprogrammen, som finns på Valviras webbplats: http://www.valvira.fi/ Beskrivning av verksamheten som upprätthåller och främjar klienternas prestationer, funktionsförmåga och livskontroll samt klienternas fysiska, psykiska och sociala välbefinnande Folkhälsans äldreomsorg bygger på ett hälsofrämjande arbetssätt. Det innebär att se människans resurser och ge henne möjlighet att använda dem i det dagliga livet. Det hälsofrämjande arbetssättet har som mål att hjälpa den äldre att upprätthålla, återfå eller förbättra sin funktionsförmåga och uppleva en meningsfull tillvaro. Grunden till ett hälsofrämjande arbetssätt ligger i vårdarnas förhållningssätt och bygger på varje enskild vårdares förmåga att se resurser. Att förhålla sig innebär att det är integrerat i vårdarens sätt att gestalta vård och omsorgsverklighet, att se människan. Personalen är lyhörd för den äldres åsikter, förväntningar och önskemål gällande vården och uppmuntrar den äldre till aktivitet och till att försöka klara av vardagen själv, så långt det är möjligt. Den äldre skall alltid vara delaktig i det som sker, i tanke, känsla och/eller handling oberoende funktionshinder. Anhöriga och närstående är viktiga samarbetsparter i den rehabiliterande vården. Estetiken är en viktig del av en meningsfull tillvaro. Trevliga matstunder eller att kunna känna sig fin och få själv välja sina kläder kan öka glädjen i livet. Likaså är det viktigt att den äldre får vistas ute och få njuta av naturen eller t.ex. lyssna på musik. Den andliga dimensionen är också central för upplevelsen av livskvalitet, kulturella upplevelser är här en del av vardagen på enheten. Folkhälsanhusen erbjuder många möjligheter till en aktiv vardag. Det generationsöverskridande mötet med barn och ungdomar bidrar till glädje i vardagen. Viktiga hjälpmedel för att finna de personliga resurserna är RAI-instrumentet (Resident Assessment Instrument) och livsberättelserna. Vårdplanerna utgår från hälsofrämjande målsättningar och hur vi uppnått dessa mäts genom individuella RAI-bedömningar minst var sjätte månad. avi21u1 12/18

Beskrivning av förfaranden i anslutning till ordnandet av klienternas kost och måltider (intervallerna mellan måltiderna, nattfastans längd, uppföljningen av klienternas näringstillstånd osv.) Ansvaret för matservicen handhas av enhetens husmor. Köket följer för verksamheten centrala näringsrekommendationer och har tillräcklig och komptent personal. Köket har färdighet att leverera specialkost enligt ordination. Hygienbestämmelser, kvalitetskontroller och myndighetskrav beaktas vid tillverkning och distribution. Under dygnet serveras morgonmål, lunch, kaffe, middag, kvällsmål och ett senare nattmål för att undvika att nattfastan överstiger 10 timmar. Vid framdukning beaktas estetik. Maten serveras i allmänna utrymmen eller i det egna rummet enligt den personliga vårdplanen och den boendes individuella situation och önskemål. Personalen på enheten har hygienpass. Kundernas näringstillstånd uppföljs genom regelbunden vägning minst två gånger per år (RAI) och dokumenteras i de personliga vårdhandlingarna. Statens näringsdelegation: http://www.ravitsemusneuvottelukunta.fi/portal/se/naringsrekommendationer/ Kontaktuppgifter till ansvarig person för enhetens matförsörjning Enhetsansvarig Christel Harjanne Husmor Lotta Wärnström fornamn.efternamn@folkhalsan.fi Beskrivning av hur de dagliga aktiviteterna har ordnats (stöd för barnens skolgång, tryggandet av specialundervisning, utnämning av en person som svarar för frågor som gäller barnets skolgång (barnskyddslagen), arrangemangen för klienternas utevistelser och motionsmöjligheter, verksamhet som stödjer funktionsförmågan samt fritids- och rekreationsverksamhet m.m.) I ett meningsfullt liv ingår möjligheter till olika aktiviteter, intressen, upplevelser och samvaro med andra. De äldre inom äldreomsorgen har möjlighet att efter förmåga och intresse delta i olika aktiviteter. Detta genomgås i samband med vårdplaneringen och egenvårdaren ansvarar tillsammans med den äldre själv att den äldre deltar i olika aktiviteter. En aktivitetsansvarig utses på varje enhet. De äldre har möjlighet att enligt önskemål och rörelseförmåga vistas utomhus regelbundet, t.ex. sitta ute på gården eller på balkongen eller komma ut på promenad. Frivilliga medarbetare är en viktig resurs men personalen ansvarar alltid för vården. Enheten har ett schema där utevistelse följs upp och personalen är medveten om att utevistelse hör till de dagliga aktiviteterna på enheterna. Motion är en viktig del av ett hälsofrämjande arbetssätt. Förutom nyttomotion vid förflyttning på enheterna ordnas regelbundet gymnastik anpassad till de äldres funktionsförmåga t.ex. i form av sittdans. THL:s motionsrekommendationer för olika åldersgrupper: http://www.ktl.fi/portal/suomi/tietoa_terveydesta/elintavat/liikunta (på finska) Beskrivning av hygienförfaranden och förebyggande av spridningen av infektionssjukdomar samt åtgärder vid epidemier En städdimensionering över underhållsstädningen har gjorts på alla enheter och de uppdateras kontinuerligt. Varje enhet har dessutom en städplan, ur vilken framgår utrymmen, städfrekvenser och arbetsmoment.grundstädningar och fönstertvätt utförs en gång per år eller efter behov. Dessa utför antingen städenhetens egen personal eller ett städföretag. Städpersonalen som arbetar på vårdenheter har dessutom hygienpass och kunskaper i första hjälp. Tre av förmännen är utbildade Clean Card kvalitets-coacher. Städmetoder, redskap och medel som används är miljövänliga. Städmaskiner används regelbundet så att ytorna hålls fina och den fysiska belastningen för städpersonalen blir mindre. Städpersonalen deltar vid behov i enhetens tvätthanterings rutiner. Varje enhet och fastighet har direktiv för avfallshanteringen och städpersonalen följer dessa. Tvätthanteringen och klädvården sköts på enheten av personalen. Invånarna har egna kläder som är märkta med deras initialer. Vårdarna ansvarar för att smutsiga och nersölade kläder sätts till tvätt. Sängkläder byts regelbundet minst varannan vecka. Enheten har 3 tvättmaskiner och 3 torktumlare, samt en mangel. Avfallshantering: bilaga4 Folkhälsan Syd ordnar årligen utbildning i hygien. Enheten har skriftliga föreskrifter för avi21u1 13/18

handhygien, MRSA och Noro virus. Enheten följer med antalet infektioner via RAI-benchmarking. Bilaga 8 Föreskrifter för handhygien. Föreskrifter för MRSA, Noro Plan för att utveckla klientarbetet och den dagliga verksamheten Folkhälsan arbetar målmedvetet för att den salutogena tankeraman skall genomsyra all verksamhet. För äldreomsorgens del betyder detta att målsättningarna formuleras så att de utgår från resurser och från en meningsfull, begriplig och hanterbar vardag för klienterna. Enheten konkretiserar detta i den årliga verksamhetsplanen. Bilaga 9 Verksamhetsplan år 2015 11. ORDNANDET AV HÄLSOVÅRDEN OCH SJUKVÅRDEN Beskrivning av hur enheten/servicen ordnat hälso- och sjukvården för sina klienter och beskrivning av enhetens egna ansvarsuppgifter inom hälsovården och sjukvården (hälsofrämjande, hälsokontroller, screeningundersökningar, undersökningar i anslutning till uppföljning av hälsan, kontroller osv.) Då pensionären flyttar till enheten gör egenvårdaren tillsammans med en kollega upp en personlig vårdplan för pensionären. Om möjligt deltar även pensionären och närstående i uppgörande av vårdplanen. Vårdplanen görs i RAI dataprogrammet. Den personliga vårdplanen tar fasta på pensionärens resurser och hälsohinder/risker. Vårdplanen stöder vårdarna i det dagliga arbetet på enheten. Vårdplanen uppdateras minst 2 ggr per år i samband RAI bedömningen. Pensionärernas vikt och blodtryck följs upp månatligen, oftare vid behov. Vid förändring i hälsotillståndet tas tempen, vikten, blodtrycket, urinet kollas med uristix. Läkaren gör årligen hälsokontroll av pensionärena var även medicinerna gås igenom. Beskrivning av hur verksamhetsenhetens läkartjänster ordnas samt vilken aktör som svarar för klienternas sjukvård i ickebrådskande situationer Läkartjänsten är en köptjänst från Folkhälsan Syd ab. Läkaren besöker enheten varannan vecka och följer med pensionärernas hälsotillstånd. Enheten kan vid behov dagtid kontakta läkaren per telefon vid icke brådskande situationer. Pensionärerna kan även om de så vill anlita privat en egen läkare som tar ansvar för deras hälsa. Enheten samarbetar i så fall med den läkaren, med pensionärens tillstånd, vid behov. Beskrivning av förfarandet för vård av klient som behöver brådskande sjukvård Vid akuta sjukdomsfall bedömer man situationen, beaktar pensionärens vårdönskemål eventuella vårdhandlingar som finns vårdtestamente och DNR beslut, om tid finns kontaktar man enhetens läkare per telefon, om situationen så kräver ringer man 112 och tillkallar ambulans. Om kunden förs till sjukhus skickar enheten med en vårdremiss var framgår pensionärens diagnoser, medicinering, nuläge vad som hänt samt enhetens kontaktuppgifter och anhörigas kontaktuppgifter. Om en pensionär skickas till sjukhus meddelas anhöriga alltid av enheten om detta. Bilaga 10 vårdremiss Beskrivning av användningen av och tillgången till specialiserad sjukvård (terapitjänster, tillgången till barnpsykiatri, psykiatrisk vård osv.) Klienten kan remmiteras till specialiserad sjukvård av läkare. Personalen ansvarar för att klienten har möjlighet att besöka den specialiserade sjukvården och agerar följeslagare om inte anhöriga har möjlighet att göra det. avi21u1 14/18

Beskrivning av upprätthållandet, uppdateringen och verkställandet av planen för läkemedelsbehandling samt beskrivning av uppföljningen av planens genomförande (Planen för läkemedelsbehandling ska utarbetas enligt social- och hälsovårdsministeriets handbok Säker läkemedelsbehandling (2005:32).) SHM:s handbok finns på adressen: http://www.stm.fi/julkaisut/nayta/_julkaisu/1083030 (på finska) Enheten har uppgjort läkemedelsplan enligt social- och hälsovårdsministeriets direktiv Säker läkemedelsbehandling (2005:32) och Nationell handbok för genomförande av läkemedelsbehandling inom social-och hälsovården 2007:5. Enhetsansvarig är ansvarig för att läkemedelsplanen uppdateras årligen eller oftare om det skett väsentliga förändringar. Enhetens ansvariga sjukskötare, ansvarar för adekvat läkemedelshantering enligt den uppgjorda planen. Kontaktuppgifter till personen som ansvarar för läkemedelsbehandlingen Enhetsansvarig Christel Harjanne fornamn.efternamn@folkhalsan.fi Patientombudsmannens kontaktuppgifter Utvecklingsplan för hälsovård och sjukvård Vid kommunens årliga auditering diskuteras utvecklingen av hälso- och sjukvården. Den fortlöpande strävan är att kommunens läkare skulle besöka klienten vid boende-enheten för hälsogranskningar och uppföljning av icke akuta hälsofrågor. Vid akuta hälsofrågor som inte kräver sjukhusvård, kunde telefonkontakt med hälsovårdcentralen vara ett alternativ vid sidan om besök hos jourhavande läkare. 12. HANTERING AV KLIENTUPPGIFTER (Det ska finnas skriftliga anvisningar om förfarandet) Beskrivning av registreringen och hanteringen av klientuppgifter och av iakttagandet av bestämmelserna om konfidentialitet Dokumentationen på enheten sker i journaler i pappersformat samt i det elektroniska dokumenteringssystemet Pegassos. Uppgifter relaterade till hälso- och sjukvård dokumenteras på särskild för ändamålet avsedd blankett för att särskiljas från den dokumentation som hänför sig till socialvårdslagstiftningen. Skriftliga, godkända av äldreomsorgens högsta ledning, anvisningar finns i Folkhälsans Handbok för äldreomsorgen. När Folkhälsan ingår avtal om serviceproduktion med en kommun följs kommunens regler för dokumentering och arkivering. Då en klient byter vårdenhet överlåts samtliga socialvårdshandlingar till den nya vårdenheten. Hälsooch sjukvårds dokumentation arkiveras vid Folkhälsan men för den fortsatta vården nödvändiga dokument kopieras och överlåts med klientens eller intressebevakarens tillstånd. Syftet med dokumentationen är att skapa förutsättningar för kontinuitet i vården och servicen och för att arbetet skall löpa smidigt samt att trygga tillgången på information som behövs för vård och service samt säkerställa att vårdarbetet utförs och uppföljs. Dokumentationen skall ge en klar bild av den äldres totala vårdbehov, av målsättningarna, med vilka metoder de uppnås och vilka resultat som uppnåtts. Med dokumentation av vården avses registrering av alla uppgifter som är av betydelse för vårdarbetet som helhet. I dokumentationen ingår vårdplan, uppföljning funktionsförmåga och hälsotillstånd, anteckningar om hur vård- och servicearbetet utförs och annat som är av väsentlig betydelse för vården och servicen. Med journalhandlingar avses sådana dokument, i pappersform eller elektroniskform, som används, uppgörs eller emottas i samband med vården och servicen, och som innehåller uppgifter om en persons hälsotillstånd, vård och livssituation och andra personliga uppgifter. De uppgifter som insamlas och antecknas i journalhandlingarna skall vara riktiga, behövliga och nödvändiga för bedömningen och planeringen av vården och servicen. Rättelser i anteckningarna (då anteckningar ändras, avlägsnas och kompletteras) görs så att den ursprungliga och den rättade anteckningen är synliga. Den som gör rättelsen antecknar namn, tjänsteställning, datum och grunden för rättelsen. Alla uppgifter i journalhandlingarna är sekretessbelagda och skall hanteras konfidentiellt. Journalhandlingarna hanteras av personal med yrkesutbildning inom hälsovården. Den avi21u1 15/18

yrkeskunniga personalen har ansvar för de anteckningar som görs och de uppgifter som skrivs in i journalhandlingarna. Anteckningar kan också göras på yrkespersonalens direktiv av annan personal som deltar i eller utför sådant arbete som ansluter sig till vården av klienten. Inom ramen för sina praktiska studier eller inlärning i arbete kan hälsovårdsstuderande under handledning av hälsovårdsutbildad personal göra anteckningar i journalhandlingarna. Handledaren skall med sin underskrift godkänna studerandens anteckningar. (Hanbok för äldreomsorgen) Folkhälsan Syd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. Klienterna har rätt att ta del av de journalhandlingar som berör deras person. Personuppgiftslagen och hanteringen av klientuppgifter inom den privata socialvården: http://www.tietosuoja.fi/uploads/url67adp78.pdf Kontaktuppgifter till dataskyddsansvarig Jan Selén Telefon: 019/27811 (växel) jan.selen@folkhalsan.fi Förhållningsregel om information till klienten vid hantering av personuppgifter: anvisningar www.tietosuoja.fi Dataskyddsbeskrivning: Modellblankett och anvisningar på sidan: http://www.tietosuoja.fi/uploads/pyt8v09dr3cvr.pdf och http://www.tietosuoja.fi/uploads/20v8k_2.pdf jan Klientens samtycke till användning/överlåtelse av konfidentiella uppgifter: Dataskyddsombudsmannens handbok http://www.tietosuoja.fi/uploads/z0fmxdt_1.pdf Beskrivning av hur personalen utbildas i dataskyddsfrågor och dokumentförvaltning och hur deras kunnande på detta område säkerställs (närmare information i socialvårdens klientdokument: http://www.sosiaaliportti.fi/file/eef14b19-bacf-4820-9f6e- 9cc407f10e6d/Sosiaalihuollon+asiakasasiakirjat.pdf (på finska)) Introduktionen av nyanställd personal tar fasta på dataskyddsfrågor och dokumentförvaltning Folkhälsan Syd ordnar återkommande utbildning i dataskydd och dokumentation. Enhetsansvarig ansvarar för att personalens kunnande är tillräckligt inom området. En serviceproducent som upprätthåller ett klientregister ska göra upp en registerbeskrivning enligt 10 i personuppgiftslagen även i det fall att serviceproducenten verkar i ett annat företags lokaler. Registerbeskrivning (om en sådan inte ingår som bilaga): dataombudsmannens anvisning och blankett: http://www.tietosuoja.fi/uploads/sx3lwv97l_1.pdf och http://www.tietosuoja.fi/uploads/3f7o1lq64njkim_3.pdf Andra broschyrer om dataskydd finns på sidan http://www.tietosuoja.fi/27255.htm: Behandlingen av uppgifter i användarlogg enligt personuppgiftslagen, Gör upp en dataskyddsbeskrivning, Personuppgiftslagen som guide!, Rättelse av en uppgift som ingår i ett personregister, Kontroll av uppgifter som ingår i ett personregister, Påföljdssystemet enligt personuppgiftslagen Beskrivning av hur arkiveringen av handlingar har ordnats (det är viktigt att privata socialserviceenheter på förhand avtalar med klienternas hemkommun om arkiveringen av handlingarna för klienter som lämnat enheten) Enligt produktionsavtalet med kommunen returneras klientens handlingar till hemkommunen efter att klienten lämnat enheten. Beskrivning av hur informationsgången ordnas med de andra aktörerna som deltar i servicehelheten för klienten Hälsovårdscentralen: Den ansvariga sjukskötaren är i kontakt med hälsovårdaren på Hvc som ansvarar för området var hemmet är beläget. Informationen går i pappersversion, per tel eller per fax. Kommunens kontaktperson: Kontakt vid behov till soc.arbetare Elisabet Wikström avi21u1 16/18

Utvecklingsplan för hanteringen av klientuppgifter Fortsatt kontinuerlig utbildnig för personalen i dokumenthantering 13. EGENKONTROLL AV SERVICE SOM PRODUCERAS SOM UNDERLEVERANS Beskrivning av enhetens förfarande för övervakning av kvaliteten på tjänster som upphandlats av underleverantörer Förteckning över underleverantörer - Utvecklingsplan 14. UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING AV GENOMFÖRANDET AV EGENKONTROLLEN Beskrivning av uppföljningen av genomförandet av enhetens egenkontroll Planen för egenkontroll bygger på Folkhälsans lednings- och kvalitetssystem. Systemet omfattar mål, mätetal och rapporteringar vilket garanterar en kontinuerlig uppföljning. Beskrivning av processen för uppdatering av planen för egenkontroll Enhetsansvarig för enheten ansvarar för att planen för egenkontroll uppdateras enligt följande: 1. Då det sker en förändring i någon av de punkter eller bilagor som hör till denna plan 2. Under september månad årligen och sänder planen till ansvarig ledningsgruppsmedlem för äldreomsorg för godkännande. Tidigare versioner av plan för egenkontroll överförs i en mapp avsedd för ändamålet och förvaras i 10 år. Uppdateringarna godkänns av äldreomsorgschefen Egenkontrollplanen ska vid behov uppdateras. Ändringar som gjorts i anvisningar eller förhållningsregler ska utan dröjsmål införas i egenkontrollplanen och planen ska fastställas årligen även om den inte ändrats. Ort och tid Helsingfors 30.5.2015 Underskrift (Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare) Namnförtydligande Christel Harjanne avi21u1 17/18

avi21u1 18/18