KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Plats och tid sammanträde Löftadalsrummet Klockan 08:30-11.30. Beslutande Ledamöter Anders Ekström (M) Ordförande Jan Eric Knutas (FP) Maj-Britt Rane-Andersson (S) Axel Storckenfeldt (M) Karin Green (C) Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Askulterande ersättare Mia Sundvall (C) Tjänstemän Anette Liedström-Hjorth, förvaltningschef Hanna Leissner, nämndsekreterare UdoWeis, verksamhetschef planering 37 Åsa Fri, jurist 38-39 Gerd Johansson, ekonomichef 41-43 Magnus Fogelblad, controller 42, 44 Annika Lovén-Samuelsson, controller 42 Annika Hellström, verksamhetschef pedagogisk enhet 45 Tommy Korsell, verksamhetschef pedagogisk enhet 45 Jesper Edlind, verksamhetschef pedagogisk enhet 45 Personalföreträdare Övriga Plats och tid justering Digital justering, 2015-05-18 Underskrifter Sekreterare Hanna Leissner Paragrafer 37-46 Ordförande Anders Ekström (M) Protokolljusterare Jan-Eric Knutas (FP)
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 (15) Organ Sammanträdesdatum Anslagsdatum ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Anslaget ska sättas upp inom 2 dagar efter justering. då anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Förskola & Grundskola Underskrift Renée Rydberg
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3 (15) Innehåll Lokalplanering Förskola & Grundskola. Avstämning 4 Pågående Skolinspektions- och Barn- och elevombudsärenden. Information 5 Mall för delegeringsförteckning. 6 Risk- och sårbarhetsanalys, Webbaserat PMO PuL Advance 7 Ekonomifrågor initierade av arbetsutskottet. Information 9 - Lokalkostnader 9 - Förskolans kostnader 9 Uppföljning april. Information 10 - Ekonomi 10 - Mål och direktiv 10 Intern kontroll ekonomiområdet: 11 Budgetramens användning utifrån måluppfyllelse och elev/barngruppens förutsättningar och behov. Information 11 Nämndens seminariedag. Avstämning 12 Ekonomistyrning inom pedagogisk enhet. Avstämning 13 Förvaltningschefen informerar 15
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 (15) 37 Lokalplanering Förskola & Grundskola. Avstämning Beslut Udo Weis, verksamhetschef planering redogör för pågående lokalprojekt för Förskola & Grundskola.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 (15) 38 Pågående Skolinspektions- och Barn- och elevombudsärenden. Information Dnr FG/2015:1 Förslag till beslut I denna redogörelse redovisas pågående Skolinspektions- och Barn- och elevombudsärenden, inklusive anmälningsärenden avseende barns och elevers rättigheter som har varit pågående inom Förskola & Grundskolas klagomålshantering, per den 28 april 2015 och vad som har hänt i handläggningen under perioden 2015-04-01 2015-04-28.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6 (15) 39 Mall för delegeringsförteckning. Dnr FG/2015:98 Beslut Kommunstyrelsens förvaltning har tagit fram ett förslag till en mall för delegeringsförteckning. Mallen ska vara ett stöd för förvaltningarna när dessa tar fram ett underlag inför nämndens beslut om delegering av beslutanderätt. Förskola & Grundskola kommer att revidera sin delegeringsförteckning utifrån mallen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-01-16 Mall för delegeringsförteckning 2015-01-16
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 (15) 40 Risk- och sårbarhetsanalys, Webbaserat PMO PuL Advance Dnr FG/2015:73 Beslut förslag till nämnden Nämnden för Förskola & Grundskola beslutar att användandet av webbtjänsten efterlever de integritets- och säkerhetskrav som följer av Personuppgiftslagen, PuL och att vi med tjänsten och på det sätt vi valt att använda den, inte kränker den enskilde elevens personliga integritet. Motivering till beslut Avtalet mellan Kungsbacka kommun och leverantören H.C. Advance syftar till inköp och leverans av system för webbaserad åtkomst av PMO. PMO är ett system som Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun tidigare har beslutat om och är ett system som underlättar för Elevhälsans arbete kring dokumentation och journalföring. Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftssupport och minskad egenadministration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. Tjänsten levereras av H.C. Advance som därigenom har rollen som personuppgiftsbiträde. Nämnden för Förskola & Grundskola, Kungsbacka kommun, är personuppgiftsansvarig. Systemet lagras i servrar av leverantören H.C. Advance AB som har en dedikerad miljö med servrar i TDC Hostings serverhall. Miljön och servrarna delas inte med någon annan kund än Advance. Personuppgiftslagen (1998:204), PUL, ställer krav på skriftligt avtal när personuppgiftsbiträden skall behandla personuppgifter för en personuppgiftsansvarigs räkning. Med anledning därav har parterna enats om att ingå ett personuppgiftsbiträdesavtal. Ett avtal har upprättats mellan H.C. Advance och TDC Hosting om att det inte föreligger några risker att de båda företagen delar serverhall. För att säkerställa sekretessen av personuppgifter som systemet lagrar har en Riskoch Sårbarhetsanalys upprättats. Viktiga komponenter i denna bedömning har bland annat varit: 1. Tjänsten levereras som en tjänst mellan Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun och leverantören H.C. Advance. Personuppgifter som behandlas av systemet ska hanteras i enlighet med personuppgiftslagen (PuL).
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8 (15) 2. Leverantören H.C. Advance erbjuder en webbaserad åtkomst av databasen för PMO. Avtalstiden är 2015-01-01 till och med 2015-12-31. 3. Personuppgiftsbiträdesavtalet uppfyller kraven på att vara en robust och fullständig instruktion av oss som personuppgiftsansvarig till personuppgiftsbiträde. 4. Leverantör H.C. Advance ansvarar för att samtliga för detta avtal gällande direktiv, förordningar, lagar och andra bestämmelser följs. 5. Risk- och sårbarhetsanalysen visar att konsekvensen kan bli allvarlig men sannolikheten är mycket låg/obefintlig av att obehörig får åtkomst till sekretessklassad information på grund av att leverantören H.C. Advance delar serverhall med TDC Hosting. Avtalet mellan Kungsbacka kommun och leverantören H.C. Advance syftar till inköp och leverans av system för webbaserad åtkomst av PMO. PMO är ett system som Nämnden för Förskola & Grundskola i Kungsbacka kommun tidigare har beslutat om och är ett system som underlättar för Elevhälsans arbete kring dokumentation och journalföring. Syftet med avtalet är att tillgodose behovet av ett modernt, användarvänligt webbaserat system för högre driftsäkerhet, ökad driftssupport och minskad egenadministration med tillhörande service och support. Systemet ska underlätta åtkomsten och driftsäkerheten i enighet med gällande kravspecifikation. För att säkerställa sekretessen av personuppgifter som systemet lagrar har en Riskoch Sårbarhetsanalys upprättats. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse, 2015-03-20 Avtal H.C. Advance AB, 2015-01-01 Pul-avtal, 2015-01-01 Avtal TDC Hosting och H.C. Advance AB, 2015-02-06 Risk- och Sårbarhetsanalys, 2015-02-10 Beslutet skickas till H.C. Advance, TDC Hosting
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9 (15) 41 Ekonomifrågor initierade av arbetsutskottet. Information - Lokalkostnader - Förskolans kostnader Beslut Gerd Johansson, ekonomichef redogör för ekonomifrågor som initierats av Anders Ekström på arbetsutskottet 2015-01-17 och 2015-02-21. Frågorna rör andel lokalkostnad i grundskolan och förskolans kostnader med särskilt fokus på övriga kostnader. Arbetsutskottet föreslår att förvaltningen utreder förskolans övriga kostnader vidare genom kontakt med andra kommuner.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10 (15) 42 Uppföljning april. Information - Ekonomi - Mål och direktiv Beslut Uppföljning av genomförandeplaner avseende mål och direktiv enligt kommunbudget och nämndsbudget samt ekonomiskt utfall drift och investering. Gerd Johansson, ekonomichef redogör för prognos per april 2015. Driftsresultatet prognostiseras till ett överskott på 5.000 tkr. Investeringsresultatet prognostiseras till ett överskott 8.500 tkr. Gällande generella och riktade statsbidrag är arbetsutskottet enigt över att förvaltningen ska äska för att få ta del av det generella statsbidraget för beslutade skolsatsningar 2015 och för förstärkta kostnader för studiehandledning för elever med annat modersmål 2015. I nämndbudget 2015 fick förvaltningen i uppdrag att omsätta kommunfullmäktiges och nämndens mål och direktiv i genomförandeplaner. Under hösten har förvaltningen adresserat mål och direktiv till olika funktioner inom ledningsgruppen. Målansvariga har genom beskrivningar i genomförandeplaner planerat för aktiviteter som stödjer måluppfyllelsen inom respektive uppdrag. Magnus Fogelblad, controller styrning och uppföljning, redogör för innehållet i genomförandeplanerna.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11 (15) 43 Intern kontroll ekonomiområdet: Budgetramens användning utifrån måluppfyllelse och elev/barngruppens förutsättningar och behov. Information Beslut Ärendet återtas till förvaltningen och återkommer på nämnden 2015-05-21.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12 (15) 44 Nämndens seminariedag. Avstämning Beslut Förvaltning och nämnd har varje år en seminariedag där förvaltning och politik ska föra en fördjupad dialog för att få ökad insikt och kunskap i specifika frågor som rör verksamheten. Magnus Fogelblad redogör för förvaltningens förslag på ämnen på seminariedagen. Förslag från förvaltning 1. Kungsbackas fortsatta expansion och demografiska förändringar i kommundelar 2. Nyanlända 3. Måluppfyllelse och likvärdighet 4. Rektorer och förskolechefers frirum Ärendet återkommer till arbetsutskottet efter sommarledigheten.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13 (15) 45 Ekonomistyrning inom pedagogisk enhet. Avstämning Beslut Förvaltningen har ett direktiv i nämndsbudget 2015 som handlar om ekonomistyrning för pedagogisk enhet. Verksamhetschef ansvarar för att aktivt styra ekonomiska resurser inom den pedagogiska enheten utifrån förskolenheters och skolenheters olika förutsättningar och behov. Det medför att de á-priser nämnden beslutar om bara delvis kan användas för resursfördelning inom enheten. Redovisningen ska redogöra för hur skolledarna säkerställt resurser för elever i behov av särskilt stöd. Verksamhetscheferna för pedagogisk enhet Tommy Korsell, Annika Hellström och Jesper Edling redogör hur de arbetar med ekonomistyrning för pedagogisk enhet. Principer vid ekonomistyrningen inom pedagogisk enhet: Kommunicerar budgetprinciper för skolledarna inför budgetåret, vägval och grunder. Princip om att resurserna ska ligga nära de som har myndighetsansvaret och fattar beslut rörande barn och elever. Princip om att hushålla med tilldelad budget och ta ansvar för densamma. Princip om gemensamt ansvar för barn och elever inom pedagogisk enhet vilket innebär samarbete inom team och mellan team samt solidarisk omfördelning av resurser under året som verksamhetschef beslutar. Princip om transparant budgetarbete, kontinuerlig dialog på ledningsgruppsmöten, noggranna uppföljningar, nyckeltalsjämförelse och andra metoder som gynnar budgetmedvetenhet. Resurser för elever i behov av särskilt stöd Ny kunskap finns hela tiden. Vad är en rimlig nivå att fördela inom tilldelade resurser? Vad ger effekt utifrån vetenskaplig grund? Extra anpassningar inom den ordinarie undervisningsgruppen enligt nya allmänna råd och hög kvalitet på undervisning ger färre elever med behov av särskilt stöd. Hög kompetens, flexibel gruppstorlek och mobil bemanning så att resurser kan flyttas efter behov. Noggranna resultatuppföljningar exempelvis klasskonferenser ger underlag för att fatta beslut om resursfördelning.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 (15) Tvärprofessionellt elevhälsoarbete nära arbetslagen. Kompetensutveckling utifrån elevernas behov och resultat. Handledning och metodutveckling internt och externt. Uppföljning strukturbidrag sker på ordinarie budgetuppföljning/kvartal tillsammans med ekonom och verksamhetschef. Fördelning/uppföljning strukturbidrag i förskolan sker på förhand i ITsystemet Stratsys.
KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 (15) 46 Förvaltningschefen informerar Beslut Förvaltningschefen har ingen information idag. Frågor Maj-Britt Rane-Andersson (S) Är ärendet Konsekvensanalys av budget färdig för att behandlas i arbetsutskottet? Förvaltningschefen svarar att det återkommer till arbetsutskottet i juni. Har varje skola har två rätter att välja på? Förvaltningen återkommer i frågan. På Toråskolan sitter barnen och äter i klassrummet och musikrummet används för utdelning och det upplevs väldigt trång. Förvaltningschefen svarar att det är trångt på Toråsskolan men att det planeras en till skola i området. Pedagogiska måltider är det bestämt att lärarna ska vara med på men måste man äta och betala för det? Förvaltningschefen svarar att man inte måste äta även om man deltar vid bordet när barnen/eleverna äter. Kultur i skolan hur har skolorna råd med bussresor till olika evenemang? Förvaltningschefen förklarar att det finns riktade budgetmedel till resor för Natur och Kulturaktiviteter fördelade till såväl kommunal som fristående verksamhet inom både förskola och skola. Jan- Eric Knutas (FP) Hur går arbetet med karriärtjänster och förstelärare på Förskola & Grundskola? Förvaltningschefen svarar att ärendet återkommer som information på nästa nämnd på punkten Förvaltningschefen informerar. Karin Green (C) Fjärås Hur går det ihop när man saknar platser inom förskolor men stänger dagbarnsavdelningar i samma område? Förvaltningschefen svarar att det inte är möjligt att erbjuda pedagogisk omsorg till barn som har sökt förskola lagmässigt. Axel Storckenfeldt (M) Vad gör vi för särbegåvade barn - SKL har en riktlinje? Förvaltningschefen svarar att ärendet återkommer till arbetsutskottet.
Signatursida Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare: Namn Hanna Leissner & Tid 2015-05-18 17:22:27 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation Identifikations-id _04fa99b97ce4c7999d72bbfe9eee3102f3 Namn ANDERS EKSTRÖM & Tid 2015-05-18 18:12:39 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation Identifikations-id _076d0ae52d327f323b880436e63ce8b1d4 Namn JAN ERIC ROBERT KNUTAS & Tid 2015-05-21 10:17:39 +02:00 Identifikationstyp Svensk e-legitimation Identifikations-id _025fa89dbe07f3ee769a1c4b58d53136cb Certifierad av ProSale Signing Accepterad av alla undertecknare 2015 05 21 10:17:45 +02:00 Ref: 182683 www.comfact.com Validera dokumentet Användarvillkor Signatursida 1 av 1