Arbetsförmedlingens Återrapportering 2012 4. Systemstöd tertial 2 2012-09-28 Avser perioden 2012-05 2012-08
Sida: 2 av 20
Sida: 3 av 20 Dnr: AF-2011/414101 Datum: 2012-09-28 Återrapportering enligt regleringsbrevet för 2012, Version: Återrapport 4 Systemstöd tertial 2_1.0 I regleringsbrevet för 2011 anges att: Arbetsförmedlingen ska senast den 30 juni 2013 ha utvecklat och implementerat ett nytt ärendehanteringssystem. I regleringsbrevet för 2012 anges att Arbetsförmedlingen ska redovisa hur utvecklingen och genomförandet av de olika delarna i det nya systemstödet fortlöper i förhållande till tidsplan, vilka åtgärder Arbetsförmedlingen vidtar för att motverka eventuella risker för förseningar och eventuella behov av åtgärder från regeringens sida. Arbetsförmedlingens ska också redovisa hur många som återstår att certifieras för att arbeta i AIS. Redovisningen ska omfatta hur systemstödet säkrar aviserade reformer i arbetslöshetsförsäkringen. Återrapportering lämnas månaden efter varje avslutat tertial. Detta är därmed den andra av tre återrapporter. Återrapport för tertial 1 lämnades 30 maj 2012. Återrapport för tertial 3 kommer att lämnas i januari 2013. Beslut i detta ärende har fattats av generaldirektör Angeles Bermudez- Svankvist. Ärendet har föredragits av Jan-Olof Dahlgren. I den slutliga handläggningen har chefen för Ledningsstaben Christina Storm Wiklander deltagit. Angeles Bermudez-Svankvist Jan-Olof Dahlgren
Sida: 4 av 20
Sida: 5 av 20 Innehållsförteckning Sammanfattning...7 Arbetsförmedlingens systemstöd...9 Inledning...9 Återkoppling till tidigare rapporter...9 Risker i samband med förkortad tidsplan...9 Begränsningar i förordningen Af-PuF...10 Samråd med Datainspektionen...10 Utveckling och genomförande... 11 Förändringsmål... 11 Tidsplan... 15 Risker och åtgärder...16 Utbildning för behandling av personuppgifter... 17 Säkra aviserade reformer... 17 Behov av åtgärder från regeringen...18 Systemstöd för kompletterande aktörer...18 Aktivitetsrapporter...18 Ytterligare behov av lag- och förordningsändringar...18
Sida: 6 av 20
Sida: 7 av 20 Sammanfattning Detta är den andra av tre tertialrapporter som lämnas enligt Arbetsförmedlingens Regleringsbrev för 2012. Rapporten beskriver utvecklingen av Arbetsförmedlingens systemstöd. Återrapport för tertial 1 lämnades 30 maj 1. Återrapport för tertial 3 kommer att lämnas i januari 2013. Uppdraget beskrivs närmare i tertialrapport 1 2012. I denna rapport beskrivs främst förändringar jämfört med föregående rapport. Arbetsförmedlingens samlade bedömning är även denna gång att systemstödet kommer att vara utvecklat och i drift inom den tidsram som myndigheten anger i tertialrapport 1 2012. I föregående tertialrapport beskrevs tre risker i samband med förkortad tidsplan tillsammans med åtgärder för att reducera dessa. I denna rapport följs detta upp med en redogörelse för aktuell status. För två av dessa är risken ytterligare reducerad. Den risk som kvarstår gäller kort implementeringstid. Åtgärder pågår för att minska risken men de har ännu inte lett till önskad reducering. Den risk som rör förändringar i förordningen om personuppgifter kvarstår. Inom ramen för samråd med Datainspektionen (DI) har två nya punkter tillkommit som rör digital dokumenthantering och identifiering av Arbetsförmedlingens kunder. Arbetsförmedlingen gör i denna rapport bedömningen att det nya systemstödet för digital hantering av dokument uppfyller kraven även då undantag för äldre systemstöd upphör den 1 januari 2014. En lägesrapport lämnas om det arbete som pågår för att förbättra systemens förutsättningar i samband med nya reformer. En förstudie som gäller de aviserade förändringar i arbetslöshetsförsäkringen har genomförts. Tre områden har identifierats där förslagen har störst påverkan; Införandet av aktivitetsrapporter, hantering av ökat antal underrättelser samt kontrollfunktionen hos kompletterande aktörer. Antalet underrättelser bedöms öka från ca 4000 per år till ca 50 0000 per år eftersom en stor del av dagens avanmälningar ersätts av underrättelser. Samtliga risker som anges i föregående rapport har bedöms på nytt. Resultatet redovisas i en särskild tabell. Arbetsförmedlingens bedömning i förra tertialrapporten av områden där det kan behövas åtgärder från regeringens sida kvarstår.
Sida: 8 av 20
Sida: 9 av 20 Arbetsförmedlingens systemstöd Inledning Detta är den andra av tre tertialrapporter som lämnas enligt Arbetsförmedlingens Regleringsbrev för 2012. Rapporten beskriver utvecklingen av Arbetsförmedlingens systemstöd. Återrapport för tertial 1 lämnades 30 maj 1. Återrapport för tertial 3 kommer att lämnas i januari 2013. Uppdraget att utveckla och implementera ett nytt systemstöd (senast den 30 juni 2013) anges i regleringsbrevet för budgetår 2011. I Regleringsbrevet för budgetåret 2012 anges följande: Arbetsförmedlingen ska senast en månad efter slutet av respektive tertial redovisa hur utvecklingen och genomförandet av de olika delarna i det nya systemstödet fortlöper i förhållande till tidsplan, vilka åtgärder Arbetsförmedlingen vidtar för att motverka eventuella risker för förseningar och eventuella behov av åtgärder från regeringens sida. Arbetsförmedlingens ska också redovisa hur många som återstår att certifieras för att arbeta i AIS. Redovisningen ska omfatta hur systemstödet säkrar aviserade reformer i arbetslöshetsförsäkringen.. Rapportens disposition är anpassad till Regleringsbrevet för 2012 samtidigt som det finns en återkoppling till grunduppdraget och den rapportering som gjorts under 2011 samt under 2012. De tre tertialrapporter som lämnas enligt Regleringsbrevet för 2012 har samma disposition för att underlätta jämförelser. Återkoppling till tidigare rapporter I denna rapport anges förändringar i förhållande till tertialrapport 1 2012 vilken fortsättningsvis förkortas TR 1 2012. Risker i samband med förkortad tidsplan I TR 1 2012 beskrevs tre risker i samband med förkortad tidsplan tillsammans med åtgärder för att reducera dessa. I denna rapport följs detta upp med en redogörelse för aktuell status. Risk 1 Ej tillämpbart enhetligt, centralt system för behörighetsstyrning Sannolikheten för att risken skall inträffa har reducerats till följd av att Arbetsförmedlingen under våren 2012 har tagit fram grundläggande funktionalitet för ett system för behörighetsstyrning. Systemet bedöms
Sida: 10 av 20 långsiktigt hållbart, rättssäkert och möjliggör effektiv behörighetsstyrning. En systembeskrivning redovisades i TR 1 2012. För närvarande håller befintliga systemstöd på att anslutas till nya systemet. Vid årsskiftet förväntas tillräckligt många anslutningar vara på plats för att konceptet skall kunna verifieras. Arbetet med att ansluta de befintliga systemstöden förväntas pågå till och med juni 2013. Risk 2 Ej tillfredsställande tillämpning på grund av låg kvalitet i implementering Risken kvarstår och finns redovisad under punkten Risk för felaktig tillämpning i verksamheten på grund av kort implementeringstid. Arbetsförmedlingen etablerar för närvarande organisation och metod för att leda ett strukturerat införande under våren 2013. Åtgärderna har dock ännu inte lett till någon reducering av risken. Risk 3 Kapacitetsbrist interna resurser Risken är reducerad genom den lösning som Arbetsförmedlingen valt och som innebär ett minskat anpassningsbehov av befintligt systemstöd. Begränsningar i förordningen Af-PuF Arbetsförmedlingen har den 19 april 2012 lämnat förslag på ändringar i förordningen om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Frågan beskrivs i TR 1 2012. Samråd med Datainspektionen Enligt Regleringsbrev för 2011 avseende Arbetsförmedlingen skall Arbetsförmedlingen i systemutvecklingen inhämta synpunkter från Datainspektionen (DI). Nedan redovisas centrala punkter för dialog under andra tertialet 2012: Arbetsförmedlingens system för behörighetsstyrning Behovet av att separera en kunds olika ärenden i systemstödet Intresseavvägning - att finna en balans mellan ett behov av att behandla personuppgifter och den enskildes anspråk på integritet Ambitionsnivå avseende loggning/ spårbarhet Konsekvens av en senareläggning av ELDA-systemets driftsättning (ny punkt) Arbetsförmedlingens modell för att identifiera kunder på ett säkert sätt (ny punkt)
Sida: 11 av 20 Utveckling och genomförande Arbetsförmedlingen styr utvecklings- och förändringsarbeten i ett särskilt program; Programmet för Effektiv kundintegritet. Inom ramen för programmet är de flesta av huvudkontorets avdelningar engagerade och programmet inkluderar även ett antal utvecklingsprojekt. Eftersom det rör sig om förhållandevis stora förändringar för medarbetarna kraftsamlar Arbetsförmedlingen på de aktiviteter i implementeringen som redovisades i TR 1 2012. Under juni 2012 utsågs särskilda medarbetare som ska stödja cheferna vid införandet. Uppdraget är att bidra till spridning av beslutade förändringar samt bidra till att identifiera utvecklingsområden under införandefasen. Under augusti 2012 genomfördes en träff med ca 100 utsedda medarbetarna som fick en introduktion av EKI-programmet. Särskild vikt har lagts vid att tidigt engagera marknadsorganisationens chefer och stödpersoner inför kommande förändringar. Förändringsmål Nedan redovisas de förändringsmål som arbetet syftar till att uppfylla. I en sammanfattande tabell anges även status för respektive mål per den 27 augusti 2012. 1. Behörighetsstyrning baserad på individens behov Under 2012 etablerar Arbetsförmedlingen en central teknisk plattform för styrning av behörigheter som redovisades i TR 1 2012. Arbetsförmedlingen har tagit fram de centrala komponenterna i systemstödet. Utvecklingen fortsätter enligt plan men till följd av att ytterligare utvecklingsbehov har identifierats förlängs aktiviteten till våren 2013. 2. Tekniskt begränsad tillgång till personuppgifter I de arbetsmarknadspolitiska databaserna införs tekniska begränsningar för tillgång till känsliga personuppgifter enligt TR 1 2012. Införandet av tekniska begränsningarna är försenade jämfört med ursprunglig plan till följd av att kravställningen har behövt kompletteras. Enligt nuvarande plan kommer arbetet att pågå till och med maj 2013. 3. Central åtkomstuppföljning Under 2012 och 2013 etablerar Arbetsförmedlingen den uppföljning av medarbetarnas åtkomst till personuppgifter som redovisades TR 1 2012.
Sida: 12 av 20 4. Digital dokumenthantering ELDA Arbetsförmedlingen inför digital hantering av arbetssökandedossiéer, diarieförda ärenden, styrande dokument och handläggarstöd vilket beskrivs närmare i TR 1 2012. Arbetsförmedlingen gör bedömningen att det nya systemstödet uppfyller kraven även då undantag för äldre systemstöd upphör den 1 januari 2014. Till följd av förseningar i upphandlingen av systemstödet är produktionssättningen senarelagd till hösten 2013. Det kommer dock att fungera i tid innan 1 januari 2014. För att reducera risker samt verifiera lösningen har en prototyp som omfattar behörighetsstyrning upprättats under sommaren 2012. Även med begärda förordningsförändringar kommer vissa handlingar inte att kunna digitaliseras. Effektiviseringen blir därmed begränsad då alla inkomna pappersbaserade dokument måste gås igenom för att sorteras bort alternativt maskas innan det skannas om det innehåller otillåten information. En möjlig lösning är att myndigheten medges rätt att digitalt behandla alla inkomna handlingar. 5. Säkerställd behandling av personuppgifter Genom ett antal åtgärder som beskrivs i TR 1 2012 säkerställs att de personuppgiftsbehandlingar som genomförs inom Arbetsförmedlingen efterlever personuppgiftsregleringen. 6. Förbättrade förutsättningarna för nya reformer Inom ramen för EKI-programmet bedrivs utveckling av plattformar för logginsamling och logganalys, identitetshantering, behörighetsstyrning, samt informations- och datatjänster. Syftet är att förbättra förutsättningarna för anpassning av systemet till nya reformer (se TR 1 2012). Lägesrapport om arbetet med att införa de nya plattformarna: Plattformen för logginsamling har etablerats. Systemstöd för logganalys upphandlas under hösten 2012. Under hösten 2012 kommer plattformen för säker identifiering av kunder att etableras för kanalerna telefon, distansservice, webb, och fysiskt möte. Plattformen för behörighetsstyrning har etablerats men vidare utveckling kommer att ske till och med maj 2013. 7. Säkrade reformer i arbetslöshetsförsäkringen Ett nytt systemstöd införs enligt plan i maj 2013 för att säkra aviserade reformer i arbetslöshetsförsäkringen. Förutsättningarna för detta beskrivs i TR 1 2012. Arbetsförmedlingen har genomfört en förstudie och identifierat de områden där förslagen kommer att ha störst påverkan:
Sida: 13 av 20 Införandet av aktivitetsrapporter Hanteringen av det ökande antalet underrättelser Kontrollfunktionen hos kompletterande aktörer. I förstudien har också identifierats de beroenden som påverkas av förändringarna i regelverket och vilka frågor som måste lösas för att förändringarna ska kunna säkras. Aktivitetsrapport ska vara webbaserad men också kunna tas emot på annat sätt. Rapporten ska lämnas med jämna intervall och inom utsatt tid till Arbetsförmedlingen. Om den uteblir ska Arbetsförmedlingen underrätta den sökandes arbetslöshetskassa. Detta kräver: Att Arbetsförmedlingen kan fastställa den sökandes identitet vid lämnandet av aktivitetsrapporten Att åtkomsten till känsliga uppgifter i aktivitetsrapporten kan begränsas. Säkra administrativa rutiner för en manuell hantering av aktivitetsrapporter och att dessa registreras samma dag som de kommer in till Arbetsförmedlingen. Ett uteblivet besök eller en utebliven kontakt hos Arbetsförmedlingen eller hos en kompletterande aktör ska medföra att Arbetsförmedlingen lämnar en underrättelse till berörd arbetslöshetskassa. Det ställer krav på att Arbetsförmedlingen underrättar den sökandes arbetslöshetskassa samt säkerställer att den kompletterande aktören omedelbart informerar Arbetsförmedlingen vid uteblivet besök eller kontakt. Antalet underrättelser bedöms öka från drygt 4 000 per år (2011) till ca 50 000 per år. Hanteringen måste effektiviseras och om möjligt digitaliseras. I annat fall riskerar administrationen kring underrättelser att bli orimligt omfattande vilket medför risk för att reformen inte får avsedd effekt. Underrättelser kommer i vissa fall att ersätta dagens avanmälningar. Den sökande är därmed hela tiden anmäld till arbetslöshetskassan. Det medför ökad risk för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning. För att minska risken krävs rutiner som innebär att tiden då en sökande inte har kontakt med förmedlingen blir så kort som möjligt. I förstudien påtalas även att möjligheten till uppföljning bör beaktas vid utformningen av det stöd som behövs för att implementera regeländringarna. Arbetsförmedlingen har beslutat att det fortsatta utvecklingsarbetet ska bedrivas som ett projekt inom programmet Effektiv kundintegritet. Projektet har fått namnet Reformer i Arbetslöshetsförsäkringen (ReA).
Sida: 14 av 20 Sammanfattande tabell förändringsmål 1-7 # Förändringsmål Status 1 Behörighetsstyrning baserad på individens behov 2 Tekniskt begränsad tillgång till personuppgifter 3 Central åtkomstuppföljning 4 Digital dokumenthantering ELDA 5 Säkerställd behandling av personuppgifter 6 Förbättrade förutsättningarna för nya reformer 7 Säkrade reformer i arbetslöshetsförsäkringen Enligt plan Avvikelse Allvarlig avvikelse
Sida: 15 av 20 Tidsplan Arbetet redovisas som tidigare i form av ett antal förändringsmål. De förändringar som har skett sedan TR 1 2012 redovisas under ovanstående kapitel Förändringsmål.
Sida: 16 av 20 Risker och åtgärder I tabellen anges förändringsmålen i förhållande till risk samt vilka åtgärder som vidtas för att reducera riskerna. Riskerna beskrivs primärt i förhållande till hur de påverkar den tidsplan som redovisats i TR 1 2012 en och därmed vilka åtgärder som vidtas för att motverka risker för förseningar. Risk Risk för att reformer i arbetslöshetsförsäkringen kräver frekvent användning av fritextfält, vilket leder till stort behov av manuell granskning och ger lägre effektivisering. Risk för felaktig tillämpning i verksamheten på grund av kort implementeringstid i förhållande till slutdatum juni 2013. Risk för att Arbetsförmedlingen inte uppfyller kraven för att få ta de aviserade förordningsförändringarna i anspråk till följd av att IT-stödet för Säker identifiering inte finns på plats till juni 2013. Risk för hinder i myndighetsutövningen till följd av oförutsedda effekter av begränsad tillgång till kunders personuppgifter. Risk för utdragen upphandling av IT-stöd för logganalys. Risk för att standardiseringen av plattformarna påverkas negativt av förändringar i de arbetsmarknadspolitiska databaserna. Åtgärd I möjligast mån minimera användandet av fritextfält. Dialog sker mellan Arbetsmarknadsdepartementet och Arbetsförmedlingen. Af etablerar organisation och metod för ett proativt och strukturerat införande. Af etablerar för närvarande ett projekt för implementering av Säker identifiering av kunder. De delar som berör förordningsförändringen kommer att prioriteras fram till juni 2013. Af kommer att fortsätta inhämta synpunkter från Datainspektionen för att utveckla lösningar. I större utsträckning än vanligt testa nya arbetssätt på pilotkontor. Reservrutin för att tilldela behörigheter kommer att utvecklas och finnas på plats i juni 2013. Prototyper utvecklas som kontinuerligt testas mot referensgrupper. Snabb utvärdering och tidig upphandling. Minimera förändringarna av de arbetsmarknadspolitiska databaserna t.o.m. juni 2013.
Sida: 17 av 20 Utbildning för behandling av personuppgifter Arbetsförmedlingen har i TR 1 2012 redovisat genomförande av utbildning för alla medarbetare. Under 2013 genomförs ytterligare utbildningar som omfattar hela myndigheten. De utgör en del av införandeplanen och ska säkerställa att förändringarna införs på ett enhetligt sätt i hela organisationen. Utbildningarna består av instruktioner, bildspel, lärarledd utbildning och film. Säkra aviserade reformer Utifrån de aviserade förändringarna i arbetslöshetsförsäkringen (förändringsmål 7 ovan) har Arbetsförmedlingen genomfört den förstudie som redovisats ovan.
Sida: 18 av 20 Behov av åtgärder från regeringen Arbetsförmedlingen har i TR 1 2012 identifierat några områden som vi bedömer kan komma att behöva åtgärder från regeringens sida. Systemstöd för kompletterande aktörer Arbetsförmedlingens bedömning i TR 1 2012 om konsekvenserna av SOU 2012:4 Kompletterande regler för personuppgiftsbehandling på det arbetsmarknadspolitiska området kvarstår. Aktivitetsrapporter Arbetsförmedlingens bedömning i TR 1 2012 om konsekvenserna av Ds 2012:3 Rättssäkerhet och likabehandling i arbetslöshetsförsäkringen kvarstår. Ytterligare behov av lag- och förordningsändringar Arbetsförmedlingens bedömning i TR 1 2012 om behov av lag- och förordningsändringar kvarstår. I TR 1 2012 angavs två frågor som myndigheten skulle återkomma om. 1. Begäran om ändring som rör digitaliserad behandling av uppgifter om facklig tillhörighet. En skrivelse har lämnats i frågan (diarienummer Af- 2012/152717). 2. Behandling av personuppgifter om brott. En skrivelse om förslag om ändring i lagen (2002:546) och förordningen (2002:523) har lämnats (diarienummer Af-2012/249336).
Sida: 19 av 20
Sida: 20 av 20 Arbetsförmedlingen Besöksadress Hälsingegatan 38 Stockholm Postadress 113 99 Stockholm Telefon: 077-160 00 00 www.arbetsformedlingen.se