M3 DB Cleanup and Archive Business Value Improved table performance (Interactive job / batchjob / backup) Improve data quality Save Disk space Project We have a structured project model running steps 1-9, we handover archive routines to your database administrator and you will be able to run clean-up and archive on scheduled bases. The first step is to run analyse of your existing M3 database, the result and recommendations is presented to you. 1 / 5
M3 DB: Databas- och miljöutredning M3 DB miljöutredning görs av ett flertal orsaker. Exempelvis kan det vara ont om utrymme och istället för att köpa mer skivminne kan onödig och felaktig data rensas bort. Om databasfilerna rensas och städas på onödig data har det visat sig att prestanda i applikationerna ofta förbättras märkbart. Om man står inför ett byte till en ny version av M3 är det en fördel att bara ta med sig aktuell data till den nya miljön / nya versionen av M3, och lämna obsolet data bakom sig. Det gäller främst transaktionsdata och rent skräp, men också förekomst av inaktuell masterdata (MDM).M3 DB miljöutredning är anpassad till M3, och arbetet görs i projektform, stegvis, med delbeslut om nästa aktivitet under projektets faser Huvudskälen till att utföra en DB-analys är: - Översyn av ALLA tabeller i M3 / ca 3000 tabeller - Inför en stundande uppgradering endast aktuell data ska migreras - Ca 3 månad efter driftstart är M3 rätt inställt? - Svarstider i M3 börjar bli ett problem - Ett första steg i att eventuellt starta upp ett arkiveringsprojekt Man kan välja på två nivåer av analysen: DB 1 Analys : Fas 1-2 DB 2 Analys : Fas 1 2 och 4-5 Återstående faser: kan givetvis avropas direkt, eller efter genomförda analyser. Fas 3 beställs separat, utifrån vad som bestäms på Möte 1 och Fas 6 beställs separat, utifrån vad som bestäms på Möte 2, se nedan 2 / 5
1. Databasanalys Analys av samtliga tabeller (MVX/MSE/CUS etc.) Följande utreds och dokumenteras: Klassificering av tabellerna i 4 kategorier, se nedan Antal aktiva och borttagsmarkerade poster per tabell samt storlek Senaste ändringsdatum per tabell Ej tomma arbetsfiler (WF) / när skedde eventuellt ett avbrott och av vem Gamla kopior av standard tabeller lagrade i produktionsdatabasen Kvarlevor efter tidigare versionslyft Inaktiva företagsnummer (CONO) i PRD-miljön (stickprov) Felaktiga parametersättningar i M3 Rekommendation att åtgärda problem via installation av standard-rättning Förteckning över alla rutiner som kan/kommer att behövas vid eventuell arkivering Genomgång av modifieringar som skapat CUS-tabeller Kontroll av inaktiv master-data (Artiklar, Kunder etc) 2. Möte 1 DB-analysen mailas i god tid före mötet. Genomgång av DB-analysen. Vad kan och bör åtgärdas. Förslag/diskussion om: Hur / När / Vem justerar upp miljön avseende oönskad data och övriga uppkom na problem Kan arkivering vara lösningen på eventuella svarstidsproblem, och i så fall: Vilka rutiner krävs? Transaktionsdata, Masterdata och Ekonomidata hanteras Arkiveringspolicy Vad innebär detta? Etc 3 / 5
3. Systemåtgärder Beroende av vad som framkommit i DB-analysen och beslutats på Möte 1, görs nu de kvalitetsförbättrande åtgärderna. Detta kan ta olika lång tid beroende av vad som ska göras och hur stora databasfilerna är. Alla åtgärder dokumenteras enligt: - Typ av åtgärd (SQL.fix, Kommando, Parameterjustering, Installation av rättning inkl tester etc) - Noteringar görs för att via stickprov kontrollera att problemet inte återkommer - Givetvis noteras även antal poster/tabell vi kunnat städa bort - För vissa tabeller sparar vi data som tas bort i ett temporärt arkiv innan borttag sker 4. Databaskvalité Huvudskälen till att utföra en komplett detaljerad analys av all transaktionsdata är: Rena kvalitetsskäl Ex : Finns öppna kundorder, tillverkningsorder, serviceorder etc som passerat rimlig ledtid avseende företagets normala rutiner. Har leveranser skett, men fakturering missats. Alla gamla öppna order skapar bl.a oönskade effekter avseende materialbehovsplanering. Kontroll att användare jobbar enligt uppsatta regler/processer i M3. Inte sällan leder resultatet till att rutiner ändras/riktad utbildning sätts in Per rutin/transaktionstyp redovisas: Äldsta godkända transaktion Äldsta EJ godkända transaktion som kräver åtgärd Alla SQL-script som krävs för analysen levereras Manuella åtgärder i M3 som krävs SQL-uppdateringar (alt fix-program) Förslag på justeringar i program-koden baserat på att arbetssättet i M3 är OK M3 standard-rättning kan vara lösning på att transaktioner inte alltid uppdateras korrekt 4 / 5
5. Möte 2 Kvalitetsrapporten mailas i god tid före mötet. Genomgång av rapporten. Vad är kritiskt och måste åtgärdas. Förslag/diskussion om: Tids- och aktivitetsplan upprättas samt en ansvarig för att hålla ihop alla åtgär der utses Kan de uppkomna problemen härledas till tidigare versioner av M3, eller ge nereras problem i nutid ansvariga utses för att löpande kontrollera via de leve rerade SQL-scripten Beslut tas om på vilket sätt korrupt data ska justeras och av vem Inte sällan leder analysen till att riktade utbildningsinsatser sker, för att eventu ella problem inte ska upprepas framöver Arkiveringspolicy förenklat: hur många år av data måste finnas i PRD-miljön - diskuteras Beslut om och när man eventuellt ska gå vidare med Fas 6 8 tas 6. Kvalitetsåtgärder Beroende av vad som framkommit i QA-analysen och beslutats på Möte 2, görs nu de kvalitetsförbättrande åtgärderna. Detta kan ta olika lång tid beroende av vad som ska göras och hur / vilka åtgärder som krävs. Alla åtgärder dokumenteras och plan upprättas för att inte samma brister i databasen ska upprepas. Ofta distribueras informationen via SQL Excel för att ha bra beslutsunderlag för åtgärd Ofta förekommande åtgärder: - Manuell justering av korrupta poster i M3-program - Justering ofta nya parametrar av M3 standardprogram för arkivering / rensning - När volymerna är stora och det är brist på bra standard program, kan SQL alt Fix-program användas - Noteringar och en plan görs för att via stickprov kontrollera att problemet inte återkommer 5 / 5