Personalnämnden Tjänsteskrivelse 2012-11-12 Sida 1 (6) Kommunledningsförvaltningen Stab Utvecklingschef Jan Holmberg Telefon 0141-225010 Mobiltelefon 070-5642738 Telefax 0141-57714 e-postadress jan.holmberg@motala.se Diarienummer 12/PN 0047 Innovationssystem för Motala kommun Sammanfattning Syftet med ett innovationssystem är att engagera medarbetarna för att uppnå vision och mål med medborgare och kunder i fokus. Innovationssystemet är ett av verktygen för att arbeta med ständiga förbättringar inom verksamhetsutveckling. Det kan därtill vara ett bevis som ökar kommunens trovärdighet mot vision, devis, kärnvärden och mål. Syftet är också att stärka arbetsklimatet och bilden av kommunen som attraktiv arbetsgivare. Inom socialförvaltningen i Motala finns en bred erfarenhet av att engagera medarbetare i innovationsarbete genom PIMM-projektet. Kommunens nämnder har vid en remiss 2010 avseende ett underlag om idé- och förslagsverksamhet för anställda ställt sig positiva ett kommungemensamt verktyg inom detta område. Hösten 2011 beslutade personalnämnden om att delta i ett regionalt pilotprojekt för att ta fram kommunala innovationspolicies. Kommunledningsförvaltningen i samverkan med socialförvaltningen har tagit fram ett förslag till innovationssystem för Motala kommun. Förslaget innehåller politiska riktlinjer med ett förhållningssätt till idéer, förbättringsförslag och innovationer som ska utgöra en del av kommunens ledningssystem LedMot. Det innehåller en systematik för hur kommunens medarbetare ges förutsättningar att arbeta med detta förhållningssätt som ett nytt gemensamt verktyg för verksamhetsutveckling. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner förslag till politiska riktlinjer för innovationssystem i Motala kommun. 2. Kommunledningsförvaltningen ges i uppdrag att införa föreslaget innovationssystem utifrån föreliggande skrivelse. Bakgrund: Motala kommuns vision lyfter fram att vi ska vara en attraktiv och innovativ del av Östgötaregionen. Devisen i vår kommunikationsplattform säger att Motala är platsen där människor och möjligheter möts. Ett att våra kärnvärden är nyskapande. I våra mål för medarbetare lyfter vi fram kompetens, kreativitet och engagemang. Motala kommun har alla skäl att bevisa dessa formuleringar och värdeord i den egna organisationen. Postadress Besöksadress Telefon vxl Webbplats e-postadress 591 86 Motala Drottninggatan 2 0141-22 50 00 motala.se motala.kommun@motala.se
PIMM-projektet Projektets syfte var att kommersialisera innovativa idéer från medarbetare inom offentlig vård och omsorg och skapa nya arbetstillfällen. Det unika med PIMM var satsningen på en bred uppsökande verksamhet ute på arbetsplatser inom vård och omsorg. Inriktningen mot enkla vardagsnära produkter inom vård, omsorg och hälsa liksom på licensiering till företag skiljde sig från det då gängse inom innovationsverksamhet. PIMM-projektet pågick i 4 år med nationellt stöd av Vinnova. ALMI Företagspartner Östergötland var ansvarig organisation. De som deltog var Landstinget i Östergötland, Norrköpings kommun samt under två år från 2007 till 2009 även Motala kommun. PIMM var ett delprojekt i Hälsans nya verktyg. Socialnämnden i Motala kommun deltog i projektet med intern finansiering även från personalnämnden och kommunstyrelsen. De flesta idéerna som kom fram var enkla och vardagsnära. Följeforskning kring PIMM (Helix vid LiU) och liknande verksamheter i andra kommuner har visat att ett systematiskt arbete för att stimulera idéer och förslag har en inverkan på det innovativa klimatet. Personalens delaktighet och ansvar för utveckling har stor betydelse för arbetsklimatet. Idé- och förslagsverksamhet i Motala kommun I samband med beslut om en fortsättning på PIMM i juni 2009 fick kommunledningsförvaltningen i uppdrag av kommunstyrelsen att ta fram underlag för beslut om idé- och förslagsverksamhet (IFM) för hela Motala kommun. Syftet med IFM angavs till att förbättra kvalitén och effektivera verksamheten i linje med kommunens vision och mål. IFM förslogs bli ett obligatoriskt verktyg för verksamhetsutveckling kopplat till kommunens ledningssystem. Avsikten var att låta arbetsplatsen var basen för IFM och att stimulera alla medarbetare att delta. Vidare föreslogs särskilda idélotsar och en innovationspanel för att ge råd och stöd till den som har idéer och förslag. Vid den politiska remissen under hösten 2010 var kommunens nämnder i grunden positiva till förslaget med vissa synpunkter på systemets ambitionsnivå. Pilotprojekt för kommunala innovationspolicies våren 2011 erbjöd Regionförbundet Östsam länets kommuner att delta i ett pilotprojekt kring kommunala innovationspolicies. Till stöd för projektet anlitades konsultföretaget Crearum. Deltagande kommuner var förutom Motala Linköping, Norrköping, Kinda och Åtvidaberg. Erbjudandet innebar att kommunen i ett regionalt nätverk med konsultstöd systematiskt och enligt en fastställd tidplan tar fram ett lokalt upplägg för att hantera innovationer i den egna organisationen. Inom projekt erbjöds också följeforskning genom Helixprogrammet vid Linköpings universitet. Personalnämnden beslutade i september 2011 om Motala kommuns deltagande i pilotprojektet. Kommunchefens ledningsgrupp tillsatte ett innovationsteam för att hantera pilotprojektets uppdrag. I teamet ingår utvecklingschef Jan Holmberg (sammankallande), personalchef Rose-Marie Andersson, personalstrateg Ewa Soame alla från kommunledningsförvaltningen samt idelots/utredningssekreterare Annika Nordström, personalkonsult Christer Goldring och stabschef Håkan Nilsson från socialförvaltningen. Avsikten med teamets sammansättning var att skapa ett kommungemensamt verktyg utifrån socialförvaltningens erfarenheter. Mot bakgrund av erfarenheter från pilotprojektet finns nu ett underlag för beslut om ett innovationssystem för Motala kommun. Avsikten är kommunen stegvis inför innovationssystemet enligt denna skrivelse. Förslaget ska presenteras vid Centrala samverkanskommitténs sammanträde den 22 november. Information och beredning av förslaget har också skett i kommunchefens ledningsgrupp. Sida 2 (6)
Centrala definitioner Erfarenheter av införande av innovationssystem eller motsvarande förutsätter att centrala begrepp är definierade på ett liktydigt sätt av berörda. Nedan är tre centrala begrepp i innovationssystemet definierade: Förbättringsförslag en dokumenterad idé i syfte att förbättra en tjänst, ett arbetssätt eller en produkt. Innovation ett förbättringsförslag som utvecklats till en förnyelse av eller en helt ny tjänst, ett nytt arbetssätt eller ny produkt. Kreativitet förmåga att ofta komma med nya idéer och angreppssätt i arbetsrelaterade frågor samt till nytänkande som kan omsättas i praktiken och leder till resultat. Förbättringsförslag och innovation är definierade för att kunna sätta entydiga mål som ska uppnås och mätas. Innovationssystemet bygger på att det finns en utvecklingslinje som börjar med en idé, fortsätter till ett förbättringsförslag som i vissa fall kan utvecklas till en innovation. Kreativitet är en central egenskap vi eftersträvar vid rekrytering och kompetensutveckling. Definitionen är hämtad från Motala kommuns rekryteringsanvisningar. Vad avser ordet innovationspolicy har Motala kommun valt att kalla vårt förhållningssätt politiska riktlinjer enligt terminologin i ledningssystemet (LedMot). Politisk riktlinje Den politiska riktlinjen anger ett förhållningssätt för hela kommunorganisationen. Vi efterfrågar idéer som stödjer kommunens vision och mål i syfte att förbättra verksamheten för medborgare och kunder. Vi främjar ett ledarskap som stimulerar innovationer och ger utrymme för kreativa medarbetare. Detta innebär att: Vi efterfrågar många och små idéer för att även få stora innovationer. Vi prövar förbättringsförslag från medarbetare, medborgare och kunder. Vi sätter mål och mäter för att få många förbättringsförslag och innovationer. Vi rekryterar och kompetensutvecklar chefer och medarbetare för att främja kreativitet. Det ovan angivna förhållningssättet är tillsammans med kommunens vision och kärnvärden grunden för den kultur som måste finnas i organisationen för att ett innovationssystem ska leda till nytta för medborgare och kunder. Denna kultur måste bäras av den högsta ledningens representanter och sedan genomsyra hela organisationen till första linjens medarbetare. Kulturen måste också stödjas av ett system för att hantera idéer, förbättringsförslag och innovationer. Det är nödvändigt att skapa ett verktyg för ett systematiskt arbete där förbättringsförslag och innovationer kan målsättas och följas upp. Verktyget ska initialt vara så enkelt som möjligt men säkerställa kommunicerbarhet och möjlighet att visa goda exempel. Efterhand kulturen kring innovationssystemet stärks och nyttan kan påvisas kan verktyget bestå av fler och mer avancerade stöttande strukturer. Sida 3 (6)
Innovationssystemet är en del av verksamhetsutveckling i LedMot Verksamhetsutveckling är en av delarna kommunens ledningssystem. Syftet med verksamhetsutveckling är att Utforma våra tjänster utifrån behov Utföra resurseffektivt Förbättra Till modellen för verksamhetsutveckling hör även ett s.k. förbättringshjul planera, genomföra, följa upp, agera. I dag finns två gemensamma verktyg för verksamhetsutveckling; servicegarantier och synpunktshantering. F.n. pågår ett utvecklingsarbete i syfte att ta fram ett politiskt beslutat program för verksamhetsutveckling för att skapa en helhet kring de verktyg kommunen arbetar med. Detta program ska kunna presenteras parallellt med ett införande av innovationssystemet. Grundläggande delar i ett innovationssystem A.Samverkansavtal mellan arbetsgivare och arbetstagare. Grunden för innovationssystemet är samverkan på arbetsplatsen vilken regleras i vårt lokala samverkansavtal. Innovationssystemet omfattar samtliga medarbetare och chefen har ansvar för att skapa utrymme för kreativa möten inom ramen för arbetsplatsträffar eller andra forum. I samband med den utvärdering som pågår av vårt lokala samverkansavtal ska denna inriktning särskilt uppmärksammas. B. Kompetensutveckling. Alla chefer och nyckelpersoner i Motala kommun, ca 150 anställda, kommer från november 2012 och till september 2013 erhålla en dags utbildning i ständiga förbättringar. Denna utbildningsdag stärker kompetensen kring förbättringsarbete i verksamhetsutveckling. Vidare kommer samma målgrupp den 4 december delta i en utbildningsdag kring värdegrundsarbete med fokus på Motala kommuns kärnvärden. Denna utbildningsdag är en del av ett långsiktigt arbete med organisationens värdegrund. Båda utbildningarna genomförs inom ramen för pågående ESF-projekt kring generationsväxling och verksamhetsutveckling. Vid beslut om innovationssystemet kommer ytterligare insatser föreslås i den reguljära kompetensutvecklingsplaneringen. C. En resursperson ska utses vid varje förvaltning. En idélots har uppdraget som del av sin tjänst till stöd för chefer och anställda med rådgivning kring innovationssystemet. I uppdraget ingår även ansvar för uppföljning i samband med delårsrapport och årsbokslut. Kommunledningsförvaltningen utser en central idélots med kommunövergripande ansvar för rådgivning, uppföljning och aktiviteter. Idélotsen bör ha en särskilt kompetens och ansvar för verksamhetsutvecklingsfrågor. Den utbildning som omfattar 4 steg i ständiga förbättringar i ESF-projektet (4 personer från Motala kommun deltar) bör ge en lämplig grund för uppdraget. D. IT-stöd. För att administrera och kommunicera innovationssystemet krävs ett IT-stöd. IT-stödet innebär att förbättringsförslagen kan dokumenteras, dirigeras till ansvarig för handläggning och att statistik kan sammanställas över antal inkomna förslag och genomförande. IT-stödet möjliggör också en rationell publicering av förbättringsförslag som goda exempel. Samma IT-stöd som för Dialog Motala kan användas. En koppling ska finnas till synpunktshanteringen för medborgare och kunder. Genom uppföljning av den externa synpunktshanteringen ges uppslag för medarbetarna att ta fram förbättringsförslag. Ett särskilt formulär läggs på kommunens intranät som styr inriktningen av förbättringsförslagen mot kommunens vision och mål. Sida 4 (6)
E. Mål för antal genomförda förbättringsförslag. Det vi sätter mål för och mäter får genomslag i organisationen. SKL har startat ett nätverk för kommuner som vill sätta mål och mäta antal genomförda förbättringsförslag. Motala kommun har anmält intresse för att delta i detta nätverk. Kommunledningsförvaltningen föreslår att innovationssystemet införs hösten 2013. I uppdraget att införa innovationssystemet ingår att formulera mål och indikatorer för att mäta genomförda förbättringsförslag och innovationer. F. Bank med förbättringsförslag på intranätet. Ett vanligt och enkelt sätt att få ett driv i ett innovationssystem är att lyfta fram exempel på förbättringsförslag. Förslag görs tillgängliga för alla medarbetare via kommunens intranät. Varje månad görs en särskild nyhet kring ett förbättringsförslag som utgör ett gott exempel. G. Affärssekretess/friskrivning. Kommunen ser positivt på att medarbetare utvecklar affärsidéer och skapar nya produkter och tjänster för kommersialisering i enlighet med den hantering som skett inom PIMM. Detta innebär en friskrivning av kommunens rätt till idén/förslaget och att arbetstagaren tillåts utveckla produkten/tjänsten på sin fritid. Denna friskrivning bedöms kunna användas även i det nya innovationssystemet. Uppstår behov av affärssekretess ska dessa förslag hanteras med åtkomst enbart för berörda. Med ovan angivna grundläggande delar kan kommunen relativt omgående förbereda och sätta ett innovationssystem i drift utan ett tillskott av resurser. Personresurser för varje förvaltning ska i ett första skede prövas inom ramen för befintlig bemanning. Fortsatta steg för att utveckla innovationssystemet H. Teman/kampanjer. Utgångspunkt för innovationssystemet är målstyrningsprocessen och aktiviteter i verksamhetsplanen. För att ge särskild uppmärksamhet till en högt prioriterad fråga kan teman/kampanjer drivas t.ex. avseende En skola för alla, Centrumvision, Framtidens vård och boende i hemmet. Kampanjerna kan vara både externa och interna och efterfråga förbättringsförslag och innovationer inom ett särskilt område. Vid kampanjer är det viktigt att avsätta tid för resurspersoner att driva marknadsföring och svara för återkoppling mot idégivare. En naturlig och viktig del är också att knyta förbättringsförslag från medarbetare till uppdraget att säkerställa uppfyllelsen av de servicegarantier som antagits. I. Belöningar/evenemang. Erfarenheter visar att individuella belöningar är svåra att hantera i ett innovationssystem. Forskning visar också att individuella belöningar inte är den största personliga drivkraften. Kollektiva belöningar kan tillämpas framförallt i syfte att visa upp positiva exempel. Det kan vara arbetsplatser som skapar kreativa möten och sammantaget levererar många förbättringsförslag. Dessa goda exempel kan visas på intranätet och gärna lyftas fram t.ex. vid medarbetardagar. Ett exempel är bästa hälsoarbetsplats som utses varje år i Motala kommun. J. Innovationspanel. För rådgivning avseende kvalificerade idéer och förslag kan en innovationspanel inrättas. Panelen föreslås innehålla företrädare för kommun och samarbetspartners från universitet, näringslivet, Almi och andra organisationer. Medlemmarna i panelen ska utses både med hänsyn till personligt intresse och kompetens. Panelen kan leda till ökat samarbete på lokal och regional nivå och vara ett led i kommunikationen av innovationssystemet. K. Lokalt nätverk för innovationer/entreprenörskap mellan kommun, universitet och näringsliv kan ha ett stort värde för erfarenhetsutbyte. Inom Nyföretagarcentrum/ Tillväxt Motala finns ambitionen att göra en förstudie för att skapa en inkubatorverksamhet i Motala för nya företag. Motala kommuns arbete med ett innovationssystem för den egna verksamheten bör vara en del i förstudien. På sikt kan det vara eftersträvansvärt med ett lokalt innovationscentrum i samverkan mellan det offentliga och privata och med stöd av akademin. Sida 5 (6)
Slutsatser Förslaget till införande av ett innovationssystem bygger på att det finns möjligheter att i högre grad ta vara på medarbetarnas kreativitet. Ska detta bli verklighet krävs både en kulturförändring och en systematik som är en uppgift för kommunens ledning att ta ansvar för. Innovationsteamet bedömer att den möjlighet som ges till ökad effektivisering, bättre arbetsklimat och ett stärkt varumärke överträffar de kostnader och de resurser som krävs för att införa och hantera ett innovationssystem. Att införa systemets grundläggande delar, efterhand utvärdera och ta fortsatta steg är en rationell strategi att tillämpa. För en hög verkningsgrad förutsätts en kommungemensam plattform med en helhetssyn för arbetet med verksamhetsutveckling. Sida 6 (6) Kommunledningsförvaltningen Peter Ingesson Kommunchef Jan Holmberg Utvecklingschef Beslutsexpediering Kommunstyrelsen Samtliga nämnder och strategiberedning för kännedom. Godkänd av: Titel: Datum: