Försäkringskassans uppförandekod 2014
GD har ordet Vi tror många gånger, kanske lite naivt, att korruption bara finns i andra länder och kulturer. Men sanningen är att även vi på Försäkringskassan kan beröras av frågan, direkt eller indirekt. För att motverka korruption finns mängder av regler att följa och jag tror att vi alla är kunniga och insiktsfulla inte bara om gällande regler, utan också om vikten av dessa. Men det är viktigt att vi för samtal om vad uppförandekoden innebär för oss och hur vi värnar de principer som där beskrivs. Vi behöver också föra samtal kring andra dilemman som kan uppstå i en stor organisation som vår. Det är min förhoppning och tro att den här uppförandekoden ska vara en hjälp i dessa diskussioner. I den här versionen av uppförandekoden har bland annat delarna om meddelarfrihet uppdaterats och kompletterats. Dan Eliasson 3
Innehåll Om uppförandekoden 5 Försäkringskassans kundlöften 5 Försäkringskassans ledningsfilosofi 6 Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda 6 Ett förtroendefullt arbetssätt 8 Offentlighet och sekretess 9 Saklighet och opartiskhet 11 Sociala medier 12 Köp av varor och tjänster 13 Representation 14 God ordning för attest 14 Likabehandling och mångfald 15 Saklig och objektiv rekrytering 16 Trygg och säker arbetsplats 16 Möten och resor 17 Miljö 17 Rapportera missförhållanden 19 Så här gör du en anmälan 18 4
Om uppförandekoden Uppförandekoden förklarar hur vi som arbetar på Försäkringskassan sköter verksamheten på ett etiskt, socialt och miljömässigt riktigt sätt. Den tar upp det förhållningssätt som gäller inom Försäkringskassan och i våra kontakter med kunder, samarbetspartner, leverantörer och samhället i övrigt. Här finns regler och principer som alla medarbetare på Försäkringskassan behöver känna till och följa. Vi uppmanar även våra partner och leverantörer att följa dem. Varje chef bidrar till att skapa en kultur som följer koden och tar personligen initiativ för att säkra att alla följer den. Chefen arbetar med att förebygga, upptäcka och hantera varje tillfälle där koden inte följs inom det egna verksamhetsområdet. Varje medarbetare förväntas ha kunskap om och ta ansvar för att agera utifrån uppförandekoden och de dokument som den hänvisar till. Uppförandekoden kommer att ses över minst en gång om året. All information kan du också hitta på intranätet Fia. Uppförandekoden utgår från Försäkringskassans kundlöften, Försäkringskassans ledningsfilosofi och den gemensamma värdegrunden för de statsanställda. Försäkringskassans kundlöften Kundlöftena bygger på hur vi vet att våra kunder vill att Försäkringskassan ska vara. Det här är våra kundlöften: Du känner alltid att vi möter dig med respekt och förståelse. Du känner alltid att vi gör din vardag tryggare. Du känner alltid att vi gör det enkelt för dig. 5
Försäkringskassans ledningsfilosofi Av ledningsfilosofin framgår att Försäkringskassan styr och leder ifrån en människosyn som bygger på tilltro, respekt och omtanke en helhetssyn på vår verksamhet som bygger på att vi skapar värde för de vi finns till för. Vi tillämpar ett systemsynsätt. Ledningsfilosofin riktar sig till alla medarbetare och baseras på Försäkringskassans uppdrag, att rättssäkert och effektivt administrera försäkrings- och bidragssystemen och ge god och likvärdig service. På det sättet når vi statsmakternas mål om ekonomisk trygghet för kvinnor, män och hushåll i olika livssituationer. Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda Värdegrunden kan sammanfattas i sex grundläggande principer: Demokrati är den överordnade principen som slår fast att all offentlig makt i Sverige utgår från folket och att medborgarna därmed är de statsanställdas uppdragsgivare. Legalitet tydliggör kravet på myndigheterna att bedriva sin verksamhet under och med stöd av lagarna. Objektivitet, saklighet och likabehandling handlar om vad som ska känneteckna tjänstemannens agerande och har nyckelord som oberoende, opartiskhet, integritet och likabehandling. Fri åsiktsbildning handlar om grundläggande värden och har öppenhet som ett nyckelord, samtidigt som bestämmelser om sekretess för att skydda enskildas integritet ska vägas in. Respekt för alla människors lika värde och för den enskilda människans frihet och värdighet handlar om jämlikhet, jämställdhet, medmänsklighet och integritet. 6
Effektivitet och service ställer krav på såväl god hushållning med statens resurser som gott bemötande av allmänheten, där både lättillgänglighet och måluppfyllelse är nyckelord. Reglerna i värdegrunden och i denna uppförandekod grundar sig på 1 kap. 1, 2 och 9 regeringsformen. Du hittar värdegrunden i Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda som finns på regeringen.se. 7
Ett förtroendefullt arbetssätt Du uppträder så att du bidrar till att allmänheten har ett stort förtroende för Försäkringskassan. Därför sätter du dig inte i en situation där du ens kan misstänkas för att ha blivit påverkad på ett otillbörligt sätt i din tjänsteutövning. Vi som arbetar på Försäkringskassan följer regler håller oss opartiska i vårt uppdrag hanterar de pengar som vi förvaltar effektivt och med gott omdöme erbjuder inte och tar inte emot pengar eller opassande gåvor. Reglerna om mutor och handel med inflytande finns i brottsbalken. Du kan läsa mer om tagande och givande av mutor i riktlinjerna (2005:12) Mutor och handel med inflytande och på intranätet Fia. 8
Offentlighet och sekretess Offentlighetsprincipen är en grundläggande princip för vårt statsskick. Ett uttryck för den är rätten att ta del av allmänna handlingar. Meddelarfriheten ger dig, med några få undantag, rätt att fritt (det vill säga utan hinder av sekretess) yttra dig i massmedier, till exempel tidningar, radio och TV. Detsamma gäller om du till en journalist eller författare lämnar ut uppgifter för publicering i sådana medier. Det är dock aldrig tillåtet att för publicering lämna ut en allmän handling som innehåller sekretessbelagda uppgifter. I anknytning till meddelarfriheten gäller också ett efterforskningsförbud, som innebär att det är förbjudet för företrädare för statliga och kommunala myndigheter att försöka ta reda på vem som lämnat uppgifter till media för publicering. Samtidigt som vi följer reglerna om offentlighet är vi skyldiga att tillämpa de bestämmelser om sekretess som begränsar rätten att ta del allmänna handlingar. Att vi hanterar integritetskänsliga uppgifter på ett riktigt sätt har stor betydelse för förtroendet för Försäkringskassan. Vi som arbetar på Försäkringskassan följer de lagar och föreskrifter som reglerar offentlighetsprincipen och vi hanterar integritetskänsliga uppgifter på ett riktigt sätt. I handläggning av ärenden, upphandlingar och i andra sammanhang där sekretessreglerade uppgifter förekommer följer vi bestämmelserna om sekretess. Om du medvetet tar del av information som du inte behöver för de ärenden du ska handlägga, kan du göra dig skyldig till otillåten informationssökning. Försäkringskassan kontrollerar regelbundet hur medarbetarna tar del av information i myndighetens system. Du behöver känna till de regler om offentlighet, sekretess, behandling av personuppgifter och informationssäkerhet som är relevanta för dina arbetsuppgifter. 9
Reglerna om offentlighet och sekretess finns i tryckfrihetsförordningen, offentlighets och sekretesslagen (2009:400), och i offentlighets- och sekretessförordningen (2009:641). Du kan läsa mer i vägledningen (2001:3) Offentlighet eller sekretess? Du kan läsa om informationssäkerhet i riktlinjerna (2009:05) för informationssäkerhet medarbetare och i riktlinjerna (2011:7) för utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter. Du hittar information på intranätet Fia och utbildning om bland annat otillåten informationssökning i Kompetensportalen. 10
Saklighet och opartiskhet Alla måste kunna lita på att Försäkringskassan är saklig och opartisk och att handläggning och beslut inom försäkring och administration inte färgas av privata intressen eller liknande. Vi som arbetar på Försäkringskassan agerar på ett sakligt och opartiskt sätt. Det innebär: att vi inte handlägger ärenden som gäller oss själva eller någon som vi har en relation till att vi inte beslutar i ett ärende som på något sätt gynnar oss själva eller någon närstående att vi inte har bisysslor som kan komma att rubba förtroendet för vår egen eller annans opartiskhet i arbetet eller som kan skada Försäkrings kassans anseende. Med bisyssla menas i princip varje sysselsättning som ligger vid sidan av anställningen. Det kan vara en annan anställning, ett uppdrag, föreningsverksamhet eller egen verksamhet oavsett om den bedrivs som firma eller inte, hobbyverksamhet med mera. Reglerna om jäv finns i 11 och 12 förvaltningslagen (1986:233). Du kan läsa mer i vägledningen (2004:7) Försäkringskassan och förvaltningslagen. Reglerna om bisysslor finns i lagen (1994:260) om offentlig an ställning. Du kan läsa mer om bisysslor på intranätet Fia. Regler om attesträtt finns i riktlinjerna (2008:14) Delegation och attest av förvaltningskostnader och försäkringsutbetalningar. 11
Sociala medier Genom sociala medier, till exempel Facebook, Twitter och Youtube kan Försäkringskassan lämna allmänna råd och tips, svara på allmänna frågor och ta emot kundsynpunkter. Försäkringskassan har tagit ställning till i vilka sociala medier myndigheten får finnas. Det är bara särskilt utsedda medarbetare som får agera i Försäkringskassans namn i sociala medier. Det är viktigt att du känner till vad som gäller om din rätt att använda Försäkringskassans dator, läsplatta eller telefon för att besöka sociala medier. Du kan läsa mer i Försäkringskassans kommunikationspolicy (2006:1), riktlinjer (2011:37) för Försäkringskassans användning av sociala medier, riktlinjer (2009:5) för informationssäkerhet Medarbetare, riktlinjer (2009:7) för informationssäkerhet Chef, riktlinjer (2008:15) för Försäkringskassans grafiska profil och i dokumentet Medarbetares användning av sociala medier. 12
Köp av varor och tjänster Syftet med reglerna för köp av varor och tjänster är att offentlig sektor ska använda skattemedlen på bästa sätt genom att konkurrensutsätta sina inköp. Reglerna ger alla som deltar i offentliga upphandlingar samma förutsättningar, förbjuder högre krav än nödvändigt och gör processen förutsägbar, tydlig och öppen. Vi som arbetar på Försäkringskassan följer de regler som har till syfte att främja god affärssed och agerar alltid med respekt för mänskliga rättigheter, affärsetik och miljö, och bidra till en hållbar samhällsutveckling. Vi arbetar också aktivt för att våra leverantörer ska göra det. Reglerna finns i lagen om offentlig upphandling (2007:1091). Du kan läsa mer i riktlinjerna (2005:15) för inköp, och riktlinjerna (2008:14) Delegation och attest av förvaltningskostnader och försäkringsutbetalningar och på intranätet Fia. 13
Representation Försäkringskassans verksamhet finansieras av skattebetalarnas pengar. Det är viktigt för förtroendet för Försäkringskassan att pengarna hanteras effektivt och med gott omdöme. Representation inom Försäkringskassan har alltid ett direkt samband med verksamheten och sker med omdöme. Vi anpassar alltid kostnaden för representationen till representationstillfället så att den uppfattas som motiverad och måttfull. Du kan läsa mer i riktlinjerna (2006:14) för gåvor och representation vid Försäkringskassan och på intranätet Fia. Riktlinjerna följer regelverket i skattelagstiftningen. God ordning för attest Den som har rätt att förfoga över Försäkringskassans medel ansvarar för att medlen används inom ramen för verksamheten och med hänsyn till de resurser som Försäkringskassan disponerar, allt utifrån de regler som gäller. Att förfoga över Försäkringskassans medel innebär att besluta om utbetalning och att ingå ekonomiska förpliktelser för Försäkringskassans räkning, till exempel om anställning, uppdragsavtal eller upphandling. Försäkringskassan har alltid en aktuell förteckning över dessa behörigheter och organiserar arbetet så att ingen ensam kan handlägga ett ärende med ekonomiska konsekvenser. Du som arbetat med detta beslutar inte i ett ärende som på något sätt gynnar dig själv eller någon närstående. Du kan läsa mer i riktlinjerna (2008:14) Delegation och attest av förvaltningskostnader och försäkringsutbetalningar och på intranätet Fia. 14
Likabehandling och mångfald Alla människor ska behandlas lika och har samma värde. Ingen ska uppleva sig bli diskriminerad eller kränkt utifrån någon av diskrimineringsgrunderna i sin kontakt med eller i arbete för Försäkringskassan. De sju diskrimineringsgrunderna är kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller trostillhörighet, funktionsnedsättning, sexuell läggning och ålder. Vi som arbetar på Försäkringskassan behandlar alla lika vare sig det är en kund, en kollega, en samarbetspartner eller en leverantör. Försäkringskassan verkar för en jämn fördelning mellan kvinnor och män av makt och inflytande ekonomisk jämställdhet mellan kvinnor och män jämn fördelning mellan kvinnor och män av det obetalda hem- och omsorgsarbetet att mäns våld mot kvinnor ska upphöra. Kvinnor och män, flickor och pojkar, ska ha samma rätt och möjlighet till kroppslig integritet. Reglerna om diskriminering finns i diskrimineringslagen (2008:567). Du hittar mer information i policyn (2010:01) för likabehandling, i riktlinjerna (2009:6) för bemötande i Försäkringskassan och på intranätet Fia. 15
Saklig och objektiv rekrytering Allmänheten måste kunna ha förtroende för att Försäkringskassans medarbetare är kompetenta för sitt arbete och därför rekryterats på sakliga grunder. Försäkringskassan har en professionell rekryteringsprocess som fokuserar på kompetens i varje steg av processen. Vid beslut om statliga anställningar ska avseende fästas endast vid sakliga grunder såsom förtjänst och skicklighet; så står det i regeringsformen. Skickligheten ska normalt sättas främst. Med skicklighet menas teoretisk och praktisk utbildning, personliga egenskaper och yrkeserfarenhet. Syftet med reglerna är att stärka förtroendet för myndigheterna, tillgodose verksamhetens behov av kompetens och intresset av att inte diskriminera. Vi värderar skicklighet i förhållande till de krav som framgår av annonsen om det lediga arbetet. Med tillräckligt många kompetenta sökande kan vi göra ett bra urval. Huvudregeln är därför att alla lediga arbeten ska annonseras öppet. De viktigaste reglerna finns i regeringsformen, i lagen (1994:260) om offentlig anställning, anställningsförordningen (1994:373) och förvaltningslagen (1986:223). Information finns på intranätet Fia. Trygg och säker arbetsplats Försäkringskassan är en trygg och säker arbetsplats. Vi har ett handlingsprogram som utgår från nolltolerans mot hot, våld och trakasserier. Huvudregeln är att alla hot polisanmäls. Det finns en utbildning om hot och våld med lärarledda övningar som riktar sig till medarbetare som har kundmöten. Du hittar den i Kompetensportalen på intranätet Fia. Vi har alla ett ansvar att följa vad som gäller om brandskyddet på vår arbetsplats. 16
I Försäkringskassans lokaler bär du ditt eidkort eller passerkort synligt och du har även ett ansvar för att inga obehöriga personer kommer in i våra lokaler. Du kan läsa mer i riktlinjerna (2013:7) trygg och säker arbetsmiljö och på intranätet Fia. Möten och resor Hur vi väljer att mötas har stor påverkan på såväl miljön som vårt förtroende i samhället. Vi överväger därför alltid om ett möte är nödvändigt utifrån behov och syfte. Vi möts alltid på ett så effektivt sätt som möjligt utifrån verksamhetens behov, arbetsmiljön för våra medarbetare, miljö, säkerhet och ekonomi. Vi överväger alltid möjligheten att ha ett möte virtuellt. Först när vi kommit fram till att det inte är lämpligt kan det bli aktuellt att resa för att mötas. När vi reser undviker vi flygresor på kortare sträckor. Du kan läsa mer i riktlinjerna (2005:16) för möten och resor. 17
Miljö Försäkringskassan arbetar aktivt för att minimera vår verksamhets negativa miljöpåverkan och verkar för en hållbar miljö. Som medarbetare bidrar du genom att följa vad som gäller för Försäkringskassans miljöarbete. Det handlar om minskade koldioxidutsläpp, minskad energianvändning och förbättrad avfallshantering. Vi som arbetar på Försäkringskassan bidrar gemensamt till en hållbar miljö genom att ta till oss kunskap och agera så att Försäkringskassans negativa miljöpåverkan minskar. Försäkringskassan har en miljöutbildning som riktar sig till alla med arbetare. Du hittar den i Kompetensportalen på intranätet Fia. Du hittar mer information i policyn (2009:01) Miljöarbetet inom Försäkringskassan och på intranätet Fia. 18
Rapportera missförhållanden Försäkringskassan tolererar inte korruption, mutor och annat som kan rubba allmänhetens förtroende för vår verksamhet. Du som arbetar på Försäkringskassan kan rapportera misstanke om brott, överträdelser och avvikelser från reglerna som tas upp i denna uppförandekod. Du kan också rapportera situationer där du misstänker att en enskild person eller en organisation utnyttjar socialförsäkringen eller Försäkringskassans tillgångar på ett sätt som strider mot reglerna. Hot, våld, trakasserier, stöld eller skadegörelse som kan skada Försäkringskassans medarbetare, kunder, partner, leverantörer eller egendom är andra exempel på sådant som du kan anmäla. Så här gör du en anmälan Du kan lämna din rapport elektroniskt i ett formulär på intranätet Fia eller genom stödtelefonen (81 000 val 7 om du ringer från en intern telefon eller 020-40 40 56). Både formuläret och stödtelefonen är tillgängliga dygnet runt alla dagar året runt. Du kan också skicka ett brev till Rättsavdelningen, VO Myndighetsjuridik med din rapport. Adress: Försäkringskassan, Rättsavdelningen, VO Myndighetsjuridik, 103 51 Stockholm Rättsavdelningen, VO Myndighetsjuridik, kommer att utreda alla rapporterade händelser och anmäla till Personalansvarsnämnden vid misstanke om att en medarbetare brutit mot reglerna. Nämnden kan besluta om disciplinpåföljder i form av varning eller löneavdrag, uppsägning eller avsked, åtalsanmälan eller avstängning. 19
FK 60024 2015-03-30