Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig till Kommunstyrelsen 1 Dokumentinformation 2015-06-08, 194 (KS) Tills vidare Reglemente för Piteå kommuns ekonomiska transaktioner, inkl interna transaktioner, medelsförvaltning och medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och förmedla Dokumentet gäller för Kommunstyrelsen
Sid 1 ATTESTREGLEMENTE Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltningen samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta och/eller förmedla. Syfte 2 Syftet med reglerna för kontroll av ekonomiska transaktioner är att säkerställa att posterna som bokförs är korrekta avseende: Prestation Att varan eller tjänsten har levererats till eller från kommunen, och/eller att posten i övrigt stämmer med avtalade villkor. Bokföringsunderlag Att verifikationen uppfyller kraven enligt god redovisningssed. Bokföringstidpunkt Kontering Beslut Betalningsvillkor Att bokföringen sker vid rätt tidpunkt och i rätt redovisningsperiod Att posten är rätt konterad Att posten överensstämmer med beslut av behörig beslutsfattare Att betalning sker vid rätt tidpunkt Grundläggande ansvar 3 Kommunstyrelsen ansvarar för utfärdandet av för kommunen gemensamma tillämpningsanvisningar till detta reglemente. Kommunstyrelsen ansvarar också för övergripande uppföljning och utvärdering av dessa regler, och för att vid behov ta initiativ till förändring av dessa regler. 4 Kommunstyrelse och nämnder ansvarar för att antagna regler och tillämpningsanvisningar avseende detta reglemente följs. Varje nämnd och styrelse fastställer vid behov ytterligare tillämpningsanvisningar för sitt verksamhetsområde. 5 Förvaltningschefen ansvarar inom nämndens verksamhetsområde för att handläggarna är informerade om reglerna och anvisningarnas innebörd. Förvaltningschefen ansvarar också för att vid behov ta fram ytterligare tillämpningsanvisningar. Dessa skall fastställas av nämnden.
Sid 2 6 Attestarbetet skall utformas så att den interna kontrollen är tillräcklig. Varje nämnd anger innebörd och omfattning av attestanternas ansvar. Attestordning 7 I attestordningen ingår - mottagningsattest, dvs kontroll mot leverans/prestation - granskningsattest, dvs kontroll av uträkning - beslutsattest, dvs kontroll mot beslut/beställning och anslag - utanordning, dvs kontroll av behörighet och att attester har skett. I IT-baserade system kan ovanstående benämningar vara en annan, dock skall innebörden av dessa vara enligt ovan. 8 Varje nämnd utser personer eller befattningar/funktioner med rätt att attestera eller vara ersättare för dessa. Kontroll och attest utförs av utsedda attestanter skriftligt eller med hjälp av IT-stöd. Attest skall ske på ett sådant sätt att attesten med säkerhet i efterhand går att knyta till den person som utfört attesten. Kontrollrutiner 9 Kontrollrutinerna ska utformas så att den interna kontrollen inom respektive nämnd eller styrelse är tillräcklig. Vid utformningen av kontrollrutinerna ska följande krav beaktas: Ansvarsfördelning Kompetens Integritet Jäv Ansvarsfördelningen ska vara tydlig. Huvudregeln är att ingen person ska ensam hantera en post från början till slut. Den som har rollen att utföra en kontrollåtgärd ska ha erforderlig kompetens för uppgiften. Man bör eftersträva att den som utför kontroll av en annan person, särskilt vid beslutsattest, skall ha en oberoende ställning gentemot den kontrollerade. Den som utför kontrollen får ej kontrollera in- och utbetalningar till sig själv eller närstående. Detta innefattar också firma, bolag, samfälligheter och föreningar där den anställde eller närstående har ägarintressen eller ingår i ledningen. Vid tveksamma fall om eventuellt jäv kan föreligga, skall försiktighet tillämpas.
Sid 3 Dokumentation Kontrollordning Vidtagna kontrollåtgärder ska dokumenteras på ändamålsenligt sätt. De olika kontrollmomentens ordning vid manuell- respektive IT-baserad hantering kan vara olika. Effekten av en tidigare kontrollåtgärd får dock inte förtas av en senare kontrollåtgärd. Kraven på vidtagna kontrollåtgärder ska vara anpassade till den ekonomiska transaktionens art, så att kontrollkostnaden står i rimlig proportion till riskerna. 10 Varje nämnd svarar för att upprätta och hålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter.
Sid 4 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR TILL ATTESTREGLEMENTE Omfattning 1 Varje nämnd avgör själv hur den exakta tillämpningen av reglementet skall vara för olika typer av transaktioner beroende på utformade rutiner och arbetsfördelning. Beslutsattestant för förtroendevaldas arvode och ersättning för utlägg 5 Ordförande och vid dess frånvaro vice ordförande i nämnd eller kommunalt råd/kommitté ska attestera förtroendevaldas arvode och ersättning för utlägg innan utbetalning. Vice ordförande ska attestera ordförandens arvode och ersättning för utlägg innan utbetalning Gruppledarna för partierna i kommunfullmäktige, eller dennes ersättare, ska attestera arvode och ersättning för utlägg för gruppmöte innan kommunfullmäktiges sammanträde. Vid träffar med kommunfullmäktiges gruppledare attesteras ersättning för utlägg för den av de närvarande som företräder den till antalet ledamöter största fullmäktigegruppen. Grundläggande ansvar 6 Med innebörd avses att beskriva hur attest skall ske, vilket i normalfallet innebär att attestanten ger sitt intygande genom att skriva sin namnteckning på underlaget eller med hjälp av IT-stöd, så kallad kvalificerad elektronisk signatur. Attestordning 7 De olika attestmomenten faller in vid skilda skeden i behandlingen av ett underlag till en transaktion men ibland är momenten tidsmässigt mycket nära varandra. Attestmomenten kan i vissa fall utföras av samma person som då intygar att de olika momenten utförts. Dock bör mottagningsattest och beslutsattest endast i undantagsfall utföras av samma person. Detta kan exempelvis avse tillfällen då separata attestanter inte medges inom befintlig organisation. Mottagningsattest innebär att intyga att mottagen vara eller tjänst kommit kommunen tillgodo. Granskningsattest avser den matematiska kontrollen, d v s att fakturan är rätt uträknad. Beslutsattest utgör kärnan i kontrollen. Här kontrolleras att en faktisk beställning har skett, att ett beslut har fattats och att villkoren stämmer överens med vad som överenskommits. I beslutsattesten ligger också ansvaret för konteringen.
Sid 5 Utanordning innebär en avslutande kontroll för att kunna godkänna en transaktion klar för betalning. I detta ingår att kontrollera att attester har skett, att behöriga personer beslutsattesterat och att konteringen är fullständig. Berörd nämnd utser en eller flera personer att utanordna på samma sätt som man utser beslutsattestanter. Den som utses att utanordna behöver ej vara överordnad beslutsattestanten utan huvudsaken är att denna har en god överblick och kunskap om organisationen och verksamheten. 8 Nämnd behöver ej utse personer till alla attestmoment utan utser bara beslutsattestanter och ev person/er som utanordnar. Övriga moment fördelas som en naturlig följd av rådande ansvarsoch arbetsfördelning.
Sid 6 För att inte behöva fatta nya beslut vid alla personalförändringar bör nämnden knyta attestuppdrag till befattningar/funktioner. Där flera personer har samma typ av befattning/tjänstetitel bör dock namn anges. Dock när det gäller beslut om attesträtt som skall utföras med IT-stöd, skall dessa vara knutet till person och ej till befattning. Kontrollrutiner 9 Om attestant ej kan godkänna en bokföringspost ska den som beslutat om den enskilda noteringen underrättas. Kan inte rättelse uppnås ska beslutsattestantens närmast överordnade eller annan av styrelsen eller nämnden utsedd person underrättas. Om förvaltningschef är berörd ska nämndens ordförande och ekonomichefen underrättas. I IT-baserade system är inte kontrollordningen given. Beslutsattest kan göras vid beställning under förutsättning att villkoren är kända och stämmer överens med vad som överenskommits. Om däremot någon avvikelse finns måste beslutsattesten förnyas. Dvs kravet är att beslutsattestanten har godkänt underlaget med dess slutgiltiga innehåll. Vidare kan kontrollmomenten granskningsattest och utanordning ske maskinellt i dessa system. 10 Attestförteckningen skall finnas tillgänglig för de personer som skall utföra beslutsattest och utanordning. Förteckningen skall innehålla både namn och prov på namnteckning samt om kvalificerad elektronisk signatur kan användas. Därutöver skall den ansvarskod som attestanten har, anges. Ekonomikontoret skall även ha en aktuell förteckning för att kunna fullgöra utanordning och underrätta revisorerna vilka attestanter som har utsetts. Antaget av KS 2001-02-05, 17.
Sid 7