Kort om Effso Effso utvecklar Inköpsorganisationer Hjälpa till med rekrytering Hyra ut resurskonsulter vid arbetstoppar Träna befintlig personal genom workshops Tillhandahålla en verktygslåda Står för inköp av indirekt material Jobbar heltäckande men BARA inom INKÖP
Bra informationskanaler Offentlig upphandling www.konkurrensverket.se Silf Sveriges Inköp & Logistik Förbund www.silf.se Studerandemedlem. International Federation for Purchasing and Materials Management www.ifpmm.org Researching, Developing, Networking and Sharing Innovation and Best Practice in Purchasing Transformation Worldwide www.futurepurchasing.com måndag den 14 november 2011 3
Andra intressanta sidor. CAPS www.capsresearch.org APICS www.apics.org CIPS www.cips.org ELA www.elalog.org IPSERA www.ipsera.org ISM www.ism.ws måndag den 14 november 2011 4
Diverse information http://tools.effso.se/html/allmant.html På Effsos hemsida finns Tools där man kan hitta en hel del information om Inköp
Agenda Introduktion Inköps grunder Inköps plats i distributionskedjan måndag den 14 november 2011 6
Vad är inköp? Exempel på definition: Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till att företaget mottar en externfaktura måndag den 14 november 2011 7
Gustav Vasa som inköpare I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar Gustav Vasa (ca 1496-1520) Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora på 1500-talet måndag den 14 november 2011 8
Kort historisk återblick The early years 1850-1900 Utbyggnad av järnväg drev utveckling. Inköpsfunktion upprättas Rapporterar till VD Growth of Purchasing Fundamentals (1900 1939) Rutiner och processer fokus på råmaterial The war years (1940 1946) Brist på material tydliggjorde inköpsfunktionens betydelse The quiet years (1947 mid 1960s) Inköpsavdelning ett nödvändigt ont.. Ford inser dock betydelsen och inrättar analysavdelning Material Management (mid 1960s to mid 1970s) Planering, inköp och lager samorganiseras Leverantör på armlängds avstånd, prisfokus måndag den 14 november 2011 9
Kort historisk återblick forts. The global era (mid 1970s to 1999) Ökad teknisk komplexitet specialisering Fokus på kärnverksamhet outsourcing Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Koordinering av inköpsaktiviteter genom www. Leverantörer och därmed inköpsfunktionen ökar i betydelse Integrated Supply Chain Management (2000 - ) Inköpsfunktionen styr leverantörsnätverk Inköpsstrategier starkt knutna till företags framgång Närmare och öppnare samarbete med leverantörer Fortsatt utveckling av möjligheterna via www. måndag den 14 november 2011 10
Role of Procurement Sales is absolutely necessary for business Sales gives a profit opportunity Sales is in focus in most businesses Sales can also create problems and losses Sales increase means at best 10 % bottom line impact Procurement brings profit to business
Role of Procurement A van Weele Cost (cost reduction) Value (end customer value creation) Risk (Risk Management) Björn Axelsson Rationalization role (cost reduction) Developing role (end customer value creation) Structure role (Impact on supplier market)
Funktioner som inköp arbetar med i en större organisation. Planering Logistik Marknad Försäljning Transport och skeppning Produktion och lager Ekonomi Internleverantörer Produktutveckling - mkt viktigt och ofta ett eftersatt område. Kvalitet Ledningsgrupp. måndag den 14 november 2011 15
The purchasing process on two levels Identification of the need Functional specification Determine Sourcing strategy Draft and conclude contract Order Receive Negotiate Evaluate bids Pay Receipt invoice Define evaluation criteria Repeat if needed Invite bids Select suppliers Identify potential suppliers
Roller
Taktiskt v/s strategiskt inköp Tydliga begrepp inte etablerade En tankemodell är att se på tidsfaktorn: Operativt 0-0,5 år Taktiskt 0,5-2 år Strategiskt 2 år > måndag den 14 november 2011 18
Three levels with focus on Total Cost. Who does what? Objectives Strategic Process improvement Consider fundamental process Process re-engineering Major outsourcing issues. Tactical Focus on improvement suppliers and contracts portfolio. Operational Identification of major internal and external cost drivers. Suppliers feedback. Monitor performance. Supplier selection Volume allocation. Cost to product allocation. Managing of supplies and performance measurement of suppliers.
Passiv V/S Aktiv inköpsorganisation Passiv (då) Väntar på att bli uppsökt av leverantörer och bli informerad om möjliga lösningar Alternativ presenteras och bedöms av inköpsenheten. Problemlösningarna utvecklas av leverantör enskilt. Inköp väljer från marknadens meny. Spenderar pengar. En dominerande strävan är att spara på utgifterna. Låga kostnader för inköpsenheten och minsta möjliga spendering eftersträvas. Övertygas av leverantören om att den erbjudna problemlösningen är bäst. Passivt genom ja eller nej på propåer. Aktiv (nu) Söker själv upp leverantörer för att finna de bästa resurserna. Informerar om egna behov och önskemål och skapar lösningar tillsammans med leverantörer. Skapar värden till gagn för företagets bästa. Kostnadseffektivitet är viktigt men också inslag av affärsutveckling. Övertygar leverantören om att företaget är en intressant partner med intressanta behov. En relation som kan vara stimulerande, lönsam och lärorik måndag den 14 november 2011 20
Grunder sammanfattning Inköp hanterar relationerna med leverantörerna Leverantörerna levererar varor och eller tjänster Leverantörerna återfinns i Leverantörsreskontran (ej LÖN eller SKATT) Inköp kan även definieras Avtal Beställning
Grunder sammanfattning forts. Inköp omfattar 15 90 % av kostnadsmassan Inköps påverkan på resultatet varierar därför Inköp omfattar ibland hela Supply Chain (att leda hela området från leverantörens leverantör till slutkund) Inköp organiseras på många olika sätt Ansvaret definieras i organisationen det finns ingen allmängiltig definition
Definitions Definitions of the notions of purchasing, procurement and supply I will not say that there are as many definitions as there are professors or associations but it seems like it!!
SIS - Standard Att leda en mervärdesskapande Inköpsorganisation (CWA-PUMA ; SIS-CWA 15896-1:2009) Inköp finns även berört i ISO 9001
Definitions Logistics Logistics - (business definition) Logistics is defined as a business planning framework for the management of material, service, information and capital flows. It includes the increasingly complex information, communication and control systems required in today's business environment. -- (Logistix Partners Oy, Helsinki, FI, 1996) Logistics - The procurement, maintenance, distribution, and replacement of personnel and materiel. -- (Websters Dictionary) Procurement Van Weele s definition: The management of the company s external resources in such a way that the supply of all goods, services, capabilities and knowledge which are necessary for running, maintaining and managing the company s primary and support activities is secured at the most favorable conditions 25
Definition purchasing. Where procurement and supply processes are still developing, so are the definitions. Compared with that the definition of purchasing is more clear cut. It covers the six by now classic activities Specify, select, contract, order, monitor and aftercare. Differentiation in tactical- and operational purchasing. The cut is between contracting and ordering. Strategic purchasing. In essence part of procurement. Focus is on improvement of fundamental process, business proces reengineering and major outsourcing issues.
Semantics Logistics Material handling Transport Warehousing Supply Chain Value Chain Buying Purchasing Procurement Supply Management Sourcing Category Management
Supply Chain Management Professors of Logistics and Procurement claims to be Professors of SCM In books SCM sometimes is Logistics and sometimes Procurement Clear is that semantics are not clear 28
Definition of concepts Operational Source: Purchasing and SCM 5 th ed. by A.J. Van Weele
Purchasing roles Technical dimension Determine specifications Audit suppliers quality organisation Value analysis Quality Control Supplier selection Draw up contract Commercial dimension Supply market research Supplier visits Requests for quotations Evaluate quotations Negotiations with suppliers Purchasing function Logistical dimension Optimisation of ordering policy Order expediting and follow-up Incoming inspection Monitoring delivery reliability Administrative dimension Order handling, expediting and filing Checking supplier invoices Checking payments to supplier
% of Buyer s time Traditional Role Time Usage and Competencies Needed New Role Additional new activities Source: Peter Hines, Cardiff Business School 100% Traditional time used compared with new roles Administration Cost Reduction and Cost Planning Activities Quality Problems Supplier Measurement and Improvement Activities Expediting Information and Parts Delivery Market Testing via Competitive Quotes Supplier Strategies Component Development Strategies Administration Price Negotiation Price Negotiation
Generic Procurement process Needs analysis process Market analysis process Agreement process Supply process Payment & Follow-up process
Supply Chain Risker i the Supply Chain? 33
The role of purchasing in the value chain
Commonalities and differences Logistics From supplier to customer Products for the end customer Inbound and outbound Concepts and layouts Activity driven Procurement From supplier to customer Products for the end customer Inbound MRO s Investments Value driven (then as best) 35
Development in SCM Development of Procurement 1960 2010 is Logarithmic! Development of Logistics 1960 2010 is more step by step? 1970 - Capital rationalization 1990 - Pull replaces Push Now - everything is Logistic 36
TRENDS in Procurement Integration in the company business (Closer to business) Procurement interacting with top management Top Mgt New insights and new demands Interfere in the supplier markets Proactive Value creation
Purchasing (SCM) position and impact on business High Bottom line impact Low Low SCM position High
Supply Chain Logistics and Procurement Two silos One process Different coverage Fight or cooperation Semantics 39
The way forward Can Procurement and Logistics meet? Obstacles: Semantics Religion (Stubborn people) Solution: Work together and learn from each other 40
It s a cross-functional team work! 2007-09-29 Handelshögskolan - Procurement development and modern Procurement roles 41
Kraljic s purchasing matrix for choice of strategy Financial impact High Low Competitive procurement Leverage items System agreemente-business solution Standard items Partnership Strategic items Reliable supply - search alternative Bottleneck items Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 42
Impact on Procurement Context World Economic Development Culture Supplier markets Behaviour CSR Company Purchasing Policy Suppliers Policy Customers Values Goals Culture Goals Values Stakeholders Cost Risk Value Goals Behaviour Political Development Global Warming
Total Cost of Ownership- TCO Sum of all cost connected with the procurement Including logistics, capital, warehousing Including maintaining, training One time cost and annual cost Scraping or waste cost 44
CEO/CFO Map DuPont model Interest- Income Cost of purchased goods + Labor Cost Revenue - Total Cost of sold products + Net income before depreciation - Depreciation Net profit after depreciation Revenue Profit margin + Other costs x ROI Store + GIP Receivables Cash + Current assets + + Fixed assets Revenue Capital employed Capital Turn over
Risk Management Supply Economic Quality Legal Business Political Currency rates Image IPR Persons resources, handling Stake holders, Internal & External Strikes Nature catastrophes CSR Crisis
From LOGY conference 2010 TREND Regional production and distribution Replaces 1 production site and global distribution 47
TRENDS in Procurement 1. Risk Management 2. CSR incl. Global Warming 3. Supplier development 4. Global perspective 5. Logistics integration 6. Low cost trade/sourcing (Best Cost) 7. Long AND short term views 8. Strategic approach