EXAMENSARBETE 2015-05-24 Charlotta Rönnblad Medicinsk Sekreterare, 400 YH-poäng Kvinnokliniken Mora lasarett 2015 Stora torget 7 611 83 Nyköping Tfn 0155-24 87 85 info@campusnykoping.se www.campusnykoping.se
Sammanfattning Idag ställer Hälso- och sjukvårdslagen allt fler administrativa krav på vården för att den ska anses som patientsäker och kvalitativ. Några av dessa administrativa uppgifter kräver medicinsk kompetens och behöver därför utföras av exempelvis läkare. Flera administrativa uppgifter utförs i dag av den vårdande personalen, exempelvis undersköterskor och sjuksköterskor, uppgifter som medicinska sekreterare kan utföra istället. Besparingar i vården ställer högre krav på att personalen arbetar så effektivt som möjligt, därför behöver man utnyttja de resurser man har på rätt sätt. I det här examensarbetet kartlägger jag de administrativa uppgifterna som finns på Kvinnokliniken i Mora och hur de är fördelade. Jag undersöker möjligheten för de medicinska sekreterarna att avlasta den vårdande personalen på kliniken för att frigöra tid för patienterna. 2
Innehåll BAKGRUND... 4 PROBLEMFORMULERING... 5 MÅL/ÖNSKAT LÄGE... 6 METOD... 7 RESULTAT... 9 SLUTSATSER/FÖRSLAG... 19 IMPLEMENTERING... 22 UPPFÖLJNING... 23 BILAGOR... 24 3
Bakgrund Kvinnokliniken i Dalarna gäller följande orter: Falun Borlänge Avesta Ludvika - Mora. På Kvinnokliniken i Dalarna arbetar 264 personer varav 31 stycken på Mora lasarett. Agneta Romin är verksamhetschef för Kvinnokliniken Dalarna och Mina Back är avdelningschef för Kvinnokliniken i Mora. Kvinnokliniken i Mora är fördelad på en gynekologisk mottagning och en gynekologisk avdelning med tillhörande dagoperation. Kliniken har nio barnmorskor, nio undersköterskor, en uroterapeut, åtta läkare, två kuratorer och två medicinska sekreterare som är fördelade på mottagningen och avdelningen. Förlossningen i Mora stängdes 2009 och är istället verksam på Falu lasarett. Receptionen på mottagningen samt avdelningen bemannas av undersköterskor. Under min praktik på Kvinnokliniken i Mora framkom det under ett avdelningsmöte att de administrativa uppgifterna generellt tar mycket tid och att undersköterskorna upplever sin arbetssituation stundvis stressande. Jag kom därför på idén att kartlägga de administrativa uppgifterna som finns på kliniken för att se om några av dessa administrativa uppgifter istället kunde utföras av de medicinska sekreterarna och på så sätt frigöra mer tid för patienterna. är något sjukvården i Sverige siktar mot och att de medicinska sekreterarna på sikt ska avlasta läkarna och övrig sjukvårdspersonal allt mer. Projekt med administrativa kartläggningar för att avlasta vårdpersonalen pågår på flera ställen runtom i Sverige. Undersökningar visar att läkare och sjuksköterskor ägnar allt mindre tid till direkt patientkontakt eftersom de tyngs av administrativa arbetsuppgifter, i många fall arbetsuppgifter som medicinska sekreterare skulle kunna utföra. Av fackförbundet Visions närmare 12 000 medicinska sekreterare svarade 60 % att det finns administrativa arbetsuppgifter inom vården som skulle kunna utföras av medicinska sekreterare. 1 Basen i en medicinsk sekreterares arbetsuppgifter är att skriva journalanteckningar och utföra annan vårddokumentation. Medicinska sekreterare återfinns främst inom hälso- och sjukvården, men även inom medicinska institutioner och företag inom hälso- och sjukvårdsbranschen, några återfinns inom kommunerna. Under årens lopp har arbetsuppgifterna förändrats och kan idag omfatta allt förekommande administrativt arbete inom vården, exempelvis tidsbokning, inregistrering i kvalitetsregister, DRG-kodning, remisshantering, kassaarbete och service i reception. Men också verksamhetsoch utvecklingsadministration, redovisning av kvalitetsregister och statistik. Sekreterarna kan också sköta personaladministration, fakturering, avvikelsehantering och budget. De hanterar även de olika datasystemen som finns inom hälso- och sjukvård. 2 1 http://vision.se/opinion/pressmeddelanden/2013/ratt-anvand-kompetens-loser-lakares-tidsbrist/ 2 http://vision.se/globalassets/documents/rapporter/2014/medicinska_sekr_oversikt_1412.pdf 4
Problemformulering Jag vill ta reda på hur de administrativa uppgifterna är fördelade på kliniken och om de medicinska sekreterarna har möjlighet att avlasta vårdpersonalen i dess administrativa arbete och på så sätt frigöra mer tid för patienterna. Jag behöver kartlägga vilka administrativa uppgifter som vårdpersonalen gör idag. Hur mycket tid per dag uppskattar de går åt till det administrativa arbetet? Jag har valt att koncentrera mig på den administration som utförs av undersköterskor, sjuksköterskor, barnmorskor, läkare och uroterapeuter - en personalstyrka på 26 personer. Jag kommer inte granska kuratorernas administrativa arbete, inte heller avdelningschefens administrativa arbete. Jag kommer inte undersöka möjligheten för patienter att själva avlasta de administrativa uppgifterna, så som exempelvis själva boka tid för läkarbesök, ifyllnad av blanketter via nätet, registrering av provsvar och så vidare. Jag anser att varje yrkesgrupp ska ägna sig åt det som den är utbildad till. Rätt använd kompetens på rätt plats. För en bättre arbetsmiljö med mindre stress behöver yrkesgrupperna avlasta varandra. Mitt examensarbete är förankrat hos Mina Back, avdelningschef Kvinnokliniken Mora lasarett. 5
Mål/önskat läge För att effektivisera vården i Sverige krävs det att varje yrkesgrupp ägnar sig åt det som den är utbildad till. Det är viktigt att vi utnyttjar varje resurs på rätt sätt. De medicinska sekreterarna är utbildade till att utföra mycket av det administrativa arbetet som finns inom sjukvården. Målet med mitt examensarbete är därför att frigöra tid för vårdpersonalen så att de kan avlasta varandra och på så vis vårda fler patienter. Målet är även att minska stressen för den vårdande personalen. En stressig arbetsplats bidrar till sämre arbetsmiljö, något som påverkar både personal och patienter. Önskat läge är att de medicinska sekreterarna övertar de administrativa uppgifter de övriga yrkeskategorierna önskar bli av med. 6
Metod För att på ett effektivt sätt ta reda på och kartlägga vårdpersonalens administrativa uppgifter och hur mycket tid de uppskattar lägga på detta valde jag dels att använda mig av en enkät som var och en fick besvara. Jag valde även att intervjua de medicinska sekreterarna efter det att enkätsvaren kommit in. På så vis kunde jag tillsammans med dem kartlägga vilka uppgifter som var möjliga att överflytta och få höra om de hade egna önskemål eller något liknande. Under april månad utförde jag även mätningar i Take Care 3 för att ta reda på hur mycket diktat de medicinska sekreterarna hade att arbeta med. Redan tidigt under examensarbetet informerade jag kliniken om vad jag tänkte undersöka och hur lång tid jag hade på mig. De blev tidigt informerade om att jag skulle komma att behöva deras hjälp och tid för att arbetet skulle bli så bra som möjligt. Det framkom i enkäten hur de kunde få tag på mig vid eventuella frågor och funderingar. Tack vare att kliniken är relativt liten kunde jag dela ut enkäten till samtliga 26 personer. För att få tillbaka svaren i tid hade alla två veckor på sig att besvara enkäten. Efter en vecka fick samtliga ett påminnelsemail av mig om att halva tiden passerat. Varför valde jag att använda mig av en enkät? Jag hade tidigt en tanke om att observera personalen i dess arbete under några veckor på kliniken. Jag tänkte att detta skulle ge mig en klarare bild över det administrativa arbetet. Jag hade även en tanke kring att intervjua samtlig personal men tog ändå beslutet att använda mig av en enkät. Jag talade med de medicinska sekreterarna som menade att en välformulerad enkät som är tydlig för vederbörande är lätt att fylla i. Det blir sällan frågetecken och man kan förvänta sig raka svar. Vid en intervju är det lätt att det blir följdfrågor, och dessa frågor behöver då framföras till samtliga. Jag har läst tidigare examensarbeten av studenter vid Campus Nyköping där flera använt sig av enkäter. Ett exempel är ett utdrag från Maria Karlssons examensarbete 2014 Mer tid för patientkontakt Kanske vore det bra att även observera personalen under en dag för att få en mer rättvisande bild av deras arbetsdagar? Sahlin och Ringdahl (2013) använde sig av både enkäter till personalen och skuggning av personalen när de undersökte vårdpersonalens administrativa uppgifter och hur stor del av arbetstiden som läggs på administration i deras examensarbete. De kom fram till att enkätsvaren stämde bra överens med verkligheten så därför valde jag bort observationen. 4 För att få till en så bra enkät som möjligt använde jag mig av Klassrummet statistikguide som gav mig råd om hur jag skulle formulera min enkät. 5 Jag visade enkäten för de medicinska sekreterarna som var kritiska och gav mig tips på hur jag istället kunde uttrycka mig. 3 TakeCare är ett fullskaligt journalsystem, utvecklat för svensk sjukvårds behov av e-hälsa. 4 Sahlin, Ringdahl, examensarbete Campus Nyköping (2013) Administrativa uppgifter som utförs av andra yrkeskategorier än sekreterare. 5 http://www.scb.se/grupp/klassrummet/_dokument/klassrummet_statistikguide.pdf 7
När enkätsvaren kommit in använde jag dessa i en intervju/samtal med de medicinska sekreterarna. Således hade jag ingen färdig mall med intervjufrågor till dem utan vi samtalade om de svar som kommit in. Utifrån deras svar sammanfattade jag sedan intervjun. Under april månad utförde jag även en diktatmätning hos de medicinska sekreterarna. Jag lät skriva ut en tabell i Excell som jag sedan använde mig av för att mäta diktaten på kliniken. Utifrån tabellen kunde jag lätt utläsa hur mycket av de medicinska sekreterarnas tid som gick åt dokumentation i Take Care. På så sätt kunde jag se om det fanns utrymme för fler arbetsuppgifter. 8
Resultat Efter min enkätundersökning på Kvinnokliniken i Mora var svarsfrekvensen låg. Under de två veckor personalen hade på sig att fylla i enkäten framkom det att personalen var tveksamma till att lämna ut sina arbetsuppgifter då de var oroliga för att bli av med dessa om uppgifterna framkom i en undersökning. Jag lämnade ut 26 enkäter och fick tillbaka tio. Av sju läkare svarade ingen. Av nio undersköterskor svarade fem. Av nio barnmorskor svarade tre och av en uroterapeut svarade en. Vad som framkom i enkäterna var att samtliga lade i genomsnitt 2,5 timmar varje dag på det administrativa arbetet, vilket motsvarar 12,5 timmar i veckan per person. Detta är en sammanställning av de administrativa uppgifter som personalen uppgett: Barnmorskorna: Svara i telefonen Boka patienter till eftervårdsmottagningen 6 i Take Care Stämma av kassan i Take Care Dokumentera besök på eftervårdsmottagningen Ringa upp patienten/patientens föräldrar och ge en tid för besök Ringa upp patienten/patientens föräldrar och meddela provsvar Beställa prover i Take Care Registrera prover Registrera provsvar Beställa blanketter till bröstpumputhyrning Skriva avtal angående bröstpumputhyrning Skriva frikort Stämpla högkostnadskort Skriva in patienter på beläggningslistan Skriva ut rapportblad Besvara remisser från mödravårdscentralen Tidsboka patienter Boka tid på specialistmödravården i Falun Boka tid på specialistmödravården i Mora Telefonrådgivning från andra barnmorskor Dokumentera i journal Ansvara för personalköket, tömma diskmaskinen, hålla rent Beställa tolk Kalla patienter till besök Boka patienter till besök Omboka patienter Avboka patienter 6 Eftervårdsmottagning: Här erbjuds du som genomgått en normal förlossning uppföljning och olika former av stöd med till exempel amning. Här görs även läkarundersökning av nyfödda barn. 9
70 BARNMORSKORNA 60 50 40 30 20 10 0 TIDEN ANGES I MINUTER Diagramet Barnmorskorna visar hur mycket tid per dygn som de lägger på det administrativa arbetet. Tiden anges i minuter. Barnmorskorna menar att dokumentationen, telefonrådgivning samt bokning/kallelse av patienter är det som tar mest tid. Resterande tid av dagen går till patienter, d.v.s. 222 minuter (cirka fyra timmar). Administrativa uppgifter barnmorskorna anser att de medicinska sekreterarna kan överta: Boka och kalla patienter från väntelistan Administrera kassan på vårdavdelningen Beställa tolk Skriva frikort Dokumentera i journalen om barnmorskorna dikterar allt Undersköterskorna: Beställning av material till förråden Beställning av köksvaror Beställning av tvätt Registrera patienter i kassan Ta betalt av patienter i kassan Skriva högkostnadskort Ta ut prover ur datorn inför provtagning Registrera mätvärden Svara i telefonen 10
Inleverera varor beställda i Raindance 7 Registrering i Kanan 8 Registrera i Heroma 9, exempelvis semester, VAB, egna byten, flextid, sjukdom Skriva ut remisser Skriva ut provtagningsetiketter Journalföring av instrument vid dagoperation 300 UNDERSKÖTERSKORNA 250 200 150 100 50 0 TIDEN ANGES I MINUTER Diagramet Undersköterskorna visar hur mycket tid per dygn som de lägger på det administrativa arbetet. Tiden anges i minuter. Undersköterskorna menar att kassaregistrering samt registrering i Heroma är det som tar mest tid. Resterande tid av dagen går till patienter d.v.s. ungefär 30 minuter. Registrering i Heroma samt inleverans i Raindance är det endast en undersköterska som är ansvarig för, därför räknar jag inte med de minuterna i uträkningen för patientkontakt. Administrativa uppgifter undersköterskorna anser att de medicinska sekreterarna kan överta: Besvara telefonsamtal Beställa köksvaror Beställa material till förråden Uroterapeuten: Arbeta med väntelistan Registrera patienter 7 Raindance är ett ekonomisystem där man beställer varor och tjänster. 8 Kanan är ett program i Take Care. 9 Heroma är ett HR- och lönesystem med schema- och bemanningshantering. 11
Kalla patienter Boka patienter Omboka patienter Beställa inkontinenshjälpmedel Svara på bevakningar och följa upp dessa Registrera provsvar Skriva remisser på diverse odlingar Bokningar vid telefonrådgivning Dokumentation Telefonrådgivning 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 UROTERAPEUTEN TIDEN ANGES I MINUTER Diagramet Uroterapeuten visar hur mycket tid per dygn som han/hon lägger på det administrativa arbetet. Tiden anges i minuter. Uroterapeuten menar att väntelistan, bevakningar, telefonrådgivning samt dokumentation är det som tar mest tid. Resterande tid av dagen går till patienter, d.v.s. 188 minuter (cirka tre timmar). Administrativa uppgifter uroterapeuten anser att de medicinska sekreterarna kan överta: Dokumentation i Take Care om uroterapeuten dikterar allt 12
Sammanställning av de administrativa uppgifter som yrkesgrupperna anser att de medicinska sekreterarna kan utföra i stället: Boka och kalla patienter från väntelistan Detta är något som de medicinska sekreterarna redan gör om en patient ska bokas för ett besök inom 14 dagar. Då gör, om tid finns, de medicinska sekreterarna en bokning och skickar en kallelse till patienten. Finns det ingen ledig tid inom 14 dagar eller om besöket ska bokas om exempelvis två månader sätter de medicinska sekreterarna endast upp patienten på väntelistan. Barnmorskorna ansvarar sedan för att boka och kalla patienter från väntelistan. Då flera yrkesgrupper arbetar kring samma väntelista finns det en önskan om att en och samma yrkeskategori ansvarade för väntelistan, exempelvis de medicinska sekreterarna. Administrera kassan på vårdavdelningen Vårdavdelningen på kvinnokliniken avslutar kassan varje dag, och det är något som avdelningspersonalen önskar att sekreterarna kunde göra istället. Avdelningspersonalen menar att det är tidskrävande och stressande att bemanna kassan samtidigt som de ska bemanna vårdavdelningen. Receptionsarbetet i sig är mycket krävande för avdelningspersonalen då deras ansvar är att vårda patienterna. Beställa tolk Flera gånger i veckan behöver patienter hjälp av en tolk vid sina besök. Detta är något barnmorskorna ansvarar för att beställa. De medicinska sekreterarna kan ibland behöva skicka en bevakning till barnmorskorna när en tolk ska beställas. De medicinska sekreterarna har kunskapen som krävs för att beställa tolk och skulle därmed kunna utföra detta. Det skulle i sin tur betyda en lite tunnare bevakningslista för barnmorskorna. Skriva frikort Att skriva frikort är något som är vanligt förekommande i receptionen på alla kliniker. Personalen på gynekologiska avdelningen menar att det är tidskrävande för dem när de måste bemanna receptionen samtidigt som de måste vårda sina patienter. Att skriva frikort är något som i regel tillhör en medicinsk sekreterares arbetsuppgifter och borde därför ansvaras av denne. Dokumentera i journalen om barnmorskorna dikterar allt Barnmorskorna dokumenterar uppskattningsvis en timme var varje dag. Dokumentationen förs oftast i direkt kontakt med patienten, exempelvis under telefonrådgivning i Take Care. Det är därför tveksamt om diktering skulle medföra en tidsvinst eftersom att anteckningarna ofta är relativt korta. Besvara telefonsamtal Att ha en telefon ringades strax intill en när man arbetar är stressande för de flesta. Undersköterskorna menar att den interna telefonen i anslutning till receptionen inte enbart används internt, utan att växeln i landstinget Dalarna även kopplar igenom externa samtal. Detta förhindrar undersköterskorna att göra sitt jobb och de blir ofta avbrutna i sitt arbete. 13
Den interna telefonen ska i regel användas mellan yrkeskategorier och kollegor. Det är få gånger som ett samtal är till en undersköterska. Därför anser undersköterskorna att det vore en avlastning för dem om sekreterarna ansvarade för den telefonen i stället. Det skulle betyda mindre stress och en bättre arbetsmiljö. Beställa köksvaror Undersköterskorna ansvarar för att beställa varor till köket, exempelvis mjölk och kaffe. Detta görs en gång i veckan och tar uppskattningsvis tio minuter. Beställa material till förråden Undersköterskorna ansvarar för att beställa material till förråden på mottagningen samt avdelningen. Detta görs en gång i veckan och tar uppskattningsvis 20-30 minuter. När varorna anländer till kliniken fördelar undersköterskorna ut detta i förråden vilket uppskattningsvis tar cirka 15 minuter. Undersköterskorna menar att de medicinska sekreterarna kan överta denna syssla. Dokumentation i Take Care om uroterapeuten dikterar allt Uroterapeuten dokumenterar sammanlagt cirka en timme varje dag. Trots det vill uroterapeuten enligt enkäten journalföra flera av sina besök själv, då främst nybesöken. Att diktera besöken skulle med all säkerhet ta nästan lika lång tid. Sammanfattning av intervjun med de medicinska sekreterarna: Efter det att svaren på enkäten kommit in sammanställde jag samtliga uppgifter och angav vilka uppgifter personalen ansåg att de medicinska sekreterarna kunde ta över. Dessa uppgifter diskuterade jag sedan med de medicinska sekreterarna som även fick lämna övriga upplysningar till mig om arbetsuppgifter de önskade bli av med eller ta över. När jag frågar de medicinska sekreterarna om de anser att det för dem finns utrymme för mer administrativt arbete menar dem på att det beror på läkarnas mottagning. Har läkarna mycket mottagningsbesök en vecka betyder det mycket diktering och på så vis mycket journalskrivning. Det är mottagningen som styr sekreterarnas arbete. Ingen dag är den andra lik och det är inte alltid lätt att planera för nästkommande vecka. Trots det menar sekreterarna att de har tid och lust med fler arbetsuppgifter. Det är viktigt att frigöra tid för patienterna och att varje person gör det som den är utbildad till. Ett alternativ, om det är mycket läkarmottagning en vecka, är att lägga journalskrivningen åt sidan för en stund. Flera diktat är inte prioriterade utan kan ofta vänta med att skrivas upp mot tre dagar senare. Det arbetssättet är inte optimalt men är diktaten av prioritet tre (det lägsta) så bör andra arbetsuppgifter kunna åtgärdas emellan. Sekreterarna anser inte att de behöver öka sin personalstyrka, utan att det går väldigt bra att arbeta som de gör nu. Vid behov av hjälp har hela Kvinnokliniken i Dalarna ansvar för att hjälpa varandra. På så sätt frigör de tillsammans tid åt varandra. Vissa kliniker har mer att skriva än andra, exempelvis Mora och Falun. Borlänge och Avesta har oftast relativt lugnt och väljer då att avlasta kvinnokliniken i Mora och Falun. 14
Boka och kalla patienter från väntelistan: Uroperapeuten kallar/bokar sina egna patienter, något som han/hon önskar fortsätta att göra. Sekreterarna kallar/bokar endast uroterapeutens telefontider. Undersköterskorna bokar/kallar inte några patienter alls. Väntelistan på kvinnokliniken är en gemensam arbetsuppgift, något som kräver mycket tid. Huvudansvaret för väntelistan ligger på en av barnmorskorna som då ser till att patienter kallas och bokas som de ska inom den tiden som begärts. Sekreterarna bokar/kallar patienterna om tid finns direkt från diktatet. Finns det ingen tid registrerar sekreterarna patienten på väntelistan som sedan bokas och kallas av en barnmorska. Sekreterarna anser att väntelistan bör fortsätta att vara gemensam då det är den bästa lösningen. Väntelistan är för stor för att endast två personer ska ha ansvar för den. Barnmorskorna bokar t.ex. patienter direkt via Tele-Q 10. Administrera kassan på vårdavdelningen och skriva frikort: Vårdavdelningen på kvinnokliniken avslutar kassan varje dag och det är något som avdelningspersonalen önskar att sekreterarna kunde göra i stället. Avdelningspersonalen menar att det är tidskrävande och stressande att bemanna kassan samtidigt som de har ansvar för patienterna. De medicinska sekreterarna menar att de kollar av kassahistoriken för hela kliniken med jämna mellanrum. De stämmer av så att alla patienter blivit registrerade och debiterade. Sekreterarna berättar att det är främst under förmiddagarna som patienter registrerar sig i receptionen på gynekologiska avdelningen. De flesta patienter som kommer har tid för operation och kommer därför tidigt under förmiddagen. Sekreterarna ser inget hinder med att bemanna receptionen ett par timmar under förmiddagen. De anser att det är stimulerande med variation i arbetet och att få bemöta patienter. Beställa tolk: Att beställa tolk är något som varit uppe på agendan tidigare men som inte har lett till något beslut. För tillfället är det barnmorskorna som ansvarar för att boka tolk till ett läkarbesök. När sekreterarna dokumenterar i journalen att en tolk ska beställas inför ett kommande läkarbesök skickar sekreterarna ett meddelande till barnmorskan som beställer tolken. Det händer även att sekreterarna beställer tolk direkt från väntelistan men önskar att de var ansvariga för detta istället för barnmorskorna. I mottagningens reception finns en uppdaterad lista med nummer till samtliga tolkar. En kort introduktion och ett beslut skulle räcka för sekreterarna att överta uppgiften. Dokumentera i journalerna efter barnmorskornas diktat: De medicinska sekreterarna menar att detta skulle bli en tidstjuv. Anteckningarna som barnmorskorna för är för mestadels korta. Flera av dessa anteckningar förs i samband med att barnmorskan talar med patienten, då oftast i telefonen. Att barnmorskorna i stället skulle diktera ger ingen större tidsvinst, tvärtom. Som det ser ut i dag är det mest effektivt om barnmorskorna direkt 10 Telia TeleQ är en webbaserad, växeloberoende tjänst för samtalshantering. 15
antecknar i journalen. Sekreterarna är överens om att vid längre anteckningar bör barnmorskorna diktera. Besvara samtal i receptionen på mottagningen: Telefonen som finns i receptionen på mottagningen är i regel avsedd för interna samtal. Läkare och övriga yrkeskategorier ska genom den konsultera med andra inom sin yrkeskategori. Verkligheten ser annorlunda ut och sanningen är den att väldigt få samtal är direkt riktade till en undersköterska. Externa samtal kopplas igenom via växeln och undersköterskorna tvingas avbryta sitt arbete för att besvara dessa samtal, samtal som egentligen kan hänvisas till sekreterarna. Två telefoner är kopplade till sekreterarsektionen, något som är helt onödigt. Anledningen till att det finns två telefonnummer till sekreterarna är att man för några år sedan var tre stycken sekreterare som delade på två rum, därför var två telefoner nödvändigt. Sekreterarna menar att det vore allra bäst om receptionens telefon ersatte en av de två telefoner som sekreterarna har. På så sätt skulle undersköterskorna avlastas i sitt arbete och frigöra mer tid till patienterna. Beställa köksvaror och material till förråden: I dagsläget är det ofta en barnmorska som plockar ur diskmaskinen och håller rent i köket. Undersköterskorna beställer köksvaror en gång i veckan. Sekreterarna menar att detta inte är ett arbete för undersköterskorna, utan ett arbete som är mer anpassat för sekreterarna. Att beställa material till pappersförråden och läkarförråden vill sekreterarna gärna ta över då de från början ansvarade för detta. Sekreterarna använder mycket av de material som beställs till pappersförråden och anser därför att de borde beställa detta och inte undersköterskorna. Det är arbetsuppgifter som i sig inte tar lång tid att utföra men som i längden frigör minuter för patientvård. Dokumentera i journalerna efter uroterapeutens diktat: Det är svårt att överta den uppgiften då uroterapeuten skriver det mesta själv, då främst nybesöken. Sekreterarna menar att skulle uroterapeuten diktera sina nybesök skulle detta eventuellt medföra tid för ytterligare patientkontakt. Övrigt: När vi diskuterat svaren frågar jag om det är något övrigt de vill tillägga. Sekreterarna berättar då att en ombyggnation kan bli aktuell för kliniken. Meningen är då att sekreterarnas sektion ska vara i direkt anslutning till klinikens reception. Två receptioner ska bli en och sekreterarna önskar givetvis ansvaret för denna. Det är lättare för sekreterarna att släppa sina uppgifter och bemöta patienter i kassan om de sitter i direkt anslutning till receptionen. I dag bemannar undersköterskorna. Vid en del tillfällen tvingas receptionen vara obemannad då undersköterskorna avlastar läkarna vid olika patientundersökningar. Det händer vid några tillfällen att sekreterarna bemannar receptionen om det fattas folk. De menar att de är väl medvetna om hur receptionen fungerar och anser att det är sekreterarnas jobb och inte undersköterskornas. Undersköterskorna trivs att arbeta i receptionen menar sekreterarna och att det är känsligt att diskutera begreppet Receptionen. 16
Det framkommer även att två yrkesgrupper arbetar med samma uppgift, något som sekreterarna tycker är en tidstjuv. Uppgiften handlar om operationsprogrammet. Sekreterarna önskar ta över detta helt och hållet. För tillfället är den en barnmorska, en så kallad operationskoordinator, som ansvarar för att schemalägga operationerna i operationsprogrammet. Sekreterarna kallar sedan patienterna samt gör i ordning själva operationsmappen. I operationsmappen finns information kring patienten samt identifikationsband och etiketter. Mappen lämnas sedan till operationskoordinatorn som ser efter att allt stämmer. Sekreterarna anser att detta är en uppgift som de bör ta över då det skulle frigöra mer tid för barnmorskorna att vårda patienter, exempelvis i Tele-Q. Det är en tidstjuv att fler personer arbetar med samma uppgift, det är bättre om en person ansvarar för detta. Jag har gjort en processkarta för att förklara hur det hela går till. OP-koordinator = Operationskoordinator USK = undersköterska Remiss för operation inkommer. Sekreteraren skriver ut den. Sekreteraren registrerar patienten på väntelistan Provtagning på patienten av USK eller barnmorska OP-koordinator bokar patienten för operation Sekreteraren/ OP-koordinator kallar patienten Sekreterare förbereder operationsprogrammet OP-koordinator checkar av operationsprogrammet OP-koordinator + läkare går igenom operationsprogrammet Patienten opereras Sekreteraren skriver OPanteckning samt skannar anestesijournal 17
Mätning av klinikens diktat under vecka 14-17: Utifrån den tabell jag använde kunde jag utläsa hur många diktat de medicinska sekreterarna skrev varje dag samt hur långa dessa var. Jag gjorde denna mätning för att undersöka om det fanns tid och utrymme för de medicinska sekreterarna att överta de arbetsuppgifter de övriga yrkeskategorieran önskade att bli av med. Summan av fyra veckors mätning blev 597 diktat. Genomsnittstiden per diktat var 3 minuter och 23 sekunder. Jag valde att avrunda antalet diktat till heltal, därför till 600 och längden till 3 minuter/diktat för en enklare uträkning. Klinikens medicinska sekreterare delade under fyra veckor på 600 diktat vilket blev 300 diktat per person. Antalet diktat per dag blev 15 stycken per person. För att ta reda på antalet tid för de 15 diktaten multiplicerade jag dessa med 3 minuter vilket blev 45 minuter. Aktiv tid kring ett diktat varierar, beroende på vem som dikterar och vad diktatet innehåller. Därför kom jag och de medicinska sekreterarna fram till att 7 minuter/diktat är hållbart. Efter att ha räknat ut aktiv tid kring diktaten blev slutsumman att de medicinska sekreterarna använder omkring 5 timmar och 30 minuter per dag per person till diktatskrivning. Vilket betyder att de har omkring 2,5 timmar till övriga arbetsuppgifter per person varje dag. 18
Slutsatser/förslag Det blev tidigt under enkätundersökningen uppenbart att flera i personalgruppen tyckte att detta var jobbigt. De var oroliga för att lämna ut sina uppgifter då de var rädda om dessa. Trots att jag förklarade vid ett flertal tillfällen att detta var för patientens bästa så var det ändå svårt för många att på riktigt lämna ut alla sina uppgifter, samt hur lång tid dessa egentligen tog. Jag samtalade med en undersköterska på kliniken som menade att det var självklart för henne att receptionen inte skulle bemannas av undersköterskorna utan av de medicinska sekreterarna. Undersköterskorna behövdes på andra platser, då i direkt kontakt med patienterna. Undersköterskan menade att förändring inte behövde betyda försämring. Om undersköterskorna lämnade vissa arbetsuppgifter skulle de få nya, de skulle inte bli sysslolösa. Just receptionen var något undersköterskorna under möten och raster kunde uttrycka stress över. De menade att det ofta var stressigt att bemanna receptionen samtidigt som en läkare kallade på hjälp. Trots att jag gav dem chansen att nämna receptionen som en uppgift sekreterarna kunde överta var det ingen som nämnde receptionen i enkätsundersökningen. Det är uppenbart att undersköterskorna trivs med sitt arbete i receptionen, något som ger dem variation i deras arbete. Receptionen är en stimulerande arbetsplats och något som undersköterskorna är mycket rädda om. De vill inte förlora sin plats i receptionen. Jag är övertygad om att tid skulle frigöras för patienterna om undersköterskorna inte bemannade receptionen. Undersköterskorna är utbildade för att vårda och bemöta patienter i direktkontakt. De bör därför avlasta barnmorskor, läkare och uroterapeuter i andra sysslor i stället för att bemanna receptionen. Det framkommer under enkätundersökningen och under samtal med de medicinska sekreterarna att sekreterarna har mycket att göra och att de har svårt att ta över arbetsuppgifter även om de gärna vill. De medicinska sekreterarna är måna om att öka statusen på yrket och att få fler varierande arbetsuppgifter. Skulle de medicinska sekreterarna ta över receptionen på mottagningen och avdelningen skulle inte dagens personalstyrka räcka utan man skulle vara tvungen att anställa en till sekreterare. Jag fick ett relativt tunt underlag att arbeta med utifrån enkätundersökningen. Ingen av läkarna svarade på enkäten, något jag hoppats på och som jag blev besviken över. Trots det kände jag mig ändå begränsad till att intervjua läkarna då min tid för examensarbetet snart var över. Jag fick ta det resultatet jag fått och arbeta utefter det. Jag gjorde i ordning ett exempel på schema utefter de arbetsuppgifter de övriga yrkeskategorierna ansåg att de medicinska sekreterarna kunde ta över. Med detta schema kunde jag utläsa om det var möjligt för de medicinska sekreterarna med fler arbetsuppgifter. Detta schema beskriver de medicinska sekreterarnas aktuella arbetsuppgifter, samt de nya. De nya uppgifterna har jag kursivmarkerat. Med dokumentation menas allt från scanning till registrering i kvalitetsregister. Dok = dokumentation. 19
Sekreterare 1 Sekreterare 2 Måndag Måndag Ansvara för receptionens telefon hela dagen 7.30 8.30 Dokumentation 7.30 8.30 Receptionen vårdavdelningen 8.30 8.45 RAST 8.30 8.45 RAST 8.45 10.15 Förbereda morgondagens mottagning + Dok 8.45 10.00 Väntelistan + dokumentation 10.15 10.45 Beställa köksvaror/fylla på med köksvaror 10.00 11.30 Dokumentation 10.45 11.30 Posthantering 11.30 12.00 LUNCH 11.30 12.00 LUNCH 12.00 14.00 Dokumentation 12.00 14.00 Dokumentation 14.00 14.15 RAST 14.00 14.15 RAST 14.15 16.00 Dokumentation 14.15 16.00 Dokumentation Tisdag Tisdag Ansvara för receptionens telefon hela dagen 7.30 8.30 Receptionen vårdavdelningen 7.30 8.30 Dokumentation 8.30 8.45 RAST 8.30 8.45 RAST 8.45 11.00 OP-programmet 8.45 10.15 Förbereda morgondagens mottagning + Dok 11.00 11.30 Dokumentation 10.15 11.30 Posthantering 11.30 12.00 LUNCH 11.30 12.00 LUNCH 12.00 14.00 Dokumentation 12.00 14.00 Dokumentation 14.00 14.15 RAST 14.00 14.15 RAST 14.15 16.00 Väntelistan + dokumentation 14.15 16.00 Dokumentation Onsdag Onsdag Ansvara för receptionens telefon hela dagen 7.30 8.30 Dokumentation 7.30 8.30 Receptionen vårdavdelningen 8.30 8.45 RAST 8.30 8.45 RAST 8.45 10.15 Förbereda morgondagens mottagning + Dok 8.45 9.15 OP-programmet 10.15 11.30 Posthantering 9.15 11.30 Dokumentation 11.30 12.00 LUNCH 11.30 12.00 LUNCH 12.00 14.00 Dokumentation 12.00 14.00 Dokumentation 14.00 14.15 RAST 14.00 14.15 RAST 14.15 16.00 Dokumentation 14.15 16.00 Väntelistan + dokumentation Torsdag Torsdag Ansvara för receptionens telefon hela dagen 7.30 8.30 Dokumentation 7.30 8.30 Receptionen vårdavdelningen 8.30 8.45 RAST 8.30 8.45 RAST 8.45 10.15 Förbereda morgondagens mottagning + Dok 8.45 10.00 Väntelistan+ dokumentation 10.15 11.30 Posthantering 10.00 11.30 Dokumentation 11.30 12.00 LUNCH 11.30 12.00 LUNCH 12.00 14.00 Dokumentation 12.00 14.00 Dokumentation 14.00 14.15 RAST 14.00 14.15 RAST 14.15 16.00 Dokumentation 14.15 16.00 Dokumentation 20
Fredag Fredag Ansvara för receptionens telefon hela dagen 7.30 8.30 Dokumentation 7.30 8.30 Receptionen vårdavdelningen 8.30 8.45 RAST 8.30 8.45 RAST 8.45 10.15 Förbereda morgondagens mottagning + Dok 8.45 9.15 Beställa material till förråd samt fylla på 10.15 11.30 Posthantering 9.15 11.30 Dokumentation 11.30 12.00 LUNCH 11.30 12.00 LUNCH 12.00 14.00 Dokumentation 12.00 14.00 Dokumentation 14.00 14.15 RAST 14.00 14.15 RAST 14.15 16.00 Dokumentation 14.15 16.00 Väntelistan + dokumentation Att på heltid bemanna receptionen på klinikens mottagning och avdelning är i dagsläget inte genomförbart. Om receptionen skulle ligga i direkt anslutning till sekreterarnas kontor skulle situationen se annorlunda ut. Då skulle sekreterarna mycket enklare kunna sköta både receptionen samt sina övriga arbetsuppgifter. Önskemålet från sekreterarna är att kliniken endast använde sig av en reception istället för två. Receptionen på avdelningen skulle kunna bemannas av sekreterarna den första timmen under förmiddagen då de allra flesta patienter registrerar sig. Avdelningsreceptionen är kopplad till dagoperation. Då de flesta operationer utförs under tidig förmiddag registrerar sig de flesta patienter före klockan 09.00 varje morgon. Mitt förslag är att man provar att arbeta utefter det schema jag skapat för att på enklaste sätt ta reda på om det blir mer tid för patienterna och om stressen på arbetsplatsen sjunker. Blir arbetsbelastningen för de medicinska sekreterarna för stor? Drabbas diktatlistan av denna förändring på ett sådant sätt att dikat blir liggandes? 21
Implementering Det är viktigt att så tydligt som möjligt identifiera problemet och visa behovet av förändringen för att lyckas med en implementering. En förändring är aldrig enkel att genomföra. Därför är det viktigt att få alla parter med i båten. Om alla strävar mot samma mål och förstår vad målet kan medföra är förändringen på god väg. Ett mål ska vara konkret och mätbart och det ska kunna nås inom en rimlig tid. 11 Under förändringen krävs det att verksamhetschefen är stöttande och hjälper sin personal under hela processen. Verksamhetschefen bör informera de berörda, alltså de medicinska sekreterarna, undersköterskorna, barnmorskorna, uroterapeuten och läkarna om förändringen och om varför denna görs. Verksamhetschefen bör på ett tydligt sätt förmedla de positiva effekterna som förändringen kan ge kliniken. Det är kliniken och patienterna alla anställda måste tänka på även om det blir motstånd. Det kan behövas upprätta lathundar för vissa arbetsuppgifter, exempelvis bokning av tolk. Berörd yrkeskategori ansvarar då för att en lathund skapas och introducerar de medicinska sekreterarna för hur det hela går till. De berörda ska få komma till tals med åsikter om schemat och övriga förändringar, samt om hur och när förändringen ska genomföras. Förändringen bör införas på prov för att sedan utvärderas efter exempelvis tre månader. Om man utför prövotiden under en kortare tid finns det risk att ingen förändring syns och man önskar återgå till det vanliga. Man behöver tålamod för att en förändring ska bli verklighet. Behovet för extra arbetsplatsträffar under provtiden kan förekomma och verksamhetschefen ansvarar då för att kalla till dessa. Samtliga berörda bör närvara under utvärderingen så att mätningen av förändringen blir så bra som möjligt. 11 www.socialstyrelsen.se 22
Uppföljning Efter tre samt sex månader föreslår jag att kliniken utvärderar förändringen som pågått på kliniken. Man bör under en eller flera arbetsplatsträffar diskutera för- och nackdelar med det nya arbetssättet. Främst bör man utvärdera de medicinska sekreterarnas arbetssituation. Hinner de med sina arbetsuppgifter efter den ökade belastningen? Hur upplever undersköterskorna sin arbetssituation när de inte längre behöver besvara telefonen i mottagningsreceptionen samt bemanna avdelningsreceptionen under morgonen? Upplever uroterapeuten och barnmorskorna någon förändring? Upplever läkarna att de fått mer avlastning i sitt arbete av exempelvis undersköterskorna? Man bör upprätta en mätning före och under förändringsprocessen för att ta reda på om fler patientbesök varit möjliga under tiden. En enkät bör lämnas ut efter ett år för att se hur personalen på kliniken upplever förändringen och om/hur den har påverkat deras arbete och arbetsmiljö. Fler har svårt att uttrycka sig öppet inför andra, därför är en enkät ett sätt för alla att yttra sin åsikt. 23
Bilagor Hej! I min utbildning till medicinsk sekreterare har jag som uppgift att genomföra ett examensarbete med inriktning förändringsarbete på frivillig klinik. Jag har valt att kartlägga de administrativa uppgifterna som utförs av vårdpersonalen här på Kvinnokliniken i Mora. Jag gör undersökningen för att se om det eventuellt finns uppgifter som kan utföras av de medicinska sekreterarna istället, detta för att frigöra tid för vårdpersonalen att ta hand om patienterna. Jag är tacksam om Du vill besvara dessa frågor för att hjälpa mig i min undersökning. Lämna frågeformuläret i mitt fack hos de medicinska sekreterarna senast den 24 april. Vid frågor och funderingar ring eller maila mig. Tack för din medverkan. Med vänlig hälsning Charlotta Rönnblad c.ronnblad@hotmail.com 073-771 62 32 1. Dina administrativa uppgifter (försök vara så specifik som möjligt) Administrativ uppgift Exempel: registrering av provsvar Exempel: beställning av kontinensmaterial Uppskattad tid/dag 30 minuter 20 minuter Uppskattad tid/vecka 2,5 timmar 2 timmar 24
2. Hur mycket av din arbetstid per dag lägger du på de administrativa uppgifterna i sin helhet? Mindre än 1 timme 1-2 timmar 2-3 timmar Mer än 3 timmar Annat 3. Är det någon eller några av dina administrativa uppgifter som du anser att de medicinska sekreterarna kan göra istället? Om nej, varför? 4. Vilken/vilka administrativa uppgifter anser du vore lättast att överföra för att ge mest tidsvinst? 5. Yrkeskategori: Använd gärna tomt ark om du behöver mer utrymme 25
Tabellen jag använde för att mäta antalet diktat som kliniken hade under en månads tid. Må Tis Ons Tors Fre Må Tis Ons Tors Fre Må Tis Ons Tors Fre Må Tis Ons Tors Fre Antal diktat vecka 14 Antal diktat vecka 15 Röd dag Antal diktat vecka 16 Antal diktat vecka 17 Antal minuter Antal minuter Antal minuter Antal minuter 26