150331 Reflektion arbetsmiljö bilaga till beslut Reflektion över koncept på arbetsplatslösningar - de tre föreslagna koncepten sedda ur ett arbetsmiljöperspektiv som gäller hela Lnu
Uppdrag för reflektionsgruppen Reflektionsgruppens uppdrag är att summera positiva och negativa konsekvenser av de tre konceptförslagen (länkadress sist i dokumentet) och detta dokument ska sedan finnas som en bilaga till rektors beslut om val av koncept för arbetsplats-lösning/lösningar. I dokumentet Koncept för Linnéuniversitetets arbetsplatslösningar finns för respektive koncept beskrivet fördelar och nackdelar med just det konceptet. Dessa refereras nedan i rutor under respektive arbetsplatslösning innan gruppens reflektioner. Det som finns med i rutorna stämmer gruppen in i, om inte annat sägs under respektive rubrik. Allra först presenteras gruppens generella synpunkter. Gruppen försöker efter bästa förmåga täcka in så många synpunkter som möjligt inom den snäva tidsram som givits. Utsedda att delta i reflektionsgruppen Deltagande vid reflektionsmötet den 27 mars 2015 var: Fredrik Oskarsson IT-chef och sammankallande för mötet Margaretha Bjerker HSO Kalmar Magnus Mårtensson HSO Växjö Anna-Stina Örnerstig delprojektledare LoS Per Larsson professor Marin ekologi Joakim Nilsson kanslichef FKH Åsa Wågman - UK och sekreterare för mötet Generella synpunkter, från reflektionsgruppen, som gäller samtliga koncept: Ordet hög hälsostatus i koncepten bör brytas ned i gripbara beståndsdelar För att kunna implementera nya arbetssätt måste organisationens digitala kunskap vara på en sådan nivå att alla känner sig bekväma och kan jobba i en digitalt krävande miljö Oavsett arbetsplatslösning bör ledningen, för respektive nivå i organisationen, samtala, leda och besluta om regler och värderingar så att det inte uppstår situationer där outtalade normer blir regler (tex att komma tidigt till jobbet är finare än att komma lite senare) att fundera över nya arbetssätt är utmanande och kräver förändrade beteenden en övergripande arbetsmiljögenomgång med avseende på den fysiska miljön måste genomföras. Tex val av material kan få stora konsekvenser för exempelvis lokalvård och möjligheten till 2 (6)
renhållning vilket i sin tur kan medföra tex allergier för vissa grupper eller förslitningsskador för lokalvårdare I förslagen finns mycket glasytor och dessa bör man tänka noga igenom. Erfarenheten är att ljud går rakt igenom glas, att skjutdörrar släpper igenom ljud, att medarbetare gärna sätter upp gardiner, papper mm för att skapa insynsskydd Vid ett val av öppna arbetsplatslösningar ökar möjligheten till ett varierat utbud av möbler, ljuslösningar, it- teknik mm och dessa kan motsvara ett flertal medarbetares behov, så att behovet av individanpassade lösningar minskar. Det kan dock finnas situationer som kräver mer individanpassningar och då bör rutiner för hur det ska fungera i dessa fall arbetas fram Den som har särskilda behov och av den anledningen behöver sitta avskilt/ha särskild lösning får inte känna sig utpekad i något val av konceptens arbetsplatslösningar Reflektion per arbetsplatslösning Cellkontor Fördelar att kunna stänga om sig vid behov trygghet att själv veta var man ska befinna sig trygghet för andra att veta var någon befinner sig lätthittad lätt att få god ergonomi (höj och sänkbara skrivbord, kontorsstolar mm som är inställda per person) lätt att få god it- arbetsmiljö (dubbla skärmar, dockningsstationer för dator mm) stödjer möten som sker via datorn eller sker personligt avslappnad miljö 3 (6)
flexibelt om man bygger in den möjligheten från start (jmf N- huset i Växjö) kvalitet i undervisningen, underlättar mötet med studenter/doktorander till lärare/handledare kvalitet i arbetet tex konfidentiella/avskilda samtal kan avklaras direkt med allt material tillgängligt fysiskt och direkt Att tänka på att sitta i cellkontor med en korridor utanför dörren genererar störningar i form av ljud från de som vistas i korridoren: kontorsgrannen, besökande, studenter att ljud transporteras lätt i korridorer att man kan känna sig trängd i ett kontor om en besökande hamnar i affekt att det inte finns självklara och välkomnande arbetsplatser för den som inte arbetar lika ofta på den ena campusorten/arbetar deltid Kombikontor Fördelar egen arbetsplats man vet vart man ska gå trygghet ergonomi och it- arbetsmiljö som vid cellkontor om flera arbetar tillsammans kan det berika arbetet det finns ytor för annan miljö än det egna kontoret ( café ) skapar självklara och välkomnande arbetsplatser för de som inte arbetar lika ofta på det ena av campusorterna/arbetar deltid socialt berikande Att tänka på ljud att det kan bli statushöjande att få eget kontor om inte alla bereds möjligheten till eget att det kan vara svårare att närma sig en person i ett rum/miljö där flera befinner sig i ett speciellt ärende (studenter/doktorander till lärare/handledare, personal till chefer mm) 4 (6)
att det inte blir någon bra arbetsmiljö om man sitter tillsammans men inte arbetar med liknande arbetsuppgifter eller i team att man kan känna sig utpekad om man önskar sitta i cellkontor när alla andra sitter i öppen lösning Aktivitetsbaserad kontorslösning (ABW) Fördelar spännande nya arbetssätt för vissa personalkategorier eller personal som ser ett behov i ett annat arbetssätt om flera arbetar tillsammans kan det berika arbetet att det finns ytor för annan miljö än det egna kontoret kan skapa ökad lust i arbetet skapar självklara och välkomnande arbetsplatser för de som inte arbetar lika ofta på det ena av campusorterna/arbetar deltid socialt berikande Att tänka på ljud att det kan bli statushöjande att komma tidigt/jobba sent, få en fönsterplats, bredvid pentryt att det kan vara svårare att närma sig en person i ett rum/miljö där flera befinner sig i ett speciellt ärende (studenter/doktorander till lärare/handledare, personal till chefer mm) att man kan känna sig utpekad om man önskar sitta i cellkontor när alla andra sitter i öppen lösning ergonomin (höj och sänkbara skrivbord, belysning, kontorsstolar mm är ju specialbeställda/inställda, flera varianter måste finnas) it- arbetsmiljön (dubbla skärmar måste finnas i en sådan miljö) att det kan innebära fler regler och mer påverkan på den egna personen och integriteten, mer disciplin att det kan bli ineffektivt att släpa runt kontorsmaterialet för att hitta plats eller bereda plats till någon annan Här finns Grundkoncepten att hämta som pdf: http://lnu.se/om-lnu/detta-arlinneuniversitetet/projekt-det-stadsintegrerade-universitetet-ikalmar/arbetsplatslosningar/grundkoncepten 5 (6)
6 (6)