Sidan 1 av 10 SAMVERKANSFORUM - ETT SAMARBETSPROJEKT LÄGESREDOVISNING 2007-12-31 SAMVERKANSFORUM BANVERKET - FORTIFIKATIONSVERKET - JERNHUSEN AB LUFTFARTSVERKET - NATURVÅRDSVERKET RIKSANTIKVARIEÄMBETET RIKSDAGSFÖRVALTNINGEN SJÖFARTSVERKET - SPECIALFASTIGHETER SVERIGE AB - STATENS FASTIGHETSVERK - SVENSKA KRAFTNÄT - VASALLEN AB - VÄGVERKET 1
Sidan 2 av 10 SAMVERKANSFORUM - ETT SAMARBETSPROJEKT Lägesredovisning 2007-12-31 av verksamheten 2007 INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING GEMENSAMMA MÅL OCH AKTIVITETER VERKSAMHETEN I NÄTVERKEN Arkitektur och kulturmiljö Förvaltning Hållbar utveckling Projektledning Regler och avtal Verksamhetsledningssystem BILAGOR Grupper och nätverk Samverkansforums Ekonomi Mötesdagar under 2007 Rapportering från Samverkansforums utvecklingsprojekt 2
Sidan 3 av 10 INLEDNING Samverkansforum startade genom en överenskommelse i maj 2001. Följande organisationer har under året ingått i samarbetsprojektet och varit medlemmar : Banverket Fortifikationsverket Jernhusen AB Luftfartsverket Naturvårdsverket Riksantikvarieämbetet Riksdagsförvaltningen Sjöfartsverket Specialfastigheter Sverige AB Statens fastighetsverk Svenska Kraftnät Vasallen AB Vägverket Syftet med Samverkansforum är att skapa förutsättningar för ett brett erfarenhetsutbyte och utveckling i gemensamma frågor bland statliga byggherrar och förvaltare. Samverkansforum är ett för medlemmarna gemensamt projekt, vars verksamhet finansieras genom medlemsavgifter och medlemsorganisationernas egna arbetsinsatser. Samverkansforums arbete har under året bedrivits i grupper och nätverk genom möten, seminarier, projekt och samarbete med andra aktörer. Verksamheten 2007 Möten, information och administration Samverkansforum har genomfört ett styrgruppsmöte och sex? ledningsgruppsmöten under året. Sammanträdesdagar för styrgrupp, ledningsgrupp och nätverk framgår av bilaga xxx och de publikationer som givits ut sedan starten 2001 redovisas i bilaga xxx. De finns även på hemsidan under rubriken Utvecklingsprojekt. Protokoll från möten finns att hämta på hemsidans medlemssidor. Under året har sex nätverk arbetat med erfarenhetsutbyte, seminarier och projekt. Medlemsorganisationerna deltar i de nätverk som man bedömer som mest relevanta för den egna verksamheten. Närvaron vid nätverksmötena varit relativt låg utom för Regler & avtal. Det har uppfattats bero delvis på att medlemsorganisationerna är så slimmade att man inte kan/hinner medverka i Samverkansforums nätverk men även på att verksamheten inte alltid ät tillräckligt tydligt prioriterad inom medlemsorganisationerna. Ledningsgruppen har bedömt att arbetsformerna behöver förnyas och har därför beslutat att genoföra ett seminarium i början av nästa verksamhetsår för fördjupad genomgång av verksamhetens inriktning och arbetsformer tillsammans med nätverksordförandena. Administrationen har skötts av ett kansli, samlokaliserat med andra aktörer inom byggområdet såsom BIC, BQR, Byggherrarna, FIA och Kretsloppsrådet. Från och med 2007 har de kostnader som uppstått betalats av olika medlemmar. Ekonomifrågorna har sedan reglerats genom clearing mellan medlemmarna utifrån kostnadssammanställning upprättad av kansliet och internreviderad Kerstin Keereweer, Svenska Kraftnät. 3
Sidan 4 av 10 Hemsidans medlemssidor är den samlade informationskanalen för Samverkansforums verksamhet. Där finns såväl aktuella dokument, kalendarium mm som äldre information arkiverad. Därutöver har kansliet utarbetat tre informationsblad, i februari, april, och inför sommaren. Dessa har sänts ut till medlemsorganisationerna och samtliga personer som på något sätt medverkar i Samverkansforums grupper och nätverk samt till andra samarbetsinstanser. De finns också att hämta på Samverkansforums hemsida utan inloggning. Samverkansdagen 2007 Seminariets rubrik var Att hålla näsan över vattnet? Presentationer om hur vägar, järnvägar och övrig bebyggelse och infrastruktur påverkas av klimatförändringar gjordes och följdes av en paneldebatt. Inför denna ställde moderatorn Åsa Söderström Jerring tre frågor: - Borde de statliga verksamheternas arbete kring miljömålen samordnas? - Har Samverkansforum någon roll i detta sammanhang och i så fall vilken? - Finns det tillräckliga förutsättningar eller krävs insatser från regering och riksdag? Och hon fick följande svar: - Det är bra med samordning av arbetet kring miljömålen och det sker redan i viss utsträckning. - Samverkansforum roll är främst forum för erfarenhetsutbyte och det kan leda långt, inte minst om det kombineras med benchmarking. - Det finns goda förutsättningar för Samverkansforum och dess medlemmar att bidra i arbetet för hållbar utveckling och minskad klimatpåverkan, men regering och riksdag kan gärna vara tydligare med sina krav på verk och bolag inom dessa områden. Träff med regeringskansliet Den 29 augusti i år träffande styrgruppens och ledningsgruppens ordföranden och kansliet statssekreterarna Elisabet Falemo, M-dep. och Ola Alterå, N-dep. och presenterade verksamheten i Samverkansforum. En kortfattad redovisning från mötet finns på hemsidans medlemssidor under rubriken Verksamhetsdokument i mappen Samverkansforum_diverse. Kompetensförsörjning speciellt projekt En arbetsgrupp bestående av Robert Wibom (sammankallande), Lars Redtzer och Kajsa Sundberg har utarbetat ett förslag som styrgruppsmötet beslutat om 30 november, se hemsidans medlemssidor. Som underlag för arbetet har arbetsgruppen - sänt ut en enkät till medlemsorganisationerna samt gått igenom vad som anges på medlemsorganisationernas hemsidor beträffande rekrytering mm - inventerat pågående aktiviteter - genomfört ett miniseminarium med personalchefer o.likn. från några av medlemsorganisationerna Arbetet har överlämnats till en projektledare och fortsätter 2008. Samarbete med andra organisationer speciellt projekt Samverkansforum och dess medlemmar är med i flera andra organisationer och samarbeten som anknyter till Samverkansforums verksamhet. För att dra nytta av arbetet som sker inom andra organisationer och undvika dubbelarbete behöver samarbetet struktureras dels utifrån vilka frågor som de olika organisationerna arbetar med, dels vilka frågor som prioriteras inom Samverkansforum för närvarande. Ett arbetsgång för samarbetet har tagits fram av en arbetsgrupp bestående av Jari Lalli, sammankallande, Lars Lidén, Lars Redtzer och Kajsa Sundberg. Den finns på hemsidans medlemssidor. 4
Sidan 5 av 10 Nätverket Arkitektur och kulturmiljö Under 2007 har vi följande tema/projekt på listan: 1. Regeringens handlingsprogram, 5 år senare 2. Årlig seminariedag kring arkitekturfrågor 3. Upphandling av Arkitektpåverkande tjänster 4. Projektutvärdering: deltagande i övergripande projekt inom SF 5. Styrningsmodeller för kvalitetssäkring: internt seminarium Under 2007 lägger vi ihop pkt 1o2 till ett internt seminarium med Rådet för Arkitektur 27/11 Vi har haft ett möte med Regler o avtal om upphandling och den 25/10 kommer vi att diskutera styrningsmodeller för kvalitetssäkring hos Rolf Egertz på Riksdagsförvaltningen. Detta möte var även en förberedelse inför seminariet 27 november med Rådet för Arkitektur. Under nästa år vill vi gärna fortsätta med årets teman och dessutom utveckla ett gemensamt projekt för att levandegöra(lansera) vår fastighetsbestånd. Nätverket Förvaltning Eftersom projektet Erfarenhetsutbyte och utveckling av arbetet med energifrågor i stor utsträckning hade samma syfte som det redan genomförda UFOS-projektet Energikicken ströks nätverkets projekt och medlemsorganisationerna nyttjar i stället UFOS-projektet. Aktiviteten har varit relativt låg i nätverket. Det har varit få deltagare i nätverkets möten och det har varit svårt att genomföra projekt. Nätverket Ekologiskt hållbar utveckling Nätverket har genomfört fyra möten under året varav ett i form av seminarium om avfallshantering kombinerat med studiebesök dels för att studera effektiv sortering av byggavfall, dels för att studera hur byggavfall hanteras vid en avfallsanläggning. Syftet var att erhålla fördjupad kunskap kring avfallshantering för att kunna uppnå miljömål, miljöpolicys på ett önskvärt sätt. Nätverket Projektledning verksamhet 2007 Nätverket har utbytit erfarenheter bl a genom att genomföra respektive möte vid varandras organisationer, samt framför allt diskuterat frågor kring kompetenskrav på projektledare. Extern resurs har engagerats i nätverkets arbete. Under året har 3 möten hållits: -Februari vid Vasallen i Örebro -April vid RAÄ förlagt som studiebesök vid pågående renovering av Mälsåker slott -September vid Specialfastigheter i Stockholm Ett inplanerat möte återstår för året. Projektforums certifiering och Byggherreforums Master Class utbildning har berörts. Projektforum är en sammanslutning av företag och organisationer och är verksamma i ett 30-tal länder. Projektforum certifierar projektledare i fyra nivåer där den högsta nivån benämns projektchef. Certifiering sker på det egna systemet och man tittar på ledarskap, erfarenhet och personlig kompetens. Certifieringsprocessen för nivå B kvalificerad projektledare, tar c:a fem månader och gäller i fem år. Ytterligare information kan hämtas på: 5
Sidan 6 av 10 www.projektforum.se och www.projektledarcertifiering.se Byggherreforums Byggherreclass som tar sikte på att höja byggherrekompetensen. Byggherreclass är en högskoleutbildning om 40 poäng där kurserna är förlagda till olika högskolor med relevant inriktning. Utbildningen har startat. Mera information kan hämtas på: www.byggherreclass.se Nätverket Regler & avtal Nätverket Regler och Avtal har under året träffats fem gånger, varav ett möte tillsammans med nätverket för Arkitektur och kulturmiljö. Nätverket har nio deltagare från de olika medlemsföretagen och ägnar sig i första hand åt kunskaps- och erfarenhetsutbyte kring lagar och regelverk med koppling till företagens roll som statliga byggherrar och fastighetsförvaltare. Under 2007 har främst frågor kring tillämpningen av AB 04 och ABT 06 samt förberedelser inför kommande revideringar av ABK och LOU varit uppe på dagordningen. Ett tvådagars seminarium med extern kompetens har genomförts då särskilt behandlades frågor med anledning av den kommande LOU-revideringen. Underlag för revidering av administrativa föreskrifter (AF) har utarbetats med anledning av ny AF AMA 07. Nätverket Verksamhetsledningssystem Mål för nätverkets verksamhet är att öka kunskapen och nå samsyn kring viktiga områden som rör verksamhetsledningssystem samt sprida kännedom om dessa och bidra till utvecklingen. Av Samverkansforums 13 medlemsorganisationer har 9 utsett representanter till nätverket: Banverket, Fortifikationsverket, Luftfartsverket, Naturvårdsverket, Sjöfartsverket, Specialfastigheter, Statens fastighetsverk, Svenska kraftnät och Vägverket. Nätverket har under året träffats vid 5 heldagsmöten. Deltagarfrekvensen vid mötena har i genomsnitt varit 6 personer. Då det varit möjligt har mötena förlagts till någon av medlemsorganisationerna. Följande platser har besökts: Vägverkets Regionkontor i Solna Specialfastigheter Stockholm Armémuseum Stockholm Mötena har i huvudsak ägnats åt erfarenhetsutbyte samt att följa upp de pågående projektens planering och genomförande. Då mötena förlagts till någon av medlemsorganisationerna har programmet även omfattat en presentation av värdorganisationen och dess verksamhet. En aktivitet har också genomförts i seminarieform. De skedde då projekt 1 genomförde ett seminarium på Riddarholmen i Birger Jarls Torn, en byggnad som förvaltas av Fastighetsverket. Till seminariet hade bjudits in ett 20-tal deltagare från medlemsorganisationerna. Följande 3 utvecklingsprojekt var planerade att genomföras under året. - Projekt 1: Hur kan man få mål- och resultatstyrning och processtyrning att samverka för att möjliggöra en effektivare verksamhet? - Projekt 2: Hur arbetar man med och stimulerar till ständiga förbättringar? - Projekt 3: Hur utvärderas verksamhetsledningssystemet och dess effekter? 6
Sidan 7 av 10 Projekt 1 genomfördes planenligt bl.a. i form av ett seminarium som anordnades av den arbetsgrupp som utsetts för att genomföra projektet. Vid seminariet diskuterades olika frågeställningar kopplade till ämnesområdet. Projektet finns redovisat på Samverkansforum hemsida. Projekt 2 genomfördes av en annan arbetsgrupp som bl.a. deltog i ett seminarium anordnat av konsultföretaget C2. Även detta projekt har redovisats på hemsidan. Pga tidsbrist hos nätverkets deltagare kunde inte projekt 3 genomföras som planerat under 2007. Projektet förs därför över, med något utökat omfattning, till verksamhetsåret 2008. EKONOMI Nätverket hade en budget för året på 100.000 kr vilket avsåg kostnader för att driva projekten. Av de anslagna medlen har endast knappt 27.000 kr förbrukats. Den stora skillnaden förklaras av att ett av projekten, Projekt 3, inte genomförts och att Projekt 2 genomförts utan det seminarium som ursprungligen planerats. Detta innebar bl.a. att kostnader för föredragshållare inte uppstod. 7
Sidan 8 av 10 Bilaga 1 Aktiviteter 2007 projekt, seminarier o.likn. Aktivitet Vem Vad har gjorts hittills Samverkansdagen 2007 Kansliet och arbetsgrupp Dagen ägde rum 30 maj 2007 i Ingenjörshuset lokalen var samordnad med BQR som genomförde ett internationellt seminarium direkt efter Samverkansdagen. Presentationer från Samverkansdagen och ett kort referat finns Träff med RK, statssekreterarna Elisabet Falemo, M-dep. Och Ola Alterå, N-dep. För presentation av verksamheten i Samverkansforum Projekt om Kompetensförsörjning Projekt om Samarbete m andra organisationer Förstudie om Gemensam elupphandling Regeringens handlingsprogram, 5 år senare nya aktiviteter Årlig seminariedag Upphandling av arkitekturpåverkande tjänster Projektutvärdering deltagande i övergripande projekt inom SFV Styrningsmodeller för kvalitetssäkring internt seminarium Styrgruppens och ledningsgruppens ordföranden och kansliet medverkade Arbetsgrupp under ledningsgruppen Arbetsgrupp under ledningsgruppen Arbetsgrupp under ledningsgruppen Nätverket Arkitektur Nätverket Arkitektur Nätverken Arkitektur och Regler & avtal Nätverket Arkitektur Nätverket Arkitektur utlagt på hemsidan utan inloggning. En kortfattad redovisning från mötet finns på hemsidans medlemssidor under rubriken Verksamhetsdokument och i mappen Samverkansforum_diverse Förslag utsänt t medlemsorganisationernas personalchefer för synp. t 2 nov, diskuterat i ledningsgr 16 nov redovisas f beslut i styrgruppen 30 nov. Kontakter med Byggherrarna, BQR, FIA, Kretsloppsrådet, UFOS pågår. PM2007-03- 22Rev.2007-10-05 Samarbete med andra organisationer - översiktlig kartläggning finns på hemsidans medlemssidor Konsult upphandlad? Internt seminarium 27 november tillsammans med statens Råd för Arkitektur Gemensamt möte 4 sept., se protokoll på hemsidans medl. Utgår Diskussion om styrningsmodeller för kvalitetssäkring 25 okt. Detta är delvis forts på seminariet 4 sept. tillsammans med R&A Ej avslutat /genomfört Definition av drift och underhåll Nätverket Förvaltning fas 2 Erfarenhetsutbyte och utveckling Nätverket Förvaltning Projektet ersätts genom att medlemsorganisa- av arbetet med energifrågor tionerna nyttjar UFOS Energikicken Samarbete med Kretsloppsrådet Nätverket Ekologiskt Nätverket är representerat vid möten i Kretsloppsrådets hållbar utveckling Byggherrelåda och har även (HUT) medverkat i rådets projekt om byggavfall Temaseminarium avfall Nätverket HUT Ett temaseminarium om avfall genomfördes i april, se protokoll/anteckningar Temaseminarium om miljökrav Nätverken HUT och Seminariet var planerat till nov men skjuts på vid upphandling Regler &avtal till 2008 Kompetenskrav för statliga Nätverket Projektledning Konsult upphandlad för uppdraget projektledare Sidoanbud Villkor för tilllämpning Nätverket Regler & Behandlas återkommande vid nätverkets möten avtal Sammanfattning om AMA finns med som bila- Ramavtal Nätverket Regler & ga till protokoll. avtal Lagen om offentlig upphandling Nätverket Regler & avtal 8
Sidan 9 av 10 AB-regelverket Hur ska man få mål-&resultatstyrning och processorientering att samverka för att möjliggöra en effektivare verksamhet Hur arbetar man med och stimulerar till ständiga förbättringar? Hur utvärderas verksamhetsledningssystem &dess effekter? Nätverket Regler & avtal Nätverket Verksamhetsledningssystem Nätverket Verksamhetsledningssystem Nätverket Verksamhetsledningssystem Projektet avslutat och redovisning finns på Samverkansforums hemsida Projektet avslutat och redovisning finns på Samverkansforums hemsida Projektet genomförs 2008 9
Sidan 10 av 10 Bilaga 2 Projektet Samverkansforum - Ekonomi Intäkter Budget 2007 Utfall 2007 Medlemsavgifter 2007 900 000 kr 900 000 kr Överskott från 2006 - Preliminärt 305 000 kr 0 kr 1 Särskild finansiering (UFOS) 350 000 kr 350 000 kr SUMMA 1 555 000 kr 1 250 000 kr Gemensamma kostnader Kansli - hyra inkl drift Vasag 52: 55 000 kr - telefon: 5 000 kr - NVs kanslipersonal : 400 000 kr - övriga omkostnader: 40 000 kr 500 000 kr 517 400 kr Möten mm - styrgrupp & ledningsgrupp: 20 000 kr - Samverkansdagen 2007: 100 000 kr 120 000 kr 2 500 kr 44 500 kr Byggsektorns kretsloppsråd 50 000 kr 45 000 kr Hemsida 40 000 kr 15 300 kr Speciella projekt - gemensam elupphandling 40 000 kr 0 kr - kompetensförsörjning 0 kr 5040 kr - samverkan m andra organisationer 0 kr 0 kr Reserverat till beslutade projekt 85 000 kr 108 760 kr DELSUMMA 835 000 kr 738 500 kr Nätverkens kostnader Arkitektur 60 000 kr 1 000 Kr Förvaltning 60 000 kr 0 kr Hållbar utveckling 50 000 kr 43 000 Kr Projektledning 60 000 kr 60 000 kr Regler och avtal 40 000 kr 36 000 kr Verksamhetsledningssystem 100 000 kr 21 500 kr DELSUMMA 370 000 kr 161 500 kr Projekt och medverkan med särskild finansiering UFOS 350 000 kr 350 000 kr Resultat exkl UFOS 0 kr 0 kr återbetalat till medlemsorganisationerna under 2007 1) Överskott från 2006 10