JOHANNES FÖRSAMLING FÖRSAMLINGSRÅDET PROTKOLL Nr 9/2014 Tid: måndag 8.9.2014 kl. 17.30. Servering från kl. 17. Plats: Högbergssalen, Högbergsgatan 10 E 2 våningen Närvarande Andersén Henrik Antas, Maria Björnberg-Enckell, Maria Elving-Andersén, Christina Enckell, Lisa Laakkonen-Lähteenmäki, Nina Lundin, Carita Lundsten, Lars Lönnqvist Carre Storgårds, Karl Gustav Särs, Annette Träskman, Anhild Wilén, Fred Wistbacka, Pian Linda Jordas Frånvarande Anner, Rea Blauberg, Rolf Hagmark, Viveca Wallendahl, Mårten t.f. kyrkoherde, ordförande viceordförande sekreterare 1 MÖTETS ÖPPNANDE Mötet öppnades 17.36. 2 NÄRVARANDE OCH MÖTETS BEHÖRIGHET Rea Anner och Mårten Wallendahl har meddelat förhinder varför Lisa Enckell och Pian Wistbacka inkallats som er. Mötet konstaterades lagligt sammankallat och beslutfört med 14 av 15 närvarande. 3 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE SAMT MEDDELANDE OM NÄR PROTOKOLLET FINNS TILL PÅSEENDE Förslag: Carita Lundin och Lars Lundsten utses till protokolljusterare. Ett meddelande om när mötets protokoll finns till påseende sätts på anslagstavlan dagen efter mötet. Församlingsrådet besluter att det justerade protokollet skall finnas framlagt till påseende på
kansliet 14 dagar från och med 15.9.2014 kl. 10.00 och på församlingens hemsidor fr.o.m. samma datum. 4 FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Förslag: Föredragningslistan fastställs efter eventuella kompletteringar 5 ANMÄLNINGSÄRENDEN 5.1. Johan Westerlund tillträder som kyrkoherde i Johannes församling från 1.10.2014. 5.2 Kaplanstjänsten är anslagen ledig att sökas senast 22.9.2014 kl. 15 hos domkapitlet. 5.3. Onsdagen den 27 augusti hölls i Högbergssalen ett diskussions- och informationstillfälle för personer som är intresserade att kandidera i församlingsvalet i församlingen. Som ett resultat av mötet grundades en valmansförening till vardera valen. Intresserade kandidater kan ännu anmäla sig till valmansföreningens ombud Lars Lundsten (församlingsrådet) och Ulf Särs (kyrkofullmäktige). Speciellt FR-listan saknar ännu flere kandidater för att ens uppfylla antalet FR-mar. 5.4. Prästernas och kantorernas fridagsplaner för tiden 1.10.2014 31.1.2015 bifogas. 5.5. Församlingsrådsmar inbjuds att delta i de nya gudstjänstgrupperna inför mässorna i St Jacobs kyrka, se bilaga. 5.6. I budgeten för år 2014 finns 2 193 135, och per 29.8 har 71,9 % av summan använts så att 617 186 återstår. Om slutet av året fortsätter på samma sätt borde budgeten i det närmaste hålla. 5.6. BU har bestått av Rea Anner, Maria Björnberg-Enckell, Karl Gustav Storgårds och Henrik Andersén. Förslag: Församlingsrådet antecknar anmälningsärendena för kännedom. 6 KYRKOHERDENS BESLUTSFÖRTECKNING Kyrkoherdens beslutsförteckning företes för underställelse (Bilaga 1). Förslag: Församlingsrådet antecknar kyrkoherdens beslutsförteckning för kännedom. 7 JOUNI SINISALOS SKRIVELSE ANGÅENDE REGNB ÅGSVERKSAMHETEN Jouni Sinisalo, som arbetade som kaplan i församlingen 1.3 31.8.2014 har tillställt FR en skrivelse (BILAGA A TILL ÄRENDE 7) där han anser att regnbågscaféerna började i församlingen på dåvarande t.f. kyrkoherde Tomas Rays initiativ utan att FR fattat beslut om saken. Han hoppas att FR skulle fatta beslut i frågan, eftersom det inte gjordes i tiden. BU har diskuterat frågan och konstaterar att regnbågscaféerna och -gudstjänsterna har funnits i över fem år som en del av verksamheten och också att öppenhet för den verksamheten explicit nämns i församlingens strategi. Därför finns inte något behov att mera fatta beslut om verksamheten, eftersom den redan ingår i strategier och planer.
Förslag: BU föreslår att brevet antecknas för kännedom. 8 ANSTÄLLNING AV BARNLEDARNA MIRJAM FREJBORG OCH KATJA WIKLUND För eftermiddagsverksamheten behöver två nya ledare anställas. Barnarbetsledaren Nenne Lappalainen har förberett arbetsavtal med Mirjam Frejborg och Katja Wiklund, båda erfarna och den senare också behörig barnledare. Katja (Catharina) Wiklund arbetar förutom i Humlan också med att hålla andakter i daghemmen på församlingens område. Hon arbetar från 8.9.2014 och anställningen gäller tillsvidare. Avtalet för Mirjam Frejborg gäller 26.8.2014-29.5.2014 och hennes arbetsplats är eftiset i St Jacob. Förslag: BU föreslår att 1. Katja Wiklund anställs från 8.9.2014 tillsvidare som barnledare på heltid, som utöver arbetet i Humlan också besöker daghemmen. Lönen är avtalsenlig. 2. Mirjam Frejborg anställs som barnledare på heltid i St Jacobs eftis för tiden 26.8.2014 29.5.2015. Lönen är avtalsenlig. Beslut: Enligt förslagen. 9 ARBETSGRUPP FÖR KYRKOHERDEINSTALLATIONEN Datumet för kyrkoherdeinstallationen fastställdes vid senaste möte till 7.12.2014, och platsen är Johanneskyrkan. Naturligt är att prästerna och kyrkomusikerna planerar högmässan och installationen i kontakt med Johan Westerlund och biskop Björn Vikström. Till installationen hör också en fest och samvaro kring den nyinstallerade. En sak att klarlägga är om det också skall ingå en middag i festen och i så fall för vem. BU förelår att festen och samkvämet planeras av en arbetsgrupp med Rea Anner, sammankallare, Rolf Blauberg, Karl Gustav Storgårds och Maria Repo-Rostedt. Förslag: BU föreslår att FR tillsätter en arbetsgrupp bestående av Rea Anner, sammankallare, Rolf Blauberg, Karl Gustav Storgårds och Maria Repo-Rostedt att planera festen och samvaron efter installationshögmässan. 10 KATARINA DAHLBERG-LINDGÅRDS ANSÖKAN OM AVSKED Vid senaste FR-möte behandlades barnledaren Katarina Dahlberg-Lindgårds anhållan om tjänstledighet för tiden 25.8.2014-31.5.2015. Församlingsrådet beviljade inte tjänstledigheten. Nu säger Katarina Dahlberg-Lindgård upp sig från sin befattning som barnledare i församlingen från 1.9.2014, så att hennes sista arbetsdag är 31.8.2014 (BILAGA A TILL ÄRENDE 9). Enligt överenskommelse med kyrkoherden har hon inte den normala uppsägningstiden utan slutar sitt arbete 31.8.2014. Förslag: BU föreslår att Katarina Dahlberg-Lindgård beviljas begärt avsked från sin befattning som barnledare från 1.9.2014 så att hennes tjänstgöringsskyldighet upphör 31.8.2014.
11 SKRIFTSKOLPLANEN FÖR ÅR 2014 I enlighet med församlingens gällande skriftskolreglemente, fastställt av domkapitlet 28.4.2009 (BILAGA A TILL ÄRENDE 10) godkänner FR årligen en treårig översiktsplan för konfirmandundervisningen och en årsplan för konfirmandarbetet ( 2 ). Ungdomsarbetsledaren Lella Lindström lämnade i mars in planen för vidarefordran till FR, men pga. ordförandens misstag kom den aldrig att tas upp till behandling. Avsikten var naturligtvis att före lägerperioden fastställa ramarna för skriftskolan och ansvarsfördelningen på lägret. Bifogat föreligger reglementet för skriftskolan i Johannes församling (BILAGA A TILL ÄRENDE 10, Treårsplanen förs konfirmandarbetet i Johannes församling (BILAGA B TILL ÄRENDE 10) och årsplanen för konfirmandarbetet i Johannes (BILAGA C TILL ÄRENDE 10). Förslag: BU föreslår att FR diskuterar handlingarna och godkänner treårsplanen för skriftskolan, delvis i efterhand för tiden 2014 2016 samt årsplanen för perioden 2014-2016. Beslut: Treårsplanen 2015-2017 återges för revidering och behandlas senare framför den nya kyrkoherden. Konfirmandverksamheten 2014 fortsätter som planerat. 12 BUDGETEN OCH VERKSAMHETSPLANEN FÖR ÅR 2015 I rambudgeten för Johannes församling år 2014 fanns 2 274 822 och rambudgeten för år 2015 utgör summan 2 304 235. I detta ingår både verksamhetsanslaget och hyresbidraget. Församlingens budget och verksamhets- och ekonomiplan bör senast 15.9.2014 tillställas ekonomibyrån. Bifogat följer ett förslag till budgeten (BILAGA A TILL ÄRENDE 9). Här finns inte alla detaljer som en del efterlyste vid senaste FR. Budgeten är uppgjord så att den uppvisar ett överskott på 86 304 I budgeten ingår också understöd från olika stiftelser och på skild bilaga finns presenterat deras omfattning (BILAGA B TILL ÄRENDE 9). Bifogat följer också förslaget till Verksamhets- och ekonomiplan för åren 2015-2017 utarbetat av t.f. kyrkoherden, och bearbetat efter synpunkter som kom fram vid senaste möte (BILAGA C TILL ÄRENDE 9). Förslag: BU förslår att FR diskuterar budgeten och fastställer den och verksamhets- och ekonomiplanen för åren 2015-2017 13 ANSTÄLLNING AV ASSISTENTEN INGELA MÄKITIE Vid FR-mötet 6/2014 12 behandlades frågan om att anställa assistenter till St Jacobs eftis för två barn som också i skolan beviljats särskilt stöd. Då kunde FR inte ta ställning i frågan eftersom det inte ännu var klart vilka barn som hade fått plats i eftiset. Nu vet man att två barn som behöver särskilt stöd finns, och Nenne Lappalainen har förberett arbetsavtal med en assistent. Ingela Mäkitie är beredd att börja arbeta från 22.9.2014 till 29.5.2015. Största delen av finansieringen ordnar sig genom ett särskilt understöd från H:fors kyrkliga samfällighet, från medel som reserverats för dylika specialändamål. Ärendet var inte aktuellt när BU samlades utan är berett av kyrkoherden.
Förslag: FR torde besluta att anställa Ingela Mäkitie som assistent i St Jacobs eftis för tiden 22.9.2014 29.5.2015 med avtalsenlig lön. 14 ÖVRIGA ÄRENDEN 15 ANVISNING OM RÄTTELSEYRKANDE OCH BESVÄRSANVISNING Rättelseyrkande görs skriftligt av den som missnöjd över fattat beslut (KL 24:3 mom.1). Rättelseyrkande riktas till församlingsrådet över beslut som fattats av församlingsråd och dess sektioner, organ, förtroendevald som är underställd församlingsrådet eller av tjänsteinnehavare. 16 MÖTETS AVSLUTANDE Mötet avslutades 19.29. HENRIK ANDERSÉN ordförande LINDA JORDAS sekreterare Protokollet är justerat 12.9.2014 CARITA LUNDIN LARS LUNDSTEN