Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Antagen av styrelsen 2015-02-06
Finsam Lekeberg och Örebro 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 ANSÖKAN OM MEDEL 2 2 AKTIVITET/PROJEKTS GENOMFÖRANDE 2 3 REDOVINSNING AV MEDEL BEVILJADE AV STYRELSEN 3 4 REDOVISNING AV AKTIVITET SOM BEVILJATS MEDEL 3 5 FAKTURAHANTERING 4 6 FÖRETAGSKORT 4 7 BOKFÖRING AV IN- OCH UTBETALNINGAR 5 8 ARVODEN, LÖNER 5 9 ERSÄTTNING FÖR FÖRLORAD ARBETSINKOMST 6 10 DIREKTUPPHANDLING, UNDER TVÅ BASBELOPP 6 11 DIREKTUPPHANDLING, ÖVER TVÅ BASBELOPP 6 12 ARBETSGIVARDEKLARATION 7 13 INKOMSTDEKLARATION, PENSIONSKOSTNADER 7 14 RESERUTINER, KOLLEKTIVA RESOR 8 15 RESERUTINER, EGEN BIL I TJÄNSTEN 8 16 UPPRÄTTANDE AV VERKSAMHETS- OCH BUDGETPLAN 8 17 EKONOMISK UPPFÖLJNING 9 18 AVSKRIVNING 9 19 UPPRÄTTANDE AV ÅRSREDOVISNING 9 20 UPPRÄTTANDE AV DELÅRSREDOVISNING 10 21 MOMSRUTINER 10 22 REKVIRERING AV ANSLAG FRÅN FÖRBUNDETS MEDLEMMAR 11 23 REDOVISNING AV EKONOMISKT RESULTAT TILL SCB 11 24 ARKIVERING 11
Finsam Lekeberg och Örebro 2 Det här är ett dokument för intern kontroll inom förbundet som beskriver de rutiner som tillämpas. 1 Ansökan om medel 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idén presenteras för Lokala samverkansgruppen (LSG) ur vilken en beredningsgrupp utses 3. Idén diskuteras och bereds Beredningsgrupp 4. Beredningsgruppen beslutar om att idén ska Beredningsgrupp vidareutvecklas och utser lämpliga tjänstemän för att utarbeta och skriva ansökan om medel. 5. Ägare av aktivitet/projektägare utses. Beredningsgrupp 6. I minnesanteckningar dokumenteras projektidén. 7. Projektansökan tas fram enligt fastställd mall. Utsedda tjänstemän Kontinuerlig dialog sker med förbundschefen. 8. Redovisningsansvarig utses Beredningsgrupp 9. Projektansökan presenteras för LSG som ger ett utlåtande till Finsams styrelse. 10. Undertecknad ansökan om medel skickas till Utsedda tjänstemän förbundschefen. 11. Ansökan tas upp i Finsams styrelse för beslut. Styrelsen Ansökan om fortsättning av pågående aktivitet/projekt tas upp direkt till styrelsen. 12. Ansökan/projektplanen publiceras på hemsidan om medel beviljats. 2 Aktivitet/projekts genomförande 1. Upprättande av skriftlig överenskommelse mellan samverkande myndigheter och Finsam. 2. Information till redovisningsansvarig projektägare om rutiner för rekvirering av medel 3. Bildande av styrgrupp för aktivitet Projektägare 4. Medverkande i styrgrupp för samverkansstöd 5. Kontroll och uppföljning. Sker enligt skriftlig överenskommelse och då styrelsen begär rapportering. 6. Registrering av aktivitet i SUS 7. Information om SUS till registreringsansvarig för individinriktade projekt 8. Registrering av deltagande individer i SUS Samverkande myndigheter 9. Stöd till samverkansparter i samordning, samverkan, måluppfyllelse och uppföljning 10. Kontinuerlig rapportering om projektets utveckling till Finsams styrelse
Finsam Lekeberg och Örebro 3 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen 1. Rekvisitionsblankett med anvisningar skickas digitalt till redovisningsansvarig 2. Redovisningsansvarig fyller efter varje kvartal (eller annan överenskommen tid) i rekvisition, undertecknar den och bifogar samtliga underlag som skickas till Finsam. Redovisningsansvarig 3. Rekvisition och underlag inkommer till Finsam. Ankomststämpling sker. 4. Rekvisition kontrolleras mot underlag och budgeterade kostnader till vilka beviljats medel. 5. Rekvisition justeras vid behov, godkänns och belopp beslutas med undertecknande av rekvisition. 6. Beslut kommuniceras till redovisningsansvarig 4 Redovisning av aktivitet som beviljats medel Aktivitet/projekt som vänder sig till individer och pågår minst två år, rapporterar varje halv- och helår projektets resultat. Vid avslut av varje aktivitet/projekt lämnas en slutrapport över hela perioden. 1. Rapport inkommer till Finsam från samverkande myndigheter Samverkande myndigheter 2. Granskning av rapport 3. Rapport presenteras i förbundsstyrelsen, aktivitetsansvariga då styrelsen begär det 4. Styrelsen beslutar att godkänna rapport eller begär komplettering Styrelse 5. Rapporten publiceras på hemsidan 6. Projektet beskrivs i Finsams halv- och helårsredovisning. Graden av måluppfyllelse redovisas och analyseras vid helårsredovisning. 7. Dokumentationen arkiveras
Finsam Lekeberg och Örebro 4 5 Fakturahantering Utbetalning av fakturor: - fakturor utbetalas via filöverföring från bokföringssystem till bank - faktura attesteras av förbundschef - inloggning till bankgiro utförs av ekonomiassistent på Region Örebro län () med särskild behörighet till förbundets konto 1. Faktura inkommer till Finsam där den ankomststämplas 2. Faktura kontrolleras och märks med bokföringsenhet 3. Faktura attesteras, konteras och märks i förekommande fall med resultatenhet 4. Faktura postas till, område ekonomi 5. Faktura betalas (två behöriga i förening) 6. Bankens transaktionslista bevakas för att kontrollera att överföring skett 7. Utbetalning bokförs 8. Utbetalningsjournal och bokföringsunderlag upprättas 9. Faktura arkiveras i bokföringspärm 6 Företagskort Företagskort består av kreditkort Visa Business card, med en köpgräns på 15 000 kr. Kortinnehavare är förbundschef. 1. Underlag i form av kvitto, betalningsbekräftelse o dyl. bevaras i särskild pärm för företagskort 2. Faktura inkommer från banken 3. Fakturan kontrolleras mot underlag och bifogas till pärm för företagskort 4. Samtliga av förbundets kontokortsbetalningar dras via autogiro direkt från penningmarknadskonto Bank 5. Transaktionslista för förbundets konto granskas 6. Transaktion konteras 7. Kostnad attesteras och märks med resultatenhet 8. Kostnad som rör förbundschef attesteras av ordföranden med vice ordförande som ersättare Förbunsdschef/ Ordförande 9. Underlag och bokföringsorder postas till, område ekonomi 10. Bokföring sker och verifikationsnummer sätts 11. Arkivering sker i kronologisk ordning i bokföringspärm
Finsam Lekeberg och Örebro 5 7 Bokföring av in- och utbetalningar Bokföring av in- och utbetalningar sker löpande. Bokföring av utbetalning av fakturor: - fakturor utbetalas via filöverföring från ekonomi- och bokföringssystem till bank - inloggning till bankgiro utförs av Region Örebro län () område ekonomi, men kan även utföras av förbundschef - bokföring utförs alltid av 1 Inloggning sker på förbundets bankkonto, e-tjänst 2 Transaktionslista skrivs ut 4 Ut- eller inbetalningsunderlag, transaktionslista och leverantörsfakturajournal jämförs och kontrolleras mot varandra 5 Inloggning sker i ekonomi- och bokföringssystem och bokföring sker av in- och utbetalningar 6 Fakturajournal och bokföringsunderlag över avstämda registreringar skrivs ut 8 Journal och underlag sätts in i särskild bokföringspärm 8 Arvoden, löner Beslut i styrelsen 2008-03-19: Sammanträdesarvoden ska betalas ut två gånger per år, i juni för perioden december - maj samt i december för perioden juni-november. Ordförandens månadsarvode utbetalas i samband med löneutbetalningar varje månad. För hantering av lön tillämpas nr 4-14. 1. 1 Sammanträde eller möte sker i någon form Styrelsen 2. 2 Revisorer meddelar Finsam arbetad tid för revision i förbundet Revisorer 3. 3 Underlag för utbetalning av arvode upprättas enligt förbundets arvodesbestämmelser 4. 4 Underlag skickas till löneadm tjänst 5. 5 Löner och arvoden förs in i lönesystemet Löneadm tjänst 6. 6 Specifikationer skickas till Finsam Löneadm tjänst 7. Specifikationer skickas till mottagare 8. Kopior av specifikationer bevaras hos förbundet 9. Utbetalning godkänns och attesteras på banklista 10. Underlag postas till Öll 11. Utbetalning sker via bankgiro
Finsam Lekeberg och Örebro 6 12. Transaktionslista skrivs ut 13. Inloggning sker i ekonomi- och bokföringssystem och bokföring sker 14. Underlag sätts in i bokföringspärm 9 Ersättning för förlorad arbetsinkomst Ersättning utgår enligt bestämmelser för förlorad arbetsinkomst för förtroendevalda styrelseledamöter inom Finsam Lekeberg och Örebro. Antagna av styrelsen 2009-12-18. 1 Underlag för förlorad arbetsinkomst mm inkommer 2 Underlaget kontrolleras mot faktiskt medverkande i styrelseuppdrag 3 Underlag kan kontrolleras med intygande arbetsgivare 4 Rutiner för arvoden punkt nr 4-14 tillämpas 10 Direktupphandling av varor, tjänster eller konsulttjänster utanför kommunens ramavtal, högst 2 basbelopp. Avrop, upphandling och direktupphandling sker enligt förbundets Delegations- och attestordning, beslutad av styrelsen 2012-12-17. Samordningsförbund ansvarar inte för rehabiliteringsinsatser och upphandlar därför inte heller sådana (prop.2002/03:132 s 74). 1. 1 Kvalitet och prisnivå på marknaden undersöks 2. Inköp av tillgängliga varor eller tjänster med önskad kvalitet och till bästa pris 11 Direktupphandling av varor, tjänster eller konsulttjänster utanför kommunens ramavtal, över 2 basbelopp. 1 Kvalitet och prisnivå på marknaden undersöks 2 Inköp av tillgängliga varor eller tjänster med önskad kvalitet och till bästa pris 3 Anmälan av delegationsbeslut till styrelsen
Finsam Lekeberg och Örebro 7 12 Arbetsgivardeklaration 1 Arbetsgivardeklarationen fylls i och undertecknas digitalt hos Skatteverket 2 Skattekonto kontrolleras 3 Arbetsgivaravgift och skatt ska täckas av skattekonto 4 Kostnaden attesteras 5 Underlag postas till Region Örebro län (), område ekonomi 6 Kontering sker 7 Utbetalning verkställs och bokförs, verifikationsnummer sätts 8 Arkivering sker i bokföringspärm 13 Inkomstdeklaration för särskild löneskatt på pensionskostnader 1 Deklarationsblankett inkommer från skatteverket (feb) 2 Deklarationen kontrolleras och fylls i 3 Deklarationen attesteras 4 Deklarationen skickas in till skatteverket 5 Skattebesked inkommer från skatteverket (dec) 6 Kostnad attesteras 7 Underlag postas till Region Örebro län (), område ekonomi 8 Utbetalning sker till skatteverket 9 Kontering sker 10 Utbetalningen bokförs och verifikationsnummer sätts 11 Arkivering sker i bokföringspärm
Finsam Lekeberg och Örebro 8 14 Reserutiner, kollektiva resor 1. Beslut om resa tas 2. Vid resa med tåg sker bokning via nätet 3. Betalning med kontokort/företagskort 4. Biljetterna kontrolleras och skrivs ut 5. Bekräftelse av bokning och betalning inkommer via e-post 6. Bekräftelsen bevaras i pärm för företagskort 7. Rutiner för företagskort tillämpas 15 Reserutiner, egen bil i tjänsten År 2015 ersätts skattefritt 1,85 kr och skattepliktigt 1,05 kr per km. 1.. Beslut om resa tas 2.. Antal km noteras av den resande Den resande 3.. Resan redovisas på särskild blankett Den resande 4. Redovisningen kontrolleras och attesteras 5. Redovisningen skickas till löneadministratör 6. Ett ex av redovisningen arkiveras hos förbundet 7. Ersättning utbetalas i samband med utbetalning av lön eller arvode, enligt gällande avtal Löneadm tjänst 16 Upprättande av verksamhets- och budgetplan Styrelsen ska enligt lag fastställa samordningsförbundets budget senast den 30 november varje år och ska dessförinnan samråda med förbundsmedlemmarna. Beslut om beviljade anslag från medlemmarna meddelas i början av november. 1. Dialog med förbundsstyrelsen augusti-september 2. Förslag till budgetplan upprättas utifrån kostnader innevarande år, uppräkning av kostnader, beslut om finansiering av aktiviteter och planerad verksamhet. Upprättas under augusti-november 3. Förslag till verksamhetsplan upprättas utifrån resultat av dialog 4. Verksamhets- och budgetplan, beslut november Styrelse 5. Verksamhets- och budgetplan publiceras på hemsidan 6. Eventuell revidering av planen mot bakgrund av medlemmars beslut om anslag till förbundet, december 7. Eventuellt beslut om reviderad plan Styrelse 8. Budget förs in i system under januari och
Finsam Lekeberg och Örebro 9 17 Ekonomisk uppföljning Ekonomisk uppföljning sker kontinuerligt vid styrelsens sammanträden. 1. Ekonomisk sammanställning upprättas 2. Månadsrapport upprättas 3. Månadsrapport inkommer till Finsam 4. Månadsrapporten kontrolleras 5. Rapport sker till styrelsen 6. Ärendet protokollförs 18 Avskrivning Följande avskrivningar tillämpas: Datorer/IT 3 år, inventarier 5 år. 1. Inköpta inventarier förs upp på invertarielista för avskrivning 2. Avskrivning attesteras 3. Underlag postas till Region Örebro län, område ekonomi 4. Avskrivning konteras 5. Avskrivningen bokförs, verifikationsnummer sätts 6. Underlag arkiveras i bokföringspärm 19 Upprättande av årsredovisning Enligt lag om finansiell samordning, ska styrelsen årligen inom tre månader från räkenskapsårets slut upprätta årsbokslut och årsredovisning. 1. Det ekonomiska bokslutet upprättas och 2. Räkenskaper sammanfattas 3. Engagemangsbrev beställs från bank 4. Bokslutspärm färdigställs i två exemplar varav revisorer erhåller ett och 5. Årsredovisning inklusive verksamhetsberättelse upprättas 6. Sammanställning görs av verksamhetsberättelse och det ekonomiska bokslutet 7. Årsredovisning föredras i styrelsen 8. Beslut fattas om årsredovisning Styrelse 9. Årsredovisning skickas till revisorerna för granskning 10. Revisionsberättelse skrivs och undertecknas Utsedda revisorer 11. Årsredovisning publiceras på hemsidan 12. Årsredovisning och revisionsberättelse skickas till medlemmarnas kommunfullmäktige, Region Örebro län, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan 13. Årsredovisning och revisionsberättelse arkiveras
Finsam Lekeberg och Örebro 10 20 Upprättande av delårsredovisning Styrelsen skall svara för samordningsförbundets räkenskaper och ska enligt lag om kommunal redovisning, minst en gång under räkenskapsåret upprätta en särskild redovisning för verksamheten från räkenskapsårets början. Minst en rapport ska omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. 1. Det ekonomiska bokslutet upprättas och 2. Räkenskaper sammanfattas 3. Delårsredovisning, helårsprognos samt verksamhetsberättelse upprättas 4. Delårsredovisning föredras till styrelsen i augusti 5. Beslut fattas om delårsredovisning och styrelse undertecknar dokumentet Styrelse 6. Delårsredovisningen publiceras på hemsidan 7. Delårsredovisning skickas till revisorerna, medlemmarnas kommunfullmäktige, Region Örebro län, Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan 8. Årsredovisning och revisionsberättelse arkiveras 21 Momsrutiner Ansökan om ersättning för mervärdesskatt görs för varje kvartal. Förbundet får tillbaka betalad moms. 1. Momsrapport skrivs ut och Blanketten Ansökan om ersättning för mervärdesskatt 2. fylls i 3. Ansökan undertecknas 4. Ansökan skickas till Skatteverket 5. Momsfordran attesteras 6. Underlag postas till, område ekonomi 7. Momsfordran konteras 8. Momsfordran bokförs 9. Inbetalning sker till Finsams bank- eller skattekonto Skatteverket 10. Inbetalning attesteras 11. Underlag postas till, område ekonomi 12. Inbetalning konteras 13. Bokföring sker och verifikationsnummer sätts 14. Handlingarna arkiveras i bokföringspärm
Finsam Lekeberg och Örebro 11 22 Rekvirering av anslag från förbundets medlemmar Försäkringskassan har beslutat att f o m 1 januari 2010 utbetala anslag per kalenderår utan rekvirering från förbundet.. 1 Beslut om anslag tas. Medlemmen 2 Rekvisition upprättas och skickas medlemskommun och region i början av året 3 Medel sätts in på Finsams bankkonto Medlemmen 4 Kontroll och bokföring sker av inbetalningen (punkt 7) och 23 Redovisning av ekonomiskt resultat till SCB 1. Inkommer 1 från SCB, begäran om inlämnande av räkenskapssammandrag för kommunalförbund 2. Räkenskapssammandrag 2 upprättas elektroniskt enligt SCB:s anvisningar, och skickas till SCB 3. Kopia tas ut på papper och arkiveras 24 Arkivering 1. Inkommande 1 handlingar ankomststämplas 2. Inkommande 2 och upprättade handlingar diarieförs 3. Inkommande och upprättade handlingar arkiveras 4. Arkiv gallras enligt arkivplan