Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 9 april 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 3 Närvarande med rösträtt Hanna Nilsson Ordförande Albin Askman Junhede Sandra Dauksz Anna-Karin Stensson Ulf Klingnäs Förhinder Henric Axeheim Carin Stegen Närvarande utan rösträtt Linnea Hård af Segerstad 49. Mötesformalia a) Mötets öppnande Hanna hälsade alla välkomna till mötet och förklarade mötet öppnat b) Val av sekreterare att välja Sandra Dauksz till sekreterare c) Fastställande av dagordning att godkänna dagordningen enligt förslag 50. Föregående protokoll att protokollet från mötet den 15-16 mars lägges till handlingarna. 51. Uppföljning av beslut Beslutsuppföljningslistan uppdaterades och ligger som bilaga till protokollet. (Se bilaga 1) 52. Återkommande rapporter Inga återkommande rapporter på telefonmöten 53. Tillfälliga rapporter a) Alma lägesrapport Albin redogjorde kort om vad som diskuterades på Almagruppens senaste möte. (Se bilaga 2) b) Ekonomisk rapport FM 2014 Den ekonomiska rapporten över 2013 års bokslut presenterades och lades fram till FM 2014 (Se bilaga 3) Sida 1 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 9 april 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 3 54. Beslutsärenden a) Utträde Huskvarna Att bevilja Huskvarna utträde. 55. Diskussionsärenden a) Verksamhetsrevisorernas Rapport Verksamhetsrevisorernas rapport gick igenom kort. Att om det uppkommer frågor och/eller funderingar på FM besvaras detta muntligt. b) Almagruppen loggor Styrelsen har fått en förfrågan från Almagruppen gällande loggor på Almanackan. Under Almagruppens möte hade det diskuterats vilka loggor som fanns och borde finnas kvar på Almanackan, frågan styrelsen fick var huruvida Scoutförbundets logga borde finnas på produkten i och med den framtid som planeras för scoutförbundet. Almagruppen ansåg att det borde gynna Almanackan om Scoutförbundets logga togs bort. att plocka bort förbundets logga på Almanackan och ersätta den med Scouternas och KFUM Sveriges logga. c) FM Styrelsen fördelade ansvarsuppgifter inför FM och kollade även upp vilka workshops som var klara. d) Framtagande av medlemssystem KFUM Scoutstyrelsen fick en förfrågan om att vara med i framtagandet av ett medlemssystem för KFUM-rörelsen då KFUM Sverige ska i enlighet med det besluts som togs på ROM bli en medlemsorganisation. Styrelsen ansåg att det inte är speciellt aktuellt då våra medlemmar finns registrerade i Scoutnet och avvaktar därför. 56. Representation a) Equmenia årsstämma 16-18 maj Henric får frågan. Har inte Henric möjlighet anser inte styrelsen att det är prioriterat med representation på deras årsstämma. b) Sensus extra årsstämma 24 maj Hänskjuts till nästkommande möte. c) Samrådsmöte Scouterna strategi 14 april Albin representerar Scoutförbundet Sida 2 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Scoutstyrelsen, 9 april 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 3 57. Övriga frågor a) Vad anser vi om stadsbidraget? Styrelsen fick frågan om vad vi anser om statsbidraget från LSU. Styrelsen svar blir att vi inte uppbär något statsbidrag med önskar se en rättvisare fördelning av statsbidraget mellan idrottsföreningar och övriga föreningar. 58. Kommande möte(n) Avstämningsmöte inför FM på telefon 17 april 19.00 59. Mötets avslutande Hanna tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Sandra Dauksz Sekreterare Hanna Nilsson Mötesordförande Sida 3 (3)
Styrelsemöte Punkt Ämne Beslut Ansvarig Slutdatum Status Nytt slutdatum Notering 2012-08-18 75e Anläggningar att uppdra åt Ingrid att slutföra uppdraget att återlämna fastigheten Ingrid på Ekerö till Ekerö kommun. Albin konfirmerar med Ingrid om när det är avslutat. 2013-04-06 32 Huvudföreskrift att uppdra åt Carin att uppdatera huvudföreskriften enligt ovanstående Carin 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra åt Hanna att fortsätta dialogen med Scouterna Hanna 2013-04-06 34c Södra smålands distrikt att uppdra Henric att återkoppla till Södra Smålands Scoutdistrikt. Henric 2013-04-06 36b KFUM festival att uppdra åt Henric att undersöka hur det ser ut med biljetterna och festivalen för vidare arbete i frågan. Henric 2013-04-28 43 återkoppling uppdra åt Ulf att kontakta Jörgen för återkoppling av tidigare Ulf fattade beslut. 2013-04-28 46b Avtal allegretto uppdra åt Albin att ta fram ett avtal tillsammans med Allegretto Albin gällande revisions uppdrag. 2013-04-28 46c Avtal Regina uppdra åt Albin att avsluta avtalet med Club on Web gällande vårt Albin tidigare medlemsregister Regina. 2013-04-28 47a Avtackning revisorer uppdra åt Ulf att publicera ett tack till revisorerna på hemsidan. Ulf 2013-04-28 47a Avtackning revisorer uppdra åt Carin att kontakta kansliet för att ombesörja Carin avtackningspresenter till de tidigare revisorerna. 2013-04-28 47b ROKO & LUFT uppdra åt Albin att återkoppla till LUFT med Styrelsens svar. Albin 2013-04-28 47b ROKO & LUFT uppdra åt Carin att återkoppla och föra diskussion under Carin kommande möte med ROKOs kontaktperson. 2013-05-19 57 Kommunikation Försök sälja tillbaka pragbiljetter till festivalorganisationen Ulf 2013-05-19 58b FM-protokoll Se till att FM-protokollet flyter på Carin 2013-06-01 67 ROKO & LUFT Uppdra åt Carin att återkoppla med ROKOs kontaktperson ang Carin Avskriven möte 2013-06-01 70 a FM efterarbete Uppdatera verk plan, verk ber, stadgar etc med avseende på Ulf beslut fattade på FM 2013-06-01 69 c KFUM Sverige stadgar Renskriva styrelsens kommentarer på KFUM Sveriges stadgar och Carin skicka dem till organisationsgruppen 2013-06-01 69 b Påminna Fosie & Wä Påminna Fosie och Wä om att de skall inkomma med ansökan om Hanna utträde ur scoutförbundet 2013-06-01 70 a Revisorkontakt Etablera och ha fortlöpande kontakt med de nya revisorerna Hanna 2013-06-01 69 a Back up Hämta in kompletterande uppgifter och presentera ett Henric beslutsunderlag till nästa möte gällande back up system på kansliet 2013-06-01 70 b FM 2014 Sondera terrängen gällande gemensamt FM inklusive seminarium Carin & Henric Avskriven etc nästa år. 2013-06-01 70 d Getting Together Återkoppla vår ståndpunkt till KFUM Sverige gällande Getting Hanna Together boken 2013-06-01 70 d Getting Together Kontrollera eventuella kvarstående åtagaden gällande Carin avrapportering av projektet Getting Together. 2013-06-01 70 a FM Ta fram en rapportmall för styrelseledmöter att använda för att Ulf kontinuerligt rapportera pågående och avslutad verksamhet i relation till verksamhetsplanen. 2013-07-17 89 a Sjöbo Upprätta grundlig inventarieförteckning Anna-Karin 2013-07-17 89 d FM-protokoll Tillse att FM-protokollet når Ulf Carin 2013-07-17 89 d FM-protokoll Tillse att FM-protokollet når våra medlemmar Ulf 2013-07-17 91 a Fondplaceringar Sälja fonder i Swedbank. Robur Humanfond och Robur Albin Penningmarknadsfond 2013-07-17 91 a Fondplaceringar Ta fram grundligt diskusionsunderlag inför mötet i Hult Albin och Henric 2013-07-17 92 c KFUM Norrköping Tacka för inbjudan, gratulera 100åringen och avböja deltagande Hanna 2013-07-17 92 d LSU 16-17 nov Kontakta ROKO för att undersöka om de har möjlighet att Carin representera scoutförbundet 2013-09-01 100 b Ekonomi Ta fram en likviditetsbudget med scenariot för en nedgång i ALMAförsäljningen. Albin/Ulf 2013-09-01 100 d Alma Skicka de obetalda ordrarna för Alma 2013 som ligger kvar till Svea Albin Inkasso för indrivning, 2013-09-01 101 d Regina Delegera arbetet med Regina-databasen till kansliet. Hanna 2013-09-01 102 a Ekonomi Teckna avtal med investeringsrådgivare Albin 2013-09-01 102 a Ekonomi Genomföra fondplaceringen genom en fondkommissionär och Albin investeringsrådgivare. 2013-09-01 102 b ALMA Skriva avtal med Johanna på Graphera kring äganderätt av boken Henric och för delning av investeringskostnad & vinst av almanackspaket med sagobok. 2013-09-01 102 b ALMA Marknadsföringsplan för ALMA Henric/Ulf 2013-09-01 102 c Medlemsservice Göra en sammanställning av godkända kårstadgor Hanna 2013-09-01 102 e Ekonomi Teckna nytt försäkringsavtal med Försäkringskompetens. Albin 2013-09-01 102 f Sjöbo Kontakta köparen av Sjöbo för försäljning av inventarier till dem. Henric 2013-09-01 103 b ALMA Sammanställa arbetsbeskrivning för almanacksprojektledaren. Henric 2013-09-01 103 b ALMA Beslutsunderlag för avtalsupphandling av almanacksprojektledare. Henric 2013-09-01 103 c ALMA Undersöka möjligheten att beställa fler presentförpackningar och Henric kostnaden för detta. 2013-09-01 105 a Övrigt Kort & Present till Patrik Schröder Hanna 2013-09-01 105 b Övrigt Kort & Present till Maria Carin 2013-10-06 Beslutsuppföljning Ta fram förslag till proposition gällande stadgar till FM2014 Ulf (avseende beslut över två årsmöten samt ev. uppdateringar kring relationen med KFUM Sverige) 2013-10-06 115 a Övrigt Administrera utbetalning av ersättning för förlorad arbetsinkomst till Albin Avvaktar Hanna mha Maria policybeslut på FM 2013-10-06 116 a Representation Representera förbundet på NSF:s årsstämma Anna-Karin 2013-10-06 116 b Övrigt Föra dialog kring deltagande på höstkursen med ROKO Albin 2013-10-26 121d ALMA be Ingrid göra ett nytt utskick gällande almanackan Henric 2013-10-26 122b revisorernas rapport prata med Karin om de tre månader då vi betalat för en Hanna Pågående ekonomitjänst vilken vi inte utnyttjat 2013-10-26 122b revisorernas rapport återkoppla till revisorerna med styrelsen svar och tankar Hanna 2013-10-26 123a FM14 till förbundsmötet 2014 lägga fram förslag på policy för förlorad Alla arbetsinkomst samt förslag att denna policy ska gälla retroaktivt för 2013 års verksamhet 2013-10-26 123a policy förlorad uppdra åt Henric att till februarimötet i Sthlm lägga fram ett förslag Henric arbetsinkomst för en ny policy 2013-10-26 123b Ekonomi kontakta och meddela SVEA att förbundet avsäger sig rätten till Albin fodringarna till fördel för SVEA Inkasso. 2013-10-26 123d Medlemskap säga upp medlemskapet hos LSU, Samba och Forum Hanna Forum bekräftat. Uppsagt vid årsskiftet - inväntar bekräftelse 2013-10-26 123d Medlemskap undersöka kostnaderna för medlemskapet i Sensus och återkoppla Albin till styrelsen. 2013-10-26 123e Kundfordringar hämta ut de SIE4-filer som finns hos Scouterna Albin 2013-10-26 123e Kundfordringar ansvara för förfarandet gällande inkrävning av scoutförbundets Albin kundfordringar. 2013-10-26 124a Undersökning placera länkar till Scoutnets manual och supportforum på Ulf Kårservice förbundets hemsida. 2013-10-26 124a Undersökning kontakta Katarina på Scouterna gällande fakturahanteringen i Ulf Kårservice Scoutnet. 2013-10-26 124b KFUM mervärde att sammanfatta styrelsens tankar gällande en undersökning bland Sandra & Carin KFUM rörelsens medlemmar rörande deras medlemskap i KFUK- KFUM. 2013-10-26 124b KFUM mervärde ta kontakt med KFUM Sverige med specialförbund för ett Sandra & Carin Pågående gemensamt arbete med undersökningen. 2013-10-26 124c ALMA 2015 till nästkommande möte inkomma med ett beslutsunderlag Henric & Albin inkluderande offerter från relevanta presumtiva affärspartners.
2013-10-26 124d FM2014 till nästkommande möte hittat en FM arrangör för 2014. Henric 2013-10-26 124e Ungdomsstyrelsen svara Mattias Wihlgaard att istället ta kontakt med Scouterna Hanna rörande undersökningen. 2013-10-26 124f Almas framtid Till Stockholmsmötet i feb sammanställa samt analysera de olika Albin alternativ som finns för almanackans framtid. 2013-10-26 124f Almas framtid ta kontakt med Scouterna respektive KFUM Sverige gällande Henric almanackan. 2013-10-26 127 Kommande möten bjuda in Ingrid till mötet i Stockholm Hanna 2013-10-26 127 Kommande möten bjuda in ROKO till mötet i Stockholm Fröken Australien 2013-11-24 138b Ansökan KFUM Syd Meddela KFUM Syd vårt beslut att avstå från att ge medel till Hanna projektet 2013-11-24 139a Arkiveringskostnader Invänta svar från scouterna och sedan ge Hans Gerlach besked Albin Pågående Katarina Hedberg har skickat ärendet vidare till Scouternas presidie. Hans har fått besked att ta fram avtal med riksarktivet 2014-03-12 2013-11-24 139b Fundera på två saker vardera som skall tas upp för diskussion och ALLA Möte FM workshops under förbundsmötet. Stockholm 2013-11-24 140b Samrådsmöte Undersöka om vi förväntas deltaga eller ej Hanna 2013-12-08 146 Almas framtid Uppdra åt Albin och Henric att skriva kontrakt med Lindqwist Henric & Albin Ej påbörjad 2013-12-08 146 Almas framtid Att i kontraktet ha med en fullgörandeklausul Henric & Albin Ej påbörjad 2013-12-08 146 Almas framtid Uppdra åt Albin och Henric att ha ett uppstartsmöte med Lindqwist Henric & Albin 2014-01-16 154 B Nedläggning scoutkår Uppdra åt Albin att be Ingrid följa upp med Borrby scoutkår så att Albin Ingrid har mailat de även avregistrerar sig i Scoutnet på rätt sätt. Lotta Alme på Scouterna. Revisionsberättelse 2014-01-16 154 C Upplösning Lunds Att uppdra åt Hanna och Albin att granska revisionsberättelse för Hanna & Albin Pågående scoutdistrikt 2013 och fatta beslut om att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. och bokslut är inte klart ännu Revisionsberättelse 2014-01-16 154 D Upplösning Gbg Uppdra åt Ulf att kontakta distriktsstyrelsen för att sätta upp ett Ulf Pågående scoutdistrikt möte där distriktets revisorer deltar och avlägger den slutliga och bokslut är inte revisionsrapporten klart ännu Revisionsberättelse 2014-01-16 154 D Upplösning Gbg Uppdra åt Ulf att granska revisionsberättelse för 2013 och fatta Ulf Pågående scoutdistrikt beslut om att bevilja styrelsen ansvarsfrihet. och bokslut är inte klart ännu 2014-01-16 154 C & D Uppdatera hemsida Uppdra åt Ulf att uppdatera scoutförbundets hemsida med Ulf avseende på kontaktuppgifter till upplösta scoutdistriktet. Uppdra åt Albin att kontakta Helen i ROKO och be dem utse 2014-01-16 154F ROKO repr i en Albin scoutstyrelsen representant 2014-01-16 155A Reseutjämning FM Till mötet i Stockholm kommer Albin att ta fram ett förslag till Albin reseutjämningsnivå för FM 2014-01-16 158 Boende styrelsemöte Henric bokar boende åt sig själv, Hanna, Sandra och Anna-Karin Henric för mötet i Stockholm 2014-02-08 17 Presidierapport Att jobba med ett nytt avtal med KFUM Sverige gällande ekonomin Presidiet 2014-02-08 19 Stadgar att återkoppla till Nässjö scoutkår angående komplettering i Henric / Ingrid Ej påbörjad stadgarna 2014-02-08 19e Ekonomihandbok att uppdra åt Albin att göra en sammanfattning av Albin ekonomihandboken 2014-03-03 30 Förtjänstmärke Tilldela Anders Ågren förtjänstmärke Hanna 2014-03-15 42 Ekonomihandbok Uppdra åt Albin att uppdatera ekonomihandboken avseende det Albin Ej påbörjad nya sättet att bokföra vinst från almanacksförsäljningen. 2014-03-15 43 I Ekonomisk rapport Uppdra åt Albin att färdigställa den ekonomiska rapporten till nästa Albin styrelsemöte. 2014-03-15 43 K Bank Uppdra åt Albin att tillse att Richard ges läsbehörighet till Albin scoutförbundets konto hos SEB
Protokoll Sammanträde Antal sidor Almagruppen, 08 april 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 Närvarande Henric Axeheim Richard Trum Albin Askman Junhede Gustaf Haag Förhinder 1. Mötets öppnande Henric hälsar alla välkomna och förklarar mötet för öppnat. 2. Mötesformalia a) Val av sekreterare att välja Albin till mötessekreterare 3. Godkännande av dagordningen Almagruppen beslutar: att godkänna dagordningen enligt förslag. 4. Uppdatering från föregående möte (15 februari) En förlikning har genomförts i TMG-tvisten och summan i den kommer att betalas in till förbundet via Graphera under april månad. Webbshoppen är nu stängd, enligt tidigare beslut. 5. Uppföljning av beslut Beslutsuppföljningen gicks igenom. 6. Summering av 2014 års almanacks-försäljning a) Försäljningsstatistik Richard visade försäljningsstatistik utifrån försäljningssiffror från sista februari. Det konstaterades att: Bokhandlarna betalar främst via faktura, KFUM-föreningar betalar främst via faktura, Offentlig verksamhet betalar främst via faktura, och Privatkunder betalar via båda faktura och kort. Antalet almanackor som säljs till offentlig verksamhet är stabilt över åren. Dock minskar antalet almanackor som säljs via bokhandlare och scoutkårer. En långsiktig stark trend i att antalet sålda almanackor genom scoutkårer minskar kan konstateras. Sida 1 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Almagruppen, 08 april 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 b) Resultatrapport Resultatrapport från ekonomisystemet gicks igenom (bilaga 1), ett resultat över budget konstaterades. Dock kommer det tillkomma lite intäkter och kostnader innan ett slutgiltigt resultat kan konstateras. Dessa antas inte påverka resultatet i någon större omfattning. c) Kundfordringar I nuläget har förbundet 137 000 kr i utestående kundfordringar. d) Felaktigheter Alma 2014 Bilaga 2 sammanställer kostnader för extra porto och borttappade almanackor. Relativt sett så är det små förluster för extra porto och borttappade almanackor, därav ses det som inte motiverat att fakturera kostnaderna till ansvariga leverantörer. Almagruppen beslutar: att inte begära ersättning från leverantörer för kostnader för extra porto och borttappade almanackor. e) Avstämning med Lindefallet Lindefallet har bett om en avstämning kring Alma 2014 och tankar/planer inför framtiden. Det konstaterades att en skriftlig slutrapport bör begäras in som avstämningsunderlag. Ett avstämningsmöte bör hållas med Lindefallet, Ingrid och Henric. En rapport kring alma 2014 bör även sammanställas av Ingrid utifrån kansliets perspektiv. Vad som ska göras med överblivna almanackor var också en fråga från Lindefallet. Det konstaterades att de ska behandlas som tidigare år, destruktion. Almagruppen beslutar: Att uppdra åt Henric att begära in slutrapport från Lindefallet. Att uppdra åt Henric att begära in slutrapport kring alma 2014 från Ingrid. Att uppdra åt Henric att ansvara för att ett avstämningsmöte hålls med Lindefallet. Att uppdra åt Henric att ansvara för att överblivna almanackor tas om hand. 7. Alma 2015 a) Transportemballage Bilaga 3 om ett nytt transportemballage diskuterades. I och med att det nuvarande transportemballaget har utvecklats och fungerat bra efter att brun packtejp och frimärken har tagits bort till förmån för etikett: inkl portobetalt så konstaterades det att detta nya förslag inte behövs. Almagruppen beslutar: Att fortsätta med nuvarande transportemballage. Sida 2 (3)
Protokoll Sammanträde Antal sidor Almagruppen, 08 april 2014 3 Sammanträdesplats Antal bilagor Telefonmöte 4 b) Dagblocket Vilka loggor som ska finnas på dagblocket och produkten disktuerades. Utifrån ett strategiskt produktperspektiv anser almagruppen att förbundets logga ska tas bort från dagblocket och produkten för att ge plats för KFUM:s och Scouternas loggor. Detta bör förankras i förbundets styrelse. KFUM har gett förhandsbesked att det är ok att använda deras logga. Scouterna ska kontaktas för att stämma av att det är ok att använda deras logga i den utsträckning som är föreslaget. Vidare konstaterade det att nyttjandet av materiella rättigheter kring almanackan ska hållas i åtanke i den pågående organisationsförändring som sker i KFUM. Almagruppen beslutar: Att uppdra åt Henric att stämma av med Scouterna om att använda deras logga. Att uppdra åt Henric och Albin att stämma av med förbundets styrelse om vilka loggor som ska användas. c) Skiss på månadsbilderna Skiss på månadsbilderna för alma 2015 gicks igenom, se bilaga 4. Almagruppen beslutar: Att godkänna skisserna på månadsbilderna. 8. Övriga frågor Henric rapporterade från mötet som han hade med Haidi Lindqwist, projektledaren, 8 april 2014. Allting flyter på bra och en färdig produkt förväntas kunna presenteras på förbundsmötet. Marknadsundersökningen som genomförs av Gozinto planeras även att kunna presentera på förbundsmötet. 9. Mötets avslutande Henric tackar alla för visat intresse och förklarar mötet för avslutat. Henric Axeheim Mötesordförande Albin Askman Junhede Mötessekreterare Sida 3 (3)
Titel Skapat datum Ekonomisk rapport över år 2013 2014-03-28 Ekonomisk Rapport år 2013 Giltighetstid Tills FM 2014 Allmänt om ekonomiarbetet under året... 1 Likviditet... 1 Resultat... 2 Budget 2013... 2 Resultat 2013... 2 Kommentarer Resultatet år 2013... 3 Försäkringar... 4 Allmänt om ekonomiarbetet under året Under år 2013 har det fortsatt hänt mycket väldigt mycket inom ekonomiområdet. Förbundets ekonom blev hastigt sjuk i början av året och arbetet med att hitta en ersättare tog ett par månader. I samråd med den nya ekonomen har bl.a. förbundets kostnadsställeplan uppdaterats och anpassats till förbundets nuvarande verksamhet. Detta samarbete med KFUM Sverige kring ekonomihanteringen har utvecklats i en positiv riktning under året. Det har även gjorts en noggrann översyn av förbundets ekonomi och ytterligare förbättringar av förbundets ekonomirutiner har genomförts. Dessutom har styrelsen antagit en ny kapitalförvaltningspolicy, mer anpassad till förbundets ekonomiska situation, vilket ledde till att förbundets överlikvid har omplacerats i placeringar med lägre risk än tidigare. Styrelsen har arbetat och arbetar löpande med att sänka förbundets kostnader då förbundets ekonomi är fortsättningsvis ansträngd. Likviditet Likviditeten utgör scoutförbundets förmåga att betala räkningar och skulder på kort sikt, det vill säga att kunna betala de löpande utgifterna för exempelvis personal och lokaler. Under året har förbundets likvida situation analyserats löpande. Det kunde under året konstateras att den var fortsatt svag. På grund av detta tog styrelsen beslut att i samband med omplacering av överlikviditet och försäljningen av Sjöbo behålla en del av dessa pengar på bankkontot för att täcka förbundets likvida behov. Försäljningen av Sjöbo och Bancofonderna genererade cirka 4 800 000 kr i likvida medel. Av dessa behölls då 1 300 000 kr på bankkontot för förbundets likvida behov, resterande medel placerades i enlighet med kapitalförvaltningspolicyn. Sida 1 (4)
Resultat Budget 2013 Resultat 2013 KFUK-KFUMs scoutförbund Titel Skapat datum Ekonomisk rapport över år 2013 2014-03-28 Budget 2013 Intäkt Kostnad Netto Förbundskostnader - - - Alma 300 000-300 000 Kommunikation - - - Projekt och arrangemang 113 000 113 000 - Utbildning 18 000 15 000 3 000 Ledning 275 000 450 000-175 000 Kansli - 600 000-600 000 Medlemsservice 320 000 60 000 260 000 Förvaltning och anläggningar 200 000 100 000 100 000 RESULTAT 1 226 000 1 338 000-112 000 Giltighetstid Tills FM 2014 Resultatutfall 2013 Intäkt Kostnad Netto % över/under budget 20 Alma 340 583-340 583 14% 30 Kommunikation - - - (inget värde) 40 Projekt och arrangemang 122 193 304 388-182 195 (inget värde) 50 Utbildning - - - (inget värde) (Inga bokföringstransaktioner under 2013) 60 Ledning 479 618-665 727-186 109 6% 70 Kansli - - 1 083 539-1 083 539 81% 80 Medlemsservice 382 709-169 629 213 080-18% 90 Förvaltning och anläggningar 1 384 540-207 942 1 176 598 1077% RESULTAT 2 709 643-1 822 449 278 419 Sida 2 (4)
Titel Skapat datum Ekonomisk rapport över år 2013 2014-03-28 Giltighetstid Tills FM 2014 Kommentarer Resultatet år 2013 Generellt sett kan sägas att årets resultat förbättrades avsevärt tack vare vinsten vid försäljningen av Sjöbo. Sedan har förbundet även haft oplanerade kostnader för avskrivningar av kundfordringar och biljetter till Prag-festivalen. Under året har det genomförts en noggrann genomgång av förbundets ekonomi och vid genomgång av kundfordringarna har styrelsen blivit tvungna att skriva av 88 446 kr i kundfordringar. Detta efter att ett stort arbete med att skicka ut påminnelser och kräva in dem. I detta arbete konstaterades det att många fordringar redan var betalda och att en del gäldenärer var nedlagda. Alma Det faktiska resultatet för Alma 2013 ska skrivas upp med 45 500 kr, alltså är det faktiska resultatet 386 083 kr (29% över budget). Detta då förbundet haft en tvist med en av leverantören till almanackan som lösts sig under 2014. Av bokföringstekniska skäl redovisas inte denna summa på år 2013. Det faktiska resultatet för Alma 2013 är fortfarande mycket sämre än vad det borde ha varit, vilket beror på ett flertal olika orsaker. Den främsta anledningen är att kostnadskontrollen kring Alma 2013 inte upprätthölls vilket gjorde att kostnaderna steg avsevärt i samband med produktutvecklingen. Detta beror på bland annat på brister i kommunikationen mellan inhyrd projektledare och styrelsen, delvis till följd av styrelsens höga arbetsbelastning under sommaren/hösten 2012. Utifrån analysen kring processen runt Alma 2013 har ett antal åtgärder satts in. De tre största är: att en ny alma-organisation har bildats genom ett återinförande av en ideell alma-grupp, till Alma 2015 har en ny projektledare rekryterats, och nya & förbättrade rutiner har skapats för alma-hanteringen, både produktmässigt och ekonomiskt. Projekt & Arrangemang Under Projekt och Arrangemang är den största avvikelsen från budget att förbundet har fått skriva av biljetter till Prag-festivalen, vilket uppgår till kostnader om 155 762 kr. Dessa biljetter köptes i början 2012 för att stödja Prag-festivalen och skapa en möjlighet att skapa ett aktivt deltagande från förbundets sida. Under våren och sommaren 2012 lämnade de med kännedom om projektet förbundsledningen och styrelsen försökte få kontakt med festivalens ansvariga gällande hur dessa förköpsbiljetter skulle användas. Dessa försök till kommunikation gav inget resultat, och tillsammans med lågt intresse från förbundets medlemmar såldes inte dessa biljetter, som den tidigare förbundsledningen hade planerat. Sedan slutade ansvarig anställd för detta projekt och förra årets styrelse och nuvarande styrelse försökte att under 2013 sälja dessa biljetter. Detta gick inget bra då styrelsens försök att få kontakt med festivalens ansvariga i denna fråga slutade lönlöst. Utbildning Under året har det planerats för en djurhajk men den fick ställas på grund av för lågt deltagarantal. Sida 3 (4)
Titel Skapat datum Ekonomisk rapport över år 2013 2014-03-28 Giltighetstid Tills FM 2014 Ledning Under ledningskostnaderna ingår bland annat revisionskostnaderna och där bör det poängteras att 63 198 kr av revisionskostnaderna tillhör revisionen av 2012 års bokslut, som borde ha varit upptagna i 2012 års bokslut. Detta beror på att revisionen 2012 blev betydligt dyrare än beräknat och förbundet hade det året inte bokat tillräckligt höga kostnaderna på 2012 års bokslut för att täcka dem. Kansli Kanslikostnaderna ligger långt över budget, detta beror på att dessa kostnader är väldigt fasta och styrelsen har inte kunnat genomföra några nedskärningar inom detta område under detta år. Istället har det fokuserats på att genomföra nedskärningar inom andra områden för att uppnå ett slutresultat i enlighet med budget. Medlemsservice De ökade kostnaderna inom medlemsservice beror främst på att kostnaderna för Regina hade missats i budgeten, Regina kostade under år 2013: 142 816 kr. Förvaltningar och Anläggningar Sjöbo har under året hyrts ut en period under sommaren som planerat och under andra halvåret avyttrats. Dessvärre har kostnaderna varit betydligt högre än budgeterat. Då Sjöbo generareade en stor vinst så bör nedanstående ruta tas i beaktande för att få en mer korrekt och rättvisande budgetuppföljning över kostnadsstället Förvaltning och anläggningar : 90 Utan FSG-vinst 236 250-207 942 28 308-72% Försäkringar Under året har styrelsen sett över förbundets försäkringar och anpassat dem till dagens verksamhet. Sida 4 (4)