Granskning av budget och ekonomistyrning

Revisionsrapport* Granskning av budget och ekonomistyrning Humanistiska nämnden Finspångs kommun 2008-08-22 Karin Jäderbrink *connectedthinking

Innehållsförteckning Samlad revisionell bedömning...1 1 Bakgrund...3 2 Syfte, revisionsfrågor och metod...3 3 Budgetprocessen...4 3.1 Kommunens budgetprocess...4 3.2 Humanistiska nämnden och dess förvaltning...9 3.2.1 Humanistiska nämndens budget...9 3.2.2 Humanistiska nämndens budgetprocess...10 4 Uppföljnings och prognosarbete...13 4.1 Kommunens uppföljningsprocess...13 4.2 Humanistiska nämndens och förvaltningens uppföljningsprocess...13

Samlad revisionell bedömning Finspångs kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB i uppdrag att genomföra en granskning av humanistiska nämndens budget- och uppföljningsarbete. Granskningen har utförts av Karin Jäderbrink. Vår samlade bedömning är att humanistiska nämndens budget- och uppföljningsprocess har utvecklats över tid och huvudsak fungerar tillfredsställande. I föreliggande rapport redovisas dock några förslag i syfte att ytterligare förbättra och förtydliga budget- och uppföljningsprocess i kommunen och nämnden. Utarbeta en tydlig resursfördelningsmodell som följer utvecklingen och är anpassad för dagens behov, och som är väl förankrad i organisationen. Säkerställ att det finns struktur och modell även för andra verksamhetsområden inom Humanistiska nämnden. Säkerställ att information och kunskap finns om demografiska förändringar och hur utveckling av ekonomiska och kvalitetsmässiga nyckeltal sker. Utveckla helhetssynen i kommunen och förbättra information och dialog Säkerställ delaktighet i nämndens budgetprocess Skapa tydlighet och incitament i arbetet med att anpassa organisationen Säkerställ tydlighet i beslut och åtgärder Arbeta för att öka träffsäkerheten i ekonomiska prognoser Utveckla verksamhetsuppföljningen i samband med månadsuppföljningar KS samt nämnderna bör tillse att följsamheten till ekonomistyrningsreglerna förbättras såtillvida att beslut om besparingsåtgärder alltid tas vid prognostiserade ekonomiska underskott 1

Granskningen har lett till följande slutsats avseende antagen revisionsfråga; Har humanistiska nämnden förutsättningar för att kunna bedriva verksamheterna inom de ekonomiska ramarna? Vi bedömer att Humanistiska nämnden överlag haft goda förutsättningar att bedriva sin verksamhet inom de ekonomiska ramarna. Minskningen av ramarna inför 2008 samt ökade kostnader framförallt för samhällsbetalda resor har dock inneburit svårare kortsiktiga förutsättningar. Vidare har stora förändringar i elevunderlag medfört svårigheter att ställa om verksamhetsvolymen på kort sikt. 2

1 Bakgrund Finspångs kommuns revisorer har gett Komrev inom Öhrlings Pricewaterhousecoopers AB i uppdrag att genomföra en granskning av humanistiska nämndens arbete med budget och ekonomistyrning. Granskningen har utförts av Karin Jäderbrink. En realistisk och i organisationen väl förankrad budget är en viktig förutsättning för att kunna styra kommunen och dess verksamhetsmässiga utveckling. Räkenskapsdata för år 2006 visar att kommunens kostnader för olika verksamheter inom humanistiska nämndens ansvarsområden är högre än standardkostnaderna. 2 Syfte, revisionsfrågor och metod Syftet med granskningen är att kartlägga kommunens resursfördelning via budgetramar samt om nämndens budget för 2007 och 2008 innebär att verksamheterna har rimliga förutsättningar för ekonomisk balans. Den övergripande revisionsfrågan är; Har humanistiska nämnden förutsättningar för att kunna bedriva verksamheten inom de ekonomiska ramarna? Granskningen ska belysa följande frågeställningar: Hur sker fördelning av medel mellan nämnder på kommunövergripande nivå? Hur sker budgetfördelning mellan förvaltningens verksamheter? Hur stor hänsyn tas vid budgettillfället till kända förutsättningar samt konstaterande och prognostiserade ekonomiska utfall? Hur stor är kontoansvariga tjänstemäns delaktighet i budgetarbetet? Hur är budgetföljsamheten inom förvaltningen? Vilket arbete bedrivs för att uppnå ekonomisk balans vid konstaterade avvikelser? Granskningens resultat har nåtts genom följande moment; Intervjuer med ekonomichef, humanistiska förvaltningens chef samt ekonom och nämndens presidium. 3

Intervjuer med 2 rektorer med ansvar för förskola, grundskola samt gymnasium Relevant dokumentation för budget och uppföljningsprocess såsom anvisningar, tidplaner, budgetförslag, internbudgetar mm. 3 Budgetprocessen 3.1 Kommunens budgetprocess Finspångs kommun har under ett antal år arbetat med grunderna till en ny styrmodell baserat på principerna för balanserad styrning. Den antagna strategiska planen för 2008 ska innehålla en vision om vart man vill nå, vilka de övergripande målen är, vilka behov som ska tillgodoses och hur samt framgångsfaktorer. Planen ska också innehålla uppföljningsbara mål och styrtal som ska följas upp och utvärderas. Varje nämnd ska utarbeta styrkort för den egna verksamheten. I arbetet med att utveckla kommunens styrning har det också ingått att förändra budgetprocessen. Arbetet med detta pågår också för närvarande. Det övergripande arbetet skall koncentreras till första halvåret och utmynna i budgetbeslut i juni med övergripande mål och uppdrag till nämnderna samt budgetramar. Nämndernas arbete med verksamhetsplan och budget ska därefter tas vid och avrapporteras till fullmäktige i november. Tidigare gjordes en tidplan för budgetarbetet i början på året men under omställningsarbetet har det inte funnits någon. Istället har kommunen arbetat fram ett styrhjul med en del hållpunkter för budgetarbetet som pågår 2008. I korthet innehåller den Febr Bokslutskonferens Företrädare för nämnderna informerar budgetberedningen angående Analys av det gångna årets kvalitet, måluppfyllelse och ekonomi Bedömning av innevarande år Utsikter för kommande år Prel. ramfördelning i KS. Mars Maj Dialoger nämndsvis inför strategisk plan samt återkoppling på preliminära ramar. Resursfördelning, övergripande och nämndspecifika mål. Investeringsbehov samt planeringsunderlag 4

Juni Hösten Beslut i KF och KS om Strategisk plan, övergripande strategiska mål och uppdrag och resurser för respektive nämnd. Beslut om investeringsbudget. Beslut om skattesats. Nämndernas arbete med nämndsplan/verksamhetsplan Avstämningsdialog med nämnderna - oktober November Beslut i KF om slutlig finansbudget Nov-dec Förvaltningarnas arbete med verksamhetsplan och internbudget För att skapa en helhetssyn och förståelse för varandras verksamheter har bokslutskonferenserna varit en heldag för samtliga företrädare för nämnder och förvaltningar. För 2008 har dock kommunen valt att ha enskilda budgetdialoger och en budgetberedning. Agendan för denna är; Förslag till revidering/komplettering av nämndens styrkort Önskvärda satsningar/prioriteringar och förslag till finansiering Möjliga kvalitetsförbättringar/effektiviseringar Behovsförändringar till följd av demografi, legala samt andra faktorer Anpassning av verksamheten till budgetdirektiv Investeringsbehov I samband med granskningen har vi bl a tagit del av riktlinjer för framtagande av styrelsens/nämndens styrkort. Enligt de intervjuade har nämndernas arbete med att ta fram styrkort pågått det senaste året och börjar ta form. En första uppföljning kommer att ske i samband med delårsbokslutet. Anvisningar för upprättande av verksamhetsplan finns där det bl.a. framgår förutsättningar för arbetet såsom pris- och löneutveckling, prisnivå, personalbudget, personalomkostnader, kapitalkostnader, samverkansavtal. Kommunens resursfördelning En generell uppräkning av kommunbidragen sker enligt antagna ekonomiska förutsättningar som för 2008 var 2 % för pris- och hyresutveckling samt för interna kostnader. Dessa har beräknats på föregående års budget på nämndnivå. Ramjusteringar med anledning av demografiska förändringar har inte skett kontinuerligt. I samband med budgetdialoger har dock ekonomichef informerat budgetberedningen om hur demografiska förändringar påverkar kommunens kostnader och intäkter för olika verk- 5

samheter. För humanistiska nämnden har justering skett för förändrat elevantal de senaste åren. För 2008 finns även ett sparbeting motsvarande 3 mkr utlagt på nämnden. Enligt de intervjuade finns det inte någon form av nätverksgrupp där bl.a. kriterier för hur resursfördelning sker diskuteras. De intervjuade företrädarna på nämndsnivå uttrycker att man har behov av en bättre information och tydlighet kring kriterierna. De intervjuade beskriver att man avser att utveckla och hitta en bra modell för hur resursfördelning ska ske. Kommunens ekonomichef har fått uppdraget. Enligt de intervjuade utgör inte tidigare års resultat någon direkt påverkan på beräkningen av ramar. Kommunen har deltagit i nätverk där jämförelser gjorts för olika nyckeltal. Kommuner som man jämfört sig med är bl.a. Katrineholm, Flen, Mora, Köping etc. Information om nyckeltal och dess utveckling för olika verksamheter har vid olika tillfällen getts i samband med budgetprocessen. Enligt de intervjuade utgör dock nyckeltalen inte någon faktor som regelmässigt påverkar resursfördelningen. Förslag till resursfördelning presenteras till KS i februari och beslut beräknas tas i juni. I kommunen används inte metoden att nämndernas över- respektive underskott tas med till nästkommande år. Beslut om eventuell överföring av överskottsmedel ska fattas av kommunfullmäktige. Kommunen tar löpande del av nämndernas uppföljningar och prognoser. Beslut och förslag om åtgärder vid eventuella underskott tas i samband med att de uppstår. De intervjuade beskriver att arbetet med mål har intensifierats och utvecklats i samband med arbetet med balanserade styrkort. Målen bedöms vara till delar mätbara. De intervjuade upplever dock att målen i samband med budgetprocessen har begränsad påverkan. Till största delen handlar det om siffror och tillägg är en lämnad kommentar. Nyckeltal och jämförelser I nedanstående tabell framgår kommunens kostnader jämfört med strukturkostnader procentuell skillnad mellan redovisad kostnad och standardkostnad för förskola, grundskola samt gymnasieskola. Enligt Vad kostar verksamheten i din kommun innebär en positiv avvikelse att kommunen har en kostnadsnivå som är högre än vad strukturen motiverar och den negativa det omvända. Avvikelserna kan bero på att kommunerna bedriver verksamheten på en annan ambitionsnivå- eller effektivitetsnivå än genomsnittet. Det kan också bero på strukturella faktorer som inte beaktas i utjämningen. 6

Kostnader jämfört med strukturkostnad - barnomsorg Kostnader jämfört med strukturkostn ad - grundskola Kostnader jämfört med strukturkostnad - gymnasium 2005-4,1 3,2-4,0 2006 1,7 5,6-3,0 2007-2,0 6,7-3,5 Länet 2005 1,7-0,3-0,6 2006 3,6 2,7 0,0 2007 1,1 1,8 0,2 Vi kan konstatera att Finspångs kommun redovisar en högre kostnadsnivå för grundskolan (6,7 %) än vad strukturen motiverar. Kostnadsnivån har ökat från 3,2 % 2005 till 6,7 % 2007. För förskolan respektive gymnasieskolan redovisar kommunen en något lägre kostnadsnivån än vad strukturen motiverar. I följande tabell redovisas kr per elev för förskoleklass, grundskola samt gymnasieskola 2005-2007 för Finspångs kommun respektive länet. Uppgifterna är hämtade från Vad kostar verksamheten i din kommun?. Förskoleklass kr/elev Grundskola hemkommun kr/elev Gymnasieskola kr/elev 2005 66 173 74 829 84 657 2006 65 703 78 561 84 437 2007 67 142 89 140 88 762 Länet 2005 49 749 73 386 85 997 2006 47 956 76 527 88 517 2007 51 843 81 643 92 043 Kostnaden per elev i förskoleklass överstiger länet markant. Grundskolan redovisar högre kostnader än länet medan kommunens kostnader per elev i gymnasieskolan ligger lägre än länet. 7

Vår kommentar Vi kan konstatera att styrning och bl.a. budgetprocessen är under utveckling och att förändringar nyligen har skett, framförallt när det gäller målarbetet, vilket är positivt. Ytterligare förändringar planeras också för närvarande. Vi konstaterar att det finns en struktur för budgetarbetet. Information och tidplan finns dokumenterad. Detta lägger grunden för en god struktur och ordning även i nämndernas budgetarbete. Vi bedömer dock att information och delaktighet kan utvecklas bl.a. i form av förslagsvis en nätverksgrupp som kan bestå av förvaltningschefer, ekonomichef, kommunchef och ekonomer. Bl.a. kan gruppen träffas och diskutera hur resursfördelningen ska gå till. Viss osäkerhet råder i organisationen kring de faktorer som påverkar resursfördelningen. Vi kan konstatera att förslagen till resursfördelning inte rutinmässigt grundar sig bl.a. på demografiska förändringar, verksamhetsmässiga nyckeltal och tidigare års resultat. Uppräkning av kommunbidragen sker till största delen som en generell uppräkning och har beräknats på föregående års budget. Vi bedömer det som viktigt att kommunen utarbetar en tydlig resursfördelningsmodell som följer utvecklingen och är anpassad för dagens behov, och som är väl förankrad i organisationen. Av gjorda nyckeltalsjämförelser kan vi konstatera att; Kommunen redovisar en högre kostnadsnivå för grundskolan (6,7 %) än vad strukturen motiverar Förskolan respektive gymnasieskolan redovisar dock kommunen en något lägre kostnadsnivå än vad strukturen motiverar. Kostnaden per elev i förskoleklass överstiger länet markant Grundskolan redovisar högre kostnader än länet medan kommunens kostnader per elev i gymnasieskolan ligger lägre än länet. Vi bedömer det som viktigt att kommunen och humanistiska nämnden arbetar med jämförande nyckeltal och utreder orsaker till avvikelser. Det är viktigt att kunskap finns om orsakerna bl.a. för att kunna ge bra beslutsunderlag. 8

3.2 Humanistiska nämnden och dess förvaltning 3.2.1 Humanistiska nämndens budget Humanistiska nämndens budget och utfall 2005-2008 380 000 MKR 360 000 340 000 320 000 Budget Utfall 300 000 2005 2006 2007 2008 ÅR Källa: Kommunens årsredovisning ar och verksamhetsplaner 2006-2008 I ovanstående diagram framgår humanistiska nämndens budget och utfall för åren 2005-2008. Vi kan bl a konstatera att nämnden har redovisat underskott 2007 och prognostiserar underskott för 2008. Orsakerna anges bl.a. vara skolskjutsar, ökade IT-kostnader, interkommunala ersättningar för elever som valt andra kommuner samt dyrare val av gymnasiala program än budgeterat. I nedanstående tabell framgår bl.a. humanistiska nämndens budgeterade nettokostnad för åren 2005-2008. År Budgeterad nettokostnad Uppräkning % Utfall (prog. -08) % förändring utfall 2005 323 413 321 274 2006 341 167 5,5% 337 990 5,2% 2007 355 742 4,3% 359 770 6,4% 2008 353 771-0,6% 358 856-0,3% I tabellen framgår också total budgetuppräkning i % för nämnden för åren 2005-2008. När jämförelse görs med slutligt utfall kan vi konstatera att nämnden 2007 hade ett högre slut- 9

ligt nettokostnadsutfall (6,4 %) än budgeterade 4,3 %. För 2006 ersattes nämnden med 5,5 % i budgetutökning och slutligt utfall blev 5,2 %. För 2008 är nämndens budgeterade ram ca 2 mkr lägre än lägre än för 2007. Prognosen för 2008 är dock i paritet med 2007 års utfall. I kommunens övergripande resursfördelning görs inga rutinmässiga ramjusteringar med anledning av förändrat antal elever. I nedanstående tabell framgår Finspång kommuns elevantal f-9 i genomsnitt för perioden 2004-2008. Antal elever F-9 i genomsnitt per år 2 600 2 500 2 400 2 300 2 200 2 100 2 000 2004 2005 2006 2007 2008 År Källa: Underlag från skolförvaltningen Vi kan konstatera att elevantalet f-9 har sjunkit från 2 567 elever 2004 till 2 206 elever 2008. En fortsatt elevtalsminskning prognostiseras även för perioden 2009 och framåt. En fallande trend prognostiseras från 2 134 elever för 2009 till 1 954 elever för 2012. 3.2.2 Humanistiska nämndens budgetprocess Humanistiska nämnden följer den budgetprocess och tidplan som gäller för kommunen. I samband med bokslutskonferens/budgetdialoger samlas förvaltningsledning samt nämndens presidium för förberedelser inför dagarna. Planering sker utifrån den agenda som finns angiven i anvisningarna. Företrädare från förvaltningen och presidiet deltar och informerar budgetberedningen. De intervjuade beskriver att man upplever de olika konferenserna och dialogerna som likartade. Samma information lämnas vid flertal tillfällen. Dessutom nämner de intervjuade att helhetsperspektivet bör bli bättre i samband med budgetdialogerna samt att samarbetsklimatet kan förbättras. 10

När fullmäktige antagit budgeten arbetar nämnden med sin verksamhetsplan, internbudget och resursfördelning. Enligt de intervjuade har man inte haft någon samlad budgetdag med hela nämnden tidigare men nämner i samband med granskningen att det skulle vara en bra del i nämndens budgetprocess för att öka delaktigheten och förankringen. De intervjuade beskriver att målarbetet och måldiskussionen i samband med budgetprocessen har utvecklas men bör på tydligare sätt integreras. Målen bör bli tydligare med nyckeltal, vart man vill nå etc. Man beskriver också att man har svårt att sätta prislapp på de mål som finns d v s koppla resurser till verksamhetsmålen. Humanistiska nämndens fördelning gällande grundskola från central förvaltning till rektorsområden sker enligt en av förvaltningen antagen resursfördelningsmodell. Denna diskuteras kontinuerligt i organisationen bl.a i samband rektorskonferenser etc. Flertalet av de intervjuade beskriver att man är väl insatt i hur resursfördelningsmodellen fungerar. Humanistiska nämnden påverkar fördelningen mellan nämndens olika verksamhetsområden d v s gymnasium, grundskola, vuxenskola, förskola, kultur, bibliotek etc. Någon resursfördelning utifrån socioekonomiska faktorer finns ej. Den fördelningsmodell för grundskolor som gäller 2008 är uppdelad på bl.a. följande poster: Löner, personalvård mm. IT Elevrelaterat material m m(f n åk 7-9 2 527 kr) Elevrelaterat material m m(f n åk 4-6 2 183 kr) Elevrelaterat material m m(f n åk f-3 1 837 kr) Elevrelaterat material m m(f n förskola 1 264 kr) Resurs för särskilda behov (separat hantering, samlat elevstöd) Glesbygdsstöd Lokalhyror/el, underhåll Lokalvård Motiverade tillägg särskola, stödresurser I samband med internbudgetarbetet skickar förvaltningen ut en mall till rektorer, enhetschefer m.fl. för att få in information om olika kostnadsposter. Till viss del deltar även central ekonom i detta arbete tillsammans med rektorerna. De uppgifter som krävs in är bl.a. aktuella månadslöner, avstämning av antalet elever uppdelat på olika grupper per skola för vårtermin och hösttermin, medellöner, motiverade 11

tillägg, antal barn på fritids, glesbygdsstöd, behovsstyrd resursfördelning, antal Wärnerssontjänster, maxtaxetjänster samt antal årsarbetare i förskolan. När förvaltningen erhållit enheternas/rektorernas material sammanställs detta och slutlig ramtilldelning antas och lämnas åter till berörda enheter/verksamheter. När internbudgeten är klar och beslutad registreras budgeten in i ekonomisystem på konto och enhetsnivå. De intervjuade rektorerna beskriver att budgetprocessen i stort fungerar bra. Man känner en delaktighet och känner igen sin budget. Viss osäkerhet finns dock bl.a. kring ITkostnader, att budgetåret inte är detsamma som skolåret, sena sparbeting samt att man får sin budget sent vilket leder till att tidplanen inte håller. Några intervjuade beskriver också att strukturen och resursfördelningen är otydlig, man vet inte riktigt vad som ligger bakom siffrorna och uppräkningarna både från central nivå och från förvaltningsnivå. Några föreslår också att man vill ha en bättre helhet bl. a. genom att få hela elevpengen att fördela samt att få ett bättre helhetsansvar över tid. (t.ex. ta med sig över- och underskott mellan åren). De intervjuade rektorerna beskriver att det går lätt att få hjälp från central förvaltning vid behov. Samarbetet uppges fungera bra. Resursfördelning gällande elever i behov av särskilt stöd har en egen process. Rektorerna ska till rektor för samlat elevstöd redovisa behoven. Förslag till slutlig fördelning terminsvis av dessa resurser läggs av rektorn för samlat elevstöd. Vår kommentar De intervjuade beskriver att information och kännedom om budgetprocessen internt inom förvaltningen i stort fungerar bra. Vi bedömer att delaktigheten i budgetprocessen som relativt god men kan förbättras. Nämnden deltar i budgetprocessen centralt, förvaltningens budgetprocess sker tillsammans med ansvariga rektorer/enhetschefer som tar fram material till sina detaljbudgetar. Flertalet intervjuade känner sig delaktiga och informerade om budgetprocess, resursfördelningsmodell etc. Vi bedömer dock att nämnden kan utveckla budgetprocessen och förbättra informationsflödet och dialogen med nämndens politiker bl.a. genom att genomföra en budgetdag för hela nämnden. Vi ser det också som viktigt att förvaltningen säkerställer att samtliga budgetansvariga har information och kunskap om kommunens resursfördelning samt bakgrunden till tidigare gjorda budgetsiffror där uppräkningar gjorts sedan tidigare. 12

Resursfördelningsmodellen är löpande under översyn. Nämnden bör löpande diskutera huruvida eventuellt delar såsom exempelvis socioekonomiska faktorer i olika områden ska påverka fördelningen och vara styrande etc. Vi bedömer det också som viktigt att det även finns en struktur och modell även för andra verksamhetsområden än grundskolan som nämnden ansvarar för. Vi noterar att fortsatt minskade elevkullar inom skolan samt ökat antal barn inom förskolan prognostiseras. Nämnden behöver därmed fortsatt och intensivt arbeta med anpassning av organisationen framöver. Mot bakgrund av att respektive rektor/enhetschef samt ekonom tillsammans tar fram underlag för samt genomför uppföljningar månadsvis görs bedömningen att återkoppling sker till budgetarbetet från tidigare gjorda uppföljningar. 4 Uppföljnings och prognosarbete 4.1 Kommunens uppföljningsprocess Enligt ekonomistyrningsreglerna ska nämnder och styrelser göra en resultatuppföljning inkluderad helårsprognos varje månad utom januari, februari och juli. Dessa redovisas till nämnd samt KS. Delårsrapporten per sista juni redovisas även till fullmäktige i augusti. 4.2 Humanistiska nämndens och förvaltningens uppföljningsprocess Nämnden följer kommunens uppföljnings- och prognostillfällen. Nämnden genomför månatliga uppföljningar som redovisas till nämnd och kommunledningskontor. Denna uppföljning sker på förvaltningsnivå samt verksamhetsnivå enligt mall. Underlag erhålls från exempelvis rektorsområden och enheter. Enligt de intervjuade är nämndens ekonom ett stort stöd i samband med uppföljning och prognos. Månadsuppföljning per rektorsområde/enhet där ackumulerad budgetavvikelse framgår genomförs. Uppföljning och prognos sammanställs av enheterna som överlämnas till nämndens ekonom. 13

När nämnden ska göra resultatuppföljning med prognos i enlighet med kommunens riktlinjer lämnas en mall ut som respektive budgetansvarig fyller i och kommenterar eventuella avvikelser i. Processen ser ut som nedan: Varje rektorsområde/enhet lämnar sin uppföljning där det framgår bokslut föregående år, budget innevarande år, utfall perioden, prognos samt avvikelse till ekonomen på förvaltningen enligt blankett Större avvikelser mot årets budget ska kommenteras Förvaltningens ekonom sammanställer materialet och gör tillsammans med förvaltningschef en rimlighetsbedömning av prognoserna Resultatuppföljning och prognos för nämnden redovisas till central ekonomienhet Resultatuppföljning och prognos redovisas för nämnd samt rektorer/enhetschefer De intervjuade beskriver att uppföljningsarbetet fungerar bra och att man vet vad man ska göra. Förvaltningen har enligt uppgift i samband med sina uppföljningar samt till budgetberedning redovisat förslag till förändringar, omprioriteringar, besparingar mm med anledning av negativa resultat, förändrat elevantal etc. De intervjuade beskriver dock en viss frustration över att man politiskt vare sig på nämndnivå eller kommunstyrelsenivå inte alltid ger några tydliga besked, direktiv eller beslut om vilka besparingar förändringar som man väljer ska göras. Prognoser I samband med nämndens ekonomiska uppföljningar görs bedömningar om årsprognoser för de olika verksamhetsområdena. I nedanstående tabell framgår humanistiska nämndens prognoser i jämförelse med antagen ram 2005-2008. Efter 31/3 Efter 30/6 Bokslut Avvikelse % Avvikelse % Avvikelse % (tkr) avvikelse Prognos (tkr) avvikelse Prognos Utfall (tkr) avvikelse 2005-170 0,05% 319 654-2 228 0,70% 321 712 321 274 2 139 0,67% 2006-2 742 0,84% 328 396-721 0,22% 326 375 337 990 3 177 0,94% 2007-1 192 0,34% 352 074-1 583 0,45% 353 143 359 770-4 028 1,13% 2008-5 183 1,47% 358 954-5 085 1,44% 358 856 Källa: Nämndens kvartarapporter, delårsrapporter samt bokslut 2005-2008. Av tabellen framgår att nämnden i sin prognos avviker från budget för åren 2005-2008 med mellan ca 0,1 % - 1,5 %. Vi kan konstatera att nämnden under flertalet år och tillfällen prognostiserat underskott. Vid bokslut har sedan för 2005 och 2006 redovisat överskott 14

bl.a. med anledning av under året erhållna ombudgeteringar, tilläggsanslag, statsbidrag etc. Nedan illustreras nämndens årsprognoser i jämförelse med utfall 2005-2007. % avvikelse prognos 31/3 jmf med årsutfall % avvikelse prognos 30/6 jmf med årsutfall Avvikelse Mkr prognos 31/3 Avvikelse Mkr prognos 30/6 2005 0,51% -0,14% 1 620-438 2006 2,92% 3,56% 9 594 11 615 2007 2,19% 1,88% 7 696 6 627 I tabellen framgår att nämndens prognoser avviker från slutligt utfall mellan 0,1-3,6 %. Relativt stora avvikelser redovisas för 2006. Minustecken avser lägre prognos än utfall (och vice versa). Vår kommentar Vi kan konstatera att det inom nämnden och förvaltningen finns ett uppföljnings- och prognosarbete som görs löpande och sker enligt de tids- och aktivitetsplaner som gäller för kommunen. Vi gör bedömningen att nämnden och förvaltningen har i stort en bra och fungerande struktur för sitt uppföljnings- och prognosarbete. Delaktigheten inom förvaltningen bedöms vara god och vi har uppfattat att det är ett område som förvaltningen försökt utveckla under senare tid vilket är positivt. Vi noterar dock att nämndens prognoser periodvis avviker i alltför stor utsträckning från årsutfall vilket indikerar att man bör arbeta med att öka träffsäkerheten i gjorda prognoser. Utbildning samt bättre prognosmodeller föreslås. I samband med uppföljningar bedömer vi det också som viktigt att även nyckeltal och verksamheten följs upp. Eventuella avvikelser för dessa bör också kommenteras och åtgärder vidtas. 15

I kommunens ekonomistyrningsregler framgår nämnds respektive kommunstyrelsens ansvar i samband med att nämnd redovisar eller prognostiserar avvikelse gentemot driftbudget. Vi bedömer det som viktigt att kommunen säkerställer att reglerna följs. 16