Blankett för riskbedömning och handlingsplan Datum: 2016-06-20/08-28/11-14 Arbetsplats: Verksamhetsområde Barn, unga och familjestöd Upprättad av: Johanna Knuthson Deltagare: se förteckning RESULTAT AV RISKBEDÖMNING Riskkällor och risker Arbetsmängd som känns orimlig/hinner inte med att utföra mina arbetsuppgifter: Orsaker i organisationen: För liten personalstyrka generellt, svårrekryterat (beroende av grupp), stressfaktor på gruppnivå (kultur), hög personalomsättning (ej lika stabilt som tidigare), (generationsväxling), "duktighetskrav" (kultur) Arbetets karaktär: ökat inflöde av ärenden (svårt att kontrollera), myndighetsutövning (går ej att säga nej), oförutsägbarhet i arbetet (akuta ärenden) - brist på kontroll över arbetsdagen, större dokumentationskrav, benägenheten att anmäla/söka hjälp (upplevelse ökat), högre förväntningar från brukarna/andra instanser, svårt att avgränsa arbetet (tillräckligt?), komplexa ärenden (inflöde/utflöde), samverkan tar tid, tidspress Accept abel risk Medel risk Allvarlig risk X (9) HANDLINGSPLAN Åtgärder Ansvarig Klart när 1. Strategisk budgetplanering - maximera utnyttjandet av personalbudgeten - våga överanställa för produktionsbortfall - görs redan idag - förstärka och bibehålla 2. Förstärkt med tre socialsekreterare inom utredning barn och ungdom under hela 2017 och beslut om att utöka med ytterligare två tjänster under 2018. 3. Förslag att en av extratjänsterna 2018 enligt ovan kommer att vara en biträdande för utredning barn och unga för att stärka upp daglig arbetsledning. Beslut tas i jan-18 4. 18-24-enheten har under 2017 haft en visstidsanställd biträdande som kommer att fortsätta under hela 2018 för att stärka upp den dagliga arbetsledningen 5. Verksamhetsområdet har under hösten och fram tills december 2017 haft ett chefsstöd i form av senior medarbetare 1-6+8. Verksamhe tschef 1.2017 11-30 2.2017 09-30 3.2018 01-31 4. 10-30 5. Uppföljning/ kontroll 1-4. 5. 02-28 Blanketten är framtagen av Arbetsmiljöverket och anpassad av Lunds kommun maj 2015. För mer information om systematiskt arbetsmiljöarbete, se Arbetsmiljöprocessen på Inloggad eller Arbetsmiljöverkets hemsida.
som tidigare varit chef i organisationen. Detta har varit en avlastning för cheferna 6. Ta reda på vad som är positivt/varför medarbetare stannar - förstärka. Förstärka den positiva bilden. Uppmana chefen att ta upp det i samband med månadsuppföljningen inkl. riskbedömning av OSA-faktorer 7. Arbeta med trygghet hos medarbetare - möjlighet till träning - praktiskt utbildning beslutad under våren 2018 7,9. Förvaltning schef 6.2018 01-10 7.2018 05-30 6. 7. 06-01 8. Duktiga medarbetare som har praktik hos oss ska ges möjlighet till timanställning i slutet av sin utbildning för att stärka upp på enheterna men också för att säkra en långsiktig personalförsörjning. 8.2017 12-31 8-10. 04-01 9. Förstärka och förtydliga utvecklingsmöjligheter inom organisationen för medarbetarna - görs i ett projekt i Personal- och kompetensförsörjningsplanen. Ny kompetensutvecklingsplan kommer att vara klar i 2017 och introduceras under våren 2018. 9.2017 12-31 10. Införa månadsuppföljning inkl. riskbedömning angående OSA-faktorer - fånga signaler/behov - åtgärda 11. Flera enheter inom verksamhetsområdet samt ledningsgruppen har veckovis 10. Resp. 11. Resp. 10. 01-10 11. 09-15 11. 01-31
Blankett för riskbedömning och handlingsplan Datum: 2016-06-20/08-28/11-14 Arbetsplats: Verksamhetsområde Barn, unga och familjestöd Upprättad av: Johanna Knuthson Deltagare: se förteckning genomgång av trivsel och arbetsbelastning i grupperna 12. Verktyg (app) har tagits fram för att mäta den kvantitativa arbetsbelastningen (antal ärenden/individer) inom enheten. Några enheter inom verksamhetsområdet har testat verktyget som en pilot under hösten. Ska introduceras för övriga verksamheter i januari 2018. 12. Verksamhe tschef 12. 2017 09.15 12. 01-31 Arbetsbelastning ökar av nyrekryteringar och personalomsättning: Glapp i rekryteringen, brist på socionomer, introduktion tar tid/resurser, borttappad produktion, oro i gruppen, påverkar tryggheten, rekrytering tidskrävande, (tillämpning av "överlämning sex månader" AB,) små marginaler, tyngden ökar på kvarvarande personal. X (9) 1. Strategisk budgetplanering - maximera utnyttjandet av personalbudgeten - våga överanställa för produktionsbortfall - se punkt 1 ovan 2. I samverkansavtalet med Malmö Högskola och Lunds universitet - tydliggöra behovet av att de erbjuder fördjupningskurser, ex. myndighetsutövning för en bättre förberedelse inför yrkeslivet 1-2. Verksamhe tschef 3. Förvaltning schef 1. 10-31 2. 03-15 1.2018 2. 06-01 Bristande beredskap/kunskap i organisationen för att hantera ohälsosam arbetsbelastning: X(8) 3. Nytt introduktionsprogram för nyanställda och medarbetare som haft längre frånvaro 1. Införa av månadsuppföljningen inkl. riskbedömning angående OSA-faktorer - fånga signaler/behov - organisatorisk Förvaltning schef 3. 12-31 1.2018 01-10 3. 1.2018 Blanketten är framtagen av Arbetsmiljöverket och anpassad av Lunds kommun maj 2015. För mer information om systematiskt arbetsmiljöarbete, se Arbetsmiljöprocessen på Inloggad eller Arbetsmiljöverkets hemsida.
Kunskap finns i högre utsträckning men beredskapen svårare (påverkas av personalomsättning), chefer tar handläggningsarbete (chefsutrymmet minskar), upplevelse av ensamhet i tunga ärenden, prioriteringshjälp?, påverkas av individuella behov, omorganisationer/kompetensutveckling/ny metod i vilket skede? - ökad belastning?, kollegialt - vill ej belasta kollegor, "duktighetskrav" (klara av), solidariska medarbetare, kan vara svårt att initiera till diskussion vid stress - krävs att andra hjälper till. Bristande beredskap i organisationen för de arbetsuppgifter som inte hinns med eller behöver prioriteras bort. "Vad kan vi göra? Vad är lämpligt?" Slimmad organisation, små marginaler - inte inbyggt, ser olika ut beroende på enhet - olika utgångsläge/uppdrag Jag har inte möjlighet till återhämtning under arbetsdagen vid behov. Arbetsmiljön i Kristallen (ej möjlighet att skärma av), olika uppfattningar. Frågan tas i separat ordning Jag har arbetsuppgifter som är starkt psykiskt påfrestande. X(4) X X nivå och individuella behov 2. Riktad utbildning för alla chefer den 25/9 kring SAM och OSA Dela ansvar, "göra arbetet roligare". (lösningsfokuserat) Frågan tas i workshop inom varje enhet/apt där handlingsplan upprättas Byte till lokal för staben ca 40 personer. Fler tysta rum och bokningsbara rum blir lediga samt möjlighet att boka arbetsplatser/rum på stabens nya lokal. Tyst zon på plan 2 har även införts. Frågan tas i workshop inom varje enhet/apt där handlingsplan upprättas Resp. Resp. 2.2017 09-25 03-31 03-31 2.2018 01-31 06-01 06-01
Blankett för riskbedömning och handlingsplan Datum: 2016-06-20/08-28/11-14 Arbetsplats: Verksamhetsområde Barn, unga och familjestöd Upprättad av: Johanna Knuthson Deltagare: se förteckning Blanketten är framtagen av Arbetsmiljöverket och anpassad av Lunds kommun maj 2015. För mer information om systematiskt arbetsmiljöarbete, se Arbetsmiljöprocessen på Inloggad eller Arbetsmiljöverkets hemsida.
Vad är en riskhantering? Att arbeta med riskbedömning handlar om att svara på tre frågor: Vad kan hända? Hur sannolikt är det? Vad blir konsekvenserna? Bedömningen hjälper oss i arbetet att minska arbetsmiljöriskerna och förebygga ohälsa. Vem ansvarar? Arbetsgivaren ansvarar för att riskbedömningar görs. Vem som företräder arbetsgivaren bestäms av den fördelning av arbetsmiljöuppgifter som är gjord på respektive förvaltning. När ska riskbedömning genomföras? Riskbedömningen är en viktig del i det förebyggande arbetet och varje verksamhet ska ha identifierat och bedömt alla arbetsmiljörisker. För risker som är särskilt allvarliga kan det behövas särskilda riskbedömningar. Handlingsplanen ska uppdateras minst en gång per år och vid inträffade tillbud eller olyckor. Upptäcks brister vid daglig tillsyn eller i samband med skyddsronder ska den också uppdateras. Använd handlingsplanen som levande handlingsplan i arbetsmiljöarbetet. Returnering av arbetsmiljöuppgifter Om befogenheter, resurser eller kompetens saknas för att genomföra nödvändiga åtgärder ska ansvarig chef skriftligen returnera åtgärden till den chef som fördelat arbetsmiljöuppgiften. Kommunikation Det är viktigt att handlingsplanen är känd av alla medarbetare på arbetsplatsen och att den redovisas löpande på arbetsplatsträffar. När krävs åtgärder? I riskbedömning görs först en uppskattning av hur sannolikt det är att något oönskat ska kunna hända. Det gäller då att inte endast se till erfarenheter från den egna arbetsplatsen utan göra en rimlig uppskattning med hänsyn tagen till de åtgärder som redan genomförts. Har exempelvis bra utbildning, krav på personlig skyddsutrustning, bra skydd etc. blir sannolikheten klart lägre än om inte några säkerhetsåtgärder (barriärer) genomförts. Modell för riskanalys Vid bedömning av konsekvens står försumbar för inga fysiska eller psykiska skador utan endast mindre obehag som är snabbt övergående. Konsekvensen Stor skada står för kroppsskador eller psykiska skador som medför livslånga men, dödsfall ingår också i denna kategori. Grönt fält med acceptabel/låg risk = Åtgärda endast om det är enkelt och har rimliga kostnader i förhållande till den ökade säkerheten. Gult fält med behov/medel risk = Åtgärda så långt som möjligt. Rött fält med allvarlig/hög risk = Måste åtgärdas snarast för att nå en acceptabel risknivå (överväg om arbetet kan fortgå utan åtgärder vidtas). Vid frågor eller behov av stöd i riskbedömningen kontakta HR-konsult eller Företagshälsovården. SANNOLIKHET Sannolik Möjlig Mindre osannolik Osannolikt Händelsen kommer troligen att inträffa under nästan alla förhållanden Händelsen torde inträffa vid något tillfälle Händelsen skulle inträffa vid något tillfälle Händelsen skulle endast kunna ske under exceptionella förhållanden 4 Medel Medel Hög Extrem 3 Låg Medel Hög Hög 2 Myck et låg Låg Medel Hög 1 Myck et låg Myck et låg Låg Medel 1 2 3 4 Skada som kan uppstå är obetydlig Mindre skada Skada som uppstår kräver åtgärder och har viss påverkan Stor skada Försumbar Lindrig Kännbar Allvarlig KONSEKVENS