Granskning av anställdas bisysslor

www.pwc.se Revisionsrapport Lars Wigström Cert. kommunal revisor Februari 2012 Granskning av anställdas bisysslor Surahammars kommun

Innehållsförteckning 2.1. Revisionsmetod...3 2.2. Avgränsning...4 3.1. Skatteverkets bedömning...6 4.1. Regler, rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunen...7 4.2. Förekomsten av bisysslor i strid med gällande regler (LOA och AB 12)...7 4.2.1. Surahammars kommun...7 4.2.2. Kommunens bolag...7 4.3. Bedömning...8 December 2012 Surahammars kommun

1. Sammanfattning De förtroendevalda revisorerna i Surahammars kommun har gett i uppdrag att granska de kommunanställdas bisysslor. Granskningen har syftat till att bedöma ändamålsenligheten i hanteringen av anställdas bisysslor och säkerställa att det inte förekommer bisysslor som inte är i enlighet med gällande regler och/eller som kan skada allmänhetens förtroende för kommunens personal och verksamhet. Granskningen har besvarat revisionsfrågan om kommunen har rutiner för hantering av bisysslor i enlighet med reglerna för tillräcklig intern kontroll: Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? Förekommer bisysslor som kan bedömas vara olämpliga? Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Surahammars kommun och bolagen saknar dokumenterade regler och rutiner som reglerar bisysslor. Vi bedömer att kommunen och bolagen bör upprätta ett policydokument som reglerar bisysslor. Utifrån detta policydokument som reglerar bisysslor, upprätta lathundar för påminnelse om att fråga den som ska anställas i kommunen om denne har en bisyssla och en lathund med fråga om bisyssla vid utvecklingssamtal. Arbetsgivaren är skyldig att ställa dessa frågor till den anställde. Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? De regelverk, som finns avseende anställdas bisysslor är LOA, Lagen om offentlig anställning och kollektivavtalet AB 12. Kommunen och bolagen har inte antagit några egna tillämpningsregler. Vi bedömer att kommunen och bolagen bör synliggöra regelverken genom att upprätta en egen dokumentation av reglering av bisysslor. Förekommer bisysslor som kan bedömas vara olämpliga? Vid granskningen har påträffats endast ett fåtal anställda i kommunen och bolagen med bisysslor där försäljning har gjorts till kommunen alt bolagen. Vi bedömer dock att försäljningen inte är olämpliga i dessa fall. Surahammars kommun 1 av 9

Vi har även noterat ett fall där anställd har eget företag inom område där myndighetsbeslut fattas och där anställd har företag inom samma verksamhetsområde. Vi bedömer att det inte förekommer bisysslor i kommunen och i bolagen som kan betecknas såsom olämpliga. Surahammars kommun 2 av 9

2. Inledning och bakgrund Surahammars kommun revisorer har i sin revisionsplan för 2012 givit i uppdrag att granska rutiner för hantering av anställdas bisysslor. Regler om offentliganställdas bisysslor finns i allmänna bestämmelser (AB 12), Lagen om offentlig anställning (LOA) och Surahammars kommuns egna riktlinjer. Av ovanstående regelverk framgår att kommunens verksamhet måste utövas på ett sådant sätt att allmänhetens förtroende för kommunen och dess anställdas oberoende och integritet inte kan ifrågasättas. Arbetsgivaren kan förbjuda arbetstagaren att utöva bisyssla om denna anses vara ett hinder för arbetsuppgifterna, kan påverka arbetstagarens handläggning av ärenden eller konkurrerar med arbetsgivarens verksamhet. Som grundprincip gäller att bisyssla är tillåten. Medarbetare ska på begäran anmäla bisyssla och lämna uppgifter som arbetsgivaren anser behövs för bedömning av bisysslan. Uppgiftsskyldigheten omfattar alla slags bisysslor. Ett verksamhetsområde som i förarbeten till regelverken särskilt utpekas som riskfyllt när det gäller förtroendeskadliga bisysslor är upphandling av varor och tjänster. Revisionsfråga Granskningen syftar till att bedöma om kommunen har rutiner för hantering av bisysslor i enlighet med reglerna för tillräcklig intern kontroll? Granskningen ska besvara följande granskningsmål: Har kommunen ändamålsenliga system och rutiner för att följa upp anställdas bisysslor? Efterlevs regelverken för anställdas bisysslor? Förekommer bisysslor som kan bedömas vara olämpliga? 2.1. Revisionsmetod Insamling av styrande dokument har gjorts. Dokumentens innehåll har granskats och jämförts med kollektivavtal och LOA. För att få en bild av anställdas engagemang i företag har uppgifter om ett urval av anställda i Surahammars kommun och i de helägda bolagen lämnats till Bolagsverkets näringslivsregister. Urvalet omfattar ca 800 kommunanställda och ca 30 anställda i bolagen. Urvalet är styrt mot personer, som har behörighet att beställa varor eller som har behörighet att attestera handlingar. Urvalet är dock mycket större än de personer, som de facto har dessa behörigheter. Från näringslivsregistret har vi fått följande uppgifter: Surahammars kommun 3 av 9

Firma (registrerat företagsnamn) Företagsform (enskild firma, handelsbolag, kommanditbolag, aktiebolag, etc.) Uppdrag eller anknytning till företag (innehavare, delägare, ledamot, suppleant etc.) Materialet har manuellt bearbetats genom matchning av företagens namn mot namn i kommunens leverantörsregister. Följande uppgifter har hämtats från kommunens och bolagens personalregister: Namn Personnummer Befattningsbenämning och organisatorisk enhet/motsvarande Ett avgränsat urval av intervjuer har gjorts utifrån resultatet av Bolagsverkets uppgifter. 2.2. Avgränsning Projektet avgränsas till att följa upp anställda inom både kommunen och de kommunala bolagen i Surahammar som har ett engagemang i företag som är registrerade i Bolagsverkets handels- och föreningsregister samt aktiebolagsregister. Detta innebär att samtliga begränsningar av bisysslor inom AB 11 och LOA inte är möjliga att pröva inom den offentliga revisionen. Det är enbart de bisysslor där fakturering sker mot den egna arbetsgivaren, som är möjlig att granska. Detta innebär att det kan finnas ett stort mörkertal över bisysslor som kan innebära att den anställde konkurrerar med arbetsgivaren eller har den omfattningen att den inverkar menligt på anställningen. Olämplighetskriteriet enligt LOA kan endast bedömas vid fakturering mot den egna arbetsgivaren. Vi har ingen möjlighet att få tillgång till annan fakturering än den som sker mot kommunen. Surahammars kommun 4 av 9

3. Regelverk kring anställdas bisysslor Granskningen utgår i grunden från de regler som finns om offentlighetsanställdas bisysslor. I regelverken definieras vad som är bisysslor och anger i huvudsak tre olika typer av bisysslor som kan innebära negativa konsekvenser i anställningen; förtroendeskadliga, arbetshindrande och konkurrerande bisysslor. Med bisyssla förstås varje syssla, tillfällig eller stadigvarande som utövas vid sidan av anställningen och som inte är hänförlig till privatlivet. Det är möjligt att förbjuda en bisyssla som aldrig utövas, där det finns anledning att anta att en arbetstagare står i begrepp att inleda en sådan. Inledningsvis kan också konstateras att ett generellt bisyssleförbud inte är arbetsrättsligt hållbart utan varje arbetstagares bisyssla måste prövas för sig. Lagen om offentlig anställning (LOA) och Allmänna bestämmelser (AB 12) Bestämmelserna i LOA angående offentliganställdas bisysslor gäller sedan 2002 från att tidigare endast gällt för statligt anställd personal till att också omfatta anställda inom kommuner och landsting. LOA reglerar först och främst de förtroendeskadliga bisysslorna. Bestämmelsen i LOA innehåller en föreskrift om att arbetsgivaren på ett lämpligt sätt ska informera de anställda om vilka förhållanden som kan göra en bisyssla otilllåten ur förtroendeskadlig aspekt. Förtroendeskadliga bisysslor Det är förbjudet för arbetstagare att ha en förtroendeskadlig bisyssla Arbetsgivaren är skyldig att informera de anställda om vilka omständigheter som kan göra en bisyssla förtroendeskadlig Arbetstagare är, på arbetsgivarens begäran, skyldig att upplysa arbetsgivaren om de bisysslor som arbetstagaren har Om arbetsgivaren bedömer att arbetstagaren har en förtroendeskadlig bisyssla, ska arbetsgivaren förbjuda bisysslan. Ett sådant beslut är inte en förhandlingsfråga enligt medbestämmandelagen. Av AB 12 framgår att arbetsgivaren också kan förbjuda arbetstagare att inneha bisyssla som inverkar hindrande på arbetet eller som innebär att arbetstagaren konkurrerar med arbetsgivaren. Surahammars kommun 5 av 9

Ett synsätt vid bedömningen av dessa bisysslor är att arbetstagaren i första hand ska samla sina personliga resurser hos sin huvudarbetsgivare. Enligt bestämmelsen har arbetstagaren en skyldighet att på begäran lämna uppgifter som arbetsgivaren behöver för att bedöma bisysslan. Riktlinjer angående bisysslor inom Surahammars kommun Surahammars kommun har inte beslutat om några särskilda riktlinjer för bisysslor. 3.1. Skatteverkets bedömning Enligt Skatteverket ska en verksamhet, för att bedömas såsom yrkesmässigt, ha följande kriterier. Verksamheten ska utövas: Självständigt Varaktigt och med Vinstsyfte Med detta menas att verksamheten ska ha högre intäkter än kostnader, ska fortgå över en period och ska vara skilt från en anställning. Exempel på det senaste är antalet uppdragsgivare. Likaså har det betydelse för möjligheten för uppdragstagaren att sätta någon annan i ens ställe, vem som håller i arbetsredskap, hur fakturering sker, vem som tar den ekonomiska risken etc. Kontanta utbetalningar från en arbetsgivare till en anställd är normalt att betrakta såsom lön. Skatteverket ser hela Surahammars kommun som en arbetsgivare. Underindelningar i olika förvaltningar saknar betydelse i detta sammanhang. Den juridiska personen Surahammars kommun är arbetsgivare för de personer, som ingår i vår granskning. Surahammars kommun 6 av 9

4. Resultat av granskningen 4.1. Regler, rutiner och riktlinjer för bisysslor inom kommunen Enligt LOA är arbetsgivaren skyldig att informera de anställda om vilka bisysslor, som inte är tillåtna att utöva. Vidare ska den anställde uppge vilka bisysslor denne har, på fråga från arbetsgivaren. Detta leder till att arbetsgivaren måste vara aktiv för att kunna uppfylla lagens krav. En arbetsgivare bör, redan vid anställningstillfället, förvissa sig om den blivande anställde kommer att bedriva verksamhet vid sidan om anställningen. Vidare bör arbetsgivaren löpande fråga de anställda om de har bisysslor. För att detta ska fungera bör arbetsgivaren upprätta regler, rutiner och riktlinjer samt lathundar för de chefer som brukar sköta anställningar. Vid vår granskning har vi noterat att kommunen och bolagen saknar dokumenterade riktlinjer, rutiner och lathundar kring bisysslor. Vid anställningsintervjuer förekommer det att frågor ställs om eventuella bisysslor. Vid medarbetarsamtal förekommer frågor om bisysslor i mindre omfattning. Detta gäller både kommunen och bolagen. 4.2. Förekomsten av bisysslor i strid med gällande regler (LOA och AB 12) 4.2.1. Surahammars kommun Av kommunens urval på 800 personer är 74 personer registrerade i bolagsstyrelser eller innehavare av enskild firma eller i styrelsen för andra associationer exkl. bostadsrättsföreningar. Anknytningen till dessa företag kan bestå av att de är ägare av en enskild firma, delägare i ett handelsbolag eller ledamot/suppleant i ett bolags styrelse (det finns inget ägarregister för aktiebolag) etc. Fyra av dessa företag har fakturerat Surahammars kommun under 2011 och/eller 2012. Så här långt i granskningen har vi inte gjort/kan vi inte göra några bedömningar. För att kunna bedöma en eventuell olämplighet i denna fakturering har vi granskat tre av dessa bolags hela fakturering till hela kommunen, totalt 17 fakturor. Efter denna granskning har vi inte noterat någon olämplig fakturering till kommunen. Vi har även granskat om anställda, som arbetar med myndighetsutövning, har bisysslor. Vidare har vi granskat anställda, som har bisysslor inom samma arbetsområde, som de har anställning i kommunen. Vi har funnit en anställd med myndighetsutövning som har ett företag. Ingen fakturering har skett till kommunen. 4.2.2. Kommunens bolag I de kommunala bolagen (ca 30 st) är 9 personer registrerade i bolagsstyrelser eller innehavare av enskild firma eller i styrelsen för andra associationer. Anknytningen till dessa företag kan bestå av att de är ägare av en enskild firma, delägare i ett han- Surahammars kommun 7 av 9

delsbolag eller ledamot/suppleant i ett bolags styrelse (det finns inget ägarregister för aktiebolag) etc. Tre av dessa företag har fakturerat de kommunala bolagen. För att kunna bedöma en eventuell olämplighet i denna fakturering har vi granskat dessa tre bolags hela fakturering till bolagen, totalt 11 fakturor. Efter denna granskning har vi inte noterat någon olämplig fakturering till bolagen. 4.3. Bedömning Vi bedömer att Surahammars kommun och de kommunala bolagen behöver upprätta dokumenterade regler och rutiner för bisysslor, upprätta lathundar för frågor inför anställningar och vid utvecklingssamtal. Vidare bedömer vi att det inte förekommer bisysslor i kommunen och i bolagen som kan betecknas såsom olämpliga. Vi vill påpeka att om anställds eget företag anlitas, som extern leverantör av varor eller tjänster, bör detta väl dokumenteras och godkännas av ansvarig chef eller nämnden. Surahammars kommun 8 av 9

2013-02-21 Lars Wigström Projektledare Bert Hedberg Uppdragsledare Surahammars kommun 9 av 9