Landstingsarkivet 2013-06-11 Tjänstebeskrivning Version 1.1 LA 2012-7351 Tjänstebeskrivning Slutarkivering
Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Landstingsarkivets organisation... 3 2 Slutarkivering... 3 2.1.1 Deponi kontra slutarkivering... 4 2.2 Tjänsten slutarkivering... 4 2.2.1 Lagring... 4 2.2.2 Framtagning... 4 2.2.3 Avgränsning... 5 2.2.4 Generella krav... 5 2.3 Leverans... 5 2.3.1 Leverans av analoga handlingar... 6 2.3.2 Leverans av e-arkivmaterial... 6 3 Tjänstenivåer... 6 4 Kostnader... 6 4.1 Tilläggstjänster... 6 5 Beställning... 7 6 LA tjänster... 7 7 Referenser... 7 Sid 2 (7)
1 Inledning Enligt Stockholms läns landsting (SLL) Dokument och arkivreglemente [1] ska verksamheter inom SLL slutarkivera information hos Landstingsarkivet (LA). Med slutarkivering menas att information som ska bevaras levererats till Landstingsarkivet. Informationsägarskapet har övergått till Landstingsarkivet och informationen bevaras därefter för alltid hos Landstingsarkivet. Informationen är äldre än 10 år. 1.1 Landstingsarkivets organisation Landstingsarkivet har i uppdrag att agera som arkivmyndighet inom Stockholms läns landsting. I uppdraget ingår att utöva tillsyn samt att långtidslagra och vårda den information som finns inom SLL och göra den tillgänglig för vård, forskare, näringsliv och allmänhet. Leveransfunktionen är enhetsövergripande och har i uppdrag att samordna samtliga leveranser av arkivmaterial till Lanstingsarkivet Depåenhetens uppdrag är att förvalta den information som levererats till Lanstingsarkivet. Detta innebär bland annat att hålla informationen ordnad och redovisad så att den kan tillhandahållas både nu och i framtiden. Tillsynsenhetens främsta arbetsuppgift är skapa förutsättningar för, och kontrollera att, den information som finns hos landstingets verksamheter hanteras korrekt. Enheten utfärdar generella föreskrifter och råd gällande dokumenthantering och arkivvård samt följer upp efterlevnaden. Exempelvis utfärdar enheten bevarande och gallringsplaner samt tillstyrker gallringsbeslut. E-arkivenheten ansvarar för samordning, utveckling och förvaltning av e-tjänster för arkivering. Enheten är beställare av IT-leveranser till LA. Enheten ansvarar också för framtagning och vidmakthållande av krav och riktlinjer för informations- och teknisk arkitektur. 2 Slutarkivering Med slutarkivering menas att informationen förvaras hos och hanteras av Landstingsarkivet samt att informationsägarskapet övergått till Landstingsarkivet. Informationen bevaras därefter för alltid hos Landstingsarkivet. Vid slutarkivering är informationen tillgänglig för intressenter (enl. Offentlighets och Sekretesslagen, 6 kap). Landstingsarkivet menbedömer utlämnandet efter inkommen beställning. SLL verksamheter kan slutarkivera material som är äldre än tio år och som ska bevaras. Slutarkivering är tillämpbar för både elektronisk och analog information. En anledning till att en verksamhet behöver slutarkivera kan vara att informationen är inaktuell, man behöver frigöra utrymme och resurser eller vill säkra informationstillgången. Verksamheten står för alla kostnader knutna till leveransen. Landstingsarkivet står för lagrings- och framtagningskostnader. Sid 3 (7)
Notera att deponerat material kan slutarkiveras endast om deponin färdigställts enligt kraven för slutarkivleverans. 2.1.1 Deponi kontra slutarkivering Den övergripande skillnaden mellan deponi och slutarkivering är informationsägarskapet, informationens ålder samt bevarande och gallring. I slutarkiv tillåts endast information som ska bevaras. Tid/År Leveranstyp Leveranstyp 0-9 år Deponering 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 e-arkivmaterial Deponi Analoga handlingar Deponi Myndigheten är informationsägare Myndighetsgräns 10 > år Slutarkivering 10 20 30 40 50 60 70 80 90 e-arkivmaterial Slutarkiv Analoga handlingar Slutarkiv Landstingsarkivet är informationsägare 2.2 Tjänsten slutarkivering Slutarkiveringen är indelad i två delar, lagring och framtagning. 2.2.1 Lagring Lagringen sker antingen i Landstingsarkivets arkivlokaler eller i SLL E-arkiv. [2] Kostnaden belastar Landstingsarkivet som informationsägare. 2.2.2 Framtagning Framtagning av slutarkiverat material sker efter beställning till Landstingsarkivet. Efter inkommen beställning tar Landstigsarkivets svarsfunktion fram efterfrågade handlingar och medprövar utlämnandet enligt Offentlighets och sekretesslagen. Handlingarna kan antingen ses på plats i Landstingsarkivets forskarsal eller så levereras kopior per post till beställaren. All återsökning i slutarkiv loggas. SLL E-arkiv har en inbyggd loggfunktion för uppföljning av användaraktiviteter med definierade värden som t.ex. patientens personnummer, användarens id, tidpunkt för sökning m m. Sid 4 (7)
2.2.3 Avgränsning Slutarkiv är en arkivtjänst. SLL E-arkiv är ett fristående system utan koppling till externa tjänster och system. Slutarkiverade journalhandlingar ingår inte i sammanhållen journalföring varför samtyckes- och spärrfunktioner inte tillhandahålls. Journalhandlingar som ingår i ett system för sammanhållen journalföring kan levereras till slutarkiv tidigast efter att tio år har gått ifrån när informationen skapades. Patientdatalagen förutsätter att journalhandlingar i system för sammanhållen journalföring ska vara operativt tillgängliga i 10 år. 2.2.4 Generella krav Information som levereras till Landstingsarkivet ska vara ordnad och förtecknad enligt Landstingsarkivets krav för leverans för slutarkivering samt innehålla erforderlig dokumentation utifrån respektive leveranstyp. Informationen är äldre än tio år. Dateringen utgår ifrån när informationen skapades. Leveranser bedöms som en helhet utifrån yngsta och äldsta handling inom leveransen. All information fram till ett visst datum ska levereras sammanhållet. Eventuellt avsteg och avgränsning överenskoms med Landstingsarkivet. För leveranser innehållande både deponi- och slutarkivmaterial ska dessa serier vara separerade. Om serierna inte är separerade så hanteras hela leveransen som deponi. Endast handlingar som ska bevaras får levereras för slutarkivering, dvs. gallring ska ha skett. För att få leverera till slutarkiv krävs att Landstingsarkivet godkänner leveransen. 2.3 Leverans Leverans för slutarkivering ska följa definierad leveransprocess [3, 4] och sker efter överenskommelse. Vid leverans ska handlingar paketeras enligt instruktion för leverans, se arkivhandboken [5]. Sid 5 (7)
2.3.1 Leverans av analoga handlingar Med analoga handlingar avses till exempel papper, mikrofilm, fotografier och övriga arkivgodkända format. Leverans hanteras enligt process för leverans. För särskilda krav, exempelvis att pappersarkiv inte får vara fukt- eller mögelskadade eller påverkade av skadedjur, se arkivhandboken [5]. Om leveransen består av mer än tre hyllmeter ska burvagnar användas för transport. 2.3.2 Leverans av e-arkivmaterial E-arkivmaterial som slutarkiveras ska leveras enligt, för informationstypen, rätt leveransspecifikation. Leveransprocessen beskrivs utförligt i dess processbeskrivning [3]. 3 Tjänstenivåer Nedan beskrivs servicenivåer för slutarkivering Tillgänglighet för beställning av utlämnande Med tillgänglighet avses den tid då beställning ska kunna göras. Beställning kan göras via telefon (se webbplats för telefontider) eller via webbformulär/epost. Handläggningstid Med handläggningstid avses tid från inkommen beställning tills framtagna handlingar skickats. Handläggningstid för tjänsten beror av beställningens kvalitet och omfattning. Målsättningen är att handläggningen ska ske inom fem arbetsdagar från inkommen beställning. 4 Kostnader Tjänsten är kostnadsfri givet att Landstingsarkivet godkänt leveransen. Verksamheten står för alla leverans- och arbetskostnader kopplade till leveransen. Leverans som inte iordningsställts enligt anvisning eller inkommit oanmäld kan komma att återsändas. Alternativt debiteras levererande verksamhet för iordningsställande. 4.1 Tilläggstjänster För tilläggstjänster, till exempel ordnings- och förteckningsarbete eller gallring hänvisas till LA tjänster nedan. Sid 6 (7)
5 Beställning För slutarkivering ställs leveransförfrågan till Leveransfunktionen på Landstingsarkivet. För kontaktuppgifter, se www.landstingsarkivetstockholm.se 6 LA tjänster Som tilläggstjänster vid leveranser till slutarkiv kan övriga LA tjänster avropas exempelvis ordnings- och förteckningsarbeten, verifieringstjänst, leveransstöd, journalförstöring, logguttag samt gallring. Se www.landstingsarkivetstockholm.se för ytterligare information 7 Referenser 1. SLL dokument och arkivreglemente 2. Tjänstebeskrivning E-arkiv 3. Leveransprocess 4. Övergripande regelverk för leverans 5. Arkivhandboken 6. Tjänstebeskrivning deponi 7. Prislista 8. Bevarande och gallringplaner Sid 7 (7)