Ediffah - nya sökvägar för arkiv och handskrifter

BIRGITTA LINDHOLM & SIGFRID LUNDBERG Ediffah - nya sökvägar för arkiv och handskrifter Presentation av arkiv och handlingar for en bredare publik är en prioriterad politisk fråga och tekniken möjliggör nya landvinningar. Birgitta Lindholm och Sigfrid Lundberg redogör for ett projekt som berört arkiv och handskrifter vid forskningsbibliotek. Forskare inom historia, litteraturvetenskap och idehistoria, men även övriga vetenskaper, behöver ofta söka material i personarkiv och handskriftsamlingar. Hitintills har sådan informationssökning endast kunnat göras genom förfrågan per brev och telefon, eller besök vid respektive forsknings bibliotek, för att söka i kortkataloger eller förteckningar på plats. I Sverige har vi haft datoriserade bibliotekskataloger i mer än ett kvartsekel, men det har inte funnits något motsvarande system för att söka en konstnärs, författares eller forskares efterlämnade brev och manuskript. För att råda bot på detta startades projektet Ediffah hösten 2004 med finansiering från Bibsam.' Ediffah står för En Digital Infrastruktur För Forskningsbibliotekens Arkiv och Handskriftssamlingar. Det är ett samarbetsprojekt mellan bibliotek och arkivinstitutioner, med syftet att förbättra tillgängligheten för handskrifter och personarkiv, genom att skapa en gemensam tjänst för sökning och katalogisering av otryckt material. Deltagande institutioner har varit Kungliga biblioteket, Göteborgs, Lunds och Uppsala universitetsbibliotek, samt Riksarkivet. För första gången någonsin har det nu blivit möjligt att på nätet få information om vilka arkiv och handskriftssamlingar som finns vid svenska forskningsbibliotek, och vad dessa arkiv innehåller, via http:/ /www.ediffah.org. Bakgrund Fram till r98o-talet katalogiserades handskrifter och arkiv i kortkataloger, ett arbete som senare ersattes av arkivförteckningar upprättade i ordbehandlingsprogram. I slutet av r 98o-talet påbörjades da- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1 49

Birgitta Lindholm & Sigfrid Lundbe1 g Atdre kortkatalogen iiver handskrifter. Universitetsbiblioteket, Lunds universitet. Foto: UB-Media toriseringen av de svenska arkivregistren som så småningom samlades under Riksarkivet i dennationella Arkivdatabasen (NAD). Vid mitten av 90- talet gavs NAD ut på CD och blev tillgänglig via bibliotekens och arkivens databaser. NAD innehåller poster med kortfattad information om arkivvid ett roa-tal arkivinstitutioner i Sverige. Sedan 1998 har NAD inte underhållits eller tillagts ny information. Riksarkivet startade istället ett nytt arkivsystem, Ar kis 2, vilket idag är tillgängligt i ett we b baserat system, kallat NAD på Internet. Hitintills har det bara innehållit information om Riksarkivets o~h Landsarkivens samlingar.' Ar kis 2 -systemet Katalogkort ur äldre handskriftskatalogen. Universitetsbiblioteket, Lunds universitet. Foto: UB-Media Papperskonservator Gunilla Tö"rnvall vid den äldre kortkatalogen ö"ver handskrifter. Universitetsbiblioteket, Lunds universitet. Foto:UB-Media utvärderades av forskningsbibliotekens handskriftsavdelningar men ansågs inte lämpligt för deras behov. Det är mer avpassat för offentliga och enskilda arkiv av större format, än för handlingar i personarkiv och handskriftssamlingar. När Ediffah-projektet startade hösten 2004 hade sökbarbeten i elektronisk form till forskningsbibliotekens handskriftssamlingar i princip stått stilla sedan 1998. Ediffah har på sätt och vis tagit vid där NAD slutade, och vidareutvecklat tankarna på en nationell arkivdatabas för personarkiv och handskriftssamlingar. Ediffah-projektetväxte fram utifrån diskussioner mellan handskriftsbibliotekarier, arkivarier och so ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Eddifah - nya sökvägar fo'r arkiv och handskrifter tekniker. Vid forskningsbiblioteken fanns stora samlingar av arkiv och handskrifter som inte var elektroniskt sökbara. Det fanns ett stort behov av att kunna överföra de traditionella arkivförteckningarna till en sökbar databas samtidigt som den pappersbaserade förteckningen skulle kunna ersättas av en elektronisk. Önskemålet var att för det otryckta materialet bygga ett nationellt system liknande LIBRIS för de tryckta samlingarna. EdifFah Genom Ediffah har tillgängligheten till arkiv och handskriftsmaterial vid svenska forskningsbibliotek förbättrats och en gemensam modell för katalogisering skapats. Projektet har bestått av ett antal delmål, som har uppnåtts enligt följande: r. Arkivfo'rteckningar i XML-format Kärnan i Ediffah är arkivförteckningen. Utifrån förteckningen skall det vara möjligt för en forskare att bedöma om arkivet innehåller material som är relevant för den egna forskningen. Arkivförteckningen är ett ändamålsenligt dokument, inte en databaspost i vanlig mening, och därmed svår att ersätta med annat än mycket komplexa databaser. Den dominerande lösningen på problemet är att överföra den traditionella arkivförteckningen till ett modernt format, Encoded Archival Description (EAD), som är XML-baserat. Det är anpassat för katalogisering av hierarkiskt organiserade samlingar men kan också innehålla löpande text i beskrivningarna. På så sätt får man ett dokumentformat som kan tjäna två syften; arkivförteckningen blir en sökbar post i en databas och ett beskrivande dokument. Dvs att arkivdatabasen kan fungera som ett verktyg för både informationssökning och informationsspridning, på samma sätt som bibliotekskatalogen LIBRIS, men varje förteckning kan också skrivas ut och sättas i en pärm i läsesalen. 2. Ett gränssnitt fo'r siikning och navigering För att söka och navigera i EAD-beskrivningarna har ett särskilt gränssnitt skapats. Ediffah består av två delar, ett publiceringssystem och ett söksystem. I publiceringssystemet kan katalogisatören skapa nya registerposter och arkivförteckningar, publicera dessa eller ta bort dem, samt revidera och ersätta redan befintliga poster. Söksystemet gör det möjligt för såväl katalogisatören som forskaren att söka bland arkivförteckningarna. 3. Verktygfo'r katalogiseringlfo.rteckning av arkiv Efter tester av olika EAD-verktyg för katalogisering valdes NoteTab Pro. I detta program skapas arkivbeskrivningarna direkt i XML-editorer och varje arkivbeskrivning behandlas som ett doku- Edlffab -SIIkmasldn Detta är en qänst l vardande. Notera att posterna l databasen ännu Inte är representatlva för för de deltagande bibliotekens samlingar. Preliminära sökmöjligheter [Enkel aöknlngll Avancerad sökning Il indexeringstermer J fifjafi En digttaj infrastruktur ~ Rit f018kningsbibliolekens artdv ochhandskrifts!amlingar FyDts3kord (du kaa blgtrttuakera med ) oc:b kuc:ka~ ~ Du 1w1 odu:l bepinsa dta ag blaj tal algot av blbllotdtat atclaa O Gill>:barp Univcrsitcubiblioldc O aill>:barp Univmi1<Ubibliotdc. KvinnohiJtoriskasamlingoma O Kungl Biblioldcet Stod<hobn O ~.uoc~s U n Iversiw Bibliotek O uppsalaunivmitcubibliotel< esll!llllpcldutplldebibliotel< Ediffahprojektets söksida på Internet: www. ediffah. orglsearch/ ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Birgitta Lindholm & Sigfrid Lundberg ment. De främsta förebilderna för Ediffah har de brittiska arkivnätverken varit. Metodiken för detta är beskriven av Michael F ox i The EAD-Cook Book.3 4 Etablering av kommunikationsvägar till NAD De poster som fanns i den gamla NAD-basen har konverterats till EAD-formatet och lagts över i Ediffah. Det omfattar drygt 6ooo arkivposter från de deltagande forsknings biblioteken. Kommunikationsvägar till det nya NAD, baserat på Arkis 2, är ännu inte klart. 5. Etablering av kommunikationsvägar till L i bris Katalogposterna som skapas i Ediffah skall förutom i nya NAD också vara synliga i den nationella bibliotekskatalogen LIBRIS. På så sätt kan forskare som söker material i bibliotekskatalogen inte bara finna tryckta böcker, utan också arkiv och handskrifter. 6. Utredning av framtida drift För att Ediffah inte skall bli ytterligare ett tillfälligt projekt är det nödvändigt att någon ansvarar för dess fordevnad. Under projektets gång har Biblioteksdirektionen vid Lunds universitet stått för de tekniska delarna. Dessa kommer successivt att ö vertas av Kungliga biblioteket, som tar ett nationellt ansvar för Ediffah fr o m. 2006. Därmed är tjänstens drift, underhåll och utveckling tryggad. Avslutning Ediffah är ännu inte någon färdig databas för handskrifter och personarkiv, men det är en viktig början till en sådan. Det återstår en del arbete och vidareutveckling för att allt ska fungera fullt ut. Tack vare Ediffah-projektet har forskningsbibliotekens arkivmaterial gjorts sökbart via en nationell hemsida. Det har också skapats gemensamma katalogiseringsregler för handskrifter och arkiv, vilka kommer att användas vid upprättande av arkivförteckningar. Det är nu möjligt för biblioteken att publicera nya arkivförteckningar, ta bort de gamla eller revidera dem. Arbetet med registrering av arkiv i Ediffah kommer i fortsättningen att ingå i den löpande verksamheten vid de deltagande forskningsbiblioteken. Det är ett stort arbete som ligger framför bibliotekarier och arkivarier vid landets forskningsbibliotek, men nu finns det nödvändiga verktyget för att tillgängliggöra de unika samlingarna på ett gemensamt och ändamålsenligt sätt. Även andra bibliotek än de som deltagit i projektet har uttryckt en önskan om att vara med i Ediffah. Dessutom finns önskemål att kunna knyta digitala bilder till Ediffah. Om det finns digitalisera t material i ett arkiv skall detta kunna kopplas till Ediffah, på samma sätt som det planeras att knyta digitaliserat tryckt material till respektive LIBRIS-post. NOTER 1. Bibsam, dvs Kungliga bibliotekets avdelning för nationell samordning och utveckling, bekostade projektet under det första utvecklingsåret. Se vidare i slutrapporten: http:/ /www. Ediffah.org/reports/slutrapport/. För närvarande söks ytterligare medel för teknisk vidareutveckling av projektet. 2. Se http:/ /xml.ra.se/nad/. Så var fallet när denna artikel skrevs. Under vintern/våren 2006 har mer information påförts NAD. 3. http:/ /www.archivists.org/saagroups/ e ad/ ead2oo2cookbookhelp.html ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

RENATA AROVELIUS Forskningsrnaterial, DSpace och digitalt bevarande Renata Arovelius rapporterar från ett pilotprojekt som testat metoder och verktyg för intellektuell och fysisk kontroll över forskningsmaterial på vägen till ett gemensamt digitalt universitetsarkiv. I oktober 2003 tillkallades, genom direktiv från förvaltningsdirektörerna vid samtliga universitet och högskolor i Sverige, Arbetsgruppen för det Gemensamma Digitala universitetsarkivet (AGDA). I gruppen ingår arkivarier från Linköpings, Göteborgs och Lunds universitet och Sveriges Lantbruksuniversitet (SLU) samt bibliotekarier från Uppsala universitet och Kungliga Biblioteket. AGDA-gruppens huvuduppgift är att lämna förslag till ett gemensamt digitaltuniversitetsarkiv. I maj 2005 slutförde gruppen ett pilotprojekt med överföring av olika forskningsdatabaser till en teknisk lösning för digitalt bevarande kallad DSpace. Målet för pilotprojektet var att skaffa mer erfarenhet av digital arkivering. Forskningsmaterial och samarbete med forskarna stod i centrum. SLU:s pilotprojekt På AGDA-gruppens initiativ startade i maj 2004 på SLU ett pilotprojekt med syfte att pröva, dokumentera och utvärdera en möjlig strategi för digitalt bevarande av forskningsdata baser. Test av en teknisk plattform för tillämpning av den generiska modellen Open Archival Information System (OAIS) var också en del av projektet. SLU:s arkivfunktion har sedan tidigare samarbetat med forskare för att skapa en hållbar lösning för bevarande av digitalt forskningsmaterial Samarbetet resulterade i en utredning från skogsvetenskapliga fakulteten. Det var dessa utredningsresultat som har rekommenderats som utgångspunkt i det nationella pilotprojektet. Det i utredningen föreslagna forskningsmaterialet skulle kompletteras med forskningsprojekt från andra fakulteter, så att en god representation av digitalt material för pilotprojektets behov fanns med. Pilotprojektet genomfördes med en gemensam finansiering från 14lärosäten och var organiserat i en projekt- och en arbetsgrupp. Projektgruppen be- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1 53

Renata Arovetius stod av forskarrepresentanter för SL U:s samtliga fakulteter, personal från!t-avdelningen och systemutveddare från SLU Miljödata och Institutionen för miljöanalys samt representanter för SL U: s bibliotek. Projektledaren var SLU:s chefsarkivarie. Arbetsgruppens sammansättning berodde på de aktuella behoven. Genomförande av projektet skedde i tre etapper under maj 2004- maj zoos. slutrapporten överlämnades till beställaren den 31 maj 2005 och avrapport~rades den 7 juni på universitetsdirektörernas chefsmöte. Val och migrering av databaser Två metoder för bevarande skulle testas i projektet: bevarande i det ursprungliga formatet (bit preservation) och bevarande genom migrering (functional preservation). Tre olika databaser med olika databasstrukturer användes för överföring till ett elektroniskt arkivsystem, DSpace. Databaserna "Växtnäringsförsök" från Institutionen för markvetenskap, "Riksinventeringar av sjöar och vattendrag" från Institutionen för miljöanalys och "Hönsgenetik" från Institutionen för husdjursgenetik överfördes till DSpace i det ursprungliga formatet och dessutom efter migrering i XML-format. Ett XMLverktyg har utvecklats för att producera en XMLrepresentation av respektive databas. Databasens struktur och innehåll visades i separata XML-filer. fuskannat primärmaterial från projektet "Barrskogslandskapets ekologi" från Institutionen för skoglig produktionsekologi överfördes också till DSpace och testades i samspel med arkivsystemet. Överföringen i det ursprungliga formatet var inte oproblematisk. Detta berodde på att en databas i sig är ett väldigt komplext format, men också på att verktyg som är tillgängliga i DSpace webbgränssnitt inte underlättar inlägg av poster innehållande ett stort antal filer. En arkivproducent, forskaren i detta fall, har inte behörighet att ändra i arkivsystemet. En sådan åtgärd kräver användning av andra gränssnitt och hjälp från stöd personalen. Det ingick inte i detta pilotprojekt att göra anpassningar av arkivsystemet. Ett viktigt syfte med att bevara digitalt forskningsmaterial är tillgänglighet och möjlighet till snabb återanvändning. Bevarande i det ursprungliga formatet underlättar inte detta syfte och kräver speciella program och speciell teknisk bearbetning. Bevarande i XML-format har visat sig mycket mer framgångsrikt och användarvänligt. Genom att arkivera forskningsdatabaser på detta sätt har det skapats en mycket bättre möjlighet att tillgodose också användarens krav på snabb återanvändning. DSpace: bakgrund och möjligheter DSpace har utvecklats av Massachusetts Institute of Technology (MIT) i USA i samarbete med Hewlett Packard. Utvecklingen av systemet har bedrivits som ett gemensamt projekt, DSpace Federation, med flera universitet som medlemmar, och bl a sådana initiala samarbetsparter som MIT, Columbia och Cornell University i USA samt Cambridge University i Storbritannien. Målet med projektet var att stödja den tekniska plattformen DSpace som fri och öppen programvara och att bygga upp och testa ett fungerande elektroniskt arkiv i universitetsmiljö, en s k institutional repository för långtidsbevarande av och åtkomst till alla elektroniska handlingar. Projektet utvärderades 2004 och vid den tidpunkten var det femtio olika universitet och institutioner runt om i världen som använde systemet. DSpace Federation är öppen för alla och alla kan vara med och bidra till förbättringar i systemet. Det är i nuläget enbartagda-gruppen genom SLU:s pilotprojekt och Cambridge University som har testat och arbetat med arkiveringen av databaser i DSpace. I de flesta fall är det mindre komplexa format som lagras i systemet. D Space installerades på SLU på en Intel-baserad server. Uppgifter lagras på en RedundantArray of Independent Disks (RAID) som är hårdvara med en kapacitet på 2,2 terabyte. Som operativsystem används "SourceMage GNU!Linux". DSpace är skrivet i programspråket Java och kräver olika javakomponenter. DSpace kan hanteras genom olika gränssnitt. D et gränssnitt som vanliga användare kommer i kontakt med är webbgränssnittet. För inlägg av material i DSpace krävs förhållandevis enkla åtgärder från användarens sida. Förvarje samling (collection) de- 54 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2 0 06:1

Forskningmzaterial, DSpace och digitalt bevarande finieras ett arbetsflöde med tydliga roller. En kvaliterskontroll kan göras i flera steg. Systemet kan också tilldela olika behörigheter. Den lägsta nivån är anonym besökare med läs- och bläddringsbehörighet till de offentliga delarna av det digitala arkivet. För annan behörighet måste man vara en registrerad användare. DSpace godkänner och stödjer så många format som möjligt och allt som lagras i systemet kommer att bevaras. Men format som klassas som "known" alternativt "unsupported" förblir utan garanti för beständighet över tiden. Beskrivningsnivåer, metadata och Unnnatningsprocessen De centrala begrepp som finns i DSpace och som systemet är uppbyggt av är: "communities", "collections", "items" och "bundles". Begreppet "communities" tolkades som arkivbildare, "collections" som arkivsamlingar, "items" som logiska objekt i respektive samling och "bundles" som de fysiska datafilerna i ett logiskt objekt. DSpace tilldelar automatiskt varje logiskt objekt en beständig identifikator. Systemet ger också möjlighet att dela upp "communities" i ytterligare en nivå, "sub-communities", vilken motsvarar det svenska begreppet delarkiv. För metadata tillämpas i DSpace en kvalificerad version av den internationella biblioteksstandarden Dublin Core, baserad på Dublin Core Libraries Warking Group Application Profile (LAP). De flesta element (qualifiers) i DSpace metadata-schema härstammar från LAP, andra är anpassade för att matcha schemat och några har också lagts till för att tillgodose systemets behov. Man kan också själv lägga till nya element i DSpace om man har behörighet för just detta. Eftersom en mycket viktig del i bevarandeprocessen utgörs av metadata, har projektet i stor utsträckning fokuserat också på dessa. En lämplig uppsättning av metadata för forskningsdatabaser innehållande primärmaterial har sammanställts. Metadata för bevarande (Preservation Description Information- PDD enligt OAIS-modellen var utgångspunkten i sammanställningen. Projektgruppen gjorde en jämförelse mellan ruetadataelement från OAIS-PDI, den internationella arkivstandarden ISAD(G), DSpace och den svenska standarden. Syftet med mappningen var att beskriva de specifika uppgifter som är nödvändiga för att redovisa forskningsmaterialets rådata vid bevarande och migrering av forskningsdata baser. Det har konstaterats att när det gäller de krav som ställs på internationellt utbyte av metadata enligt ISAD(G), dvs uppgifter om referenskod, titel, arkivbildare, datum, arkivets omfattning och beskrivningens nivå, så är alla dessa element väl representerade i DSpace. Däremot, när det gäller administrativa meta data, dvs de PDI-element som relaterar till "provenance information" enligt OAIS, saknar schemat i DSpace ett tillräckligt utrymme för dessa. Det kan handla om speciella element för t ex evalueringsinformation och gallringsfrister. Vid överföringen av material till DSpace är det användaren som fyller i de flesta metadata-element. Systemet tilldelar också några element automatiskt som: datum, identifikator.uri och format. Administratören/arkivarien har möjlighet att redigera inmatade metadata och samtidigt lägga till nya. De olika rollerna och stegen i kvalitetssäkringen av inmatningsprocessen gör det också möjligt att godkänna eller refusera de inmatade posterna. För att materialet ska arkiveras i det digitala arkivet, krävs granskning i flera steg och ett slutgiltigt godkännande. Allt detta sker i webbgränssnittet. Meddelande om refusering respektive godkännande skickas automatiskt av systemet till alla berörda. DSpace och OAIS DSpace som ett elektroniskt arkivsystem följer OAIS-modellen. De tre informationspaketen Submission Information Package (SIP), Arehivat Information Package (AlP) och Dissemination Information Package (DIP) kan återges enligt struktur och förutsättningar i DSpace på följande sätt. SIP består av metadata inmatade i systemet enligt Dublin Care-schemat som tillämpas i arkivsystemet och de filer man överför till arkivet, dvs de ursprungliga filerna (text- eller komprimerade fi- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I 55

Renata Arovelius ler) och de filer som migreras med hjälp av XML. Alla dessa överföringspaket kan dessutom vara kompletterade med ytterligare metadata i enlighet med metadatamappningen. AlP representeras i DSpace av de logiska objekt som möjliggör förståelsen av det arkiverade materialet, items. Ett sådant arkivpaket i DSpace består således av metadata (dublin_core.xml), innehållet (contents) och den fysiska representationen, dvs respektive fil, och metadata som tilldelas automatiskt av systemet. DIP, de informationspaket som används för åtkomst och återanvändning, skapades i pilotprojektet med hjälp av det utvecklade XML-verktyget, schema.xsl. Åtkomstpaketen kan således framställas från de arkivpaket som bildades av de migrerade filerna. I sitt arbete med OAIS-modellen och DSpace fokuserade pilotprojektet främst på de förstnämnda informationspaketen, dvs SIP. De mycketviktiga arkivpaketen, AlP, kommer att vara föremål för närmare granskning i AGDA-gruppens vidare arbete. slutsatser och fortsatt arbete Pilotprojektet var inriktat på test och utvärdering av en möjlig strategi för arkivering och långtidsbevarande av digitalt primärmaterial från olika forskningsprojekt. Två metoder för bevarande testades: bit och functional preservation. Överföring av materialet i ursprungsforma t för att testa bit preservation visade sig svår och krävde en orimligt stor arbetsinsats. Möjligheten till en snabb återanvändning av materialet gick också förlorad. Hade man dessutom inte tillgång till samma typ av programvara som materialet skapades i, fanns risk för att den struktur som datafilerna var organiserade i, inte återgavs korrekt. Migrering av filer med rådata till textfiler säkrade bevarande i sig, men gynnade inte användarvänligheten. Dessutom krävdes här en omfattande insats för framställning av meta data. Bit preservation visade sig således inte vara den mest framgångsrika metoden just nu. Ändå har det konstaterats att metoden kan användas parallellt med functional preservation. Det utvecklingsarbete som pågår just nu med t ex emulering kan vara tillämpbar inom kort. Erfarenheterna från testet med överföringen i det ursprungliga formatet har bekräftat att det enda i dagsläget framtidssäkra sättet att långtidsbevara databaser är att migrera dessa till XML-format. Detta kräver också tekniskt stöd men arbetsinsatsen bedömdes som mindre krävande än vid överföringen i ursprungs- eller textforma t. Genom migrering med hjälp av XML kan man arkivera, återvinna och visa information på ett strukturerat sätt oberoende av datasystem. Metoden är hållbar över tiden och samtidigt tillgodoses forskarens och generellt användarens krav på möjlighet till en snabb återanvändning av materialet. För DSpace har projektgruppen gjort den bedömning att systemet är funktionellt och- i vissa hänseenden -lättillgängligt. Systemet kan mycket väl uppfylla de krav som ställs på ett gemensamt digitalt universitetsarkiv. Det krävs dock en god portionit-stöd för att kunna anpassa DSpace till egna behov. Man måste också vara medveten om att DSpace är under utveckling. Det återstår dessutom att kartlägga hur det gemensamma arkivet skulle kunna vara organiserat och hur många driftställen det ska finnas. AGDA-gruppen fick ett förlängt mandat för sitt arbete. En nationell referensgrupp har knutits till projektet i syfte att få feedback till det gemensamma initiativet och ett fördjupat kunskapsutbyte. Under 2006 ska projektet fokusera på vidare utveckling av XML-verktyget för migrering av databaser, AlP, fortsatt test av DSpace och jämförelse med andra tekniska lösningar samt på utarbetande av förslag till en modell för det gemensamma digitala arkivet. Både organisatoriska och ekonomiska förutsättningar ska utredas. Flera databaser och överföring via webbgränssnittet från andra universitet ska också testas i samband med detta. Den 26-2 7 april arrangerade AGDA-gruppen en internationell workshop med syfte att utvärdera det pilotprojekt som genomfördes på SLU. Information om seminariet finns på: http://www-conference.slu.se/digitalpreservation och pilotprojektet inklusive slutrapporten kan nås från DSpace på SLU under: http:/ l dspace.slu.se:8o8o/ dspace/index. jsp. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

ANN HÖRSELL Val och vånda - en serninarieserie Att värdera ett materials betydelse ur olika synvinklar är en av de svåraste frågorna inom arkivprofessionen. Ann Hörseli rapporterar från en seminarieserie som berört urvalsfrågan ur arkivinstitutionernas, bibliotekens och museernas perspektiv Frågan om urval och gallring i kulturarvsinstitutionernas bestånd har sedan I97o-talet regelbundet ventilerats både offentligt i utredningsform och i olika professionella sammanhang. Inom arkivsektorn var det främst diskussionen om intensivdataområden under I 970-talet och I 98o-talets upprördhet över den information som Metropolitprojektet sparat om individer, som fick diskussionsvågorna att gå höga. En definition som väl fångar vad urval kan innebära publicerades 2003: "Urval kan göras på två olika sätt. Det ena är att man avstår från att ta in vissa typer av arkiv eller föremål till sin institution. Det andra är att man efter mottagandet, när man fått tid att se närmare på materialet, beslutar sig för att göra sig av med en samling eller delar av den. Man fattar beslut om 'gallring"'.' Även inom museisektorn har gallringsproblematiken varit en återkommande fråga. Under I98o- talet aktualiserades den i utredningen "Föremålssamlingarnas tillväxt. Några synpunkter och förslag rörande urvalsbegränsning och urval".' Genom museiutredningen "Minne och bildning"3 I994 blev frågan om möjligheterna att gallra i museernas samlingar akut eftersom den också kom att kopplas till möjliga åtgärder inom ramarna för Sesamprojekten4 som startades I995. Man konstaterade i utredningen att de centrala och regionala museernas samlingar omfattade runt 38 miljoner föremål, som i hög grad var i behov avvårdåtgärder, åtgärder som man inte hade resurser till att utföra på museerna. Dessa förhållanden är bakgrunden till de flesta argumenten för gallring i bestånden som framförts det senaste decenniet. Samtidigt hade utvecklingen av Internet och den nya informationstekniken tagit fart. Detta kom att ge upphov till en helt ny aspekt av urvalsproblematiken. Det naturliga blev att bestånden skulle registreras och även tillgängliggöras digitalt och då uppkom frågan vilka delar av bestånden som borde lyftas fram på detta sätt. Inom museisektorn hade man under många år diskuterat frågan om insamlingspolicys, även om sådana bara formulerats vid ett fåtal museer. Någon större beredskap för nya ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I 57

Ann Hörseli former av tillgängliggörande fanns vid denna tid varken vid museerna eller arkivinstitutionerna-utrustning för digitalisering saknades i många fall. Initialt hoppades man att medel för utrustning skulle skjutas till genom KK -stiftelsen. Så blev dock inte fallet utan inställningen var att man skulle lösa problemen innanför de redan hårt ansträngda budgetramarna vid kulturarvsinstitutionerna. Ett annat problem var att man saknade gemensamma standarder för registrering av föremåls- och beståndsdata) Att då också kunna göra ett medvetet urval för det digitala tillgängliggörande blev ytterligare en svårighet för museerna. Inom arkivsektorn såg problemet delvis annorlunda ut. Med hjälp av centralt utfärdade gallringsbestämmelser hade man sedan lång tid gallrat vid källan och det material som fanns vid arkivinstitutionerna utgjorde i sig redan ett urval. Problemet här handlade snarare om volym och efterfrågan, till vilka användargrupper vände man sig? I Sesamprojektets och nedskärningarnas spår växte också nya frågor och en ny kostnadsmedvetenhet fram: Vad kostar det att hantera ett föremål, att digitalisera en bild eller att vidmakthålla en databas med information om föremål över tiden? Kulturarvsinstitutionerna har allt mer börjat efterfråga ekonomiska modeller som kan värdera resultatet mot satsade resurser - vad döljer sig bakom den s k egeninsatsen i alla olika typer av mer eller mindre tillfälliga projekt? Detta är bakgrunden till den seminarieserie om urvalsprinciper som anordnades av ABM-centrum och Nationella bevarandesekretariatetvid Kungliga Biblioteket. Under tre tillfållen hösten 2005 samlades företrädare för arkiv, bibliotek och museer för en bred diskussion om urval inom ABM-sektorn. Seminarieserien var mycket välbesökt och samlade mellan 6o och 90 deltagare per seminarium från alla typer av kulturarvsinstitutioner från hela landet. Titeln på det första seminariet som inleddes med anföranden av Riksbibliotekarien Gunnar. Sahlin och Nordiska Museets.styresman Christina Mattson var ''Val och vånda". Utgångspunkten för seminarierna var att vid urval av material för digitalisering står institutionerna inför en process som kännetecknas av många svåra frågeställningar och beslut. Hur skall man prioritera? Man måste ta hänsyn till en rad olika aspekter, bl a materialets fysiska kondition, dess "värde" eller status i samlingarna, efterfrågan samt potential för att man skall nå ut till nya användargrupper. Vilka kriterier skall väga tyngst i en urvalsprocess? Hur gör man på arkiv, bibliotek och museer? Finns det modeller som kan tillämpas på hela kulturarvssektorn och hur upprättar man en policy för den egna institutionen? Val och vånda Seminarieserien hade ett tematiskt upplägg och avsikten var till att börja med att kartlägga de sektorsspecifika utgångslägena för frågeställningarna: Vad skall vi spara och bevara för framtiden? Vad skall vi tillgängliggöra? Vilka urvalskriterier gäller inför digitalisering? Erfarenheterna från andra ABM -sammanhang har visat behovet av att etablera en gemensam terminologisk bas för diskussionerna. Termer och begrepp kan vara okända, se helt olika ut eller tolkas olika inom A-, B- eller M-sektorerna. Den första seminariedagen gjorde Magdalena Gram därför inledningsvis en genomgång av hur begreppen urval, gallring och kassation har definierats och använts men också tillämpats praktiskt. Eftersom skillnaderna mellan sektorerna är avsevärda när det gäller förvärvssätt gäller detta också hur urvalsfrågorna hanterats. Om institutionerna skall ha en policy som är förankrad i de kulturpolitiska målen är innehållet i regleringsbreven där uppdragen formuleras viktiga. Att man från statsmakten förändrat sin syn på kulturarvsinstitutionernas roll framgår av den presentation som gjordes av Magdalena Gram. En jämförelse mellan regleringsbreven för några större institutioner 19941'95 och 2005 gav en tydlig bild av de senaste r o årens förändrade ktav. Medan 1990-talets regleringsbrev fortfarande har tydliga verksamhetsdirektiv och lyfter fram direkta insatser, är 2005 års direktiv mera allmänt hållna och vagt formulerade men innehåller däremot mycket omfattande återrapporteringskrav. En annan föränd- 58 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

VIll och vånda - en seminarieserie ring är att i de tidigare direktiven kan en strävan efter att upprätthålla en balans mellan forskning och förmedlande vid institutionerna ses. Under 20ootalet har tyngdpunkten istället allt mer kommit att flyttas från upplysning till upplevelse och indirekta mål som skall uppnås med hjälp av kulturpolitiken. Är det kanske så att arkivsektorn känner alltför lite vånda inför gallringsproblematiken? Detta var den brandfackla som professorn i arkivvetenskap Berndt Fredriksson tände. I sin betraktelse av gallring ur ett arkivteoretiskt perspektiv konstaterade han att diskussionen om urval och gallring inom arkivsektorn var som hetast för 20 år sedan, medan man idag snarare diskuterade HUR man skall bevara snarare än VAD. Det är idag läge att på nytt blåsa liv i gallringsdiskussion en. Från museisektorn presenterades arbetet inom SAMDOK-de kulturhistoriska museernas samarbetsorgan för samtidsinriktad dokumentation och insamling av Eva Fägerborg. 6 Slående är hur man övergått från enbart insamlingen av samtida föremål till en bredare samtidsdokumentation där föremålen utgör en mindre del av materialet och väljs ut för att belysa frågor i undersökningarna. Någon samlad nationell policy finns idag inte för denna samtidsdokumentation utan inriktningen är museernas nationella, regionala eller ämnesmässiga ansvar. Allt fler museer arbetar dock idag fram egna policys, program och riktlinjer. Den praktiska hanteringen av urvalsfrågorna inom bibliotekssektorn belystes bland annat av Anne Scherman från KB. Att försöka knyta ihop alla delar i digitaliseringsprocessen har varit ändamålet med KB:s DIGSAM-projekt. Projektet som nyligen publicerat sin slutrapport har behandlat hela kedjan från bildfångst till tillgängliggörande och i presentationen lyftes bl a erfarenheterna från digitaliseringen av Svecia Antiqua fram. 7 Den första seminariedagen avslutades med att de deltagande institutionerna av Lars Björk från Nationella bevarandesekretariatet vid KB inbjöds att delta i ett praktisk test av den checklista som DIG SAM tagit fram för att använda inför digitaliseringsprojekt. Denna är baserad på en serie frågeställningar som rör olika aspekter av digitalisering- sarbetet och bör användas för att utvärdera varje objekt/samling inför en eventuell digitalisering. Syftet är att kunna sammanställa och vid behov jämföra information som rör tillgänglighet, bevarande, teknik och bildfångst. Checklistan genererar inga generella prioriteringar utan kan användas för att sammanställa och redovisa de fakta som behövs för att fatta ett beslut om urval. 8 Urval och konsekvens Under rubriken "Urval och konsekvens" presenterade vid den andra seminariedagen pågående och tidigare genomförda projekt där urvalsfrågorna varit centrala. Statens ljud och bildarkiv står idag inför sjösättandet av ett omfattande migreringsprojekt där forskningspropositionen9stipulerar att man för den resursförstärkning man får under zoo6 och 2007, skall överföra insamlat material från public servicesändningar i analog form till ny teknik. Urvalsresonemanget har vilat på utgångspunkten att uppdraget i första hand gäller att tillfredsställa forskningens behov. Samtidigt är dock tanken att migreringen skall utgöra en övergång till ett digitalt mediearkiv där överföringen är det centrala. Arbetet har inneburit att man tvingats göra ett antal val. Dessa omfattar både innehållsligt urval som t ex prioriterar rikssändningar, som överförs i sin helhet, framför lokala sändningar och tekniska val som att man migrerar SVT-produktioner till återutsändningsbar kvalitet. Från den digitala världen övergick man sedan istället till den mera fysiska verksamhet som museerna möter i sina magasin. Johan Knutsson från Nordiska Museet redogjorde för de försök som gjorts att utreda förutsättningar för och genomföra gallring i museets samlingar. Exemplet redogjorde för de svårigheter som man möter när det gäller representation, regionalt urval etc. Redan i efterdyningarna av SESAM -projektet konstaterades det för övrigt att urval och gallring inom redan befintliga museisamlingar knappast var möjligt! Att urvalsproblematiken är internationell, framgick klart av det föredrag som hölls av Veronica Davis Perkins från Middlesex University om problemen vid digitalisering av historiskt fotografiskt ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I 59

Ann Hörseli material. Hennes undersökning omfattar både studier av existerande tillvägagångssätt samt intervjuer och enkäter med institutioner och anställda involverade i digitaliseringsprojekt i Storbritannien. ' 0 Hon presenterade de vanligaste kategorierna som valts för digitalisering av fotografiskt material enligt undersökningen. Problem hade många gånger uppkommit genom att man digitaliserat utan kontextuellt sammanhang eller proveniens, inte granskat kvaliteten på bilderna, inte haft upphovsrätt till publicerade bilder, dubblerat bilder, manipulerat bilder samt att de digitala bilderna många gånger saknat både beskrivande och teknisk metadata. De lösningar som hon förespråkade känns igen från den svenska debatten: resurser för att röra sig bort från projekttänkandet och för att kunna hantera hela digitaliseringskedjan över tid, integration så att digitaliseringen ses som en basverksamhet, utbildning som överbryggar de ämnesmässiga gränserna och mindre teknikfixering för att istället möta kraven från de förvaltande institutionerna och användarna. För urvalsfrågorna efterfrågades riktlinjer och standarder som var flexibla och kunde användas av olika typer av kulturavsinstitutioner. Dessutom måste man ha långsiktighet som riktmärke och få acceptans för att urvalsprocessen inför en digitalisering är intrikat och kräver samverkan mellan olika typer av experter som arkivarier, antikvarier, konservatorer, historiker och tekniker. För att urvalsprocessen skall vara meningsfull finns inga genvägar, den kräver både tid och resurser! En svensk motsvarighet är det projekt som F o tosekretariatet vid Nordiska museet och Fotorådet genomförde och som år 2003 resulterade i publikationen "Att samla och gallra fotografier. Kriterier för utvärdering och urval". " Arbetet med denna och resultatet presenterades av J an Dahlström från Krigsarkivet som självvarit engagerad i projektet. Man kan konstatera att vi här har en publikation som kan fungera som en god vägledning för att undvika de fällor som hade beskrivits i den föregående presentationen. Avslutningsvis presenterades också två exempel från bibliotekssektom. EDIFFAH står för En Digital Infrastruktur För Forskningsbibliotekens Arkiv och Handskriftssamlingar och är ett samarbetsprojekt mellan bibliotek och arkiv och presenterades av Birgitta Lindholm från universitetsbiblioteket i Lund. Direkt engagerade är Riksarkivet och LIBRIS samt handskriftsavdelningarna i Lund, Göteborg, Uppsala och Stockholm (KB). Projektets mål är att göra forskningsbibliotekens arkiv- och handskriftssamlingar tillgängliga på nätet och utarbeta en gemensam standard för katalogisering." Litteraturbanken som presenterades av Johan Mannerheim från KB är ett samarbetsprojekt mellan KB, Språkbanken vid Göteborgs Universitet och Svenska Akademien. Syftet är att publicera digitala versioner av svenska skönlitterära verk och viss humanistisk litteratur och att göra dem fritt tillgängliga över intemet. Målgruppen är forskare, universitetsstuderande, skolelever, lärare och litterärt allmänintresserade. Verken kan publiceras i flera versioner: textkritiska utgåvor för forskning och högre studier, enklare utgåvor med nystavning för "vanlig" läsning och faksimil av originaltryck Utgåvorna ska vara väl kontrollerade. De ska vara lätta att hitta genom länkar från LIBRIS. Till en början är Litteraturbanken ett pilotprojekt finansierat av Riksbankens jubileumsfond. '3 Vågavälja Rubriken för den tredje seminariedagen var "Våga välja" och kom till stor del att präglas av att man sedan seminariestarten fått besked om att regeringen åter skulle sjösätta ett större sysselsättningsprojekt med inriktning mot kultursektom, Access-bidraget. Programmet för den sista dagen inriktades därför i hög utsträckning mot kostnads-, tillämpnings- och utvärderingsfrågor både inför framtiden och av de tidigare SESAM-satsningama. Inledande talare var LeifJonsson som presenterade det uppdrag Statens historiska museum fått i regleringsbrevet för 2005 att "... med utgångspunkt i rapportema '24-timmarsmuseet' och 'Museer på nätet', utarbeta en handlingsplan för hur museers resurser på Internet kan samordnas för att öka tillgängligheten för användarna. Arbetet skall bedrivas i samråd med företrädare för museisek- 6o ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2 0 06: I

Val och vånda - en seminariese1 ie torn, biblioteks- och arkivområdet samt andra berörda aktörer." I sin rapportering berörde han både volymfrågor, kvalitetsaspekter och kostnaderna för digitalisering och hävdade att urvalet i hög grad måste vara efterfrågestyrt och efterlyste också en handlingsplan för digitalisering inom museisektorn. Ett av de intressantaste resultaten var förslaget till en modell för kostnadsberäkningar för digitaliseringsprojekt vilken också föranledde en hel del diskussion med åhörarna. I samband med utvärderingen av digitaliseringen av Suecia Antiqua använde KB den s k PENG-metoden (Prioritering Enligt Nytto Grunder) för att utvärdera resultatet. '4 Förhoppningen var att metoden som tidigare bland annat använts för att utvärdera den stora Curtis-utställningen, skulle kunna vara användbar inför beslut om framtida digitaliseringsinsatser. Enligt Barbro Thomas från KB hade försöket varit lyckat, men också medfört en hel del vånda. Man hade funnit tre olika typer av "nytta" som man tvingades sätta prislapp på- direkt resultatpåverkande nytta, indirekt nytta samt en kategori med mera svårdefinierad nytta. Att uppskatta det ekonomiska värdet var något som framstod som svårt vid en anslagsfinansierad institution. Man hade bland annat försökt kategorisera nyttorna med hjälp av KB:s regleringsbrev som innehåller punkter om tillhandahållande, bevarande m m. Ett antagande var att digitaliseringen ökat tillgängligheten, men vad var denna VÄRD? Samma sak gäller bevarandedelen, där ett minskat slitage på originalen värderades till 20 000 kr. slutsatsen blev att metoden kan vara svår att tillämpa men att den ger upphov till eftertanke och diskussioner om vad som är vettigt kostnadsmässigt, varför man gör vissa saker etc. Dagens inledande pass avslutades med en genomgång av den vid den första dagen presenterade checklistan för digitalisering och en diskussion med inlägg från de åhörare som försökt använda den i sin egen verksamhet. En återkommande synpunkt var svårigheten att använda värdebegreppet eftersom detta är svårhanterligt genom sin vaghet och föränderlighet över tiden. Andra synpunkter rörde bland annat möjligheten att ta hänsyn till institutionsövergripande frågeställningar. Önskemål framfördes också om att kunna koppla på en kostnadsdel, kanske liknande den som LeifJonsson presenterat tidigare under dagen. Den avslutande eftermiddagen kom att ägnas både åt eftertanke och framåtblickande i och med att den under rubriken "Kvalitet och långsiktighet" inleddes med två presentationer av erfarenheter från I990-talets SESAM-projekt. Först ut var Sigrid Eklund från Nordiska museet som inledningsvis framhöll att det viktigaste för henne var att projektet hade tvingat fram en inte minst teknisk utveckling och påskyndat omprioriteringar. Men projektet hade också inneburit en rad problem som måste lösas under resans gång med allt från arbets: lokaler, teknisk utrustning till nya mer ändamålsenliga magasin för de registrerade och konserverade föremålen. En viktig framgångsfaktor som lyftes fram var den gemensamma utbildning som ingick i anställningen och som gav en gemensam bakgrund och förutsättningar för gruppkänsla i arbetslaget. Även statskontoret gjorde på regeringens uppdrag en utvärdering av SESAM hösten I 999 och denna presenterades av Elisabeth Wallman. s Vad som främst utvärderades var sysselsättningsaspekten, vårdaspekterna, tillgänglighet och samverkan. De största resurserna lades på att utvärdera utfallet för sysselsättningen. Som man kunde vänta, gav projektet inte någon ökning av antalet fast anställda över tiden vid de berörda institutionerna, men under själva projekttiden gav det dock ett tydligt resultat. Positivt var också att det gav ytterligare arbetslivserfarenhet till en stor grupp tidigare arbetslösa kulturarvsutbildade. Även när det gäller vården av samlingarna kunde resultatet ses som inte oväsentligt och gav i många fall en ökad kvalitet och större mängd insatser. Resultatet när det gällde den ökade tillgängligheten var en smula dubbeltydig, eftersom den i första hand gällde för när samlingarna registrerades och gjordes sökbara inom institutionen. Möjligheten att lägga ut databaser och bilder på Internet var vid denna tid inte så utvecklade och det påpekades också att teknikfrågorna initialt utgjort ett stort problem för de inblandade institutionerna. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I

Ann Hörseli Innan den avslutande debatten, gavs Erik Åström från Kulturrådet möjlighet att presentera riktlinjerna för Access-satsningen där 2 so miljoner under 2006 och 2007 skall avsättas. Åtgärderna skall syfta till att anställa arbetslösa för bevarande, vård och tillgängliggörande av samlingar, föremål och arkivalier. Till skillnad från SESAM, kommer inte särskilda medel för utbildning av de nyanställda att ingå. Stödet vänder sig till myndigheter och juridiska personer som helt eller delvis finansieras av offentliga medel och som är verksamma inom musei-, kulturmiljö-, arkiv-, scenkonst-, biblioteks-, bild och form- samt film- och fotoområdena. Förutom tillgängliggörande och de allmänna kulturpolitiska prioriteringarna kommer projekt att prioriteras som leder till hög sysselsättningseffekt. Projekt som innefattar samverkan mellan kulturinstitutioner skall också beaktas. Diskussionen som följde kom i mångt och mycket att ta fasta på de tidigare erfarenheterna och de frågeställningar som aktualiserats inom ramarna för seminarieserien praktiskt omsatta i kommande Access-projekt. Huvuddelen av de närvarande institutionerna hade nämligen för avsikt att söka Accessmedel. Mest frekventa var frågor om hur man på så kort tid skulle kunna planera vettiga projekt som också klarade de kvalitetskrav som man bör ställa, hur man skulle hantera prioriteringsfrågor, om institutionerna borde samordna ansökningarna, hur man skulle klara av finansieringen av teknisk utrustning etc. Många röster höjdes också för att man redan initialt skulle se till att det fanns vettiga möjligheter att utvärdera även andra resultat än de rena sysselsättningsaspekterna. Genom seminarieserien har ABM-centrum tillsammans med det Nationella bevarandesekretariatet lyckats belysa några av de viktigaste frågorna i diskussionerna om kulturarvsinstitutionernas uppgift- hur, vad och för vem digitaliserar vi- och har vi råd med det? Att frågan genom Accessutlysningen sedan skulle komma att bli ännu mera aktuell hade man naturligtvis ingen aning om när seminarieserien planerades under våren 2005. NOTER 1. Att samla och gallra fotografier. Kriterier för värdering och urval. En handledning från Fotorådet. Meddelande från krigsarkivet XXIII. Malmö 2003. 2. DsU 1982:1 Föremålssamlingarnas tillväxt. Några synpunkter och förslag rörande urvalsbegränsning och urval 3 SOU 1996:103 Minne och bildning. Museernas uppdrag och organisation. Stockholm 4 Se t.ex. SESAM öppnade musiesamlingarna? Statskontorets publikationer 1999:26 5 SESAM öppnade museisamlingarna? 6. Se t ex "Samtiden som kulmrarv. Svenska museers samtidsdokumentation 1975-2000". Red. Eva Silven & Magnus Gudmundsson. Nordiska museets förlag 2006. 7 Digsam. digitalisering och dess samordning inom Kungl.biblioteket. KungLbibliotekets rapportserie nr 28 (se även http://www.kb.se/digsam/projektrapport.pdf). 8. ibid s. 28-33 9 Prop. zoo4fo5:8o Forskning för ett bättre liv 10. Presentation av hennes arbete finns på http:// www.cs.mdx.ac.uk/research/phdarea/research_smdents/ Veraniea/VD P.html 1 1. Att samla och gallra fotografier. 12. Se http://www.ediffah.org/. 13 Om litterarorbanken se http://www.litteraturbanken.se 14. Se http://www.peng.se samt http://www.kb.se/boras/ di garv/peng/ 15. SESAM öppnade musiesamlingarna? ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

LOUISE LÖNNROTH Genus & digitalisering i våra arkiv Önskemål att i de kulturarvsbevarande institutionernas samlingar kunna utnyttja fler dimensioner for återsökning är ingen ny fråga. Däremot forändras intresset for dimensioner över tiden. Louise Lönnroth rapporterar från ett seminarium som berörde genusperspektivet i arkivinstitutionernas, bibliotekens och museernas verksamhet. Västergötlands museum i Skara har på senare år tagit flera initiativ till konferenser där genusperspektivet varit i fokus. Främst har museiverksamhet behandlats men denna gång, den 2 3 och 24 januari 2006, gällde det digitalisering av arkiv inom ABMområdet, varför både antikvarier, arkivarier och bibliotekarier från hela landet deltog. Här handlade det om att dela med sig av sina praktiska erfarenheter av digitalisering av arkiv där genusperspektivet lyfts fram samt diskutera utvecklingsmöjligheter på detta område. Hur skiljer sig då arkiven åt inom ABM -området? Museer, bibliotek och även språk- och folkminnesarkiven strukturerar som bekant sina arkiv på annorlunda sätt än man gör inom de offentliga arkivens värld, vilket ytterst bl a beror på vilken ve- tenskapssyn och eventuelllagstiftning som styrt eller styr de olika institutionernas verksamhet. På arkivinstitutionema, inom näringslivsarkiv och förenings- och folkrörelsearkiv dominerar proveniensprincipen och därmed en strävan efter att garantera handlingamas ursprungliga sammanhang framför en alltför noggrann specificering handling för handling. Den källkritiska historievetenskapen har hittills varit styrande. De offentliga arkiven har också en arkivlag att följa. Museerna däremot, har ingen egen övergripande museilag och är av så skiftande slag att de inte kan ses i ett sammanhang utan att man beaktar deras skilda verksamheter. Dock kan man konstatera att en mer detaljerad ämnesordning av arkivhandlingar efter olika principer är bestämmande framför ett primärt bibehållande av den ursprungliga ordningen. Språk- och folkminnesarkivens ordningsprinciper påminner om museernas. En noggrann ämnesklassificering styr. Universitetsbibliotekens handskriftsbestånd innehåller många personar kiv, som delvis ordnats enligt traditionella arkivprinciper och delvis enligt museitradition. Biblioteken har samtidigt en tidig och gedigen erfarenhet av ämnesklassificering av tryckt material. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Louise Lönnroth Som exempel på museiarkiv kan nämnas länsmuseernas, vilkas arkiv huvudsakligen är av tre slag: ämbetsarkiv, dokumentationsarkiv samt insamlade eller mottagna enskilda arkiv. Ambetsarkiven innehåller administrativa handlingar och handlingar som bildats i museets roll som förvaltningsorgan och remissinstans, huvudsakligen rörande naturoch kulturmiljövård. Hit hör också dokumentation av utställningar. Dokumentationsarkiven innehåller handlingar som samlats för kunskapsuppbyggnad och kunskapsförmedling inom museiverksamheten. Ofta rör det sig om inventeringar (fornlämningsinventeringar, bebyggelseantikvariska inventeringar), register av olika slag, beskrivningar, bild- och klippsamlingar samt handlingar ordnade efter ämne. De kan ses som komplement till museernas föremålsbestånd. De enskilda arkiven utgörs av person ' gårds-, förenings- och företagsarkiv, ofta bara ett fåtal volymer eller enstaka handlingar. De enskilda arkiven är ofta många men sällan omfattande. Insamlaodet eller mottagandet av dessa arkiv är inte styrt. Slumpen avgör snarast vilka arkiv allmänheten överlämnar till museet. Någon uppsökande verksamhet bedrivs knappast. Länsmuseernas ärobetsarkiv har oftast organiserats efter diarie-/dossierplan. Övriga arkivhandlingar ordnas och registreras vanligen på samma sätt som museernas föremål efter ett detaljerat klassifikationssystem. Handlingens innehåll styr dess placering framför dess ursprungliga sammanhang. Alla kulturhistoriska museer använder sina ärobetsarkiv på ungefär samma sätt i administration. och ärendehandläggning, medan däremot utnyttjandet av dokumentationsarkiven och de enskilda arkiven varierar. Det finns en tendens att museipersonalen vid t ex planering av utställningar i allt mindre grad utnyttjar den kunskap som deras egna arkiv förmedlar. Kunskapsinhämtning i form av systematiskt arkivsamlande har också minskat på senare år. Det har förklarats bero på att när museernas traditionella föremålssamlande ifrågasatts och på sina håll dämpats så hade även dokumentationsarbetet i form av arkivsamlande avmattats. Allt fler museer inrättar emellertid fakta- eller kunskapsrum, som direkt inbjuder museibesökaren att själv forska i de arkivhandlingar och tillhörande register som finns, t ex digitaliserade fotoregister. En del, som Västergötlands museum, har dessutom skapat studiematerial, vars syfte bl a är att förmedla ett genusperspektiv på arkiven. I faktarummen kan man också finna intervjumaterial Många gånger styrs uppbyggandet av faktarum av antikvarier, som är speciellt intresserade av och engagerade i att samla in, lyfta fram och problematisera arkivmaterialet och kombinera det med föremålen. Tillgängliggörande sker annars alltmer via digitalisering av arkiven och då främst fotosamlingarna. Man skapar även egna bildarkiv genom att digitalfotografera sina föremål. Sammanfattningsvis kan man konstatera att museer i motsats till t ex offentliga arkivinstitutioner synes vara mer benägna att styra arkivbildningen på så sätt att man "samlar in" eller "skapar" handlingar i kunskapsuppbyggande syfte. Man ser dessa handlingar på samma sätt som föremål och organiserar det insamlade eller skapade materialet efter samma principer som de föremål man samlar in. Eftersom man använder sig av olika klassifikationssystem och i sin verksamhet gärna framhåller olika perspektiv t ex i utställningar, museipedagogiska satsningar liksom i sina faktarum borde det finnas vissa förutsättningar för ett aktivt synliggörande även av genus. Konferensen inleddes av Ann Christin Carlström, Arbetets museum, som allmänt talade om vikten av ett genusperspektiv. Med utgångspunkt från en redovisning av ett projekt som bedrivs vid Västergötlands museum som går ut på att försöka synliggöra genus i bilddatabaser med hjälp av OUTLINE, som är ett ämnesklassifikationssystem för svenska museer, vidtog sedan gruppdiskussioner om hur man använder sig av genusperspektiv i arkiven. Därefter presenterades olika verksamheter inom ABM-området, där man med digital teknik på olika sätt prövat att lyfta fram genusperspektivet eller skapat möjligheter att framhäva det. Universitetsbibliotekens långa erfarenhet av denna teknik för att nå ut till allmänheten med sitt tryckta material blev märkbar. Representanter från ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Genus & digitalisering i våra arkiv de Kvinnahistoriska samlingarna vid Göteborgs universitetsbibliotek (GUB) redovisade sin imponerande verksamhet härvidlag. Det är sedan I 997 ett nationellt ansvarsbibliotek för kvinno-, mansoch genusforskning och en serviceinstitution för genusvetenskap. Man bevakar, ordnar och förtecknar kvinnahistoriskt handskriftsmaterial och driver utvecklingsprojekt, som skall förbättra och effektivisera informationsförsörjningen inom forskning och högre utbildning. Samarbete sker med Nationella sekretariatet för genusforskning också beläget i Göteborg. Hemsidan innehåller en bibliografi över nyutkommen relevant litteratur. KVINN SAM är en tvärvetenskaplig litteraturdatabas med svenska och utländska genusvetenskapliga referenser ur GUB:s bestånd. Referenserna omfattar böcker, tidskrifter, artiklar i tidskrifter, kapitel i böcker, uppsatser, broschyrer, forskningsrapporter m m. Basen innehåller ca IOO ooo poster från I974 och framåt; tillväxten är ca 6 ooo poster/år. KVINN SAM är Nordens största databas för kvinno-, mansoch genusforskning. Databasens främsta sökmetod bygger på ämnesord. Det finns ca 2000 fasta ämnesord förutom en mängd egennamn och geografiska namn. Indexeringen sker ur ett genusperspektiv och ämnesordet kvinnor är alltid underförstått, t ex avser ämnesordet "författare" kvinnliga författare. GENA (GENusAvhandlingar) är en databas som innehåller referenser till svenska doktorsavhandlingar inom kvinno-, mans- och genusforskning. Databasen innehåller ca 6oo avhandlingar från I96o och framåt. På de Kvinnahistoriska samlingarnas hemsida finns en frågebank, dit allmänheten kan vända sig och frågor och svar presenteras. Tidskrifter finns i både tryckt och elektronisk form. Äldre tidskrifter av intresse för genusforskningen har skannats och ingår i ett elektroniskt textarkiv. Handskriftsarkivet omfattar ca 350 hm, uppdelat i person- och föreningsarkiv. Här finns handlingar efter bl a Elin Wägner, Emilia Fogelklou och Barbro Alving, Kvinnliga medborgarskolan i Fogelstad, Internationella kvinnoförbundet för fred och frihet m fl. Det finns också ett digitalisera t brevskrivareregister till arkiven. De K vinnohistoriska samlingarna har även en stor klippsamling som ständigt uppdateras. För närvarande arbetar man med en innehållsrik digital läromodul om rösträtten som konferensdeltagarna fick ta del av. Den andra större presentationen gjordes av Kulturarv Östergötland, som är en innehållsrik internetportal som länkar samman Östergötlands kulturhistoriska miljöer, som skapats i samverkan med en mängd institutioner och föreningar i länet. Dess syfte är att sprida kunskap om Östergötlands kulturarv till forskare, skolor och en intresserad allmänhet. I ledningsgruppen sitter Östsam, Östergötlands länsmuseum, Centrum för lokalhistoria vid Linköpings universitet, länsbiblioteket, landsarkivet i Vadstena samt representanter för länets kommuner. Förutom en aktivt uppsökande verksamhet i länet arbetar Kulturarv Östergötland för ett nationellt samarbete mellan olika regionala kulturarvsnät. Och genom ED-projektet EMILE om emigrantbrev har också kontakter knutits med internationella parter. Flera projekt redovisades t ex "Östgötafilm". Portalen har även tillgång till ett antal databaser. Databaserna omfattar exempelvis arkeologiskt material, arkivregister över enskilda arkiv upprättat av Östergötlands Arkivförbund, biblioteksdatabaser med lokalhistorisk litteratur, bilddatabasen Bild Linköping, kartor av olika slag t ex häradskartor och kartor från Krigsarkivet, olika brevskrivareregister samt ett antal register från olika kulturarvsinstitutioner av vilka några är direkta uppslagsverk. Något medvetet genusperspektiv har inte utvecklats i de olika kulturarvsprojekten utan denna presentation får mer ses som en inspiration till digitalisering av kulturarvet. Två stora arkivdatabaser demonstrerades, nämligen forskningsbibliotekens nya Ediffah som omfattar deras arkiv- och handskriftssamlingar samt NAD- Nationella Arkivdatabasen i dess nya form. Konferensen gav också tillfälle till att diskutera både personuppgiftslagen och upphovsrättsfrågor. slutdiskussionen handlade bl a om olika digitaliseringsprojekts skiftande mål och samarbete mellan olika ABM-institutioner vid sidan av ABM-centrum på nationell nivå. Några önskade en "varudeklaration" av databaser, eftersom kvaliteten är så va- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I

Louise Liinnroth rierande. Dessutom påstods museivärlden ha svårt att enas om gemensamma sökord. I den avgörande frågan om vi skall använda oss av sökingångar för genusperspektiv i de stora databaserna delades konferensdeltagarna i två läger. En del ansåg att genusperspektiv var ett "demokratiskt kvalitetskriterium" medan andra menade att ett medvetet genusperspektiv är omöjligt att genomföra i praktiken, bl a beroende på att genusperspektiv tolkas på olika sätt. Däremot kan man ha vissa nyckelord som "könsroller" ungefär som i de Kvinnahistoriska samlingarnas ämnesordslista. Man enades om att det helt klart skulle vara lättare att lägga in sådana genusrelaterade ämnesord i ett övergripande söksystem än vid digitalisering av arkivhandlingar. Att digitalisera arkiv och indexera det digitaliserade materialet är komplicerat och ansvarsfullt. Konferensdeltagarna var överens om att man måste kunna materialet väl för att kunna presentera det digitalt utan att användarna skulle riskera att gå miste om värdefull information. Det gäller dels att sätta in arkivhandlingarna i ett större sammanhang för att undvika fragmentarisering av innehållet, dels att förmedla en hel del övrig kringdokumentation samtidigt som man inte får styra forskningen för mycket. Arkiv, bibliotek och museer kan tillsammans via digitalisering möjliggöra ett mångsidigt tillgängliggörande av och ge nya perspektiv på vårt gemensamma kulturarv, men vi måste vara medvetna om svårigheterna och att vi delvis tänker och arbetar på olika sätt. De klassificeringssystem som används speglar dessutom ofta värderingar som är samtida med systemens tillkomst. Att skapa ett nätverk med representanter från ABM -områdets olika sektorer skulle kunna vara ett sätt att fortsätta diskussionen om genus och digitalisering. 66 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

SARA NAESLUND Arkiv i internationellt perspektiv Internationellt arkivsamarbete har forekommit under lång tid. Det nya är att regler och standarder får en allt större påverkan nationellt och ömsesidigheten i gemensamma projekt. Därfor är det viktigt att delta for att påverka innehåll, men även for att forstå formerna for samarbetet och njuta frukterna av detsamma. Sara Naeslund rapporterar från en temadag som syftade till att ge en överblick. Svenska Arkivsamfundet anordnade den I 7 november 2005 en temadag för att visa exempel på spännande arkivverksamheter utanför landets gränser. Tanken med dagen var att ge en övergripande bild av internationella arkivprojekt och framarbetade verktyg, t ex internationella standarder. Det var ett 30-tal arkivarier som samlades i van der Nootska palatsets vackra bibliotek för att ta del av lärorika föredrag och trevlig samvaro med kollegor. Internationellt arkivsamarbete Dagen inleddes traditionsenligt av Berndt Fredriksson som, i egenskap av Arkivsamfundets ordförande, hälsade välkommen. Berndt konstaterade att med ett så vidsträckt tema som arkiv i ett in ter- nationellt perspektiv är det omöjligt att på en enda dag hinna ge en heltäckande bild. Syftet med temadagen måste därför vara att måla upp den internationella arkivkartan och med hjälp av väl valda axplock stimulera intresset för att veta mer. Men varför ska man över huvud taget bekymra sig om vad som händer i andra länder, har inte var och en nog av vardagens plåga? Detta frågade Berndt retoriskt, och gav själv två svar. För det första påverkas vi till stor del av vad som sker i omvärlden. För tio år sedan var Sverige en ledande nation inom vissa arkivfrågor - idag kan vi lära mycket av andra länder som driver viktiga frågor såsom standardisering. För det andra bör alla arkivarier känna ansvar för omvärldens förståelse av yrket, och genom samarbete med kollegor i andra länder kan man skapa internationell opinion för professionen. Europeisk samverkan inom kulturområdet Hos många inom kultursektorn ses EU:s forskningsfonder med skräckblandad förtjusning. Å ena sidan ger det möjligheter att finansiera spännande projekt, å andra sidan utmålas byråkratin i ansökningsprocessen som avskräckande. J o han Lindberg från EU:s svenska forsknings- och utvecklingsråd ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I

Sara Naeslund Åhö"rarbild. Foto: Sara Naeslund. (EU/FoU) gjorde sitt bästa för att bena ut finansieringsmöjligheter och former för internationella samverkansprojekt inom E U. EU finansierar forsknings- och utvecklingsprojekt inom de flesta områden. Detta sker inom fleråriga så kallade ram program. I programmen anges vilka tematiska områden som kan komma ifråga i de olika utlysningarna. Det sjätte ramprogrammet löper under åren 20o2-20o6, och den kvarvarande utlysningen kommer inte att beröra arkivfrågor. Den som är intresserad av att söka pengar får istället vänta till utlysningarna i sjunde ramprogrammet (2007-2013). Grundkravet för att ett projekt ska få bidrag från ramprogrammen är att det minst består av tre deltagare från tre nationer och att de deltagande organisationerna själva står för ungefär halva finansieringen. För att hjälpa intresserade med partnermatchning har E U-kommissionen tagit fram databasen Ideal IST. Både den som har en projektide och den som vill bidra med sin kompetens i ett samverkansprojekt kan få hjälp av denna databas. Det finns även finansieringsmöjligheter vid sidan av ramprogrammen. Kommissionen har t ex tagit fram i2010, en strategi för att bevara, lagra och tillgängliggöra Europas digitalt lagrade skriftliga och audiovisuella arv. Visserligen är i2010 ett idedokument vars finansiering ska ske inom medlemsländerna, men det visar i alla fall att det finns fokus på digitala samlingar. Johans genomgång lämnade säkert fler än mig lika förvirrad - om än på en högre nivå. Det kändes därför betryggande när han sammanfattade föredragningen med att säga att EU/FoU gärna hjälper alla som är intresserade av att söka forskningsanslag. Man kan få stöd för att fmslipa projektideer, hitta samarbetspartners, fylla i blanketter etc. Dessutom anordnar EU/ F ou en grundkurs i ansökningsarbete och en fortsättningskurs för ledning av EDprojekt. Europeisk samverkan inom arkivområdet Ann Hörsell, arkivchef på Riksantikvarieämbetet, allknöt till föregående talare genom att göra en informationsrik expose,över pågående och nyligen avslutade projekt. Avstampet gjordes i CORDIS, en hemsida som fungerar som nav för information om europeisk forskning och utveckling. Under sjätte ramprogrammet har ett antal utlysningar vänt sig till kulturarvssektom. U tlysningama under ramprogrammets första år ledde till många teknikfokuserade projekt, t ex med syfte att ta fram digitaliseringsprogram. På senare tid har fokus däremot legat på tillgängliggörande och långsiktig lagring av kulturarvet. Ann berättade översiktligt om de elva projekt som har något slags arkivanknytning. Projekten syftar exempelvis till att förbättra!t-användningen för att hantera och presentera det fysiska kulturarvet (EP OCH), hjälpa ABM- 68 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Arkiv i intemationellt pe1 spektiv institutioner att utnyttja teknik för bättre tillgängliggörande (CALIMERA), koordinera europeisk forskning inom digitala bibliotek (D ELOS) och skapa ett nätverk för digitaliseringen av Europas kultur- och vetenskapsarv (MINERVAPLUS). Flera av de aktuella projekten lär resultera i intressanta och lärorika rapporter. econtentplus är ett forskningsprogram vid sidan av ram programmen. Det övergripande målet är att underlätta tillgång till och användning av Europas olika digitaliserade resurser. De projekt som beviljas stöd ska inte syfta till teknikutveckling utan till att använda befintlig teknik på bättre sätt. Kultur och utbildning hör till de sektorer som särskilt gynnas. Under åren zoos-zoo8 kommer årliga utlysningar av medel att ske. Ann avslutade föredragningen med att konstatera att det finns många goda projektideer i Sverige. Med lite förarbete borde dessa kunna omvandlas till framgångsrika projektansökningar. I Sverige tycks det finnas en onödigt stor vördnad inför svårigheterna att söka EU -medel. Enligt Arms erfarenhet kan man få mycket information på olika hemsidor och god hjälp av kurser i regi av EU/FoU. Att Sverige är underrepresenterat i ED-projekt leder på sikt till att många intressanta forskningsresultat aldrig når hit och att vi hamnar utanför givande diskussioner i olika samarbetsorganisationer. För den som just nu vill engagera sig inom EU finns det en möjlighet i form av izoro. Detta dokument är ute på remiss inom medlemsländerna, och den som vill påverka utformningen kan lämna sina synpunkter via Internet. Kunskapsutveckling genom samarbete Claes Gränström, f d överarkivarie på Riksarkivet, och Berndt Fredriksson, departementsråd på UD, berättade om hur man kan se olika internationella organisationer som resurser i arkivvärldens kunskapsutveckling. Inom EU finns olika organiserade "arkivsammanslutningar". EU -ländernas riksarkivarier träffas exempelvis två gånger per år inom ramen för EBNA. Nätverket D LM-forum, förkortningen står för Document Lifecycle Management, har varit mycket livaktigt. Navet i D LM-forum är kongresser som lockar många representanter från olika branscher. Just korsbefruktningen mellan arkivarier, representanter för informations- och kommunikationsteknikindustrin och forskare anses vara en stark framgångsfaktor. D LM-forums högsta prioritet just nu är att utveckla Moreq - Mod el requirements for the management of electronic records till en standard. Europarådet har tagit fram två intressanta rekommendationer, en om tillgång till arkiv och en om tillgång till officiella dokument. Sverige har varit väl representerat i framtagandet av dessa rekommendationer. International Council on Archives (I CA) är en organisation med syfte att stödja det internationella arkivsarnhället. Organisationen, som har medlemmar i närmare zoo länder, vänder sig både till arkivinstitutioner och enskilda arkivarier. Berndt berättade om ICA:s verksamhet i allmänhet och sektionen för arkivföreningar i synnerhet. Eftersom han sitter i styrelsen för den senare kunde han berätta om såväl avslutade projekt, exempelvis framtagande av en etikkod, som pågående diskussioner kring certifiering av arkivarier och ackreditering av arkivutbildningar. European Bureau of Library, Information and DocumentationAssociations (EBLIDA) är en lobbyorganisation inom EU för arkiv- och biblioteksfrågor. Certifiering av arkivarier diskuteras även inom denna organisation. Svenska Arkivsamfundet är aktivt i detta arbete genom Berndt Fredriksson. Claes poängterade vikten av att vara med redan från början. Kommer man in senare i processen är den tankemässiga grunden redan lagd, och möjligheten att påverka mindre. Trots alla ovan nämnda formella nätverk och organisationer betonade han vikten av informella nätverk där man kan påverka t ex utformningen av ED-direktiv. Men varför ska vi i Sverige engagera oss internationellt? Claes avslutade sitt anförande med att ge ett antal goda skäl: - Man har en chans att hjälpa andra. - Man kan driva projekt som annars kanske inte skulle kunna bli av. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Sara Naeslund - Det blir lättare att göra arkivvärldens frågor kända bland beslutsfattare och att utföra lobbyarbete. - Samverkan med andra professioner kan vara lättare om man går utanför det egna landet. - Möjligheter att träffa spännande människor och lära sig ifrågasätta vedertagna tankar, vilket ger en personlig stimulans. Nytta och nöje med arbete över gränserna Efter lunchen, som serverades i van der Nootska palatsets charmiga källarvåning, berättade Lars Ilshammar om exempel på konkret samarbete över nationsgränserna. Lars är nytillträdd chef för Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek (ARAB) och hans företrädare Karin Englund var mycket aktiv inom International Association of Labour History Institutions (IALill). Lars berättade om IALHI:s verksamhet och gav underhållande exempel på hur man genom kontakter i andra länder kunnat lösa problem med exempelvis försvunna arkiv. Han visade även en prototyp till sökmotor där man via organisationens hemsida kan söka i vissa deltagande institutioners beståndsregister. Denna funktion kommer förhoppningsvis att sättas i drift senare under året. Som sammanfattning gav Lars sin syn på vad ARAB har ~änat på att engagera sig i internationella sammanhang. IALHI har haft som uttalat mål att stödja institutioner i tredje världen och i Östeuropa, och det ger personlig och professionell tillfredställelse att vara "den gode trädgårdsmästaren" som skapar ett drivhusklimat för andra. Samtidigt som man kan hjälpa kollegor får man tillgång till diskussionsforum där man kan få perspektiv på sin tillvaro och stämma av att man tänker rätt. ARAB har även i några fall kunnat hålla nere kostnader genom att ha tillgång till ett livaktigt nätverk av människor i olika länder. Det finns också vinster på det personliga planet genom att man får nya vänner och en chans att öva sina språkkunskaper. Det internationella standardiseringsarbetet Anki Steen, koncernarkivarie på Luftfartsverket, är mycket aktiv inom den kommitte av ISO som arbe- Anki Steen, Luftfartsverket. Foto:SaraNaeslund. tar med standardisering av principerna kring dokumenthantering. Detta har bland annat resulterat i standarden ISO 15489:rh Information and documentation - Records management - GeneraV Guidelines. Hon inledde föredraget med att berätta om standardiseringsorganens hundraåriga historia. Internationella standarder på arkivområdet tas fram inom olika organisationer, exempelvis ICA, D LMforum och ISO. Det finns tyvärr inget samarbete mellan olika aktörer och i bästa fall blir principerna åtminstone inte motstridiga. På ett ledigt sätt lyckades Anki reda ut den snåriga uppbyggnaden av ISO och berättade om hur man rent konkret arbetar inom en ISO-kommitte. Att ta fram en ISO-standard tar 3-4 år och tekniskt inriktade standarder riskerar därför att vara inaktuella redan när de antas. Det är många formella steg som ska passeras och många personer som ska få säga sin mening, så arbetet i en kommitte handlar mycket om att vänta. När man väl träffas i arbetsgruppen blir det långa dagar med hårt arbete men även trevliga kvällar. standardisering må i mångas öron låta lite tråkigt, men Anki försäkrade att det både är roligt och lärorikt att delta i ett internationellt standardiseringsarbete. Man tvingas sätta sig in i olika frågor, får ta del av intressanta tankar från andra länder och ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Arkiv i intl!'rnationellt perspektiv får känna tillfredsställelsen i att kunna påverka arkivbranschen. På nationell nivå är det extra viktigt att små länder som Sverige tar chansen att vara representerade i internationella sammanhang. Den som tar initiativ och är med från början har större chans att påverka standardernas innehåll än de som kommer in längre fram i arbetet. Paneldiskussion Dagens sista föredragning skedde av tre nestorer i arkivsverige, Bodil Ula te Segura, Björn Lindh och Claes Gränström, alla före detta medarbetare på Riksarkivet. I kåserande form berättade de om sina erfarenheter av internationellt arkivariearbete. Björn berättade om hur han gått tillväga för att få internationella arbeten. Han har både erfarenhet av att vara fast stationerad vid en internationell organisations högkvarter och att arbeta på konsultbasis i olika utvecklingsländer. De flesta internationella uppdrag har varit i FN:s eller I CA: s regi. Bodils internationella arkiverfarenheter sträcker sig 45 år tillbaka, och listan över vad hon uträttat var mycket imponerande. Målande beskrev hon glädjeämnen och vedermödor man kan stöta på när man ska bygga ett nytt riksarkiv i Botswana eller digitalisera legala arkiv i El Salvador. Enligt hennes erfarenhet innebär utlandsuppdrag språkchocker, kulturkrockar och sexton timmars arbetsdagar. Detta uppvägs dock av glädjen av att se något annat än den invanda miljön och att få använda sin kreativitet. När man befinner sig långt ifrån allmänna arkivschemat, välordnad byråkrati och utbildad arkivpersonallär man sig att det finns många tänkbara lösningar på arkivproblem. Bodil avslutade med att nämna Arkivarier utan gränser. Organisationen grundades på 1990-talet av några spanska arkivarier som ville hjälpa kollegor i utvecklingsländer. Man har framför allt arbetat utifrån tanken om arkiv som en demokratisk rättighet. Claes avslutade panelens föredragning med att ge exempel på spelet bakom kulisserna inför internationella konferenser. Konferenser kan nära på ställas in på grund av oenighet om vilka språk som det ska finnas tolkning till. Alla länder ska också få ha med en representant, även om denne inte har något att säga. Claes berättade även om dråpliga episoder från trettio års internationellt arkivsamarbete. Kopiatorer som under helgerna låses in av säkerhetspolisen är onekligen ett problem som känns avlägset för de flesta svenska arkivarier. Berndt tackade samtliga deltagare och avslutade temadagen för den här gången. Temadagens publik var mycket blandad, från nybakade arkivstudenter till mycket erfarna arkivarier med lång inhemsk och internationell erfarenhet. I sådana lägen är det svårt att hitta en nivå som passar de flesta deltagare. För den som inte är aktiv i den internationella arkivvärlden var det bitvis svårt att hänga med i alla samarbetsorganisationer och projekt som presenterades med sina akronymer. Förhoppningsvis kunde alla åtminstone få en ide om var man kan söka mer kunskap om de områden som intresserar en. Svenska Arkivsamfundet kommer även att fortsätta ta upp internationellt arkivsamarbete i den seminarieserie som startade i januari 2006. Samling vid fikabordet. Foto:Sara Naeslund. INTRESSANTA LÄNKAR: http:/ l cordis.europa.eu.int/ www.eufou.se www.1ca.org www.eblida.org www.ialhi.org WWW.lSO.org www.archiveros.org ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1 71

CARINA SJÖGREN Internationella relationer Carina Sjögren rapporterar från ett miniseminarium som syftade till att lyfta fram personliga eifarenheter av internationellt samarbete. I Svenska Arkivsamfundets styrelse ville vi prova en ny form för kunskapsutbyte och samvaro för samfundets medlemmar. Avsikten var att arrangera ett möte utifrån ett tema i seminariets form med ett inledande anförande av en inbjuden person. Därefter skapade vi utrymme för samtal och diskussion på ett öppnare sätt än i stora konferenssalar. Dessa seminarier skulle inte behöva ha så många deltagare - tvärtom, en mindre skara skulle gynna en livlig dialog. Och så långt möjligt skulle vi hålla dessa seminarier kostnadsfria, eventuellt med undantag för utlägg i form av dryck och tilltugg. Till detta första miniseminarium - som blev ett slags arkivcafe - den I4 februari 2006 på Stockholms stadsarkiv bjöd vi in Claes Gränström, som till sin pensionering för ett år sedan var överarkivarie på Riksarkivet, som inledare. Claes inledde med att dela med sig av sina rika erfarenheter på det internationella området, där även Björn Lindh var inbjuden för att bidra med erfarenheter inom olika internationella fora. När anmälningstiden gick ut veckan innan hade bara fem personer anmält deltagande, och vi var lite konfunderade. Innebar tidpunkten kl I 6 - I 9 ett problem? Var temat inte intressant? Men detta hade ju avhandlats i stor konferensmiljö under hösten och dragit till sig gott om deltagare. Denna kväll var avsedd som en fördjupning av temat. Nåväl, under ytterligare ett par dagar kom fler anmälningar och till kvällen blev vi femton personer som lyssnade och intresserade sig för temat internationella relationer. I 5 deltagare är en perfekt skara för ett levande och intressant samtal, och glädjande nog var ett antal av deltagarna yngre arkivarier- en del fortfarande under utbildning. Claes Gränström gjorde en genomgång av de organ han själv arbetat i, som i Europarådet, EU, Kommissionens DLM-forum' och International Council on Archives (I CA) där han bl a varit ordförande i flera av dess kommitteer. Han beskrev på ett inspirerande sätt värdet av att svenska arkivarier finns med i olika europeiska och internationella organ. Det blir då möjligt för ett litet land som Sverige att fånga upp viktiga arkivfrågor i ett tidigt skede av beredningsprocessen, men också att föra in frågor som ligger oss extra varmt om hjärtat. Vi kan 72 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:I

Internationella 1 elationer komrna med i arbetsgrupper som skapas för att förbereda och utreda nya och gamla frågeställningar. Och den närmaste framtiden är full av viktiga och komplicerade frågor kring t ex öppenhet, digitalisering, beständighet och standardisering. Claes framhöll också att det är viktigt att samverka med andra professioner som t ex jurister, olika tekniker, forskare och regeringstjänstemän och där är DLM-forum och ED-samarbetet extra viktigt. Allteftersom våra spelregler- såsom lagar m m - ändras och påverkas genom framför allt medlemskapet och samarbetet i ED och Europarådet, gäller det att både bevaka och påverka så att inte möjligheterna att uppfylla målen för arkivverksamheten (som vi ser det) omöjliggörs eller försämras på kort eller lång sikt. Annan lagstiftning än den rena arkivlagstiftingen har kommit att bli allt viktigare i ett globaliserat!t-samhälle. Claes tog också upp ett antal intressanta dokument, som Rådets resolution från 2003 om arkiv', Kommissionens rapport om arkiv från 20053 och Rådets rekommendation från november 2005 om åtgärder inom arkivområdet:4. Han sade också i en kommentar efteråt: "J ag upphör inte att förvåna mig över att man i Sverige inte utnyttjar denna draghjälp bättre och gör detta arbete mer känt. Kort sagt menar jag att det är viktigt att förnya metoder och utveckla samarbetet för att man skall kunna tillgodose målen. Vi behöver bli mycket mera utåtriktade och då och då gå utanför det rena arkivområdet." Men värdet finns också på det personliga planet. Man fortbildas, får insyn i nya problemställningar och teknisk och arkivalisk utveckling, får ny kunskap - och nya vänner! Språket då? Självklart måste man kunna hantera minst ett stort ED-språk, och det vanligaste är ju engelskan. Tyska eller franska kunskaper underlättar rejält. Men är man beredd att lära sig mer och successivt läsa in sig på detta yrkesområde, så övergår den första konferensens milda förvirring snart i ett igenkännande kring teman, tilltal och procedurer. De konferensrapporter som skapas erbjuder gott om läsning, ofta på mer än ett språk. Vid en del större konferenser, t ex DLM-Forum, har man dessutom haft simultantolkning på engelska, tyska, franska och spanska. Flera av deltagarna kunde utifrån egna erfarenheter under årens lopp bekräfta värdet av att ha fått gehör från sina arbetsgivare till deltagande i dessa konferenser. Att Riksarkivet och Sverige under första halvåret 2002 som ordförandeland i ED kunde stå som värd för en europeisk arkivkonferens i Lund, bidrogvåra ED-konfererande arkivkollegor till. Vid minglet kring de fat med frukt, godis och mackor som Julia Norebring och BjörnJordeli från Stockholms stadsarkiv bjöd på, uppstod det ivriga surr och samtalande som följer på en lyckad seminariedebut. Och Europa och ICA väntar på oss! Från EU:s hemsida http://europa.eu/abcldoc Bulletin EU I I-2005 Information and communication (III) Historical archives I.8.I. Council Recomrnendation 2005/835/EC on priority actions to increase cooperarian in the field of archives in Europe. References: Council conclusions concerning cooperarian in the field of archives: Bull. 6-1994, point 1.2.2 II Council resolution on archives in the Member States: Bull. 5-2003, point 1.4.29 Commissionproposal: COM(20o5) 53; Bull. Ih-2005, point 1.8.2 Adopted on 14 November. With a view to improving cooperarian in the field of public documentary archives, the Council recomrnended the setting-up of a group of national experts to ensure cooperarian and coordination at Europeanlevelon general matters relating to archives and to carry out priority measures including the following: preservation of, and prevention of ciamage to, archives; remforcement of interdisciplinary cooperarian on dectronie documents and archives; establishment and maintenance of an Internet portal; promotion of best practice with regard to national and European law on access to documents and archives; and prevention of theft of archived documents. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1 73

Carina Sjögren NOTER r. Document Lifetime Management är den nuvarande betydelsen, men ursprungligen uttyddes akronymen Donnees lisibles par rnachine (machine-readable data). 2. Rådets resolution av den 6 maj 2003 om arkiv i medlemsstaterna, EUT C I q, I 3 5.2003 3 Report on Archives in the enlarged European Union, COM (zoos) 52 Final, I8.oz.zoos 4 Council recommendation of I4 November zoos on priority actions to increase cooperarian in the field of archives in Europe (zoosl83s!ec). 74 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

JULIA NOREBRING Internationella standarder inom arkivoch dokumenthantering standarder är ofta svåra att hålla reda på. Julia Norebring rapporterar från ett seminarium som fokuserar på de viktigaste standarderna inom arkiv- och dokumenthantering. Svenska Arkivsamfundet planerar att från och med 2007 kunna erbjuda sina medlemmar möjligheten att delta i ett mentorprogram. Programmet ska fokusera på kunskapsöverföring både mellan generationer och verksamhetsområden. Under 2006 drivs ett pilotprojekt i syfte att närmare klargöra förutsättningarna för programmet. Inom ramarna för pilotprojektet och det planerade mentorprogrammet har samfundet arrangerat två stycken seminarier under våren. Seminarierna riktar sig till alla medlemmar som vill bredda sin kompetens inom de ämnen som behandlas. Den 26 april, en solig våreftermiddag, samlades ett trettiotal medlemmar på Arbetarrörelsens Arkiv och Bibliotek (ARAB) i Stockholm för att ta del av erfarenheter och kunskaper inom området internationella arkiv- och dokumenthanteringsstandarder förmedlade av Anki Steen, koncernarkivarie på Luftfartsver:ket, och Björn Lindh, f d byråchef på Riksarkivet. Anki Steen inledde seminariet med att beskriva ett par aktuella och principiellt viktiga internationella och även svenska standarder: - SS-ISO 15489-1:20oi Dokumentation- Dokumenthantering-Del 1: Allmänt. (Behandlar att något ska göras) - SS-ISOrrR 15489-2:2oo1 Dokumentation-Dokumenthantering-Del 2: Riktlinjer (Behandlar hur något ska göras). Dessa medieoberoende standarder reglerar verksamhetens nytta av fungerande dokumenthanteringssystem, intern ansvarsfördelning, metoder för dokumentflödesanalyser samt verksamhetens behov av information, utbildning, uppföljning och utveckling. Anki betonade vikten av att varje verksamhet regelbundet kontrollerar att reglerna för dokumenthanteringssystem följs, att de är möjliga att förändra och inte minst vidareutveckla vid be- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: 1 75

Julia Noreb1 ing hov. En internationell arbetsgrupp har sammansatts för att revidera standarderna, men komplexiteten i processen med många deltagande länder fördröjer arbetet något. - ISO 23081-1:2oo6 Information and documentation- Records management processes-metadata for records. Denna standard behandlar principer för metadata. Den omfattar riktlinjer för dokument och deras meta data, processer som påverkar de verksamhetsoch arkivsystem metadata är knuten till samt de organisationer som ansvarar för att hantera system och metadata. Metadata är ett viktigt instrument för att säkerställa autenticitet och tillförlitlighet. Minimikrav är metadata som beskriver: - Dokumentet, - verksamhetsregler eller policys och beslut, - uppgifter om vem som har upprättat, skickat och handlagt, - verksamhetsprocesser eller processer, och - dokumenthanteringsprocesser (records management processes). Anki avslutade sin presentation med att berätta att australiensiska kollegor i dagsläget sammanställer en vägledning för hur man ska arbeta med de frågor standarden beskriver, att PDF l A såsom en standard för lagring av digitala dokument har publicerats, samt att PDF/E, som en standard bland annat för lagring avvektorbaserade ritningar, är under arbete. Björn Lindhinledde sin presentation med att berätta om vilka äldre svenska standarder som finns att tillgå i fråga om a) Beständighet för papper (SS 62 81 07- en standard som även innehåller riktlinjer för förvaringsmedel), b) Inbindning (SS 66 70 os) och c) Förvaring av arkiv- och biblioteks- Publiken lyssnarpåanki Steen. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I

lntemationella standm der inom arkiv- ocb dokmnentbantering material (SS-ISO II799). Under ett antal år såg en arbetsgrupp över möjligheterna att även standardisera arkivterminologin, men denna grupp har upplösts på grund av svårigheterna att fastställa en gemensam begreppsapparat. Björn resonerade även kring konsekvenserna av att det inte finns något organ som kan finansiera utarbetandet av standarder. En arbetsgrupp kräver många engagerade och ersättningsvilliga institutioner. Priset för att köpa in en färdig standard är sedan också relativt högt. En frågeställning som diskuterats är: Ska resurser läggas på gemensamma standarder även fortsättningsvis eller ska varje verksamhet ta fram egna, direkt avpassade, regler och metoder? Per-Gunnar Ottosson, Riksarkivet, reste sig upp för att berätta om standardiseringsarbetet inom International Council on Archives (I CA). Vid den internationella arkivkonferensen i Wien 2004 tillsattes en särskild kommitte- Committee on Descriptive Standards. En angelägen uppgift för denna grupp är att se över arkivredovisningsstandarden International Standard Archival Description (General)- ISAD(G). Björn kommenterade att "standarden har gjort fantastisk succe överallt i världen utom i Sverige". En viktig fråga som seminariet diskuterade var önskemål om ett ökat samarbete mellan de olika standardiseringsorganen ICA, ISO och ED-kommissionens D LM-forum (Document Lifecycle Management). D LM-forum har utarbetat Model re- quirements for the management of electronic records (MoReq). Seminariet enades om att: I) Ett ökat samarbete skulle göra det betydligt lättare att ta ställning till vilken standard som är mest lämplig för en viss verksamhet eller för en specifik situation. 2) Om ICA inte får resurser att både bekosta och samordna arbetet framöver finns stora risker för att ett ändamålsenligt standardiseringsarbete inte kan bedrivas. Björn efterfrågade slutligen uppslag till ytterligare områden där standarder bör utarbetas. Även om alla var överens om att länders olika lagstiftning gör det svårt att lansera generella riktlinjer föreslogs följande områden: statistik, informationsvärdering - bevarande och gallring, tillgänglighet samt vad allmänheten och forskare ska erbjudas. Per-Gunnar nämnde att I CA kommer att ge ut en vägledning för bevarande och gallringsprocessen. Kvällens värd, ARAB, ramade in seminariet med en vårlik, mycket smakfull buffe, mingel och trivsamma diskussioner. Dessa hade förmodligen inte varit slut ännu om värdinnan, Karin Englund, inte hade ett flyg till O man att passa. NOT I. ISO 19005-1 Docwnent management- Electronic docwnent fil e format for Iong term preservation - Part I: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1) ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I 77

STAFFAN SMEDBERG Informationssamarbete mellan myndigheter - gemensam ärendehantering och arkivbildning? Staffan Smedberg rapporterar från ett seminarium som behandlade arkivkonsekvenser när verksamhet och information integreras över myndighetsgränser. I samband med Svenska arkivsamfundets årsmöte den 4 april 2006 anordnades ett miniseminarium med ovanstående rubrik. Det är välkänt att datoriseringen nu går in i en ny fas. Det är inte längre enbart fråga om integration inom en myndighet eller ett verk. En rationalisering av informationsutbytet mellan olika myndigheter kan ge stora vinster. Ett exempel är den medicinska verksamheten, där man ibland talar om en enda journal för varje patient. Seminariet behandlade dessa frågor som kommer att få stor betydelse för arkivverksamheten. Första talare var Britt-Marie Östholm, Riksarkivet, som talade om Riksarkivets syn på informationssamarbete. Hon gav en historisk tillbakablick på datoriseringen inom statsförvaltningen och behovet av samarbete. Drivkrafter för sådant samarbete har bl a varit utvecklingen mot 24-timmarsmyndigheten. Men minst lika viktigt har behoven av rationalisering varit. Detta har lett till synen på statsförvaltningen som en koncern. Utvecklingen går mot gemensamma grunddatabaser och!tplattformar. De problem som kan vara av intresse för arkivsektorn gäller bl a det som kan kallas rättslig interoperabilitet. Det kan gälla sekretess, dvs om en myndighet får lämna uppgifter till en annan myndighet. Det kan också finnas regler om i vilken form uppgifter kan lämnas. En annan viktig fråga gäller elektroniska underskrifter och de problem som är förknippade med bevarande av handlingar med sådana. En fråga som mer konkret gäller oss är arkivbildarbegreppet. Man kan fråga sig om detta har spelat ut sin roll när vi lyfter fram de gränsöverskridande processerna. Svaret är nej, men vi måste skilja mellan ett juridiskt arkivbildarbegrepp och ett faktiskt ochfeller arkivteoretiskt. Juridiskt har na- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I

lnformationssa1narbete mellan myndigheter - gemensam ärendehantering och arkivbildning? turligtvis varje myndighet sitt ansvar enligt arkivlagen, men rent faktiskt skulle man kanske kunna tala om den övergripande processen som arkivbildare. Processerna får under alla omständigheter stor betydelse för arkivredovisningen. Rolf Hagstedt, Sveriges kommuner och landsting, var näste talare. Hans inlägg handlade om samarbete mellan kommunerna och hur detta påverkar arkivbildningen. Han kom också in på behovet av lagändring som skulle göra det möjligt för mindre kommuner att dela på arkivmyndighets- funktionen. I dag kan en kommun inte överlämna sin arkivmyndighetsuppgift till en annan kommun. Agneta Kornstrand, Domstolsverket, talade sedan om det s k RlF -samarbetet. Detta gäller en gemensam informationshantering inom rättsväsendet. I dag sker informationsöverföringen mellan polis, åklagare och domstolar i första hand på papper. Här finns uppenbarligen möjligheter till stora rationaliseringsvinster, men det finns naturligtvis ett antal juridiska och praktiska problem som måste lösas. Seminariet avslutades med en diskussion. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I 79

Recension Ett norskt fo'redö'me Liv Mykland, Håndbok for brukere av statsarkivene (Riksarkivaren. skriftserie, 19) Oslo: Universitetsforlaget, 2005.476 sidor. ISBN 8z-1s-oo686-8. Bjö'rn Asker recenserar en n01'sk vägledning där arkivbildare och bestånd presenteras i sitt forvaltningshist01iska sammanhang. De åtta statsarkiven är Norges motsvarighet till våra landsarkiv. Beståndens stomme utgörs av den regionala och lokala förvaltningens arkiv från omkring år 16oo till 1990-talet. Krigsmaktens arkiv från omkring 1650 till 1940 finns också i statsarkiven, med undantag för de centrala organen, medan allt nyare militärt material tillhör Riksarkivet. Vidare förvarar statsarkiven de fylkeskommunala arkiven från 1837 till 1975. Fylkeskommunerna, under perioden 183 7-1919 benämnda amtskommuner, hade i sin äldre utformning ingen egentlig motsvarighet i Sverige, men påminner mest om landstingen. slutligen finns i statsarkiven också arkiven efter ett stort antal enskilda organisationer, företag och personer. Allt som allt är de norska statsarkiven, precis som de svenska landsarkiven, oumbärliga depåer för regionalt och lokalt källmaterial. Föreliggande bok, författad av förra statsarkivarien Liv Mykland med biträde av flera medhjälpare, har till syfte att vara en vägledning för alla användare av det källmaterial som finns i statsarkiven. Största vikten har lagts vid de offentliga arkivbestånden, medan privatarkiven behandlats summariskt. Uppgiften kan inte ha varit lätt. En av svårigheterna har utan tvivel varit att det knappast funnits någon självklar disposition för presentationen av statsarkivens många olika arkivbildare. Det måste också ha varit en verklig utmaning att ge bestånden i de åtta arkivdepåerna en allmängiltig beskrivning, trots att de också har specifika drag. Dispositionsfrågan är naturligtvis väsentlig för en handbok, och den har här lösts på ett elegant sätt. nw~.~. L f:.. ptr.~.::'f1_,~ ~' '- ~- /...,dj " r ' tu~5. A.lr/--p.:r~... åm~dd.. >~W/Td-l t "-""'-ll.i.jol"_"',...... qlll-.. Efter ett inledande kapitel, vari den obevandrade får en del grundläggande upplysningar om norskt arkivväsen och norska arkivtermer, följer 16 ämnesmässigt avgränsade kapitel. Efter första ämnesområdet, "Administrasjon og 0Vrighet", följer till exempel "0konorni" och därefter "Befolkningen". Tillvägagångssättet innebär att vissa arkivbestånd behandlas i flera kapitel, men i gengäld får sakfrågornas administrativa behandling en sammanhängande beskrivning. sidhänvisningarna till den allra viktigaste informationen om en arkivbildare eller någon annan företeelse har kursiverats i sakregistret. Sökning i boken sker alltså genom en 8o ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Recension kombinerad användning av innehållsförteckning och sakregister. Inom de tematiska kapitlen är upplägget ytterst systematiskt. Efter en kort orientering om hela ämnesområdet (till exempel "Kommunikasjon") följer avsnitt rörande delområden ("Skyssvesen og reiseliv", "Postvesen", "Veivesen" och så vidare). Varje avsnitt är i sin tur indelat i tre delar, varav den första är en lista över de lagar och förordningar som har styrt den berörda verksamheten. Därpå följer en presentation av de administrativa organ, som arbetat inom delområdet, och sedan en beskrivning av det arkivmaterial som tillkommit genom organens verksamhet. Som redan framgått är arkivbeskrivningarna generella. I annat fall hade de naturligtvis svämmat över alla bräddar, och för närmare upplysningar om arkiven hänvisar vägledningen till arkivförteckningarna. Sist i varje kapitel finns en kort uppräkning av i statsarkiven befintliga privatarkivtyper, som berör ämnesområdet, samt en översikt av överordnade myndigheter. De sistnämndas arkiv finns inte bara i norska Riksarkivet utan också i danska Rigsarkivet. Orsaken är förstås att N or ge från I 3 8o till I 8 I4 styrdes från Daninar k. Däremot fanns under den svensk-norska unionen I8I4-I905 mycket få administrativa band mellan de båda rikena. En bok som denna uppmuntrar förstås till jämförelser mellan svenska och norska förvaltnings- och arkivförhållanden. Huvudintrycket är att länderna även på dessa områden är ganska lika varandra, ibland så lika att man blir förvånad. En rudimentär kyrkobokföring av befolkningarna i Danmark och Norge föreskrevs i kirkeritualet I 68 5, och motsvarande svenska bestämmelser kom som bekant året därpå, i I686 års kyrkolag. Men det har förstås också funnits skillnader. Fylkeskommunerna har redan nämnts. Ett annat exempel är att det norska infanteriet först rekryterades genom rotehåll ("legder", I628) och sedan genom utskrivning efter befolkningstal (I799), inte tvärtom. Under ockupationstiden I940-I945 skulle alla beslut fattas enligt Fiihrerprincipen (i norsk tappning "f0rerprinsippet"), det vill säga av endast en person. I nämnder och andra flerhävdade organ innebar detta att besluten alltid togs av ordföranden. En lite överras- kande skillnad på dokumenthanteringens område är att skrivelsediarier ("journaler", "brevjournaler") tydlig_en togs i bruk i Norge först på I77o-talet (s. 20). Aven om man begränsar en jämförelse med Sverige till regionala och lokala arkiv är skillnaden stor, ty i våra svenska länsstyrelsearkiv är diarier bevarade från I 630-talet och framåt. Nu finns det alltså en överskådlig men innehållsrik och av allt att döma ytterst sakkunnig vägledning till vårt västra grannlands regionala och lokala arkiv. Hos oss i Sverige var avsikten under en period att Riksarkivets och Krigsarkivets beståndsöversikter skulle åtföljas av motsvarande uppslagsverk för vart och ett av landsarkiven. Vid Landsarkivet i Lund kom arbetet så pass långt att en första volym gavs ut I987. Veterligen avsattes dock inga särskilda medel för att förverkliga tanken inom landsarkivorganisationen som helhet, och kanske fick den en grundskott när arbetet på Nationella arkivdatabasen drog igång på allvar. Men på samma sätt somnad och Riksarkivets beståndsriversikt inte onödiggör utan tvärtom kompletterar varandra, så skulle det faktiskt behövas en beståndsöversikt för landsarkiven. Den som idag söker efter skriftlig vägledning till det rika materialet i dessa arkiv är främst hänvisad till en lika brokig som svåröverblickad uppsättning av artiklar, småskrifter och informationsblad. Därtill kommer ett par större översikter, som den nyss nämnda Lundaboken, samt källpresentationerna i till exempel doktorsavhandlingar och släktforskarhandböcker. Många av dessa texter är förträffliga, men att hitta dem är inte alltid lätt. Dessutom har vissa typer av bestånd kommenterats flera gånger medan andra sannolikt aldrig har belysts i litteraturen. Så varför inte följa det norska föredömet? En beståndsöversikt för vart och ett av landsarkiven är inte nödvändig, eftersom detaljredovisningen av arkivbestånden kommer att finnas inad. Men en samlad "Landsarkivens beståndsöversikt", där arkivbildarna och beståndstyperna översiktligt presenteras och sätts in i sitt förvaltningshistoriska sammanhang- en sådan bok behövs! BjörnAsker ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I

Recension Att skriva stads- och kommunalhistoria Wångmar, Erik, Att skriva stads- och kommunalhistoria. Studier i stads- och kommunhistoria 27. Stads- ochkommunalhistoriska institutet, Stockholms universitet, zoos. ISBN 91-88882-23-3 En handledningfo"r forskning i kommunalt arkivmaterial som även innehåller tänkbara forskningsområden och frågeställningar recenseras av Staffan Smedberg. För forskning i statligt arkivmaterial finns många olika hjälpmedel. Riksarkivet och vissa landsarkiv har givit ut olika typer av vägledningar. Den nationella arkivdatabasen medför möjligheter att studera arkivförteckningar utan att besöka arkivmyndigheterna. Men för kommunala arkiv är situationen annorlunda. Den decentraliserade förvaringen innebär visserligen fördelar för lokalsamhället men underlättar knappast för forskning i ett bredare perspektiv. De kommunala arkivmyndigheternas möjligheter att hjälpa forskaren är också mycket olika, liksom standarden på arkivförteckningar och andra sökmedel Den kommunala organisationshistorien är dessutom i många delar ganska okänd. Det är därför mycket värdefullt att vi nu har fått en handledning för forskning i kommunalt arkivmaterial. Erik W ångmar har skrivit en mycket innehållsrik bok som dessutom har en ny och spännande inriktning. Syftet är nämligen inte bara att underlätta den stads- och kommunalhistoriska forskningen utan också att ge förslag på intressanta frågeställningar. Redan i det inledande kapitlet finns en genomgång av stads- och kommunhistoriska begrepp, som är mycket upplysande. Vi har ju numera bara en typ av kommuner, även om vissa kommuner kallar sig städer. Före de stora sammanläggningarna på 1970-talet fanns städer, köpingar, landskommuner och municipalsamhällen. skillnaderna mellan dessa torde vara ganska okända i dag. Men de hade delvis olika lagstiftning att följa vilket fick konsekvenser för arkivmaterialet. Ett avsnitt handlar också om kommunala arkiv i allmänhet. I detta avsnitt ha~nnar författaren i en terminologisk fålla som leder till oklarhet. Han beskriver först de tre betydelserna hos ordet arkiv, för att sedan blanda ihop dem i texten. Det finns fler exempel på terminologisk förvirring. Arkivvård blir t ex en beskrivning av arbetet i en arkivinstitution. Det i övrigt okända begreppet "allmänna arkiv" införs, i första hand i betydelsen statlig eller kommunal arkivmyndighet, men ibland i betydelsen arkiv som härrör från den offentliga sektorn, alltså arkiv som består av allmänna handlingar. De kommunala arkivmyndigheternas tillsyn näinns inte alls, trots att just arkivmyndigheternas kunskap om de arkiv som finns kvar hos myndigheterna kan vara av stor betydelse för forskaren. Huvudparten av boken upptas av en genomgång av olika tänkbara forskningsområden. Några exempel är: kommunal indelning, kommunal politik och kommunala val, socialvård, skolväsen och kultur. Dispositionen är likadan för alla områden. Efter en inledning, där det bl a redogörs för lagstiftningen, kommer sedan förslag till forskning, tolkningsramar och information om källmaterialet. För att ta ett exempel: under rubriken socialvård behandlas först fattigvård (senare socialvård), därefter nykterhetsvård och slutligen barnavård och barnomsorg. Här kan man notera att den lagstadgade gallringen av socialtjänstens akter efter 1982, som kraftigt begränsar forskningens möjligheter, inte behandlas. Boken har många förtjänster. Den historiska forskningen om kommunerna är tyvärr ganska begränsad. Det bör nu finnas förutsättningar för en ökning av denna forskning. Ett stort och värdefullt källmaterial kan därmed komma till en större användning. Boken ger också en värdefull genomgång av lagstiftningen och dess förändring. Boken bör därför bli ett värdefullt hjälpmedel i de kommunala arkivmyndigheternas arbete. Staffan Smedberg 82 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Recension Alt til Norge Eli Fure, Alt til Norge, Den svensk-norske arkivsaken I895-I952, Riksarkivaren Skriftserie 24, Universitetsforlaget 2005. ISBN-IJ:978-82-I5-00929-2. ISBN-w:82-I5- oo929-8. Arkiv som politik där argument så"ker stöd i folkrättens principer respektive proveniensprincipen avhandlas i en norsk skrift som recenseras av Berndt Fredriksson. Under senare år har en del av debatten inom ämnet arkivvetenskap handlat om att precisera ämnets struktur såväl "vertikalt", dvs ämnets vetenskapsteori, metod och empiri som "horisontellt", dvs en uppdelning i olika forskningsområden som olika delar av!t-området, arkivetnologi, arkivarieprofessionen osv. Ett av dessa forskningsområden skulle jag vilja benämna Arkiv och politik. Man skulle kunna tro att det är ett smalt ämne, men det rymmer förvisso både intressanta aspekter och dramatik som Erik Norberg kunnat visa i ett antal artiklar. r Eli Fure ger med sin undersökning om den s.k. svensk-norska arkivsaken ett intressant bidrag till detta forskningsområde men också spännande inblickar i den norska arkivprofessionen. Det är i all sin enkelhet en dramatisk historia som tecknas av Fure. När unionen mellan Sverige och Norge bröts 1905 krävde man från norsk sida i omgångar att få överta handlingar i den svenska utrikesförvaltningens arkiv, vilka rörde specifikt Norge. Konkret handlade det främst om handlingar rörande gränsdragningen mot Ryssland 1826, men som titeln antyder fanns också tankar från norskt håll att få ALLA handlingar i svenska arkiv som rörde Norge. Anspråken handlade inte om behovet att få tillgång till informationen i handlingarna. Det ordnades med kopior. Kraven gällde att i norska arkiv införliva originalhandlingarna, och de skall ses som del i en strävan att bygga upp den norska nationella självkänslan. Den norska argumentationen utgick från folkrättens principer. Det svenska utrikesdepartementet hämtade sina svarsargument från den nyligen etablerade proveniensprincipen (både Emil Hildebrand och Sam Clason anlitades för att formulera argumenten), som förbjuder att arkivhandlingar bryts ut ur sitt sammanhang hos arkivbildaren, som var den gemensamma utrikesförvaltningen, och vars handlingar förvarades i svenska arkiv. Det är intressant att följa förhandlingsspelet där man från norsk sida kämpade för att det inte skulle bli som vid brytningen med Danmarknästan 100 år tidigare. Då hade större delen av de handlingar som rörde Norge i danska arkiv stannat där. Eli Fure har avstått från att problematisera sin undersökning och att söka analysera de verkliga ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

Recension motiven bakom vad som uttalades. Men det hade onekligen varit intressant att söka finna belägg huruvida proveniensprincipen mer användes som ett passande redskap från svensk sida eller om landets politiska ledning verkligen anammat den och ansåg den som så viktig att man inte kunde villfara de norska kraven. Mot den senare tolkningen talar det faktum att det synes som att välviljan respektive motståndet gentemot de norska kraven snarare följde politiska linjer. Hjalmar Branting förefaller ha varit böjd att ge vika för de norska kraven, men högerregeringen under Ernst Trygger med Sam Ciason som ecklesiastikminister avvisade dem bestämt. Men egentligen är det inte förhandlingarna på central nivå som är det mest intressanta med Fures undersökning utan hur denna fråga behandlades inom den norska förvaltningen. Inom Sverige utnyttjades riksarkivarie Emil Hildebrands argument redan i de första diskussionerna 1905. Men i Norge fick riksarkivarien Kristian Brinck Koren först 192 3 ett formellt uppdrag att utreda frågan. Och han dröjde med svaret. Först 1928 kom det efter många påtryckningar. Av Korens svar kan man utläsa att han som fackman sökte bemöta de svenska argumenten genom att hylla proveniensprincipen men samtidigt hävda att den inte skulle gälla just för gränsdokumenten 1826, eftersom ärendet egentligen beretts i en norsk myndighet. Det hade varit intressant om Furenärmare sökt behandla motiven bakom Korens handlande. Var han bara senfärdig och hade svårt att få saker ur händerna? Eller ville han som fackman inte ifrågasätta den sakliga grunden för de svenska kraven? Var i så fall senfärdigheten ett vagt försök till "civil olydnad" mot den egna politiska ledningen? Skildringen av riksarkivarie Koren och hans arbete med utredningen rymmer en del dråpliga poänger men blottar också mänsklig tragik. Koren tycks periodvis mer eller mindre ha flytt undan tjänsten i Oslo för att fördjupa sig i arkivbygget och annan arkivverksamhet i Trondheim, hans gamla arbetsplats. Där råkade han i djup konflikt med sin efterträdare Johan Kielland Bergwitz. Motsättningen gick så långt att Koren i en kritisk inspektionsrapport föreslog att Bergwitz på grund av bristerna i hans sätt att sköta sin tjänst skulle få invalidperson. Bergwitz blev så upprörd att han tog advokat till hjälp och anklagade Koren för ärekränkning. Affären slutade med att Koren tvangs ta tillbaka sina anmärkningar mot Bergwitz. Koren blev ytterligare förödmjukad när tidningen Dagen år 1928 hade en artikel byggd på läckor från UD om hur lång tid Korens utredning tagit och hur man från norsk sida misskött hela arkivsaken. Tidningen krävde t.o.m. Korens avgång. Den svensk-norska arkivkonflikten nådde sin lösning först 1951, när svenska regeringen beslöt att överlämna 1826 års gränshandlingar som en gåva till norska staten. Man valde uttryckligen att kalla det en gåva. Kanske kan det ses som en seger för proveniensprincipen, kanske var det ett uttryck för prestige att inte godta de norska kraven. Eller var det helt enkelt så att man från svensk sida var rädd att om man tillgodosåg de norska kraven grundade på folkrätten, skulle detta få prejudicerande effekrer på handlingar rörande andra länder i svenska arkiv? För många utomstående framstår arkivarier som fridsamma varelser, kanske lite väl timida. Eli Fure kan i sin undersökning visa att det har funnits starka personligheter, kraftiga motsättningar och intressanta spänningar i den norska arkivariekåren. Vi väntar med spänning på motsvarande avslöjanden om svenska arkivarier. Berndt Fredriksson NOT 1. Norberg har för övrigt också behandlat den svensknorska arkivsaken utifrån uppgifter i svenska arkiv. De svensk-norska utrikesarkiven efter 1905. Arkivteori i praktik, Arkiv, samhälle och forskning 2003:1, s 7-17. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I

Svenska Arkivsamfundets verksamhet 2 o o s Styrelsen för Svenska Arkivsamfundet får härmed avge följande verksamhetsberättelse för verksamhetsåret aprilzoos-mars 2006. Styrelsesammanträden Styrelsen har under verksamhetsåret sammanträtt fyra gånger. Arbetsutskottet har under verksamhetsåret sammanträtt tre gånger. Årsmöte Årsmötet hölls den 7 april på Krigsarkivet. Vid mötet valdes följande styrelse för år 200 5: ordförande vice ordförande sekreterare skattmästare redaktör Berndt Fredriksson, Utrikesdepartementet Carina Sjögren, Sveriges Radio Förvaltnings AB Julia Norebring, Stockholms Stadsarkiv Peter Nordström, Krigsarkivet Staffan Smedberg, Stockholms stadsarkiv övriga Eva Königsson, Eskilstuna kommun Ann Hörsell, Riksantikvarieämbetet Sara Naeslund, AB Stockholmshem Leif Gidlöf, Riksarkivet Mats Danielsson, Forskningsarkivet i Umeå Anna Christina Ulfsparre Pelle Snickars, Statens ljud- och bildarkiv Mikael Dahlin, Astra Zeneca AB Stellan Andersson, Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek Mats Haller by, N ords*rnan AB Magdalena Gram, Nordiska museet Revisorer Viveka Carlsson Bo Elthammar Revisorssuppleanter Karin Borgqvist Ljung Bo Berg Till valberedning valdes: Petra Dornbusch-Lind (sammankallande) Ulf Söderberg Karin Englund Temadag och seminarium Höstens temadag hölls den I 7 november och syftade till att fånga upp vad som är på gång internationellt i meningen vad vi kan lära av andras framsteg och misstag. Temadagen gavs namnet "Arkiv i ett internationellt perspektiv". Som ett led i samfundets mentorskapsprojekt hölls kvällsseminariet "Arkivsamarbete inom EU" på Stockholms stadsarkiv i januari. Seminariet leddes av Claes Gränström. Medlemsmöten Under våren hölls ett medlemsmöte på Krigsarkivet, i samband med 2005 års årsmöte. Ulf Söderberg och Peter N ordström visade valda sevärdheter ur arkiven. Under hösten hölls ett medlemsmöte på Riksantikvarieämbetet. Ann Hörseli visade ämbetets nya lokaler i Östra stallet och presenterade intresseväckande arkivhandlingar. Deltagande i andra föreningar Ordföranden har representerat samfundet i EBLIDA (European Bureau of Library, Information and Documentation Associations) och i SPAsektionen (Section of Records Management and Archival Professional Associations) inom ICA. Administration KnowHow Sweden AB har skött samfundets räkenskaper och medlemsmatrikel för året. Blenda Bildproduktion har på samfundets uppdrag färdigställt den nya hemsidan (www.arkivsamfundet.se). En arbetsgrupp inom samfundet har aktivt arbetat med att presentera aktuell, intresseväck- ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006: I B s

ande information användarvänligt och överskådligt. Projekt Samfundet har under året inlett ett pilotprojekt för mentorskapsarbete. En arbetsgrupp bestående av Björn Lindh, Claes Gränström, Karin Englund, Carina Sjögren och Julia Norebring har upprättat en projektplan. Pilotprojektet har fem mentorer (Lindh, Gränström, Englund, Sjögren och Elisabeth Klett) med varsin adept. Projektet kommer att utvärderas under 2006, parallellt med att bidragsansökan inlämnas till Framtidens kultur och ett par av Riksarkivets fonder. Om projektet ger goda resultat och anslag kan erhållas är syftet att samfundet framöver ska ha ett kontinuerligt mentorsarbete. Tidskriften Arkiv Samhälle och Forskning utkom med två nummerunderåret(2005:i och 2005:2). Anslagför utgivande tidskriften har erhållits från Vetenskapsrådet med 40 ooo kr. Medlemsantal Antalet medlemmar uppgick per den I mars 2006 till sammanlagt 638 fördelade på 4I6 enskilda medlemmar, I 84 institutioner och 3 8 gratismedlemmar. Samfundet har 42 prenumeranter. Berndt Fredriksson ordf Julia Norebring sekr. 86 ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:I

Notis I Arkiv, Samhälle och Forskning zoos:z har en illustration på sidan 30 av misstag reproducerats på sidan 49 Det bidrag som har påverkats negativt är "Digitalt arkiv lagrar dans i 3 dimensioner" av Madeleine Hjort och Åsa Unander-Scharin. En rättad version finns nu tillgänglig som PDF-fil på redaktionens webbsida. Redaktionen beklagar det inträffade. ARKIV, SAMHÄLLE OCH FORSKNING 2006:1

ATr LÄMNA BIDRAG TD..L TIDSKRIFTEN Arkiv, samhälle och forskning välkomnar bidrag av följande karaktär: Artiklar Analytiska framställningar baserade på arkivvetenskaplig forskning eller omfattande litteraturstudier inom det arkivvetenskapliga området. Arkiv, samhälle och forskning tillämpar ett referentsystem för artiklar i syfte att säkerställa dess vetenskapliga kvalitet. Insända artikelmanus sänds (utan författarens namn) för granskning av två läsare som värderar det och rekommenderar publicering, refusering eller revidering. Publiceringstillstånd åtföljs vanligen av revideringskrav. Författare får möjlighet att godkänna redaktionella ändringar och läsa korrektur. Redaktions- och produktionstid ink!. referentgranskning är normalt ca IZ månader. Översikter Översikter i form av beskrivande texter om företeelser och förhållanden av betydelse för arkivarier. Hit hör även översikter över utländska arkivförhållanden, genomgångar av utländsk arkivvetenskaplig litteratur m m. Rapporter Rapporter från konferenser och kongresser av intresse för arkivarier publiceras under denna rubrik. Debatt Avser kortare inlägg och svaromål mot tidigare införda artiklar, översikter, rapporter m m. Recensioner Recensioner avseende såväl tryckt litteratur, som arkivutställningar, webbsidor på Internet och andra kommunikationsformer av relevans för arkivvärlden. eller PDF-fil bifogas om det behövs för den grafiska presentationen. I största möjliga utsträckning bör vedertagna journalistiska skrivregler följas (Dagens Nyheters skrivregler). För artiklar gäller att författares namn och adress endast får förekomma på titelsidan, vilken ska vara skild från artikeln. Artikellängden bör vara minst 8 sidor (z8ooo tecken inkl blanksteg), men ej överstiga z o sidor (7oooo tecken ink! blanksteg). Till artiklar skall fogas en sammanfattning på ett av de tre ovannämnda nordiska språken eller en engelsk, tysk eller fransk översättning som inte bör överstiga en trycksida (ungefär 3500 tecken ink! blanksteg). För översikter, rapporter, debattinlägg och recensioner gäller att längden inte bör överstiga 5 trycksidor (ungefär I7500 tecken). Recensioner inleds med uppgifter om den anmälda boken, isbnfissn-nummer och avslutas med författarens namn kursiverat och högerställt. Noter numreras i löpande följd och placeras efter textens slut (t ex Microsoft Words funktion "infoga slutkommentar") och skrivs enligt det s k Oxfordsystemet. I texten utförs förkortningar utan mellanliggande eller avslutande punkt. Onödiga blankrader bör undvikas. Nytt stycke markeras med indrag. Bilder, diagram och tabeller bifogas som separata TIFFfiler med minsta upplösningen 300 dpi. I texten anges tydlig hänvisning till bifogad fils beteckning, text till illustration formuleras, källa och upphovsman anges. Författare bifogar vid behov tillstånd för publicering. Manuskript Manuskript kan sändas till redaktionen eller redaktörerna, författade på svenska, norska, danska eller engelska. Manuskript med uppgift om författares namn levereras som ordbehandlingsfil bifogad e postmeddelande, på cd eller diskett. Pappersutskrift Manusstopp Manusstopp är den I februari respektive den I september. Välkomna med bidrag till Arkiv, samhälle och forskning!

MEDVERKANDE l DETTA NUMMER RenataArovelius, chefsarkivarie, Sveriges lantbruksuniversitet Doc. BjårnAsker, universitetslektor, Uppsala universitet Erik Borglund, doktorand, Mittuniversitetet Prof Berndt Fredriksson, departementsråd, Regeringskansliet och Stockholms universitet Prof Ann Hägerfors, avdelningschef, Luleå tekniska universitet FD Ann Hårsell, arkivchef, Riksantikvarieämbetet Sigfrid Lundberg,!T-konsulent, Det Kongelige Bibliotek, Kebenhavn Birgitta Lindholm, förste bibliotekarie, Universitetsbiblioteket, Lunds universitet Louise Lönnroth, landsarkivarie, Landsarkivet i Göteborg Doc. Anita Mirijamdotter, universitetslektor, Luleå tekniska universitet Sara Naeslund, arkivarie, Stockholmshem }å"rgen Nilsson, doktorand, Luleå tekniska universitet Julia Norebring, arkivarie, Stockholms stadsarkiv Hugo Quisbert, doktorand, Luleå tekniska universitet Mari Runardotter, doktorand, Luleå tekniska universitet Carina Sjögren, arkivchef, Sveriges Radio Förvaltnings AB FD Staffan Smedberg, bitr. stadsarkivarie, Stockholms stadsarkiv Martin Utvik, arkivarie, Riksarkivet Lena-Maria Öberg, doktorand, Mittuniversitetet