I ~ Landstinget _ DALARNA PROTOKOLL Landstingsservice Sammanträde 2014-05-22 6-12 Sida 1 (10) Protokoll från s sammanträde Tid: 2014-05-22 kl 10.00-12.00 Plats: Foajen vid restaurang Gastronomen, Falu lasarett Beslutande Elin Noren (s), Ordförande Sten G Johansson (v), 1:e vice ordförande Christina Bröms (c), 2:e vice ordförande Sören Aspgren (s) Britt-Marie EsselI (s) Pär Sixtensson (m) Mathias Westin (c) för Birgitta Hiertner (m) Ersättare Ivan Eriksson (s) Jesper Gullstrand (s) Bertil Ström (s) Asa Nilser (fp) Föredragande Martin Ekberg, T f förvaltningschef Johanna Niklasson, T f ekonomichef Alexander Klein Storm, T f personalchef Christer Blomqvist, miljösamordnare, 9 c Sekreterare Lena Wikström, Nämndsekreterare
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Sammanträde 2014-05-22 Sida 2 (10) Innehållsförteckning Inledning och protokollsjustering... 3 6 Justering av närvarolistan 3 7 Godkännande av dagordning 3 8 Protokollsjustering 3 Informations- och anmälningsärenden....4 9 Information 4 10 Anmälan av delegeringsbeslut 7 11 Övriga anmälningsärenden 7 Beslutsärenden... 9 12 Periodrapport FV 82, kvartal 1 9 Protokollsjustering... 10
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Sammanträde 2014-05-22 Sida 3 (10) Inledning och protokollsjustering 6 Justering av närvarolistan s beslut 1. Närvarolistan fastställs. 7 Godkännande av dagordning s beslut 1. Godkännande av föreliggande dagordning. 8 Protokollsjustering s beslut 1. Britt-Marie EsselI utses att jämte ordföranden justera protokollet. Ordföranden överlämnar efter egen justering till justeringsmannen. Justering ska vara klar inom 14 dagar.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Sammanträde 2014-05-22 Sida 4 (10) Informations- och anmälningsärenden 9 Information s beslut 1. Informationen antecknas till protokollet. Information lämnas om: A) Verksamhet (Martin Ekberg) Logistik Landstingsservice har under 2013 genomfört en genomlysning och översyn av de yttre transporterna i länet på uppdrag av Servicerådet. Förändringsarbetet kvalitetssäkrades med hjälp aven extern logistikkonsult i slutet av 2013 och resulterade i en utredningsrapport med tillhörande handlingsplan. Under det första kvartalet 2014 har de flesta av aktiviteterna i handlingsplanen implementerats ilandstingsservice transportorganisation, exempelvis har rutter och servicenivåer förändrats. Den största förändringen som kvarstår till följd av ett upphandlingsförfarande är utbytet av fordon. På uppdrag av Servicerådet pågår i dagsläget planeringen aven genomlysning och översyn av inre vaktmästerifunktionen i ett länsperspektiv. Huvudsyftet är att kartlägga och utveckla logistikprocessen i ett helhetsflöde; d.v.s. delarna yttre transport, kajhantering och inre vaktmästeri. För att lyckas med uppdraget krävs en nära samverkan mellan Landstingsservice och våra kunder; övriga förvaltningar inom koncernen. Uppdraget bedöms starta under september månad med stöttning aven extern logistikkonsult. Som ett led i de ökade kraven kring logistikfrågorna pågår en rekrytering aven logistikchef till Landstingsservice. Mer tid för patienten - FM-koncept (Facility Management) Projektdirektiven för projektet "Mer tid för patienten" har beslutats av Landstingsdirektören. Just nu pågår rekryteringsprocessen aven huvudprojektledare för detta förvaltningsövergripande projekt. Landstingsservice uppdrag i projektet är att undersöka möjligheterna att införa sjukvårdsnära tjänster i vården och att utreda förutsättningarna för att implementera ett Facility Management koncept.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Sammanträde 2014-05-22 Sida 5 (10) Delprojektledare för servicedelen i projektet är utsedd i Anders Roos. Målbilden är att projektet som helhet ska vara konstituerat innan sommaren. Landstingsservice fortsätter förberedelserna inför projektets uppstart genom att omvärldsbevaka med andra landsting, göra studiebesök och anordna utbildningsdag i Facility Management för förvaltningens samtliga chefer. Vid mötet ges information om studiebesöket i Holland den 14-16/5. Fem landsting var representerade och totalt 54 deltagare deltog från Norrbottens läns landsting som är långt på väg i FM-konceptet. Vid besöket på sjukhuset i Amsterdam föredrogs om deras process som inleddes med att det var brist på sjuksköterskor. På avdelningarna infördes "värdar" som utför allt som inte kräver sjukvårdsutbildning. Därmed frigörs vårdtid för sjukvårdsutbildad personal. Strukturella förändringar krävs inom vården inför genomförandet av FM-konceptet. "Värdarna" skall tillfredsställa det behov som finns inom vården. Det tog två år att genomföra projektet i Amsterdam. Besöket kan sammanfattas med att vi är på rätt väg och att projektet är stort. Kostutredning Ludvika lasarett På uppdrag av Servicerådet genomför Landstingsservice en utredning om förutsättningarna för egen kostproduktion på Ludvika lasarett. Huvudsyftet med utredningen är att nuvarande kostförsörjning genom att transportera mat från produktionsköket i Mora till Ludvika bedöms som alltför kostsam. En utredningsrapport skall presenteras efter sommaren.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Sammanträde 2014-06-22 Sida 6 (10) B) Personal (Alexander Klein Storm) Sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron inom förvaltningen är 7,8 % för perioden januariapril 2014, korttidsfrånvaron är 3,5 %. Under motsvarande period föregående år var den totala sjukfrånvaron 7,6 % och korttidssjukfrånvaron var 3,8 %. De höga sjukfrånvarotalen kan delvis härröras till vissa enskilda verksamheter, såsom Verksamhetsservice. Det finns dock stora skillnader inom förvaltningen, vissa verksamheter har en låg sjukfrånvaro medan andra grupper har en total sjukfrånvaro på ca 10-15 %. Den höga sjukfrånvaron kan även härröras till ett tiotallångtidssjukskrivna arbetstagare. Arbetsgivaren har även, i många av dessa personalärenden, uttömt sina resurser för ytterligare rehabiliteringsåtgärder. För övrigt så fortgår det proaktiva arbetet med att försöka minska sjukfrånvaron genom tidigt insatt rehabiliteringsplanering. Bemanning Bemanningen har ökat med ca 20 stycken faktiska årsarbetare ifrån 2013 till 2014 för samma period. Detta beror delvis på de utökade städuppdragen Landstingsservice har fått i samband med driften av Dahlska huset, utökad bemanningen inom materielförsörjningsenheten Falun, övertagandet av kostförsörjningen i Ludvika och cafe Oasen i Säter. Tillsammans med utökade uppdrag på andra orter i länet, tillsättningar efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, påverkar förvaltningens bemanning i stigande riktning. Utöver ovanstående så utannonseras i dagsläget flertalet tjänster för återbesättning inom förvaltningen; såsom Förvaltningschef, Logistikchef, Förvaltningssekreterare, Trädgårdsmästare samt Teamchef och Servicetekniker till Fastighetsteknik. Även Landstingsservice ledning har förändrat sin bemanning då gruppen består av flertalet tillförordnande vikariat som i dagsläget sträcker sig till slutet på sommaren. Vid mötet föreslås att nämnden får en kartläggning till grunden varför medarbetare är långtidssjukskrivna. Vid nästa sammanträde 24/9 kommer en fördjupad diskussion att ske om hur fördelningen är mellan yngre och äldre medarbetare, kvinna och man, avseende sjukfrånvaron i förvaltningen.
Landstinget Dalarna Landstingsservice Protokoll Sammanträde 2014-05-22 Sida 7 (10) e) Miljöredovisning för år 2013 (Christer Blomqvist) Dnr LD14/00660 Vid mötet informeras om miljöredovisning för år 2013. Se bilaga 9 c Det konstateras att Landstingsservice har en framträdande roll i miljöarbetet i Landstinget Dalarna. 10 Anmälan av delegeringsbeslut s beslut. 1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet. Anmäldes följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Landstingsstyrelsen 114/2011 och 67/2011 fattade beslut. - Av förvaltningschefen fattade beslut. Beslut om upphandling: A) Avfallstransporter och slutbehandling från Ludvika lasarett 11 Övriga anmälningsärenden s beslut. 1. Antecknar övriga anmälningsärenden till protokollet. A) Beslut från Säters kommun, Samhällsbyggnadsnämnden om registrering av livsmedelsanläggning samt avgift för registreringen gällande Skönviksoasen, Svärdsjögatan 20, Skönvik 1 :6. Dnr LD14/00949 B) Protokollsutdrag fullmäktige 2014-03-03 7, Ändringar i reglementen Dm LD13/03336 1. Förändringar i nämndernas allmänna bestämmelser 8 om definitioner av vissa begrepp och signering av bilagor. 2. Förändringar i Landstingsstyrelsens reglemente 5 och 36 om tjänstemäns närvarorätt och beredning av ärenden till styrelsen.
Landstinget Dalarna Protokoll Landstingsservice Sammanträde 2014-05-22 Sida 8 (10) 13, Valärenden, Dnr LD14/00391 1. Thomas Näslund (S) entledigas från sitt uppdrag som ledamot i fr o m 2014-03-03. 2. Britt-Marie Essel (S) väljs som ledamot i med mandatperiod fr o m 2014-03-04--2014-12-31. 3. Jesper Gullstrand (8) väljs som ersättare i 8ervicenämnden med mandatperiod fr o m 2014-03-04--2014-12-31. C) Protokollsutdrag fullmäktige 2014-04-28 33. Landstingets revisionsberättelse Dnr LD14/01345 1. Landstingsstyrelsen, övriga nämnder och deras ledamöter samt Landstinget Dalarnas ledamöter i de gemensamma nämnderna beviljas ansvarsfrihet för 2013 års verksamhet. D) Verksamhetsbeskrivning för lokalförändring (VBL) för Cate Hörnan vid Ludvika lasarett Dnr LD14/00869 Bilaga 11 d E) Falu kommun, Miljöförvaltningen. Kontrollrapport 2014-03-11 avseende livsmedelskontroll av Gastronomen Falu lasarett. Bedömning att livsmedelslagstiftningens krav inom kontrollerade områden i huvudsak uppfylls. Dnr LD14/01445 F) Kortversion av kostpolicyns handlingsplan (se servicenämnden 11, 2013-05-24) Dnr LD12/01648 Bilaga 11 f
Landstinget Dalarna Protokoll Landstingsservice Sammanträde 2014-05-22 Sida 9 (10) Beslutsärenden 12 Periodrapport FV 82, kvartal 1 Diarienummer LD14/01332 s beslut 1. Godkänna redovisad periodrapport FV82, kvartal 1 Sammanfattning av ärendet Det ekonomiska resultatet uppgår till +1,7 Mkr efter det första kvartalet 2014 för Landstingsservice. Det positiva resultatet visar att den ekonomiska stabiliteten som fanns under 2013 fortsätter under nuvarande verksamhetsår. Förvaltningen kan konstatera fortsatt hög efterfrågan på servicetjänster. Se periodrapporten i sin helhet i bifogat dokument. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Periodrapport FV 82, kvartal 1
Landstinget Dalarna Protokoll Landstingsservice Sammanträde 2014-05-22 Sida 10 (10) Protokollsjustering Vid protokollet oiaw U// /d';;; Lena Wikström rgl!1lf-!1~~ S'ritt-Marie EsselI Justering Justeringen har genom anslag tillkännagivits på Landstingshusets anslagstavla, Vasagatan 27, Falun. Förvaringsplats för protokollet: Landstingshuset, Vasagatan 27, Falun. Protokollet finns även ti llgängligt på landstingets webbsida www.ltdalarna.se Anslagstid: ~ $;/M~ Nämndadministratör
landstinget DALARNA LANDSTINGSSERVICE Miljöredovisning för år 2013 LANDSTINGET DALARN A INK. 2014-02- 19 DNR).O/c/'!@..6.6..o. SKR.. K ;.ld tjm. ~(7.! Miljöarbetet fortsätter att genomföras enligt ISO 14001 :2004 och är sedan år 2008 en integrerad del i Landstings8rvice verksamhetssystem tillsammans med kvalitetsarbetet. Landstingsservice har en viktig roll i Landstingets miljöarbete. De olika verksamheterna har många beröringspunkter i våra kunders vardag och kan på så sätt ofta komma med förbättringsförslag på miljöområdet. Under året har många fina insatser på miljöområdet utförts och det finns flera goda insatser i miljöarbetet för andra att lära av. För att bli ännu bättre i arbetet med att minska förvaltningens miljöpåverkan gäller det nu att på alla nivåer i organisationen att fortsätta arbetet med att utveckla och följa upp planeringen av miljöarbetet. Systematiskt miljöarbete Landstingsservice är certifierat i ISO 14001 :2004 och verksamheterna arbetar systematiskt med miljöfrågor enligt de krav som finns enligt standarden. Till detta finns anpassade miljöhandlingsplaner framtagna i samtliga av förvaltningens verksamheter. Kontinuerlig uppföljning av miljöarbetet genomförs regelmässigt som en del vid interna revisioner, vid arbetsplatsträffar, ledningsmöten, samverkan mm. Avvikelser och förbättringsförslag är också en viktig del i den fortsatta utvecklingen av miljöarbetet. Samtliga verksamheter i LsD har i sina hyresavtal med LFD s.k. miljökontrakt. Externa revisioner har genomförts två gånger under året. Resultatet av dessa har varit fortsatt certifikatinnehav efter att några mindre avvikelser rättats till. BI a har det saknats något säkerhetsdatablad samt att rutinen avseende rapportering av avfallsmängder behövt utvecklas. Under året har tio interna revisioner varit inplanerade och samtliga har genomförts. Dessa har varit ett uppskattat inslag bland verksamheterna och flera förbättringsförslag där man lärt av varandra har tagits upp. Några av Landstingsservice internrevisorer har även genomfört en miljörevision av Fornby folkhögskola. Ledningens genomgång har genomförts en gång under våren och en gång under hösten enligt plan där följande noterats: Förvaltningens miljöaspektsregister gäller fortfarande, dock har en översyn genomförts p.g.a. utökade transportuppdrag. Det har konstaterats att arbetet med områdenas miljöhandlingsplaner behöver utvecklas. En inplanerad genomgång av LsD lagförteckning med cheferna under hösten har måst strykas och kommer i stället att genomföras i början av 2014. Samtliga verksamheter har framtagna miljöhandlingsplaner som man arbetat efter. LsD_Miljöredovisning 201 3 1
landstinget DALARNA LANDSTINGSSERVICE Resurshushållning Bland annat har följande aktiviteter genomförts i förvaltningen: - Konverteringen från olja till pellets vid Fredriksbergstvätten är genomförd vilket medfört en minskning av oljeförbrukningen med 82 % jämfört med 2012. Målet 90 % nåddes inte på grund av att en prestandamätning på pelletspannnorna utfördes enligt krav från miljöenheten i Ludvika. Det medförde att oljepannorna fick köras under en vecka för att anpassa och förbereda pelletspannorna för mätningen. - I samband med upphandling av tvättkemikalier så har Fredriksbergstvätten övergått till mer miljövänlig hantering genom att byta till en mer miljövänlig hantering genom att byta till ett kombinerat avsyrnings-och antistatmedel innebärande att vi betydligt kan minska förbrukningen av antistatmedel genom minskad dosering vid kall och torr luft. - Mätningar av måltidssvinn från patientrnaten i Falun visar att svinnet från är fortsatt förhållandevis lågt (10 %). Även restauranger och cafeer mäter svinn och kan i de flesta fall visa på förbättrade resultat. - Andelen miljömärkta livsmedel har under året ökat till 23 %. Målet är 25 % 2015. En viktig del i detta var s beslut att endast köpa in ekologiskt kaffe. - Städpersonalen fortsätter att se över om det finns läckande kranar och toaletter, blinkande lysrör mm och rapportera eventuella fel till Fastighetsteknik som åtgärdar felen. - En ny process har tillförts benchmarking-arbetet. Denna omfattar jämförelse med andra landsting gällande avfallshantering och drift. Generellt kan sägas att kunderna är nöjda med avfallshanteringen men att det finns förbättringsförslag att arbeta vidare med för att arbeta mer effektivt. - Anskaffning aven ny komprimator vid Falu Lasarett som gör att wellpappsvolymen har minskat och därmed har behovet av transporter minskat. - Vid yttre transporter till kunder sker en samtransport av olika godsslag, bia förbrukningsmateriel från Mediq, artiklar från LO Hjälpmedel, medicin och dialysvätskor från Apoteket, tvätt från Fredriksberg och prover allt för att minska kostnader och miljöpåverkan. - Fortsatt arbete med energioptimering på de byggnader som Landstingsservice har driftavtal på. - LsD ledning/stöd har förbrukat 36500 ark kopieringspapper vilket innebär en minskning med 21,51 % jämfört med 2012. Målet var en minskning med 20 %. - Nya gräsklippare med lägre drivmedelsförbrukning införskaffades under 2013 till verksamheterna i Ludvika, Avesta och Mora. Dessa kan även köras på alternativa drivmedel t.ex. rapsolja och har också lägre awerkningstid med effektivare och bredare klippaggregat. Avfall och källsortering Förvaltningens verksamheter källsorterar allt avfall enligt Landstinget Dalarnas avfallsguider och en stor hänsyn tas vid upphandlingar och inköp för att minimera avfallsmängder.. LsD_Miijöredovisning 2013 2
Landstinget DALARNA LANDSTINGSSERVICE Minskning av miljöpåverkan från resor och transporter Nyttjandet av bilpoolsbilar är lågt, övervägande delen av arbetsresorna görs med Dalatrafiks bussar. Hantering kemikalier Upphandling och inköp av kemikalier genomförs med stöd av Upphandlingsenheten och Varuförsörjningsnämnden varvid hänsyn tas till hälso- och miljöpåverkan samt miljökrav. Som grund är att vid inköp väljs den produkt som har lägst deklarerad miljöpåverkan. Städ service samarbetar också med Landstingsfastigheter, byggkonsulter, arkitekter och kunder vid val av ytskikt i Landstingets lokaler för att minimera behovet av kemikalier i framtida underhåll. Miljökrav vid inköp och upphandlingar Generellt sett så genomförs alla upphandlingar med stöd av Upphandlingsenheten bl. a i formuleringen av miljökrav. Vid inköp ställs regelmässigt kravet att det ska vara lägsta möjliga miljöpåverkan. Fastighetsteknik ställer miljökrav vid upphandling av underentreprenörer Följa lagar och andra krav inom miljöområdet ILandstingsservice verksamhetssystem finns en rutin framtagen för hur miljölagar och andra miljökrav ska hanteras samt hur uppdatering av dessa ska gå till. I den årliga revisionsplanen finns en aktivitet med inriktning på hur lagar och andra krav följs. Detta stöds aven framtagen checklista. Internrevisionerna har även haft ett större fokus på lagefterlevnad. Kompetensutveckling Landstingservice hade vid årets utgång 22 miljöombud och de har en viktig roll i miljöarbetet. Två miljöombudsträffar har genomförts under året, vår och höst med c:a 15 deltagare vid varje. Träffarna har varit en mix av utbildningsinslag, diskussioner och delgivning av ny miljöinformation. I samband med vårens miljöombudsträff så genomfördes även ett studiebesök på återvinningscentralen på Ingarvet i Falun. Ett tiotal miljöombud har även deltagit i miljöombudsträffar anordnade av Miljö-och Säkerhetsavdelningen. Miljöutbildning har även genomförts på LsD-chefdag under våren 2013. Kompetenshöjande insatser som genomförts i verksamheterna är: - Utbildning i EGO/sparsam körning har genomförts för berörda chaufförer. - ADR-utbildning för chaufförer har genomförts. - Kostservice har genomfört studiebesök vid MurboAnnas osttillverkning i Koppslahyttan som en del av arbetet med att höja kompetensen om närproducerade livsmedel. LsD _Miljöredovisning 2013 3
Landstinget DALARNA LANDSTINGSSERVICE Utvecklingsbehov inom miljöområdet Fortsatta miljöombudsträffar för LsD, men även gemensamma träffar med miljöombud från andra verksamheter med syfte att lära av varandra, men även för att kunna hjälpas åt att uppnå mål som t.ex. minskning av matsvinn och förbättrad källsorter Ing. Inför år 2014 har varje verksamhel genomfört analys och uppdatering av tidigare framtagna miljöhandlingsplaner för att fortsätta arbetet med att minska miljöpåverkan. Några av dessa aktiviteter är: Öka andelen egen producerade (hemlagade) måltider. Öka andelen av miljömärkta livsmedel, målet är att uppnå 25 % under 2015. Minska måltidssvinnet genom att se över menyer och föra dialog med kunder. Påverka Landstingsfastigheter, byggkonsulter, arkitekter och kunder vid val av ytskikt i lokaler för att minimera behovet av kemikalier i framtida underhåll. Ytterligare minska användningen av eldningsolja vid Fredriksbergstvätten. Målet för 2014 är att endast använda 5 % eldningsolja som energikälla. Som ett led i förbättringsarbetet för att sänka kostnader och minska miljöbelastningen kommer Landstingsservice från mars 2014 lägga om en del av transporterna främst inom Falun, Borlänge, Ludvika, Säter och Avesta området. Målet är att minska körda mil med 8000-16000 mil. En genomgång av LsD lagförteckn ing med cheferna kommer att genomföras i början av 2014 Inför 2014 efterfrågas en utbildningsinsats för våra kemregistratorer avseende hanteringen i kemrisk. ~ ~ ~A::rSROos Förvaltningschef Landstingsservice Christer Blomqvist Miljösamordnare Landstingsservice LsD_Miljöredovisning 2013 4
BESLUTSUNDERLAG Landstingsservice Datum 2014-05-22 Sida 1 (1) LSD Förvaltningsledning/stab Dnr LD14/01332 Uppdnr 777 Ärende 12 a Periodrapport FV 82, kvartal 1 Ordförandens förslag 1. Godkänna redovisad periodrapport FV82, kvartal 1 Sammanfattning Det ekonomiska resultatet uppgår till +1,7 Mkr efter det första kvartalet 2014 för Landstingsservice. Det positiva resultatet visar att den ekonomiska stabiliteten som fanns under 2013 fortsätter under nuvarande verksamhetsår. Förvaltningen kan konstatera fortsatt hög efterfrågan på servicetjänster. Se periodrapporten i sin helhet i bifogat dokument. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Periodrapport FV 82, kvartal 1 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Periodrapporten efter det första kvartalet 2014 har framtagits i samverkan mellan Ekonomienheten, HR-enheten och driftverksamheten. Samverkan med fackliga organisationer Centrala samverkan 2014-05-14 Patientperspektiv, Finansiering och ekonomiska konsekvenser, Miljö, Likabehandling, Barnkonsekvens, Juridik, Folkhälsa, Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete, Uppföljning. Icke relevant. Postadress Besöksadress Kontakt Handläggare 791 82 Falun Söderbaumsväg 5 023-490000 Ekberg Martin 023-49 09 03 Falun Personal.LsD@ltdalarna.se Ekonomichef 070-2701253 Org.nr: 232100-0180 martin.ekberg@ltdalarna.se
I ~ landstinget _ DALARNA Landstingsservice LANDSTINGET DALARNA Datum INK. ZD I~ -D3-04 2014-02-27 DNR kt.'?/~/@.l~t~ SKR.... K6ö :d..m.::~z Beteckning/diarienr Verksamhetsbeskrivning för lokalförändring (VBL) för Cafe Hörnan, Ludvika lasarett Syfte I samband med den kommande lokalförändringen vid stora entren vid Ludvika lasarett kommer verksamheten cafe Hörnan att påverkas lokalmässigt. Det innebär att även cafeet bör involveras i bygg processen. Dels genom att göra lokalen mer attraktiv för besökare och dels genom att förbättra arbetsmiljön för de anställda. För närvarande får man betrakta åtminstone serveringen för lunchmåltider som ett provisorium Mål med förändringen Att personalen kan arbeta mer effektivt i för verksamheten mer ändamålsenliga lokaler och med rätt utrustning Att vårdpersonal får en trivsammare miljö att inta sina måltider och besökare fikastunder i väntan på besök eller efter besök hos hälso- och sjukvården Fakta om verksamheten Cafe Hörnan är en samlingsplats för patienter, besökare på Ludvika lasarett. Verksamheten består aven liten servicebutik och cafedel med kaffe, smörgåsar, baguetter fikabröd mm samt restaurangdel med lunchmåltider mellan 11-13 varje måndag till fredag. Utbudet består av lunchmåltider, smörgåsar, kaffe, fikabröd, godis, glass, tidningar, lotter mm. Även en del konferensservice förekommer Öppettider för verksamheten: Måndag - torsdag 08.30-15.30 Fredag 08.30-15.00 Ej helger och röda dagar Orsaker till behoven av förändringar Landstinget Dalarna skall genomföra en renovering av Entren, reception, bibliotek och delar av Cafe Hörnan på Ludvika lasarett. Dels skall ingången till Cafeet flyttas. På grund av detta måste uppställningsplatsen för lunch buffen flyttas. Skyltningen som sitter kvar ovanför serveringsdisken är kvar från förra ägaren. Känns inte så rätt i tiden. Serveringsdisken är sliten och det finns inte plats för lunchbuffen i serveringsdisken som det ser ut idag. 1
I ~ Landstinget _ DALARNA Landstingsservice Datum 2014-02-27 Beteckning/diarienr Kundunderlag Kundunderlag måndag till fredag är ca 640 kunder/ vecka vilket betyder ca 20 kunder i timmen. Vilka förändringar bör göras Lokalen behöver en ny serveringsdisk med plats med värmerier för lunchmåltider och soppbuffe belysning i taket ovanför serveringslinjen Station för bestick och brickor Uppfräschning och översyn av färgsättning på väggar inkl butiksdelen Utveckling av verksamheten Kan åstadkommas med en bättre logistik i lokalen som tilltalar kunderna. Finansiering Uppskattning av investeringskostnaderna (hyrestillägg) Datum.. ~!9....?:~/y a~.~ Anders Roos Förvaltningschef Landstingsservice Dalarna 2
Kort information om Handlingsplan för kostpolicy För att patienten/kunden skall få en fullvärdig kost är det många aspekter som måste beaktas och flera olika yrkeskategorier är inblandade. Tillsammans bidrar vi till att våra patienter/kunder får de bästa förutsättningarna för ett bra näringstillstånd. Måltiderna ska så långt som möjligt vara individuellt anpassade efter den enskildes behov och önskemål. De ska vara aptitretande, smakliga och serveras med ett gott bemötande. Måltiden ska göras till en trevlig upplevelse. Ansvarsfördelning Ansvarig för kostverksamheten (producenten) ansvarar för matsedel, matproduktion, att maten motsvarar näringsrekommendationerna och att avdelningarna (kunderna) får vad de beställt. Kostansvarig ansvarar också för uppföljning minst en gång per år av avdelningarnas uppfattning om måltidernas kvalitet. Avdelningarna ska utse kostombud som står i kontakt med kostansvarig. Kostansvarig bjuder in kostombud till regelbundna möten för avstämning och uppföljning. Verksamhetschefen inom öppen och sluten vård har det yttersta ansvaret för att fullgoda nutritionsrutiner finns inom verksamheten. Avdelningschefen ansvarar för att avdelningspersonal utför de nutritionsåtgärder som läkare och övrig personal ordinerat/rekommenderat. Läkaren har det övergripande medicinska huvudansvaret för utredningen som leder till ordination av lämplig nutritionsbehandling. Ett flertal andra yrkesgrupper är inblandade i kostverkamheten nutritionsbedömning och -behandling. Läs mer i den fullständiga Handlingsplan Kostpolicy på navet.ltdalarna.se/kostpolicy Adekvat kompetens krävs i varje led i kost- och nutritionsarbetet. Livsmedelsupphandling Vid Livsmedelsupphandling ska beaktas att avtalen är skrivna ur ett etiskt, miljöanpassat, kvalitetsmässigt och livsmedelssäkert perspektiv. Utbudet ska följa miljöplanen genom att öka andelen miljöanpassade livsmedel. Måltidernas sammansättning Maten ska uppfylla Socialstyrelsens och Livsmedelsverkets rekommendationer gällande såväl måltidsordning som energi- och näringsinnehåll. Läs mer om kosttyper och måltidsordning i den fullständiga Handlingsplan Kostpolicy på navet.ltdalarna.se/kostpolicy
Utredning På alla patienter som läggs in på klinikerna ska en nutritionsbedömning utföras där uppgifter om ändrat näringsintag, viktutveckling och BMI journalförs. Nutritionsbehandling Om bedömning visar förekomst av/risk för undernäring upprättas en vårdplan/aktivitetsplan för nutrition. Planen ska klargöra nutritionsbehandlingens målsättning. Olika kosttyper Utifrån nutritionsbedömningen ordineras energi- och proteinrik kost (E-kost), allmän kost för sjuka (A-kost), önske-, konsistensanpassad- eller specialkost. Sjukhuskosten ska bestå av frukost, mellanmål, lunch, mellanmål, middag och kvällsmål. Måltiderna ska spridas ut över en så stor del av dagen som möjligt. Mat och mellanmål ska serveras på tider som passar patientens behov och önskemål. Kontakt med dietist Om patienten inte täcker sitt energi- och näringsbehov trots genomförd nutritionsbedömning och vidtagna åtgärder (E-kost, kosttillägg, ätstödjande åtgärder och mat- och vätskeregistrering) konsulteras dietist. Dietist bör också kontaktas när patienten förväntas ha fortsatta nutritionsproblem efter utskrivning från sjukhuset. Uppföljning och utvärdering Nutritionsbehandlingen och ätstödjande åtgärder ska följas upp kontinuerligt. Vikt skall följas, inom slutenvården minst en gång per vecka, och dokumenteras. Vid behov utförs även ny mat och vätskeregistrering. Om beslutade åtgärder inte ger önskat resultat måste de omprövas och ställning tas till nya. Dietist bör vara involverad. Dokumentation Resultatet av nutritionsbedömning, vidtagna åtgärder, omvårdnadsåtgärder samt effekten av åtgärder ska dokumenteras i journalen. lnformationsöverföring Vid utskrivning ska information om patientens ät- och näringsproblem samt pågående nutritionsbehandling rapporteras till nästa vårdgivare, till exempel i slutanteckning eller epikris. Även dietistens bedömning, åtgärd och rekommendation ska överföras i de fall som dietist har konsulterats. Hygienaspekter God hygien vid livsmedelshantering ska vara kvalitetssäkrad och säkerställd enligt gällande livsmedelslagstiftning. Livsmedelshanteringen ska uppfylla lagstiftningens tydliga mål om alla konsumenters rätt till säkra livsmedel. Tilll lagstiftningen har Livsmedelsverket skrivit flera vägledningar. Avvikelser l vården liksom i alla andra verksamheter kan människor göra fel och begå misstag. Därför måste vården ha väl utvecklade system och rutiner så att mänskliga felhandlingar inte leder till att patienter utsätts för skador. Det gäller även fel och misstag som begås inom den verksamhet kostpolicyn omfattar. En avvikelse är en negativ händelse, tillbud eller risk. Rapportering av negativa händelser, tillbud och risker är en skyldighet och ett ansvar för all hälso- och sjukvårdspersonal. Läs den fullständiga handlingsplanen och kostpolicyn på navet.ltdalarna.se/kostpolicy
Landstingsservice Verksamhet Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla sjukvårdsspecifik service till landstingets kärnverksamhet. De viktigaste händelserna i och omkring verksamheten för årets första kvartal anges nedan i punktform: Ett förvaltningsövergripande projekt har startats upp där huvuduppdraget är att tillskapa Mer tid för patienten genom att frigöra vårdtid inom Hälso- och sjukvården. För Landstingsservice del innebär uppdraget att undersöka möjligheterna att införa sjukvårdsnära tjänster i vården och att utreda förutsättningarna för att implementera ett FMkoncept (Facility Management). Benchmarkingen inom det nationella servicenätverket Best service intensifieras och breddas. Arbetet är i full gång och inte mindre än sex serviceprocesser är föremål för benchmarking under 2014 där både Falu och Mora lasarett deltar i de nationella jämförelserna. Efter ett utredningsarbete föreslås besluta att kostförsörjningen på Ludvika lasarett ska fortsätta i egen regi. Nuvarande lösning är dyr men inget alternativ har hittills kunnat redovisas som kostnadseffektivare. Förändringsarbetet fortsätter med att utforma en transportorganisation som samtransporterar vårt gods inom koncernen på ett än mer kostnads- och miljöeffektivt sätt. I dagsläget implementeras en handlingsplan som upprättades i slutet av 2013, exempelvis förändras rutter, fordon och servicenivåer. Förvaltningens serviceuppdrag har utökats genom driften av det Dahlska huset i Falun. Landstingsservice har implementerat fullservice avseende materielförsörjning och övriga servicetjänster i byggnaden. Under 2013 genomfördes på uppdrag av Landstingsdirektören en utredningsrapport avseende Café Oasen vid Säters sjukhus. Efter ett politiskt direktiv överfördes Café Oasen i Säter fr.o.m. årsskiftet till Landstingsservice från den psykiatriska kliniken. Landstingsservice HR-enhet har tillsammans med medverkande från driftsverksamheten, fackliga organisationer och representanter från central förvaltning utarbetat nya riktlinjer för mål och utvecklingssamtal. De nya riktlinjerna innefattar även implementering av nya lönekriterier samt uppföljning under året. Landstingsservice förvaltningschef Anders Roos avslutade sitt chefsförordnande 2014-03-31. Martin Ekberg är tillförordnad förvaltningschef t.o.m. 2014-08-31. Samtliga tidsbegränsade chefsförordnanden utvärderas under 2014. P.g.a. chefsvakanser kommer en del tjänster tillförordnas under året. Måluppföljning Perspektiv Mål Utfall Måluppfyllelse Personal Sjukfrånvaro (total) Sjukfrånvaro (korttid) Nöjdmedarbetarindex 5,0% 3,2% 75% 8,0% 3,8% 76% Ekonomi Resultatindex 1,01 1,02 Kund Nöjdkundindex 90% 71% Produktion Städ, avverkningsgrad (kvm/h) Tvätt, leveranssäkerhet Kost, totalkostnad per portion Fastighetsteknik, förebyggande underhåll/totalt antal uppdrag Yttre transport, minskade körmil (jmf 2013) Andel miljömärkta livsmedel 347 98,0% 68,00 kr 50,0% 10,0% 25% 342 97,4% 70,77 kr 45,0% 14,9% 29% Uppföljning besparingsåtgärder Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla synergier mellan olika verksamhetsområden i syfte att bli kostnadseffektivare. Avkastningskravet på Landstingsservice uppgår 2014 till 2,0 Mkr. Landstingsservice är en intäktsfinansierad förvaltning och är därmed beroende av kundens efterfrågan. Det ställer krav på förvaltningen att kunna uppvisa effektiva produktionslösningar för våra kunder. Transparens och hög grad av intäkts- och kostnadskontroll är av största vikt för att upprätthålla förtroliga och goda kundrelationer. Ett nära samarbete med våra kunder sker förutom i det inrättade Servicerådet i respektive styrgrupp för Tandvård, Landstingsfastigheter och Hjälpmedel. Under året sker kontinuerlig uppföljning och avstämning av våra servicetjänster. Ekonomi Resultaträkning 2014 2013 (mkr) Ack utfall Prognos Budget Resultat Intäkter 75,8 295,0 295,0 300,9 Kostnader -74,1-293,0-293,0-287,9 varav personalkostnader Verksamhetens resultat -46,9-181,1-181,1-172,1 1,7 2,0 2,0 13,0 Landstingsbidrag 0,0 0,0 0,0-11,0* Över/ Underskott 1,7 2,0 2,0 2,0 Investeringar 0,0-3,1-3,1-3,2
*I samband med bokslut gjordes en överskottsöverföring till Central förvaltning på överskjutande del av Landstingsservice avkastningskrav. Efterfrågan på förvaltningens servicetjänster ökade på bred front under 2013, betydande volymökningar skedde inom funktionerna lokalvård, kost, materielförsörjning och tvätt. De inledande månaderna under 2014 visar att trenden fortsätter med hög efterfrågan. Landstingsservice arbete med en detaljerad budget och ekonomisk uppföljning på kostnadsställenivå ger klara indikationer på funktioner och verksamheter som kan bli föremål för alternativa driftsformer. Valda personalkostnader 2014 2013 (mkr) Budget Prognos Resultat Löner exklusive sociala avgifter Martin Ekberg T.F. Förvaltningschef Landstingsservice -127,7-127,7-121,9 När volymtalen ökar i kombination med att nya uppdrag och servicetjänster utvecklas och avropas är det av största vikt att prissättning och resursutnyttjande utvärderas. Den processen kommer fortsätta och intensifieras under 2014. Personal Definitioner Antal anställda är antalet personer, vilka innehar en månadsavlönad anställning. Antal faktiska årsarbetare beräknas som antal anställda x anställningens sysselsättningsgrad minus tjänstledigheter utan lön, sjukledigheter > 14 dagar och grund/vidareutbildning med lön. Arbetad tid anger antalet arbetade timmar för samtliga anställda. Inhyrd personals arbetade tid ingår inte. Redovisas med en månads fördröjning. Helårsekvivalent är lika med 1 700 arbetade timmar. Antal anställda 2014 2013 2012 Antal faktiska årsarbetare 377,81 353,42 348,42 Antal anställda 430 412 415 Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag Arbetad tid Ack 2014 Ack 2013 Ack 2012 Arbetad tid timmar, anställda 183274 168504 169564 - varav timanställda* 14264 9260 8327 - varav mertid/övertid samtlig personal* 2581 2699 1900 * Preliminära värden för innevarande år. Hög korttidssjukfrånvaro under årets första kvartal har medfört att timanställda och mertid/övertid har ökat för att säkra den dagliga driften. Att arbetade timmar har ökat i jämförelse med tidigare år beror i huvudsak på övertagandet av driften av Café Oasen vid Säters sjukhus, utökade uppdrag i samband med byggnationen och driftsättandet av Dahlska huset samt kostförsörjningen på Ludvika lasarett. Det ovannämnda tillsammans med utökade uppdrag på flera orter i länet, tillsättning efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, påverkar även det förvaltningens bemanning och arbetad tid.