Verksamhetsuppföljning Ledsagare, avlösare, stödfamilj och kontaktperson (LSS) 2014-01-17 Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten 1
INFORMATION OM VERKSAMHETEN Verksamheten som granskats skiljer sig en del från andra verksamheter. Som ledsagare och avlösare har man en anställning, medan man som kontaktperson och stödfamilj har ett uppdrag och ingen anställning. De som utför dessa insatser verkställer ett visst antal timmar eller tillfällen per månad och utför dessa utöver sina ordinarie anställningar. LSS avdelningschef är ytterst ansvarig för aktuell verksamhet, men en handläggare arbetar med att verkställa insatserna kontaktperson, ledsagarservice, avlösarservice och korttidsvistelse utanför det egna hemmet i form av stödfamilj. Området omfattar i dagsläget ca 40 brukare med insatsen kontaktperson, 24 brukare med insatsen ledsagarservice och 1 brukare som är beviljad stödfamilj. Inga pågående ärende finns avseende insatsen avlösarservice. Ledsagarservice: Servicen kan erbjudas personer för att t.ex. få hjälp att besöka vänner, delta i fritidsaktiviteter, kulturlivet eller samhällslivet. Insatsen skall ha karaktären av personlig service och anpassas efter de individuella behoven. Kontaktperson: Kontaktperson ska vara en medmänniska för att bl.a. minska social isolering. Kontaktpersonen kan också ge råd till eller vara förespråkare för den funktionshindrade i olika vardagliga situationer, som inte är av komplicerad natur. En kontaktperson skall framförallt ha rollen som en medmänniska och som ett icke-professionellt stöd. Ibland kan insatsen ges av stödfamilj. Avlösarservice: Insatsen kan ges för att ge möjlighet till avlösning till anhöriga eller för att de ska kunna genomföra aktiviteter som barnet inte deltar i. Insatsen kan vara en förutsättning för att föräldrar skall kunna ägna sig åt det funktionshindrade barnets syskon eller för att kunna resa bort. Insatsen kan ges till anhöriga eller familjehemsföräldrar. Korttidsvistelse utanför det egna hemmet i form av stödfamilj: Kan beviljas för att erbjuda den funktionshindrade miljöombyte och rekreation, för att anhöriga skall beredas möjlighet till avlösning i omvårdnadsarbetet eller som ett led i att bryta beroendeförhållanden mellan föräldrar och barn. Regiform Kommunal regi Extern regi SAMMANFATTNING AV RESULTAT Ansvariga för verksamheten träffar inte personalen regelbundet vilket kan innebära svårigheter i att upprätthålla ett kontinuerligt kvalitetsarbete och möjligheten att föra nödvändiga diskussioner kring metoder och så vidare. Regelrätta medarbetarsamtal, APT-möten förs inte med personalen utan de bjuds in till två möten per år där information om rutiner och andra viktiga ämnen tas upp. Vid intervjun med personalen framgår att de är väl medvetna om att de mål och uppdrag som är formulerade för brukarnas beviljade insatser ska vara vägledande i verkställigheten av insatserna. 2
Handläggaren har en rutinpärm som är tydlig och innehåller relevanta rutiner. Personalen tar inte del av handläggarens rutinpärm, men de får ett häfte med rutiner som berör dem. Detta häfte lämnas vid påbörjan av en anställning/uppdrag och skickas sedan ut ett tillfälle per år. Vid nytillsättning av personal lämnas ovan beskrivna häfte ut, samt även riktlinjer- rutin- och försäkran om Lex Sarah, klagomål och synpunkter, sekretessbevis och PUL. Häftet innehåller relevanta rutiner, dock saknas rutin för hur personalen ska hantera situationer om brukaren inte är anträffbar, denna rutin saknas även i handläggarens rutinpärm. Personalen är osäkra på om de tagit del av rutinerna, men de uttrycker att de tar kontakt med handläggaren i frågor och situationer där de är osäkra. Det är av vikt att göra rutinerna mer kända i verksamheten trots personalens trygghet i att de kan få svar på frågor genom att kontakta handläggaren. Handläggaren utför regelbunden uppföljning av rutinerna, vilket framgår av årshjul. Det är i dagsläget inte aktuellt med så mycket samverkan, men kännedom hos handläggaren finns om de samverkansavtal som bl.a. reglerarar samverkan mellan Region Skåne och kommunen som även bryts ner i lokala överenskommelser. Mellan enhetscheferna inom LSSverksamheterna och handläggarenheten finns en skriftlig rutin som rör deras samverkan. Detta är en samverkan som handläggaren inte deltar i utan som sker genom LSS avdelningschef. Idag finns inget systematiskt arbete för att fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa i verksamheten som kan medföra brister i kvalitén, men detta är på gång. En checklista för förbättringar och kartläggning av risker har testats i annan LSS-verksamhet och kommer att permanentas i alla kommunens LSS-verksamheter. Denna ska då användas bl.a. på de två möten per år som personalen bjuds in till. Verksamheten har en fungerande egenkontroll där både brukarnöjdhet undersöks och analyseras, samt lämnas en enkät ut till personalen för deras upplevelse av arbetet/uppdraget. Dokumentationsgranskning sker automatiskt i samband med att handläggaren sammanställer personalens månadsrapporter, där handläggaren kan uppmärksamma om personalen dokumenterar enligt gällande föreskrifter. Handläggaren går även en gång per år igenom de fysiska genomförandeakterna. Vid undertecknades aktgranskning visar det sig dock att genomförandeakterna behöver rensas från inaktuell dokumentation vilket visar på att verksamhetens egen aktgranskning behöver utvecklas. Den aktuella rutinen för klagomål och synpunkter finns i verksamheten, men verksamheten informerar inte brukare och anhöriga regelbundet om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter. Genom att informera om möjligheten att lämna klagomål och synpunkter ges verksamheten möjlighet till att få en breddad återkoppling på hur verksamheten fungerar. Regelbunden information om Lex Sarah och vilka skyldigheter som följer med denna bestämmelse görs under de två årliga möten som sker med personalen. Personalen uppger att de har kännedom om sina skyldigheter. Personalen kan inte erinra sig att de fått informationen om skyldigheter enligt Lex Sarah via den granskade verksamhet utan att de fått informationen via sina andra arbetsplatser som finns inom LSS-verksamheten. Handläggaren har god kännedom om sina skyldigheter enligt gällande lag och om hur man rapporterar andra avvikelser. Trots att personalen har kännedom om sin rapporteringsskyldighet och att information om exempelvis Lex Sarah ges, så har verksamheten inte fått in några avvikelser under det senaste året. I verksamheten arbetar man oftast en-till-en vilket kan innebära en utsatt situation för både brukare och personal då insynen inte blir lika stor som när man är fler personal. Med bakgrund 3
till ovanstående vill undertecknade göra verksamheten uppmärksam på vikten av att hålla information och diskussion om rapporteringsskyldigheten levande. Inom LSS verksamheten har man en gemensam verksamhetsplan och en gemensam verksamhetsberättelse. Handläggaren och LSS avdelningschef gör därmed inte någon egen berättelse där beskrivning finns av hur de arbetat med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra den enskilda verksamhetens kvalité. Genomförandeakterna är uppbyggda på ett gemensamt sätt, men det finns flera akter där månandsrapporter från 2010 finns i akterna samt flera beställningar och inaktuella journalanteckningar som bör rensas ut. Genomförandeplanerna är upprättade tillsammans med den enskilde och/eller vårdnadshavare, men i verksamhetssystemet är ett antal genomförandeplaner inte signerade vilket innebär att genomförandeplanen fortsatt kan förändras. Det innebär även att det är svårt att veta om planen är fastställd eller inte. Vissa delar av genomförandeplanerna kan tydligare beskrivas i genomförandeplanerna för att det tydligare ska framgå hur utförandet ska ske och för att följa gällande föreskrifter. Bl.a. ska det tydligare framgå av genomförandeplanen vem som deltagit i upprättandet, hur:et kan tydligare beskrivas. Ovanstående gäller även dokumentation i journalen. Man har utformat ett fungerande system för att inhämta information från personalen där de beskriver på månadsrapporter hur man jobbat med brukaren varje månad för att säkerställa att uppdraget utförs enligt beställningen. Verksamheten dokumenterar på ett tydligt sätt om och varför insatsen inte utförts som planerat. Dokumentationen har utförts med respekt för den enskildes integritet. Personalen har god kännedom om att de ska arbeta utifrån målet och uppdraget som finns i omsorgshandläggarens beställning. Personalen anser att handläggaren är mycket tillgänglig för dem och de får kännedom om vem som ersätter henne när hon är borta. Personalen uppger att de har möjlighet att framföra önskemål om föreläsningar och utbildningar samt att handläggaren brukar meddela när det finns någon relevant föreläsning för dem. Personalen anser att handläggaren är duktig på att matcha utförare till brukare, bl.a. utifrån vilken kunskap som utföraren har om exempelvis brukares funktionsnedsättning och behov. Rutiner för att säkerställa tjänstegarantierna på insatserna finns. Resultat per område 90% eller mer av maxpoäng Ingen eller mycket liten åtgärd krävs 50-89% av maxpoäng Vissa åtgärder krävs.. Mindre än 50% av maxpoäng Stora åtgärder krävs... Poäng per fråga fördelas enligt nedan: Ja Delvis 5 p 3 p 4
Nej 0 p Om en fråga besvaras med ej aktuellt ges 5 p för att inte dra ner poängen. Område Resultat Högsta möjliga resultat Processer och rutiner 25 30 83 Samverkan 10 10 100 Riskanalys 3 5 60 Egenkontroll 13 15 87 Klagomål och synpunkter 10 15 67 Lex Sarah 25 25 100 Annan avvikelse 10 10 100 Sammanställning och analys 15 15 100 Förbättrande åtgärder i 5 5 100 verksamheten Förbättring av processer och 5 5 100 rutiner Personalens medverkan i 8 10 80 kvalitetsarbetet Dokumentationsskyldighet 6 10 60 Dokumentation SOSFS 2 006:5 90 125 72 Tillgänglighet 15 15 100 Personal och 30 30 100 kompetensförsörjning Omsorgs-/tjänstegarantier 10 10 100 Summa: 280 Summa: 335 Poäng i % (avrundat) Helhetsomdöme: 84% 5
Resultat från brukarundersökningar Resultat från individuell kvalitetsuppföljning på uppföljningar mellan 2013-01-01 och 2013-12-16. Inget aktuellt resultat finns för stödfamilj, och korttidsvistelse är en samlad bild över de olika formerna av korttidsvistelse. Röd färg ej uppnått mål Gul färg - socialnämndens mål är uppnått. EA Ej aktuellt Fråga Bemötande Kvalitet Delaktighet i samhället Delaktighet i genomförande Trygg i bostaden Tjänstegarantie r Antal svar Nämndsmål 2,8 2,8 2,7 2,6 2,8 Inget nämndsmål finns i poäng Ledsagarservice 3 2,87 2,93 2,53 EA 2,92 15 Korttidsvistelse 3 3 EA 2,83 3 EA 6 Kontaktperson 2,93 2,93 2,86 2,73 EA 2,79 15 Åtgärdsförslag Säkerställ så att alla aktuella rutiner och processer för verksamheten finns i verksamheten. Gör personal medvetna om rutinerna som är aktuella för verksamheten. Däribland de olika formerna av avvikelser. (Kvarstår delvis från föregående verksamhetsuppföljning.) Arbeta systematsikt med att kartlägga risker, planera och utföra riskanalyser. Arbeta vidare med hanteringen av klagomål och synpunkter och informera kontinuerligt både personal och brukare om denna möjlighet. (Kvarstår från föregående verksamhetsuppföljning.) Förtydliga/tydliggöra en beskrivning av den enskilda verksamhetens arbete enligt SOSFS 2011:9. Rensa bort inaktuella arbetsanteckningar och beställningar i genomförandeakten och säkerställ så att genomförandeakten är i god ordning. Säkerställa att det framgår av genomförandeplanerna vem som deltagit i upprättandet, när och hur planen ska följas upp samt förtydliga hur:et. (Kvarstår delvis från föregående verksamhetsuppföljning.) Säkerställ att verksamheten fullt ut uppfyller krav på dokumentation enligt SOSFS 2006:5, avseende när insats påbörjats, när genomförandeplan följts upp och reviderats. Utveckla arbetet med att dokumentera uppföljning av måluppfyllelse. Upprätta gallringsrutin. 6
Åtgärdsplan Verksamheten ska inkomma med en åtgärdsplan på ovanstående förslag på förbättringsåtgärder samt de förbättringsåtgärder som eventuellt kvarstår från föregående verksamhetsuppföljning senast 2014-06-02. Planen skickas till undertecknade. Malin Rehnstam Kvalitetscontroller Sofia Spetz Avdelningschef Handläggarenheten Datum 2014-03-28 Datum 2014-03-28 7