Kultur- och samhällsbyggnadsenheten Yttrande 2007-12-20 sid 1 (15) 450-13816-07 Krisberedskapsmyndigheten Socialstyrelsen Regeringsuppdrag 4.A.2 Skydd och beredskap mot olyckor och svåra påfrestningar I regleringsbrevet för år 2007 fick Länsstyrelsen uppdraget att inom sitt geografiska område: identifiera vilka verksamheter som behövs för att säkerställa en grundläggande funktionalitet vid en extraordinär händelse bistå verksamhetsansvariga i arbetet med att identifiera vilka åtgärder som behöver vidtas för att säkerställa en grundläggande funktionalitet identifiera vilka verksamheter som är särskilt viktiga för samhället vid en influensapandemi identifiera vilka funktioner eller befattningar hos t ex myndighet och företag som är vitala för att verksamheten skall kunna upprätthålla en grundläggande funktionalitet Redovisningsformer I skrivelsen Underlag inför samråd med Krisberedskapsmyndigheten och Socialstyrelsen beträffande uppdrag om extraordinära händelser och pandemi daterad 2007-06-12 preciserade Socialstyrelsen och Krisberedskapsmyndigheten redovisningsformerna för uppdraget. Åtta frågeställningar presenterades, frågorna 1-4 är obligatoriska för Länsstyrelsen att besvara medan fråga 5-8 är frivilliga: 1. Vilka verksamheter anser ni behövs för att säkerställa en grundläggande funktionalitet vid en extraordinär händelse, dvs. vilka är de samhällsviktiga verksamheterna sett ur ett generellt perspektiv? 2. Vilka är de samhällsviktiga verksamheterna vid en influensapandemi? 3. På vilket sätt har länsstyrelsen lämnat stöd till de verksamhetsansvariga i arbetet med att identifiera vilka åtgärder som behöver vidtas för att säkerställa en grundläggande funktionalitet? Hur har processen sett ut och hur har arbetet lagts upp i stora drag? 4. Vilka funktioner och befattningar hos t.ex en myndighet eller ett företag som har bedömts som samhällsviktiga är vitala för att verksamheten ska kunna upprätthålla en grundläggande funktionalitet vid en influensapandemi? Redovisa endast ett sammanfattande underlag till KBM och socialstyrelsen och då i första hand kopplat till de verksamheter där det finns problem att upprätthålla funktionaliteten. 5. Vilka externa beroenden har identifierats som särskilt viktiga för att kunna upprätthålla en godtagbar förmåga inom de samhällsviktiga verksamheterna vid en pandemi? (elförsörjning och elektroniska kommunikationer, IT/tele ej inräknat) 6. Vilket behov av stöd har ni identifierat för att kunna upprätthålla en godtagbar förmåga inom de samhällsviktiga verksamheter som kommer att drabbas av störningar vid en pandemi? 7. Nämn några exempel på åtgärder som kommer att vidtas för att öka förmågan hos de verksamheter som ha bedömts som samhällsviktiga (tex omfördelning av personal eller stänga mindre viktiga delar av verksamheten). 8. hur bedömer ni förmågan att bedriva de samhällsviktiga verksamheterna vid en pandemi under de förutsättningar som finns angivna i Att planera för en pandemi En vägledning för verksamhetsansvariga? Kommentera de huvudsakliga problemen för de samhällsviktiga verksamheterna. POSTADRESS: BESÖKSADRESS: TELEFON: TELEFAX: E-POST: WWW: 581 86 LINKÖPING Östgötagatan 3 013-19 60 00 013-10 28 23 lansstyrelsen@e.lst.se e.lst.se
sid 2 Metod Till grund för denna rapport ligger två enkätundersökningar besvarade av regionala och lokala aktörer inom såväl privat som offentlig sektor. Den första enkäten riktades till kommunerna, Landstinget samt Polismyndigheten och syftade till att identifiera samhällsviktiga verksamheter vid en influensapandemi och långvarigt elavbrott. Se bilaga 1. Svarsfrekvensen var 100 %. Genom denna identifierades 270 verksamheter i Östergötland. Med hänsyn till att identifieringsarbetet skett efter olika detaljeringsgrad i resp. kommun (exempelvis angav vissa kommuner samtliga livsmedelsaffärer och bensinstationer inom kommunen medan andra endast angav de största) gjorde Länsstyrelsen i samverkan med styrgruppen ett urval av de verksamheter som kan anses vara samhällsviktiga ur ett regionalt perspektiv, totalt 69 verksamheter/organisationer. 1 Till verksamhetsansvariga för dessa företag skickades den andra enkäten, formulerad som en webbenkät (se bilaga 2). Genom webbenkäten kunde information inhämtas om de samhällsviktiga verksamheternas funktioner och befattningar samt deras bedömning av förmågan att upprätthålla grundläggande funktionalitet vid pandemi och långvariga elavbrott. Totalt besvarades webbenkäten av 47 verksamheter, vilket ger en svarsfrekvens på ca 68 %. Observerat att antalet respondenter inte är jämnt fördelat över sektorsområdena vilket kan påverka resultatet (för vidare information se fråga 2). Resultatet av de ovan beskrivna enkäterna är inte bara centrala för föreliggande redovisning, utan utgör också en förutsättning för arbetet med projektet Prioritering och omfördelning av personella resurser 2 som sker inom Riskbild Östergötland. Resultat Föreliggande rapportering redovisas i nummerordning, enligt frågemallen ovan. 1. Vilka verksamheter anser ni behövs för att säkerställa en grundläggande funktionalitet vid en extraordinär händelse, dvs. vilka är de samhällsviktiga verksamheterna sett ur ett generellt perspektiv? Utifrån Krisberedskapsmyndighetens definition av samhällsviktig verksamhet ur ett krisberedskapsperspektiv har 270 verksamheter identifierats i Östergötland. Detta arbete har genomförts av kommunerna, Landstinget och Polismyndigheten 3 med utgångspunkt ifrån scenarierna influensapandemi och långvariga elavbrott. Länsstyrelsen har gjort bedömningen att det genom dessa två exempel på extraordinära händelser är möjligt att få en helhetsbild av vilka verksamheter som är samhällsviktiga ur ett generellt perspektiv. De verksamheter som i enkätundersökningen har pekats ut som samhällsviktiga i länet kan kategoriseras i sektorer/verksamhetsområden i enlighet med Krisberedskapsmyndighetens sektorsindelning. Sektorerna redovisas i figur 1 nedan. 1 Föreliggande redovisning omfattar således endast samhällsviktiga verksamheter ur ett regionalt perspektiv. 2 Projektplan för Riskbild Östergötland 2, 2007-2009 3 För mer information om fortsatt urval och arbetsprocess se beskrivning ovan.
sid 3 Energiförsörjning Information och kommunikation Offentlig förvaltning Skydd och säkerhet Socialförsäkringar Finansiella tjänster Hälso- sjukvård och omsorg Handel och industri Transporter Kommunalteknisk försörjning Livsmedel Figur 1. Samhällsviktiga aktörer i Östergötland indelade i övergripande sektorer. Undersökningen visar att i stort sett samma verksamheter är samhällsviktiga oavsett om det gäller ett pandemiutbrott eller ett långvarigt elavbrott vilket innebär att samma grundfunktioner i samhället måste fungera tillfredsställande för att förebygga att en allvarlig kris uppstår och/eller för att kunna hantera och dämpa effekterna av den samma. 2. Vilka är de samhällsviktiga verksamheterna vid en influensapandemi? Mer omfattande beskrivning Sett till verksamhetsområde fördelar sig respondenterna enligt följande (obs! att en aktör kan verka inom flera verksamhetsområden, därav skillnaden mellan antalet verksamheter och totalsiffran för antalet respondenter i tabellen nedan. Tabell 1. Samhällsviktiga verksamheter i Östergötland fördelade efter verksamhetsområde. Antal Verkamhetsområde/sektor respondenter Energiförsörjning (el, värme, bränsle, drivmedel) 7 Information/kommunikation (tele, TV/radio, post/paket, tidningar) 12 Finansiella tjänster (betalningar, kontanter) 6 Socialförsäkringar 1 Hälso-/sjukvård och omsorg 5 Skydd och säkerhet 7
sid 4 Transporter 9 Kommunalteknisk försörjning (dricksvatten, avlopp, renhållning, väghållning) 3 Livsmedel (tillverkning, distribution, kontroll och försäljning) 6 Offentlig förvaltning 8 Totalt 64 De verksamheter som är samhällsviktiga vid en influensapandemi återfinns inom samtliga sektorer. Enligt kommunernas bedömning är samma verksamheter samhällsviktiga vid pandemi som vid långvariga elavbrott. Kommunerna bedriver ett antal verksamheter som enligt olika lagstiftningar måste upprätthållas utan avbrott även vid en extraordinär händelse. Dessa är bland annat skola, vård- och omsorg, miljö- och hälsa, räddningstjänst. Driften av dessa verksamheter kräver i sin tur serviceenheter som t ex kommunalteknisk försörjning och kommunledning för att fungera. Enkätundersökningen tyder på att influensapandemin skiljer sig från andra extraordinära händelser genom att en stor andel av befolkningen insjuknar vid influensapandemi vilket innebär en stor påverkan på personalberoende verksamheter som t ex sjukvård och omsorg. Sjukvården drabbas dessutom dubbelt av influensapandemi eftersom många insjuknar och söker vård samtidigt som verksamheten drabbas av personalbortfall. En hårt belastad sjukvård utlöser först och främst stora personalbehov för medicinska åtgärder men utlöser också en rad beroendekedjor i form av sjukvårdsupplysning, informationsspridning om smittskydd (både genom media och genom egna organisationen). Apotekets verksamhet är också nödvändig (tillgång till läkemedel) samtidigt som transportsektorn är viktig för transporter av läkemedel, förnödenheter, sjuka och avlidna. Det är också centralt att begravningsväsendet fungerar. Utöver verksamheter med direkt koppling till vård och omsorg finns under en influensapandemi behov av en fungerande teknisk infrastruktur t ex el, tele och it. De beroendeförhållanden som finns under normala omständigheter gäller även under influensapandemi. 3. På vilket sätt har länsstyrelsen lämnat stöd till de verksamhetsansvariga i arbetet med att identifiera vilka åtgärder som behöver vidtas för att säkerställa en grundläggande funktionalitet? Hur har processen sett ut och hur har arbetet lagts upp i stora drag? Arbetsprocessen Under hela regeringsuppdragets genomförandeprocess har Länsstyrelsen Östergötland fört en kontinuerlig dialog med Landstinget, kommunerna, Polismyndigheten samt Försvarsmakten. Diskussioner har också förts med övriga Länsstyrelser och Krisberedskapsmyndigheten. En regional styrgrupp bestående av representanter för Länsstyrelsen, kommuner och Landstinget har tillsatts för att förankra och inrikta arbetet samt belysa aktuella frågeställningar.
sid 5 Arbetsprocessen för föreliggande regeringsuppdrag kan delas in i följande skeden: 1. Inriktningsmöte med kommuner, Landstinget och Polisen Arbetsformer diskuterades och tidplan skisserades. 2. Möte styrgrupp Enkätutformning och projektets genomförande beslutades. 3. Identifiering av samhällsviktiga verksamheter Enkät till kommunerna, Landstinget och Polismyndigheten med syfte att ringa in de verksamheter, inom såväl privat som offentlig sektor, som är nödvändiga för att säkerställa en grundläggande funktionalitet vid en influensapandemi eller ett långvarigt elavbrott. 4. Urval av verksamheter Tillsammans med styrgruppen gjordes ett urval av förslagen på verksamheter som kommit fram i enkäten. Av 270 förslag valdes 69 verksamheter ut som har bäring på regional nivå. 5. Information till verksamhetsansvariga De samhällsviktiga verksamheterna, inom såväl offentlig som privat sektor, bjöds in till ett seminarium den 30 oktober 2007 för information och diskussion angående innebörden och identifiering av samhällsviktig verksamhet och vad som förväntas av sådana verksamheter bland annat i form av förberedelser inför en pandemi. Förutom Länsstyrelsen deltog representanter från Krisberedskapsmyndigheten och Vattenfall. 6. Identifiering av samhällsviktiga funktioner och möjliga åtgärder Webbenkät till verksamhetsansvariga för att inhämta djupare information om de enskilda verksamheternas funktioner och befattningar samt förmågan att upprätthålla grundläggande funktionalitet vid pandemi och långvariga elavbrott. 7. Sammanställning och redovisning regeringsuppdrag till KBM och Socialstyrelsen Stöd till verksamhetsansvariga Länsstyrelsens dialog med berörda aktörer i länet inleddes i mars år 2007 i samband med ett seminarium där såväl arbetsformer som tidplan diskuterades och riktlinjerna för arbetet lades fast. Arbetet med att identifiera samhällsviktiga verksamheter i Östergötland har skett i samarbete med kommunerna, Landstinget och Polismyndigheten. Länsstyrelsen utformade för ändamålet en enkät där också grundförutsättningarna förklarades. Ytterligare hänvisningar gjordes till tillämpbart stödmaterial i form av publikationer; definitioner och analyser utgivna av bland andra Krisberedskapsmyndigheten och Socialstyrelsen. Verksamhetsansvariga för samhällsviktiga verksamheter i länet inbjöds av Länsstyrelsen till ett informationsseminarium i oktober. Under mötet informerades verksamhetsansvariga om vad det innebär att deras verksamhet bedömts vara samhällsviktig samt hur planering av verksamheten kan ske inför en influensapandemi eller ett långvarigt elavbrott. Förutom Länsstyrelsen, medverkade representanter för Krisberedskapsmyndigheten och Vattenfall.
sid 6 Syftet med seminariet var att på en regional nivå föra diskussioner om influensapandemi samt uppmärksamma verksamhetsansvariga om behovet av beredskap för en sådan krissituation. Vidare har Länsstyrelsen varit verksamhetsansvariga behjälplig genom att via telefon och e-post svara på frågor som uppkommit i samband med arbetet med enkät och inför verksamheternas beredskapsplanering inför influensapandemi. Länsstyrelsen har under processen också skapat en webbplats med information till ansvariga för samhällsviktiga verksamheter. 4. Vilka funktioner och befattningar hos t.ex. en myndighet eller ett företag som har bedömts som samhällsviktiga är vitala för att verksamheten ska kunna upprätthålla en grundläggande funktionalitet vid en influensapandemi? Redovisa endast ett sammanfattande underlag till KBM och socialstyrelsen och då i första hand kopplat till de verksamheter där det finns problem att upprätthålla funktionaliteten. Tabell 2. Vitala funktioner och befattningar för verksamheternas upprätthållande vid influensapandemi, redovisade sektorsvis. Vitala funktioner och befattningar vid Sektor influensapandemi Energiförsörjning (el, värme, bränsle, drivmedel) Produktion och distribution av el och värme samt nödvändigt underhåll för att kunna upprätthålla dessa funktioner. Driftövervakning och felavhjälpning, support av it-system, beredskapspersonal och kundtjänst. För samhällets bränsleförsörjning behövs depåpersonal, tankbilschaufförer, lastplanerare, ITdriftstöd och kundtjänst/ordermottagning. Information/kommunikation (tele, TV/radio, För att skapa och sprida samhällsviktig information post/paket, tidningar) till allmänheten krävs personal för redaktion, tryckeri, teknik och kundtjänst. Distribution av tidningar, post och postinhämtning. Radiosändningar. Finansiella tjänster (betalningar, kontanter, försäkringar) Drift och underhåll av telefoniinfrastruktur. Enheter som hanterar betalflöden/betalningsförmedling, kontanthantering värdepapper samt de enheter som stöder dessa verksamheter (it m.fl.), försäkringshandläggning för nyteckning/komplettering, utbetalningar av skadeersättningar. Värdetransporter. Eftersom tillgången på kontanter kommer att minska är det viktigt att elen fungerar så att det går att betala med kort. Socialförsäkringar Hälso-/sjukvård och omsorg Funktioner för arbetssökande och arbetsgivare som gör att ekonomiska ersättningar kan göras utan förseningar. Telefonservice bl.a. sjukvårdsrådgivning, informationsfunktioner, resurser för hembesök och kommunernas äldreboenden, hemsjukvård ansluten till lasarett, primärsjukvård, akutsjukvård,
sid 7 Skydd och säkerhet Transporter (kollektivtrafik, transporter av sjuka och avlidna, godstransporter, hamnverksamhet) Kommunalteknisk försörjning (dricksvatten, avlopp, renhållning, väghållning) Livsmedel (tillverkning, distribution, kontroll och försäljning) Offentlig förvaltning smittskydd, stödfunktioner, ambulanssjukvård och transporter, regional sjukvårdsledning. 112- funktionen och annan larmförmedling. Distribution av läkemedel. Vakthavande befäl samt befattningar som ansvarar för utryckningsverksamheten inom polismyndigheten, skyddsvakter och annan bevakning av samhällsviktiga anläggningar, larmutryckningar. Trafikledning, transportledning, chaufförer, reservdelar och tekniker, hamnverksamhet. Vad gäller persontrafik är kollektivtrafiken central. Ledning, driftövervakning och drifttekniker. Samtliga processer inom livsmedelsproduktionen drabbas och hänger ihop: producent-förädlingförsäljning. Kundtjänst och kvalitetsavdelning är också centrala för livsmedelsaffärerna. Krisorganisationer hos länsstyrelse och kommuner, VB-/TiB-funktioner.Begravningsverksamhet, öppethållande av kyrkor, krissamtal, förstahjälpengrupper. Varningstjänst och itberedskap. 5. Vilka externa beroenden har identifierats som särskilt viktiga för att kunna upprätthålla en godtagbar förmåga inom de samhällsviktiga verksamheterna vid en pandemi? (elförsörjning och elektroniska kommunikationer IT/tele ej inräknat) Generellt finns externa beroenden i flertalet av de samhällsviktiga verksamheterna, beroendet är således till stor del ömsesidigt mellan verksamheterna. Följande externa beroenden har identifierats: Nödvändig utrustning och kompetens (t.ex. personlig skyddsutrustning, reservdelar, information och utbildning om smittskydd, uppdaterad lägesbild av ev. smittspridning samt annan förmedling av samhällsviktig information). Bevakningstjänster och övervakningssystem (t.ex. drift av övervakningssystem för VA-anläggningar). Kommunalteknisk försörjning (t.ex. dricksvattenförsörjning) Massmedia (tidningar och radio). Hälso- och sjukvård (inkluderat Apotek). Transporter och leveranser (t.ex. dieselleveranser och pappersleveranser). Väl utarbetade entreprenörs- och upphandlingsavtal (t.ex. avtalsbundna partner och underleverantörer). Offentlig förvaltning (t.ex. begravningstjänst) Även om elförsörjning och elektroniska kommunikationer - IT och tele (teknisk infrastruktur) ska bortses i svaret kan det vara värt att nämna att flertalet av respondenterna har nämnt dessa som en grundförutsättning för att verksamheterna ska fungera.
sid 8 Observera kopplingen mellan frågorna 5, 6 och 8. 6. Vilket behov av stöd har ni identifierat för att kunna upprätthålla en godtagbar förmåga inom de samhällsviktiga verksamheter som kommer att drabbas av störningar vid en pandemi? Tabell 3. Identifierade insatser för att stödja verksamheterna vid influensapandemi. Sektor Behov av stöd Energiförsörjning (el, värme, bränsle, drivmedel) Tillfälliga lättnader i regelverk beträffande inrapportering av ekonomi-, produktions- och miljörelaterade data. Myndigheternas stöd och lagändring för att få tillstånd att inhandla och lagra antiviraler/tamiflu. Prioritering av vaccin Möjlighet att prioritera elanvändare Pandemiplanering i andra viktiga verksamheter (som sektorn är beroende av) t.ex. transporter. Information/kommunikation (tele, TV/radio, Tillgång till vaccin för prioriterad personal post/paket, tidningar) och entreprenörer. Dispens från arbetstidslagstiftning och avsteg från vilotidsregler. Drivmedelsprioritering, Lagstadgad möjlighet att omfördela personal mellan olika avtalsområden. Prioriterad leverans av el, it/dataförbindelser, material. Samarbete krävs inom branschen. Finansiella tjänster (betalningar, kontanter) Samhällsgemensam löpande information om pandemins spridning/omfattning samt riktlinjer och rekommendationer från myndigheter på olika nivåer (nationell samt regional). Socialförsäkringar Hälso-/sjukvård och omsorg Avsteg från lagstiftningen inom tex socialtjänsten, framför allt avseende ledtider och innehåll. Samordning med landstinget om sjukvård, sjukresor etc. Länsstyrelsen skulle kunna hjälpa till genom att driva igenom ett effektivare informationsstödsystem riktat till allmänheten i länet ex gemensam hemsida. Kommunen kan få behov av personal samt utbildning i bl.a. hemsjukvård genom stöd av Arbetsförmedlingen och Landstinget Åtgärder för att hindra smittspridning, rekommendationer att inte besöka större publika arrangemang, anpassning av kollektivtrafik och taxiresor för
sid 9 nyckelpersonal, Samordning av åtgärder med Landstinget Samordning av tillgång till vaccin Definition av riskgrupper Datoriserad uppföljning av pandemins utveckling (integritetsskyddad), kunna redovisa vilka som är sjuka, vilka som blivit immuna, hur detta påverkar samhällsviktig verksamhet, Anpassning av lagstiftningen för att underlätta adekvata åtgärder bör utredas och fortlöpande genomföras eller förberedas t.ex. begränsning av resor till områden som drabbats av pandemin, att den aktuella pandemiska influensan omfattas av epidemilagstiftningen, Möjlighet att nyttja personal från andra kommuner inom och utom länet genom stöd av Arbetsförmedlingen och bemanningsföretag. Skydd och säkerhet Informationsinsatser riktade till allmänheten ang. t.ex. att 112-numret endast är avsett att användas vid nödlägen. Fortlöpande tillgång till aktuell information om lägesbild i kritiskt läge samt utbildning i tidigt skede. Lån av personal från andra regioner, behov av att kunna beordra personal vid dylika tillstånd, kan idag endast göras på heltidsanställd personal. En snabbare hantering av väktargodkännanden vid ev. behov av nyrekrytering. Säkerhetsklassning av personal tar tid. Större smidighet i kontakter med kommuner för nätverksbyggande för bättre beredskap. Ändring i SRV-föreskrifter: rätten att utnyttja deltidsbrandmän på heltid Resurser i form av personal, tekniskt stöd tex trygghetslarm, besöksgrupper från frivilligorganisationer, ev transportförstärkningar. Avsteg från ATL. Prioritering av läkemedel och vaccinationer. Transporter (kollektivtrafik, transporter av sjuka och avlidna, godstransporter, hamnverksamhet) Information till allmänheten om att noga överväga personresor (endast nödvändiga görs) Högre krav på nätägarna efterfrågas för att undvika störningar i eldistribution, Avsteg från arbetstidslagstiftningen. Tydliggörande ang. tolkning och tillämpning av begreppet nödfallsövertid. Fungerande kollektivtrafik för att säkra personalens resor till och från arbetet.
sid 10 Kommunalteknisk försörjning (dricksvatten, avlopp, renhållning, väghållning) Livsmedel (tillverkning, distribution, kontroll och försäljning) Större samordning av kollektivtrafikslag t.ex. länstrafik och tågtrafik. Prioritering av drivmedelsleveranser etc. Hjälp för att klara underhållsinsatser utöver vad som köps in normalt. Transportörer av vattentankar och dieselolja. Hjälp att säkerställa framkomliga vägar samt fungerande el, tele och it-drift. Det är angeläget att myndigheter har resurser att fatta snabba beslut i exceptionella frågor. Det kan till exempel krävas nytänkande hur kadaver får hanteras om en lantbrukare tvingas nödslakta flera hundra smågrisar i veckan och transport och mottagning av kadaver inte fungerar som normalt. (Gäller även slaktkyckling). Tänkbart är också att myndigheterna tvingas göra prioriteringar (t.ex. gällande transporter) där lantbruket, p.g.a. djurskyddsaspekten måste prioriteras Offentlig förvaltning Samverkan med andra domstolar i närheten Resurser för att kunna åtgärda de brister som framkommer i pågående riskanalys. Om kommunens egna resurser (människa och övriga tillgångar) är uttömda och det är svårt för kommunen att lösa situationen på egen hand, kan det vara lämpligt om lst eller landstinget kan agera resurscentral för tillgängliga resurser i länet.
sid 11 7. Nämn några exempel på åtgärder som kommer att vidtas för att öka förmågan hos de verksamheter som har bedömts som samhällsviktiga (tex omfördelning av personal eller stänga mindre viktiga delar av verksamheten). Tabell 4. Möjliga åtgärder för att öka förmågan. Möjliga åtgärder för att öka Sektor verksamhetens förmåga Energiförsörjning (el, värme, bränsle, drivmedel) Omfördelning av tillgänglig personal från mindre viktiga till de viktigaste funktionerna Prioritera leveranser till samhällsviktiga Information/kommunikation (tele, TV/radio, post/paket, tidningar) företag. Omfördela personalresurser genom att begränsa vissa verksamheter. Stängning av mindre viktiga delar av verksamheten Upphandling av drivmedel. Upprätta kontinuitetsplanering utifrån pandemiscenariot Satsning på fokusområden nyheter och samhällsinformation. Koordinera verksamheten med andra regioner/kontor. Säkerställa vikariebehov och medarbetare som har möjlighet att köra fler distrikt. Finansiella tjänster (betalningar, kontanter) Omfördelning personal Säkerställa prioriterad verksamhet Information till kunder via post. Använda alla extra personalresurser (vikariepersonal, timanställda), ändrade anställningsvillkor deltid till heltid Utnyttja hemarbetsplatser Ställa in tjänsteresor, kurser/konferenser Aktivera funktioner för löpande ledning /support informationsspridning Hygieföreskrifter Överväga att begränsa kundkontakter om detta är möjligt Socialförsäkringar Omfördelning av personal Tills vidare lägga ner mindre akuta arbetsuppgifter Hälso-/sjukvård och omsorg Omfördelning av personal och andra resurser efter behov genom att dra ner på vissa verksamheter Omflyttning av vissa avdelningar (patienter med pandemiliknande symptom hålls för sig) Prioritering inom verksamheten Nedprioritering av mindre brådskande utryckningar Samarbete med närliggande regioner initieras. Skydd och säkerhet I extrema fall kan viss eller all verksamhet flyttas till eller från annat/andra kontor
sid 12 Transporter (kollektivtrafik, transporter av sjuka och avlidna, godstransporter, hamnverksamhet) Kommunalteknisk försörjning (dricksvatten, avlopp, renhållning, väghållning) Livsmedel (tillverkning, distribution, kontroll och försäljning) Använda timanställda i större utsträckning Prioriterar bland uppdragen, drar ner på vissa delar och prioriterar det viktigaste Som organisation arbeta för att medlemmarna ser över reservdelsförsörjning Anv. extra personalresurser (vikariepool, timanställda, ändrade anställningsvillkor tex deltid-heltid, lån från andra enheter i närområdet Prioritera de viktigaste leveranserna I extremfall minska leveranserna till att ske varannan dag Samarbete med närliggande regioner Omfördelning av personal Minskade öppettider och minska bemanningen till minsta möjliga Omfördelning av personal Upprätta en plan för pandemiutbrott Lyfta frågan till central nivå Minska beroendet av enskilda medarbetare genom att upprätta kompetensplan och på så vis bredda kompetensen Offentlig förvaltning Omfördelning av personal Prioritera inom verksamheten Genomföra riskanalyser och bedömningar 8. Hur bedömer ni förmågan att bedriva de samhällsviktiga verksamheterna vid en pandemi under de förutsättningar som finns angivna i Att planera för en pandemi En vägledning för verksamhetsansvariga? Kommentera de huvudsakliga problemen för de samhällsviktiga verksamheterna. I enkäten ombads verksamhetsansvariga uppskatta förmågan att bedriva sin verksamhet vidare under en pandemi. Bedömningen gjordes utifrån scenariot där influensapandemi drabbar samhället och slår jämnt över hela befolkningen, 20 % av personalen blir sjuka under en period på 6-8 veckor under januari-februari månad. Under andra och tredje veckan är 50 % av personalen borta pga. sjukdom eller för att ta hand om sjuka anhöriga. Resultatet visar att driften av de samhällsviktiga verksamheterna under ett pandemiutbrott bedöms vara förenade med vissa problem. Som framgår av figur 2 bedömer majoriteten av de tillfrågade att deras förmåga har vissa brister alt. är bristfällig. Ca 60 % av respondenterna bedömer sin förmåga som god eller med vissa brister. Ca 35 % bedömer förmågan att bedriva verksamheten under influensapandemi som bristfällig eller mycket bristfällig.
sid 13 25 21 20 Antal verksamheter 15 10 7 15 GOD VISSA BRISTER BRISTFÄLLIG MYCKET BRISTFÄLLIG VET EJ 5 3 1 0 1 Förmåga Figur 2. Verksamheternas egenuppskattade förmåga att fortsätta bedriva verksamheten vid en influensapandemi. Undersökningen visar att den bedömda förmågan att bedriva samhällsviktig verksamhet under ett pandemiutbrott skiljer sig något mellan de olika sektorerna. Detta illustreras i figur 3. 7 6 Antal verksamheter 5 4 3 2 1 0 offentlig förvaltning Livsmedel kommunalteknisk skydd och säkerhet energi finans info transporter hälso och sjukvård socialförsäkringar GOD VISSA BRISTER BRISTFÄLLIG MYCKET BRISTFÄLLIG VET EJ Sektor Figur 3. Verksamheternas egenuppskattade förmåga att fortsätta bedriva verksamheten vid en influensapandemi, sektorsindelad redovisning.
sid 14 Influensapandemi förväntas påverka verksamheterna på olika sätt. Respondenterna beskrev översiktligt de problem som bedöms kunna uppstå samt hur dessa kan komma att påverka driften. Dessa redovisas sektorsvis nedan. Inom offentlig förvaltning bedöms ett pandemiutbrott kunna leda till att myndigheters kapacitet att utreda och fatta vissa typer av beslut minskar till följd av att delar av personalen är sjuka och befintlig personal måste omfördelas. Detta kan i längden bli ett problem med tanke på att vissa delar av verksamheten kräver spetskompetens och är personberoende. Väntetiderna på rättegång väntas dessutom bli längre vilket innebär längre häktningstider och ett ökat tryck på kriminalvården. Begravningsväsendet uppskattar att en reducerad bemanning i kombination med ett ökat antal avlidna kan komma att innebära en stor belastning på befintlig personal. Väntetiderna beräknas också bli längre för begravning och gravsättning. Vad gäller verksamheter inom livsmedelssektorn bedöms de största problemen inte ligga vid djurhållnings- och köttproduktionsledet med tanke på att lantbrukare (som oftast jobbar självständigt) i allmänhet är vana vid att tänka i termer av ersättningslösningar vid sjukdom och semester. Problem kan emellertid uppkomma i kedjan före och efter lantbruket, vid produktförädling och handel. Exempelvis innebär stopp i slakten, och överfulla djurstallar att djurskyddsproblem snabbt kan uppstå. Livsmedelskedjorna bedömer kunna hålla öppet med god service och varutillgång med undantag för dagsfärskt bröd och mjölk under början av perioden. Allt eftersom tiden går kommer emellertid både öppettider och sortiment troligen att reduceras. Inom kommunalteknisk försörjning gör en av respondenterna bedömningen att upp till åtta veckors pandemi kan liknas vid en vanlig semesterperiod och att den ordinarie driftorganisationen därmed bör klaras. Däremot kan det vara nödvändigt att vissa akuta underhållsinsatser åtgärdas med provisoriska lösningar. Andra aktörer poängterar verksamhetens beroende (reparation och driftövervakning) av att entreprenörer kan fullfölja aktuella avtal. För verksamheter med ansvar för infrastruktur kopplad till telefoni etc. kan pandemi leda till längre svarstider i kundtjänst, längre leveranstider och längre åtgärdstider vid fel. Verksamheten inom energisektorn bedöms bli begränsad. Endast nödvändiga driftåtgärder i elnät och fjärrvärmenät (ex. avhjälpande av driftstörningar) för att säkra produktion och distribution antas vara möjliga att genomföra. Respondenter inom finanssektorn förutspår att kännbara störningar drabbar främst kontantleveranser till bankomater och bankkontor. Ekonomisk rådgivning och telefonkontakt kommer också att bli eftersatt. Inom informationssektorn beräknas det uppstå vissa brister i verksamheternas förmåga. Dessa är till stora delar förknippade med knappa personella resurser om/när stora delar av personalen insjuknar. Det finns risk för att personalen i ett sådant läge inte kan avlösas för vila och sömn i tillräcklig omfattning. Verksamheterna räknar också med att ett pandemiutbrott kan leda till ekonomiska förluster, då nyhetsrapportering måste prioriteras framför t ex annonsering. Vidare kan distributionen av tidningar till återförsäljare och kunder bli lidande (försenad eller utebliven) pga. personalbrist.
sid 15 Förmågan att bedriva verksamheter inom transportsektorn av både persontrafik och gods är direkt beroende av personaltillgång. Tillgång till utvilad personal förväntas bli ett problem mot slutet av pandemiperioden. Aktörerna anger också att tillgången till reservdelar till fordon samt leverans av bränsle och halkbekämpningsmedel kan leda till problem. Inom hälso- och sjukvården ökar kraven och belastningen på personalen. Resurstillskott i form av personal, läkemedel och kunskap bedöms vara nödvändigt. Vad gäller frivilligorganisationernas verksamhet drabbas möjligheten till att hålla utbildningar och den ordinära besöksverksamheten måste begränsas. Dessutom förväntas medlemsvärvning och insamlingsverksamhet bli eftersatta. Länsstyrelsens fortsatta arbete I samband med att länsstyrelserna tilldelades detta regeringsuppdrag startade en arbetsprocess med att förbättra krisberedskapen inför influensapandemi i Östergötland. Vid detta tillfälle kände vissa aktörer redan till att de bedriver viktiga samhällsfunktioner medan det för andra var någonting nytt. Genom uppdraget har medvetenheten om samhällsviktiga funktioner ökat och därmed har även betydelsen av fortsatt samverkan inom krisberedskapsområdet uppmärksammats. En väl genomförd planering inför influensapandemi kan verka förebyggande alternativt lindra konsekvenserna av en kris. Bland medverkande aktörer uttrycks emellertid behovet av fortsatt samarbete eftersom pandemiplaneringen enbart påbörjats. I kommunerna pågår just nu arbete med pandemiplanering så också på länsstyrelsen. Landstinget fastställde en beredskapsplan för influensapandemi år 2006. För aktörer inom den privata sektorn, med några få undantag, återstår dock en större del av arbetet med pandemiplanering. I det fortsatta arbetet bör samverkan mellan central, regional och lokal nivå fortgå. En del av det fortsatta arbetet i Östergötland kommer att vara att sammanställa en övergripande bild av samhällsviktiga verksamheter vid långvariga elavbrott och influensapandemi samt att tillsammans med andra aktörer fastställa en grundläggande säkerhetsnivå inom minst två områden av samhällsviktig verksamhet. I arbetet med detta yttrande har förutom undertecknade deltagit samhällsbyggnadsdirektör Elisabet Weber, försvarsdirektör Eva Kihlkrans och byrådirektör Elina Ramsell. Bilagor: Bilaga 1, enkät för kommuner, Landstinget och Polismyndigheten Bilaga 2, enkät till övriga verksamhetsansvariga i länet Kopia till: KSE Länsledning