Förbättra och effektivisera rutiner och arbetssätt Kvinnokliniken, Mälarsjukhuset 2014

EXAMENSARBETE 2014-05-19 Medicinsk Sekreterare, 400 yh-poäng Förbättra och effektivisera rutiner och arbetssätt Kvinnokliniken, Mälarsjukhuset 2014 Stora torget 7 611 83 Nyköping Tfn 0155-24 87 85 info@campusnykoping.se www.campusnykoping.se

Rutiner och Arbetssätt VT 2014 Sammanfattning Mitt examensarbete har jag valt att göra på gyn-och SESAM-mottagningen som tillhör Kvinnokliniken, Mälarsjukhuset. Jag har valt att undersöka om man kan förbättra och effektivisera det dagliga arbetet med de arbetsuppgifter som finns kring receptionen för de medicinska sekreterarna vid nyanställning eller när personal från andra delar av kvinnokliniken kommer in för att stötta upp. Finns det tydliga och lättillgängliga arbetsbeskrivningar och rutiner på mottagningen? Och finns det behov av förändringar från den administrativa personalens sida? I min kartläggningsmätning har jag förutom de medicinska sekreterarna även involverat vårdpersonalen från mottagningen för att kunna påvisa om ett behov finns utifrån en annan synvinkel. Jag har också valt att titta lite närmare på samarbetet mellan sekreterarna och vårdpersonalen. Kan den förbättras? Och finns det ett intresse? Jag utformade två olika enkäter, en till vårdpersonalen och en till de medicinska sekreterarna, där de sedan kunde lämna sina svar anonymt. Resultatet av min kartläggning visade att de medicinska sekreterarna på mottagningen är i behov av förändring vad gäller dokumentation av rutiner och arbetsbeskrivningar för att effektivisera deras dagliga arbete. Det finns också ett stort intresse och engagemang från de tillfrågade deltagarna att förbättra samarbetet.

Rutiner och Arbetssätt VT 2014 Innehåll BAKGRUND... 1 Gyn- och SESAM-mottagningen... 2 PROBLEMFORMULERING... 3 MÅL/ÖNSKAT LÄGE... 3 METOD... 4 Enkätmetoden... 4 RESULTAT... 5 ENKÄTSVAR FRÅN ADMINISTRATIV PERSONAL... 5 ENKÄTSVAR FRÅN VÅRDPERSONAL... 9 SLUTSATSER... 11 FÖRSLAG... 15 Utlämnande av Journalkopior... 15 Begäran om journalkopior... 15 Posthanteringsrutin... 15 Introduktion av nyanställda- Ett Välkomsthäfte... 15 Introduktionsprogram för nyanställd Medicinsk sekreterare... 16 IMPLEMENTERING... 16 Implementering av utlämnade av journalkopia och Begäran av journalkopia... 16 Implementering av välkomsthäftet och introduktionsprogrammet... 17 UPPFÖLJNING... 17 REFERENSER... 19 BILAGOR Bilaga 1, Presentation av mitt examensarbete Bilaga 2, Enkät till administrativa enheten Bilaga 3, Enkät till vårdpersonal Bilaga 4, Utlämnande av journalkopior Bilaga 5, Begäran om journalkopia Bilaga 6, Välkomsthäfte för nyanställda Medicinska sekreterare Bilaga 7, Introduktionsprogram på Kvinnokliniken MSE för Medicinska sekreterare

Rutiner och Arbetssätt VT 2014 Bakgrund Jag har valt att göra mitt examensarbete på Kvinnokliniken, Mälarsjukhuset i Eskilstuna, som är det största av de fyra sjukhusen i Sörmland. Mälarsjukhuset är ett närsjukhus för norra delen av länet men har också gemensamma kliniker med Kullbergska sjukhuset i Katrineholm. Kvinnoklinikens uppgift är att ansvara för kvinnosjukvården i Landstinget Sörmland. Vårt mål är hög medicinsk vårdkvalité, god omvårdnad samt respektfullt bemötande. 1 Kvinnokliniken på Mälarsjukhuset är en av de större klinikerna med cirka 190 anställda och omfattar ett flertal olika verksamheter. Figur 1 nedan visar hur verksamheten är uppbyggd. Figur 1: Kvinnoklinikens organisation 1 Landstinget Sörmlands hemsida 1

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Gyn- och SESAM-mottagningen Jag har valt att fokusera mig på gyn- och SESAM-mottagningen. Mottagningarna slogs ihop för några år sedan och är numera en mottagning med tillhörande administrativ personal. Här jobbar två medicinska sekreterare som sköter allt administrativt förutom bokningar av patienter. Övriga yrkeskategorier är barnmorskor, undersköterkor, kurator, läkare, operationsplanerare, uroterapeut och fertilitetssköterska. Idén till mitt examensarbete fick jag när jag som sommarvikarie på gyn- och SESAMmottagningen stötte på problem i form av att det dels saknades rutiner och arbetsbeskrivningar men framför allt att det saknades uppdaterade arbetsbeskrivningar för hur man arbetar runt receptionen. Det blev många egna handskrivna lathundar och anteckningar den sommaren, konsekvensen av det var att jag inte riktigt kände mig säker på hur jag utförde arbetsuppgifterna när jag fick vara själv i receptionen. Det var en otroligt stressig situation och jag fick ofta ringa en kollega för att få svar på frågor runt olika arbetsmoment när jag stod som ensam sekreterare på mottagningen. Det tog lite emot att ringa då jag inte ville vara en belastning. Samtidigt var det också svårt för mig att snabbt assistera vårdpersonalen vid administrativa frågor då jag inte hade en välarbetad lathund att förlita mig på. Arbetsbeskrivningar som finns i nuläget är inte lätt tillgängliga eller uppdaterade och är svåra att förstå för den oerfarne. Det har även framkommit att när personal från övriga delar av kvinnokliniken stöttat upp på mottagningen har man haft svårt att hitta information om rutiner och arbetsbeskrivningar och även missat att det finns allmänna rutiner på mottagningen som gäller mellan vårdpersonalen och sekreterarna. Jag har också märkt att man inte gör på samma sätt vad gäller journalkopiering när patienten kommer fram till receptionen och vill ha ut sin journalkopia. Gäller detsamma för posthanteringen? Vad är det som gäller egentligen och hur ska man göra? Har vi några rutiner för det? Sådana här frågor är betydelsefulla när man är ny i verksamheten. Med tanke på hur stor mottagingen är behövs det tydliga rutiner och arbetssätt kring receptionen och när man skriver diktat. Jag vill underlätta introduktionen för nybörjare och förenkla arbetsuppgifterna när personal från andra delar av kvinnokliniken kommer in för att stötta upp. Oavsett om vi är administrativ personal eller vårdpersonal är vår främsta uppgift att ta hand om patienten och det gör vi genom att bland annat ha patientsäkra rutiner. 2

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Problemformulering Frågeställningen som min rapport ska försöka besvara är: Finns det behov av att förbättra och effektivisera befintliga rutiner och arbetssätt runt receptionen för att lättare kunna introducera ny personal? Jag ska fokusera på arbetsrutiner runt receptionen då arbetet i receptionen är väsentligt för en välfungerande mottagning. Med detta arbete vill jag undersöka om det finns ett intresse eller behov av förändringar från den administrativa personalen. Jag skulle också vilja veta vad sekreterarna tycker i frågan, hur man bäst introducerar ny personal. För att mitt arbete inte bara ska utgå ifrån mina känslor och erfarenheter vill jag undersöka om fler tycker och tänker som jag. Jag väljer att involvera, förutom sekreterarna, även vårdpersonalen på mottagningen. Har deras arbete påverkats negativt? Hur är samarbetet mellan de olika arbetskategorierna? Kan det förbättras? Jag tror att jag kan belysa problemet ur en annan synvinkel om jag inkluderar vårdpersonalen. Genom att belysa något som är mindre bra kan man sedan agera tillsammans för att försöka göra situationen bättre för alla inblandade. Jag ska också undersöka kvinnoklinikens rutiner kring journalkopiering och posthantering. Finns det tydliga lathundar kring detta? Jag ska inte lägga något fokus på journalsystemet SYSteam Cross vad gäller kassafunktioner eller när man skriver diktat då det finns bra användarhandböcker för detta. Mål/önskat läge Min förhoppning med detta arbete är att belysa ett problem som jag stod inför som nyanställd. Genom att underlätta för den nyanställde och ordinarie personal under introduktionstiden kan dubbelarbete undvikas. Detta kommer att effektivisera arbetet kring receptionen för ordinarie personal. Det ska vara roligt att börja på nya jobbet och det ska vara lätt att introducera ny personal. Man ska känna sig säker på vilka arbetsrutiner som gäller på Gyn- och SESAM-mottagningen som administrativ personal, men också att vårdpersonalen känner sig trygga med att alla sekreterare på kvinnokliniken jobbar enhetligt med de arbetsrutiner som gäller. En god arbetsmiljö kännetecknas av en stark sammanhållen personal oavsett vilken arbetskategori man tillhör och det är vad jag önskar all personal på mottagningen. Rutiner kring journalkopiering och posthantering är viktiga, vi måste följa lagar och förordningar för att säkerställa en bra patientsäkerhet. Mitt mål är att det finns tydliga rutiner och att alla sekreterare jobbar likartat. 3

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Metod Enkätmetoden Personal som ingår i min kartläggningsmätning är; barnmorskor, kuratorer, administrativ personal, undersköterska, uroterapeut och fertilitetssköterska. Jag har valt enkät-metoden som undersökningsunderlag för att kartlägga om ett behov finns till förändring i arbetssättet. Att jag valde statistik som metod var för att när Mats Pettersson 2 i föreläsningen statistik presenterar introduktionshäftet klassrummet så är det första jag läser; statistik är en beskrivning av verkligheten 3 och det motsvarar vad jag är ute efter. Jag väljer den anonyma enkät-metoden för att det ökar chanserna att i större utsträckning få mer sanningsenliga svar än vad jag eventuellt skulle fått vid intervjuer. Jag vill inte peka ut någon specifik person, det handlar inte om vem som har gjort fel utan jag vill endast belysa ett problem som med enkla medel kan förbättras. Jag väljer att göra två olika enkäter, en specifik till den administrativa personalen, se bilaga 2, och en till övrig vårdpersonal, se bilaga 3. På ett morgonmöte förklarar jag syftet med min undersökning, se bilaga 1, för personalen på gyn- och SESAM-mottagningen. Enligt Mats Pettersson ökar det chanserna till fler deltagare och mer tillförlitliga resultat om man presenterar sitt arbete personligt. Jag har sedan hösten 2013 varit timanställd på kvinnokliniken och under denna tid har jag haft många samtal med sekreterarna om rutinbeskrivningar och ställt frågan; Är det något du tycker mottagningen behöver förändra/förbättra? Denna information har jag sedan haft i åtanke inför sammansättningen av enkätfrågorna. Jag har också undersökt vilka rutiner som finns runt posthanteringen och vart denna information finns tillgänglig. Jag har också tittat närmare på var jag kan hitta information och rutinbeskrivningar gällande journalkopiering och haft flera samtal med olika sekreterare kring ämnet. Detta är något som jag tror kommer hjälpa potentiell ny personal. Om alla sekreterare arbetar likartat kan brister lättare undvikas och patientens sekretess bibehållas. Enkäterna är utformade i två delar, den ena delen har svarsalternativ; ja, nej, ibland, vet ej/inte aktuellt och den andra delen består av frågor där de medverkande kan lämna egna synpunkter. Resultatet från första delen kan påvisa om det faktiskt finns ett problem och resultatet från andra delen kan ge indikationer under vilka områden problemet kan tänkas finnas. När det gäller den administrativa personalen är det bara de sekreterarna som varit i kontakt med gyn- och SESAM-mottagningen som är relevanta för detta arbete. 2 Föreläsare i ekonomisk planering, budget och statistik, 2014-04-10 3 Statistiska centralbyrån klassrummet sid 3 4

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Resultat Jag har personligen delat ut 21 enkäter, 15 enkäter till vårdpersonal och 6 enkäter till den administrativa personalen på gyn- och SESAM-mottagningen. Svarsfrekvensen på enkäterna var 17 av 21, 12 svar från vårdpersonalen och 5 svar från de medicinska sekreterarna. Enkätsvar från Administrativ personal Fråga 1. Tycker du att det finns tydliga rutin- och arbetsbeskrivningar i receptionen? Figur 1. Svar: Hela 60 % eller 3 deltagare svarade ja, en deltagare svarade nej och en deltagare svarade ibland Fråga 2. Tycker du dessa rutin- och arbetsbeskrivningar är lätta att förstå och följa? Figur 2. Svar: Hela 60 % eller 3 deltagare svarade ja, en deltagare svarade nej och en deltagare svarade ibland 5

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Fråga 3. Tycker du att det saknas gemensamma rutiner som ska gälla för alla sekreterare på kvinnokliniken? Figur 3. Svar: Två deltagare svarade ja, två svarade nej och en svarade ibland. Om ja, beskriv dessa. Svar: 60 % av deltagarna, tre av fem, svarade att rutiner och arbetsbeskrivningar saknas eller är dåligt uppdaterade på vissa delar av kliniken. Fråga 4. Tyckte du det var lätt att hitta information på olika arbetsmoment när du som sekreterare från övrig del av kvinnokliniken stöttat upp i receptionen? Figur 4. Svar: Två av fem svarade ja, två av fem svarade nej och en svarade ibland. 6

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Fråga 5. Om det finns tydliga rutin- och arbetsbeskrivningar på mottagningen vem använder sig av dessa? Svar: Här svarade 60 % nyanställda och vikarier. 20 % svarade att man har egna lathundar och 20 % svarade att sekreterarna i receptionen har användning av det. Fråga 6. Hur gör du när du behöver få reda på information kring ett arbetsmoment? Figur 5. Svar: På denna fråga kunde deltagaren kryssa i flera alternativ. Ringer din kollega var det alternativ deltagarna kryssade i flest gånger. Fråga 7. Hur tycker du att man bäst introducerar ny personal till verksamheten? Figur 6. 7

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Svar: På denna fråga kunde deltagaren skriva fritt. Efter att jag sammanställt svaren kunde man se att handledning och tydliga arbetsbeskrivningar var det svaret de flesta deltagarna angivit som svar. Följt av gå vid sidan om. Fråga 8. Tycker du att det finns ett bra samarbete med övrig personal på gyn- och SESAM-mottagningen? Figur 7. Svar. 60 % svarade nej och både ja och nej. 40 % tycker att det finns ett bra samarbete. Fråga 8.1. Om nej vad skulle du vilja förbättra? Svar: De tre deltagare som svarat nej och både ja och nej på föregående fråga har lämnat dessa synpunkter: Jag önskar att all personal på mottagningen jobbar som ETT team och inte gynmottagningen, SESAM-personalen och sekreterarna var för sig. Bättre kommunikation mellan sekreterare och vårdpersonal och att vi inte tar varandra för givet. Att vi sekreterare får bättre information från vårdpersonalen om pågående förändringar. 8

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Enkätsvar från Vårdpersonal Fråga 9. För de arbetsrutiner som finns kring receptionen, tycker du att alla sekreterare har tillgång till samma information? Figur 8. Svar: Av de tolv deltagare svarar fyra nej, fem svarar ibland, två svarar vet ej och en svarar ja. Fråga 9.1. Om nej, på grund av detta har ditt arbete påverkats? Svar: Sammanlagt svarar fem deltagare på denna fråga. 42 % tycker att deras arbete har påverkats. 9

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Fråga 10. Tycker du att samarbetet mellan dig som vårdpersonal och sekreterare kan förbättras? Figur 9. Svar: 10 av 12 deltagare svarar ja på frågan om samarbetet kan förbättras. Fråga 11. Finns det något vi sekreterare kan göra för att förbättra samarbetet med vårdpersonalen? Svar: Nio av tolv deltagare lämnar liknande synpunkter: o Bättre introduktionsprogram o Tydliga och skriftliga rutiner för tillfällig eller nyanställd sekreterare. Två skriver: o Önskar bättre kommunikation och dialog. En lämnar tomt på denna fråga. Övriga synpunkter och kommentarer Fyra av deltagarna lämnar liknande synpunkter: o Mer gemensamma APT-möten där vi kan diskutera rutiner och även följa upp och utvärdera det vi har bestämt. o Det är viktigt med överrapportering vid passbyte sekreterarna emellan för att undvika missförstånd och dubbelarbete för sekreterarna samt vårdpersonalen men framförallt så att inte patienterna drabbas. 10

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Slutsatser Mitt mål med denna rapport har varit att kartlägga om det problem jag stötte på som nyanställd verkligen finns. För att rapporten inte bara ska utgå från mig själv har jag valt att inkludera vårdpersonalen och alla de medicinska sekreterarna som har varit och arbetat på mottagningen. När jag började arbetet fanns det väldigt lite förståelse från de övriga sekreterarna när jag tog upp frågan kring bristande rutiner och arbetsbeskrivningar. Det som ofta händer oavsett vart man arbetar är att man lär sig sina arbetsuppgifter utantill, man blir expert på dem och sedan strävar man alltid efter att bli ännu bättre på det man gör. Man vill ständigt utvecklas och man glömmer lätt att uppdatera befintliga rutiner, dessutom ändras rutiner kontinuerligt och det viktigaste är att man själv hänger med i svängarna. När jag kom in i bilden var det länge sedan man hade haft en ny anställd och dessutom utan mycket erfarenhet. Jag fick en bra introduktion med glada och erfarna sekreterare och jag försökte hänga med i alla svängar. Jag lyckades och blev dessutom kvar som timanställd. Jag hade nu blivit duktig på de mest väsentliga arbetsuppgifterna och hade någorlunda koll på rutinerna som gällde på mottagningen och så länge det bara var vi som jobbade fanns inte behovet av att uppdatera eller införskaffa nya rutiner och arbetsbeskrivningar. Under tiden som jag utfört mitt examensarbete har mycket av de befintliga arbetsbeskrivningarna och rutinerna på mottagningen uppdaterats eller ändrats för att effektivisera det dagliga arbetet för de medicinska sekreterarna på kvinnokliniken. Detta på grund av att en av de två sekreterarna på mottagningen drabbats av sjukdom. En omplacering av övriga sekreterare på kvinnokliniken blev ett måste och andra sekreterare fick hoppa in och stötta upp. Så problemet så som jag upplevde det från början blev nu ett riktigt erkänt problem och alla de övriga sekreterarna fick erfara det jag hade fått erfara i början av min anställning. Arbetssättet bland sekreterarna har ändrats för att något sådant inte ska återupprepas i framtiden. Så om vi återgår till min frågeställning och följdfrågor; o Finns det ett behov av att förbättra och effektivisera befintliga rutiner och arbetssätt runt receptionen för att lättare kunna introducera ny personal? o Känner den administrativa personalen något behov av förändrade arbetsbeskrivningar? o Har vårdpersonalens dagliga arbete påverkats negativt? o Kan samarbetet mellan vårdpersonalen och sekreterare förbättras? Och finns det ett intresse av det? o o Hur introducerar man bäst en nyanställd? Vilka är rutinerna kring journalkopiering och posthantering? 11

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Svaret på första och andra frågan blir ja, på grund av nedsatt personalstyrka fick sekreterare från andra delar av kvinnokliniken hoppa in och stötta upp i receptionen, där märktes att arbetsrutinerna vacklade och man hade svårt att hitta arbetsbeskrivningar för att hålla arbetet runt receptionen effektivt och problemfritt. Jag har studerat hur personalen ställdes inför problemet, hur de analyserat problemet, infört en förändring och sedan implementerat förändringen. Alla har varit otroligt involverade. De medicinska sekreterarna har genomgått ett förändringsarbete. Metoden som bäst beskriver förändringsarbetet på mottagningen är genom verktyget PDSA-hjulet; plan, do, study, act (planera, göra, studera, agera). Verktyget PDSA-cykeln används för att testa och introducera förändringar. Cykeln ger svar på frågan om en förändring är en förbättring och fungerar så att man testar tills man kan mäta att en förändring är en förbättring. 4 PDSA-cykel Figur 10. Denna bild beskriver metodens olika faser. I den första fasen så har ett problem identifierats i verksamheten och man planerar en lösning till det. När detta är gjort inleds andra fasen där lösningen genomförs. I tredje fasen så studeras effekterna av den lösning som man tillämpat och i den sista fasen så agerar man så att samma problem inte skall uppstå på nytt 5. 4 Sveriges kommuner och landsting, Att mäta för att veta sid 8-9 5 Lärkartidningen, artikel nr 34 förandringskunskap bör tillämpas i förändringsarbetet inom vården 12

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Figur 11. Denna bild visar problemet på mottagningen enligt PDSA-cykel Det har varit ett otroligt engagemang från alla sekreterare, tillsammans har de velat göra förändringar för att underlätta arbetet men också för att säkerställa en bra patientsäkerhet. Man har haft patientfokus under hela planeringen. När jag påbörjade min enkätundersökning skulle sekreterarna precis börja testa de nya uppdaterade arbetsbeskrivningarna. På figur 1 och 2 svarar 60 % att det finns arbetsbeskrivningar och att de är lätta att förstå och följa och 40 % svarar att det inte finns eller att det finns ibland. Har de 60 % av deltagarna missförstått frågan och refererar till nuläget? Och refererar de resterande 40 % på hur det var innan? Här är det en tolkningsfråga, jag vet att jag syftade på hur det var innan men det har nog inte framgått tydligt. Jag väljer att se det som att 60 % är nöjda med de nya arbetsbeskrivningar som upprättats. 13

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Frågan om man tycker att det saknas rutiner som ska gälla för alla sekreterare på kvinnokliniken (fråga 3 på enkäten) menade jag rutiner kring journalkopiering och posthanteringen. Jag ville inte ställa en ledande fråga men i stället blev frågan för oklar. Frågan var dessutom fel formulerad då det inte saknas rutiner utan det saknas nedskrivna rutiner kring de ovannämnda delarna. Efter samtal med olika sekreterare om hur de gör när de skriver ut journalkopior till patienter så gör man i nuläget olika och för att undvika brister och fel är det viktigt med en nedskriven rutin. Vad gäller posthanteringen så blev en rutin upprättad 2014-01-29, den är beslutad och godkänd av kvinnoklinikens verksamhetschef (Bilaga 4). På frågan om hur man gör när man behöver få reda på information kring ett arbetsmoment (fråga 2 på enkäten), var rutan man ringer en kollega ikryssad flest gånger. Att ha tydliga arbetsbeskrivningar minimerar sådana samtal då det faktiskt är ett störningsmoment för sekreteraren som blir uppringd men också för den som ringer. Hur man bäst introducerar ny personal till verksamheten svarar de flesta (fråga 7 på enkäten) på handledning, tydliga arbetsbeskrivningar och att man går vid sidan om. Dessa val är självklara vid en introduktion, att lära sig moment för moment genom att gå vid sidan är en viktig del om inte den viktigaste delen kan jag tycka. Men att underlätta en introduktion betyder inte att man hoppar över gå vid sidan om -delen, en introduktion underlättas genom nedskrivna tydliga arbetsbeskrivningar som är beprövade av ordinarie personal och väl fungerande i verksamheten. För att den nyanställde ska kunna fokusera på (gå vid sidan om-delen) är det viktigt att man inte behöver leta upp t.ex. viktiga telefonnummer, namn på vilka som jobbar här, eller hur de stavas. Att ha BMS-signaturer 6 underlättar betydligt när man jobbar i receptionen eller skriver journal. Genom att ha sådan information lätt tillgänglig kan man lättare processera den nya informationen kring olika arbetsmoment för att sedan enkelt och effektivt kunna utföra sina nya arbetsuppgifter. Andra delen av min enkätundersökning visar svar från vårdpersonalen. Som jag tidigare nämnt så påbörjades min enkätundersökning precis vid starten av sekreterarnas förändringsarbete. Svaren från denna undersökning relaterar till tidpunkten innan förändringsarbetet började. Här framkommer det tydligt att det fanns ett problem och som dessutom stödjer de tankar och känslor jag hade vid examensarbetets början. Det framkommer också väldigt tydligt vart problemet ligger då nio av tolv deltagare skriver att de önskar ett bättre introduktionsprogram eller tydliga och skriftliga rutiner för tillfälliga eller nyanställda sekreterare. Här ser man också att samarbetet mellan sekreterare och vårdpersonal kan förbättras och att ett stort intresse finns. Man har också lämnat förslag på 6 När man jobbar med vårdsystemet SYSteam cross får alla användare ett unikt användar-id. Ditt BMSsignatur påvisar vem du är. 14

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 vad man skulle kunna göra för att påbörja en förändring och det visar engagemang och vilja. Förslag Utlämnande av Journalkopior I dagsläget när en patient vill få ut en kopia av sin journal så informerar kliniken att man måste få in en skriftlig begäran med patientens underskrift, namn, personnummer, vilken tidsram det gäller och information om hen personligen vill hämta ut det eller få det skickat per post. Sekreteraren måste därefter informera vad det kostar enligt avgiftshandboken. Det har hänt att patienter har skickat in post-it lappar som begäran av journalkopia, med enbart personnummer och underskrift. Detta har orsakat mycket extra arbete för sekreterarna. Jag har också iakttagit att alla inte jobbar likartat kring denna arbetsuppgift. Efter samtal med den administrativa enhetschefen på kvinnokliniken 7 får jag faktabaserat underlag på hur man ska utföra denna arbetsuppgift. Mitt förslag blir att jag sammanställer rutinen runt utlämnandet av journalkopia för sekreterarna på kvinnokliniken så att alla kan känna sig säkra över att man gör rätt, bilaga 4. Begäran om journalkopior Jag har också utformat en blankett- Begäran om journalkopior där all information finns tydligt för patienten att överskåda, men också all nödvändig information sekreteraren behöver för att utföra arbetsuppgiften på ett smidigt och korrekt sätt, bilaga 5. Posthanteringsrutin En sådan rutin blev upprättad 2014-01-29 och är godkänd av kvinnoklinikens verksamhetschef. Den finns tillgänglig på landstingens Insida som alla medarbetare har tillgång till. Den ligger under- Insidan/Styrandedokument/Kvinnokliniken- MSE/Posthanteringsrutin. Introduktion av nyanställda- Ett Välkomsthäfte Nu när arbetsbeskrivningarna är uppdaterade och rutiner införda kan man tänka ett steg längre och fokusera på hur man ytterligare kan underlätta introduktionen av nyanställda. Kvinnokliniken har ett välkomsthäfte för hyrläkare och nyanställda läkare där man presenterar verksamheten. Jag skapar ett sådant för nyanställda medicinska sekreterare 7 Administrativ enhetschef kvinnokliniken, telefonsamtal den 7 maj 2014 15

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 också. Välkomsthäftet innehåller information om kvinnokliniken, telefonnummer och namn på all personal på kvinnokliniken samt deras BMS-signatur, bilaga 6. Introduktionsprogram för nyanställd Medicinsk sekreterare Något som ytterligare skulle underlätta för personalen inför en nyanställning är ett introduktionsprogram. Jag har sammanställt en sådan och på detta vis har sekreterarna och den nyaställde en överskådlig blick över hela verksamheten. Man följer programmet och genom att bocka av allt kan man inte missa något. Då en sekreterare aldrig står som ensam ansvarig över en hel verksamhet delar man upp ansvaret med andra sekreterare och vårdpersonal. Den som är exempelvis facklig representant kan gå igenom vad det innebär. Den som är brandansvarig kan gå igenom vad som gäller på mottagningen. All personal blir delaktig inför ankomsten av sin nya medarbetare. För den nya medarbetaren är detta ett bra sätt att få en klar överblick över verksamheten och man kommer kunna planera sin egen introduktion bättre. Detta är bara exempel på vad introduktionsprogrammet skulle kunna innehålla. Det är viktigt att den administrativa enhetschefen tillsammans med sina medarbetare arbetar fram ett program anpassat till verksamheten, bilaga 7. Implementering Att vilja förändra något är inte detsamma som att en förändring behövs. För att starta ett förändringsarbete behövs ett problem- ett behov. Något som hela personalstyrkan känner, tycker och behöver. Om vi tar förändringsarbetet sekreterarna startade vad gäller rutiner och arbetsbeskrivningar, så var det till en början bara en medarbetare som signalerade att ett problem fanns. Ingen annan kunde relatera eller förstå, och det man inte förstår kan man inte göra något åt. När problemet väl kom upp till ytan drabbades alla och först då kunde alla förstå. Alla involverades och man pratade väldigt mycket om det. Tillsammans identifierade man grundproblemet och man började prata lösningar. Långsiktiga och kortsiktiga mål upprättades. För att mina lösningar ska kunna implementeras måste alla känna att ett behov finns, det går inte att bara kräva att någon ska ändra sitt arbetssätt. Ett behov måste vara tydligt identifierat av alla berörda för att en implementering ska lyckas. Implementering av utlämnade av journalkopia och Begäran av journalkopia Jag föreslår att den administrativa enhetschefen presenterar arbetsbladet under en arbetsplatsträff och ställer frågan; Stämmer detta överens med hur vi jobbar idag? Hur gör vi när det kommer till denna situation? Hur ska vi göra? Vad tycker vi om blanketten Begäran om journalkopia? Finns det tillräckligt med information? Vad vill vi ändra på? Genom en öppen diskussion kan man se om ett behov finns och tillsammans besluta om man vill införa en förändring i det nuvarande arbetssättet. Tillsammans kan man kanske 16

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 sedan omformulera/förändra arbetsbladet för att känna att man har skapat detta gemensamt. När rutinen sedan är klar kan man föra in den på kvinnoklinikens gemensamma hemkatalog i datorn där den är lättillgänglig för alla sekreterare, eller publicera den på landstingets Intranät under kvinnokliniken MSE. Implementering av välkomsthäftet och introduktionsprogrammet Här gäller såklart samma tänk som det jag har beskrivit ovan. Finns behovet att införa välkomsthäftet? Underlättar det introduktionen för den nyanställde? Det är viktigt med öppna diskussioner kring ämnet. Eftersom det sällan är en person som ensam står för introduktionen måste alla involveras. Introduktionsprogrammet kan vara ett sätt att starta en behovsinventering inför förändringen av arbetssättet när det gäller introduktion av nyanställda. Man kan starta en dialog med frågor som; Är vi i behov av sådant här? Hur går en introduktion till idag på kvinnokliniken? Eller så kan introduktionsprogrammet bli en startpunkt där man tar arbetsbladet och inför eller tar bort moment för att passa verksamheten bättre. Vem är den fackliga representanten? Eldsjäl? Hur skriver man en avvikelserapportering så kallad synergi? Hur ska ordningen i introduktionen vara? Vad kommer först och sist på programmet? Genom att ställa sådana frågor högt kommer man sedan tillsammans kunna besvara alla frågor. Ledordet i ett förändringsarbete är tillsammans och enbart om alla är överens om något kan man lyckas implementera förändringar i arbetssättet. Det är viktigt att man är två som har det yttersta ansvaret för introduktionen så att man alltid har någon att bolla idéer med eller få stöd ifrån. Uppföljning För att kunna se om förändringsarbetet sekreterarna påbörjat har gett resultat kan man om cirka 6 månader utforma en ny enkät där vårdpersonalen kan besvara frågor anonymt. Detta är ett bra sätt att följa upp förändringsarbetet och på detta vis kan man se om man jobbar åt rätt håll. Detta kommer att öka motivationen att fortsätta framåt. Efter sammanställningen av min enkät var bättre kommunikation ett återkommande ämne från både sekreterarna och vårdpersonalen. Detta påvisar engagemang från all personal på mottagningen och ger en indikation på att man vill utveckla ett starkare samarbete. Ett förslag som kom upp var exempelvis fler gemensamma möten mellan sekreterare och vårdpersonal. Att införa en sådan liten förändring kan vara startpunkten till en starkare sammanhållning i gruppen och det gäller för all personal på gyn- och SESAMmottagningen. Man arbetar trots allt ihop även om man har olika arbetsuppgifter. Att följa upp och mäta hur det går att jobba med blanketten och rutinen runt journalkopiering kan göras kontinuerligt på arbetsplatsträffarna. Det är viktig med ett tydligt mål- vi ska inom ett år jobba enhetligt när det gäller utlämnande av journalkopior. Under det året ska man sätta upp kortsiktiga mål och utvärdera det nya arbetssättet en gång 17

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 i kvartalet. Frågor man kan ställa är; Har vi stött på några problem? Finns det något som behöver förändras ytterligare för att underlätta? Känner alla sig trygga med den nya rutinen? Genom en öppen dialog kommer alla känna sig delaktiga och involverade och det skapar trygghet och samhörighet i en arbetsgrupp. Genom att införa det som en punkt på dagordningen på arbetsplatsträffarna kan man inte missa att diskutera detta. Man har satt upp målet att alla sekreterare på kvinnokliniken inom ett år ska jobba enhetligt, på detta vis kan förändringen ske gradvis och man får tid att reflektera och anpassa sig. Att jobba med välkomsthäftet och introduktionsprogrammet är något som alla sekreterare måste engagera sig i eftersom detta berör alla. Den nya personalen måste lära känna alla sina medarbetare. Genom att hela gruppen är engagerad kommer det stärka gemenskapen då de medicinska sekreterarna på kvinnokliniken är väldigt utspridda annars. Det är viktigt att den administrativa enhetschefen är involverad och stöttande i denna fråga då sådant här tar mycket av ens tid att utforma. Resultat kan mätas genom att man från början bestämmer att detta ska tas upp under en fast punkt på dagordningen när man har arbetsplatsträff, exempelvis 1 gång om halvåret. Där kan man diskutera och uppdatera materialet samt återkoppla till varandra. Man kan utforma en enkät där studenter och nyanställda kan lämna sina åsikter. Det kan senare redovisas på mötet och man kan se om materialet har fått positiv respons. På så vis kan man få ett slags kvitto på att det man gör är bra och positivt. 18

Effektivisera rutiner och arbetssätt VT 14 Referenser Internetkällor Landstinget Sörmland (uppdaterad 2014-02-18) Gynekologi, Mälarsjukhuset (Elektronisk) Tillgänglig: http://www.landstingetsormland.se/halsa-vard/sjukhus/malarsjukhuset- Eskilstuna/Eskilstuna/Gynekologimottagningen/Kliniken/ 2014-04-01 Statistiska centralbyrån (upplagt 2013-11-18) Klassrummet Statistikguide (pdf) Tillgänglig: http://www.scb.se/grupp/klassrummet/_dokument/klassrummet_statistikguide.pdf 2014-04-01 Sveriges kommuner och landsting (utgivningsdag 2005-04-21) Att mäta för att veta (pdf) Tillgänglig: http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-018-5.pdf?issuusl=ignore 2014-05-09 Läkartidningen (publiceringsår 2002) Förbättringskunskap bör tillämpas i förändringsarbetet inom vården, Skrivet av Johan Thor (pdf) Tillgänglig: http://www.lakartidningen.se/oldpdffiles/2002/25249.pdf 2014-05-05 Socialstyrelsen (publiceringsår 2012) Om implementering (pdf) Tillgänglig: http://www.socialstyrelsen.se/lists/artikelkatalog/attachments/18723/2012-6- 12.pdf 19

Campus Nyköping Examensarbete t VT14 BILAGA 1 Hej! Min utbildning till medicinsk sekreterare avslutas med ett examensarbete på åtta veckor. Detta ska ge mig praktisk erfarenhet om förändrings- och utvecklingsarbete och det ska utföras i nära samarbete med verksamheten. Jag har valt att inrikta mig på rutiner och arbetssätt bland sekreterarna på gyn- och SESAM- mottagningen. Jag vill undersöka om man behöver eller kan tydliggöra befintliga rutinbeskrivningar och arbetsbeskrivningar sekreterarna har idag. Syftet är att underlätta introduktionen av nyanställda eller sommarvikarier och när sekreterarna från en annan del av kliniken hoppar in och stöttar. Man ska känna trygghet när man utför sina arbetsuppgifter detta leder till ökad samhörighet med arbetskamraterna och det i sin tur resulterar i ökad patientsäkerhet på arbetsplatsen. Jag vill även med hjälp av undersökningen klarlägga om samarbetet mellan vårdpersonal (all personal förutom läkarna) och sekreterare kan förbättras. Finns det något vi tillsammans kan göra för Jag hoppas att ni vill ta er tid till att svara på dessa frågor och bidra till min undersökning. Era svar är anonyma! Var god lägg enkäten i postlådan inne i receptionen på Gyn- och SESAMmottagningen, MSE plan 5. Senast onsdag 9/4. För mer information eller frågor om undersökningen får du gärna kontakta mig. Tack på förhand! Med vänlig hälsning rabbanisabrina@gmail.com 076-272 49 53

Campus Nyköping Examensarbete t VT14 Välj det alternativ som stämmer överens med vad du tycker BILAGA 2 JA NEJ IBLAND VET EJ/ INTE AKTUELLT Tycker du det finns tydliga rutin- och arbetsbeskrivningar i receptionen? Tycker du att dessa rutin- och arbetsbeskrivningar är lätta att förstå och följa? Tycker du att det saknas gemensamma rutiner som ska gälla för alla sekreterare på kvinnokliniken? Om ja, beskriv dessa på fråga 3. Tyckte du att det var lätt att hitta information på olika arbetsmoment när du som sekreterare från övriga delar av kvinnokliniken stöttat upp i receptionen? 1. Om det finns tydliga rutiner rutin- och arbetsbeskrivningar eller lathund på mottagningen vem använder sig av dessa? Svar: 2. Hur gör du när du behöver få reda på information kring ett arbetsmoment: Lathund K-katalogen Egna lathundar Rutin- och arbetsbeskrivningar Tarifolder Annat Ringer din kollega Om annat: 3. Tycker du att det saknas rutin- och arbetsbeskrivning eller lathund som gäller för alla sekreterare på kvinnoklinken? Vilka saknar du: 4. Hur tycker du att man bäst introducerar ny personal till verksamheten? Svar: 5. Tycker du att det finns ett bra samarbete med övrig personal på gyn- och SESAM-mottagningen? Ja Nej Om nej, vad skulle du vilja förbättra? Svar: Tack för din medverkan!

Campus Nyköping Examensarbete t VT14 BILAGA 3 Välj det alternativ som stämmer överens med vad du tycker JA NEJ IBLAND VET EJ För de arbetsrutiner som finns kring receptionen, tycker du att alla sekreterare har tillgång till samma information? Om nej, på grund av detta har ditt arbete påverkats? 1. Tycker du att samarbetet mellan dig som vårdpersonal och sekreterare kan förbättras? Ja Nej 2. Finns det något vi sekreterare kan göra för att förbättra samarbetet med vårdpersonalen? Övriga synpunkter och kommentarer Tack för din medverkan!

BILAGA 4, sid 1 av 3 UTLÄMNADE AV JOURNALKOPIOR Begäran av journalkopior kommer från: Patienten Kopiering/utskrift av kopior utförs av en medicinsk sekreterare. Vi medicinska sekreterarna på kvinnokliniken har delegation på att skicka journalkopior utan godkännande om inga tveksamheter finns. Vid tveksamhet tillfrågas läkare. Begäran om kopia ska vara skriftligt och ska innehålla namn, personnummer, adress och telefonnummer. Vilken period patienten vill ha kopior på och vilken åkomma det gäller. Färdigtryckta blanketter finns att skicka hem till patienten. Patienten ska upplysas om att hon/han ska legitimera sig vid hämtning av journalkopior samt att en kostnad tas ut, enligt avgiftshandboken vid kopiering av 10 sidor eller mer. - 1-9 sidor gratis. - 10 sidor kostar 60 kr och varje sida efter det kostar ytterligare 6 kr per kopia. Materialet läggs tillsammans med blanketten-begäran om journalkopior, i ett kuvert där beställarens namn skrivs. Hämtas och ev. betalas i receptionen på Gyn- och SESAMmottagningen mot uppvisande av legitimation. När kopior skickas hem till patienten skickas det som rekommenderat mot postförskott: - De kopior som ska skickas läggs i ett kuvert som försluts. Kuvertet adresseras till mottagaren och sedan läggs alltihop i ett internpostkuvert och skickas till Samlad redovisning. Viktigt att uppge till Samlad redovisning att det är journalkopior som ska skickas med rekommenderat post. Enligt avgiftshandboken tillkommer postförskottsavgift + eventuella avgifter för kopiorna. Journalkopior till andra sjukvårdsinrättningar, försäkringskassa, försäkringsbolag etc. får endast sändas med patientens medgivande och efter godkännande av delegerad medicinsk sekreterare på mottagningen. Journalkopior till patients anhörig Om patienten är i livet skall blanketten fyllas i och undertecknas av patienten själv. När kopior hämtas ska anhörig legitimera sig samt bifoga en fullmakt. Vid begäran av journalkopia efter dödsfall görs ställningstagande i varje enskilt fall av behandlade läkare eller verksamhetschef. Gör en anteckning som egen uppdragsgivare i crossen där du skriver att en begäran om journalkopia har inkommit och vilket datum det är ivägskickat. Glöm inte att signera anteckningen. Du ska även ta en kopia av blanketten-begäran av journalkopior och spara den i en pärm utsedd för detta nere på arkivet.

BILAGA 4, sid 2 av 3 Hantering av begäran Begäran kommer via posten, fax mm Ankomststämplas av den medicinska sekreterare som hanterar posten Eventuellt beställer journal från Centralarkivet om det är äldre uppgifter Sekretessprövning enligt ovan beroende på varifrån begäran kommer. Registrering i Crossen Ingen uppdragsgivare väljs Hämta upp aktuell patient Registrera begäran i en anteckning i Crossen: Ex. Begäran journalkopia inkommit från patienten. Begäran journalkopia inkommit från Länsförsäkringar Signera anteckningen direkt Journalkopior från Crossen Välj uppdragsgivare Hämta upp aktuell patient Patient Skriv ut Journal Sektion - välj samtliga sektioner Markera det som ska skrivas ut Klicka OK

BILAGA 4, sid 3 av 3 Fyll i uppgifter om beställaren enligt ovan. Klicka OK och journalen skrivs ut. Även nedanstående skrivs ut ibland. Det beror på vem som är beställare och vad de begärt. Radiologi Lablista- Tänk på att ange datum annars kan det bli väldigt många sidor Medicinlista För att skriva ut medicinlista: Hämta upp aktuell patient Välj Patient VTF Översikt Markera-Visa VTF Patient Skriv ut Tempkurva Välj ordinationslista Journalkopior som inte hämtas ut inom en månad makuleras.

Bilaga 5 Begäran om journalkopior Kopior önskas för perioden (datum): Gällande sjukdom/skada: Observera att försäkringsbolag eller annan vårdinrättning med ditt medgivande, kan begära kopiorna direkt. Du som patient blir då inte debiterad eventuella kostnader Personnummer: Namn: Adress: Postadress: Telefonnummer: E-post: Underskrift Datum Avgift 0-9 sidor 0 kr 10 sidor 60 kr Mer än 10 sidor 60 kr + 6 kr ytterligare per sida Handläggningstiden för utskrift av journalhandlingar är cirka en vecka. Kryssa för om kopiorna ska: Hämtas i receptionen på Gyn- och SESAM-mottagningen Skickas via posten. Av sekretesskäl sker detta rekommenderat och postens avgifter tillkommer. Fyll i blanketten och skicka/lämna till: Mälarsjukhuset Kvinnokliniken 631 88 Eskilstuna

Bilaga 6 Välkomsthäfte Välkommen till kvinnokliniken

Välkommen till Gyn- och SESAM-mottagningen, vi hoppas du ska trivas hos oss! I detta välkomsthäfte har vi samlat lite nyttig information gällande kvinnoklinken och lite allmänna rutiner på gyn- och SESAM-mottagningen. Vi börjar med en presentation av kvinnokliniken. Kvinnoklinikens organisation: Verksamhets chef Klinadm Klinikledning VEC+ VEC+ AEC (MSE) VEC KSK Läkare Förlossn, BBvård MVC, SESAM, Adm enhet MVC, Gynmott UM UM Gyn Verksamheten bedrivs i följande form: * Öppen gynekologisk vård. * Sluten gynekologisk vård. * BB-hemvård, KSK * Barnmorskemottagningar * Förlossnings- och BB-vård * SESAM-mottagning * Ungdomsmottagningar * Familjecentraler * Jourverksamhet Öppen gynekologisk vård omfattar: * Telefonrådgivning. * Läkarmottagning inkl. mindre kirurgiska ingrepp * Operationsplanering. * Uroterapeutmottagning. * Medicinsk abortverksamhet. * Sex- och samlevnadsrådgivning samt behandling av STD-sjukdomar på lokal SESAM-mottagning, Mälarsjukhuset och Kullbergska sjukhuset. * Sjukvårdande behandling hos sjuksköterska, barnmorska eller undersköterska på mottagningarna.

*Utredning och behandling pga ofruktsamhet. Mottagningens sköterska på MSE ansvarar för länets spermaanalyser. * Akupunktur. Sluten gynekologisk vård omfattar: * Planerade operativa ingrepp. * Akuta sjukdomstillstånd som kräver sluten gynekologisk vård. * Terminalvård vid gynekologisk tumörsjukdom. * Abortverksamhet. * Verksamheten bedrivs i full skala vid Mälarsjukhuset samt i reducerad form på Kullbergska sjukhuset, där man framförallt inriktar sig på terminalvård av cancerpatienter men även vård av enstaka andra patienter. Verksamheten vid barnmorskemottagningarna omfattar: * Mödrahälsovård enligt basprogram. * Undersökning, bedömning och behandling av graviditetskomplikationer. * Ultraljudsundersökningar för screening och utredning på Kullbergska sjukhuset. * Föräldrautbildning. * Preventivmedelsrådgivning. * Gynekologisk cellprovskontroll. * Förebyggande arbete mot sexuellt överförda infektioner. * BB-hemvård, Kullbergska sjukhuset. * Akupunktur. * Telefonrådgivning. Barnmorskemottagningar finns i Eskilstuna, Strängnäs/Mariefred, Katrineholm, Flen och Vingåker. Specialistmödravård, MSE Här arbetar specialistläkare inom obstetrik, barnmorskor med specialistkompetenser inom diabetes och/eller ultraljud. Man utför rutinultraljud, tidig datering av graviditet, flödesmätningar, tillväxtkontroller, placentaläge med mera. Här sköts de kvinnor som har diabetes under sin graviditet. Specialistläkaren gör riktade ultraljud, fostervattenprov och handlägger riskgraviditeter. Ungdomsmottagningar Ungdomsmottagningarna bedrivs i samverkan med kommunen i Eskilstuna, Katrineholm, Flen och Vingåker. I Eskilstuna är kommunen verksamhetsansvarig och kvinnokliniken svarar för sjukvårdande insatser. Förlossnings- och BB-vård omfattar: * Sluten prenatal vård vid graviditetskomplikationer. * Akuta bedömningar av gravida kvinnor med olika symtom. * Förlossningsverksamhet. * BB-verksamhet. * Undersökningar, bedömning och behandling pga graviditetskomplikationer. * Ultraljudsundersökningar för screening och utredning. * Diabetesmottagning.

* Auroramottagning. * Återbesök för barnläkarundersökning. * Amningsmottagning. * Undersökning av nyförlösta kvinnor med särskilda behov. * Telefonrådgivning. Verksamheten bedrivs vid Mälarsjukhuset. I Katrineholm görs dagtid akuta bedömningar av gravida kvinnor med olika symtom. Organisation finns för BB-vård i hemmet med hembesök av barnmorska. I verksamheten ingår läkarundersökning av det nyfödda barnet. SESAM-mottagning omfattar: * Preventivmedelsrådgivning. * Rådgivning vid oönskade graviditeter. * Medicinska aborter. * Förebyggande arbete mot sexuellt överförda infektioner. * Rådgivning om sexualitet och samlevnad. * Telefonrådgivning. PRESENTATION AV KLINIKENS OLIKA ENHETER PÅ MSE Gyn-mottagningen Mottagningen finns på plan 5 i höghuset MSE och är integrerad med SESAMmottagningen. På gyn-mottagningen sker ca 10000 läkarbesök och 4500 barnmorske- och sjuksköterskebesök. Besöken på mottagningen kan indelas i allmängynekologiska besök, besök på specialmottagningar (inkontinens- och fertilitetsmottagning) och mindre operativa ingrepp. Överläkare Henrik Hård af Segerstad är medicinskt ansvarig för gyn-mottagningen. Vårdenhetschef är Susanne Friman SESAM-mottagningen Finns på plan 5 i höghuset MSE och är integrerad med gyn-mottagningen. Till SESAM-mottagningen kommer ca 35 patienter varje dag. Måndag - torsdag vardag finns en bokad läkarmottagning, där patienterna söker för abortrådgivning, preventivmedelsrådgivning och undersökning med avseende på sexuellt överförbara infektioner (STI). Även bokad barnmorskemottagning Tisdag, torsdag och fredag morgon finns drop-in mottagning för både män och kvinnor att träffa läkare och barnmorska. Man samarbetar med infektions- och hudkliniken. Ett vårdrum med två platser finns för medicinska aborter v. 9 12. Specialistläkare Drita Hurtic är medicinskt ansvarig gynekolog för SESAM. Vårdenhetschef Susanne Friman, barnmorska.

Barnmorskemottagningen Mottagningen finns på plan 6 i höghuset på MSE. Ca 1400 inskrivna gravida per år. Dessutom behöver ett stort antal kvinnor råd och hjälp med preventivmedel. Besöken består i huvudsak av barnmorskebesök, en del kvinnor har även kontakt med mödravårdsläkare, sjukgymnast och psykolog. Gynekologisk cellprovskontroll erbjuds samtliga kvinnor mellan 23-60 år i Eskilstunaområdet. Ca 9000 kvinnor kommer på dessa besök årligen. Även drop-in patienter förekommer. Vårdenhetschef Mia Ålund, barnmorska. Förlossningen- BB-avdelning Förlossningsantalet på MSE är ca 2000 förlossningar. Förutom förlossningspatienter vårdas på förlossningsavdelningen kvinnor med graviditetskomplikationer som kräver övervakning. En annan stor grupp utgörs av kvinnor där man försöker inducera förlossning. Ytterligare en grupp utgörs av kvinnor med besvärande förvärkar, foglossning, sömnrubbningar och andra graviditetsrelaterade symtom. På förlossningsavdelningen drivs även en poliklinisk ställningstagandemottagning. Efter förlossningen vårdas kvinnan och barnet på BB där det finns 18 vårdplatser På BB finns en BB-mottagning för återbesök med provtagning, uppföljning och barnläkarundersökning, och även en mottagning för nyförlösta kvinnor med särskilt behov. Det finns även en amningsmottagning. För våra amningsvänliga rutiner och goda omvårdnad har BB-avdelning utsetts till Baby Friendly Hospital. Överläkare Pirkko Santakangas är ansvarig för avdelningen. Vårdenhetschef Pernilla Erita, barnmorska. Biträdande vårdenhetschef på förlossningen Agneta Erström, barnmorska. Biträdande vårdenhetschef på BB Therese Mayer, barnmorska. Avd 61 gyn Ca 1000 planerade och akuta slutenvårds- och dagkirurgiska operationer görs årligen. Avdelningen har 8 vårdplatser, och 6 på helgen Cancerpatienter har fri lejd in till avdelningen, och behöver inte gå via akuten Gästpatienter från andra avdelningar förekommer också i ett ganska stort antal. Överläkare Christina Ertl är medicinskt ansvarig för gyn-avdelningen. Vårdenhetschef Catarina Björndahl. Cancercentrum Gyn-onkolog Solveig Andersson träffar klinikens cancerpatienter, och cytostatikabehandlingar ges här.

Välkommen till Gyn- och SESAM-mottagningen på Mälarsjukhuset i Eskilstuna. Verksamhetschef Kristina Cedergren Bitr vårdenhetschef Susanne Friman, Barnmorska Administrativa enhetschefer Petra Lövgren Cecilia Sundkvist Sekreterare: (namn) (namn) Öppettider: Mån-tors 7.45 16.30 fre 8.45 13.30 Telefontider: mån-tors 07:00-14:00 Fre 07:00-12:00 Tfn: 016 10 30 50 Telefonrådgivning Gynekologi-mottagningen Gynekologiska mottagningen bedriver gynekologisk akut sjukvård, det innebär att patienter kan besöka gyn-mottagningen med akuta besvär, du ska alltid registrera och tillkalla Libero ssk vid större blödning eller kraftig smärta. Det är viktigt att komma ihåg att vi inte är medicinskt kunniga, du ska alltid kontakta dagens liberosköterska vid tveksamheter. Liberosköterska tfn: 03095 Patienter som ringer till receptionen och vill boka en tid gällande gynekologiska besvär hänvisar du till telefonrådgivningen på tfn; 016 103050, vi bokar inga tider till gynmottagningen. Patienter som ringer angående receptförnyelse kan du hänvisa till Mina Vårdkontakter på landstingets Sörmlands hemsida. SESAM är en HBT-certifierad mottagning och öppen för alla män, kvinnor och transpersoner med frågor om: o Sexuellt överförbara sjukdomar o Abort o Preventivmedel o Sterilisering o Sex- och samlevnadsproblematik Patienten kan ringa till mottagningen dygnet runt för bokning av tid. Tfn: 016-10 30 89 SESAM-mottagningen har Drop-in för att testa könssjukdomar: Tisdag & torsdag kl. 08.30-09.30 Fredag kl. 09.00-10.00

Drop in tisdagar hänvisar vi alla killar/män till hudmottagningen i Altheahuset. Karta finns att tillge i receptionen. När patienter ringer angående frågor kring preventivmedel, abort, sterilisering och sex- och samlevnadsproblematik ska du hänvisa till tfn; 016 10 30 89. Receptförnyelse ska du hänvisa till Mina vårdkontakter Det händer att barnmorska från UM ringer och vill boka en tid för abort för sin patient, detta kan vi sekreterare göra, anvisningar finns i tarifoldern. När patienter har testat sig på Klamydia.se finns det särskilda anvisningar på vad du ska göra, se tarifoldern. Kodlås Är. och fungerar till postrummet, in till receptionen, lunchrummet och labbrummet. Morgonmöte Sker varje dag i lunchrummet kl. 8.15 8.30, där samlas all personal för genomgång av dagens arbete. Fikatider En på förmiddagen och en på eftermiddagen. Sjukanmälan och Friskanmälan Gör du till din närmsta kollega och din administrativa chef. Viktigt att göra en friskanmälan så fort du är frisk igen. Postrummet Används till att ta emot akut patienter. Här finns mottagningens kopiatorn och det är viktigt att vi alltid håller ett öga på den så inte provsvar förblir liggandes. Här finns också stämplingsdatorn med KomoGå. På vita tavlan kan du se vilka läkare som jobbar och i vilka rum de befinner sig i samt vilka barnmorskor som passar upp. Lunchrummet Varje fredag bjuds det på frukost på mottagningen. Start av diskmaskin och plock av ren disk ansvarar vårdpersonalen för. Men hjälp gärna till att hålla det rent och snyggt. Postadress: Mälarsjukhuset Kvinnokliniken 631 88 Eskilstuna