Kriteriedokument för MILJÖDIPLOMERING inom Västra Götalandsregionens primärvård Kriterierna fastställda av miljönämnden 2007-12-18
Inledning Enligt Västra Götalandsregionens interna miljöpolicy ska samtliga förvaltningar införa ett miljöledningssystem. För primärvårdens del innebär det att samtliga vårdcentraler/motsvarande ska miljödiplomeras eller införa ett mer omfattande miljöledningssystem. Undantaget är enheter med mindre än sex tillsvidareanställda som inte behöver genomföra extern. Miljödiplomering är en enklare och billigare form av miljöledningssystem som lämpar sig väl för primärvårdens verksamhet (spritt över ett stort geografiskt område med små administrativa resurser). Syftet med miljödiplomeringen är att primärvården i Västra Götalandsregionen på ett strukturerat och konkret sätt ska arbeta för att kontinuerligt minska sin miljöpåverkan. Miljödiplomeringsmodellen är framtagen av primärvårdens miljösamordnargrupp med stöd från miljösekretariatet och bygger på en kartläggning av primärvårdens miljöpåverkan som genomfördes under 200. Systemägare för miljödiplomeringsmodellen är miljönämnden. Kriterierna fastställdes av miljönämnden 2004-11-0 och reviderades 2007-12-18. Detta kriteriedokument innehåller dels en vägledning till hur man miljödiplomerar sin verksamhet, dels ett formulär som verksamheten ska fylla i inför diplomeringen. Formuläret används sedan för att få en överblick över miljöarbetet och vilka områden som bör prioriteras för miljöförbättring. I ett inledande skede kan det krävas en något större arbetsinsats men när verksamheten har uppnått en status som miljödiplomerad krävs endast begränsade arbetsinsatser för att upprätthålla diplomet. Med miljödiplomet har varje verksamhet möjlighet att på ett tydligt och enkelt sätt visa allmänheten att man aktivt arbetar för att minska sin miljöpåverkan. Primärvårdens miljöpåverkan Primärvårdens verksamhet bidrar liksom de allra flesta verksamheter till olika typer av miljöpåverkan. De områden som primärvården påverkar miljön mest inom är följande: Resor i tjänsten såväl som personalens resor till och från arbetet samt patienters resor sker i de flesta fall med bil, vilket leder till stora utsläpp av miljö- och hälsopåverkande gaser och partiklar. Användning av förbrukningsartiklar inom primärvården används en stor mängd förbrukningsartiklar, många av plast, som kommer från en icke förnybar resurs. Energianvändning den mesta energin som används är förnybar men används i stora mängder. Hantering av övrigt avfall - på vissa håll finns stora brister i rutinerna för källsortering av avfallet. Förskrivning av läkemedel läkemedel som förskrivs hamnar förr eller senare i våra vattendrag och påverkar levande organismer där och högre upp i näringskedjorna. Hantering av kemikalier flera verksamheter har idag inte en förteckning över sina kemikalier samt säkerhetsdatablad. Detta strider mot lagstiftningen och innebär onödiga risker för personal och patienter. Bedömningen av miljöpåverkan är relativ för den egna verksamheten, det har alltså inte gjorts en bedömning i förhållande till andra verksamheters miljöpåverkansgrad. Poängsättningen i frågeformuläret har dels tagit hänsyn till miljöpåverkansgraden men även i vilken utsträckning verksamheten råder över miljöpåverkan. Exempelvis personalens resor till och från arbetet är något som är svårt för verksamheten att styra. Detta har därför inte givits hög prioritet i formuläret. Det finns dock möjligheter för personalen att själva sätta upp mål kring hur man ska minska exempelvis bilåkandet. Så här går miljödiplomeringen till För att bli miljödiplomerad krävs det att verksamheten uppfyller ett antal kriterier. Dessa är formulerade som frågor i formuläret i slutet av kriteriedokumentet. Formuläret är indelat i sju block, varav ett block består av obligatoriska krav som måste uppfyllas för att bli godkänd. De övriga blocken är poängsatta och har en fastställd minimipoäng som måste vara uppfyllt för att erövra miljödiplomet. Det räcker därför inte att ha högre poäng i ett block för att kompensera att man inte når minimipoängen i ett annat block. Poängen i dessa block är satta i förhållande till hur stor betydelsen av miljöpåverkan är. 2
Arbetet med att miljödiplomera sin verksamhet enligt Västra Götalandsregionens miljödiplomeringsmodell sker i fem steg. Steg 1: Verksamheten tar kontakt med sitt områdes miljösamordnare (se avsnittet Handledning). Miljösamordnaren förser verksamheten med vederbörlig information, med handlingar samt datum för revision. Miljösamordnaren kommer sedan att finnas som stöd genom hela diplomeringsarbetet. Steg 2: När verksamheten är färdig med frågeformuläret summeras svaren för varje frågeblock och förs in på sidan Sammanställning av resultat som i sin tur summeras. Steg : Formuläret skickas därefter via miljösamordnaren tillsammans med bilagor till en extern miljörevisor* för genomgång. Steg 4: Handlingarna granskas och en på plats hos verksamheten följer. Syftet med en är dels att kontrollera om uppgifterna i handlingarna är korrekta, dels att ge återkoppling till verksamheten om vilka delar som är bra respektive kan förbättras. Vid revisionen ställs krav på att verksamheten ska kunna styrka uppgifterna i formuläret, exempelvis med styrkande dokument, s k. Steg 5: De verksamheter som uppnår minimipoäng erhåller miljönämndens miljödiplom. För att behålla diplomet ska verksamheten årligen gå igenom kriterieformuläret vid en ledningens genomgång och redovisa resultatet i ett protokoll där även redovisning om resultatet för det egna målet framgår (internrevision). Kopia på protokollet skickas in till förvaltningens miljösamordnare. Efter senast tre år skall extern revision genomföras på nytt. Som ett led i strävan efter ständig förbättring kommer minimipoängen kontinuerligt att höjas. Handledning Miljösekretariatet samt respektive områdes miljösamordnare ställer upp med stöd, råd och som bollplank för de verksamheter som vill bli diplomerade. Se lista med namn och telefonnummer på miljösekretariatets webbplats www.vgregion.se/miljo, intra.vgregion.se/miljo alternativt på det egna områdets intranät. Miljödiplom Varje verksamhet som godkänns för miljödiplomering erhåller ett diplom. Diplomet skrivs under av regionstyrelsens ordförande. Kriteriernas giltighetstid Miljödiplomeringskriterierna gäller tills vidare, dock längst t o m 2010-12-1 * Miljörevisorn ska ha minst tre dagars utbildning i samt ha genomfört externa er vid minst tio tillfällen.
FORMULÄR Datum för ifyllande: Verksamhet/arbetsplats: Gatuadress: Postnummer: Postadress: Kommun: Telefon: Vårdcentralschef/motsvarande: Tel: Miljöombud: Tel: Epost: Totalt antal anställda: Totalt antal årsarbetare: Antal patientbesök föregående år: Filialverksamhet belägen i: SAMMANSTÄLLNING AV RESULTAT Frågeblock Vårdcentralens/ motsvarande poäng Minimipoäng för diplomering Totalt möjliga poäng Miljörevision 1 Obligatorisk del denna del måste uppfyllas och är ej poänggivande 2 Utbildning, medvetenhet och kompetens 28 7 Resor 19 26 4 Energi 2 1 5 Kemikalier 18 24 6 Förbrukningsartiklar och avfall 24 2 7 Inköp 14 19 SUMMA POÄNG 126 169 Underskrift av vårdcentralschef/motsvarande
1 OBLIGATORISKA PUNKTER Uppfyllt Extern De lagar, förordningar, föreskrifter och andra krav rörande miljö som berör vårdcentralen/motsvarande är kända och tillämpas. Lagförteckning skall finnas och rutin för att följa upp förändringar tillämpas. Västra Götalandsregionens miljöpolicy och den egna förvaltningens eventuella miljöpolicy är känd av alla medarbetare på arbetsplatsen. Vårdcentralschefen/motsvarande har en skriftlig delegering från förvaltningsledningen för miljöarbetet. På vårdcentralen/motsvarande finns minst ett miljöombud. Vi har en förteckning enligt gällande lagkrav i det datoriserade kemikaliehanteringssystemet KLARA över de kemikalier vi använder samt genom systemet tillgång till leverantörers säkerhetsdatablad. På varje dator finns en länk till KLARA:s sökfunktion som medarbetarna känner till. Våra faroklassade kemikalier förvaras och hanteras på ett säkert sätt. Vårdcentralen/motsvarande eller miljösamordnaren har kontrollerat att avfallstransportörerna har nödvändiga tillstånd eller gjort anmälan (registreringsplikt) för avfallstransporterna. Vi har gjort en dokumenterad riskanalys för vår verksamhet. Vi har rutiner för att rapportera miljöolyckor, tillbud och oförutsedda händelser som kan leda till miljöpåverkan i MedControl (avvikelsehantering). Vi har utarbetat minst ett eget detaljerat mätbart mål med tillhörande handlingsplan för vår verksamhet som styr mot minskad miljöpåverkan och som rör något eller några av de sex poängsatta blocken. *Se flik 7 *Se flik 9 *Se flik 9 *Se flik 21 *Se flik 4
Vi går igenom och dokumenterar miljöarbetet på vårdcentralen/motsvarande minst en gång om året med ledningen närvarande (ledningens genomgång). 2 UTBILDNING, Poäng MEDVETENHET OCH KOMPETENS 1. Hur stor del av de tillsvidareanställda har genomgått 0-25%= 0p grundläggande miljöutbildning om 26-50%=5p minst fyra timmar? Använd blankett 51-80%=7p Utbildningsregister, flik 8*, för 81-100%=10p dokumentation av genomgångna utbildningar. 2. Har ledningen för vårdcentralen/motsvarande genomgått grundläggande miljöutbildning om minst fyra timmar?. Om utbildningen är över 4 år 0-25%= 0p gammal, har en förnyad utbildning 26-50%=5p genomförts om minst en timme? 51-80%=7p Enhetens poäng Extern *Se flik 15 *Se flik 8 utbildningsregister *Se flik 8 utbildningsregister 4. Har ledningen för vårdcentralen/motsvarande genomgått en särskild utbildning i miljölagstiftning? 5. Finns vårdcentralens/motsvarande miljöfrågor med som en punkt på dagordningen vid APT eller motsvarande? 6. Har miljöombudet genomgått regionens utbildning för miljöombud eller motsvarande? 7. Genomgår miljöombudet miljöfortbildning eller liknande minst en gång per år? 81-100%=10p *Se flik 8 utbildningsregister *Se flik 8 utbildningsregister 6
8. Egna lösningar för att öka medvetenheten och kompetensen kring den yttre miljön (1 poäng per lösning): Max 2 SUMMA POÄNG 7 RESOR Poäng Enhetens poäng 9. Läggs arbetsscheman så att de underlättar för personalen att åka kollektivt/samåka till jobbet? 10. Finns en miljöstyrande reseanvisning som innehåller följande punkter och som alla medarbetare känner till och följer? o Mötens lokalisering planeras för att undvika långa resor och underlätta resor med kollektivtrafik. 1p o Telefon- och/eller videomöten genomförs där så är möjligt. 1p Max 5 o Vårdcentralen/motsvarande begär in deltagarlistor till externa kurser och möten för samåkning. 1p o Vid längre resor, väljs i första hand buss och tåg som färdmedel. 1p o Vid kortare resor, används alternativa färdmedel än bil, exempelvis cykel eller kollektivtrafik. 1p 11. Har vårdcentralen/motsvarande genomfört en resvaneundersökning och diskuterat/vidtagit åtgärder 4 utifrån den? 12. Underlättas möjligheten till alternativa färdsätt än bil, exempelvis genom tillgång till cykel eller 4 kollektivtrafikkort? Extern 7
1. Alla anställda har fått teoretisk information om sparsam körning, Eco-driving. 1-25% = 1 p 26-50% = 2 p 51-75% = p 76-100% = 4 p 14. Hur stor del av de tillsvidareanställda, som kör regelbundet i tjänsten (minst 45 dagar per år), har genomgått kurs i sparsam körning, Eco-driving? 1-25% = 1 p 26-50% = 2 p 51-75% = p 76-100% = 4 p 15. Egna lösningar för att minska vårdcentralens/motsvarande miljöpåverkan från transporter (1 poäng per lösning): Max 4 Max 4 Max 2 SUMMA POÄNG 26 4 ENERGI Poäng Enhetens poäng 16. Finns det dokumenterade rutiner för att minska energianvändningen tex. avstängning av elektrisk utrustning, 5 EKG-apparat, datorer m.m. och följs de upp? 17. Har vanliga glödlampor ersatts med lågenergilampor där det är möjligt? 18. Vid utbyte eller nyinköp av vitvaror, köps A-märkta varor, vilket innebär att de är energisnålare? 19. Finns energisparläge aktiverat på skrivare, kopiatorer m fl. kontorsmaskiner? Extern 8
20. Finns rörelsedetektorer som styr belysning i utrymmen där så är lämplig alternativt släck ljuset - skyltar? 21. Finns skriftliga rutiner för kontroll och drift av energikrävande utrustning, såsom autoklaver, egen ventilationskyla och diskdesinfektorer? 22. Finns diskmaskin i personalrummet? 2. Har vårdcentralen/motsvarande årliga träffar med fastighetsägaren för att identifiera möjliga energisparåtgärder? 24. Vid om- och nybyggnation verkar vi för möjligheter till energisparåtgärder. 25. Egna lösningar för att minska energianvändningen (1 poäng per Max 2 lösning): SUMMA POÄNG 1 5 KEMIKALIER Poäng Enhetens poäng 26. Köps produkter för städ, disk, desinfektion och hygien enbart från Westmas depåer eller avtal? 27. Finns rutiner för att dosera rätt mängd kemikalier i t ex diskmaskinen för att minska kemikalieanvändningen? 28. Sänds vårdcentralens/motsvarande tvätt till Alingsåstvätten alternativt till upphandlad miljögodkänt tvätteri? (Gäller ej mopptvätt) 29. Används kemikaliefria städmetoder när så är möjligt? Extern 9
0. Arbetar ni aktivt med att byta ut farliga kemiska produkter mot mindre farliga alternativ? (1 poäng per åtgärd) 1. Förskrivs i första hand startförpackningar av läkemedel när så är möjligt? 2. Informeras patienterna om vikten av att returnera kasserade läkemedel till Apoteket?. Egna lösningar för att minska miljöpåverkan från kemikalier vid vårdcentralen/motsvarande (1 poäng per lösning): Max 2 4 4 Max 2 (4 poäng ges även om ingen av personalen förskriver läkemedel) (4 poäng ges även om ingen av personalen förskriver läkemedel) SUMMA POÄNG 24 6 FÖRBRUKNINGSARTIKLAR Poäng OCH AVFALL 4. Finns det rutiner för att minska användningen av förbrukningsartiklar 4 enligt flik 10.2*? 5. Används enbart flergångsservis i personalrummet? Enhetens poäng Extern 6. Förs anteckningar om lämnat farligt avfall och förvaras dessa anteckningar på vårdcentralen/motsvarande i 5 år? 7. Finns skriftliga rutiner för hur farligt avfall ska hanteras och känner samtliga medarbetare till dessa samt följer dem? a. Smittförande stickande/skärande 1 b. Smittförande avfall 1 c. Batterier 1 d. Lysrör, lågenergilampor 1 e. Kemikalierester 1 *Se flik 10:1, Avfallshantering 10
8. Finns dokumenterade rutiner och instruktioner för hur övrigt avfall (varav a-h omfattas av producentansvar) ska hanteras och känner samtliga medarbetare till dessa samt följer dem? a. Wellpapp 1 b. Kartong/papp 1 c. Papper/tidningar 1 d. Glas - färgat 1 e. Glas - ofärgat 1 f. Metallförpackningar 1 g. Förpackningar av hårdplast 1 h. Elektronikavfall 1 i. Komposterbart 1 j. Bläckpatroner/tonerkassetter 1 k. Hushållsavfall (brännbart avfall) 1 l. Grovavfall 1 m. Gips 1 o. Glödlampor 1 p. Läkemedelsrester (flytande och fasta) 1 9. Egna lösningar för att minska miljöpåverkan från förbrukningsartiklar och avfall (1 poäng per lösning): Max 2 *Se flik 10:1, Avfallshantering SUMMA POÄNG 2 11
7 INKÖP Poäng Enhetens poäng 40. Använder vårdcentralen/motsvarande uppladdningsbara stavbatterier (Detta gäller för apparatur där stavbatterier behöver bytas minst fyra gånger per år.) 41. Vid nyinköp av möbler och textilier, väljs i första hand varor som finns i Gröna listan. 42. Vid inköp, där varan eller tjänsten inte finns på Westmas depåer eller avtal saknas, vänder vi oss till Westmas kundtjänst, beställer varan 5 eller tjänsten och efterfrågar miljökrav. 4. Används miljötoner till skrivare och kopiatorer där de finns att tillgå? 44. Är kaffet som köps in till enheten ekologiskt- 2 p och rättvisemärkt 1 p? Max 45. Egna lösningar för att minska miljöpåverkan vid inköp (1 poäng per lösning): Max 2 SUMMA POÄNG 19 Extern ( poäng ges även om kravet inte är tillämpligt.) * i miljödiplomeringshandboken 12