1(4) Stadsledningskontoret»n Ekonomiavdelningen Datum Er Referens 20 l 5-07-01 Landskrona stod Handläggare Vår Referens tf. ekonomichef "7/zc% Jonas Lundqvist Kommunstyrelsen 2014 Lekmannarevision Ärendebeskrivning EY har på uppdrag av lekmannarevisionen utfört granskning av representation. Med bakgrund av lekmannarevisoremas risk- och väsentlighetsbedömning angående risk för förtroendeskada har bolagens hantering och efterlevnad av representationsreglema granskats. EY har även på uppdrag av lekmannarevisionen utfört granskning av uppföljning av styrning, mål och måluppfyllelse i dotterbolagen. De har följt upp de kommentarer och iakttagelser som lämnades i 2013 års lekmannarevisionsgranskning. Utgångspunkten för detta kommer från uppdraget att granska vilken uppfyllelse bolaget uppvisar utifrån bolagsordning och ägardirektiv. Denna del av granskningen grundar sig på dokurnentstudier och intervju med VD och ekonomichef. Gjorda iakttagelser har satts samman i en rapport Förslag till beslut Kommunstyrelsen bör föreslå kommunfullmäktige att med beaktande av stadsledningskontorets synpunkter lägga granskningsrapporten till handlingarna Ärendeberedning Representation AB Landskronahem EY skriver att det finns en övergripande riktlinje avseende representation. detta är dock inget dokument som antagits av styrelsen och det är framförallt riktat till medarbetare i organisationen. EY:s bedömning är att dokumentet bör beslutas av styrelsen och det bör tydliggöras huruvida riktlinjen innefattar styrelseledamöter. EY bedömer vidare att det är styrelsen som ska attestera sådan representation som VD har deltagit i. EY bedömer utifrån resultatet från stickprovsgranskningen att rutinen för attest fungerar men att det i majoriteten Landskrona stad Stadshuset ZGI 80 Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn ()4 I 847 00 00 Fax 0418-xxx Bankgiro Plusgiro xxx(tl»,llindskr0na.se Org.nr 2120004 [40 www.lundskmna.se 868-(sl23 l2345»5
2(4) l genomförd stickprovsgranskning av fallen saknas en deltagarförteckning. som enligt EY:s bedömning någon representation det inte framkommit överstiger vad som är rimligt. har har i sitt svar tagit till sig av EY:s synpunkter och de AB Landskronahem kommer under året att utarbeta ett tydligare regelverk som även omfattar specifikt. När det gäller stickproven styrelsen och hanterar VD:s representation så var det aktiviteter som om fattar samtlig där det saknats deltagarförteckning personal. För att det i framtiden inte ska vara några oklarheter så kommer även skannas deltagarlistor Styrning, in vid dessa mål och måluppfyllelse tillfällen. AB Landskronahem EY konstaterar att det i bolagets årsredovisning 2013 tillhandahålls infomiation EY som har en direkt koppling till flera av de mål som fastslås i ägardirektivet. till utfallet i förhållande bedömer dock att bolagets redogörelse beträffande ägarens riktlinjer bör bli tydligare, vilket bör beaktas i årsredovisningarna framöver. på att det redogörs för verksamheten kommenterar AB Landskronahem som hålls två gånger om året saint att det finns en redogörelse ägarsamråden årsredovisningen. Landskrona Representation Energi AB och Landskrona Kraft i AB mutor etc. uppvaktning, policy för representation, Det finns en dokumenterad Enligt EY:s som styrelsen beslutat om och är gällande för hela koncernen. ger policyn en tydlig bild av de riktlinjer som är gällande avseende bedömning även omfattar detta område. Detta tydliggörs också i policyn att riktlinjema EY föreslår att policyn bör uppdatera när det gäller förtroendevalda. utlåtande. med skatteverkets presentkort som gåva för att överensstämma som sätter ramarna för hur finns gällande attestliggare Utöver riktlinjerna bedömer EY att ska attesteras. Utifrån stickprovsgranskningen representation rutinen för attest fungerar men att det i några fall inte tydligt framgår vilket har det inte l genomförd stickprovsgranskning syñet är med representationen. överstiger vad som enligt EY:s bedömning någon representation framkommit som är rimligt. Landskrona Energi utifrån skatteverkets AB har uppdaterat policyn 2015-02-18 och förtydligat direktiv beträffande vad som är avdragsgillt. energi AB Landskrona mål och måluppfyllelse Styrning, Under 2014 har ny affärsplan arbetats fram. EY bedömer att den nya för att tydligt styra och följa upp målen för ger förutsättningar affärsplanen att konstaterades l 2013 års lekmannarevison bolagets verksamhet. behövde justeras för att innefatta försäljning av och ägardirektiv bolagsordning i bruk. Landskrona Kraft AB tagit kraftvärmeverket el, etter att dotterbolaget
3(4) Landskrona Energi AB konstaterar att det har beslutats 2015 så att Landskrona Kraft AB kan bedriva elhandel om nya ägardirektiv på affärsmässiga grunder. Representation Landskrona stugby- och camping AB Av granskningen framgår att bolagets representationskostnader begränsade. Den faktura som fanns 2014 hanterades korrekt. är mycket Styrning, mål och måluppfyllelse Landskrona stugby- och camping AB Under 2014 antogs ny bolagsordning och nya ägardirektiv. EY bedömer att det kommunala ändamålet med bolagets verksamhet tydliggjorts samt att lokaliseringsprincipen hanterats. Bolaget redovisar numera i årsredovisni gen ett särskilt stycke där styrelsen uttalar sig om verksamhetens överensstämmelse med det kommunala ändamålet och bolaggsordningen Landskrona srugby- och camping denna granskning. Representation Rederi AB har inte vidtagit några nya åtgärder efter AB Ventrafiken Det finns en dokumenterad policy och riktlinje för representation. Utöver detta sätter attestfunktionen i ekonomisystemet ramarna för hur representation ska hanteras. Utifrån resultatet från stickprovsgranskningen bedöms rutinen fungera. l genomförd stickprovsgranskning har det inte framkommit någon representation som enligt EY:s bedömning överstiger vad som är rimligt. Rederi AB Ventrafiken har inte något att erinra mot EY:s synpunkter Styrning, mål och måluppfyllelse Rederi AB Ventrafiken Under 2014 har det beslutats om särskilda ägardirektiv och bolaget gavs i uppdrag att omstrukturera bolaget i syfte att fokusera på trafiken Landskrona och Bäckviken och uppnå ekonomisk balans. Under 2014 har majoriteten av punkterna i de särskilda ägardirektiven hanterats och genomförts. l de särskilda ägardirektiven finns inget särskilt krav på att bolaget i årsredovisningen ska redogöra för efterlevnaden av mål och riktlinjer utifrån ägardirektivet och bolagsordningen EY anser att trots avsaknad av krav bedömer de att innehållet i årsredovisningen att bolaget på ett mer tydligt sätt bör följa upp ägarens mål och riktlinjer samt tydligt redovisa måluppfyllelsen. Rederi AB Ventrafiken har inte något att erinra mot EY:s synpunkter. Representation LSR LandskronaSvalövs Renhållnings AB I bolagets ledningssystem finns riktlinjerna avseende representation och fonnuleringama är riktade mot medarbetarna i organisationen. Vidare sätter attestreglema ramarna för hur representation ska attesteras. Enlig EY:s bedömning bör det tydliggöras huruvida riktlinjerna även omfattar styrelsen och attestering av faktura bör inte ske av någon som själv deltagit. Utifrån stickprovsgranskningen bedöms rutinen för attest fungera. i några fall saknades
4(4) syfte men detta kunde inhämtas i efterhand. l genomförd stickprovsgranskning har det inte framkommit någon representation som enligt EY:s bedömning överstiger vad som är rimligt. LSR konstaterar att då bolagets rutiner fungerar väl har det inte föranlett några förändringar. Styrning, mål och måluppfyllelse LSR Landskrona- Svalövs Renhållnings AB Under 2014 har affärsplanen inte förändrats dock har arbetet med ny plan påbörjats. EY rekommenderar att ägarsamråd bör ske två gånger om året. EY påpekar att bolagsstymingsrapporten inte innehåller någon redogörelse för efterlevnad av mål och riktlinjer utifrån ägardirektiv och bolagsordning. Däremot tillhandahålls i 2013 års årsredovisning information som har direkt koppling till flera av de mål som fastslås i ägardirektivet. LSR konstaterar att uppföljningen finns i 2013 årsårsredovisning och att det blivit ännu tydligare i 2014 års årsredovisning. Stadsledningskontorets kommentarer Stadsledningskontoret bedömer utifrån EY:s rapport att bolagen har väl fungerande rutiner för representation. I de fall som EY har hafl synpunkter så har bolagen tagit till sig synpunktema och har för avsikt att förbättra rutinema. När det gäller uppföljning styrning, mål och måluppfyllelse så anser EY att bolagens årsredovisningar kan bli tydligare när det gäller efterlevnad av mål och riktlinjer utifrån ägardirektiv och bolagsordning. Stadsledningskontoret anser att även om avrapportering sker på ägarmöten så vore det bra om bolagen kan se över hur det tydligare kan redovisas i årsredovisningarna. Stadsledningskontoret kommer att föra dialog med respektive bolag för att hitta formerna för detta. /4;;/L/\/x 4 STADSLEDNINGSKONTORET A,./ ' J Per-Mikael Svensson Jonas Lundqvist tf. Biträdande stadsdirektör tf. Ekonomichef