Elektroniskt bevarande. Caspar Gielissen Eskilstuna kommun, Stadsarkivet

Elektroniskt bevarande Caspar Gielissen Eskilstuna kommun, Stadsarkivet

Elektroniskt bevarande Hur var det nu igen i WordStar: CTRL-K, D??? i WordPerfect: Skift-F8???

Projekt Elektroniskt bevarande Kravspecifikationen som omfattar hur inleveransen till ett digitalt arkiv ser ut samt vad som ska gå att få ut ur arkivet och hur.

Begränsningar Ingen anpassning till enskilda kommuners plattformar Ett urval av processer

Data? Vilka data? Samband Verksamhetssystem: vad är det för system? Vem använder det? Vad och hur gör den? Syftet: varför används (användes) systemet Information: dokument, ljudupptagning, karta, videodokument, SMS osv Form: förmulär, gränssnitt? Struktur: hur är informationen organiserad?

Standarder som används OAIS Open Archival Information System ISAAR International Standard Archival Authority Record ISAD (G) General International Standard Archival Description MoReq 2 Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records PREMIS Preservation Metadata: Implementation Strategies METS Metadata Encoding & Transmission Standard

Sammanhanget Paketinformation METS Informationspaket Paketeringsinformation METS Informationsobjekt Binärfil, MoReq2, PREMIS Bevarande information EAC, EAD, PREMIS

Arbetsgång Kartläggning av processer Sökmöjligheter Klassificering av kommuners verksamhet Skapande av EAC + EAD fil Val av attribut från PREMIS + Moreq2 Mappning i METS Jämförelse med andra projekt Slutrapport etapp 1 (juni 2009)

Processorienterad förteckning Riksarkivet har beslutat om att för statliga myndigheter tillämpa ett processorienterat förteckningssätt. Detta tillämpades i detta projekt.

Problem vi stött på Uttag av information med metadata ur gamla och befintliga system (closed source leverantörsberoende) Klassificering av kommuners verksamhet

Tiden går ju fort, WordPerfect, Visicalc, Lotus123, WordStar, dbase, Multiplan, CP/M, Ena, Hogia, Mammuth, FoxBase, Writing Assistant, MiaDOS, PlanningAssistant, CorelDraw, Reflex, Dissos, Library, RoyalText, Lantbruksdata, WP Office, Javelin, DOS, DataPerfect, Wang, DisplayWrite, Hercules, 3270, PlanPerfect, System 3/x, Scripsit, Javelin, GraphInThebox, AS/400, MSMail, Works, Netscape, RoyalBase, cc:mail, RoyalCalc,

Några slutsatser Export från gamla och befintliga system: Kräver mycket arbete och konsultinsatser Nya system (framtiden): Kravställning på leverantörerna (ÖTP) Det finns mycket data / digital information redan idag. Samarbete: Arkiv Verksamhet IT

Allmänna reflexioner Kommuner liknar varandra vilket underlättar samverkan Ställa krav på leverantörerna Stor samarbetsvilja mellan olika aktörer kommuner i mellan och med övriga myndigheter (t.ex. SSA, SLL, Reda, R7, LDB-centrum, Agda, ENSAM)

Fortsättning av projektet Etapp 2

Etapp 2: från teori till praktik Viktiga frågor: Kravspecifikation inleverans: från verksamhetssystem till ett elektroniskt arkiv Upphandling: utifrån kravspecifikationen Men även: Forum Gemensamt elektroniskt arkiv

Etapp 2: framtidssäkring Intresserade kommuner: Alingsås Karlstad Sollentuna Västerås Botkyrka Laholm Timrå Växjö Eskilstuna Norrköping Trelleborg Eslöv Ronneby Trollhättan Falkenberg Rättvik Uddevalla Gnesta Sandviken Uppsala Gävle Sjöbo Vallentuna Järfälla Skellefteå Vellinge Din kommun?

Etapp 2: anmälan? Intresse? cas.gielissen@eskilstuna.se 016 710 24 91 eller 073-950 42 10

Frågor? Caspar Gielissen (projektledare tf), cas.gielissen@eskilstuna.se

Tack!