Kongress för Unga Hörselskadade På årsmötet 2012 lade tre av Unga Hörselskadades medlemmar ett förslag om att införa kongress vartannat år. Förslaget innebär också att styrelsen skulle ha en mandatperiod på två år och att pengar skulle avsättas varje år för att genomföra kongress vartannat år. Förslaget avslogs och årsmötet beslutade därmed att UH inte skulle införa kongress vartannat år. På årsmötet 2013 lade riksstyrelsen ett förslag om införande av kongress vartannat år och ett förslag om tvåårig mandatperiod samt att pengar skulle avsättas varje år för att genomföra kongress vartannat år. Riksstyrelsen föreslog också att kongressen skulle hållas under hösten istället för våren som det är idag. Årsmötet avslog förslaget men beslutade att riksstyrelsen skulle få i uppdrag att skicka ut ett dokument till Unga Hörselskadades medlemmar, lokalföreningar och grupper som beskriver vad ett införande av kongress skulle innebära. Frågor och kommentarer är välkomna in till styrelsen så att förslaget kan göras tydligare eller utformas ytterligare. Riksstyrelsen ska därefter ta med förslaget till årsmötet 2014 där frågan om införande av kongress eller inte ska diskuteras igen. Årsmötesdeltagarna har då haft möjlighet att läsa in sig mer och få en större förståelse för vad förändringen skulle innebära. Riksstyrelsen har därför sammanstället detta dokument som visar på bakgrund till förslaget, hur det skulle fungera i praktiken samt konsekvensen av att fortsätta ha årsmöte eller konsekvensen av att införa kongress vartannat år. Bakgrund till förslaget om kongress vartannat år? Riksstyrelsen och kansliet ser ett stort behov av att effektivisera och skapa ett mer långsiktigt arbete inom Unga Hörselskadade. En stor del av verksamhetsåret läggs på att planera och genomföra det årliga årsmötet, dessutom väljs en ny styrelse varje år. Den nya styrelsen behöver en startsträcka där de får en chans att komma in i arbetet och förstå sig på vad det innebär att vara Unga Hörselskadades riksstyrelse. Detta i kombination leder till att det är svårt att skapa ett långsiktigt och tydligt arbete inom organisationen. Särskilt lidande blir vårt intressepolitiska arbete och organisationsutvecklingsarbete som kräver mycket tid och resurser. Styrelsen och kansliet upplever idag att det är svårt att hitta den tid och de resurser, som vi skulle vilja ha, till intressepolitiskt arbete och organisationsutveckling som t ex medlemsrekrytering under första halvan av året då årsmötesplanering är i fokus. Utifrån dessa funderingar formades förslaget till årsmötet 2013.
Kongress respektive årsmöte i praktiken inom UH Unga Hörselskadades verksamhet Att införa kongress ska inte innebära en minskning av antalet aktiviteter som Unga Hörselskadade arrangerar tvärtom! Tanken är att vi istället ska kunna arrangera ytterligare aktivitet eftersom resurser och pengar inte behöver läggas på årsmötet och dess planering. Riksstyrelsen ser dessutom gärna att kongressen hålls på hösten istället för på våren som det är idag. Detta av två skäl: 1. Kongressens beslut om t.ex. verksamhet bör inte ligga så långt fram i tiden som det gör idag. Ett exempel är att vi på årsmötet i april 2013 beslutade om verksamhetsplan för 2014. Mycket hinner hända mellan april 2013 och januari 2014, verksamhetsplan och budget behöver därför ofta revideras för att vara aktuell. I och med kongress på hösten skulle verksamhetsåret som årsmötesdeltagarna beslutar om vara närmare i tid, arbetet kan starta bara någon månad efter att beslutet tagits. Kongress skulle leda till en verksamhetsplan som gäller 2 år framåt i tiden, det gör det möjligt att planera mer långsiktigt och börja tidigt med det som är planerat till det sista av de två verksamhetsåren. Styrelsen som väljs på årsmötet får också en klar bild av vad de förväntas arbeta med och de kan vara med och besluta om vad som ska ske under den mandatperiod som de sitter i styrelsen. De som sitter på 1 år idag är bara en del av det nya året mellan januari april och jobbar inte med den verksamhetsplan som de var med och beslutade om när de började i styrelsen. 2. Riksstyrelsen föreslår att den styrelse som väljs på en kongress under hösten börjar sitt mandat vid årsskiftet. Innan dess har den gamla riksstyrelsen och den nya riksstyrelsen ett möte tillsammans där de kan lämna över sitt arbete och skapa bra förutsättningar för fortsatt arbete. En konsekvens av att ha kongress under hösten är att det skulle bli nödvändigt att flytta vår årliga ungdomskonferens. Den kan i stället vara på våren. Det känns viktigt att flytta den till våren eftersom årsmötet/kongress och ungdomskonferensen är de största aktiviteterna vi har. De bör således vara jämt fördelade under året. Förvaltningsmöte Vissa punkter på dagordningen behöver Unga Hörselskadade besluta om och protokollföra varje år. Årsredovisningen och verksamhetsberättelsen är två sådana punkter. För att lösa det kan vi ha ett så kallat förvaltningsmöte. Ett kort möte där vi går igenom endast de punkter som är nödvändiga att besluta om varje år. Ett sådant möte kan vara ett kort punkt i programmet i en aktivitet vi arrangerar. Beslut som tas där följs sedan upp på kongressen året efter. Längre mandatperiod för styrelsen På vårt årsmöte väljs en ny styrelse. Om UH inför kongress vartannat år så väljs ny styrelse endast vid kongressen vartannat år. Riksstyrelsen ser positivt på att styrelsens medlemmar skulle
få längre mandatperioder. Styrelsens verksamhetsår påverkas av den årliga årsmötesplanering och av startsträckan att lära känna varandra och sätta sig in i UHs verksamhet. För många är det första året stort och en smula förvirrande. Längre mandatperioder tror riksstyrelsen skulle motivera till större engagemang, det finns större möjligheter att vara med från början till slut i arbete som Unga Hörselskadade utför och det är en genuin erfarenhet, viktig att få med sig i framtida engagemang, studier och arbetsliv. Riksstyrelsen hoppas att UHs medlemmar strävar efter långsiktighet i organisationen och ser vinsten av att ha längre mandatperioder. Unga Hörselskadades bidrag UH får statsbidrag som Ungdomsstyrelsen delar ut till landets ungdomsorganisationer. Vi ansöker om bidrag för våra medlemmar som är mellan 6-25 år varje år i september för året som kommer. Vår ansökan om statsbidrag påverkans inte av om vi har kongress vart annat år eller årsmöte varje år. I ansökan måste årsredovisning bifogas samt en redovisning av den verksamhet vi haft under det året. Dessa dokument tas årligen fram av riksstyrelsen. Unga Hörselskadade söker inte bidrag för sina årsmöten. I vissa fall har det gjorts om vi har planerat en särskild aktivitet kopplad till årsmötet. Väldigt sällan ger stiftelser och fonder bidrag till årsmöten eftersom det hör till en organisations ordinarie verksamhet. Därför är årsmötet en kostsam historia som vi står för själva. Eftersom UH har prioriterat den demokratiska processen genom att diskutera små som stora frågor och ha påverkanstorg så tar årsmötet lång tid och en hel helg behöver avsättas till själva årsmötet. Det gör det inte möjligt för oss att planera in årsmötet som en liten del av en temaeller aktivitetshelg. Årsmötet är också gratis för våra medlemmar att åka på för att det ska vara möjligt för alla som vill att åka. Varje år kostar årsmötet ungefär 140 000 kr. Om UHs årsmötesdeltagare bestämmer att vi ska ha kongress vartannat år istället för årsmöte varje år så kommer pengar avsättas det året som vi inte har någon kongress. Det blir alltså ekonomiskt fördelaktigt att lägga ca 140 000 kr på kongress vartannat år istället för att lägga motsvarande 280 000 kr under två år och två årsmöten. Arrangerar vi en extra aktivitet det året vi inte har ett årsmöte så har vi möjlighet att söka bidrag för den aktiviteten, precis som vi söker bidrag för vår lägerverksamhet och våra kurser. En sådan aktivitet ses inte som vår ordinarie verksamhet på samma vis som ett årsmöte. Konsekvenser av införandet av kongress vartannat år - Idag budgeteras årligen ca 140 000 kr till årsmöte. Införs kongress kommer halva summan budgeteras årligen för kongress vartannat år. - Det år kongress inte ska genomföras har vi möjlighet att arrangera ytterligare aktiviteteller konferens då resurser finns, båda ekonomiska och praktiska resurser från kansliet. - Tvåårsmandat skapar kontinuitet i styrelsearbetet och i kontakten med kansliet. - Förslaget att flytta kongressen till hösten och därmed flytta ungdomskonferensen till våren underlättar för byte av styrelsemedlemmar och verksamhetsplanering.
- Varje år bör ett förvaltningsmöte genomföras, ett kortare möte där medlemmarna beslutar om årsredovisning och verksamhetsberättelse. Detta möte hålls i samband med en annan aktivitet och tar endast en liten del av programtiden. Konsekvens av att fortsätta med årsmöte varje år - Möjlighet att sitta 1 eller 2 år i styrelsen vilket som passar individen bäst. - Årsmötet fortsätter att vara på våren och ungdomskonferensen på hösten. - Årsmötet är en naturlig mötesplats en gång per år - Årsmötet leder till att förslag kan läggas varje år och beslut kan tas varje år. Andra organisationers reflektioner och erfarenheter av kongress Riksstyrelsen har varit i kontakt med andra ungdomsorganisationer som har valt att ha kongress/förbundsstämma/riksstämma (kärt barn har många namn) vartannat år. Unga Reumatiker berättar att de haft riksstämma vartannat år i 13 år, de tycker det fungerar mycket bra och har en ekonomisk fördel. Nackdelen de kan se är att det är 2 år mellan beslut, vill medlemmarna ändra på något så behöver de vänta till riksstämman. Å andra sidan menar det att det kan leda till att Unga Reumatikers medlemmar tänker till en gång extra innan de lägger ett förslag eller tar ett beslut. De ser det som en fördel att deras styrelse sitter på 2 år, alla hinner komma in i arbetet, det blir även en trygghet för personal på kansliet som får en stabil grupp att arbeta med. Vilja eller ovilja att sitta med på ett 2 års mandat tror ordförande handlar mer om individens allmänna engagemang och mindre om mandatets längd. Unga Rörelsehindrade införde förbundsmöte vartannat år för många år sedan, den största anledningen var troligen att få ett mer långsiktigt arbete inom organisationen. Deras styrelse beslutar om detaljfrågor som t ex verksamhet medan förbundsmötet ramar in vad Unga Rörelsehindrade ska fokusera på i ett mer övergripande perspektiv. Tidsbestämda mandatperioder (oavsett 1 eller 2 år) signalerar att det är den tiden som gäller för engagemang och inte mer. Det skulle vara bättre om styrelsen byttes ut mer gradvis men det har fungerat bra hos dem att hela styrelsen har bytts ut efter en tvåårig mandatperiod. Hos dem har det inte handlat om ett ekonomiskt beslut, de har tema/aktivitetshelg som de söker bidrag för och avsätter en kortare tid på programmet till förbundsmöte.
Avslutning På årsmötet 2013 fick riksstyrelsen i uppdrag att sätta samman ett dokument gällande riksstyrelsens förslag på kongress vartannat år. Dokumentet skulle tydligare informera om vad bytet till kongress vartannat år faktiskt skulle innebära för Unga Hörselskadade och medlemmarna. Riksstyrelsen förväntas sedan ta med sig förslaget till årsmötet 2014 då UH:s medlemmar röstar om ifall Unga Hörselskadade ska ha kongress vartannat år eller inte. Dokumentet har då gett medlemmarna en möjlighet att läsa på innebörden av införande av kongress i förväg. Såhär gör du för att lämna synpunkter Detta dokument skickas ut på remiss till alla UH:s lokalföreningar och lokalgrupper. Det läggs också upp på vår hemsida samt uppmärksammas i våra andra kanaler. På så sätt kan även enskilda medlemmar eller andra grupperingar än lokalföreningar inom UH lämna synpunkter på sammanställning riksstyrelsen gjort. För att lämna dina åsikter sammanställer du dem och skickar dem elektroniskt till maria@uh.se senast söndagen den 10 november. Ju tydligare du är med dina åsikter desto lättare har kansliet och styrelsen att använde dem i en eventuell omarbetning inför att riksstyrelsen ska ta fram förslaget till årsmötet 2014, specificera därför gärna vilka specifika delar du tycker bra eller mindre bra om och har du ytterligare förslag så skriv gärna med även dem. Era synpunkter kommer att behandlas på styrelsemötet i slutet på november, för er som skickar in frågor så kommer dessa besvaras efter styrelsemötet. Synpunkter kommer tas med i arbetet att ta fram förslag till årsmötet 2014. Har du frågor om förslaget eller undrar något ytterligare om hur du ska göra för att lämna dina åsikter kan du alltid kontakta UH:s generalsekreterare Maria på maria@uh.se.