Vi-skogen - Kodrapport enligt FRIIs kvalitetskod för verksamhetsåret 2011 Introduktion Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) antog 2007 en kvalitetskod, som medlemmarna åtagit sig att tillämpa. Syftet med koden är att öka medvetenheten och transparensen om hur ideella organisationer arbetar och ge givare och andra intressenter större insyn i arbetet. Insamlingsorganisationer är beroende av allmänhetens stöd och förtroende. Ett annat syfte med koden är att sätta fokus på det interna kvalitetssäkringsarbetet och bidra till förbättrad styrning och kontroll. Koden följer principen följ eller förklara, det vill säga man ska följa kodens riktlinjer eller förklara varför man avviker. Kodrapporten ska redovisa en sammanfattning av hur organisationen valt att förhålla sig till kodens riktlinjer och förklara avvikelser. Väl motiverade avvikelser innebär inte att organisationen bryter mot god sed. Öppenhet står över kravet om att följa riktlinjer. Rapporten kan vara i löpande text eller i tabellformat. Insamlingsstiftelsen Vi Planterar träd, mer känd som Vi-skogen, är medlem i FRII och har åtagit sig att sig att rapportera och tillämpa koden för verksamhetsåret 2011. Rapporten utgör en sammanfattning av hur koden tillämpats. Rapporteringen sker i löpande text. I det interna arbetet har en tabell med hänvisningar till alla relevanta dokument fungerat som stöd. Vi-skogen har arbetat med koden sedan våren 2008. Varje kodavsnitt har en ansvarig person som säkerställer arbetet och rapporteringen internt. Rapport om tillämpning av koden Vi-skogen följer i allt väsentligt FRIIs kvalitetskod. Nedan redovisas relevant innehåll per kategori, totalt sju kategorier, med förklaring var information finns tillgänglig samt vilka avvikelser som finns och vad som är under utarbetande. 1. Övergripande principer i FRIIs kvalitetskod Vi-skogens övergripande styrdokument är Vi Planterar Framtiden som gäller 2008-2011. Där beskrivs organisationens vision, uppdrag och strategiska ambitioner. Under 2011 har arbete gjorts för att uppdatera strategin, ett arbete som kommer att fortsätta en bit in på år 2012. I avvaktan på det nya dokumentet gäller Vi planterar Framtiden 2008-2011. Vi-skogens löpande arbete beskrivs också i verksamhetsberättelsen samt på webbplatsen www.viskogen.se. På webbplatsen finns dokumenten i elektronisk version.
2. Förhållningssätt till omvärlden Vi-skogen är en stiftelse vars ändamål är att genom plantskolor, trädplantering och andra åtgärder i samband därmed bidra till ekologisk balans och till bättre och tryggare försörjning för de fattiga och sämst ställda i områden som hotas av ekologisk utarmning. I verksamhetsberättelsen framgår hur verksamheten finansieras samt vilka bidrag stiftelsen får. De största bidragen kommer från Sida där Vi-skogen får stöd genom Kooperation Utan Gränser. Totalt utgör Sidabidragen ca 45 % av de totala intäkterna. Väsentliga bidrag kommer också från KF, Coop och konsumentföreningarna som också sitter i styrelsen. De bidrar med cirka 27 % av intäkterna. Vi-skogen deltar även i insamlingskampanjen Världens Barn. Majoriteten av den egna insamlingen kommer från enskilda givare. Samarbetet med Tidningen Vi är också viktigt ur insamlings- och informationssynpunkt. Betydande företagssamarbeten presenteras på webbplatsen och finansiärer anges i Årsredovisningen. Vi-skogen har en intern policy för företagssamarbeten som definierar vilka företag vi kan samarbeta med. Stiftelsens val av samarbetspartners i utvecklingssamarbetet styrs av genomarbetade riktlinjer och kriterier.. Vi-skogen arbetar tillsammans med medlemsbaserade organisationer med liknande värderingar. Avtal ingås med organisationerna och det tydliggörs där vilka krav och regler som gäller för kontroll och rapportering Det görs regelbunden uppföljning för att säkerställa att avtal följs. Vi-skogen har en anti-korruptionspolicy med syfte att motverka oegentligheter och har rutiner för hur externa intressenter eller medarbetare ska kunna rapportera misstänkta fall utan att själva påverkas negativt. 3. Mål och måluppfyllelse Det övergripande styrdokumentet Vi Planterar Framtiden definierar vision, värderingar och ändamål som konkretiseras i program och arbetsplaner. Inom Vi-skogen användsresults-based Management (RBM) för planering, uppföljning och utvärdering och stiftelsen har ett anpassat system med tillhörande manual. I biståndsprogram definieras konkreta mål med indikatorer som följs upp regelbundet. Alla projekt i länderna runt Viktoriasjön bidrar till det övergripande programmet. Redovisning av måluppfyllelse och resultat sker i årsrapporter och i verksamhetsberättelsen samt på webbplatsen där exempel ges på konkreta resultat i verksamheten. Vi-skogen rapporterar kontinuerligt mot de strategiska ambitionerna och till de privata givare som önskar fålöpande information via e-nyhetsbrev. Även Vi-skogens kommunikations- och insamlingsverksamhet använder sig av målplanering och indikatorer i sitt arbete. Det finns bland annat mål för administrations- och insamlingskostnader samt mål för insamling och för kännedom. 2
4. Styrning, ledning och kontroll Vi-skogens styrelse presenteras på webbplatsen. I verksamhetsberättelsen anges även styrelsemedlemmarnas roll i sin organisation, ålder, hur länge de varit med i styrelsen samt andra betydande uppdrag. Information om styrelseledamöternas närvaro är tillgänglig för KFs styrelse som utser Vi-skogens styrelse. Stadgarna finns tillgängliga på webbplatsen under Om oss - Programförklaring. Den nuvarande versionen är från 2004. Representantskapsmöte saknas för Vi-skogen. Eftersom det enligt stiftelsens stadgar är KFs styrelse som utser styrelsens ledamöter finns ingen valberedning. Mandatperiodens längd är ett år och det finns inga begränsningar beträffande omval. Styrelsen har en tydligt definierad arbetsordning och vd har en skriftlig instruktion från styrelsen. Årsredovisningen upprättas i enlighet med Årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd samt god redovisningssed i branschen. FRIIs styrande riktlinjer för årsredovisning är inte tillämpliga då stiftelsen inte enbart har insamlingsverksamhet utan även biståndsverksamhet. Resultaträkningen anpassas, i enlighet med rådande praxis, för att ge en mer rättvisande bild av stiftelsens verksamhet. Vi-skogen har en enhetlig process för riskidentifiering, värdering, eliminering samt hantering, som del i det strategiska planeringsarbetet. Den interna styrningen och kontrollen utgår från identifierade risker och bygger på COSOmodellen. Dokumentation finns över ansvarsfördelning, arbetssätt, kontrollåtgärder samt systematik i hur uppföljning sker. Styrelsen har beslutat om att intern och extern revision ska genomföras. Revisor avlämnar rapport för styrelsen inför bokslutet. Under året har enheten Kvalitetssäkring & Kontroll som rapporterat till styrelsen årligen samt kontinuerligt till vd omorganiserats. Framöver kommer extern konsult att genomföra revisioner med fokus på effektivitet och processer. Stiftelsens placeringspolicy reglerar att tillgångar kan vara placerade på bankkonto, i ränte-, obligations- och aktiefonder samt i ideella placeringar med låg risk. Policyn finns tillgänglig på webbplatsen. Ersättning och anställningsvillkor för vd som är högsta tjänsteman anges i årsredovisningen liksom information om att styrelseledamöterna inte får arvode. Styrelsen har beslutat om ett skriftligt anställningskontrakt för vd. 3
5. Insamling Vi-skogen har 90-konto vilket innebär att verksamheten kontrolleras av Svensk insamlingskontroll. Detta finns angivet i årsredovisningen samt på webbplatsen. Vi-skogen har interna policys för insamling och rutiner för hur insamlingsarbetet ska bedrivas. Det finns en policy för företagssamarbete, policy för testamente, samt en policy som beskriver insamlingsarbetet vilken även innefattar rutiner kring hantering av frågor och klagomål. Insamlingsstrategin är under uppdatering. I årsredovisning och på webbplatsen redovisas de totala kostnaderna för insamlingen samt hur medlen använts. 6. Medarbetare, anställda och frivilliga Vi-skogen har ett dokument som definierar värderingar, god arbetsmiljö och jämställdhet. Under året har en Personalavdelning byggts upp. Rutiner för medarbetarsamtal har dokumenterats, introduktion av ny personal strukturerats och befattningsbeskrivningar har harmoniserats. Interna rutiner och regler för resor finns sammanställda i en uppdaterad resepolicy. Arbetstider i Sverige regleras av kollektivavtal. Under året har frivilliga arbetat motsvarande 800 timmar inom insamlingsverksamheten. 7. Rapportering och information Vi-skogen publicerar kodrapporten på webbplatsen. I texten ovan nämns var offentliga dokument finns tillgängliga. Styrelsen har granskat och godkänt rapporten. Vi-skogen har auktoriserade revisorer, för närvarande KPMG. De styrker att stiftelsen har fullgjort skyldigheten att lämna en kodrapport. De har däremot inte granskat rapporten, vilket inte heller är något krav. Rapport om Intern kontroll Intern kontroll kan definieras som en process som påverkas av styrelsen, ledningen och annan personal, och som utformats för att ge en rimlig försäkran om att organisationens mål uppnås inom följande kategorier: ändamålsenlig och effektiv verksamhet, tillförlitlig finansiell rapportering samt efterlevnad av tillämpliga lagar och förordningar 1. Nedan följer en kort redogörelse för hur Vi-skogen arbetar med intern kontroll: 1 Definition enligt COSO The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission 4
Kontrollmiljö Inom Vi-skogen finns organisatoriska principer som gäller för alla: en tydlig strategi, höga krav i operativt genomförande, en stimulerande och resultatinriktad kultur, en struktur som snabbt reagerar på förändringar i omvärlden, ett förändringsbenäget ledarskap samt ett kontaktnät som innebär ett tillväxtfrämjande partnerskap med andra organisationer. Det finns en tydlig organisationsstruktur och ansvarsfördelning mellan styrelsen, vd, Stockholm och programverksamheten i Afrika. Det finns även tydliga policys och rutiner som säkrar bland annat attestordning, upphandling, krishantering, arbetstid med mera. Under 2011 har personalen i Stockholm utbildats i organisationens rutiner. Riskbedömning Vi-skogens mål för verksamheten definieras i strategidokumentet Vi Planterar Framtiden. Där görs riskbedömning för att identifiera områden som kan hota måluppfyllelsen. Vi-skogen har ett system för riskhantering och riskanalyser görs på olika nivåer i verksamheten. Det finns en policy för anti-korruption som definierar synen på, ansvaret för att följa upp och minska riskerna för korruption, samt en checklista för hur misstänkta fall ska hanteras. Det finns även en krisberedskapsplan för att hantera oförutsedda händelser. Kontrollaktiviteter Utformning av kontrollåtgärder görs löpande och förbättringar sker på de områden som identifierats som svaga i årliga revisionsrapporter, systemrevisioner, avtalsrevisioner eller liknande. Både externa och interna granskningar och uppföljningar har genomförts, bl a på de båda regionkontoren i Afrika. I Sverige har ett digitalt attestverktyg implementerats, för att effektivisera administrationen och öka kontrollen. Information och Kommunikation Vi-skogens styrande dokument lägger grunden för all verksamhet. Löpande rapportering av resultat görs till Sida samt i den årliga verksamhetsberättelsen. Kommunikation med givare sker kontinuerligt genom nyhetsbrev, artiklar, evenemang och resor till projekten. Ett arbete med förbättrad intern och extern kommunikation har startat. Uppföljning och utvärdering Löpande uppföljning av verksamheten görs genom avrapportering, budgetuppföljning, extern revision och möten med styrelse och ledning. Avslutning Arbetet med koden har varit givande och en hjälp för att identifiera områden där Vi-skogen kan bli bättre. Överlag bekräftar kodarbetet att Vi-skogen gör ett bra arbete på de flesta områden med få avvikelser från kodens riktlinjer. 5
Godkänd av styrelsen vid styrelsemöte 26 mars 2012 Ordförande Nina Jarlbäck Ledamöter Ines Uusmann Bodil Jönsson Lindgren Carina Malmer Leif Nordmark Per Rosengren Sofia Wadensjö Karén Sven Ohlsson Anneli Rogeman (vd) 6