Sao v u,~,~i~,as v:~s~y kop ~ ~~ Opplands V~sby kommun Revisjonsskrivelse Revisorevna 2013-09-24 Till kommunfullm~ktige, kommunstyrelsen cc samtlige nemnder Revisjonsrapport nr 3/2013 Granskning av bisysslor På uppdrag av oss revisorer har Ernst &Young granskat om kommunen har ~ndamålsenliga rutiner for att s~kerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Fordjupad granskning har skett av samtlige personer med chefsuppdrag inom kommunens verksamheter. Med bisyssla auses anst~llning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillf~lligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutovningen inom Opplands V~sby kommun. Regler om bisysslor for offentligt anst~llda återfinns i Allminna bestemmelser samt i Lag om offentlig anst~llning. Vi gor bedomningen att det finns brister i riktlinjer och rutiner for att s~kerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. kommunen finns ett internt dokument om regler kring bisyssla. Dokumentet bedoms overlag vara knapph~ndigt och fångar finte hela processen kring bisyssla. Några kompletterande stoddokument finns finte. Med hensyn till vikten av att kommunens medarbetare finte innehar otillåtna bisysslor ~r vår bedomning att kommunen bor utveckla och forsterka processen kring kontroll, provving och uppfoljning av bisysslor. For det fortsatte utvecklingsarbetet I~mnar vi bland ennat foljande rekommendationer: Klargov statusen på det interne dokumentet om bisysslor. Vi rekommenderar att dokumentet om bisysslor bor vara ett styrande dokument. Ta bort eller formulere om skrivningen i dokumentet om bisyssla att fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer finte ruknas som bisyssla då Legen om offentlig anst~llning finte gor de undantagen. Fortydliga vilken chef som åsyftas i dokumentet om bisyssla. Utveckla riktlinjer for bisysslor i enlighet med de rekommendationer som framgår i rapporten. Komplettere processen kring bisyssla med steddokument. Informere reden i rekryteringsprocessen om reglerna kring bisyssla som anst~llda i en kommun omfattes av. Detta bedoms vara serskilt viktigt om sokanden kommer från den private sektorn. Overveg att i anst~llningsavtalen ha med en skrivning om att arbetsgivaren har ritt att samla information om arbetstagare har bisyssla. Komplettere introduktionsprocessen for nya medarbetare med information om bisysslor, de begr~nsningar som finns och medarbetarens skyldighet att anm~la bisysslor. Ta upp bisysslor på de årlige utvecklingssamtalen.
LJpplancis V.~sl~y kommtin Kommunicera regler kring bisysslor på arbetsplatstr~ffar. Ta st~llning till om ansvaret for kontroll, provning och uppfoljning av medarbetares bisysslor eventuellt ska definieras separat i delegationsordningen. Systematisere inrapporterade och godkynda bisysslor for bittre overblick av vilka bisysslor som forekommer bland medarbetare. Ta st~llning till om och i så fall ner rapportering om medarbetares bisysslor bor rapporteres till nemnd. bifoged rapport finns ytterligere rekommendationer och forklaringar till rekommendationerna. Revisjonen onskar kommunstyrelsens kommentarer till rapporten senest till den 1 december 2013. For revisorerna i lands isby kommun /, i' ~, ~~~ ~~nna-lena Edwinson ~ Reidar ~hl Bilaga: Revisjonsrapport nr 3/2013 Granskning av bisysslor
Revisjonsrapport 3 / 2013 Genomford på uppdrag av revisorevna Augusti 2013 Opplands V~sby kommun Granskning av bisysslor.i I' \ ~~ ~~ ' ~-
Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer...3 2. Inledning...6 2.1. Bakgrund... 6 2.2. Syfte och revisionsfrågor...6 2.3. Avgr~nsning...6 2.4. Granskningens genomforande...6 2.5. Revisionskriterier... 7 3. Regelverk...7 3.1. Allminna bestemmelser, AB...7 3.2. Lag (1994:260) om offentlig anst~llning, LOA... 7 3.3. Interna riktlinjer...8 4. Resultat av granskningen...8 4.1. Finns dokumenterade riktlinjer for hantering av bisyss~or?... 8 4.2. I vilken omfattning forekommer bisysslor i kommunen?... 9 4.3. Foljs riktlinjerna for rapportering av bisysslor? Hur dokumenteras rapporteringen och bedomning av bisysslan?...10 4.4. Vem ~r ansvarig for att kontrollera och systematisers inrapporterade uppgifter?...11 4.5. Hur ofta gors uppfoljning av inrapporteringen?...11 4.6. Hur agerar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas?...11 4.7. Hur dokumenteras uppfoljningen och rapporteringen till forvaltningschef, nemnd/styrelse dår det år aktuellt?...12 2
1. Sammanfattning och rekommendationer På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Opplands Våsby kommun har Ernst &Young granskat om kommunen har åndamålsenliga rutiner for att s~kerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Med bisyssla auses anst~llning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillf~lligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutovningen inom Opplands V~sby kommun. Regler om bisysslor for offentligt anstållda återfinns i Allminna beståmmelser samt i Lag om offentlig anst211ning. Fordjupad granskning har skett av samtliga personer med chefsuppdrag inom kommunens verksamheter. Vår sammanfattande bedomning år att det finns brister i riktlinjer och rutiner for att såkerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Nedan redovisas en sammanfattning av iakttagelser och rekommendationer från granskningen. kommunen finns ett internt dokument om regler kring bisyssla. Dokumentet bedoms overlag vara knapphåndigt och fångar finte hela processen kring bisyssla. Några kompletterande stoddokument finns finte. Granskningen har omfattat en kontroll av kommunens samtliga chefer mot Bolagsverkets register over funktionårer. Av totalt 102 personer med chefsuppdrag har 23 personer sammanlagt 33 funktion~rsuppdrag registrerade hos Bolagsverket. Då anm~lan av bisyssla och godk~nnande av densamma hittills har skett på muntlig basis i kommunen har vi finte kunnat kontrollera om funktion~rsuppdragen har rapporterats till respektive chef. I samband med granskningen har emellertid kontorscheferna stmt av samtliga funktion~rsuppdrag med sins medarbetare och bedomt att dessa ~r tillåtna. granskningen har given fingått att kontrollere om aktiebolagen, handelsboligen, foreningarna eller de enskilda firmorna som anst~llda ~r funktionårer i har fakturerat Opplands V~sby kommun under 2012/2013. Vi har identifierat två treffar. I det ene bolaget sitter tj~nstemannen i styreisen på uppdrag av kommunen. I det andra fallet auses ett privat aktiebolag dir tjånstemannen år ledamot och ordforande. Total fakturering har uppgått till ca 207 tkr (2012/2013) fordelet på sju fakturor auseende coachning, konsultation och workshops. Aktuell tj~nsteman har finte attesterat någon av fakturorna. Inkopen ~r gjorda av två olika forvaltningar, varav beslutsattestering iden ene forvaltningen ~r gjord av en rektor och i den andra forvaltningen av forvaltningschefen. Med hånsyn till vikten av att kommunens medarbetare finte har otillåtna bisysslor ~r vår bedomning att kommunen omgående bor utveckla och forsterka processen kring kontroll, provning och uppfoljning av bisysslor. For det fortsatte utvecklingsarbetet I~mnar vi foljande rekommendationer: Klargov statusen på det finterna dokumentet om bisysslor. Vi rekommenderar att dokumentet om bisysslor bor vara ett styrande dokument. Ta bort eller formulere om skrivningen i dokumentet om bisyssla att fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer finte råknas som bisyssla då LOA finte gor de undantagen. Fortydliga vilken chef som åsyftas i dokumentet om bisyssla. 3
Fånga hela processen kring bisyssla i riktlinjer eller dylikt och beakta foljande rekommendationer: Tydliggor beskrivningen av vilka regler som gåiler i syfte att forebygge och forhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, fortroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter. Betona vikten av att till~mpliga lagar och avtal fofjs och vad det kan innebora om kommunens medarbetare har ol~mpliga bisysslor. Tydliggor att medarbetare som har bisyssla ~r skyldige att anm~la bisyssla till arbetsgivaren. Komplettere med beskrivning av vad en arbetshindrande bisyssla kan vara, att det till denne grupp av bisysslor hor ennat arbete eller uppdrag som påverkar den anstålldes mojligheter att fullgora en god arbetsprestation under arbetstid, att forskjuta arbetstid eller byta schema etc. Komplettere given med kortare beskrivningar och exempel på konkurrerande bisyssla och fortroendeskadliga bisysslor for okad forståelse och medvetenhet. Komplettere med beskrivning av når och hur en anm~lan av bisyssla ska gå till samt hur beslut fattes. Belys påfoljder om medarbetaren brister i sine skyldigheter genom att finte I~mna uppgifter om bisyssla eller finte foljer beslut om forbud mot bisyssla. Komplettere med handlingsplan hur verksamheten ska agere om otillåten bisyssla uppdagas. Riktlinjerna bor rikta sig till både chefer och medarbetare. Komplettere processen kring bisyssla med stoddokument. Vi rekommenderar att foljande stoddokument finns: Uppr~tta blankett el. dyl. for anm~lan av bisyssla i syfte att dels få skriftliga uppgifter om bisysslan dels for att formalisere uppgifter som alltid ska inh~mtas om en bisyssla for adekvat provning av densamma. Provningen dvs. beslutet om bisysslan ~r tillåten eller finte kan med fordel ges utrymme och dokumenteres på samme blankett som anm~lan. Oppgifter som ~r relevante att inh~mta, och dermed bor finnes med på blankett for anmålan av bisyssla, ~r exempelvis bisysslans omfattning dvs. hur mycket tid per dag, eller per vecka, eller per månad låggs ned på bisysslan? Bisysslans tidsm~ssiga forl~ggning dvs. ner utfors bisysslan på helger, på kv~llar? Vem uppdragsgivaren år etc. '> Uppråtta checklista som stod vid provning av om en bisyssla ~r tillåten eller forbjuden. Anv~nd med fordel "Bilaga 2 (SOU 2000:800 Bilaga 4) Pir bisysslan tillåten eller forbjuden?" som finns att tillgå via SKL:s hemsida. 4
Informera redan i rekryteringsprocessen om reglerna kring bisyssla som anst~llda i en kommun omfattas av. Detta bedoms vara serskilt viktigt om sokanden kommer från den privata sektorn. Overveg att i anstållningsavtalen ha med en skrivning om att arbetsgivaren har ritt att samla information om arbetstagare har bisyssla. ~> Komplettera introduktionsprocessen for nya medarbetare med information om bisysslor, de begrånsningar som finns och medarbetarens skyldighet att anmåla bisysslor. Ta upp bisysslor på de årliga utvecklingssamtalen och skarp befintlig skrivning att bisysslor låmpligen tas upp i utvecklingssamtalet. Komplettera agendan till utvecklingssamtalen med bisysslor. Att ta upp bisysslor på de årliga utvecklingssamtalen inneber att arbetsgivaren årligen påminner och informerar varje medarbetare om vilka forhållanden som kan Bora en bisyssla otillåten och skyldigheten att anm~la bisyssla. Vid forekomst av bisyssla blir utvecklingssamtalet också ett forum for uppfoljning av bisysslan. Målet med att regelbundet informers om forhållanden som kan gora en bisyssla otillåten år enligt vår mening att medarbetarna ska vara vil medvetna om vad som gyller for bisysslor så att avstemning av bisyssla sker innan en bisyssla påborjas. D~rigenom undviks att medarbetare lågger ned tid och pengar på att starta upp bisyssla som ner den uppdagas kanske finte kan kombineras med yrkesutovningen ikommunen. Och altra viktigast -att allm~nhetens fortroende for kommunen d~rigenom kan uppråtthållas. Kommunicera regler kring bisysslor på arbetsplatstr~ffar. Ett alternativ till att ta upp bisysslor på utvecklingssamtalen kan vara att årligen ta upp emnet på en arbetsplatstråff. For att vara siker på att en av årets arbetsplatstråffar innefattar dels att informers om forhållanden som gor en bisyssla otillåten dels att inh~mta uppgifter om medarbetares bisysslor bor detta enligt vår mening i så fall framgå av kommunens agenda for arbetsplatstr~ffar. Ta st~llning till om ansvaret for kontroll, provning och uppfoljning av medarbetares bisysslor eventuellt ska definieras separat i delegationsordningen. Systematisers inrapporterade och godkånda bisysslor for bittre overblick av vilka bisysslor som forekommer bland medarbetare. Ta st~llning till om och i så fall ner rapportering om medarbetares bisysslor bor rapporteras till nemnd.
2. Inledning 2.1. Bakgrund På uppdrag av de fortroendevatda revisorerna i Opplands V~sby kommun har Ernst &Young granskat om kommunen har ~ndamålsenliga rutiner for att s~kerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Med bisyssla auses anst~llning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillfålligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie yrkesutovningen inom Opplands V~sby kommun. Regler om bisysslor for offentligt anstållda återfinns i Allminna bestemmelser (AB) samt i Lag om offentlig anst~llning (LOA). 2.2. Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen ~r att bedoma om kommunen har ~ndamålsenliga rutiner for att s~kerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Foljande revisionsfrågor belyses i granskningen: Finns dokumenterade riktlinjer for hantering av bisysslor? Foljs riktlinjerna for rapportering av bisysslor? vilken omfattning forekommer bisysslor i kommunen? s Hur dokumenteres rapporteringen och bedomningen av bisysslan? ~ Vem ~r ansvarig for att kontrollere och systematisere inrapporterade uppgifter? Hur ofte gors uppfoljning av inrapporteringen? Hur agerer kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? Hur dokumenteres uppfoljningen och rapportering till forvaltningschef, nemnd/styrelse dir det år aktuellt? 2.3. Avgrensning Granskningen har omfattet kommunens overgripande rutiner for att s~kerst~lla att medarbetarna finte har otillåtna bisysslor. Fordjupad granskning har skett av samtlige 102 personer med chefsuppdrag inom kommunens verksamheter. 2.4. Granskningens genomforande Granskningen har baserats på registerkontroll, det kommuninterna dokumentet om bisyssla och intervjuer med kommundirektoren samt kontorscheferna i V~sby V~If~rd, Kontoret for samh~llsbyggnad, Stod &Process och Kundvalskontoret. Personer som haren chefsposition har kontroflerats mot Bolagsverkets register over funktion~rer. De personer som har påtr~ffats som funktion~rer i registret har foljts upp auseende: om och hur bisyssla rapporterats, om bisysslan ~r godkynd och hur arbetsgivaren foljer upp den. granskningen har given fingått att kontrollere om någon av de leverantorer/bolag, som de anst~llda ~r funktion~rer i, fakturerat Opplands V~sby kommun under 2012/2013 och om så har skett att person som finte år funktion~r eller funktion~r n~rstående har attesterat fakturan. De intervjuede har beretts tillf~lle att faktagranska rapporten D
2.5. Revisionskriterier Med revisionskriterier auses bedomningsgrunder snm anv~nds i granskningen som utgångspunkt for analys, slutsatser och bedomningar. I denna granskning utgors de huvudsakliga revisionskriterierna av 7 i Jagen om offentlig anst~llning (LOA), 8 i Allminna bestemmelser (AB) samt interns riktlinjer. 3. Regelverk Med hånsyn till att de kommunala myndigheterna och andra som fullgor uppgifter inom den offentliga forvaltningen ska visa saklighet och opartiskhet i sin verksamhet ~r det angel get att arbetstagarna finte åtar sig sådan bisyssla som kan rubba fortroendet for arbetsgivarens verksamhet. Arbetstagarna får finte heller åta sig en bisyssla som kan finverka negativt på arbetstagarens mojlighet att utfora sins arbetsuppgifter eller som innebår konkurrerande verksamhet med arbetsgivarens. Regler om bisysslor finns dels i avtalet Allminna bestemmelser (AB) och dels i Lag om offentlig anstållning (LOA). AB ~r en del av kollektivavtalets huvudoverenskommelse och reglerar allminna anst~llningsvillkor. For anst~llda i kommunala forvaltningar gyller AB med undantag av fortroendeskadliga bisysslor, for vilka LOA gyller. 17 LOA regleras forbudet mot fortroendeskadliga bisysslor for anstållda i kommuner, landsting och kommunalforbund. Lagen ~r tvingande och tar over AB:s bestemmelser om fortroendeskadliga bisysslor. 3.1. Allminna bestemmelser, AB Vad gyller arbetshindrande och konkurrerande bisysslor omfattas alla kommunanst~llda av 8 AB. Arbetstagaren ska enligt 8 AB på beg~ran anm~la bisyssla och I~mna de uppgifter som arbetsgivaren behover for bedomning av bisysslan. Arbetsgivaren kan forbjuda bisysslan om arbetsgivaren finner att den kan finverka hindrande på arbetsuppgifterna eller inneber verksamhet som konkurrerer med arbetsgivarens. Enligt 8 AB råknas finte fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer som bisyssla. 3.2. Lag (1994:260) om offentlig anst~llning, LOA Vad gåiler fortroendeskadliga bisysslor omfattes alla som ~r anst~llda i kommunale forvaltningar av 7 LOA. Arbetstagaren får finte enligt 7 LOA ha någon anstå~lning eller något uppdrag eller utova någon verksamhet som kan rubba fortroendet for hans eller någon annan arbetstagares opartiskhet i arbetet eller som kan skada myndighetens anseende. Arbetsgivaren ~r enligt 7a LOA skyldig att på I~mpligt sitt informers sins arbetstagare om vilka slags forhållanden som kan Bora en bisyssla otillåten enligt 7. Arbetstagare ~r enligt 7b LOA skyldige att på beg~ran I~mna de uppgifter som behovs for att arbetsgivaren ska kunna bedoma om arbetstagarens bisyssla ~r tillåten eller finte. Arbetsgivarens beslut om att en arbetstagare ska upphora med, eller finte åta sig, en fortroendeskadlig bisyssla ska enligt 7c LOA vara skriftlig och innehålis en motivering. Beslutet behover enligt 42 LOA finte foregås av forhandling enligt 11-14 MBL. ~l
Bwld ing abetter work inq world LOA gor inga undantag motsvarande de som finns i AB for fortroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer. 3.3. Interna riktlinjer Forutom lagar och avtal auseende bisyssla har kommunen också ett internt dokument om bisyssla. Se vidare vid 4.1. 4. Resultat av granskningen 4.1. Finns dokumenterade riktlinjer for hantering av bisysslor? Kommunen har ett internt dokument om bisyssla på Insidan under chefsstod. I dokumentet återges kort regleringar kring bisyssla enligt AB 8 och LOA 7. dokumentet om bisyssla framgår att det ~r chefen som ansvarar for att vid introduktionen upplysa medarbetaren om skyldigheten att anm~la bisyssla och att det dessutom kan vara låmpligt att årligen ta upp frågan i utvecklingssamtalet. Dokumentet har enligt uppgift tagits fram for ett par år sedan och dess innehåll diskuterades i samband dårmed i chefsgruppen (kontorschefer och bolagschefer). 4.1.1, Iakttagelser Intervjuade chefer kinner samtliga till att dokumentet om bisysslor finns. Samtidigt menar alla att det finns risk for att medarbetare finte fått information om skyldigheten att anmåla bisyssla i samband med introduktionen och att de brustit i att årligen ta upp frågan om bisyssla på utvecklingssamtalen. Befintligt dokument om bisysslor saknar uppgifter om vem som har beslutat om dokumentet, vem som har uppråttat det och ner det senast uppdaterades. Statusen på dokumentet framgår finte, d.v.s. det går finte att se huruvida det år ett stodjande eller styrande dokument. dokumentet om bisyssla framgår att fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer finte råknas som bisyssla. Detta gåiler dock enbart for arbetstagare som omfattes av AB. For arbetstagare inom kommun, landsting eller kommunalforbund regleras fortroendeskadlig bisyssla i 7 i LOA. I LOA gors inga undantag motsvarande de som finns i AB for fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer. Enligt LOA kan alltså åven dessa uppdrag vara en otillåten bisyssla, beroende på omfattning, art etc. Vem som ansvarar for kontroll, provning och uppfoljning av medarbetares bisysslor definieras finte separat i delegationsordningen. Kontroll, provning och uppfoljning av bisysslor tolkes av kontorscheferna som ett administrativt beslut. D~rigenom blir lones~ttande chef i praktfiken ansvarig for detta och for att dokumentet i ovrigt efterlevs. Vår bedomning ~r att den chef som åsyftas i det finterna dokumentet kan definieras tydligare. Vad vi enfar saknes frågest~llningen och problematiken kring bisyssla i introduktionsprocessen for nya medarbetare. Vår bedomning ~r dermed att det finns risk for att nya medarbetare finte får information om vad som gyller for bisysslor vid sin introduktion, vilket också har bekr~ftats av intervjuede kontorschefer. E-3
Vidare saknas frågan om bisysslor i kommunens agenda till utvecklingssamtalet. Vår bedomning att det dermed finns risk for att bisysslor finte fångas upp i de årliga utvecklingssamtalen, har bekr~ftats av intervjuade kontorschefer. Vi anser att utvecklingssamtalen som ~r årligen återkommande år ett bra tillf~lle att både informera och folja upp forekomst av bisysslor. H~rigenom skulle typ och omfattning av medarbetares bisysslor foljas upp minst en gång varje år. Skrivningen att det ~r låmpligt att årligen ta upp frågan om bisysslor i utvecklingssamtalet bor dårmed enligt vår mening goras skarpare. Dokumentet om bisyssla ~r overlag knapphåndigt och fångar finte hela processen kring bisyssla. Dokumentet ~r genom dess placering under chefsstod på intran~tet enbart omnat for chefer. I dokumentet beskrivs enligt vår mening finte tillr~ckligt tydligt vilka regler som gyller i syfte att forebygge och forhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, fortroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter. Vikten av att till~mpliga lagar och avtal foljs och vad det kan innebora om kommunens medarbetare har ol~mpliga bisysslor betones finte enligt vår mening i tillr~cklig omfattning. Ner eller hur en anmålan av bisyssla ska gå till, samt hur beslut om en bisyssla ~r tillåten eller finte fattes, framgår finte. Påfoljder om medarbetaren brister i sine skyldigheter genom att finte I~mna uppgifter om bisyssla eller finte foljer beslut om forbud mot bisyssla framgår finte. Vidare saknes beskrivning vad en arbetshindrande bisyssla kan vara, att det till denne grupp av bisysslor hor ennat arbete eller uppdrag som påverkar den anst~lldes mojligheter att fullgora en god arbetsprestation under arbetstid, att forskjuta arbetstid eller byta schema etc. Åven kortare beskrivningar och exempel på konkurrerande bisyssla och fortroendeskadliga bisysslor saknes och forsvårar forståelsen for vad otillåtna bisysslor kan vara. Några kompletterande stoddokument finns finte. Det vill siga kommunen saknar blankett eller liknande for medarbetares anm~lan av bisyssla. Checklists som stod vid provning om en anmåld bisyssla ~r tillåten eller forbjuden finns finte heller. 4.2. I vilken omfattning forekommer bisysslor i kommunen? 4.2.1. Registerkontroll mot Bo/agsverket Samtlige personer som har chefsuppdrag i kommunen har kontrollerats mot Bolagsverkets register over funktionårer. Av totalt 102 personer med chefsuppdrag framkom att 23 personer har sammenlagt 33 funktion~rsuppdrag registrerade hos Bolagsverket. Tabell 1. Antal treffar i Bolagsverkets register over funktion~rer per kontor. Forvaltning Antal bisysslor Antal personer V~sby V~If~rd 12 10 Kontoret for samh~llsbyggnad 9 6 Stod &process 3 3 Kommunledningskontoret 8 3 Kundvalskontoret 1 1 Totalt 33 23 ~7
Øuildinq a better Bisysslans funktioner enligt Bolagverkets register kan sammanstållas enligt foljande: 16 bisysslor avser engagemang som styrelseledamot varav 10 i aktiebolag, 4 i bostadsr~ttsforeningar, 1 i ekonomisk forening och 1 i ideell forening. 12 fall forekommer det att en person år både styrelseledamot och styrelseordforande i samma aktiebolag. 11 fall ~r en person styrelseledamot, ordforande samt vice VD i samma i aktiebolag. I ett fall ~r en person både styrelseledamot och VD i samma aktiebolag. 7 bisysslor avser innehavere av enskild firma. 5 bisysslor avser handelsbolagsdel~gare. 3 bisysslor avser att vara styrelsesuppleant varav 2 i bostadsråttsforening och 1 i aktiebolag. 1 bisyssla avser extern VD. 1 bisyssla avser prokurist (innehavere av fullmakt i enskild firma). Viktigt att tillegga ~r att 3 av styrelseuppdragen i aktiebolag enligt ovan ~r på uppdrag av kommunen. 4.2.2. Matchning mot kommunens leverantorsregister Vid kontroll mot kommunens leverantorsregister påtr~ffades två bolag (med styrelserepresentanter anst~llda i kommunen) som har fakturerat kommunen under 2012/2013. I det ene fallet sitter emellertid tj~nstemannen i styreisen på uppdrag av kommunen och bedoms dårmed vara ok. det andra fallet auses ett privat aktiebolag dår tj~nstemannen ~r ledamot och ordforande. Total fakturering har uppgått till ca 207 tkr (2012/2013) fordelet på sju fakturor auseende coachning, konsultation och workshops. Aktuell tjånsteman har finte attesterat någon av fakturorna. Inkopen ~r gjorda av två olika forvaltningar, varav beslutsattestering iden ene forvaltningen ~r gjord av en rektor och i den andra forvaltningen av forvaltningschefen. 4.3. Foljs riktlinjerna for rapportering av bisysslor? Hur dokumenteres rapporteringen och bedomning av bisysslan? befintligt dokument om bisysslor finns inga skrivninger verken om hur rapportering av bisyssla ska ske eller hur rapportering och bedomning ska dokumenteres. Det finns finte heller någon blankett eller checklists på uppgifter som arbetsgivaren behover från medarbetaren for att kunna gore en adekvat provning huruvida en bisyssla ~r tillåten eller finte. 4.3.1. Iakttagelser Avsaknad av styrning att rapportering och provning av bisyssla bor ske skriftligen medfor att det finte finns någon systematiserad dokumentation av rapporterade bisysslor. Rapportering från medarbetare samt chefens beslut att bisysslan ~r tillåten sker vad vi erfar på muntlig basis. Att finte anm~la bisyssla skriftligen forsvårar att i erterhand folja upp på vilka grunder som bisyssla har beviljats och om beslut har fettets på tillr~ckliga grunder. 10
Avsaknad av blankett eller checklists på uppgifter som arbetsgivaren bor samla in for att kunna goes en adekvat provning av en bisyssla inneber att chefen kan ha missat att stilla v~sentliga kontrollfrågor finfor sin provning av en bisyssla. Om bisyssla har anm~lts av de 23 personer som påtråffats med funktion~rsuppdrag i Bolagsverkets register och om bisysslan ~r godkynd kan således finte kontrolleras i granskningen. I samband med granskningen har emellertid kontorscheferna ståurt av samtliga funktion~rsuppdrag med sins medarbetare och bedomt att dessa år tillåtna. 4.4. Vem ~r ansvarig for att kontrolleia och systematisers inrapporterade uppgifter? dokumentet om bisyssla ~r det "chefen" som har ansvar for att vid introduktion upplysa medarbetaren om skyldigheten att anm~la bisyssla. Någon ytterligare befattning n~mns finte. Som framgått i 4.1.1. definieras finte ansvaret for kontroll, provning och uppfoljning av medarbetares bisysslor separat i delegationsordningen utan ses som ett administrativt beslut som lonesåttande chef ansvarar for. 4.4.1, Iakttagelser Vem som ansvarar for att kontrolleia och systematisers inrapporterade uppgifter kan enligt vår bedomning goras tydligare i det finterna dokumentet om bisyssla. 4.5. Hur ofta goes uppfoljning av inrapporteringen? dokumentet om bisysslor framgår att det ~r l~mpligt att årligen ta upp frågan om bisysslor i utvecklingssamtalet. Huruvida det har skett har finte kunnat granskas då det finte finns krav på skriftlig dokumentation. Praxis hittills har varit att bisysslor avhandlas muntligt. Samtliga intervjuade menar att det finns risk for att årlig uppfoljning finte har skett. 4.5.1. Iakttagelser Med hensyn till att skrivningen i dokumentet om bisyssla enligt vår bedomning ~r vag kan vi finte siga att avvikelse har skett ner frågan om bisyssla finte har beaktats i de årliga utvecklingssamtalen. Skrivningen i dokumentet skulle dock kunna tolkas som att utvecklingssamtalet ~r ett exempel på I~mpligt tillf~lle att ta upp frågan om bisysslor, men att det står var och en fritt att vilja ett annat I~mpligt tillf~lle under året om det foredras. Det vill såga att avvikelse har skett ner frågan om bisyssla finte tas upp årligen med medarbetarna. 4.6. Hur agevar kommunen om otillåtna bisysslor uppdagas? Någon handlingsplan eller dylikt hur verksamheten ska agera om otillåten bisyssla uppdagas finns finte. 4.6.1, Iakttagelser Otillåtna bisysslor har vad vi ertar uppdagats enbart vid något enstaka tillf~lle. Ett exempel ~r en underskoterska som arbetade dagtid hos kommunen och nattetid hos Landstinget vilket finte blev en hållbar situation. Vederborande tvingades att sluta hos en av arbetsgivarna. 11
Huruvida det finte forekommer otillåtna bisysslor eller om det finns ett morker tal på Brund av bristende intern styrning och kontroll går finte att uttala sig om. 4.7. Hur dokumenteres uppfoljningen och rapporteringen till forvaltningschef, nemnd/styrelse dir det ~r aktuellt? Ingen skriftlig dokumentation uppr~ttas och det finns finte heller krav på det i kommunens dokument om bisyssla. Opplands V~sby den 29 augusti 2013 Susanna Hogglund Auktoriserad revisor 12