IT-chefsnätverk Agendan Inledning Organisation och verksamhet 2016 (Britt-Inger) Höstens arbete, Västkom/Fyrbodal (Siv) ALVG 9 september (Siv) E-tjänsteverkstad - SML Johan Christensson visar och berättar om deras e-tjänsteverkstad VästKom Skaraborg Fyrbodal GR Boråsregionen Organisation verksamhetsutveckling med stöd av IT 2015 Tjänstemannagrupper Politiska grupper Med VGR Styrgrupp IT i Väst - SITIV Politiska samrådsorganet VästKom-VGR (SRO) Regional Strategiska Styrgruppen för Verksamhetsutveckling med stöd av IT - SSVIT Arkitekturledningsgrupp Socité ALVG VästKoms styrelse Delregional Kommunalförbundens nätverk med de 49 kommunerna för socialtjänst-, hälso- och sjukvårds- och e-frågor 1
Samordnare för verksamhetsutveckling med stöd av IT Siv Torstensson Amie Stobenius (50% tom dec) Maria Nilsson Ann-Charlotte Klarén Tre år förlängning Karl Fors Maricel Zoll Johan Kjernald Richard Lindström (tom 2015-02) En tjänst utlyst Vårt arbete under 2015 Gemensamma Funktioner och Tjänster Amie E-hälsa Digitalisering Skolan Måldokument 2015 Måldokument 2015 Ger stöd till Kommuner i Västra Götaland Förslaget Den särskilda styrgruppen för kommunernas lt-samarbete, SSVIT, har under våren 2015 diskuterat hur kommunernas fortsatta behov av stöd ser ut. Enkäter, intervjuer, workshops samt kommunbesök ger en tydlig bild av att det förväntas att ytterligare stöd till kommunerna i digitaliseringsarbetet behövs via kommunalförbunden/västkom. Styrgruppen föreslår därför att en fortsatt tidsbegränsad satsning på tre år, 2016-2018, görs på samma nivå som för 2014-2015. Detta innebär att: Resurser motsvarande en esamordnar-resurs utöver basresursen knyts till respektive kommunalförbundsområde. Respektive kommunalförbund bestämmer sedan på vilket sätt resursen ska styras, ledas och användas. 2
Fortsättning Styrgruppen noterar att digitaliseringen i den offentliga sektorn står inför många utmaningar. Nationella och regionala initiativ tas som påverkar kommunerna och det finns förväntningar från kommunerna att VästKom och kommunalförbunden gör åtaganden i denna utveckling. Styrgruppen menar att det gäller att vara mycket flexibel i den gemensamma användningen av de resurser som föreslås. De regionala åtagandena varierar övertid och därför måste resurserna anpassas löpande mellan delregionala och regionala åtaganden. Styrelsen beslutar att fortsätta satsningen med stöd till kommunernas digitaliseringsarbete/ esamhället under 2016-2018 enligt förslaget att uttala att det är en tidsbegränsad satsning som inte ska innebära en permanentning av verksamhetsnivån hos kommunalförbunden / VästKom samt att satsningen finansieras med det upparbetade överskottet av kommunbidraget "sexkronan" Innebörd Ca 850 000 kr förmedlas till kommunalförbunden som sedan E- rådet kan förfoga över. Dock krävs uppföljning. Här tar E-råd Fyrbodal vid. Information och diskussion 3
Vad görs i Fyrbodal Genomfört Roadshow Pilot Dalsland Trygghetslarm, Kravspec och gemensam upphandling, Införandestöd Nätverk E-Hälsa Nationella initiativen 6 områden e-arkiv Nuläge, utbildningar, kravspec och ev avrop Trygghetslarm Införande men också fokus på fler tjänster IT-nätverk Seminarier, Bredband Kommunchef, socialchef, MAS, Socialhandläggare mfl Regionalt arbete med Gemensamma funktioner och tjänster Kartläggning Västfolket F Kommunikationstjänster F Distansmöte B B D E-arkiv kument 2015 Integration S D E-förvaltning Öppna data S D Informationssäkerhet E-ARKIV i FYRBODAL Vilka kommuner planerar för E-arkiv 2016? 4
Aktiviteter 2015 Samverkansprojekt: Tar fram gemensam kravspec (Två arbetsgrupper) Utreder Regionarkivet 3 utbildningar med ca 70-90 deltagare Förstudie Workshop Verna/Klassa Nätverksmöten 2016? Avrop Införande Exempel på frågor från arbetsgruppen 1. Hur ska man gå tillväga för att övertyga kommunledningen om nyttan med e-arkiv? 2. Hur sker kartläggningen av den information som e- arkivsystemet ska kunna hantera inom varje kommun? 3. Hur många av kommunerna inom Västkom planerar att gå över till process/verksamhetsbaserad arkivredovisning? 4. Pga obsoleta arkiv har diarieföringssystemet ofta övertagit funktioner som egentligen förknippas med arkiv, hur ser arkivets respektive diariets funktion ut i kommunerna? Övergripande mål E-förvaltning Prioriterade insatser I mars 2016 ska 10 kommuner ha Förbättrat sig inom minst 2 av e-blomlådans områden. Eförvaltning 5
E-förvaltning 2015 Kartläggningen Erfarenhetsdag Processutbildning och visning av verktyg E-Blomlådor E-legitimationsdag 21 oktober edag Skövde 2016? Nationella satsningar Vilka behov ser ni? Delmål eförvaltning Dela verksamhetsprocesser Visualisera processer till nytta för både arkivering av handlingar och för verksamheter som tex socialtjänsten. Genom att dela och ta del av processer finns också möjlighet till effektivisering och utveckling. Hur tänker ni? Vilka är kriterierna för goda exempel för prioritering? Vilka behov ser ni? E-tjänster Hur arbetar kommunerna med införandet av etjänster? 6
Delmål e-förvaltning Samtliga kommuner har en E-tjänsteplattform Plattform Vilken är kommunens mest framgångsrika e-tjänst? Förskola/barnosorgblev nummer 1 av 35 svar Simskola Kulturskola Uttag Överförmynderi Bibliotekstjänster Autogiro Boka lokal Busskort Felanmälan/synpunkter Ersättning förtroendevalsda Vikarie Skolskjuts Söka arbete Ledighetsansökan Tomtkö Kriterier för framgångsrika? 7
Delmål e-förvaltning Identifierade etjänster Hur ser det ut hos er? Finns det goda exempel på tjänster och processer? E-tjänster och integration Har din kommun integration mellan er e- tjänsteplattform och något verksamhetssystem Om Ja, nämn till vilka system Biztalk Castor emottagning Connections EDP Byggreda (pilotprojekt) Integration mot Dibas (som numera heter Ciceron) LEX Lex, Extens OA Miljö är integrerat med ABOU plattformen via MULE Platina Tjänsteplattform mot W3D3 och Ciceron Vi har barnomsorgswebb och skolwebb i Edwise från Tieto E-Blomlådan 8
E-Blomlådan 2015 Hur tänker ni? Länssamordning? ALVG Kommunchef IT-Nätverk Prioritering? Systemintegration Vilka integrationer mellan olika verksamhetssystem ser du som mest prioriterade? 35 svar där flera handlar om integration mellan: Ekonomi och personalsystem samt beslutsstödsystem Katalogtjänster, AD mot PA system Metakatalog till Personec men också mot Procapita E-tjänsteplattform mot bakomliggande verksamhetssystem Artvis till Ciceron och Diabas De många användare inom skol- och välfärdssektorn Hur tänker ni? Behov av ett integrationsprojekt? Integrationsstrategi? Projekt kring TEIS? Mina meddelanden? Övergripande mål Informationssäkerhet Prioriterade insatser I mars 2016 ska 10 kommuner ha Förbättrat sig inom minst 2 av e-blomlådans områden. Informationssäkerhet 9
Informationssäkerhet Ta fram ett arbetssätt för genomförande av GAP-analys. Genomföra en pilot av GAP-analys på 15 kommuner. Förväntat resultat: ett metodstöd för samtliga kommuner i Västra Götaland Avslutningskonferens i januari 2016 Aktuellt under hösten Utbildning informationssäkerhet, Inera och SKL - 20 oktober Erfarenhetsdag Goda exempel - 18 november Utbyta av SITHS-kort (Pågår denna veckan i Fyrbodal) Kan TEIS användas i en automatiserad hantering av säker roll och behörighetsidentifikation? Hur tänker ni? Övergripande mål Öppna data och PSI-lagen 49 kommuner ska ha publicerat öppen data (Public sector information s k PSI-data) 10
Öppna Data Öppna data Har din kommun utsett en ansvarig? Vem bör vara ansvarig? Utbildningsbehov? Göteborg, Partille och Stenungsund Kommunikationstjänster Upphandlingen som genomförts 2014 har överklagats i flera steg och befinner sig nu (augusti 2015) hos Kammarrätten i Stockholm som nästa instans i ärendet. Mer information förhoppningsvis i slutet av september. 11
E-Hälsa projekt 2015 - Gemensamt möte med ehälsa? E-Hälsa REMM:s 10 stegs metod 1. Analysera utgångsläget. 2. Förankra satsningen och avsätt resurser. 3. Etablera en arbetsgrupp. 4. Identifiera kommunikationsbehov och intresse för resfria möten. 5. Analysera tekniska förutsättningar. 6. Välj ut och införskaffa lämplig utrustning/tjänst. 7. Etablera styrmedel och rutiner för resfria möten. 8. Utse ansvariga. 9. Informera och sälj in. 10. Följ upp och synliggör. Planerade och kommande konferenser 12
ALVG ALVG 2015-06 - Beslutspunkter Uppföljning kartläggning i VG (Siv) Siv presenterar kartläggningen som ingående gås igenom. Varje respondent har möjlighet att ta del av resultatet genom egen inloggningsuppgift. Detta är även det huvudsakliga syftet. Beslut: Ge legitimitet i kartläggningsarbetet genom att presentera detta till förbundens nätverk Representanter till möte med VGR välfärdstjänster/välfärdsbredband Karl ska träffa VGR och diskutera välfärdstjänster i hemmet. ALVG tillfrågas om någon vill delta på mötet. Beslut Britt-Inger och Richard anmäler sitt deltagande ALVG 2015-06 - Beslutspunkter Digitalt stöd för SIP och för avvikelsehantering i samverkan. (Samordnad individuell plan ) Inget digitalt stöd finns för närvarande. Initialt fokus är att verksamheten ska ta arbeta enligt rutinen, oavsett digitalt stöd. Beslut Behov finns av avvikelsehantering i samverkan. Karl ta med sig frågan till SSVIT Tekniska utmaningar vid distansmöten i kommunerna Richard Inspel ges på att det inte fungerar med vårdplanering via Lync! Viktigt att IT är med i processen. Hantering bör ske genom felanmälningar i respektive kommun. Beslut Richard meddelar till projektledare att när kommunen anmäler sig ska man ange en kontaktperson, t ex IT-chef, för lämplig support. Riktlinjer för projektet uppdateras. 13
ALVG 2015-09-08 Nytt mötesdatum i okt/nov. Närmare SSVIT 3 november 17 nov? Hantering av genomförd kartläggning. Beslut togs ej föregående möte. Hur ska kartläggningen förmedlas? Diskussion: Användning (statistik) och fortsättning? Långsiktighet förändrad org Beslut styrelse treårig satsning planeringsunderlag för vad som kan göras regionalt esamordnarens roll ALVG 2015-09-08 Projekt/uppdrag återkoppling inom område gemensamma funktioner och tjänster Statusrapporter earkiv - kravspec för gemensamt avrop, avslutade utbildningar, uppkomna behov och önskemål Regionarkivsutredning Informationssäkerhetsprojekt + utbildningar/seminarium ALVG 2015-09-08 Projekt/uppdrag/återkoppling inom område ehälsa Socialstyrelsens rapport av ehälsa (Ann-Charlotte) Lägesrapport om välfärdsteknologi https://www.swedishict.se/sites/default/files/pub/sics_till_socialstyrel sen_lagesrapport_valfardsteknik.pdf ehälsoprojekt 2015 status Välfärdstjänster i hemmet (uppdrag tillsammans med VGR) Deltagande i arb-grupp Förstudie 3R (bilaga) Rapport kring Västfolket Nyttjande, framtid, nuläge 14
42 kommuner har deltagit Kartläggning 2015 Bas- och verksamhetssystem Varför kartläggning? 1. Kommunernas verktyg! 2. Ge möjlighet att hitta samarbetspartners 3. Dela erfarenheter, kostnader och utveckling Vad har vi kartlagt? Frågor har ställt inom 13 verksamhetsområden Totalt har ca 250 system angivits Till dessa system finns ca 1800-1900 leverantörsavtal Frågor har berört nationella satsningar E-blomlådan E-arkiv Mina meddelande 15
Bas och verksamhetssystem Barn och utbildning Av totalt 26 angivna system finns totalt 274 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 126 licenser PMO 87% Novaschem 81% Procapita 73% Procapita Web 51% Office 365 EDU 47% Bas och verksamhetssystem Vård och omsorg Av totalt 26 angivna system finns totalt 205 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 93 licenser Trygghetslarm (Tunstall) 68% Procapita 60% Mobilus 43% Phoniro Care 43% Time Pool/Time Care planering 38% Mobila applikationer inom socialtjänsten Appar/applikationer till mobiltelefoner och surfplattor som ger tillgång till system? Appva journalsignering Håller på införa TES och där fin app. Inte än men är på G! IntraPhone Life Care mobil Hemtjänst Life Care/Procapita, ÄBIC/Procapita, LMHS/Procapita LifeCare mobil hemsjukvård LifeCare, TES Lifecare (testpiloter ska igång innan sommaren) Lifecare mobil hemtjänst (levereras av Tieto) Låshantering vid inpassering Phoniro Care öppna dörrar, trygghetslarm Tunstalll larm i app. Phoniro Care Phoniro phoniro care Posifon (ej Position som det står i listan bland system) Projekt med magnacura Treserva (under test) Tunstall. Viva vi ipad 16
Bas och verksamhetssystem Miljö och samhällsplanering Av totalt 21 angivna system finns totalt 166 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 93 licenser Autocad 60% Byggreda 54% Miljöreda 51% Tekis FIR 46% ArcGis 40% Bas och verksamhetssystem Kultur och fritid Av totalt 16 angivna system finns totalt 99 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 73 licenser Libra 46% Book-IT 46% FRI 43% Netload 35% Booking 27% Bas och verksamhetssystem Teknisk verksamhet Av totalt 29 angivna system finns totalt 187 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 81 licenser EDP Future 62% Geosecma 43% FIR 41% Autocad 41% Matilda 32% 17
Bas och verksamhetssystem Nämnd och kansliadministration Av totalt 20 angivna system finns totalt 95 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 45 licenser Troman 38% SharePoint 24% Netpublicator 22% Ciceron 19% Diabas 19% Platina,Wärna och Personec 19% Bas och verksamhetssystem Ekonomi och beslutstöd Av totalt 16 angivna system finns totalt 102 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 61 licenser Stratsys 46% Aditro-Economa 40% Agresso 27% ROR 27% Hypergene, BOP och Raindance 24% Bas och verksamhetssystem Personaladministration Av totalt 14 angivna system finns totalt 142 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 88 licenser Winlas 70% Adito-Personic 49% Offentliga jobb 46% Timecare 43% Adato 30% 18
Bas och verksamhetssystem Kontorsapplikationer och Webbpubliceringsverktyg Av totalt 15 angivna system finns totalt 130 licenser Av de 10 vanligaste systemen finns totalt 98 licenser Microsoft Office 92% Sitevision 62% Adobe Cloud 38% SharePoint 38% Office 365 35% Bas och verksamhetssystem Telefoni, hänvisning och kommunikation Av totalt 18 angivna system finns totalt 132 licenser Av de 5 vanligaste systemen finns totalt 95 licenser Lync/Skype 81% Exchange 70% Trio Hänvisning 51% Alcatel 41% Astra MX-One 27% Bas & verksamhetssystem, Distansmöten 5 kommuner saknar verktyg 57 % av kommuner har eller tar fram ett övergripande beslut om när man bör använda distansmöte. 19
Bas & verksamhetssystem Distansmöten 57 % har eller tar fram ett övergripande beslut om när man bör använda distansmöte. Utvalda e-tjänster Integration 20
Riktlinjer för systemintegration Fullständig uppdatering av HSA-katalogen Direktanslutning till HSA via synkronisering från intern katalog över Sjunet (även kallad fullständig anslutning). Nationella initiativ 21
E-blomlådan Hur arbetar din kommun med e-blomlådan (senaste version 2014) E-arkiv Införa e-arkiv/digitala arkiv Cirka 50% har eller planerar att avsätta resurser för e-arkiv under 2016 Ser ni några utmaningar kring att införa e- arkiv? Totalt antal svar: 279 Enhet: Antal verksamheter 22
Ser Beskriv ni några de utmaningar ni ser kring till attinföra anslutae- till tjänsten arkiv? Totalt antal svar: 249 Enhet: Antal verksamheter SSBTEK SammanSatt BasTjänst Ekonomiskt Bistånd Genom tjänsten kan handläggare inom socialtjänstens verksamhetsområde ekonomiskt bistånd få utlämnat information från: A-kassorna Arbetsförmedlingen CSN, Försäkringskassan Pensionsmyndigheten Skatteverket Tjänsten kan nås via direktintegration till verksamhetssystemet eller via Multifrågan som tagits fram av Sambruk. Mina meddelanden Planer på att ansluta kommunen? 23
Mina meddelanden - Problem och svårigheter Tjänsten och nyttan är okänd Låg prio i samhället, informationskampanj behövs Fler myndighetermåste ansluta sig Motiveravilkafördelar vi får av attansluta, svårtatt se nyttan Mina meddelanden Vilka ärendetyper/flöden avser ni att ansluta under första året? Bygglovsärenden Socialtjänst Försörjningsstöd Alkoholtillstånd Barnomsorg - Ansökan förskola Interna meddelanden inom organisationen Ersätta pappersposten till anställda Stora volymer, ex ärendehantering för kontaktcenter Ärendehanteringen via e-tjänster Utskick till medborgare Ärendetyper med notifiering Handlingar som patienter begär ut (journalkopior etc) Öppna data 24
Vastkom.se/kartlaggning Kontakta siv för inloggningsuppgifter om du tappat bort dem 25