1 (17) Datum Tid Kl. 14.00 15.30 Plats Beslutande Övriga närvarande A-salen, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Gert Persson, förvaltningschef Mia Brodin, verksamhetschef IFO Ann-Katrin Lundin, verksamhetschef FS Leif Kårén, förvaltningsekonom Ulf Jonasson, förvaltningsekonom Lena Andersson, administrativ chef Underskrifter Sekreterare... 33 Maivor Åström Ordförande... Linnéa Stenklyft Justerare... Cecilia Borgh Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Anslaget 33 sätts upp tas ner 2013-03-07 Förvaringsplats för protokollet Individ- och omsorgsförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... Maivor Åström
2 (17) Datum Tid Kl. 14.00 15.30 Plats Beslutande Övriga närvarande A-salen, kommunhuset, Sollefteå Enligt närvaro- och tjänstgöringslista Gert Persson, förvaltningschef Mia Brodin, verksamhetschef IFO Ann-Katrin Lundin, verksamhetschef FS Leif Kårén, förvaltningsekonom Ulf Jonasson, förvaltningsekonom Lena Andersson, administrativ chef Underskrifter Sekreterare... 21-32,34-36 Maivor Åström Ordförande... Linnéa Stenklyft Justerare... Cecilia Borgh Bevis om justering Justeringen har tillkännagetts genom anslag på kommunens anslagstavla, entréplan, kommunhuset. Myndighet Anslaget 21-32, 34-36 sätts upp 2013-02-20 tas ner 2013-03-13 Förvaringsplats för protokollet Individ- och omsorgsförvaltningen, kommunhuset, Sollefteå Underskrift... Maivor Åström
3 (17) Närvaro- och tjänstgöringslista Namn När- Tjg. Omröstning Reservation Anteckning varo ers. Ja Nej Ledamöter Linnéa Stenklyft (S) 1 Lennart Önblad (S) 1 Katrin Tjärnberg (S) - Marie-Louise Andersson(S) 1 Thomas Tejle (V) 1 Birgitta Häggkvist (VI) 1 Ingbritt Hedin (C) 1 Cecilia Borgh (M) 1 justerare Kerstin Franzén (M) 1 Ersättare Morgan Nordin (S) 1 X Kerstin Jedborn (S) 1 Per-Olov Girhagen (S) 1 Micael Melander (S) - Birgitta Lind (V) 1 Ylva Bergstedt-J (MP) 1 Thord Carlsson (KD) 1 Ewa Palmberg (FP) 1 Birgit Vesterlund (M) 1
4 (17) Dagordning, forts Paragraf Sida Sekretessärenden 21-24 6-9 Gemensamma ärenden 5. Ekonomisk uppföljningsplan 25 10 6. Åtgärdsplan 2013 26 11 7. Årsredovisning 2012 27 12 8. Slutrapport projekt 16-24 28 13 9. Revisionsrapport internkontroll kontokort, bensinkort, mobiltelefoner och fria förmåner 29 14 10. Underremiss motion HBT-plan 30 15-16 11. Återkallande serveringstillstånd Hotell Appelberg 31 17 12. Utökad familjerådgivning 32 18 13. Handlingsplan för att uppnå ett bättre flöde från socialförvaltningen till arbetsmarknadsenheten 33 19 14. Delgivning av Lex Sarah-anmälan publicering av sekretessprotokoll på kommunens hemsida 34 20 15. Delgivning ansökan om förlängning av prövolicens Barns Behov i Centrum, BBiC 35 21 16. Muntliga informationer 36 22
5 (17) 25 ION 16/2013 (4.3) Ekonomisk uppföljningsplan s beslut Ekonomisk uppföljningsplan enligt förvaltningens förslag fastställs. Vid nämndens sammanträde 2013-01-17 10 fastställdes verksamhetsplan 2013-2015. Nämndens budget är fördelad på gemensamt, IFO, FS och projekt. Nämnden bedömer att det är en för övergripande nivå, varför förvaltningen lämnar förslag till uppföljningsplan med uppdelning i sex funktioner: Gemensamt FS Pers Ass FS Övrigt IFO Försörjningsstöd IFO Behandlingsinsatser IFO Övrigt För samtliga områden redovisas intäkter, fördelning kostnader (personal, lokaler, kapitalkostnad, övriga) och nettokostnader med posterna i årsbudget, period budget, utfall och differens. Förslag till beslut beslutar om ekonomisk uppföljningsplan enligt förvaltningens förslag. Förvaltningsyttrande 2012-12-03
6 (17) 26 ION 16/2013 (4.3) Åtgärdsplan 2013 s beslut Redovisningen av åtgärdsplanen med redaktionella ändringar godkänns. Socialförvaltningen uppdras att noggrant följa upp verksamhet och ekonomi samt vid avvikelser omedelbart vidta åtgärder samt informera nämnden. Vid överskridande av budget 2012 beslutades enligt styrdokument att upprätta åtgärdsplan. De av nämnden beslutade åtgärderna slutrapporterades vid 2012 års slut. Med anledning av att verksamhetsplan 2013-2015 är lagd med budget i balans 2013 utifrån volymer december 2012, bör de detaljregleringar nämnden tidigare beslutat om bedömas vara genomförda. I nuläget finns inte behov av åtgärdsplan. Förvaltningen ska noggrant följa upp verksamheten och det ekonomiska utfallet och omedelbart vidta åtgärder inom delegationen vid avvikelse. Förvaltningen bör uppdras att snarast informera nämnden om avvikelser i verksamheten samt utreda och lägga förslag till åtgärder, som ligger utanför delegationen. Förslag till beslut godkänner redovisningen av åtgärdsplanen. uppdrar till socialförvaltningen att noggrant följa upp verksamhet och ekonomi samt vid avvikelser omedelbart vidta åtgärder samt informera nämnden. Förvaltningsyttrande 2013-01-24
7 (17) 27 ION 23/2013 (4.10) Årsredovisning 2012 s beslut Nämnden har tagit del av förvaltningens förslag till årsredovisning 2012 med redaktionella ändringar och överlämnar den till kommunstyrelsen. Förvaltningen lämnar förslag till årsredovisning/bokslut 2012. Nämnden har som uppdrag att fullgöra kommunens uppgifter inom socialtjänsten; individ- och familjeomsorg, handikappomsorg och socialpsykiatri. Årsredovisning presenteras utifrån kommunfullmäktiges fastställda, övergripande verksamhetsmål: medborgare/brukare, utveckling/förnyelse, medarbetare och ekonomi. Under rubriken framtid redovisas framtida utmaningar. Efter genomgång av förslag till årsredovisning 2012 redovisar nämnden redaktionella ändringar. Förslag till årsredovisning/bokslut 2012
8 (17) 28 ION 24/2009 (4.4) Slutrapport för projekt 16-24 s beslut Efter genomgång läggs slutrapport projekt 16-24 till handlingarna. ESF-projektet 16-24 har genomförts under perioden 2010-2012. Projektet avslutades formellt 2012-12-31. Under hösten 2012 har förberedelser för sammanslagningen av projekten 16-24 och Samcoach (som drivits av samordningsförbundet Sollefteå) till den nya verksamheten PRIMA (Praktik Rehab, Individ, Mål, Ansvar) genomförts. Huvudman för PRIMA är individ- och omsorgsnämnden, ION, men verksamheten drivs i samverkan med samordningsförbundet Sollefteå. I och med att projekt 16-24 övergår till PRIMA lever verksamheten vidare efter projektets avslut. Förslag till beslut lägger slutrapport projekt 16-24 till handlingarna. Slutrapport projekt 16-24
9 (17) 29 ION 9/2013 (4.6) Revisionsrapport intern kontroll kontokort, bensinkort, mobiltelefoner och fria förmåner s beslut antar socialförvaltningens yttrande som sitt eget och skickar det till PwC. Sollefteå kommuns revisorer har via PwC genomfört en granskning av intern kontroll kring kontokort, bensinkort, mobiltelefoner och fria förmåner. Revisionen hemställer om att berörda nämnder yttrar sig om vilka åtgärder nämnden kommer att vidta med anledning av granskningsresultatet senast 2013-03-15. Revisionen har genomförts som frågeformulär till förvaltningarna, stickprovsgranskning av verifikationer samt genomgång av befintliga rutiner anvisningar mm. I förvaltningsyttrande framkommer inte utifrån revisionsrapporten att några väsentliga brister föreligger inom individ- och omsorgsnämndens ansvarsområde. De rutiner och anvisningar som finns fastställda följs inom nämndens ansvarsområde. Där osäkerheter finns och centrala anvisningar saknas har nämnden genom praxis utarbetat informella rutiner. Bedömningen är att där brister finns avseende anvisningar och rutiner, bör dessa arbetas fram centralt. Nämnden föreslås se positivt på att delta i ett sådant arbete för att minska osäkerheter och brister i hanteringen. Förvaltningens förslag till beslut tar socialförvaltningens yttrande som sitt eget. Förvaltningsekonom Ulf Jonasson redogör för ärendet vid gemensamt sammanträde med vård- och äldrenämndens arbetsutskott kl. 09.00. Förvaltningsyttrande 2013-01-22 Revisionsrapport Intern kontroll kontokort, etc. 2013-01-09
10 (17) 30 ION 14/2013 (8) Underremiss motion HBT-plan s beslut Nämnden ställer sig tveksam till att fler planer utarbetas. I handboken integrering av mångfald och jämlikhet lyfts de sju diskrimineringsgrunderna som omfattas i lagstiftningen; kön, ålder, sexuell läggning, könsidentitet, etnicitet, funktionsnedsättning, religion eller annan trosuppfattning. Nämnden föreslår därför att kommunens mångfalds- och jämställdhetspolicy revideras och utvidgas med en mångfaldsskrivning, som tydligare synliggör och lyfter fram diskrimineringsgrunderna. Eva Halling (FP) har lämnat en motion till kommunfullmäktige om att kommunen ska arbeta fram en HBT-plan, utbilda politiker och chefer i HBT frågor så kunskaperna kommer ut i all kommunens verksamhet samt att kommunen arbetar för att alla invånare i kommunen, oavsett sexuell läggning och/eller könsidentitet känner sig trygga och välkomna samt kan göra sin röst hörd. Planen ska ingå i kommunens jämställdhets- och mångfaldsarbete. Samtliga förvaltningar ska i en sådan struktur årligen utarbeta egna handlingsplaner för åtgärder och uppföljning av målen. Detta blir då en del av kommunens ordinarie arbete med mål- och handlingsplaner inom ramen för mål- och resursstyrning. Förvaltningen lämnar förslag till yttrande där 1. Bakgrund, 2. HBT-policyn och planen som del i kommunens jämställdhets- och mångfaldsarbete och 3. Innehåll i en HBT-plan (synliggörande, kompetens, bemötande) utvecklas. Förslag till beslut Sollefteå kommun arbetar fram en HBT-plan som ingår kommunens jämställdhets- och mångfaldsarbete samt är en del kommunens ordinarie arbete med mål- och handlingsplaner inom ramen för mål- och resursstyrning. Marie-Louise Andersson (S) med biträde av Kerstin Franzén (M) lämnar förslag till beslut enligt följande: Nämnden ställer sig tveksam till att fler planer utarbetas. I handboken integrering av mångfald och jämlikhet lyfts de sju diskrimineringsgrunderna som omfattas i lagstiftningen, kön, ålder, sexuell läggning, könsidentitet, etnicitet, funktionsnedsättning, religion eller annan trosuppfattning.
11 (17) 30 forts. Nämnden föreslår därför att kommunens mångfalds- och jämställdhetspolicy revideras och utvidgas med en mångfaldsskrivning, som tydligare synliggör och lyfter fram diskrimineringsgrunderna. Yrkanden 1. Arbetsutskottets förslag 2. Marie-Louise Anderssons (s) förslag med biträde av Kerstin Franzén (M) 30 forts. Ordförande redogör för propositionsordningen, vilken godkänns och finner att individoch omsorgsnämnden beslutat enligt Marie-Louise Anderssons (S) förslag. Underremiss 2013-01-23 Förvaltningsyttrande 2013-01-30
12 (17) 31 02-2011-00020 Återkallande serveringstillstånd Hotell Appelberg s beslut Stadigvarande serveringstillstånd för enskilda firman Hans Erik Östman, org nr 470811-7876 avseende serveringsstället Hotell Appelberg, Storgatan 51, Sollefteå återkallas enligt 9 kap 18 1 p alkohollagen med anledning av att verksamheten har upphört. Enskilda firman Hans Erik Östman, org nr 470811-7876, har upphört med verksamheten på serveringsstället Hotell Appelberg, Storgatan 51, Sollefteå. I 9 kap 18 1 p alkohollagen framgår att kommunen ska återkalla serveringstillstånd om tillståndet inte längre utnyttjas. Förslag till beslut Jämlikt 9 kap 18 1 p alkohollagen återkalla stadigvarande serveringstillstånd, Dnr 02-2011-00020, för enskilda firman Hans Erik Östman, org nr 470811-7876, avseende serveringsstället Hotell Appelberg, Storgatan 51, Sollefteå, med anledning av att verksamheten har upphört. Utredning 2013-01-24
13 (17) 32 ION 18/2013 (8.4) Utökad familjerådgivning s beslut 1. Medel i innevarande budget omfördelas inte för utökning av familjerådgivningens verksamhet. 2. Behovet av utökad familjerådgivning beaktas i kommande verksamhetsplan 2014 Kommunen är enligt lag skyldig att tillhandahålla familjerådgivning. Sedan många år har Sollefteå kommun valt att köpa tjänsten av Vårsta Diakonigård vilket innebär att vi delar verksamhet med Svenska kyrkan som också bedriver familjerådgivning med Vårsta som utförare. Familjerådgivningen ska erbjuda professionell hjälp till människor i samlevnadskriser och samlevnadskonflikter. Familjerådgivningens arbete är att betrakta som förebyggande. Den kommunala delen av rådgivningen motsvarar enligt avtalet med Vårsta Diakoni ca 20 timmar per vecka, d v s halvtidstjänst. Avtalet gäller t o m 2014-12-31 med möjlighet till ett års förlängning och kommunen betalade 443 330 kr för 2012. Vårsta Diakonigård ansvarar för att personalen har nödvändig kompetens och utbildning samt får adekvat handledning och fortbildning. Vidare ansvarar Vårsta Diakonigård för att tillhandahålla lämplig lokal med nödvändig utrustning. Efterfrågan av samtal har ökat i Sollefteå. Ansvariga för verksamheten menar att det finns anledning att utöka mottagningens verksamhet då antalet samtal varit högre såväl 2011 som 2012. Det skulle medföra att familjerådgivningen kan ha mottagningen öppen samtliga dagar i veckan. Kommunens delansvar skulle öka från 50 % till 70 % vilket motsvarar en ökad kostnad med ca 200 tkr till en årskostnad på ca 650 tkr (tillkommer årlig uppräkning med arbetskostnadsindex, 1,8% från kvartal 2). I innevarande budget finns inte utrymme för kostnadsökning. Vid delårsbokslut kan bedömning göras om utfallet medger en utökning av kostnaden för familjerådgivning del av 2013. Behovet av en utökad familjerådgivning bör beaktas i nämndens planering inför verksamhetsår 2014. Förslag till beslut - beslutar att inte omfördela medel i innevarande budget för utökning av familjerådgivningens verksamhet. - Behovet av utökad familjerådgivning beaktas i kommande verksamhetsplan 2014 Förvaltningsyttrande 2013-02-12
14 (17) 33 ION 8/2013 (1.6) 80/2012 (1.6) Handlingsplan för att uppnå ett bättre flöde från socialförvaltningen (IFO) till arbetsmarknadsenheten (AME) s beslut Upprättad handlingsplan fastställs och överlämnas till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade 2012-12-04 210 att uppdra till individ- och omsorgsnämnden redovisa en fastställd handlingsplan för att uppnå ett bättre flöde från individ- och omsorgsförvaltningen till arbetsmarknadsenheten. Handlingsplanen ska redovisas i kommunstyrelsen 2013-03-05. Förutsättningar för att samarbetet mellan ekonomienheten (EKO) och arbetsmarknadsenheten (AME), som syftar till att personer som har försörjningsstöd når egen försörjning, ska få önskvärd effekt är: - ömsesidigt ansvarstagande - respekt för varandras uppgift/skyldigheter Handlingsplanen upprättas i två delar 1. Flödesschema 2. Samverkansöverenskommelse ekonomienheten/arbetsmarknadsenheten Hållpunkter redovisas, där det framgår att förslaget fastställs i individ- och familjeomsorgens och individ- och omsorgsförvaltningens ledningsgrupp, lämnas 2013-02-14 till nämnden för fastställelse och redovisas i kommunstyrelsen 2013-03-05. Handlingsplan med bilagor Förvaltningsyttrande 2013-01-08 Beslut i kommunstyrelsen 2012-12-04 210 PARAGRAFEN UPPLÄSES OCH FÖRKLARAS OMEDELBART JUSTERAT
15 (17) 34 ION 4/2013 (2.6) Delgivning av Lex Sarah-anmälan publicering av sekretessprotokoll på kommunens hemsida s beslut Efter genomgång läggs delgivningen till handlingarna. Delgivning av Lex Sarah-anmälan enligt 14 kap 7 socialtjänstlagen, SoL och 24 b Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS inom individ- och omsorgsförvaltningen. Anmälan avser ett mycket allvarligt missförhållande i publicering av protokoll innehållande sekretessuppgifter på kommunens hemsida. När händelsen 2012-12-21 blev känd stängdes sidan omedelbart ner. Händelsen kan få allvarliga konsekvenser för de enskilda personer vars personliga uppgifter funnits åtkomliga. Samtliga enskilda som berörs kontaktas. I upprättad handlingsplan anges åtgärder, bl.a. att egen mapp i det digitala verksamhetsträdet skapas, för nämndskallelser och nämndsprotokoll med begränsad behörighet och rutin med arbetsgång från protokollsskrivning till publicering. Anmälan Lex Sarah Rapport om missförhållande 2012-12-21 Delegeringsbeslut 2013-01-02 Utredning 2013-01-14 Handlingsplan 2013-01-17
16 (17) 35 Delgivning ansökan om förlängning av prövolicens Barns Behov i Centrum, BBiC s beslut Efter genomgång av ansökan om förlängd prövolicens BBiC läggs delgivningen till handlingarna. Sollefteå saknar gällande avtal sedan maj 2011. Detta har också påtalats av Socialstyrelsen i december 2012. En inventering av användande och implementering av BBIC-konceptet har genomförts i förvaltningen på uppdrag av BBIC-ansvarig. Bedömningen efter genomförd inventering är att Sollefteå kommun bör söka förlängd prövolicens ett år då det finns behov av fortsatt utbildning och implementering för att uppfylla kraven för permanent licens, arbeta enligt nedanstående handlingsplan och söka permanent licens 2014. Handlingsplanen 2013 för implementering av BBIC följs upp månatligen genom avstämning på ledningsgrupp under punkt BBIC. Ansökan om förlängning skickades 2013-01-24 till Socialstyrelsen. Ansökan 2013-01-24
17 (17) 36 ION 000/2013 (2.2) Muntliga informationer Alkoholhandläggare Olle Widerberg och Thomas Tejle (V) redovisar från kurs ansvarsfull tillståndsgivning riktad till förtroendevalda. Alkohollagen är en social skyddslagstiftning. Tillståndshavaren, serveringsansvarig och serveringspersonal är ansvariga på restaurangen. Serveringsansvarig personal utses av tillståndshavaren, anmäls till kommunen, ska vara lämplig för uppgiften och vara fyllda 20 år. Tillståndshavare genomgår kunskapsprov för personlig lämplighet. I samband med tillståndet ska tillagad mat serveras. Minimikrav ställs på bl.a. antal gäster och brandskydd. Normaltid för servering är kl. 11.00 01.00 Kommunen ser i första hand till skyddet för medborgarna vid tillståndsgivning. Polisen och kommunen har ansvar för tillsyn av restauranger och Statens folkhälsoinstitut är central tillsynsmyndighet. Ingripande mot tillståndshavaren kan ske med erinran, varning eller återkallelse av serveringstillståndet. Verksamhetschef funktionsstöd Ann-Katrin Lundin visar omfördelning av ansvarsområden under tillfällig vakans enhetschefer. Funktionsstöd kommer inte att bedriva lantgården Kvickroten efter årsskiftet 2013-2014. Personal, brukare och anhöriga är delaktiga i planering som nu inleds för att ersätta daglig verksamhet Kvickroten. Verksamhetschef individ- och familjeomsorg Mia Brodin rapporterar om personalsituationen på IFO. Inom barn-unga-familj har arbete med åtgärdsplan enligt systematiska miljöarbeten startat. Ansvaret inom BUF är fördelat på två enhetschefer. Konsult upphandlas just nu som förstärkning socialsekreterare inom BUF. I enhet vuxen/lss anställs enhetschef 50 % under våren samtidigt som rekrytering ny enhetschef startar. Förvaltningschef Gert Persson redovisar samverkan personligt ombud med Kramfors kommun. Avtal är tecknat t.o.m. 2013-12-31 och kan sägas upp före 2013-06-30. Verksamheten har i Sollefteå två anställda och Kramfors kommun köper 75 % av en heltid. Verksamheten har gemensam ledningsgrupp, som startade planering i augusti 2012. Riskanalys och åtgärdsplan är genomförd. Totalkostnaden är 541 tkr; nettokostnad Kramfors 203 tkr och Sollefteå 338 tkr. Tillkommer arbetsledning 118 tkr och hyra Sollefteå 40 tkr. I Kramfors ligger verksamheten i RSMHs lokaler utan lokalkostnad.