Utvecklande av treparts modell för Nordiskt och Baltiskt samarbete

Produforum kulturexport Norden och Baltikum Utvecklande av treparts modell för Nordiskt och Baltiskt samarbete ACE-Production Ab, FO.nr: 2204863-8 ADRESS: Norra Esplanaden 2 00130 Helsingfors KONTAKTPERSON: Johan Storgård, VD ARBETET UTFÖRT AV: Johan Storgård, teaterchef Johan Storgård 2009 1

Denna publikation ingår i EU-projektet Produforum kulturexport - Norden och Baltikum. Avsikten med projektet var att skapa bättre arbetsförutsättningar för kulturfältet i Svenskfinland gällande kulturexport- och utbyte i form av bl.a. ökad synlighet, kompetenshöjning, utveckling och spridning av material samt genom dokumentation av genomförda internationella satsningar av finlandssvenska kulturaktörer. Projektet leddes av föreningen Luckan i huvudstadsregionen r.f. under tiden 11.3-31.5.2009. Projektet stöddes av Undervisningsministeriet med hjälp av Europeiska socialfonden inom programperioden 2000-2006. Produforum och föreningen Luckan hoppas att med denna produkt kunna främja och öka kompetensen inom kulturföretagsamhet och kulturexport- och utbyte på den finlandssvenska kulturarenan. Vi hoppas att Ni har mycket nytta och glädje av denna produkt. Helsingfors den 30 maj 2009 Jessica Lerche Verksamhetsledare Luckan ann-christin Hellberg-Sågfors Projektchef, Produforum kulturexport Norden och Baltikum 2

Innehåll Innehåll 1.Utvecklande av treparts modell för nordiskt och baltiskt samarbete...4 1.1 Utgångspunkt för modellen...4 1.2 Från idé till produktion...5 1.3 Resursstruktur och produktions modell...5 1.4 Från nationell till internationell produktion...6 1.5 Förutsättningar för medverkande av tredje part...7 1.6 Pproducent 1 producent 2 sponsor...7 1.7 Producent 1...8 1.8 Producent 2...8 1.9 Sponsor...9 2. Eexempel på produktions tidtabell...9 2.1 Föravtal / (letter of intent)...9 2.2 Tid att möta upp mot de föravtalade grundkraven...10 3. Slutligen...10 3

Utvecklande av trepartsmodell 1.Utvecklande av treparts modell för nordiskt och baltiskt samarbete ACE-Production utvecklar en modell för samarbete mellan tre parter i syfte att bereda en stabil bas för uppsättningar av förevisande konst (Teater, dans, performance etc.). Modellen utarbetas som arbetsbas för nationella samt internationella samproduktioner. Modellen strävar till att genom exempel på arbetssätt belysa en beprövad struktur som kan fungera som utgångspunkt för operatörer med ambition att samproducera verk inom de förevisande konstarterna i Norden och Baltikum. 1.1 Utgångspunkt för modellen All förevisande konst utgår ifrån att den initiativtagande parten har en ambition att uttrycka något. Förevisande konst bygger på lusten att berätta en historia för en publik. Denna grund är ett livsviktigt villkor för att kommunikationen mellan utövaren av konstformen och publiken skall uppstå. Utövaren är tvungen att mobilisera den grundläggande fysiska viljan och ambitionen där målsättningen är att producera ett verk som kan omfattas av den tilltänkta publiken. Ett verk som uppförs inför publik är därför alltid en kollektiv konstform eftersom det kräver minst två personer. En som utövar konstarten och en som lyssnar, ser eller med andra ord upplever uppförandet/verket. Denna modell för samarbete mellan tre parter har för avsikt att med praktiska exempel visa hur en stabil bas för uppsättningar av förevisande konst både nationellt och som stöd för produktexport av förevisande konst kan skapas. En viktig utgångspunkt för denna modell är att vi först namnger de centrala parterna bakom den förevisande konst produkten (uppsättningen, produktionen, uppförandet). Detta är viktigt för att modellen på ett begripligt sätt för utövaren skall kunna tillämpas i praktiken. Vi kan anta att varje utövare som tar del av denna modell själv kan definiera till vilken grupp av de namngivna parterna den hör. Då vi utgår från grunden lyfter vi därför fram initiativtagaren till uppförandet, uppsättningen eller produktionen, och använder därför i denna modell för denna part benämningen PRODUCENT 1. Med denna benämning avses den part som tagit initiativ till samt finansierat och producerat uruppförandet av den förevisande uppsättning vi hädanefter kallar VERKET. Gällande all förevisande konst är det avgörande att PRODUCENT 1 har tillit till VERKET samt att han/hon/organisationen/företaget kan mobilisera de nödvändiga grund resurserna, finansieringen för att föra uppförandet, uppsättningen eller produktionen till premiär. Här bör nämnas att det slutgiltiga ansvaret för VERKET enbart bärs av den verkställande PRODUCENT 1 och att denna part därigenom också är ansvarig för i vilket skede VERKET förs vidare från idéstadium till utveckling av innehållet samt slutligen fysisk produktion. Den ansvariga PRODUCENT 1 är med andra ord den part som tar beslut om vem/vilka utövande parter som i vilket skede tar itu med vidareutveckling av VERKET. Detta med avsikt att kunna framföra en så lämplig slutprodukt som med befintliga resurser går att producera. Därför införs nu begreppet PRODUKT i resonemanget. VERKET skall ses som en PRODUKT eftersom den skall kunna omfattas som något som i liknande form skall kunna reproduceras på annan ort/utrymme och under ledning av en annan PRODUCENT 2. Då denna modell syftar till att visa på de faktorer som är nödvändiga att beakta vi skapande av PRODUKTER som lämpar sig för export är det därför viktigt att först se närmare på VERKETS utveckling från idé till produktion. 1.2 Från idé till produktion Idén bakom ett VERK har ofta sitt ursprung i många enskilda källor. Då det gäller de förevisande konstarterna är det alltid frågan 4

Utvecklande av trepartsmodell om flera samlade källor som slutligen bidrar till att ett uppförande av ett VERK blir till. Källan eller ursprungsmaterialet, grundidén till ett förevisande VERK är bara en av utgångspunkterna vid framtagandet av en förevisande PRODUKT. Därför är formgivningen och utvecklingen av källmaterialet till den slutgiltiga PRODUKTEN i alla avseenden avgörande för PRODUKTENS fortsatta framgång. Med andra ord är det redan i detta första skede av utvecklingsprocessen ytterst viktigt att PRODUCENT 1, med ambitionen att anpassa VERKET för export, kan allokera tillräckligt med utvecklingsresurser för PRODUKTENS utveckling och anpassning till också annan mål publik än enbart den egna. VERKET som antas som exempel i denna modell tas alltså fram nationellt samt produceras utgående från befintliga basresurser. Vi utgår i från att VERKET i sitt uruppförande är kommunikativt och att VERKET finner sin publik samt visar sig förutom de rent konstnärliga värdena också vara ekonomiskt värdefullt. Vi utgår också i denna modell från att VERKET har en bred kommunikativ bas och innehållet i PRODUKTEN kan omfattas för en publik internationellt. Vi utgår alltså därför också från att PRODUCENT 1 har/ kan/kunnat ta fram tillräckliga utvecklingsresurser för PRODUK- TEN med vilka denna kan anpassas för produktion på export. 1.3 Resursstruktur och produktions modell 1. Idé, Konstnärligt huvud (förverkligande konstnärlig huvudman) 2. Definition av PRODUCENT 1. 3. Strategi samt budgetering för nationell produktion. 4. Framtagande av Manus, Libretto, Sångtexter, musik, Arrangemang etc. 5. Utveckling av de ovanstående, efter första genomgång av grundmaterialet. 6. Strategi samt resursberäkning för vidareutveckling samt marknadsföring av VERKET för reproduktionstillämpning nationellt och på export. 7. Budgetberedning samt finansiering för möjliggörande av nationell produktion. 8. Produktionsbeslut för nationell produktion. 9. Engagemang av produktions personal samt produktion och praktisk utveckling av VERKET. 10. Premiär. 11. Resultatuppföljning samt utvärdering. 12. Internationella inbjudna PRODUCENT 2 kandidater. 13. Förverkligande av marknadsföring av VERKET/PRODUKTEN nationellt/internationellt. 14. Val av PRODUCENT 2 nationellt/internationellt. 15. Förhandling samt avtal med PRODUCENT 2 (se avtals bas). 16. Förhandling om medverkan samt ekonomiskt engagemang av samarbetspart/parter (se avtals bas). 17. Produktionsstart, Nationell 2 eller Internationell 1. 18. Premiär Nationell 2 eller Internationell 1. 19. Resultatuppföljning samt utvärdering. 20. Val av PRODUCENT 3, Nationellt eller Internationellt. Etc. 1.4 Från nationell till internationell produktion Redan i ett tidigt skede av VERKETS första utvecklings skede samt produktion med påföljande uruppförande är det viktigt att se över tilltänkta publikområden för PRODUKTEN internationellt. PRODUCENT 1 bör i sina förhandlingar med alla medverkande upphovsmän i relation till VERKET, försäkra sig avtalsmässigt om tillgång till förvaltningen av VERKETS upphovsrätt inom de tilltänkta nationella och/eller internationella territorierna. Då förvaltningsrätt väl finns avtalsmässigt bekräftat föreligger förhandlings möjligheter gällande VERKET med parter både nationellt och internationellt. I det fall att PRODUCENT 1 enbart önskat tillhandahålla delade rättigheter (enbart text eller dylikt) försvagas möjligheterna betydligt att påverka VERKETS produktion nationellt och/eller internationellt eftersom fler ansvarsområden gällande PRODUKTENS uppförande överlåtits till andra parter i produktionskedjan. Vi utgår därför i denna modell att PRODUCENT 1 har tillhandahållit sig med allt eller merparten av förvaltningsrätten av VERKET. På samma sätt som när VERKET får sitt uruppförande nationellt är också den centrala frågan internationellt att hitta en PRODUCENT 2 som kan omfatta PRODUKTENS innehåll och budskap. PRODU- CENT 2 bör kunna se VERKET fungera för den lokala publiken samt att PRODUKTEN skall bidra positivt till PRODUCENT 2;s konstnärliga, repertoarmässiga samt ekonomiska ambitioner. PRODUCENT 2 bör utgående från PRODUKTENS bas krav (ekonomiska, personella bas resurser etc.) i rätt omfattning sökas fram. Personliga kontakter kan i detta hänseende bevisligen sättas i första rummet då det gäller att hitta PRODUCENT 2 internationellt. Inbjudningar av lämpliga kandidater som PRODUCENT 2 till den nationella uppsättningen är att rekommendera som inkörsport till förhandlingar om eventuell export av VERKET. Nationella och Internationella Agenturer med breda nätverk kan också bidra till att hitta lämpliga kandidater för internationell produktion. Viktigt är enligt denna modell att minimera mellanhänderna i syfte att kunna erbjuda PRODUCENT 2 allt stöd, erfarenhet och om intresse finns även investering i den produktionen internationellt. När processen ovan leder till resultat och PRODUCENT 2 antar projektet inleds förhandlingar om produktionsavtal. I detta fall är det önskvärt att det redan i inledande skede finns ett avtals bas som tillåter lämplig flexibilitet gällande VERKETS innehåll. Med flexibilitet avses här med andra ord de omständigheter som kan påverka 5

Utvecklande av trepartsmodell hur verket tolkas lokalt. Om upphovsmannen/kvinnan/männen/ kvinnorna för strängt skyddat VERKETS tolkningsmöjligheter kan det uppstå onödiga tidskrävande hinder i produktionsprocessen. PRODUCENT 1 skall därför i sina avtals förhandlingar med upphovsmannen/kvinnan/männen/kvinnorna gällande VERKETS förvaltning nationellt och/eller internationellt sträva till att skapa tillräcklig flexibilitet gällande sådant innehåll som kan vara nödvändigt att se över i lokala reproduktioner av VERKET. 1.5 Förutsättningar för medverkande av tredje part Eftersom all förevisande konst är socialt kommunikativ konst innebär detta allt som oftast att konstformen ekonomiskt är framtung. Med framtung menas att investeringskostnaderna är höga då största delen av investeringen består av mänsklig arbetskraft. Hela processen, från Idé till premiär, blir möjlig först då resurser för vidare utveckling av idé och innehåll samt produktion finns att tillgå. Det är därför vi i denna modell innefattar en värde resurs kopplad till en eller flera samarbetsparter (Sponsorer, Investerare) som utgår från det möjliga publika värdet hos den kommande förevisande konst PRODUKTEN. PRODUCENT 1 som förvaltar VERKET/PRODUKTEN i sin strategi bygger enligt denna modell in möjligheten att involvera en eller flera samarbetsparter kring projektet. Med samarbetspart menas antingen sponsorer eller Projektinvesterare som ser mervärde i att samarbeta och synas kring projektet. Värt att notera är att det ofta är svårt att direkt värde definiera ett VERK innan det finns i produktion, med andra ord kan konsumeras av besökare och publik. Därför är det viktigt att PRODUCENT 1 är tydlig i sina förväntningar och kommunikation gällande VERKETS/PRODUK- TENS antagna värde om/då de första förhandlingarna om medverkan sker före VERKETS/PRODUKTENS urpremiär. Då VERKET/ PRODUKTEN haft premiär och framgång är det oftast lättare att tala för samarbetet eftersom det då redan finns mätbara bevis för VERKETS /PRODUKTENS värde. 1.6 Producent 1 producent 2 sponsor I denna modell utgår vi nu alltså från att de involverade parterna alla ser fördelar med att samarbeta kring ett gemensamt projekt som vi här kallat VERKET/PRODUKTEN. De tre parterna i den modell som här presenteras är: 1. Den Finländska Parten/Producenten/Agenten. = PRODUCENT 1 2. Den lokala (utländska) Parten/Producenten/Agenten. = PRODUCENT 2 3. Den/De Nationella eller Internationella företag/företagen, Samarbetsparten/Sarbetsparterna. = SPONSOR Modellen beskriver nedan ett exempel på hur parterna fördelar ansvaret gällande projektet. Vi inleder därför beskrivningen av ansvarsfördelningen med att först ta en titt på den Finländska Parten/Producenten/Agenten = 1.7 Producent 1 PRODUCENT 1 förvaltar VERKETS/PRODUKTENS RÄTTIGHETER i det territorium där produktionen avtalats att förverkligas. Enligt avtalet mellan PRODUCENT 1 och PRODUCENT 2 har rättigheterna för uppförandet Licensierats till PRODUCENT 2 för en bestämd tidsperiod. PRODUCENT 1 överlåter alltså följande rättigheter till PRODUCENT 2: Exklusiva Rättigheter i territoriet I denna modell bevakar samt ansvarar PRODUCENT 1 också för kostnaderna för följande ansvarsområden i produktionen som PRODUCENT 2 i det angivna territoriet producerar verket lokalt: Det Konstnärliga Huvudet (Kan innehålla någon/ett antal/ alla delar av de följande: Regi-, Koreografi-, Scenografi-, Kostym-, Mask-, Ljud-, Ljusdesign, etc. Vi antar alltså i denna modell att PRODUCENT 1 ansvarar för finansieringen av dessa delar som nämns ovan. Det sammanlagda ansvaret för PRODUCENT 1 i projektet består alltså av summan av de personalkostnader som PRODUCENT 1 investerar i samt omkostnader för deras arbete. Enligt denna modell uppstår alltså för PRODUCENT 1 en investeringskostnad som måste finansieras. Innehar PRODUCENT 1 god likviditet är saken relativt enkel. I det fall kostnaderna överstiger befintliga resurser, bör PRODUCENT 1 lösa det finansiella underskott innan arbetet inleds. Avtalet med PRODUCENT 2 bör därför byggas så att produktionen är startklar för produktion först när vardera parten PRODUCENT 1 samt PRO- DUCENT 2 bekräftat att finansieringen för sina andelar av samproduktionen och projektet är säkrad. Denna modell utgår nu ifrån att så är fallet, och produktionen kan alltså för PRODUCENT 1;s och PRODUCENT 2;s del inledas. Då andelarna av det investerade värdet är fördelat mellan parterna bidrar alltså PRODUCENT 1 och PRODUCENT 2 vardera med X% av helhetsbudgeten i projektet. Denna X% definierar också eventuella andelar av produktionens överskott eller underskott efter att produktionskostnaderna först avdragits/redovisats. 1.8 Producent 2 PRODUCENT 2 har i denna modell skaffat territoriella rättigheter till Verket/Produkten. Enligt denna modell svarar den lokala producenten PRODUCENT 2 i produktionen för Scen, Teknik, Ljus, Ljud, Byggnation av Design, Artister, Musiker, Personal, Marknadsföring etc. Vidare har PRODUCENT 2 med sin invester- 6

Utvecklande av trepartsmodell ing i projektet naturligtvis en andel på X% av projektet. I vanliga fall är det av naturliga själ så att den lokala PRODUCENT 2 står för den större delen av projektets finansiering. PRODUCENT 2 står i det mesta som den centrala part omkring hela projektet byggs upp lokalt. Det är därför naturligt att PRODUCENT 1 noga bekantar sig med hur man arbetar lokalt för att hitta flexibla lösningar för den lokala uppsättningen i territoriet. Arbetet följer sedan de avtalade ramarna och fortskrider enligt uppgjord tidtabell. Modellen förutsätter naturligtvis att båda parterna är ambitiösa och ifall av motgångar i arbetet ändå kunna kompromissa gällande lösningarna till förmån för ett gott slutresultat. 1.9 Sponsor Den/De Nationella eller Internationella Företag/Företagen, Samarbetsparten/ Samarbetsparterna. = SPONSORERNA står i denna modell för en ytterst viktig del av projektet. De utgör modellens tredje ben. Eftersom den förevisande konsten är en kollektiv konst som attraherar publik i grupper finns ofta potential att hitta lämpliga partners som sponsorer för projekt av detta slag. Med SPONSOR menas i detta fall ett lokalt eller internationellt företag som ser mervärde i att delta i projektet. PRODUCENT 1 eller PRODUCENT 2 kan i denna modell själv hitta lämpliga SPONSORER för projektet. Den enda begränsningen är att inga SPONSORER fungerar inom samma bransch område eller konkurrerar med varandra. Denna modell bygger på att mot en avtalad betalning får SPONSORN biljetter, synlighet, samt tillgång till lokal service i anslutning till föreställningsverksamheten som PRODUCENT 2 svarar för. SPONSORN betalar enligt ett värde som bygger på förväntningar eller bränd. Oftast är det PRODUCENT 1 eller PRODUCENT 2 som söker upp möjliga SPONSORER men undantag finns också där SPONSORER gärna hör sig för om de i samband med ett evenemang kan utnyttja möjligheterna till att komma åt både synlighet och service kring ett för dem intressant projekt. Modellen konstaterar också att ingen PRODUCENT 1 eller 2 skall bygga sin budget utgående från en förhoppning att SPONSOR andelen i budgeten skall bära största delen av produktionens utgifter. Att hitta lämpliga SPONSORER tar oftast både tid och kräver tålamod. Därför gäller det för både PRODUCENT 1 och PRODUCENT 2 att väl ta hand om de parter som ansluter sig till produktionen som SPONSOR. Det finansiella stödet som SPONSORN står för kan vara avgörande för hur slutresultatet kommer att se ut. Därför är konsten att söka fram SPONSORER för specifika projekt ofta en tjänst PRODUCENT 1 eller PRODUCENT 2 gärna betalar mellan 10-20% av summan av de införskaffade SPONSORINTÄKTERNA till den som engagerats för arbetet. 7

Exempel på produktionstidtabell 2. Exempel på produktionstidtabell 2.1 Föravtal / (letter of intent) Det kan vara bra att redan i ett tidigt skede av en förhandlig, genom ett För Avtal binda upp ambitionen och möjligheterna att förhandla sig fram till ett produktionsavtal parterna emellan. Ett föravtal av detta slag som definierar parterna, intresset samt tidtabellen för när ett avtal senast önskas slutet mellan de involverade i produktionen. Tids definitionen går då enligt denna modell ut på att under den utsatta tiden ta reda på om man kan/kommer att kunna möta de grundkrav som samarbetet och den kommande produktionen ställer. 2.2 Tid att möta upp mot de föravtalade grundkraven Lyckas detta står PRODUCENT 1 och PRODUCENT 2 i turen att underteckna produktionsavtalet som definierar parternas rättigheter och skyldigheter samt fördelar ansvar och kostnader mellan de involverade parterna. Efter detta inleds produktionsförberedelserna och enligt den utstakade tidtabellen och i samarbete byggs produktionen upp. Det konstnärliga huvudet anländer till produktionen och castingen förvaltas av den som ansvar för den varefter repetition och arbete tar vid. Slutligen kommer dagen då premiären går av stapeln. Detta är en dag då alla förhoppningar så bra som möjligt skall infrias. Om så sker eller inte tar denna manual inte ställning till. Manualen har bara för avsikt att belysa en process där olika parter med ett uttalat gemensamt intresse kan sluta samman och genom en kulturprodukt bidra till ett bättre resultat inom sitt område och sin verksamhet. 8

Slutligen 3. Slutligen Denna manual har sammanställts på basen av praktiska erfarenheter från arbete med internationella samarbetsparter. Modellen belys ett sätt att arbeta där utgångspunkten är att alla involverade parter delar risken. Lyckas man med ett sådant projekt är det säkert att samarbetet mellan parterna fördjupas och förtroendet dem emellan växer. Modellen ovan strävar också att inspirera till liknande samarbetskonstruktioner. Konstaterat är att den förevisande konsten är social och att den därför kräver utpräglad förmåga till samarbete. Eftersom gott samarbete är nyckeln till framgång inom de förevisande konstarterna är det vår önskan att denna modell skall kunna underlätta arbetet för användaren. Vi hopas att producenter med ambitioner att söka och hitta de rätta parterna för sitt samarbete med hjälp av de ovanredovisade erfarenheterna skall lyckas föra Finländsk kulturexport ut på den internationella marknaden. I det fall att användaren önskar få veta mer om trepartsmodellens struktur samt om erfarenhet av denna typ av arbete, vänligen kontakta oss på följande adress: KONTAKTUPPGIFTER produktion@svenskateatern.fi Svenska Teatern Norra Esplanaden 2 FIN-00130 Helsingfors www.svenskateatern.fi Tfn +358-9-61621200 Fax +358-9-61621230 Johan Storgård CEO/Actor FIA johan.storgard@svenskateatern.fi Mobile + 358-50-5173224 9