Diarium, tjänsteanteckningar m.m.

Instruktion och vägledning Diarium, tjänsteanteckningar m.m. Utarbetad av: /KRSC Sid 1 (18)

Innehållsförteckning Diarium, tjänsteanteckningar m.m...3 1. Inledning...3 2. Syfte...3 3. Omfattning...3 3.1. Lagstiftning...3 3.2. Instruktionens omfattning...3 4. Viktiga begrepp...4 5. Handling och dokumentation...5 6. Diarieföring m.m...6 6.1. Diarieblad...6 6.2. Ifyllande av Diarieblad och numrering av handlingar...7 6.3. Hur handlingar hålls ordnade...7 6.4. Arkivering...8 7. Tjänsteanteckningar i Journalblad...8 7.1. Journalblad...8 7.2. Ifyllande av Journalblad...9 8. Kontrollpersonalens åtgärder vid bristande efterlevnad av lagstiftningen...10 8.1. Livsmedel, TSE och animaliska biprodukter...10 8.2. Djurskydd...11 9. Överklagande av beslut...11 10. Kommunikation...11 11. Utlämnande av offentlig handling...11 12. Rättigheter och skyldigheter...12 12.1. Serviceskyldighet...12 12.2. Jäv...12 12.3. Gåva, bestickning och muta...12 12.4. Bisyssla...13 13. Ansvar och påföljder...13 13.1. Disciplinansvar...13 13.2. Tjänstefel...13 13.3. Mutbrott...13 13.4. Meddelarfrihet och brott mot tystnadsplikt...14 14. Skadestånd...14 Bilaga 1 Exempel på handlingar som upprättas varje år och är kopplade till Diarieblad...15 Bilaga 2 Exempel på hur ett pärmsystem för handlingar kan se ut...16 Bilaga 3 Diarieblad, ifyllt exempel...17 Bilaga 4 Journalblad, ifyllt exempel...18 Utarbetad av: /KRSC Sid 2 (18)

Diarium, tjänsteanteckningar m.m. 1. Inledning Officiella veterinärer, godkända veterinärer och officiella assistenter är tjänstemän vid Livsmedelsverket och är därmed skyldiga att följa regler i den lagstiftning som reglerar myndigheters arbete, däribland förvaltningslagen (1986:223). Förvaltningslagen innehåller bland annat bestämmelser om myndigheters serviceskyldighet, handläggning av ärenden och beslut samt om jäv. 2. Syfte Instruktionens syfte är att ge bindande anvisningar om ärendehantering med mera till kontrollpersonalen vid Livsmedelsverket. Med kontrollpersonal avses i denna instruktion de officiella veterinärer, godkända veterinärer och officiella assistenter som är anställda av Livsmedelsverket på hel-, del- eller timtid. Anvisningarna har sin grund i den lagstiftning som ska följas av förvaltningsmyndigheter. 3. Omfattning 3.1. Lagstiftning Förvaltningslag (1986:223) Tryckfrihetsförordning (1949:105) Sekretesslag (1980:100) Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 882/2004 om offentlig kontroll för att säkerställa kontrollen av efterlevnaden av foder- och livsmedelslagstiftningen samt bestämmelserna om djurhälsa och djurskydd 3.2. Instruktionens omfattning Instruktionen innehåller anvisningar och vägledning om ärendehantering vid en anläggning under Livsmedelsverkets kontroll, det vill säga om handläggning av ärenden, tjänsteanteckningar, diarieföring, förvaring av handlingar, arkivering, åtgärder vid bristande efterlevnad av livsmedelslagstiftningen, kommunikation, åtgärder vid överklagande och om utlämnande av offentlig handling med mera. Instruktionen gäller i samband med kontroller av livsmedelsföretagare, till exempel inspektioner, kontroller vid slakt, kontroller i samband med TSE och animaliska biprodukter och kontroller av djurskydd. Instruktionen gäller dock inte för ärenden om prövning av ansökan om godkännande av anläggning (besiktning) och inte heller vid revision av livsmedelsföretagare. I dessa fall tillämpas verksinstruktionen Ärendehandläggning som återfinns på i Livsmedelsverkets verksamhetsledningssystem under länkväg Intranät/VLS/Verksnivå/Ärendehantering. Instruktionen kan dock användas som en allmän bakgrund vid ärendehanteringen även i dessa fall och för vägledning om frågor som jäv och bisyssla med mera. Text med bindande anvisningar är placerad i särskilda rutor. Text med vägledning är omarkerad. I anslutning till anvisningarna finns också vägledning, som kontrollpersonalen ska använda när så är tillämpligt. Avsikten med vägledningar är dels att beskriva och tolka innehållet i gällande lagstiftning, dels visa på Livsmedelsverkets övergripande ställningstagande för hur reglerna bör tillämpas i Utarbetad av: /KRSC Sid 3 (18)

praktiken. En vägledning kan innehålla ytterligare information jämfört med lagstiftningen, med syfte att öka förståelsen för lagstiftningens krav. En vägledning utesluter dock inte andra handlingssätt för att uppnå det resultat som avses med lagstiftningen. 4. Viktiga begrepp Allmän handling Beslut Bestickning Enskild Författningar Förordning Handling Jäv Lag Kommunikation Mutbrott En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Sekretessbedömning måste göras innan handlingen kan anses som offentlig och lämnas ut. Ett avgörande från myndigheten. Ett beslut kan vara betungande, det vill säga gå part emot, eller gynnande, då parten får det han begär. Ett gynnande beslut kan innehålla betungande delar, till exempel villkor. Upplysningar och allmänna svar på frågor anses inte som beslut. När någon lämnar, utlovar eller erbjuder muta eller annan otillbörlig belöning för tjänsteutövningen till arbetstagare, för denne själv eller annan, kan detta medföra åtal för bestickning enligt Brottsbalken. Enskilda individer, företag, organisationer eller andra privaträttsliga organ (fysiska och juridiska personer). Organ för det allmänna, till exempel myndigheter innefattas inte. Samlingsbegrepp för bestämmelser som är utfärdade av riksdagen, regeringen eller behörig statlig myndighet. Författning som beslutas av regeringen, till exempel livsmedelsförordningen (2006:813). Bör skiljas från EG-förordningar som beslutas av europaparlamentet och rådet respektive kommissionen. Framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniskt hjälpmedel. Exempel på handlingar är skrivelser, beslut, brev, fax, e-post, sms-meddelanden och fotografier. Omständigheter som kan rubba förtroendet för tjänstemans opartiskhet i ärendehandläggning. Författning som beslutas av riksdagen, till exempel livsmedelslagen (2006:804). Att parten underrättas om de uppgifter som har tillförts och som är av betydelse för ärendet genom någon annan än honom själv och att parten får möjlighet att yttra sig över uppgifterna, innan myndigheten fattar beslut i ärendet. När arbetstagare, för sig själv eller för annan, tar emot, låter sig utlova eller begär muta eller annan otillbörlig belöning för sin tjänsteutövning kan detta medföra åtal för mutbrott enligt brottsbalken. Utarbetad av: /KRSC Sid 4 (18)

Myndighetsutövning Förvaltningsverksamhet som innebär att myndigheten för enskilda fattar beslut om förmån, rättighet, skyldighet eller liknande. Offentlig handling Offentlighetsprincipen Part Sekretess Tjänsteanteckning Ärende Allmän handling som efter sekretessbedömning av myndigheten har bedömts vara offentlig, det vill säga kan lämnas ut. Vem som helst har rätt att ta del av de allmänna handlingar som finns på myndigheter och som är offentliga. En sekretessbedömning ska göras innan utlämnande. Den som saken angår, till exempel en livsmedelsföretagare som ansökt om ett gynnande beslut eller som klagat över ett betungande beslut. Part har rätt till partsinsyn, det vill säga att ta del av handlingar i sitt ärende. Förbud att röja uppgift, vare sig det sker muntligt eller genom att allmän handling lämnas ut, eller att det sker på annat sätt. En handling som upprättas av en tjänsteman om uppgifter som tillförs ärendet, till exempel genom telefonsamtal. Anteckningen ska vara daterad och det ska framgå vem som lämnat uppgifterna och vad denne sagt. Tjänstemannen ska signera varje anteckning. Ett ärende uppkommer om en part, till exempel en livsmedelsföretagare ansöker om att få ett godkännande. Myndigheten kan på eget initiativ öppna ett ärende, till exempel när en officiell veterinär efter kontroll upprättar en Avvikelserapport. 5. Handling och dokumentation I begreppet handling ingår: En till myndigheten inkommande handling, till exempel en ansökan från en livsmedelsföretagare om godkännande av anläggning. En av myndigheten upprättad handling, till exempel en journal som förs i samband med kontroller vid slakt. En från myndigheten utgående handling, till exempel en rapport som kontrollpersonalen har upprättat och överlämnat till en livsmedelsföretagare. Handlingar kan ha olika former, till exempel beslut, brev, fax, e-post, sms-meddelanden och fotografier. Blanketter, rapporter, beslut och andra handlingar som upprättas i tjänsten är allmänna handlingar. Innehållet bör därför vara stringent och anteckningar föras med ett klart, enkelt och lättbegripligt språk. Personliga kommentarer bör undvikas. Dokumentation gör det möjligt att i efterhand visa vad som förekommit och är en förutsättning för att eventuella myndighetsåtgärder senare ska kunna vidtas. Vid dokumentation kan det vara till hjälp att tänka på vad dokumentationen senare kan komma att användas till. Dokumentation utgör också en bekräftelse på att kontrollpersonalen har fullgjort sina skyldigheter enligt lagstiftningen. Utarbetad av: /KRSC Sid 5 (18)

6. Diarieföring m.m. Alla myndigheter är skyldiga att utan dröjsmål registrera (diarieföra) inkommande, upprättade och utgående handlingar. Handlingar i ett befintligt ärende som inkommer till centrala Livsmedelsverket eller upprättas av personalen där, registreras av registrator och diarieförs. Om uppgifterna i handlingen bedöms medföra att ett nytt ärende inleds, åsätts handlingen ett nytt diarienummer. Det är dock inte praktiskt genomförbart att samtliga handlingar rörande kontrollerna vid en viss anläggning registreras på detta sätt, utan handlingarna får i stället registreras lokalt av kontrollpersonalen vid respektive anläggning. 6.1. Diarieblad Observera att instruktionen inte gäller för ärenden om prövning av ansökan om godkännande av anläggning (besiktning) och inte heller vid revision av livsmedelsföretagare och att handlingar som hör till dessa ärenden inte ska antecknas i Diarieblad. I dessa fall tillämpas verksinstruktionen Ärendehandläggning som återfinns på i Livsmedelsverkets verksamhetsledningssystem under länkväg Intranät/VLS/Verksnivå/Ärendehantering. Kontrollpersonalen ska i Diarieblad anteckna alla inkommande, upprättade och utgående handlingar. Kontrollpersonalen bör uppfatta Diariebladet som ett myndighetsdiarium i vilket personalen antecknar inkommande och utgående handlingar samt upprättandet av andra handlingar, bland andra: Upprättande av Journalblad (en gång årligen). Anteckningar om att särskilda pärmar iordningställts med beslut och andra handlingar som upprättas i samband med kontroller vid slakt (en gång årligen). Upprättande av handlingar i form av journaler, till exempel i samband med kontroller vid slakt. Upprättande av Avvikelserapport. Upprättande av annan skrivelse till livsmedelsföretagaren eller någon annan. Inkommande skriftliga handlingar från livsmedelsföretagaren eller någon annan, till exempel skrivelse i anslutning till en rapport, andra brev och ritningar. Upprättande av varje sundhets- eller exportintyg. Om särskild exportjournal förs av kontrollpersonalen görs i stället en anteckning årligen i Diarieblad om upprättandet av denna journal. Inkommande handlingar från andra myndigheter. Upprättade handlingar som sänts till andra myndigheter. Exempel på hur handlingar som upprättas årligen kan antecknas i Diarieblad finns i bilaga 1 och 3. Exemplen i de fyra bilagorna är alla koordinerade med varandra. Exempel på handlingar som inte behöver antecknas i Diarieblad: Begäran om utlämnande av allmän handling som beviljas, se 11. Information som arbetsgivaren lämnar för kännedom till kontrollpersonalen, till exempel kopior av revisionsrapporter, beslut om godkännande anläggning inom regionen eller andra beslut som har fattats centralt. Utarbetad av: /KRSC Sid 6 (18)

Intern skrivelse, till exempel när kontrollpersonalen skriftligt kontaktar sin regionchef eller en handläggare vid centrala Livsmedelsverket. Däremot bör en anteckning göras i Journalblad när kontakten rör kontrollerna vid anläggningen. Enkla förfrågningar, till exempel om Livsmedelsverkets verksamhet. Inbjudningar eller kallelser till möten med företaget eller med andra. 6.2. Ifyllande av Diarieblad och numrering av handlingar Kontrollpersonalen ska varje år upprätta ett nytt Diarieblad för varje enskild anläggning. Anteckningarna i Diarieblad bör föras på ett sådant sätt att det kan visas upp och lämnas ut utan sekretessprövning. I anteckningarna bör enbart finnas uppgifter om själva handlingen, det vill säga datum, beskrivning av handlingen och avsändare/mottagare. Anläggning, registrerat namn och kontrollnummer, aktuellt År och Sida nr anges i blanketthuvudet. För varje handling anges Datum, det vill säga när en viss handling har inkommit, upprättats eller avsänts/lämnats ut. Under Handling ges en kortfattad beskrivning av handlingen och, i förekommande fall, från vem handlingen inkommit eller till vem den lämnats ut eller skickats. Varje handling åsätts löpande bilagenummer/årtal i övre högra hörnet på första sidan av handlingen; 1/2007, 2/2007 och så vidare. En anteckning görs i kolumnen Bilaga nr i Diarieblad om vilket löpande bilagenummer handlingen åsatts. I förekommande fall märks särskild pärm respektive post i pärmens register med bilagenummer, se 6.3 och bilaga 2 till denna instruktion. Journalbladet är varje år den först upprättade handlingen och får därför alltid bilagenummer 1 i Diariebladet. Dokumentationen avslutas för varje handling med Signatur, det vill säga namnteckning eller initialer. Kontrollpersonalen bör föra anteckningarna i Diarieblad direkt på pappersblankett. Anteckningarna kan dock föras i dator, om det kan säkerställas att varje kontrollperson, som gjort anteckningar, kan signera sina egna anteckningar efter utskrift. Blanketten LIVS 035 Diarieblad finns som utskrivbar pdf-fil på Livsmedelsverkets Intranät under länkvägen Verket/Dokumentarkiv/Blanketter/Tillsynsavdelningen/Köttenheten. Den finns också på Livsmedelsverkets webbplats www.slv.se under länkvägen Självservice/Läsa och hämta blanketter/bvo. Blanketten kan beställas direkt från Enheten för köttillsyn. Exempel på ett ifyllt Diarieblad finns i bilaga 3. 6.3. Hur handlingar hålls ordnade Handlingar som refereras till i anteckningar i Diarieblad ska av kontrollpersonalen vara ordnade på ett sådant sätt att de kan återfinnas. Diarieblad, Journalblad och andra handlingar ska förvaras i en pärm Diarium, märkt med namn, anläggningsnummer och år. Bilagorna ska i pärmen förvaras i ordningsföljd efter bilagenummer. Utarbetad av: /KRSC Sid 7 (18)

Om handlingar förvaras i annan pärm ska upprättandet av denna pärm och dess namn antecknas i Diariebladet. Pärmen ska märkas med namn, anläggningsnummer, bilagenummer och år. Avvikelserapporter och andra handlingar i anslutning till dessa rapporter ska alltid förvaras i pärm Diarium. En ordnad dokumentation underlättar kontrollpersonalens arbete. Dokumentationen används dessutom vid intern och extern revision av kontrollpersonalens kontroller. Exportintyg och handlingar som rör kontroller i samband med slakt kan med fördel förvaras i andra pärmar än Diarium. Exempel på hur ett pärmsystem för handlingar kan se ut finns i bilaga 2. 6.4. Arkivering Kontrollpersonalen ska efter årsskifte arkivera föregående års pärmar tillsammans med Diarieblad i original. Om en anläggning läggs ner ska kontrollpersonalen, efter kontakt med administratör vid Enheten för köttillsyn, skicka alla arkiverade handlingar till Enheten för köttillsyn, Livsmedelsverket. Kontrollpersonalen bör alltid avsluta anteckningarna i Diarieblad vid årsskifte även om uppföljning pågår av utförda kontroller, till exempel om en inspektion har utförts före och uppföljning sker efter årsskifte. 7. Tjänsteanteckningar i Journalblad 7.1. Journalblad Observera att instruktionen inte gäller för ärenden om prövning av ansökan om godkännande av anläggning (besiktning) och inte heller vid revision av livsmedelsföretagare och att tjänsteanteckningar som hör till dessa ärenden inte ska antecknas i Journalblad. I dessa fall tillämpas verksinstruktionen Ärendehandläggning som återfinns på i Livsmedelsverkets verksamhetsledningssystem under länkväg Intranät/VLS/Verksnivå/Ärendehantering. Kontrollpersonalen ska i Journalblad föra löpande tjänsteanteckningar om uppgifter som personalen får eller överlämnar på annat sätt än genom en handling. I 15 förvaltningslagen anges att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet ska antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Utarbetad av: /KRSC Sid 8 (18)

Tjänsteanteckningar leder till en korrekt myndighetsutövning, överblick över utförda kontroller samt underlättar vid personalbyte och semestrar. Kontrollpersonalen ska alltid göra tjänsteanteckningar i Journalblad om: Genomförd kommunikation med livsmedelsföretagaren som inte framgår av annan handling. Bakgrund och skäl för muntliga beslut som inte har dokumenterats på annat sätt. Inspektion som genomförts utan att någon avvikelse noterats, se instruktion för Inspektion av livsmedelsföretagare vid köttanläggning och instruktion för Inspektion av djurskydd vid slakteri. Kontrollpersonalen bör i Journalblad dokumentera muntliga kontakter, de delar av kontrollerna vid en viss anläggning som inte dokumenteras någon annanstans samt olika händelser vid anläggningen, till exempel: Muntliga påpekanden som lämnas till livsmedelsföretagaren, både på plats i anläggningen och per telefon. Alla situationer där kontrollpersonalen upplever att dokumentation är relevant, till exempel när personalen anar att ord kan komma att stå emot ord eller att situationen kan resultera i rättsliga efterspel. Råd och annan information som lämnas till livsmedelsföretagaren. Anteckningar av vad kontrollpersonalen framfört från mötestillfällen med livsmedelsföretagaren/företagets arbetsledning eller vad livsmedelsföretagaren framfört. Av dokumentationen i Journalblad bör tydligt framgå namnet på den/de som kontrollpersonalen haft kontakt med eller som lämnat uppgifter. Kontrollpersonalen bör alltid avsluta anteckningarna i Journalblad vid årsskifte även om uppföljning pågår av utförda kontroller, till exempel om en inspektion har utförts före och uppföljning sker årsskifte. 7.2. Ifyllande av Journalblad Kontrollpersonalen ska varje år upprätta ett nytt Journalblad för varje enskild anläggning. Journalblad märks i övre högra hörnet med bilagenummer 1/årtal och upprättandet dokumenteras i Diarieblad. Anläggning, registrerat namn och kontrollnummer, aktuellt År och Sida nr anges i blanketthuvudet. För varje journalanteckning anges Datum, och klockslag om det bedöms ha betydelse. Dokumentationen avslutas för varje anteckning med Signatur, det vill säga namnteckning eller initialer. Kontrollpersonalen bör föra anteckningarna i Journalblad direkt på pappersblankett. Anteckningarna kan föras i dator, om det kan säkerställas att varje kontrollperson, som gjort anteckningar, efter utskrift kan signera sina egna anteckningar. Detta kan till exempel ske om ett nytt Journalblad upprättas för varje enskild tjänsteanteckning eller för flera sammanhängande anteckningar under en kortare tidsperiod. Ej utnyttjat utrymme på blanketten bör tas bort innan utskrift eller spärras med penna efter Utarbetad av: /KRSC Sid 9 (18)

utskrift. Varje sådant upprättat Journalblad bör betraktas som en fortsättning på det först upprättade Journalbladet. Varje sådant upprättat Journalblad märks därför med bilagenummer 1 och sorteras in löpande tillsammans med tidigare upprättade Journalblad i pärm Diarium. Blanketten LIVS 036 Journalblad finns som utskrivbar pdf-fil på Livsmedelsverkets Intranät under länkvägen Verket/Dokumentarkiv/Blanketter/Tillsynsavdelningen/Köttenheten. Den finns också på Livsmedelsverkets webbplats www.slv.se under länkvägen Självservice/Läsa och hämta blanketter/bvo. Blanketten kan beställas direkt från Enheten för köttillsyn. Exempel på ett ifyllt Journalblad finns i bilaga 4. 8. Kontrollpersonalens åtgärder vid bristande efterlevnad av lagstiftningen 8.1. Livsmedel, TSE och animaliska biprodukter Den officiella veterinären ska, vid bristande efterlevnad av lagstiftning om livsmedel, TSE och animaliska biprodukter, då veterinären inte har delegation för att fatta lämpligt beslut, ta kontakt med veterinärinspektören i regionen. I brådskande fall, då inspektören inte kan nås, ska kontakt tas med regionchefen. Livsmedelsverket ska vid bristande efterlevnad av lagstiftning om livsmedel, TSE och animaliska biprodukter vidta åtgärder i syfte att uppnå rättelse. I vissa fall kan myndigheten behöva vidta rättsliga åtgärder. Vidtagande av rättsliga åtgärder är en grannlaga uppgift som ställer krav på att myndigheten agerar i enlighet med förvaltningslagen. Rättsliga åtgärder bör övervägas i följande fall. Bristande efterlevnad av lagstiftningen om rättelse inte kunnat nås på annat sätt. Misstanke om bedrägliga förfaranden, brott mot livsmedelslagen med mera. I normalfallet fattas så kallade betungande beslut enligt livsmedelslagen av regionchef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket: Föreläggande eller förbud, eventuellt förenat med vite, enligt 22 och 23 livsmedelslagen samt artikel 54 i förordning (EG) nr 882/2004. Omhändertagande av vara enligt 24 livsmedelslagen samt artikel 54 i förordning (EG) nr 882/2004. Återkallande av godkännande av livsmedelslokal enligt 24 livsmedelsförordningen samt artikel 31, 2e respektive artikel 54 i förordning (EG) nr 882/2004. Beslut om åtalsanmälan fattas av regionchef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket. Beslut enligt lagen om provtagning på djur (TSE) och lagen om foder och animaliska biprodukter fattas av regionchef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket. Officiell veterinär får endast fatta beslut om rättsliga åtgärder om denne har delegation för aktuellt beslut. De officiella veterinärer som har sådan delegation återfinns på Livsmedelsverkets Intranät VLS/Enhetsnivå/T-KT/Delegation. Utarbetad av: /KRSC Sid 10 (18)

8.2. Djurskydd Vid viss bristande efterlevnad av djurskyddslagstiftningen är kontrollpersonalen skyldig att fatta beslut, se instruktion och vägledning Beslut efter kontroll av djurskydd vid slakteri. I de fall djurskyddsproblem inte rättas till av livsmedelsföretagaren efter beslut eller tillsägelse från kontrollpersonalen, är den officiella veterinären skyldig att ta kontakt med kommunal kontrollmyndighet, vilket framgår av samma instruktion. Beslut om åtalsanmälan fattas av regionchef eller annan beslutsfattare vid centrala Livsmedelsverket. 9. Överklagande av beslut Om livsmedelsföretagaren eller en djurägare överlämnar ett överklagande av ett beslut till den officiella veterinären ska denne genast underrätta Livsmedelsverkets chefsjurist och sända överklagandet i original till centrala Livsmedelsverket. 10. Kommunikation Bestämmelser om kommunikation, det vill säga underrättelse till part om uppgifter som tillförts ett ärende och partens rätt att få yttra sig innan ärendet avgörs finns i 17 förvaltningslagen. Kraven i förvaltningslagen innebär att vad som framkommer i och har betydelse för ett ärende ska kommuniceras med livsmedelsföretagaren och att denne ska få möjlighet att yttra sig. Om nya uppgifter tillkommer ska även dessa kommuniceras med företagaren. Kommunikationen anses fullgjord när företagaren har framfört sina synpunkter eller när en satt tidsfrist för yttrande har löpt ut. Kommunikation bör vanligen ske skriftligt men i till exempel brådskande fall kan den även ske muntligt. I så fall måste kontrollpersonalen göra en anteckning om när och hur kommunikationen skett. Kontrollpersonalen får enligt förvaltningslagen i vissa fall underlåta kommunikation, till exempel om beslutet inte kan uppskjutas om situationen så kräver. Kontrollpersonalen bör i sådana fall, om det är möjligt, rådgöra med jurist vid Tillsynsavdelningen. I samband med kontroller före och efter slakt fattas ett stort antal beslut, till exempel vid otjänligförklarande av kött eller avlivning av djur. Sådana beslut riktar sig till en djurägare, inte till livsmedelsföretagaren vid slakteriet. Besluten kan därför inte kommuniceras på samma sätt som andra beslut, men kontakt bör tas med djurägaren i vissa fall, till exempel om beslutet kan antas vara oväntat eller ekonomiskt betungande för företagaren. I övrigt hänvisas i detta sammanhang till instruktioner och vägledningar för genomförande av offentliga kontroller vid slakt av olika djurslag. 11. Utlämnande av offentlig handling När någon begär att en allmän handling ska lämnas ut ska en sekretessbedömning göras. Handläggning av en begäran om utlämnande av handling ska göras utan dröjsmål. Är det uppenbart att handlingen inte ska hemlighållas ska frågan om utlämnande i första hand avgöras av den officiella veterinär som har handlingen i sin vård. Om det finns minsta tveksamhet om en handling ska lämnas ut ska veterinären omgående samråda med närmaste chef och jurist vid Tillsynsavdelningen. Utarbetad av: /KRSC Sid 11 (18)

Bestämmelser om enskilds rätt att ta del av offentlig handling finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen (1949:105) och bestämmelser om utlämnande i 15 kap. sekretesslagen (1980:100). En handling är allmän om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Alla allmänna handlingar är inte offentliga och får då inte lämnas ut. Vissa uppgifter är sekretessbelagda vilket medför att vissa handlingar inte får lämnas ut eller att endast del av handling får lämnas ut. Beslut om att handling eller del av handling inte ska lämnas ut från Livsmedelsverket får bara fattas av tjänstemän med särskild delegation, se Livsmedelsverkets Intranät VLS/Verksnivå/Delegation/Beslut att inte lämna ut handling. 12. Rättigheter och skyldigheter 12.1. Serviceskyldighet Enskilda har enligt 4 förvaltningslagen rätt att få service, det vill säga upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp av myndigheten i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Livsmedelsverkets kontrollpersonal är inte skyldig att på begäran av en enskild, till exempel en livsmedelsföretagare, göra några stora insatser av utredande karaktär. Regelrätt rådgivning mellan olika alternativ eller annan konsultliknande verksamhet gentemot företag är inte en uppgift för personalen. Livsmedelsverkets policy för service- och informationsnivån finns på Livsmedelsverkets Intranät VLS/Verksnivå/Policydokument/Service- och informationsnivåpolicy. 12.2. Jäv Bestämmelser om jäv finns i 11 12 förvaltningslagen. En tjänsteman är jävig om det föreligger omständigheter som kan anses rubba förtroendet för hans opartiskhet i ärendehandläggningen. Bestämmelser om jäv finns för att säkerställa att förvaltningsmyndigheters handlande präglas av objektivitet och opartiskhet. Om man känner till en omständighet som kan utgör jäv skall man självmant ge det tillkänna. Vid minsta tveksamhet om jäv bör berörd kontrollperson därför kontakta närmaste chef. 12.3. Gåva, bestickning och muta Tjänstemän på Livsmedelsverket som har till uppgift att utöva kontroll av eller samråd med livsmedelsföretagare bör inte acceptera en gåva eller annan förmån från företaget eller annan part. Om en tjänsteman har inflytande på beslut som berör samma företag från vilket en förmån erhållits, kan även en mindre förmån anses otillbörlig. Livsmedelsverkets instruktion om representation finns på Livsmedelsverkets Intranät VLS/Verksnivå/Ekonomi/Representation/Extern och intern representation. Utarbetad av: /KRSC Sid 12 (18)

Livsmedelsverkets policy för representation återfinns på Livsmedelsverkets Intranät VLS/Verksnivå/Policydokument/Representationspolicy. Livsmedelsverkets instruktion om muta och bestickning finns på Livsmedelsverkets Intranät VLS/Verksnivå/Ekonomi/Representation/Muta och bestickning. 12.4. Bisyssla En tjänsteman i offentlig förvaltning får inte ha sådana bisysslor eller uppdrag som kan rubba förtroendet för dennes objektivitet eller opartiskhet eller som kan skada myndighetens anseende. Vid minsta tveksamhet om en bisyssla är oförenlig med rollen som företrädare för myndigheten Livsmedelsverket bör berörd kontrollperson kontakta närmaste chef. Livsmedelsverkets policy för de anställdas bisysslor finns på Livsmedelsverkets Intranät VLS/Verksnivå/Policydokument/Bisysslepolicy. 13. Ansvar och påföljder En tjänsteman som missköter sin tjänst eller utnyttjar den så att det skadar någon enskild kan antingen utsättas för disciplinpåföljd eller i vissa fall straffas enligt Brottsbalken. 13.1. Disciplinansvar Arbetsgivare kan med stöd av lagen om offentlig anställning (1976:600) meddela disciplinpåföljd för en tjänsteman som medvetet eller av oaktsamhet inte följer de bestämmelser m.m. som gäller för myndigheten. Påföljden är varning eller löneavdrag. Vid upprepad förseelse kan påföljden bli avsked. Frågor om disciplinansvar och -påföljd inom Livsmedelsverket handläggs av personalansvarsnämnden, som består av generaldirektören (ordförande), personalföreträdare och övriga ledamöter som utses av verket. 13.2. Tjänstefel Enligt Brottsbalken ska den som vid myndighetsutövning, uppsåtligt eller av oaktsamhet, åsidosätter vad som gäller för uppgiften dömas för tjänstefel. Straffet för tjänstefel är böter eller fängelse i högst två år. 13.3. Mutbrott Om en tjänsteman medvetet eller av oaktsamhet tar emot, blir lovad eller kräver en muta kan tjänstemannen dömas för mutbrott enligt Brottsbalken. Straffet för mutbrott är böter eller fängelse i högst två år. Livsmedelsverkets instruktion om muta och bestickning finns på Livsmedelsverkets Intranät VLS/Verksnivå/Ekonomi/Representation/Muta och bestickning. Utarbetad av: /KRSC Sid 13 (18)

13.4. Meddelarfrihet och brott mot tystnadsplikt En tjänsteman har enligt tryckfrihetsförordningen meddelarfrihet, det vill säga en grundlagsskyddad rätt att för publicering meddela uppgifter som denne har tagit del av på myndigheten, till exempel till en journalist. Endast uppgifter, inte handlingar får förmedlas och det får bara ske för publicering. Det finns undantag från meddelarfriheten, bland annat om uppgifter ur en allmän handling, för vilken myndigheten satt upp förbehåll för utlämnande. Vissa bestämmelser om tystnadsplikt gäller före meddelarfriheten. Om en tjänsteman medvetet eller av oaktsamhet röjer en uppgift som är sekretessbelagd enligt sekretesslagen kan denne straffas för brott mot tystnadsplikt. I vissa fall gäller undantag från detta, se 12.4. 14. Skadestånd Bestämmelser om skadestånd finns i skadeståndslagen (1972:207) och i förordning (1995:1301) om handläggning av skadeståndsanspråk mot staten. Om en tjänsteman genom fel eller försummelse i tjänsten orsakar en skada har arbetsgivaren principalansvar, det vill säga arbetsgivaren är skyldig att ersätta skadan. Vid synnerliga skäl kan arbetstagaren därefter bli skyldig att betala skadestånd till arbetsgivaren. Synnerliga skäl kan till exempel vara att tjänstemannen har handlat uppsåtligt eller grovt vårdslöst. Utarbetad av: /KRSC Sid 14 (18)

Bilaga 1 till instruktion Diarium, tjänsteanteckningar m.m. Bilaga 1 Exempel på handlingar som upprättas varje år och är kopplade till Diarieblad 1/2008 Journalblad Diarieblad 2/2008 Exportjournal Slakt 3/2008 4/2008 5/2008 6/2008 7/2008 8/2008 Hästjournal Journal för besiktning efter slakt Beslut Klinisk undersökning Mottagningsjournal Besiktningsresultat Handlingarna vid slakt ovan är sådana som ska upprättas enligt instruktion för Genomförande av offentliga kontroller vid slakt av tama hov- och klövdjur. I exemplet finns dock inte alla blanketter som ska användas enligt denna instruktion. För dessa och andra djurslag, se respektive instruktion för genomförande av offentliga kontroller vid slakt. Utarbetad av: KRSC Sid 15 (18)

Bilaga 2 till instruktion Diarium, tjänsteanteckningar m.m. Bilaga 2 Exempel på hur ett pärmsystem för handlingar kan se ut Pärm 999 Besiktning före slakt 3-5/2008 Pärm 999 Journal för besiktning efter slakt 6/2008 Pärm 999 Beslut 7/2008 Register 1.Mottagningsjournal 3/2008 2. Hästjournal 4/2008 3. Klinisk undersökning 5/2008 Pärm 999 Diarium 2008 Pärm 999 Besiktningsresultat 8/2008 Pärm 999 Exportjournal och exportintyg 2/2008 Register 1. Diarieblad 2. Journalblad 1/2008 3. Handlingar som inte finns i andra pärmar I exemplet ovan ska alla de handlingar, som inte finns i någon av de särskilda pärmarna, sättas in löpande under 3. i pärmen Diarium. I exemplet finns dock inte alla blanketter som ska användas enligt instruktion för Genomförande av offentliga kontroller vid slakt av tama hov- och klövdjur. För dessa och andra djurslag, se respektive instruktion för genomförande av offentliga kontroller vid slakt. Utarbetad av: KRSC Sid 16 (18)

Bilaga 3 Diarieblad, ifyllt exempel Diarieblad Bilaga 3 till instruktion Diarium, tjänsteanteckningar m.m. Anläggning, registrerat namn och kontrollnummer År Sida nr Nr 999 Nöt- och lammslaktarn AB 2008 1 Datum Handling Bilaga nr Signatur 3 januari Journalblad för år 2008 upprättat. 1 3 januari Exportjournal för 2008 upprättad, se pärm Exportjournal och exportintyg 2008. 2 3 januari Mottagningsjournal upprättad, se pärm märkt Besiktning före slakt 2008. 3 3 januari Hästjournal upprättad, se pärm märkt Besiktning före slakt 2008. 4 3 januari Klinisk undersökning, se pärm märkt Besiktning före slakt 2008. 5 3 januari Journal besiktning efter slakt upprättad, se pärm märkt Journal för besiktning efter slakt 2008. 3 januari Beslut före och efter slakt, se pärm Beslut 2008. 7 3 januari Besiktningsresultat, se pärm Besiktningsresultat 2008. 8 1 februari Avvikelserapport upprättad och överlämnad till slaktchef NN. 9 Uppföljande Avvikelserapport upprättad (se 1 februari) och överlämnad till 8 februari 10 slaktchef NN. 6 BS BS BS LIVS 035 2007 12 slv Intranät Adress Box 622, 751 26 Uppsala Sid 17 (18) Telefon 018-17 55 00 Telefax 018-10 58 48 E-post livsmedelsverket@slv.se www.livsmedelsverket.se

Bilaga 4 till instruktion Diarium, tjänsteanteckningar m.m. Bilaga 4 Journalblad, ifyllt exempel Journalblad 1/2008 Anläggning, registrerat namn och kontrollnummer År Sida nr Nr 999 Nöt- och lammslaktarn AB 2008 1 Datum Kl. Anteckning Signatur 7 januari 10 januari 1 februari 8 februari 8 februari Besiktning av regionens inspektör SS för utvidgat godkännande efter tillbyggnation av slakteriet för slakt av svin. Endast smärre avvikelser påvisades. Jag tog på mig att kontrollera om de blir åtgärdade och sedan rapportera internt till SS. Inspektion utförd av om avvikelserna från den 7 januari är åtgärdade. Ingen Avvikelserapport upprättad, eftersom avvikelserna var åtgärdade. Meddelat SS muntligt att avvikelserna från insp 7 jan är åtgärdade. Informerat produktionschefen KK. Utfört inspektion av fekala föroreningar på kroppar i svinslakten. Avvikelseapporten kommunicerad muntligt med och överlämnad till slaktchef NN. Utfört uppföljning av inspektionen den 1 februari. Avvikelseapporten kommunicerad muntligt med och överlämnad till slaktchef NN. Informerat om att rättsliga åtgärder kan bli aktuella och att avvikelserapporterna kommer att överlämnas till regioninspektör SS. Kontaktar SS per telefon och kommer överens om att skicka rapporterna till henne. LIVS 036 2007 12 slv Intranät Adress Box 622, 751 26 Uppsala Sid 18 (18) Telefon 018-17 55 00 Telefax 018-10 58 48 E-post livsmedelsverket@slv.se www.livsmedelsverket.se